Carta de la Dirección
Código Ético y de Conducta
Objetivos del código
Nuestros valores y principios éticos
Conductas y Actuaciones
1. Aplicación del Código Ético y de Conducta
2. Conductas y actuaciones
Órgano de gobierno del Código
Nuestro código es tu código
Seguimiento de procedimientos y registros Notificación de situaciones sospechosas/denuncias
Desde ELIX Polymers nos complace compartir con todos nuestros grupos de interés nuestro Código Ético y de Conducta.
ELIX Polymers, miembro de Sinochem International, es uno de los fabricantes líderes de resinas de acrilonitrilo-butadienoestireno (ABS, del inglés «AcrylonitrileButadiene-Styrene») y derivados en Europa.
Desde nuestra planta en Tarragona (España) y con apoyo de nuestro equipo de ventas en todos los mercados clave, nos especializamos en ofrecer soluciones a medida para aplicaciones de termoplásticos de gran calidad. Con una trayectoria de más de 45 años, en ELIX Polymers somos expertos en polímeros de ABS y disponemos de los recursos, la habilidad y la experiencia para crear valor para nuestros clientes mediante soluciones hechas a medida poniendo el foco cada vez más en la gestión sostenible de los recursos.
Desde el principio, nuestros valores nos han ido acompañando, y nos han permitido ganar la confianza de nuestros stakeholders o grupos de interés, las personas, los clientes, la Compañía, y la sociedad.
Estos valores han sido y son inherentes a nuestro trabajo diario y a nuestras relaciones, y queremos compartirlos en forma de este Código Ético y de Conducta.
Las grandes empresas tienen alma y propósito, y es por ello, que este Código no sólo aborda todos los asuntos relacionados con nuestra actividad profesional y las relaciones con nuestros grupos de interés, sino que también refleja nuestra manera de ser y de hacer, mostrando nuestra identidad y lo que nos mueve cada día y con un claro compromiso de cumplir con las leyes y regulaciones nacionales que se aplican a nuestros equipos y servicios en todo el mundo.
Estamos convencidos de que todo el equipo de ELIX está comprometido con el cumplimiento de este Código, demostrando una gran capacidad para desarrollar nuestra actividad empresarial de manera ética, transparente y responsable.
Os invitamos a leerlo y a formar parte de él, ya que en el mismo se definen los principios básicos de nuestras conductas y actuaciones, así como nuestros valores corporativos; y se establece el marco legal de cómo opera la compañía, mecanismo esencial del éxito sostenible de ELIX.
El Código Ético y de Conducta de ELIX es el instrumento en el que plasmamos los valores, principios y conductas que deben guiar el desarrollo de nuestra actividad profesional y nuestras relaciones con nuestros grupos de interés.
Nuestros principios éticos no sólo deben abarcar aquello determinado en el marco normativo legal, sino que definen lo que somos y deben estar presentes en todo lo que hacemos.
La ética en nuestro día a día nos ayuda a ganar la confianza de nuestras personas, de nuestros clientes, de nuestros proveedores, y de la sociedad que nos rodea, a través de esas conductas y actuaciones éticas y por lo tanto, es una de las llaves de nuestro éxito.
Además, como líderes en nuestro sector tenemos la responsabilidad de ser referente y contribuir al máximo en el desarrollo, progreso y bienestar social.
El proceso de internacionalización en el que nos hemos embarcado en los últimos años implica el encuentro con distintos escenarios, culturas, leyes y regulaciones a los que nos hemos tenido que adaptar. Y aunque cada país es distinto, nuestras conductas y actuaciones deben permanecer y traspasar fronteras, siendo válidas en todos ellos.
Este Código Ético y de Conducta es de aplicación para todas las personas trabajadoras y colaboradores de ELIX y se aplica a todas nuestras actividades y relaciones. Es un documento público, en continua revisión y actualización cuando así se requiera.
Los objetivos son:
• Dar a conocer los principios y valores que construyen nuestra identidad.
• Dar a conocer las conductas y actuaciones por las que ELIX se rige y orienta su actividad.
• Reflejar y expresar el compromiso de todas las personas que forman parte de ELIX a cumplir con este Código.
• Fortalecer la confianza hacia nuestra empresa, interna y externamente.
• Asegurar que nuestras actividades se desarrollan éticamente.
• Servir de guía para afrontar posibles desafíos éticos en el futuro.
• Contagiar nuestras conductas y actuaciones responsables a todos nuestros grupos de interés, contribuyendo así al desarrollo de la sociedad y al bienestar común.
Los siguientes valores y principios nos acompañan en nuestro día a día y forman parte de cómo hacemos las cosas y desde dónde las hacemos.
Estamos comprometidos con la mejora continua, con la eficiencia y con la excelencia en todo lo que hacemos. Por ello, en todo momento, nuestro objetivo es satisfacer las nuevas necesidades, estando abiertos a nuevas propuestas y nuevos puntos de vista. Nos implicamos en proyectos más allá de nuestro trabajo y animamos a nuestros colaboradores a proponer mejoras en los procesos actuales, buscando e implementando en todo momento nuevas herramientas. Nos adaptamos a los cambios y a los nuevos retos sin mirar atrás.
No entendemos otra forma de trabajar que no sea la de trabajar en y para el equipo, con empatía y compartiendo en todo momento la información necesaria y ofreciendo nuestra ayuda de forma interesada en busca de acuerdos hacia un objetivo común.
Para nosotros la integridad es actuar en todo momento y en cualquier situación coherentemente con las Misiones y con el resto de los valores y principios. Siendo objetivos e imparciales, rechazando cualquier forma de corrupción, sea activa o pasiva, y explicando en todo momento nuestras actuaciones.
Como muestra de nuestro compromiso con la igualdad de género y la diversidad en todas sus formas, trabajamos para fomentar la inclusión de la mujer y otros colectivos desfavorecidos en nuestro sector. Tratamos a todas las personas por igual, rechazando cualquier tipo de discriminación.
La sostenibilidad en ELIX es un principio estratégico e incide en toda nuestra cadena de valor, desde la extracción de materias primas hasta el consumidor final, con especial atención a causar el menor impacto posible al medio ambiente y a nuestro entorno local, contribuyendo a su protección y preservación. Además de ser un principio estratégico es una oportunidad de mejora global, innovación colectiva y colaboración con nuestros grupos de interés.
Comprometiéndonos a la mejora continua y persiguiendo la eficiencia y la excelencia en todo lo que hacemos. Nos implicamos en proyectos más allá de nuestro trabajo y nos adaptamos a los cambios y a los nuevos retos sin mirar atrás, por que no queremos sólo alcanzar buenos resultados, queremos alcanzar los mejores resultados.
Para ELIX la transparencia es un principio de buena gobernanza, y está presente en todas nuestras operaciones y comunicaciones, tanto las que son fruto de nuestro trabajo como las que mantenemos con nuestros stakeholders. Para garantizar esa transparencia nuestra información está disponible, es accesible y la trasmitimos en nuestros procesos internos y externos, ya sea a través de nuestros canales de comunicación, de nuestras cuentas o informes anuales, o a través de las distintas auditorías y/o certificaciones.
Por el impacto que nuestras actividades puedan causar, tanto dentro como fuera de la empresa, nos exigimos máxima responsabilidad, e incentivamos el compromiso de todos nuestros equipos con nuestro trabajo y con el resultado, respetando siempre este Código y declinando propuestas que sean contrarias a él.
Todos/as los/las colaboradores/as de ELIX deben adherirse a nuestro Código Ético y de Conducta con el fin de proteger tanto a la empresa como a ellos/ellas mismos/as.
El cumplimiento de las conductas y actuaciones que a continuación se describen es esencial para garantizar de forma sostenida el éxito de nuestra organización y sirve de guía y ayuda, tanto para nuestras personas trabajadoras como para nuestros colaboradores externos, socios externos, o entidades públicas o privadas con las que podamos mantener una relación comercial o de negocio.
Las conductas y actuaciones que se describirán a continuación se aplican a:
• Todo el personal de ELIX Polymers: Directores, Mandos, Responsables y personas trabajadoras, ya sean personal indefinido o temporal.
• Socios comerciales
• Personal externo y/o subcontratado (empresas subsidiarias y/o afiliadas sobre las que pueda ejercer control).
Todo el personal de ELIX Polymers está obligado a cumplir con este Código Ético y de Conducta. No cumplir con el mismo puede dar lugar a la aplicación de medidas disciplinarias, incluso el despido, así como de sanciones penales o civiles, tanto a ELIX Polymers como a sus empleados/as, que pueden incluir multas o penas de prisión, en aquellos incumplimientos de conductas y actuaciones que deriven de las
leyes antisoborno, corrupción, competencia desleal, etc.
El Equipo Directivo de ELIX se compromete a apoyar totalmente este Código Ético y de Conducta, y es el máximo responsable de establecerlo y aplicarlo, así como de supervisar y garantizar que se cumplen con las conductas y actuaciones aquí recogidas.
A continuación, se detallan conductas y actuaciones a las que debemos dedicar especial atención:
El conflicto de intereses
Como miembros de ELIX debemos actuar en todo momento en el mejor interés de la empresa y evitar ponernos en una posición en la que nuestros intereses personales entren en conflicto con los de la organización. Nuestras acciones siempre deben ser
honestas, integras, de buena fe y éticamente responsables.
Nuestros intereses personales pueden incluir los de nuestra familia u otras personas con las que tengamos relaciones similares.
Los conflictos de intereses comprometen nuestra integridad personal. Pueden surgir de muchas maneras diferentes, pero los siguientes son algunos conflictos claros que deben evitarse:
• Obtener beneficios personales (que no sean el salario o remuneración y los beneficios autorizados) a costa de la empresa.
• Participar o ayudar en actividades que compitan o vayan en detrimento con la actividad de ELIX Polymers.
• Trabajar para cualquier cliente o proveedor de ELIX Polymers.
• Tener cualquier interés en la propiedad de un cliente, proveedor, distribuidor o competidor de ELIX Polymers (Nota: La propiedad de valores que cotizan en bolsa a un nivel consistente con ingresos de un individuo y otras inversiones es aceptable si no proporciona influencia o no son susceptibles de ser influenciados significativamente por negocios concedidos o retenidos por ELIX Polymers).
• Utilizar nuestra posición en ELIX Polymers para influir en el salario o las perspectivas de empleo de cualquier miembro de nuestra familia o persona equivalente empleada por ELIX Polymers o por cualquier cliente o proveedor de ELIX Polymers.
Si en algún momento se encuentra en una posición que implique -o pueda parecer que implique- un conflicto de intereses, debe informar a su superior o responsable de área.
Un soborno generalmente implica pagar, prometer un pago u ofrecer dinero o algo de valor a alguien en los negocios o en el sector público con el fin de obtener o mantener una ventaja de forma indebida. Así mismo, también puede extenderse a la concesión de favores de gran valor para el receptor, así como regalos, atenciones u obsequios lujosos o inapropiados que puedan influir en una decisión comercial que obtenga una ventaja
indebida para nuestra compañía. El soborno también puede tener lugar cuando la oferta o pago se realiza por o a través de un tercero.
Queda estrictamente prohibida la corrupción, el soborno o cualquier otra forma de aprovecharse o favorecer a personas mediante un beneficio en relación con la adjudicación, aceptación o ejecución de un contrato.
ELIX Polymers tiene una política de tolerancia cero hacia el soborno y la corrupción, y se extiende a cualquier país en los que inter venga y opere y en todos los negocios y transacciones.
Es por ello por lo que cualquier miembro o representante de ELIX Polymers, ya sea que actúe en nombre propio o en nombre de la empresa, tiene estrictamente prohibido:
• Ofrecer, prometer, dar o autorizar, directa o indirectamente, cualquier soborno o comisión o en beneficio de cualquier persona (ya sea en un cargo privado o público) con el fin de obtener cualquier negocio indebido u otra ventaja para ELIX Polymers, para sí mismo o para su familia, amigos, asociados o conocidos.
• Ofrecer, prometer, dar o autorizar, directa o indirectamente, cualquier soborno, comisión o en beneficio de cualquier funcionario público (o a cualquier otra persona a petición de, o con la aquiescencia de un funcionario público) con la intención de influir en dicho funcionario en el desempeño de sus funciones públicas, independientemente de que dicho desempeño sea o no para obtener cualquier negocio u otra ventaja para ELIX Polymers, para ellos mismos o para ellos mismos o para sus familiares, amigos, asociados o conocidos;
• Solicitar, aceptar o recibir (ya sea en beneficio de [la empresa], en su propio beneficio propio o de sus familiares, amigos, asociados o conocidos) cualquier soborno de cualquier persona (ya sea en un cargo privado o público) a cambio de proporcionar cualquier negocio indebido u otra ventaja;
• Utilizar de otro modo medios ilegales o indebidos (incluidos sobornos, favores, chantajes, pagos financieros, incentivos, comisiones secretas u otras recompensas) para influir en las acciones de otros;
• Actuar como intermediario de un tercero en la solicitud, aceptación del pago o la oferta de un soborno o una comisión.
Además de cumplir con las prohibiciones específicas de esta política, cualquier miembro de ELIX debe ejercer el sentido común y el juicio para evaluar si cualquier acuerdo pudiera percibirse como corrupto o inapropiado.
Serán considerados pagos de facilitación aquellos pagos que tengan como fin agilizar o facilitar la realización de acciones administrativas o gubernamentales rutinarias llevadas a cabo por un funcionario. Normalmente dichos pagos son exigidos por parte de funcionarios de bajo nivel y/o de bajos ingresos para obtener servicios que, en condiciones normales, deberían prestarse, en cualquier caso. Los pagos de facilitación
son una forma de soborno y están prohibidos en la mayoría de los países. La política de ELIX Polymers es taxativa ante dichos pagos, estando prohibidos, incluso si son habituales en un país en particular. Ante cualquier solicitud de realizar un pago de facilitación, se debe informar inmediatamente de dicha petición al Ethic Compliance, o al CEO o al Director de Personas, Cultura y Comunicación en ausencia de este.
En ELIX Polymers no realizamos contribuciones políticas a ningún individuo, partido político u organización en ningún país, ya que ello puede percibirse como un intento de obtener una ventaja comercial indebida. Esta negativa nos ayuda a operar de forma independiente y libre de vínculos políticos.
Ello no significa que nuestros/as empleados/ as puedan ejercer su derecho personal a participar en procesos políticos y procesos democráticos.
En algunas circunstancias, las donaciones benéficas también pueden utilizarse como un encubrimiento de soborno, por ejemplo, cuando se hace una donación a una “organización benéfica” que está controlada por un funcionario público extranjero que está en posición de tomar decisiones que afectan a ELIX Polymers. Estas no deben
confundirse con los apoyos y las donaciones a la comunidad y organizaciones locales, que se podrán llevar a cabo ya sea a través de servicios en especie, conocimientos, intercambio de servicios o contribuciones financieras directas. Ante cualquiera de estos casos se debe tener especial cuidado en garantizar mediante las debidas diligencias y transparencia que las contribuciones benéficas y los patrocinios no constituyen un soborno y que no responden a ningún fin para obtener una ventaja comercial indebida.
ELIX Polymers no permite ningún tipo de comportamiento corrupto entre sus empleados/as.
Por ello, nuestros/as empleados/as no deben aceptar ni otorgar obsequios ni atenciones si estas pueden influir en una decisión comercial de una persona u obtener una ventaja indebida para ELIX.
Los obsequios o atenciones modestos pueden considerarse un soborno o incentivo según la ley aplicable, pero en ciertas situaciones durante el curso normal del negocio, nuestros/as empleados/as a veces pueden ofrecer o regalar pequeños obsequios o modestas invitaciones a terceros en función de lo que se considere razonable
y habitual y de acuerdo con nuestras directrices internas. Así mismo, nuestros/ as empleados/as podrán aceptar atenciones u obsequios cuando estos sean razonables y no excesivos, y en todo momento sean apropiados para la relación en cuestión. Cualquier regalo o atención (dado o recibido) con un valor superior a los 150 euros deberá ser notificado al Departamento de Personas, Cultura y Comunicación, que procederá a su anotación en un registro habilitado para ello. Dicho registro deberá indicar expresamente la naturaleza y el propósito del gasto, así como el donante/receptor de la cortesía empresarial. Estos registros deben conservarse y se procederá regularmente a su revisión por parte del Ethic Compliance.
En relación a los obsequios y atenciones hay dos prohibiciones que no dan lugar a margen de interpretación:
• Los obsequios monetarios nunca pueden ofrecerse, concederse, exigirse ni aceptarse.
• Los obsequios u otros beneficios no deben entregarse en ninguna circunstancia a autoridades o funcionarios/as.
Al igual que sucede con los regalo y atenciones, las cortesías derivadas de los negocios deben ser razonable y no excesivas.
Sólo podrán ser ofrecidos o aceptados con la única intención de crear o mantener una relación comercial u ofrecer una cortesía normal, y no para influir en la objetividad del destinatario a la hora de tomar una decisión comercial específica. Nunca deberán ser ofrecidas o recibidas a cambio de algo. De ofrecerse por parte de ELIX Polymers, se deberá velar por que en ningún caso
estas cortesías de negocios excedan los límites impuestos por la organización del destinatario.
Deberán estar permitidas por todas las leyes, normas y reglamentos aplicables en cada uno de los países en los que se opere o se produzcan.
Aquellas cortesías de negocios que contravengan estas directrices deberán rechazarse y se deberá informar al responsable de forma inmediata.
En ELIX Polymers cumplimos plenamente con los procedimientos legales internacionales que apoyan la libre empresa y un mercado competitivo. Velamos en todo momento por cumplir con las leyes de competencia para evitar interferencias en un mercado leal competitivo. Cada uno de nosotros es
responsable de conocer y cumplir con las leyes específicas que nos afecten, teniendo en cuenta que las leyes de algunos países pueden aplicarse fuera de sus fronteras nacionales. Las sanciones por incumplimiento pueden ser severas y pueden implicar delitos penales.
ELIX Polymers no permite actuaciones que afecten una competencia leal como se describen a continuación, y espera de sus socios/as comerciales el mismo cumplimiento:
• Acuerdos de precios con competidores.
• Asignación de clientes.
• Acuerdos sobre capacidades de producción.
• Asignación de mercados geográficos y/o cuotas de mercado.
• Control del precio de reventa de un/una cliente/a.
• Intercambio de información con competidores/as acerca de relaciones de suministro, estrategias comerciales, o políticas de suministro.
Uno de los principales valores de ELIX Polymers es la integridad. Por ello, y en todo momento, se exige a todas las personas que forman parte de la organización un respeto de las normas y procedimientos contables con el fin de cumplir con la legalidad vigente.
Eso implica que todas las transacciones deben estar debidamente autorizadas y deben registrarse de forma adecuada y completa. Ningún registro o documento puede ser falso o engañoso y ninguna cuenta, fondo o activo no revelado o no registrado.
ELIX Polymers está firmemente comprometida a llevar a cabo sus actividades empresariales de manera legal y ética, incluida la contratación de proveedores o terceros que deberán estar comprometidos con los mismos principios a fin de garantizar una relación a largo plazo, sostenible y exitosa para todas las partes. Con ese fin, ELIX Polymers ha elaborado el documento “Procurement Code of Conduct”, donde se recogen los requisitos y los métodos de trabajo que ELIX Polymers debe aplicar junto con las terceras partes de su cadena de suministro ascendente. ELIX Polymers exige
a todos los proveedores que desarrollen sus actividades de acuerdo con los principios contenidos en dicho documento.
Todo/a empleado/a de ELIX Polymers debe actuar en base a dicha Política de manera justa y transparente.
Así mismo, el incumplimiento sistemático de esta política por parte del proveedor, sus subsidiarias, filiales y subcontratistas, con ELIX Polymers, puede poner en peligro la relación comercial, llegando incluso a su resolución.
A continuación, se describen las funciones de los sujetos principales que forman el órgano de gobierno del presente Código:
· Persona ELIX designada
Es la persona designada por parte del Equipo Directivo a fin de asegurar que la empresa y sus colaboradores cumplen con los requisitos legales y reglamentarios, así como con las políticas y los estatutos internos.
La función básica que realiza el Ethic Compliance es promover una conducta ética y el cumplimiento de las normas, reglamentos y procesos estándar que rigen la forma en que estas organizaciones deben llevar a cabo sus negocios.
Así mismo, es la figura que realiza la recepción, dentro de la empresa, de los posibles casos que analizará junto con el Comité Ético. Además de estas funciones básicas, también deberá desarrollar y mantener una cultura de cumplimiento adecuada al presente Código, y velará por que exista una actualizada comunicación de las medidas y cambios en relación al mismo.
· CEO
· Dirección pcc
· Ethic Compliance
Es el órgano que analizará exhaustivamente los casos recepcionados por el Ethic Compliance. Este órgano, si así lo cree conveniente, y siguiendo lo contemplado en el presente código, derivará la decisión de seguir con más acciones al Equipo Directivo. El Comité Ético podrá solicitar asesoramiento legal externo para el correcto desarrollo en sus funciones. El Comité Ético está formado por el CEO, la Dirección de PCC, y el Ethic Compliance.
Equipo Directivo
· CEO
· Equipo Senior
Es el órgano que emitirá resolución a la casuística recibida y analizada. Está representado por el CEO y los miembros del equipo Senior.
Colaboradores
· Todo personal de ELIX Polymers
· Socios Comerciales
· Personal externo y/o subcontratado
Conjunto de personas que tienen una interrelación con el funcionamiento del negocio (Personal de ELIX, socios comerciales, personal externo y/o subcontratado).
Mediante sus canales de información y comunicación, así como de la formación continua, ELIX Polymers se asegurará de que todas las personas que forman parte de su organización reciban, sean conocedoras, y respeten el presente código.
Así mismo, es responsabilidad de cada directivo, responsable o mando con persona/s a cargo, asegurarse de que todos sus equipos humanos comprenden y cumplen con lo recogido en este código.
Nuestras transacciones financieras, contables y/ o de adquisiciones deben ser completas, ordenadas y fácilmente comprensibles. Todos los registros y archivos deben mantenerse de forma completa y de tal manera que permitan la delegación a un compañero/a en cualquier momento.
ELIX Polymers, así como todos sus empleados/as, que pudieran intervenir en
dichas transacciones, deberán conservar los elementos de relevancia durante el tiempo que requieran las disposiciones legales o los procedimientos internos, y bajo ningún concepto se deberán destruir documentos clasificados como relevantes para procedimientos judiciales u oficiales amenazados o pendientes.
Toda persona trabajadora de ELIX que tenga conocimiento de irregularidades o motivos razonables de sospecha en el transcurso de su trabajo, debe informar a su mando superior, al Ethic Compliance o a la Dirección de Personas, Cultura y Comunicación.
ELIX Polymers pone a disposición de sus colaboradores/as una Canal Directo de Denuncias, confidencial y seguro. Todas las denuncias realizadas en relación con conductas y actuaciones recogidas en el presente código serán examinadas e investigadas, incluso si se realizan de forma anónima.
ELIX POLYMERS desea fomentar el debate abierto sobre las cuestiones recogidas en este Código y por ello todo su personal deben tener la seguridad de que no se verán perjudicados en modo alguno por plantear, de buena fe, cualquier cuestión o preocupación sobre el cumplimiento del Código.
El incumplimiento y/o las infracciones del presente Código pueden dar lugar a medidas disciplinarias contra los implicados, incluyendo (en su caso) el despido, e incluso pueden derivar en una exposición penal y civil, tanto para ELIX Polymers como para sus empleados/as, incluyendo el encarcelamiento y otras penas severas.
ELIX Polymers no indemnizará ni reembolsará las multas impuestas a los individuos por violaciones derivadas de este Código.
Si tiene alguna pregunta sobre la interpretación o aplicación de este código, por favor póngase en contacto con el Departamento de Personas, Cultura y Comunicación, o con el Ethic Compliance.
Todo/a empleado y colaborador de ELIX Polymers debe leer, comprometerse y firmar el presente Código Ético y de Conducta, dónde se recogen todos nuestros valores, nuestros principios éticos, así como las conductas y actuaciones clave que sustentan nuestra ética empresarial y nuestra relación con proveedores y/o terceros.
Nuestro Código Ético y de Conducta es público y está a disposición de cualquier persona o entidad que lo desee consultar en nuestra página web.