Taller Básico Básico: Microsoft Access 2007
Flor M. Rodríguez guez Rivera MS Data Manager Oficina de Efectividad Institucional Universidad Central del Caribe
Taller Básico: Microsoft Access 2007
TABLA DE CONTENIDO
I- INTRODUCCIÓN ......................................................................................................... 2 BANCOS DE DATOS .................................................................................................. 2 II-CÓMO ACCEDER AL PROGRAMA DE MICROSOFT ACCESS Y CREAR UN BANCO DE DATOS ........................................................................................................ 6 III- CÓMO CREAR UNA TABLA ................................................................................... 12 IV- CÓMO CREAR RELACIONES ENTRE TABLAS .................................................... 18 V- CÓMO CREAR UN FORMULARIO DE ENTRADA DE DATOS ............................... 22 VI- CÓMO CREAR UN REPORTE................................................................................ 28
TABLA DE FIGURAS TABLA 1. Contactos ........................................................................................................ 3 TABLA 2. Académico ...................................................................................................... 3 TABLA 3. Tipos de Campos ............................................................................................ 4 TABLA 4. Descripción de los “Views” por Módulos ....................................................... 11
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I- INTRODUCCIÓN
Este taller tiene como objetivo principal aprender a utilizar el programa MS Access 2007, de una manera rápida y sencilla. Aprenderán conceptos básicos de tres de los módulos de “Access”: Tablas, Formularios e Informes. Se presentarán ejemplos y se creará un banco de datos, a manera de práctica. Este documento, a su vez, le permite aprender de antemano y visualizar cómo crear un banco de datos. Para este taller se requiere que el participante tenga conocimiento de Microsoft Windows 2007 y Microsoft Excel. El mismo se basa en Microsoft Access 2007, que es parte de Microsoft Office Tools. El taller comienza con una descripción de bancos de datos y luego se darán, paso a paso, las instrucciones para crear las tablas, formularios de entrada de datos e informes. BANCOS DE DATOS Una base o banco de datos (en ocasiones abreviada B.D.D.) es un conjunto de datos pertenecientes a un mismo contexto y almacenados sistemáticamente, para su uso posterior. En este sentido, una biblioteca puede considerarse una base de datos compuesta en su mayoría por documentos y textos impresos en papel e indexados para su consulta. En la actualidad, y debido al desarrollo tecnológico de campos como la informática y la electrónica, la mayoría de las bases de datos están en formato digital (electrónico), que ofrece un amplio rango de soluciones al problema de almacenar datos. Existen programas denominados sistemas gestores de bases de datos (SGBD), que permiten almacenar y posteriormente acceder a los datos de forma rápida y estructurada. Las propiedades de estos SGBD, así como su utilización y administración, se estudian dentro del ámbito de la informática. Las aplicaciones más usuales son para la gestión de empresas e instituciones públicas. También son ampliamente utilizadas en entornos científicos, con el objeto de almacenar la información experimental. En bases de datos como Sybase, My SQL, Oracle y MS Access, entre otras, los datos se almacenan en las tablas compuestas de una o más columnas (en MS Access al campo se le conoce como columna). Los datos almacenados en cada columna se categorizan en 11 tipos (Ver Tabla 3). Por lo regular, se utilizan con más frecuencia los datos de: texto, número y fecha. Una colección de valores de cada columna de una tabla se llama expediente o fila, en la tabla. Diversas tablas pueden tener la misma columna en campo común. Esta característica se utiliza para especificar explícitamente una relación entre dos tablas. Los valores que aparecen en la columna A en una tabla se comparten con otra tabla. Oficina de Efectividad Institucional
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A continuación se presentan dos ejemplos de tablas, en una base de datos relacionadas por una misma columna. TABLA 1. CONTACTOS
# de estudiante
Nombre
Dirección
Cuidad
Estado
10245
Rodríguez Cruz, Alicia Rivera Almonte, Carmen
Hc-01 Box 3456 Urb. Monte Claro #23
Quebradillas
PR
Código postal 00678
Toa Baja
PR
00949
13562
Teléfono 787 6452331 787 3495321
Correo Electrónico arodriguez@ yahoo.com crivera@gm ail.com
TABLA 2. ACADÉMICO
# de estudiante 10245 13562 10245 10245 13562 13562
# asignado 23 13 23 23 13 13
Fecha 10/12/2010 10/12/2010 12/13/2010 12/15/2010 12/13/2010 12/15/2010
Instrumento Examen Quizz Reporte Quizz Examen Reporte
Nota 84 64 78 87 78 87
La Tabla 1 contiene, la información contacto del estudiante, tiene 8 columnas (# de estudiante, Nombre, Dirección, Cuidad, Estado, Código postal, Teléfono y Correo Electrónico) y dos filas o expedientes. La Tabla 2 contiene, información académica del estudiante, tiene 5 columnas: (# de estudiante, # asignado, Fecha, Instrumento y Nota), y 6 filas o expedientes. Cada una de las columnas se conforma con uno de tres tipos de datos básicos: carácter o texto, número y fecha. El tipo de datos para una columna indica el tipo de valores de los datos que se puedan almacenar en esa columna. A continuación se presenta una tabla con los 11 tipos de datos que se proveen en MS Access 2007:
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Taller Básico: Microsoft Access 2007 TABLA 3. TIPOS DE CAMPOS Campo Texto (Text)
“Memo” Número (Number) Día/Hora (Dale/Time)
“Currency”
“AutoNumber”
Si/No (Yes/No)
Objeto OLE (OLE Object)
Enlace (Hyperlink)
Tipo de data “Default” texto o combinación de texto y números, como también números que no requieren cómputos, como lo son números telefónicos. Mucho texto o combinaciones de texto y números. Data numérica que puede ser utilizada posteriormente en cálculos matemáticos. Valores de día y hora para los años 100 hasta 9999 “Currency values” y datos numéricos que pueden ser utilizados posteriormente en cálculos matemáticos que envuelvan datos con uno a cuatro lugares decimales. Exactamente 15 dígitos antes del punto decimal (lado izquierdo) y 4 dígitos luego del punto decimal (lado derecho). Un número único y secuencial (incrementado por 1) asignado por el programa de Access cada vez que se añade un nuevo record o expediente a la tabla. Este número no se puede editar. Valores y campos que contienen uno de sólo 2 valores (Si/No, Verdadero/Falso, Encendido/Apagado) Un objeto (como una hoja de Microsoft Excel, un documento de Microsoft Word, Gráficas, sonidos u otro dato binario) ligado o contenido en una tabla de Microsoft Access. Texto o combinaciones de texto y de los números almacenados como texto y usados como dirección de enlace. Una dirección del enlace puede tener hasta cuatro porciones: Texto para exhibir – el texto que aparece en un campo o un control. Dirección - la trayectoria a un archivo (trayectoria de UNC) o a la página (URL). Sub dirección - una localización dentro del archivo o de la página. “screentip” – el texto exhibido como “tooltip”.
Tamaño Hasta un máximo de 255 caracteres.
Hasta un máximo de 63,999 caracteres. 1, 2, 4 o 8 “bytes”. 8 “bytes”.
8 “bytes”.
4 “bytes”
1 “byte”
Hasta un máximo de 1 “gigabyte” (limitado por el espacio del disco en el cual se almacenara)
Cada parle de las parles de un enlace puede contener hasta un máximo de 2048 caracteres.
“Attachment”
Cualquier tipo de archivo
Puedes adherir imágenes, “spreadsheet”, documentos, gráficas y otros tipos de archivos a los records de la misma forma que adhieres archivos a los correos electrónicos.
“Lookup Wizard”
Crea un campo que le permite seleccionar un valor de otra tabla o de una lista de valores. Al seleccionar esta opción activas el “Lookup Wizard”. Después de completar el procedimiento Microsoft Access selecciona el tipo de dato basado en los valores seleccionados. Es decir, si la tabla tiene texto solamente el campo lo designa como texto, si por el contrario los datos son únicamente números lo asigna como un campo numérico.
4 “bytes”
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Fíjense que en las dos tablas hay una columna con el mismo nombre (# de estudiante) y que los valores del número de estudiante son los mismos en las dos tablas. Esta relación le permite especificar que para Alicia Rodríguez, tenemos tanto su información para contactarla como su información académica. Otro nombre dado a esta relación es relación principal. En una relación principal, un sólo expediente principal como: 10245 Alicia Rodríguez Cruz; puede tener muchos expedientes de detalles (varias notas de quizzes, exámenes y reportes) asociados a ella. En una relación principal, es posible que un expediente principal exista sin ningún detalle. Sin embargo, es imposible tener un expediente de detalle sin un expediente principal. Por ejemplo, un estudiante puede necesariamente no tener ninguna información de las notas en todos. No obstante, cualquier información de notas debe estar asociada a un estudiante. Cada tabla también debe tener una columna especial llamada la llave principal “Primary key” que se utiliza para identificar únicamente un expediente en la tabla. Los valores en una columna dominante (o columnas) no deben ser duplicados nunca. En las tablas de ejemplo, el # de estudiante es la llave principal para la tabla del estudiante y es el valor único para ese estudiante (no duplicable), mientras que el # asignado es la llave para la tabla de las notas. En la siguiente sección, se explicará con más detalle, los conceptos antes mencionados y se ejecutarán los pasos a seguir para la creación de un banco de datos.
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II-CÓMO ACCEDER AL PROGRAMA DE MICROSOFT ACCESS Y CREAR UN BANCO DE DATOS
En esta sección se desarrollará un ejemplo que será base para los que se presentarán a través del taller. Para propósitos de este taller prepararemos un banco sobre estudiantes, ya que nos encontramos trabajando para una institución académica. Para cada estudiante mantendremos su información contacto y su información académica. Crearemos una tabla que contenga su información contacto y una tabla que contenga su información académica. Asignaremos una identificación única para cada estudiante que será # de estudiante. Es más fácil identificar a un sólo estudiante por su número de estudiante que por su nombre completo y dirección. Además, que puede haber dos estudiantes que se llamen igual, en cuyo caso la identificación única (# de estudiante) puede ser la distinción. De forma similar, el # asignado difiere del # de estudiante en que este número puede ser uno secuencial asignado por el profesor, para facilitar la administración de las pruebas y exámenes. Finalmente, crearemos otros campos como la fecha, el instrumento y la nota. También, crearemos un formulario de entrada de datos y un reporte para cada tabla. Comenzaremos pues con una breve introducción de cómo iniciar MS Access y cómo crear un banco de datos. Al igual que para abrir algún programa, comenzamos oprimiendo la tecla “Start” que aparece en la parle inferior izquierda de la computadora. Buscamos “All Programs” y en la lista de programas seleccionamos “Microsoft Office” y “Microsoft Office Tools”. Dentro de la lista está “Microsoft Office Access 2007”. Ver la siguiente figura:
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Una vez seleccionado Microsoft Office Access 2007 (MS Access) aparecerรก la siguiente ventana:
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Para crear un banco de datos nuevos se selecciona esta opci贸n.
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De esta pantalla inicial, el usuario puede crear un banco de datos nuevo o abrir alguno previamente creado. En general, la primera vez que se comienza un proyecto, se debe crear una nueva base de datos. Para acceder una base de datos creada, deberá buscarla en “Open Recent Database”. Para propósitos de este taller, seleccionaremos la opción “Blank Database” como se muestra en la figura anterior. Escriba Taller en el nombre el banco y presione “Create”. Una vez el banco ha sido creado aparecerá la siguiente pantalla.
Presione el “Tab” “Home”, observará algo muy parecido a lo que usted conoce de Microsoft Word y Excel.
Presione el “Tab” “Create”, observará las funciones de crear tablas, informes, formularios, entre otras funciones.
Presione el “Tab” “External Data”, usted notará que aquí, el programa, le permite extraer o importar información de otras fuentes como lo son Excel, Access, Share Oficina de Efectividad Institucional
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Point, Text file, entre otras. De igual forma, usted puede exportar la información de su banco de Access a otros programas.
Presione el “Tab” “Database Tools”, usted observará las funciones del “Visual basic”, “Relationships” entre otras. Para efectos de este taller, estaremos prestando atención sólo a las “Relationships”.
Presione el “Tab” “Datasheet”, se observan funciones para editar la base de datos y visualizar los campos.
En cada uno de los módulos que se trabajan en MS Access (Tables, Forms & Reports), hay distintos “Views” como se muestran aquí: Tables
Forms
Reports
A continuación, la siguiente tabla, explica las funciones de cada uno de los “Views”.
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Taller Básico: Microsoft Access 2007 TABLA 4. Descripción de los “Views” por Módulos
Módulos
Icono
Tablas
Formularios
Reportes
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Usos La opción de “Datasheet View” muestra los expedientes en una tabla. Cada fila es un expediente. Se parece a Excel, pero tiene muchas funcionalidades que no posee Excel. La opción de “Design View” muestra todos los campos con sus descripciones y tipos de datos. Usted no ve los expedientes reales en esta pantalla. La opción de “Form View” le permite ver el formulario de entrada de datos ya finalizado. Es la forma en que entras los datos. No se puede editar ningún campo. En la opción de “Layout View”, la forma está activa, usted puede ver sus datos, pues aparece como un formulario. También puede realizar cambios (editar) a la forma. Como puede ver los datos mientras usted está modificando la forma, esto le ayuda a visualizar el tamaño de los controles y por consiguiente se puede realizar casi cualquier otra tarea que afecte el aspecto y la utilidad de la forma. Ciertos cambios no pueden ser realizados en esta opinión y requieren abrir el formulario en “Design View”. La opción de “Design View” permite hacerle cambios estéticos (tipo, tamaño y color de letras), agrandar o achicar los campos entre otras modificaciones. La opción de “Report View”, le permite ver el informe, parecido al “Print Preview”. Puedes copiar la información que aquí aparece. La opción de “Print Preview”, permite visualizar el informe. Es decir, puedes ver como se verá el informe ya impreso. La opción de “Layout View”, es muy similar a la opción de “Layout View” de los formularios. Básicamente puedes hacerle cambios estéticos y al tamaño del margen. Si quieres hacer otros cambios más específicos el programa le indica que los tienes que hacer en “Design View”. La opción de “Design View” es muy similar a la opción de “Design View” de los formularios. Los campos para el informe se exhiben en controles con las etiquetas “Labels”. El “Header” y el “Footer” de la página pueden contener el título u la otra información que usted desea ver en cada página. También pueden contener los totales y los resúmenes que usted desea ver al principio o al extremo de todos los expedientes.
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III- CÓMO CREAR UNA TABLA 1. Como se mencionó anteriormente para crear una tabla debemos tocar el “Tab” “Create”. Seleccione “Table” como se muestra en la siguiente figura:
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2. Se verá en el extremo de la izquierda una tabla y en la derecha se ven los campos (columnas) que tendrá esta tabla. Siempre aparece un campo que por “Default” es el ID. 2
3. Colocar el cursor sobre el “Tab” “Table1” y con el botón de la derecha tocar “Design View” como se muestra: 3
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4. Aparecerá una pantalla que le pide escribir el nombre de la tabla. Nómbrela Contactos y presione OK. 4
5. Como se observa en la siguiente figura, la tabla que antes era Table1 ahora se llama Contactos. Procederemos a crear las columnas o campos que guardarán la información contacto del estudiante:
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6. Procedemos a crear columnas o campos que guardarán la información contacto del estudiante.
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7 Para editar los formatos, utilizaremos como ejemplo, la variable de Código Postal y procedemos de la siguiente manera: 7. Tocar el Tab General y seleccione “Input Mask”. Aparece la pantalla “Input Mask Wizard”. Seleccione el tipo que corresponde que es “Zip Code”. 8. Presione la tecla “Next”. 9. Seleccione “Without…”y nuevamente presione “Next” 10. Presione la tecla “Finish”.
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En el “Tab” “General” se verá en el “Input Mask” el formato que tiene este campo. 11. Tocar el “Property Update Options”. 12. Seleccionas “Update Input”….
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7. Procedemos a editar también el campo de teléfono como lo hicimos anteriormente. Luego crearemos una segunda tabla que llamaremos académico y como hicimos en la tabla anterior crearemos los campos que contendrá esta tabla. 13. Seleccione “Date/ Time” 14. Seleccione “Shot Date” y presione “Next” 15. Presione “Next” 16. Presione “Finish”
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8. Para el campo de Instrumento se procederá de la siguiente manera: 17. Presione “Lookup Wizard” 18. Seleccione I will type…y presione “Next”. 19. Seleccione la cantidad de columnas que para este ejemplo es una y proceda a escribir lo que usted quiere que aparezca y presione “Next”. 20. Nombre cómo se llamará y presione “Finish”.
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IV- CÓMO CREAR RELACIONES ENTRE TABLAS Existen tres tipos de relaciones que se pueden crear: 1- Relación una a mucha (“one-to-many relationship”) Considere el ejemplo que estamos haciendo. Un estudiante posee una sola información (tabla contacto) y puede poseer mucha información sobre exámenes, quizzes, entre otros (tabla de académicos). La relación entre ambas tablas se conoce como: una a mucha (“one-to-many”). Para crear la relación entre ambas tablas, la llave primaria "primary key” se encuentra en la tabla que posee una sola información. En este caso es el campo # de estudiante de la tabla contactos. Existe este mismo campo en la tabla contactos, pero, no es la llave primaria; por lo que le permite tener mucha información relacionada a un mismo estudiante. 2- Relación mucha a mucha “many-to-many relationship” Considere la relación que puede existir entre una tabla de productos y una tabla de órdenes. Una simple orden puede incluir uno o más productos. De igual forma, un simple producto puede aparecer en muchas órdenes. También, para cada fila en la tabla de órdenes puede haber muchas filas en la tabla de productos y viceversa (para cada fila en la tabla de productos, puede haber muchas filas en la tabla de órdenes). Este tipo de relación se conoce como mucha a mucha. 3- Relación una a una “one-to-one relationship” En una relación uno a uno, cada record o fila en la primera tabla, puede tener sólo un record en la segunda tabla y viceversa. Este tipo de relación no es común porque generalmente la información que se pretende relacionar se guarda casi siempre en una misma tabla. Puedes crear una relación uno a uno, para dividir una tabla con muchos campos. Un ejemplo de esto es cuando tenemos una tabla de información demográfica que contiene mucha información y se quiere guardar información sensitiva, como el seguro social, en otra tabla, por seguridad. En este caso separarías la tabla en dos tablas asegurándose que en ambas tienen la misma llave primaria. A continuación crearemos una relación con las tablas anteriormente creadas. 1. Para crear relaciones vamos a la orejita “Design Tools” y seleccionamos “Relationships”. Abrirá la pantalla “Design”. 2. Tocamos con el cursor “show table”, tocamos las tablas y presionamos “Add”. 3. Se verán dos pantallas correspondientes a las dos tablas. 4. Presione “Edit relationship”. 5. Aparecerá la pantalla “Edit relationship”. Presione “Create New”. 6. Aparece la pantalla “Create New”. Seleccione las tablas y sus correspondientes campos a relacionar y presione OK.
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7. Se verá como se presenta en la siguiente figura:
8. Cuando presione OK le aparecerá la siguiente pantalla. Con el cursor seleccione todos los cuadros. La parle inferior del cuadro, le indica el tipo de relación que le corresponde, en nuestro caso es “One To Many”.
9. Presione “Join Type” y por default aparece seleccionado la opción número 1. En nuestro caso la dejamos así.
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10. Presione OK y le regresa a la pantalla “Edit Relationship”, presione nuevamente OK y verá que las dos tablas están ahora unidas como se muestra en la siguiente figura:
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V- CÓMO CREAR UN FORMULARIO DE ENTRADA DE DATOS •
Como se mencionó anteriormente para crear una tabla tocamos el “Tab” “Create”. Seleccione “More Forms” y luego “Form Wizard” como se muestra en la siguiente figura:
•
Aparecerá la siguiente pantalla. En Tables/Queries, buscar la tabla de donde usted quiere sacar la información para hacer el formulario. Para este ejemplo seleccione la tabla de contactos.
•
De los “Available Fields” seleccione los campos y toque las flechas para traerlos a los “Selected Fields”. Para nuestro ejemplo presione las dos flechas (>>) y traerá todos los campos y oprima la tecla de “Next”.
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• Aparecerá la siguiente pantalla, donde le pregunta, la apariencia qué usted desea para su formulario (Columnar, Tabular, Datasheet o Justified). Para este ejemplo, seleccione “Justified” y oprima “Next”.
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•
Luego aparece una pantalla que le pregunta qué estilo usted quiere para el formulario. Para este ejemplo seleccione “Equity” y oprima “Next”.
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•
Aparecerá una pantalla que le pregunta el nombre qué usted desea para el formulario. El programa le trae por “default”, el nombre que también tiene la tabla. En nuestro caso, es Contactos. Oprima “Finish”.
•
Aparecerá el formulario ya finalizado como se muestra en la siguiente figura:
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•
Procedemos entonces a modificar un poco su apariencia en “Design View”.
•
Como podrán observar en el siguiente diagrama ya el formato ha ido cambiando.
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•
En la siguiente figura se observa el formulario de entrada de datos ya culminados los cambios. De igual manera se prepara un formulario de entrada de datos para la tabla de académicos.
•
Una vez entrados los datos de práctica (estudiantes) observamos que cuando vamos a las tablas existe ya información recopilada como se muestra en las siguientes figuras.
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VI- CÓMO CREAR UN REPORTE 1. Como se mencionó anteriormente para crear reporte o informe tocamos el “Tab” “Create”. Seleccione “Report Wizard” como se muestra en la siguiente figura:
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2. Al igual que como preparamos el formulario aparece una pantalla que le pregunta los campos que utilizará para hacer el informe. 3. Para este ejemplo seleccione la tabla Contactos y presione las flechas (>>) para seleccionar todos los campos. 2
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4. El programa pregunta si quiere agrupar su informe por algún campo en específico. Para efectos de práctica vamos a agrupar el informe por el campo que contiene el nombre. Los siguientes pasos son muy parecidos a los pasos 5,6 y 7 de cómo crear un formulario de entrada de datos. 5. 6. 7. 8. 9.
El programa le pregunta si quiere sortear los datos por algún campo. Procede a seleccionar cómo desea ver su informe, presione “Next”. Seleccione el estilo que desee, presione “Next. Escriba el nombre que desea para el informe y oprima “Finish”. Por último, el programa le muestra su reporte, el cual puede modificar.
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