Manual de Comunicaci贸n Interna
A帽o 2016
Manual de Comunicación Interna
Introducción
El Manual de Comunicación Interna tiene como fin brindar a los empleados de la organización la información que necesitan referente a los procesos y lineamientos de comunicación interna en la organización, las maneras adecuadas de cómo comunicarse entre los diferentes niveles jerárquicos y entre los diferentes departamentos, así como mostrar y oficializar las herramientas de comunicación interna con las que cuenta SOIN y que se deben hacer de uso general y no de unos cuantos, un poco de la filosofía corporativa entre otros, todo esto para lograr cumplir las necesidades y objetivos de la organización. La comunicación interna es primordial para seguir creciendo como organización, y poder alcanzar metas y objetivos a futuro.
En este además se podrá ver los diferentes tipos de comunicación que existen, y los beneficios de contar con una buena comunicación organizacional, se hablará un poco sobre la filosofía empresarial, para que los colaboradores puedan conocer correctamente el perfil corporativo de SOIN Soluciones Integrales.
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Manual de Comunicación Interna
Filosofía Corporativa
Reseña Histórica: SOIN Soluciones Integrales, es una empresa especializada en desarrollo de software, fundada en el año 1985, el señor Eladio Villalta decidió emprender el reto de brindar soluciones que se dirigieran al logro de los objetivos de negocio de cada cliente a través de la integración de las mejores prácticas y los mejores productos disponibles en el mercado utilizando una acertada y flexible metodología,
involucrando
el
aspecto
tecnológico,
la
transferencia
de
conocimiento que garantice la calidad absoluto de cualquier proyecto. Es un referente centroamericano en soluciones tecnológicas totales para la industria de las telecomunicaciones, banca, gobierno y corporativa, con oficinas en El Salvador, México; cuenta con cientos de exitosos proyectos de experiencia internacional. Actualmente la organización cuenta con 160 colaboradores gracias a los cuáles se logran alcanzar los objetivos y las metas de SOIN Soluciones Integrales.
Misión: Proveer a nuestros clientes de innovación e infraestructura tecnológica para optimizar decididamente el desarrollo empresarial.
Visión: Ser el mejor aliado estratégico para nuestros clientes en la administración corporativa de información, soporte y apoyo a la toma de decisiones, áreas de misión crítica, control y expansión del negocio.
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Valores: Innovación: Crear o renovar productos y servicios que nos permitan obtener una ventaja competitiva en el mercado. Vanguardia tecnológica: Ubicarnos en el punto más avanzado de la tecnología para ofrecer a nuestros clientes soluciones actualizadas. Excelencia: Nuestro trabajo, nuestro software y nuestro servicio se enfoca en la calidad a la primera y a tiempo. Ética: Todo nuestro trabajo se realiza con estándares morales y comportamiento que se enfocan en tres preguntas: 1. ¿Es legalmente posible? 2. ¿Está a favor de los valores morales? 3. ¿Es un bienestar para la sociedad costarricense u otra?
Organigrama de la empresa:
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Comunicación Interna “Definida de forma simple, la comunicación interna es el patrón de mensajes compartidos por los miembros de la organización; es la interacción humana que ocurre dentro de las organizaciones y entre los miembros de las mismas” (Díaz, 2014) La comunicación interna es una herramienta estratégica clave en las empresas ya que el buen manejo de información corporativa lleva a transmitir de manera correcta a los colaboradores los objetivos y valores que promueve la organización, logrando un sentido de pertenencia a la empresa. Aunque la comunicación siempre ha existido en todas las empresas, debido a que mediante esta circula la información, y se relacionan colaboradores, jefes y gerentes, no todas las organizaciones tienen la conciencia de la importancia y necesidad de establecer una política sólida que se le dé seguimiento por parte del público interno de la organización.
Tipos de Comunicación Interna Comunicación Formal: La comunicación formal es aquella que sigue las líneas del organigrama, que nos da una visión clara de los causes de traslado de información planeados para la organización. (Ricabal Avilés, 2011) Las cuales se pueden presentar de diversas formas: horizontal y vertical que se divide en ascendente y descendente. Las formas de comunicación anteriormente mencionadas son conocidas como flujos de comunicación.
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Comunicación Horizontal •Es el resultado de la comunicación entre las personas y departamentos que estánen un mismo nivel jerárquico. •Es el intercambio lateral de mensajes entre individuos de la misma organización.
Comunicación Vertical Ascendente •Del personal hacia la dirección, gerencia o presidencia de la empresa •Sirve como un vehículo de retroalimentación, buscando cumplir un buen propósito y llevar el mensaje a altos mandos de manera correcta y formal
Comunicación Vertical Descendente •De la dirección o gerencia hacia el personal •Se sustenta en una línea jerárquica, y en la estructura piramidal del organigrama, esencialmente envía órdenes a los subordinados relacionados con el trabajo,
Comunicación Informal: Es aquella que se da cuando los mensajes no siguen las redes formales de comunicación, estos mensajes por el sinónimo de conducta son mencionados como enredadera se caracterizan por sus exactos, rápidos, contienen mucha información y se arraciman. Este tipo de comunicación son un canal para los mensajes emocionales y es uno de los más destructivos tanto para la organización como para los colaboradores y sus equipos, lo cual genera distancia entre compañeros, malas relaciones y hasta chismes, creando un ambiente laboral negativo.
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Comunicación Organizacional Interna A continuación se citan algunos beneficios de contar con una buena estructura y proceso de comunicación interna en las empresas, así como los errores que se pueden presentar al no tener políticas y lineamientos de comunicación bajo los cuales guiarse y culturizar a los colaboradores de la empresa.
Beneficios • Clima laboral saludable • Genera sentido de pertenencia, motivación y colaboración por parte de los colaboradores • Se logra mantener informado a los colaboradores de los logros, ideas y objetivos de la organización • Mejor calidad y desempeño laboral por parte de los equipos • Crea una mayor credibilidad al cliente externo al percibir la buena forma de trabajar internamente
Errores • Un mal flujo de información o ideas para los colaboradores de la organización • Al existir una mala comunicación interna y una falta de politicas de comunicación, se pueden generar chismes o rumores que afectan a los colaboradores y organización como tal • Al no sentirse parte de la organización ni estar enterados de lo que sucede, los colaboradores se pueden desmotivar y tener un bajo rendimiento laboral • Se pueden dar malentendidos entre diferentes equipos de trabajo • No se maneja una estandarización de uso de herramientas por parte de la organización en general, sino que se utilizan según se requiere o conviene, lo cual dificulta una comunicación asertiva e igual entre todos los colaboradores.
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Políticas de comunicación interna en SOIN Estas políticas y/o lineamientos de comunicación, determinarán cómo debemos manejar la comunicación interna de SOIN Soluciones Integrales. Su aplicación y cumplimiento es responsabilidad de todos los empleados. Los objetivos de esta política de comunicación son:
Definir nuestra política de comunicación organizacional común a todos nuestros empleados.
Asegurar la coherencia y transparencia en todas nuestras comunicaciones internas
Definir nuestra comunicación vía e-mail Definir el uso correcto y oficialización de los diferentes canales de comunicación que existen, de manera que todos los colaboradores estén enterados y sigan la política de la empresa.
Establecer los responsables de la comunicación dentro de la organización
Para lograr emplear una buena comunicación interna dentro de la organización, y que sea una estructura para todos los que la conforman de manera que esta se cumpla a cabalidad, se establecen los siguientes lineamientos o políticas a seguir en el tema de comunicación interna de SOIN, los cuáles se deberán cumplir por parte de toda la organización en general. 1. Es obligación de los colaboradores el manejar de manera confidencial la información de la empresa. 2. Se deberá manejar una comunicación formal y respetuosa con las jefaturas, gerencias y entre compañeros. 3. Se deben respetar los niveles jerárquicos al comunicar algún requerimiento, ayuda, o molestia por parte de cualquier colaborador.
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4. SOIN deberá informar sobre la implementación nueva o algún cambio en alguna herramienta de comunicación interna que tenga que ver con los colaboradores, haciendo oficial su uso y solicitando a las personas que a partir de ese momento se debe utilizar únicamente esa herramienta. 5. Es obligación de cada colaborador el conocer las diferentes herramientas de comunicación que existen en la empresa, y el uso correcto de las mismas. 6. Los equipos de trabajo deberán tener reuniones de seguimiento con sus jefes o líderes al menos 1 vez a la semana. 7. El uso de correo electrónico al ser el principal canal de comunicación en la empresa, es de uso estrictamente profesional y no de carácter personal, y no atentar contra la seguridad e integridad de clientes, compañeros y otros colaboradores de SOIN. 8. Se deberá manejar la firma del correo electrónico de todos los colaboradores con el estándar establecido, usando el logo de SOIN e información que debe llevar según correo enviado por RRHH. 9. El uso de la pizarra informativa de SOIN es solo para temas e información relacionada con la empresa, tanto laborales como de actividades empresariales, más no para uso personal de los colaboradores con información personal varia. 10. Es responsabilidad de SOIN el comunicar a los colaboradores de cualquier cambio o movimiento de puestos y/o roles dentro de la organización de una manera masiva y oficial, de manera que no se enteren por terceros. 11. Es deber de cada colaborador conocer bien y leer la documentación que se encuentra en el apartado en la página web de SOIN, y así poder manejar una comunicación más asertiva. Los lineamientos establecidos anteriormente se deberán dar a conocer a todo colaborador de SOIN desde que ingresa a la empresa, y es obligatorio cumplir cada uno de estos lineamientos de comunicación.
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Canales de comunicación interna en SOIN
Correo Electrónico •Es de las herramientas más utilizadas en la organización, es para uso de comunicación masiva, y es una manera ágil y efectiva de comunicación entre públicos internos y externos.
Pizarra informativa •Esta herramienta es de uso laboral, y su objetivo es mostrar información varia e importante a los colaboradores de SOIN, siendo más visual y estando en una ubicación estratégica.
Reuniones de seguimiento (Scrum) •Aunque no es una práctica que todos realicen en la empresa, ni una política actualmente establecida, ciertos equipos de trabajo realizan una reunión semanal de seguimiento en donde el jefe o líder ve los temas de importancia con sus colaboradores.
Chat interno •Es una de las herramientas más utilizadas también por los colaboradores de SOIN, y a pesar de que hay varias se debe llegar a oficializar una, de manera que todos utilicen la misma.
Teléfono •Todos los colaboradores cuentan con un teléfono con extensión compartida en su cubiculo, para poder comunicarse internamente
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Las herramientas que se utilizan actualmente en la empresa SOIN Soluciones Integrales, son las que deberán ser utilizadas para la comunicación interna entre departamentos, con la jefatura o gerencia.
Siguiendo las líneas y procesos establecidos, como jerarquías y según los niveles que corresponde sin pasar por encima de otros, cumpliendo así la línea adecuada para la trasmisión de mensajes y evitando caer en errores de mala comunicación o malentendidos.
De igual manera en el momento de implementar nuevas herramientas o realizar alguna mejora en alguna existente, se informara de esto a todos los colaboradores de la organización para que estén enterados y todos trabajen en la misma línea.
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Conclusión
El poder contar con una política de comunicación, en la cual se establezcan los lineamientos a seguir para el manejo de comunicación interna en la empresa es sumamente importante y beneficioso para la organización tanto como para los empleados.
El reforzar la cultura organizacional en las empresas hoy día es un tema que no muchas le prestan la atención debida, y esto lleva a un mal manejo de políticas y lineamientos no solo en comunicación sino en la organización en general, tanto en horarios, como vestimenta, entre otros, que si no se logra ordenar y controlar puede traer consecuencias a la organización. Además de que se puede tener un clima organizacional con un ambiente negativo y desmotivado. Con este manual se pretende el que además de conocer bien los diferentes canales de comunicación interna que existen en la organización, y que conozcan y cumplan los lineamientos del manejo de comunicación entre compañeros y otros niveles jerárquicos, busca concientizar y recalcar la importancia de una buena comunicación interna para lograr los objetivos y metas de equipo y de SOIN Soluciones Integrales como empresa.