Capacidad terminal Utilizar eficazmente las técnicas de
comunicación en el medio laboral para recibir y emitir instrucciones e información, intercambiar ideas y opiniones, asignar tareas y coordinar proyectos
OBJETIVOS Identificar las barreras que dificultan el proceso de
comunicación. Seleccionar los aspectos que facilitan el proceso de comunicación a cada alumna/o. Conocer los elementos habituales que se utilizan en el proceso de la comunicación, así como los tipos de comunicación habituales en las empresas y sus redes. Percibir las características esenciales de la comunicación no verbal
CONCEPTOS La comunicación y sus
elementos. Dificultades y obstáculos en la comunicación: semánticos, físicos y psicológicos. Tipos de comunicación: Estrategias y técnicas de comunicación; La comunicación oral y sus técnicas. La comunicación escrita y sus técnicas. La comunicación no verbal.
La Comunicación. Concepto Es el proceso mediante
el cual la persona que emite un mensaje desea entrar en contacto con quién lo recibe para conseguir un cierto objetivo.
Elementos de la comunicación EMISOR: Persona que emite el mensaje (verbal o no
verbal). MENSAJE: Es el objeto de la transmisión, la información del emisor transformada a través de un código. RECEPTOR: Persona que recibe el mensaje y lo decodifica. Canal: Medio a través del cual se transmite el mensaje verbal o no verbal. Código: Sistema de signos y de reglas identificables por el emisor y el receptor. Contexto: Es una situación real en que se da la comunicación.
Etapas del proceso de comunicación
Configuración de la idea Codificación Emisión del mensaje Recepción Decodificación Retroalimentación o “feedback”: El receptor completa el proceso de comunicación al transmitir una respuesta verbal o no verbal al emisor e indicar si ha comprendido adecuadamente el mensaje.
Dificultades en la comunicación: Barreras. Personales o
psicológicas (de la persona) Semánticas (del significado) Físicas (ambientales)
Barreras personales Cada ser humano tiene una personalidad, unas
opiniones, una cultura y unos valores diferentes que pueden influir a la hora de emitir y de recibir un mensaje. El receptor, al decodificar el mensaje recibido, lo filtra para darle sentido. Algunos de los filtros más importantes que utiliza el receptor al interpretar la información son:
ESTEREOTIPOS EFECTO HALO PERCEPCIÓN SELECTIVA DEFENSA PERCEPTIVA
Barreras semánticas Utilización de un idioma
diferente. Utilización de un vocabulario o terminología demasiado específicos. Que el mensaje sea demasiado extenso.
Barreras físicas Ruido Iluminación Temperatura
Actividad: Transmisión del mensaje Ley de nivelación: Al transmitirse el mensaje
se acorta. Ley de acentuación: Se suelen resaltar unos términos y se ignoran otros. Ley de asimilación: Ante un mensaje absurdo, intentamos darle sentido Ley fundamental: El rumor se reforzará si entran en juego dos variables, la importancia que tenga para uno y la ambigüedad que exista sobre el tema.
“Dicen que 384 personas están atrapadas
bajo un derrumbe, después que pasó el ciclón se inició el rescate. Se han movilizado miles de personas llevando medicinas, vendas y otros elementos. Pero dicen que la gente atrapada no fue por accidente, sino que fue un secuestro, pues hay gente de mucho dinero entre los atrapados”
El proceso de escucha activa: LA ESCUCHA ACTIVA IMPLICA: Ser consciente del otro. Observar e interrogarse constantemente. Retroalimentar resumiendo el contenido. Detectar las palabras clave.
RAZONES PARA LA ESCUCHA ACTIVA: Demostramos consideración por el otro. Creamos clima de confianza. Disminuye la competitividad y la tensión. Creamos un clima de cooperación y receptividad
NOS CUESTA CONCENTRARNOS POR: Intentamos hacer el menor esfuerzo posible. Distracciones por distinta velocidad de pensamiento y recepción. Memoria volátil y esfuerzo por memorizar
LOS ENEMIGOS DE LA ESCUCHA ACTIVA: Los prejuicios. La falta de empatía. La alteración emocional. Las barreras físicas y psicológicas.
TIPOS DE COMUNICACIÓN En la empresa, como en otros ámbitos, podemos
utilizar diferentes tipos de comunicación. Los tipos de comunicación pueden clasificarse según: La forma de transmisión: Comunicación verbal (oral y escrita) y comunicación no verbal La formalidad que se de a lo comunicado: Comunicación formal y comunicación informal Relación profesional que existe entre el emisor y el receptor: comunicación interna (comunicación descendente, ascendente y horizontal) y comunicación externa.
COMUNICACIÓN ORAL Hay que tener en
cuenta:
Situación de la comunicación El mensaje y sus dificultades Estrategias de exposición El receptor Estrategias de comunicación asertiva
Estrategias de exposición Comenzar explicando los
puntos que se van a tratar y por qué Mirar al público el mayor tiempo posible Ponerse en el lugar del auditorio Cuidar el lenguaje corporal Seguir un orden en la exposición Utilizar medios audiovisuales Aceptar comentarios y críticas, evitando enfrentamientos Utilizar anécdotas, citas… Finalizar con una síntesis y enumeración de conclusionesEvitar finales bruscos
Proceso de elaboración de una exposición Elaboración del esquema con los puntos a tratar y orden de
exposición. Recopilación de información. Consulta de libros, revistas, diarios, internet… Modificación del esquema, siempre que se necesite, una vez recopilada la información. Organización de datos, según esquema definitivo. Se deben estudiar las diferentes partes de la conferencia y sobre todo su parte central o cuerpo. Tratar de fijar los puntos a desarrollar, ordenar los conceptos y la duración de las distintas partes. Redactar el discurso de forma que éste sea coherente. Retocar el discurso final Memorizarlo.
Estructura de una exposición oral A) INTRODUCCIÓN B) CUERPO C) CONCLUSIÓN
EN LA EXPOSICIÓN ORAL 1. Se debe distinguir claramente el objetivo y la
intención del mensaje que se va a dar: información, persuasión o ambas. 2. Distribuye el contenido de la presentación en tres partes bien diferenciadas: introducción, cuerpo y conclusión. 3. Limita el número de temas clave. Una buena presentación exige organización, brevedad y un uso cuidado de la lengua. 4. Utiliza un lenguaje adecuado. 5. Frases cortas en lugar de oraciones compuestas.
EN LA EXPOSICIÓN ORAL 6. Es recomendable ser creativo y sustituir palabras por
ilustraciones. Una ilustración despierta el interés y transmite la información con mayor rapidez. 7. Utiliza gráficos, tablas y diagramas para que los datos puedan ser contrastados fácilmente. 8. Vocalizar con claridad y evitar hablar de forma entrecortada. 9. Recurrir a un vaso de agua a mano para utilizarlo en caso de que se nos seque la boca, o simplemente para cuando necesitemos una excusa para pensar en la siguiente idea. 10. Nunca hay que admitir que se está nervioso y disculparse por ello. Si se nos olvida algo, lo mejor es seguir adelante y mencionarlo cuando lo recordemos. 11. Empezar bien y acabar bien
Estrategias de comunicación asertiva Autoestima Manejo de habilidades sociales
Escucha activa: “Una fácil manera de convertirse en un buen orador es saber escuchar” Empatizar Resumir Hacer preguntas Ser positivo Ser motivante: Ejemplo: durante una conversación, tener presente cómo se llama la persona con la que hablas y llamarle por su nombre. Enviar “mensajes yo” Retroalimentación Tener buen sentido del humor
Técnicas de comunicación oral: LA ENTREVISTA DE TRABAJO Es la reunión de dos o más personas, en la que se
decide con la ayuda de una serie de preguntas quién es la persona más adecuada para desempeñar un puesto de trabajo concreto Es la última fase en el proceso de selección, por lo
que es muy importante prepararla adecuadamente.
Fases de la entrevista 1.
Toma de contacto: Durante el saludo, hay que tener en cuenta c贸mo se da la mano. En esta fase el entrevistador intentar谩 crear un clima agradable, empezar谩 hablando de temas poco transcendentes, con el objeto de que el entrevistado se relaje y se sienta c贸modo y seguro.
Fases de la entrevista 2. Preguntas: Se realizarรกn preguntas relacionadas con actividades, responsabilidades, trabajos y experiencias anteriores
Fases de la entrevista 3. Información sobre la empresa: Se le facilitará información sobre la empresa, puesto de trabajo a desempeñar, responsabilidad del puesto, condiciones de contratación y económicas.
Fases de la entrevista 4. Ofrecer al candidato la oportunidad de preguntar. SegĂşn las preguntas realizadas por el candidato, el entrevistador puede observar si estĂĄ suficientemente motivado para el puesto de trabajo.
Fases de la entrevista 5. Cierre de la entrevista El entrevistador debe repasar los datos del candidato por si hay que hacer alguna aclaraciĂłn. Se debe concluir la entrevista diciĂŠndole al candidato cuĂĄndo le comunicaremos los resultados. Se despide do forma amistosa.
Consejos para la entrevista
Cuidar el aspecto físico Puntualidad Ser atento, educado y natural Cuidar los primeros segundos de una entrevista, ya que son esenciales. La manera en que un candidato entra en el despacho es primordial. Intentar informarse previamente sobre cómo es el entrevistador Cuidar la comunicación no verbal Mirar atentamente, hay que evitar la mirada a otro lugar, la mirada huidiza. No abusar de monosílabos en las respuestas.
Entrevista de trabajo Actividad: Dos voluntarios deben representar los papeles de entrevistador y entrevistado. El entrevistador cuenta con un gui贸n para llevar a cabo la entrevista. El resto de la clase toma nota de los errores que puedan cometerse
LA COMUNICACIÓN NO VERBAL Recursos: exposiciones
realizadas y apuntes La comunicación no
verbal es aquella que se lleva a cabo a través de los gestos y los movimientos del cuerpo
LA COMUNICACIÓN NO VERBAL Ciencias que estudian la comunicación no
verbal:
QUINESIA: Estudia los movimientos corporales, así como los mensajes que emite el aspecto físico, expresiones faciales, etc. PARALINGÜÍSTICA: Estudia la forma de expresarnos: tono, pausa, ritmo, velocidad al hablar… PROXÉMICA: Que investiga la forma en que manejamos nuestro espacio personal y el significado que tiene.
LA COMUNICACIÓN NO VERBAL Actividad de paralingüística
Tres bellas que bellas son Me han exigido las tres Que diga de ellas cuál es La que ama mi corazón Si obedecer es razón Digo que amo a Soledad No a Julia cuya bondad Persona humana no tiene No aspira mi amor a Irene Que no es poca su beldad
Soledad Tres bellas 隆que bellas son! Me han exigido las tres Que diga de ellas cu谩l es La que ama mi coraz贸n. Si obedecer es raz贸n, Digo que amo a Soledad; No a Julia, cuya bondad Persona humana no tiene; No aspira mi amor a Irene, Que no es poca su beldad.
Julia Tres bellas ¡que bellas son! Me han exigido las tres Que diga de ellas cuál es La que ama mi corazón. Si obedecer es razón, ¿Digo que amo a Soledad? No. A Julia cuya bondad Persona humana no tiene. No aspira mi amor a Irene, Que no es poca su beldad
Irene Tres bellas, ¡que bellas son! Me han exigido las tres Que diga de ellas cuál es La que ama mi corazón Si obedecer es razón. ¿Digo que amo a Soledad? No. ¿A Julia cuya bondad persona humana no tiene? No. Aspira mi amor a Irene, Que no es poca su beldad
Caballero Tres bellas ¡que bellas son! Me han exigido las tres Que diga de ellas cuál es La que ama mi corazón. Si obedecer es razón ¿Digo que amo a Soledad? No. ¿a Julia cuya bondad Persona humana no tiene? No. ¿aspira mi amor a Irene? ¡Que!...¡no! es poca su beldad
COMUNICACIÓN ESCRITA EN LA EMPRESA Requisitos para su eficacia:
Claridad Mensaje completo Concisión Corrección Consideración Sencillez: El lenguaje debe ser directo, sin rebuscamientos literarios
Normas generales para la elaboración de mensajes escritos Haga frases cortas:
Se les comunica que para realizar este trabajo lo deben hacer en colaboración con sus compañeros. Si tienen algún problema no duden en preguntárselo a los compañeros de la otra sección puesto que, dada su formación, es bastante posible que les puedan ayudar. La fecha tope de entrega de este trabajo es para dentro de una semana. No debe ocupar ni mucho ni poco, unos 7 folios estaría bien
Deben realizar este trabajo en grupo. Pregunten a los compañeros de la otra sección si tienen dudas. La fecha de entrega del mismo es para dentro de una semana. La extensión debe ser de 7 folios como máximo
ď Ž Prefiera lo simple a lo complejo: ď Ž
Se pueden decir las mismas cosas con frases simples y palabras de uso comĂşn
Escoja palabras corrientes
La autognosis facilita la relación con los demás y el psitacismo ayuda a recordar las cosas durante más tiempo,
El conocimiento de uno mismo facilita la relación con los demás y la enseñanza que se basa exclusivamente en el ejercicio de la memoria ayuda a recordar las cosas durante más tiempo
ď Ž Evite las palabras inĂştiles ď Ž
Tendemos a utilizar demasiados adjetivos y/o adverbios. Un sujeto, un verbo y un complemento son suficientes
Utilice verbos activos
La forma activa es mucho más dinámica que la forma pasiva El jefe de la sección de pinturas ha firmado una orden que: Una orden ha sido firmada por el jefe de la sección de pinturas
ď Ž Utilice palabras expresivas ď Ž
Escoja palabras y haga comparaciones que la gente pueda ver y tocar.
Construya oraciones que tengan unidad
El doctor, antes de tomar una determinación quiso consultar con la familia del enfermo a las diez de aquella mañana, y Luis tomó el autobús para ir a la casa del doctor, que estaba situada en las afueras de la ciudad, en un barrio pobre, junto al edificio del asilo, en donde están recogidos los ancianos que no tienen familia ni pueden valerse por sí mismos,
que puede quedar resumido en: El doctor, antes de tomar una determinación, quiso consultar con la familia del enfermo aquella mañana, y Luis tomó el autobús para ir a la casa del doctor, situada en las afueras de la ciudad, en un barrio pobre
Evite los detalles excesivos Al comprender que necesitaba una mayor especialización en el campo de las ciencias fisicoquímicas, que él consideraba muy importante para su formación, se matriculó en la Facultad de Ciencias de Barcelona, que está situada en la Ciudad Universitaria, en la zona norte de la misma y que es una de las zonas más sanas de esta villa. que: Al comprender que necesitaba una mayor especialización en el campo de las ciencias físicoquímicas se matriculó en la Facultad de Ciencias de Barcelona.
Utilice oraciones positivas
Para estar sano tanto en lo físico, en lo mental, como en lo social, es imprescindible relacionarse con los demás, comunicarse y cooperar con ellos, tanto en el trabajo como fuera de él que: Para estar sano tanto en lo físico, en lo mental como en lo social, es imprescindible no aislarse de los demás, no incomunicarse y no actuar individualmente, tanto en el trabajo como fuera de él
Respete el orden normal de la frase
El jefe resolvió la comprometida situación con gran serenidad que: La comprometida situación la resolvió el jefe con gran serenidad.
Utilice una construcción paralela al redactar sus
frases
En la reunión se trató el tema de la droga. La exposición fue realizada por el director del Instituto que afirma que éste es un grave problema y también analizaron sus consecuencias En la reunión se trató el tema de la droga. El director del Instituto, que realizó la exposición, afirmó que éste es un grave problema y también el resto de los ponentes analizaron sus consecuencias