Word и Excel без страха для начинающих. Самый наглядный самоучитель by Eksmo Eksmo

ÓÄÊ 004.42(075.4) ÁÁÊ 32.973.26 Ø 15

Â îôîðìëåíèè êíèãè èñïîëüçîâàíû èëëþñòðàöèè ïî ëèöåíçèè îò Shutterstock.com: Angela Waye, IIIadam36III, ollyy, Pressmaster, tommaso79. Â îôîðìëåíèè îáëîæêè èñïîëüçîâàíà ôîòîãðàôèÿ: Syda Productions / Shutterstock.com Èñïîëüçóåòñÿ ïî ëèöåíçèè îò Shutterstock.com

Ø 15

Øàãàêîâ Ê. È. Word è Excel áåç ñòðàõà äëÿ íà÷èíàþùèõ : ñàìûé íàãëÿäíûé ñàìîó÷èòåëü / Êèðèëë Øàãàêîâ. – Ì. : Ýêñìî, 2014. – 280 ñ. : èë. – (Êîìïüþòåð íà 100%. Ñàìûé íàãëÿäíûé ñàìîó÷èòåëü). ISBN 978-5-699-66198-5 Õîòèòå êðàñèâî îôîðìëÿòü òåêñòîâûå äîêóìåíòû è îáðàáàòûâàòü èíôîðìàöèþ â ýëåêòðîííûõ òàáëèöàõ? Íèêîãäà íå èìåëè äåë ñ îôèñíûìè ïðèëîæåíèÿìè, íî æàæäåòå èõ îñâîèòü? Òîãäà ýòà êíèãà ñîçäàíà ñïåöèàëüíî äëÿ âàñ! Îíà íàó÷èò âàñ ïîëüçîâàòüñÿ ñàìûìè ïîñëåäíèìè âåðñèÿìè ñàìûõ ïîïóëÿðíûõ îôèñíûõ ïðîãðàìì îò êîìïàíèè Microsoft — Word è Excel 2013. Îòêðûâ ýòó êíèãó, âû îáíàðóæèòå, ÷òî îíà êàðäèíàëüíî îòëè÷àåòñÿ îò äðóãèõ – âåñü ìàòåðèàë ïðåäñòàâëåí â âèäå ïîñëåäîâàòåëüíûõ, ïîäðîáíî èëëþñòðèðîâàííûõ âèçóàëüíûõ èíñòðóêöèé. Âûïîëíÿÿ ïîøàãîâûå èíñòðóêöèè, âû íèêîãäà íå çàïóòàåòåñü â òåõ èëè èíûõ äåéñòâèÿõ. ÓÄÊ 004.42(075.4) ÁÁÊ 32.973.26

ISBN 978-5-699-66198-5

Краткое оглавление Введение..........................................................................................................................................................................9 Глава 1. Выполняем основные операции в Microsoft Word 2013 .....................................................................10 Глава 2. Форматируем текст .....................................................................................................................................52 Глава 3. Форматируем абзацы .................................................................................................................................62 Глава 4. Форматируем страницы и документы целиком .....................................................................................72 Глава 5. Добавляем в документ объекты.................................................................................................................85 Глава 6. Изучаем полезные функции Microsoft Word 2013 ............................................................................ 116 Глава 7. Работаем с макросами и элементами управления содержимым ................................................... 140 Глава 8. Знакомимся с Microsoft Excel 2013 ...................................................................................................... 176 Глава 9. Форматируем данные .............................................................................................................................. 208 Глава 10. Автоматизируем ввод и выполняем вычисления .............................................................................. 218 Глава 11. Работаем с большими объемами данных .......................................................................................... 250 Глава 12. Работаем с диаграммами ..................................................................................................................... 266 Приложение. Горячие клавиши Word и Excel 2013 ......................................................................................... 273 Алфавитный указатель ......................................................................................................................................... 278

Оглавление Введение..........................................................................................................................................................................9 Глава 1. Выполняем основные операции в Microsoft Word 2013 .....................................................................10 1.1. Запускаем программу Word из нового интерфейса пользователя Windows 8 ...............................10 1.2. Запускаем программу Word из классического интерфейса................................................................12 1.3. Создаем новый документ с помощью плитки Word 2013.....................................................................13 1.4. Создаем документ из окна программы .....................................................................................................14 1.5. Создаем новый документ из Проводника.................................................................................................15 1.6. Создаем документ на основе шаблона ....................................................................................................16 1.7. Знакомимся с интерфейсом.........................................................................................................................18 1.8. Вводим и редактируем текст ........................................................................................................................20 1.9. Сохраняем документ .....................................................................................................................................21 1.10. Сохраняем документ, совместимый с предыдущими версиями Word .............................................22 1.11. Завершаем работу Word...........................................................................................................................24 1.12. Открываем сохраненный файл ................................................................................................................26 1.13. Распечатываем документ ...........................................................................................................................28 1.14. Копируем и перемещаем фрагменты текста .........................................................................................32 1.15. Ищем и заменяем текст ..............................................................................................................................34 1.16. Проверяем орфографию ...........................................................................................................................36 1.17. Отключаем проверку правописания и подчеркивание ошибок .......................................................38 1.18. Изменяем масштаб документа .................................................................................................................40 1.19. Просматриваем страницу целиком .........................................................................................................41 1.20. Отображаем одновременно несколько страниц документа .............................................................42 1.21. Просматриваем документ в различных режимах.................................................................................44 1.22. Настраиваем панель быстрого доступа .................................................................................................46 1.23. Настраиваем автосохранение резервных копий документа.............................................................48 1.24. Настраиваем тему Office ...........................................................................................................................49 1.25. Экспортируем документ Word в файл формата PDF ...........................................................................50

Оглавление

Глава 2. Форматируем текст .....................................................................................................................................52 2.1. Изменяем гарнитуру шрифта ......................................................................................................................52 2.2. Меняем размер символов ............................................................................................................................53 2.3. Изменяем начертание ...................................................................................................................................54 2.4. Меняем линию подчеркивания....................................................................................................................56 2.5. Записываем уравнение ................................................................................................................................57 2.6. Записываем химическую формулу ............................................................................................................58 2.7. Задаем цвет текста ........................................................................................................................................59 2.8. Настраиваем цвет выделения текста..........................................................................................................60 2.9. Используем инструмент Формат по образцу ..........................................................................................61 Глава 3. Форматируем абзацы .................................................................................................................................62 3.1. Задаем выравнивание ..................................................................................................................................62 3.2. Настраиваем интервалы между абзацами...............................................................................................64 3.3. Устанавливаем междустрочный интервал.................................................................................................66 3.4. Задаем цвет фона абзаца ...........................................................................................................................67 3.5. Создаем маркированный список ...............................................................................................................68 3.6. Добавляем двухуровневый нумерованный список .................................................................................70 Глава 4. Форматируем страницы и документы целиком .....................................................................................72 4.1. Настраиваем поля..........................................................................................................................................72 4.2. Меняем ориентацию страниц......................................................................................................................73 4.3. Задаем размер страницы.............................................................................................................................74 4.4. Разбиваем текст на колонки ........................................................................................................................75 4.5. Вставляем разрыв страницы ........................................................................................................................76 4.6. Добавляем нумерацию страниц .................................................................................................................77 4.7. Вставляем колонтитул ....................................................................................................................................78 4.8. Создаем стиль на основе оформленного текста.....................................................................................80 4.9. Используем стиль ...........................................................................................................................................81 4.10. Вставляем подложку ....................................................................................................................................82 4.11. Задаем цвет страницы ................................................................................................................................84 Глава 5. Добавляем в документ объекты.................................................................................................................85 5.1. Добавляем сноску ..........................................................................................................................................85 5.2. Вставляем гиперссылку .................................................................................................................................86 5.3. Создаем титульную страницу ......................................................................................................................88 5.4. Вставляем таблицу .........................................................................................................................................90 5.5. Рисуем таблицу ...............................................................................................................................................92 5.6. Преобразуем текст в таблицу .....................................................................................................................94 5.7. Изменяем высоту строк и ширину столбцов таблицы ............................................................................95 5.8. Настраиваем границы в таблице ................................................................................................................96

Оглавление 5.9. Удаляем таблицу.............................................................................................................................................98 5.10. Вставляем изображение ......................................................................................................................... 100 5.11. Вставляем рисунок как связку с файлом ............................................................................................. 101 5.12. Изменяем размер и положение картинки........................................................................................... 102 5.13. Обрезаем рисунок................................................................................................................................... 104 5.14. Добавляем звуковой файл ..................................................................................................................... 106 5.15. Вставляем уравнение ............................................................................................................................... 108 5.16. Создаем оглавление ................................................................................................................................ 110 5.17. Вставляем специальные символы .......................................................................................................... 111 5.18. Добавляем объект WordArt .................................................................................................................... 112 5.19. Вставляем фигуру ..................................................................................................................................... 113 5.20. Настраиваем формат фигуры................................................................................................................ 114 5.21. Назначаем фигуру по умолчанию ........................................................................................................ 115 Глава 6. Изучаем полезные функции Microsoft Word 2013 ............................................................................ 116 6.1. Переводим текст документа с одного языка на другой ...................................................................... 116 6.2. Работаем с примечаниями ........................................................................................................................ 120 6.3. Снимаем режим ограниченной функциональности............................................................................. 124 6.4. Защищаем документ паролем ................................................................................................................. 128 6.5. Создаем пирамиду Маслоу с помощью объекта SmartArt ................................................................ 130 6.6. Делаем снимок экрана .............................................................................................................................. 134 6.7. Вставляем текстовое поле ......................................................................................................................... 136 Глава 7. Работаем с макросами и элементами управления содержимым ................................................... 140 7.1. Записываем макрос и назначаем его кнопке....................................................................................... 140 7.2. Меняем значок макроса ........................................................................................................................... 144 7.3. Записываем макрос и назначаем сочетание клавиш ......................................................................... 146 7.4. Назначаем макросу новое сочетание клавиш ..................................................................................... 150 7.5. Удаляем макрос ........................................................................................................................................... 152 7.6. Включаем отображение вкладки РАЗРАБОТЧИК ................................................................................ 154 7.7. Добавляем элемент управления содержимым Флажок ...................................................................... 156 7.8. Добавляем элемент управления содержимым Раскрывающийся список ....................................... 158 7.9. Работаем с элементом управления содержимым Выбор даты .......................................................... 162 7.10. Работаем с элементом управления содержимым Обычный текст.................................................. 164 7.11. Ограничиваем редактирование документа........................................................................................ 166 7.12. Сохраняем файл как шаблон ................................................................................................................ 168 7.13. Создаем документ на основе пользовательского шаблона............................................................ 170 7.14. Заполняем бланк с элементами управления содержимым.............................................................. 172

Оглавление

Глава 8. Изучаем основы работы в Microsoft Excel 2013 ................................................................................ 176 8.1. Изучаем интерфейс Excel.......................................................................................................................... 176 8.2. Заполняем ячейки таблицы ....................................................................................................................... 178 8.3. Добавляем, удаляем ячейки и очищаем их содержимое ................................................................... 180 8.4. Объединяем ячейки .................................................................................................................................... 182 8.5. Вставляем и перемещаем столбцы .......................................................................................................... 184 8.6. Изменяем ширину столбцов и высоту строк.......................................................................................... 186 8.7. Выравниваем текст в ячейках ................................................................................................................... 188 8.8. Переименовываем лист ............................................................................................................................. 190 8.9. Создаем новый лист ................................................................................................................................... 191 8.10. Меняем листы местами............................................................................................................................ 192 8.11. Удаляем лист .............................................................................................................................................. 193 8.12. Выделяем ячейки цветом ......................................................................................................................... 194 8.13. Копируем данные ..................................................................................................................................... 196 8.14. Настраиваем границы ячеек .................................................................................................................. 198 8.15. Распечатываем таблицу .......................................................................................................................... 200 8.16. Авторизуемся в Office Online ................................................................................................................. 201 8.17. Сохраняем файл в SkyDrive ................................................................................................................... 202 8.18. Выходим из учетной записи.................................................................................................................... 204 8.19. Отключаем стиль ссылок R1C1 ............................................................................................................. 206 Глава 9. Форматируем данные .............................................................................................................................. 208 9.1. Задаем ячейке числовой формат ............................................................................................................ 208 9.2. Изменяем количество знаков после запятой, отображаемых в ячейке ......................................... 209 9.3. Создаем пользовательский формат данных ......................................................................................... 210

Оглавление

9.4. Задаем условное форматирование........................................................................................................ 211 9.5. Удаляем условное форматирование ...................................................................................................... 212 9.6. Закрепляем строку заголовков ................................................................................................................ 213 9.7. Скрываем столбец ...................................................................................................................................... 214 9.8. Включаем перенос по строкам ................................................................................................................ 215 9.9. Поворачиваем текст в ячейках................................................................................................................. 216 9.10. Штрихуем ячейки ...................................................................................................................................... 217 Глава 10. Автоматизируем ввод и выполняем вычисления .............................................................................. 218 10.1. Используем инструмент Мгновенное заполнение ............................................................................ 218 10.2. Знакомимся с маркером заполнения................................................................................................... 219 10.3. Вычисляем значение выражения ........................................................................................................... 220 10.4. Используем в формуле адреса ячеек .................................................................................................. 221 10.5. Находим сумму с помощью функции ................................................................................................... 222 10.6. Задаем аргументы функции ................................................................................................................... 224 10.7. Отслеживаем влияющие на формулу ячейки ..................................................................................... 226 10.8. Просматриваем зависимые ячейки ...................................................................................................... 228 10.9. Отображаем формулы в рабочей области ........................................................................................ 230 10.10. Создаем список автозаполнения ....................................................................................................... 232 10.11. Ограничиваем ввод данных ................................................................................................................. 234 10.12. Настраиваем проверку вводимых данных по списку ..................................................................... 236 10.13. Добавляем поясняющее сообщение к ячейкам............................................................................... 238 10.14. Меняем текст сообщения об ошибке при некорректном вводе .................................................. 240 10.15. Изучаем работу функции проверки данных .................................................................................... 242 10.16. Находим среднее значение ряда чисел ............................................................................................ 246 10.17. Присваиваем диапазону ячеек имя ................................................................................................... 248 Глава 11. Работаем с большими объемами данных .......................................................................................... 250 11.1. Ищем текст ................................................................................................................................................. 250 11.2. Включаем фильтр ...................................................................................................................................... 251 11.3. Настраиваем фильтры ............................................................................................................................. 252 11.4. Сортируем данные ................................................................................................................................... 253 11.5. Создаем таблицу из диапазона ячеек с данными ............................................................................. 254 11.6. Настраиваем финансовый формат ...................................................................................................... 255 11.7. Создаем сводную таблицу ..................................................................................................................... 256 11.8. Удаляем дубликаты ................................................................................................................................... 257 11.9. Защищаем лист ......................................................................................................................................... 258 11.10. Защищаем файл книги паролем......................................................................................................... 260 11.11. Импортируем данные из Интернета .................................................................................................. 262 Глава 12. Работаем с диаграммами ..................................................................................................................... 266 12.1. Вставляем диаграмму .............................................................................................................................. 266 12.2. Перемещаем диаграмму ........................................................................................................................ 267 12.3. Добавляем подписи данных ................................................................................................................... 268 12.4. Меняем расположение подписей данных ........................................................................................... 269 12.5. Изменяем стиль диаграммы ................................................................................................................... 270 12.6. Меняем тип диаграммы ........................................................................................................................... 271 12.7. Строим график .......................................................................................................................................... 272 Приложение. Горячие клавиши Word и Excel 2013 ......................................................................................... 273 Общие горячие клавиши Word и Excel 2013 ................................................................................................ 273 Горячие клавиши Word 2013 ............................................................................................................................ 274 Клавиши навигации Word 2013 ...................................................................................................................... 275 Горячие клавиши Excel 2013............................................................................................................................. 276 Клавиши навигации Excel 2013 ....................................................................................................................... 277 Алфавитный указатель ......................................................................................................................................... 278

Введение Информационные технологии развиваются очень быстро. Они стали настолько доступны, просты и связаны с нашей повседневной жизнью, что уже мало кто считает компьютеры устройствами для профессионалов. Сегодня по популярности использования компьютер стоит в одном ряду с телевизором, пылесосом, стиральной машиной и микроволновой печью. Большинство людей не представляют свою жизнь без этих умных машин. Компьютер позволяет решить огромное количество разнообразных задач. Самые распространенные из них — прослушивание музыки, просмотр фильмов, поиск информации в Интернете, обучение, чтение. Книга, которую вы держите в руках, поможет справиться с более трудными задачами — создать документы и выполнить сложные вычисления. С помощью самоучителя вы освоите последние версии двух самых известных программ данной области — Word 2013 и Excel 2013. Оба приложения входят в состав офисного пакета, который разрабатывается корпорацией Microsoft. Сегодня Microsoft Office стал практически стандартом в документообороте различных организаций. Благодаря самоучителю вы научитесь создавать, оформлять, сохранять документы и распечатывать их на бумаге, быстро выполнять сложные расчеты, обрабатывать

большие объемы информации и отображать результаты в графическом виде. Книга содержит хорошо иллюстрированные пошаговые инструкции и не позволит запутаться даже пользователям, которые откроют офисные приложения Word и Excel 2013 впервые. Чтобы визуальные пошаговые инструкции воспринимались однозначно, рассмотрим все условные обозначения, которые будут встречаться по мере повествования. Постарайтесь усвоить их — это поможет вам быстро и точно воспринимать материал. Логическая последовательность действий обозначена пронумерованными шагами 1 , 2 , 3 и т. д. Для облегчения поиска следующего шага от пункта к пункту ведут , а если вариантов действий несколько (или… стрелки или…), от пункта расходятся стрелки . Контуром помечены области, о которых идет речь. На них нужно щелкать кнопкой мыши, просто обращать внимание или перетаскивать их. Каждая визуальная инструкция сопровождается текстовым пояснением. ведут от кноВ описаниях интерфейса стрелки пок, которые нужно нажимать, к результатам, которые за этим последуют.

Глава 1. Выполняем основные операции в Microsoft Word 2013 1.1. Запускаем программу Word из нового интерфейса пользователя Windows 8 Microsoft Office Word — это популярное приложение для создания и обработки текстовых документов. Файлы программы могут содержать не только текст, но и другие объекты (изображения, таблицы, видео, музыку и т. д.). В операционную систему Windows 8 разработчики Microsoft внедрили новый интерфейс пользователя. Стартовый экран интерфейса содержит плитки приложений, щел-

кнув на которые, вы запустите программу, откроете сайт или папку. Благодаря новому интерфейсу с Windows 8 удобно работать на планшетах и устройствах, поддерживающих сенсорный ввод. Рассмотрим способы запуска Word из нового интерфейса пользователя операционной системы Windows 8.

СПОСОБ 1 1 Переместитесь по экрану Пуск с помощью колеса мыши. 2 Щелкните на плитке Word 2013.