Herramientas de gestión de proyectos

-Herramientas de gestión de proyectos Las herramientas de gestión de proyectos se presentan a continuación:

1. Mapa mental Apoya la definición de los proyectos analizando entregables y tareas, apoya la toma de decisiones, permite una visión global y asigna claramente prioridades. Los mapas mentales analizan las nueve áreas que afectan a un proyecto. Un ejemplo de un mapa mental es el siguiente:

2. Chárter Es un documento que formaliza el inicio del proyecto, asignando al gerente del proyecto. Un ejemplo de la herramienta chárter se presenta a continuación: Proyecto de implementación de 5 S en almacén de materia prima Fecha: 7 de Enero de 2015

Revisión: 1

Justificación/Propósito El almacén de materia prima no provee a tiempo los requerimientos que le hace el departamento de producción, por tal razón, se pretende implementar la metodología de las 5S para mantener el área con una correcta clasificación de los productos, ordenada y limpia.

Descripción del producto o servicio 1. Se requiere clasificar lo que se necesita en intervalos de tiempo de una semana, una quincena, un mes o cada seis y lo que definitivamente no se necesita en el almacén de materia prima.

2. Organizar el espacio de trabajo de manera eficaz y eficiente para responder a los requerimientos de materia prima.

3. Limpiar toda el área de materia prima.

4. Establecer estándares de clasificación, limpieza y orden para el área de materia prima.

5. Establecer mecanismos de verificación que aseguren el logro de las tres primeras etapas.

Entregables finales 1. Área clasificada, ordenada y limpia.

2. Estándares de clasificación, limpieza y orden.

3. Mecanismos de verificación del cumplimiento de las tres primeras etapas.

Información histórica El departamento de producción aplicó el programa 5 S en una de sus áreas.

Supuestos 1. Los fondos serán otorgados el día 17 de enero de 2015.

2. El proyecto comienza el día 20 de enero de 2015.

Restricciones 1. El proyecto debe concluir el 28 de febrero de 2015.

2. El día de la gran limpieza debe ser el 25 de enero de 2016.

3. El presupuesto autorizado es de Lps 40000 para materiales y herramientas de limpieza y clasificación.

4. Los 5 operadores pueden utilizar únicamente una hora diaria para el desarrollo del proyecto.

5. Los estándares deben ser claros para mostrar cómo debería estar de limpio y clasificado el área.

Patrocinador

Gerente del proyecto

3. Plan del proyecto Uno de los puntos es usar el diagrama de Gantt.

4. Declaración del alcance Asegura que tanto el cliente como el patrocinador y el equipo del proyecto confirmen cómo serán los entregables. Usa los criterios SMART.     

S M A R T

Especifico.

Medible Acordado Realista Tiempo establecido

Ejemplo: En un chárter aparece como entregable un alcance que hace referencia a la música para inaugurar un edificio: SMART  Música en vivo  Tipo: Jazz y clásica  4 horas, de 9:00 p.m. a 1 a.m.  Descansos de 10 minutos por cada hora  Música en discos compactos durante descansos  Micrófono para maestro de ceremonias

No SMART Música agradable y el contexto de la reunión.

5. Work Breakdown Structure Es un desglose estructurado del trabajo basado en los entregables que se deben culminar. Es el trabajo necesario para completar un proyecto.

Ejemplo: El WBS de la adaptación de un edificio para oficinas es: WBS Adaptación del edificio

1.1 APP

1.2 Prediseño

1.3 Diseño

1.4 Construcción

1.1.1 Inicio

1.2.1 Trámites y permisos

1.3.1 Ingenierías

1.4.1 Albañilería

1.1.2 Planeación

1.2.2 Programa de necesidades

1.3.2 Sistemas

1.4.2 Acabados

1.3.3 Arquitectura

1.4.3 Instalaciones

1.1.3 Ejecución

1.1.4 Control

1.4.4 Mobiliario

1.1.5 Cierre

6 Diagrama organizacional Es una representación gráfica que utilizamos para definir la línea de autoridad, la dependencia organizacional y la toma de decisiones. Ejemplo de diagrama organizacional para el proyecto: “acondicionamiento de un edificio para oficinas”:

Cliente Consejo directivo

Patrocinador Gonzalo Peréz

Gerente de proyectos Mauricio Torres Arquitecto

Obra civil

Acabados

Eléctrico

Mobiliario

Sistemas

Jorge Garcia

Pedro Ferrufino

Donald Martinez

Pedro Castro

Juan Gomez

Carlos Valencia

7 Matriz de roles y funciones Es una herramienta basada en el WBS que integra a los involucrados en el proyecto y asegura la distribución adecuada de roles (quién hace qué) y funciones (quién decide qué).

Se califica de acuerdo a cinco criterios:     

E = Ejecuta P = Participa C = Coordina R = Revisa A = Autoriza

ACABADO

ELÉCTRICO

MOBILIARIO

C/A C/A C/A

OBRA CIVIL

R R R

ARQUITECTO

Ingeniería Sistemas Arquitectura

GERENTE DE PROYECTO

1.3.1 1.3.2 1.3.3

MATRIZ DE ROLES Y FUNCIONES

PATROCINADOR

WBS

CONSEJO DIRECTIVO

Éste es un ejemplo del entregable “Diseño” que aparece en el WBS:

E E P

P

P

P

E

E

E

P P P

P P P