INFORME DE CONTROL INTERNO MAYO 03 - 26 DE AGOSTO 2016.
LUCIA RESTREPO-DIRECTORA DE CONTROL INTERNO.
PRESENTADO A: REPRESENTANTE LEGAL DE LA ENTIDAD LEY 87 DE 1993. HONORABLE CONCEJO MUNICIPAL. PUBLICADO EN LA PAGINA WEP MUNICIPIO DE EL CARMEN DE ATRATO CHOCO.
FUNDAMENTO JURIDICO CONSTITUCION POLITICA DE COLOMBIA DE 1991. LEY 87 DE 1993 LEY 1474 DE 2011 Articulo 9. Decreto 943 de 2014, MECI 2014( Dos módulos y eje transversal de Comunicación ). Comité coordinador del MECI-Municipio De El Carmen De Atrato-Chocó. Circulares del Departamento De la Función Publica.
MECI 2014 ACTUALIZADO MECI ANTERIOR
3SUBSISTEMAS
9 COMPONENTES
MECI ACTUALIZADO 2 MODULOS Y 1 EJE TRANSVERSAL 6 COMPONENTES
13 ELEMENTOS DE CONTROL 29 ELEMENTOS DE CONTROL
MODULO DE CONTROL DE PLANEACION Y GESTION. MODULO TALENTO HUMANO
Acuerdos, compromisos y protocolos éticos. Desarrollo del Talento Humano. • •
DIRECCION ESTRATEGICA
CONTROL DE PLANEACION Y GESTION
ADMINISTRACION DEL RIESGO
Planes, programas y proyectos. Modelo de operación por procesos • Estructura organizacional • Indicadores de Gestión • Políticas de operación
Políticas administración Riesgo. Identificación Riesgo. Análisis y valoración Riesgo.
COMPONENTE TALENTO HUMANO Acuerdos , Compromisos y Protocolos Éticos. Para obtener la información y control de los mismos , se profirió circular, derechos de petición y se están practicando las auditorias pertinentes a la entidad, en donde se dejan unas recomendaciones y se requiere el plan de mejoramiento por la entidad para ejercer el seguimiento al mismo y la evaluación final.
recomendaciones OC: SOCIALIZACION. ACTUALIZACION .
REVISION Y MEJORAMIENTO CONTINUO
COMPONENTE TALENTO HUMANO Manuales De Funciones y Competencias Laborales. Programas y Políticas de Capacitación.
Programa de Bienestar Social e Incentivos. Jornadas de Salud Ocupacional ahora Seguridad industrial y sistema General de Riesgos Profesionales.
Adoptado año 2006-Requiere Actualización, Socialización.
Se están implementando. Decreto numero 061 de Dic-2008.( Sin Actualizar ni aplicar).
No se ha implementado.
Resolución Núm. 061-2008
Programa de inducción y re inducción. Evaluación funcionarios carrera
se está realizando.
COMPONENTE TALENTO HUMANO Manual o Política de Administración del Riesgo
Manual de Procesos y Procedimientos Código de Ética principios y valores Comité de Ética Resolución 0966 de 2013.
Existe mediante la Resolución numero 1123 del 19 de Diciembre de 2014. ( se debe actualizar) no hay informes de avances.
2008-2011 ( se debe actualizar) Resolución 1121 de 2014. ( se debe activar y aplicar). Activar y socializar por medio de campañas.
COMPONENTE TALENTO HUMANO Plan estratĂŠgico de Comunicaciones.
existe el Plan Adoptado en el 20082011. ( Se debe actualizar y aplicar). Manual de Contrataciones. Decreto 0734 de 2012. ( Se debe Actualizar ).
PRIMER COMPONENTE: TALENTO HUMANO RECOMENDACIONES
RECOMENDACIONES :
• ACTUALIZACION DE MANUALES • PROGRAMA DE INDUCCION Y REINDUCCION. • PROGRAMAS DE BIENESTAR LABORAL • FORTALECER CAPACITACION • IMPLEMENTAR EL PROGRAMA DE SALUD OCUPACIONAL.
FINALIDAD 1. MANUAL DE FUNCIONES AJUSTADO A LA NORMATIVIDAD ACTUAL. 2. INFORMACION DEL MPIO Y MANUAL AL PERSONAL QUE SE VINCULE O CONTRATE EN LA ENTIDAD. 3. ACTUALIZACION PARA EL DLLO DE FUNCIONES. 4. EVITAR ENFERMEDADES PROFESIONALES, ACCIDENTES, DESERCION EN HORAS LABORALES, MEJORAR EL CLIMA LABORAL.
Activar el comitĂŠ de Etica Resolucion. 0966 de 2013 Activar el comitĂŠ de Conciliaciones articulo 7 del decreto 0734 de 2012.
SEGUNDO COMPONENTE: DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO. Planes –Programas y Proyectos Seguimiento al proceso del Plan de Desarrollo-plan de Acción. Seguimiento al Plan de Acción para esta temática se realizo auditoria a la Secretaría de Educación, Secretaría de Salud y Secretaría de Gobierno. Se esta haciendo seguimiento a la publicación en los diferentes sistemas de información tecnológica en los cuales la entidad está obligada a publicar sus informes. Se ha verificado el Plan Anual de Inversiones.
COMPONENTE DE DIRECCIÓN ESTRATÉGICA Modelo de Operación POR PROCESOS. Es el que representa la estructura, la integración de los procesos estratégicos, misionales de apoyo y de evaluación del sistema integrado de Gestión , de acuerdo con el esquema en el mapa de Procesos.
REQUISITOS Declaración de la política y objetivos de calidad. Manual de Calidad y otros manuales. Documentos de planificación. Caracterización de los procesos y subprocesos. Procedimientos documentos de operación y control. Guías y formatos difundidos por planeación quien es el administrador de los procesos. Publicación en la pagina web y en el centro dinámico de información estratégica –CdiE.
RECOMENDACIONES COMPONENTE DIRECCION ESTRATEGICA ACCIONES CONTROL INTERNO AUDITORIA SECRETARIA DE EDUCACION AUDITORIA SECRETARIA DE SALUD AUDITORIA SECRETARIA DE GOBIERNO AUDITORIA SECRETARIA DE HACIENDA AUDITORIA SECRETARIA DE PLANEACION.
Cada Secretaria deberá asumir la responsabilidad de publicar la información en los diferentes sistemas de información Según su Competencia y evitar responsabilidades a la Entidad Municipal e incumplimiento a los principios de la administración Publica. SIA, SGR,SECOP,SIGEP, SIVIGILA, SUIT, REPORTES AL CGR, CGN, GOIERNO EN LINEA, SIA OBSERVA Y DEMAS SISTEMAS DE INFORMACION TECNOLOGICA VIGENTES. LEY 734 DE 2002 , LEY 1474 DE 2011, LEY 1712 DE 2014. Se recomienda implementar en la ejecución del plan de acción , encuestas para medir los indicadores de satisfacción del Cliente.
RECOMENDACIONES AL COMPONENTE DE DIRECCION ESTRATEGICA. FINALIDAD ACCIONES DE RECOMENDACION 1. Adoptar el Manual de Calidad del sistema integrado de Gestión. 2. La entidad deberá implementar el manual de procesos y procedimientos. 3. Se debe colocar a funcionar el SIGEP sistema integral de Gestión publica. 4. Publicar en la pagina wep y en el centro dinámico de información estratégica. 5. Cada secretaría deberá revisar los procesos y procedimientos que tiene implementados y verificar con los exigidos por ley y materializarlos dentro del sistema de Calidad.
Implementar y aplicar el Manual de Calidad del Sistema Integrado de Gestión. Cumplir los indicadores que exige la ley. Las evaluaciones de las entidades son tecnológicas , se busca cumplir con una buena calificación por tener procesos y procedimientos implementados. Se debe garantizar el principio de Transparencia ley 1712 de 2014, Articulo 29 de la CN y la Constitución Política de Colombia.
TERCER COMPONENTE: ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO Políticas de Administración del Riesgo: esta adoptada mediante resolución numero Se esta trabajando en la implementación según el análisis de cada una de las secretarias con el personal. Formulación de mapas de riesgo para los procesos estratégicos, misionales , de apoyo y evaluación. Formulación de Riesgos de Corrupción. Secretaria de Transparencia Presidencia de la Republica. LA OC Y ALCALDIA ELABORARON Y SUSCRIBIERON EL COMPROMISO DE TRANSPARENCIA EL DIA---------------POR PARTE DE TODOS LOS SERVIDORES PUBLICOS Y CONTRATISTAS COMO ESTRATEGIA PARA PREVENIR LA CORRUPCION ADMINISTRATIVA, DE CONFORMIDAD A REQUERIMIENTO DE LA SECRETARIA DE TRANSPARENCIA PRESIDENCIAL.
RECOMENDACIONES AL COMPONENTE ESTRATEGICO DE RIESGO. Actualizar el manual de riesgos. Crear los mapas de Riesgos Realizar trabajos por secretarias con el personal adscrito y evidenciar los posibles riesgos y proponer posibles soluciones y suscribir un plan de mejoramiento. Fortalecer los controles preventivos y correctivos pertinentes. Implementar la aplicaciรณn de instrumentos de mediciรณn y monitoreo de riesgos para realizar seguimiento.
CLASIFICACION DE LOS RIESGOS PARA LA ENTIDAD
SEGUNDO MODULO
MODULO DE EVALUACIร N Y SEGUIMIENTO
MODULO DE EVALUACION Y SEGUIMIENTO
Componente Auto Evaluaciรณn Institucional Componente auditoria interna
Componente Plan de Mejoramiento
Auto evaluaciรณn del control y gestiรณn.
Auditoria Interna Plan de Mejoramien to
COMPONENTE DE AUTO EVALUACIÓN INSTITUCIONAL. En el análisis realizado Durante los meses de Mayo-Agosto la oficina de control interno se considera que para lograr la implementación del 100% de los productos mínimos definidos en el Manual técnico MECI 2014; se
documentos soportes para aplicación de encuestas de autoevaluación de procesos, informes sobre análisis de los indicadores por proceso e informes de gestión por proceso. espera contar durante los próximos 4 meses con los
COMPONENTE DE AUDITORIA INTERNA OBJETIVO DE LA AUDITORIA INTERNA: Identificar las oportunidades de mejora a la Gestiรณn y contribuir al logro de los objetivos institucionales. Aprueba el Programa de Auditorias
COMITร COORDINADOR MECI
Resoluciรณn numero
CONTROL INTERNO PLAN DE ACCION
PROCESO DE AUDITORIA EXPLICAR EL PLAN DE ACCION. METODOLOGIA RECOMENDACIONES PLAN DE MEJORAMIENTO INFORME A REPRESENTANTE LEGAL DE LA ENTIDAD. AUDITORIAS PRACTICADAS DURANTE EL AÑO 2016. INFORME PORMENORIZADO CUATRIMESTRAL PUBLICADOS PAGINA WEB. RESULTADOS DEL INFORME EJECUTIVO ANUAL PRESENTADO AL DAFP EN FEB.
ESTADO ACTUAL : SE ESTÁN PRACTICANDO AUDITORIAS Y RECIBIENDO LOS PLANES DE MEJORAMIENTO POR CADA SECRETARIA PARA REALIZAR EL SEGUIMIENTO Y CONTROL POR PARTE DE LA OCI.
COMPONENTE PLANES DE MEJORAMIENTO LA OCI , No tiene un equipo de trabajo para poder realizar seguimiento y control efectivo a todas las secretarias, programas y acciones. Siendo esta una dificultad del Despacho. Se requiere implementar DESDE EL COMITร COORDINADOR DEL MECI la formulaciรณn y seguimiento a las acciones de Mejoramiento del MECI.
EJE TRANSVERSAL DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN. La alcaldía cuenta con el Buzón de quejas y Reclamos fijado en la entrada del edificio. Se han realizado recomendaciones a la entidad mediante oficios para mejorar el sistema de comunicación interna –líneas de los despachos y actualización de la Pagina institucional. Se realizo recomendación de programas en la Emisora para que las secretarias informen a la comunidad la Gestión. Se ha recomendado realizar campañas de socialización del Componente de talento humano, plan estratégico y comunicaciones, con el objeto de que el Personal conozca los avances del MECI y se empoderen de sus funciones y compromisos con la entidad.
RECOMENDACIONES PLAN COMUNICACIONES Realizar un plan de comunicaciones Fortalecer la imagen corporativa, visual , informativa en la WEB. Campañas pedagógicas de código de ética , principio y valores Mejorar los canales de comunicación interna entre personal, contratistas, directivos. mejorar las redes de comunicación para la comunicación de terceros y entes externos con La Entidad. Manejo de las TIC. Intranet, internet, pagina web.
COMUNICACIÓN DE LA ENTIDAD MANUAL DE COMUNICACIONES
PAGINA MUNICIPAL
CORRE O ELECTR ONICO
TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
IMPLEMENTACION DEL ARCHIVO
CARTELERA MUNICIPAL FEIS CORREO ELECTRONICO AUDIENCIA PUBLICA RENDICION DE CUENTAS
ESTADO GENERAL DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO De conformidad con el Decreto 943 de 2014 , se están realizando avances considerables en la obtención y validación de los productos mínimos requeridos. Auditorias-recomendaciones-acta de compromiso transparencia-seguimiento a plan de mejoramiento. Implementación de auditorias internas. Se ha expedido el informe cuatrimestral de conformidad con la ley 1474 de 2011. RECOMENDACIONES Continuar adelantando las actividades de actualización de los componentes y elementos del MECI-2014, para garantizar la obtención y validación de los productos mínimos requeridos de conformidad con las normas vigentes.
MUCHAS GRACIAS POR LA ATENCION
Lucia Restrepo JaramilloDirectora De Control Interno.
ACTIVIDADES EN LAS QUE HA PARTICIPADO CONTROL INTERNO. ACTIVIDADES. Comité Coordinador del MECI. Consejos de Gobierno. Comité de Ética. Invitada a 1 consejo de Seguridad. Foro Educativo –Ponente Responsabilidad de la familia, sociedad y estado ley 1098 de 2006. Apoyo a otros despachos en orientación y acompañamiento.
ACTIVIDADES Capacitación a Personal MECI y Derecho de Petición. Apoyo a celebración Día de La Madre y Aniversario 142 Años Municipio. Capacitación en Quibdó –SUIT sistema de información Tecnológica con el DAFP. Reunión con Ministerio del Interior y Talaza proceso de consulta previa con las comunidades indígenas.