Herramientas de gestión de proyectos Las herramientas de gestión de proyectos se presentan a continuación:
1. Mapa mental Apoya la definición de los proyectos analizando entregables y tareas, apoya la toma de decisiones, permite una visión global y asigna claramente prioridades. Los mapas mentales analizan las nueve áreas que afectan a un proyecto. Un ejemplo de un mapa mental es el siguiente:
2. Chárter Es un documento que formaliza el inicio del proyecto, asignando al gerente del proyecto. Un ejemplo de la herramienta chárter se presenta a continuación: Proyecto de implementación de 5 S en almacén de materia prima Fecha: 7 de Enero de 2015
Revisión: 1
Justificación/Propósito El almacén de materia prima no provee a tiempo los requerimientos que le hace el departamento de producción, por tal razón, se pretende implementar la metodología de las 5S para mantener el área con una correcta clasificación de los productos, ordenada y limpia. Descripción del producto o servicio 1. Se requiere clasificar lo que se necesita en intervalos de tiempo de una semana, una quincena, un mes o cada seis y lo que definitivamente no se necesita en el almacén de materia prima. 2. Organizar el espacio de trabajo de manera eficaz y eficiente para responder a los requerimientos de materia prima. 3. Limpiar toda el área de materia prima. 4. Establecer estándares de clasificación, limpieza y orden para el área de materia prima. 5. Establecer mecanismos de verificación que aseguren el logro de las tres primeras etapas. Entregables finales 1. Área clasificada, ordenada y limpia. 2. Estándares de clasificación, limpieza y orden. 3. Mecanismos de verificación del cumplimiento de las tres primeras etapas. Información histórica El departamento de producción aplicó el programa 5 S en una de sus áreas. Supuestos 1. Los fondos serán otorgados el día 17 de enero de 2015. 2. El proyecto comienza el día 20 de enero de 2015. Restricciones 1. El proyecto debe concluir el 28 de febrero de 2015.
2. El día de la gran limpieza debe ser el 25 de enero de 2016. 3. El presupuesto autorizado es de Lps 40000 para materiales y herramientas de limpieza y clasificación. 4. Los 5 operadores pueden utilizar únicamente una hora diaria para el desarrollo del proyecto. 5. Los estándares deben ser claros para mostrar cómo debería estar de limpio y clasificado el área.
Patrocinador
Gerente del proyecto
3. Plan del proyecto Uno de los puntos es usar el diagrama de Gantt.
4. Declaración del alcance Asegura que tanto el cliente como el patrocinador y el equipo del proyecto confirmen cómo serán los entregables. Usa los criterios SMART.
S M A R T
Especifico. Medible Acordado Realista Tiempo establecido
Ejemplo: En un chárter aparece como entregable un alcance que hace referencia a la música para inaugurar un edificio: SMART Música en vivo Tipo: Jazz y clásica 4 horas, de 9:00 p.m. a 1 a.m. Descansos de 10 minutos por cada hora Música en discos compactos durante descansos Micrófono para maestro de ceremonias
No SMART Música agradable y el contexto de la reunión.
5. Work Breakdown Structure Es un desglose estructurado del trabajo basado en los entregables que se deben culminar. Es el trabajo necesario para completar un proyecto.
Ejemplo: El WBS de la adaptación de un edificio para oficinas es: WBS Adaptación del edificio
1.1 APP
1.2 Prediseño
1.3 Diseño
1.4 Construcción
1.1.1 Inicio
1.2.1 Trámites y permisos
1.3.1 Ingenierías
1.4.1 Albañilería
1.1.2 Planeación
1.2.2 Programa de necesidades
1.3.2 Sistemas
1.4.2 Acabados
1.3.3 Arquitectura
1.4.3 Instalaciones
1.1.3 Ejecución
1.1.4 Control
1.4.4 Mobiliario
1.1.5 Cierre
6 Diagrama organizacional Es una representación gráfica que utilizamos para definir la línea de autoridad, la dependencia organizacional y la toma de decisiones. Ejemplo de diagrama organizacional para el proyecto: “acondicionamiento de un edificio para oficinas”:
Cliente Consejo directivo
Patrocinador Gonzalo Peréz
Gerente de proyectos Mauricio Torres Arquitecto
Obra civil
Acabados
Eléctrico
Mobiliario
Sistemas
Jorge Garcia
Pedro Ferrufino
Donald Martinez
Pedro Castro
Juan Gomez
Carlos Valencia
7 Matriz de roles y funciones Es una herramienta basada en el WBS que integra a los involucrados en el proyecto y asegura la distribución adecuada de roles (quién hace qué) y funciones (quién decide qué).
Se califica de acuerdo a cinco criterios:
E = Ejecuta P = Participa C = Coordina R = Revisa A = Autoriza
ACABADO
ELÉCTRICO
MOBILIARIO
C/A C/A C/A
OBRA CIVIL
R R R
ARQUITECTO
Ingeniería Sistemas Arquitectura
GERENTE DE PROYECTO
1.3.1 1.3.2 1.3.3
MATRIZ DE ROLES Y FUNCIONES
PATROCINADOR
WBS
CONSEJO DIRECTIVO
Éste es un ejemplo del entregable “Diseño” que aparece en el WBS:
E E P
P
P
P
E
E
E
P P P
P P P
8. Matriz de comunicación
Patrocinador Gerente del proyecto
Miembro del equipo Miembro del equipo Miembro del equipo Miembro del equipo Miembro del equipo
EVALUACIÓN DE PROEEEDORES
CONTROL DE PRESUPUESTO
Cliente
REQUERIMIENTOS DE PAGO
REUNIONES
CONSEJO DIRECTIVO PATROCINADOR GERENTE DEL PROYECTO ARQUITECTO OBRA CIVIL ACABADO ELÉCTRICO MOBILIARIO
ROL EN EL PROYECTO
REPORTE MENSUAL
INVOLUCRADO
ESTATUS SEMANAL
Es una herramienta que se utiliza para mantener informados a los involucrados en el desarrollo del proyecto. Éste es un ejemplo de esta herramienta:
9. Calendario de eventos Es una visión gráfica completo de los eventos más importantes a lo largo del calendario del proyecto para facilitar la ejecución. Incluye eventos como reuniones, pagos, trámite de factures, fechas de entregables parciales y finales y entrega de reportes mensuales.
Un ejemplo de un calendario de eventos:
octubre de 2016 lunes
martes
miércoles
jueves
viernes
sábado
domingo
septiembre 26
27
28
29
30
octubre 1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
Reuniones
Inicio del proyecto
Pagos
Entregable
10. Estatus semanal Es un reporte semanal para confirmar prioridades semanalmente, presentando un indicador de tiempo, costo, riesgo, abastecimientos, cambios y avances generales. Un ejemplo sería:
Estatus semanal Período: [10/10/2016] al [16/10/2016] Organización: [Empresa / Organización] Cliente: [Principal cliente interno del proyecto] Gerente del Proyecto: [Nombre del Gerente]
Prioridades 1) Cerrar la albañilería al 100% 2) Resolver los últimos pendientes del diseño 3) Recuperar retraso en instalaciones eléctricas
Plan de acción 1) Terminar levantamiento de muros 2) Especificar materiales para construcción de sanitarios 3) Terminar instalación de cableado
Amenazas 1) El clima puede retrasar la terminación de la etapa de albañilería 2) Tiempo de entrega del cableado
la
WBS APP Prediseño Diseño Construcción
Inicio 3/10 3/10 3/10 10/10
Final 23/10 9/10 16/10 23/10
Programado 66.67% 100% 100% 66.67%
Real 50% 85% 70% 50%
Diferencia -16.67% -15% -30% -16.67
Fechas claves Terminación del diseño: 17 de octubre Terminación de la construcción: 23 de octubre
Reporte de valor ganado
Lecciones aprendidas Definir materiales a utilizar en cada etapa de la construcción
Reporte de valor ganado
11. Estatus mensual Es un reporte mensual para observar avances, desviaciones, acciones correctivas, áreas de oportunidad, tendencias, control de cambios, reporte de tiempo y de valor ganado, reporte de calidad y de riesgos. Un ejemplo sería:
Estatus mensual Período: [1/10/2016] al [13/10/2016] Organización: [Empresa / Organización] Cliente: [Principal cliente interno del proyecto] Gerente del Proyecto: [Nombre del Gerente]
Logros/Avance 1) Conclusión del diseño 2) Término de la albañilería 3) 72 % en acabados 4) 65 % en instalaciones 5) Equipos eléctricos recibidos
Desviaciones 1) Desorden en recepción para el mobiliario 2) Retraso en instalaciones eléctricas
Acción correctiva Áreas de oportunidad 1) Poner especial atención a los últimos 1) Recuperar la desviación del área detalles para realizar el pedido de eléctrica un 14% material 2) Seguimiento al pedido de sistemas Tendencias/prioridades Control de cambios 1) Confirmar compromiso con proveedor OC a presupuesto: Lps 50000 2) Recuperar y terminar instalaciones Autorizadas: Lps 20000 eléctricas Potenciales: Lps 30000 3) Terminar acabados
4) terminar instalaciones Reporte de tiempo
Reporte de valor ganado
Reporte de calidad 1) Confirmación de calidad en mobiliario
Reporte de riesgos El proyecto entra en etapa de mayor intensidad
11. Programa del proyecto Es una herramienta que desglosa los entregables del WBS en términos de actividades incluyendo la inter-realización de ellas y la duración del proyecto. Se realiza con el diagrama de Gantt y el método de la ruta crítica, para eso utilizaremos Microsoft Office Project.
12. Estimados de costos Es una herramienta que desglosa los costos de cada entregables del WBS en términos de actividades, se realiza con el diagrama de Gantt. COD 1 1,1 2 2,1 2,2 3 3,1 3,2 3,3 4 4,1 4,2 4,3 4,4 4,5 5
WBS APP Administración del proyecto Prediseño Programa de necesidades Tràmites y permisos Diseño Ingeniería Sistemas Arquitectura Construcción Albañilería Acabados instalaciones Mobiiario Sistemas Imprevistos
Unidad Cantidad Precio unitario
Total
%
Mes
7 L
30.000,00 L
Lote Lote
1 L 1 L
30.000,00 L 25.000,00 L
30.000,00 25.000,00
1,4% 1,2%
Lote Lote Lote
1 L 1 L 1 L
15.000,00 L 30.000,00 L 65.000,00 L
15.000,00 30.000,00 65.000,00
0,7% 1,4% 3,1%
m2 m2 Lote Lote Lote
500 500 1 1 1
L L L L L
300,00 1.129,12 304.589,00 474.045,00 20.000,00
GRAN TOTAL
210.000,00 10,1%
L 150.000,00 7,2% L 564.560,00 27,2% L 304.589,00 14,7% L 474.045,00 22,8% L 20.000,00 1,0% L 188.819,40 9,1% L 2.077.013,40
13. Presupuesto base Es una gráfica del presupuesto acumulado a lo largo del tiempo y sirve como base contra la cual comparar el desempeño del proyecto en tiempo y costo. Un ejemplo de un presupuesto sería:
Tarea
WBS 1
Total
Enero
Febrero
Marzo
Administración proyecto
L
Prediseño
L
2,1
Programa de necesidades
L
30.000,00
2,2
Tràmites y permisos
L
25.000,00
Diseño
L
3,1
Ingeniería
L
15.000,00
12000
3000
3,2
Sistemas
L
30.000,00
18000
12000
3,3
Arquitectura
L
65.000,00
35000
30000
4
1,1 2
3
210.000,00
Mayo
Junio
Julio
Agosto
2100
29400
4400
25600
31500
27300
29400
31500
27300
95000
55000 250000
250000
64560
189000
82500
25000
-
Construcción
L
Albañilería
L
150.000,00
4,2
Acabados
L
564.560,00
4,3
instalaciones
L
304.589,00
4,4
Mobiiario
L
474.045,00
4,5
Sistemas
L
20.000,00
Imprevistos
L
GRAN TOTAL
L
-
12000 2500
5000
2750
21089 150245
323800
2750
7000
188.819,40
188819,4
2.077.013,40 L
6.500,00 L
145.000,00 L
76.500,00 L
136.800,00 L
528.400,00 L
366.750,00 L
265.944,00 L
L
6.500,00 L
151.500,00 L
228.000,00 L
364.800,00 L
893.200,00 L 1.259.950,00 L 1.525.894,00
Presupuesto base L600.000,00 L500.000,00 L400.000,00 L300.000,00 L200.000,00 L100.000,00 LEnero
31500
-
4,1
5
Abril
APP
Febrero
Marzo
Abril
Mayo
Junio
Julio
Agosto
551.119,40
14. Programa de erogaciones Proyecta el importe de los recursos financieros requeridos por el proyecto a través del tiempo. Tarea
WBS 1
Total
Enero
Admi ni s tra ci ón proyecto
L
Predi s eño
L
2,1
Progra ma de neces i da des
L
30.000,00
2,2
Trà mi tes y permi s os
L
25.000,00
Di s eño
L
1,1 2
3
Febrero
Marzo
240.000,00
30000
30000
15000
15000
30000
30000
Junio
Julio
Agosto
5000
30000
30000
30000
250000
250000
64560
189000
82500
21089
30000
25000
-
3,1
Ingeni ería
L
15.000,00
5000
5000
Si s tema s
L
20.000,00
10000
10000
3,3
Arqui tectura
L
65.000,00
32500
32500
Cons trucci ón
L
-
4,1
Al ba ñi l ería
L
150.000,00
4,2
Aca ba dos
L
564.560,00
4,3
i ns tal a ci ones
L
304.589,00
4,4
Mobi i a ri o
L
20.000,00
4,5
Si s tema s
L
20.000,00
Imprevi s tos
L
188.819,40
GRAN TOTAL
L 1.642.968,40
5
Mayo
-
3,2
4
Abril
APP
50000
50000 12000 4000
50000
4000
4000
10000
10000
4000
4000 188819,4
L 45.000,00
L 117.500,00
L 127.500,00
L 101.000,00
L 523.000,00
L 366.500,00
L 129.649,00
L 232.819,40
15. Diagrama causa efecto con listas de verificación Identifica todas las actividades necesarias para lograr satisfacer los requerimientos de calidad establecidos en el chárter y en la declaración de alcance. Diseño
Selección de mobiliario
Apego a criterios de aceptación
Proveedor acreditado Apego al programa de necesidades
Sistema de calidad de proveedor
Calidad de mobiliario Estaciones de trabajo Orden completa y a tiempo
Materiales y equipos completos
Anticipo y contrato a tiempo
Entrega
Instalaciones calificadas con herramientas
Instalación
16. Mapa de riesgos Sirve para identificar y cuantificar riesgos, definiendo qué amenazas debemos controlar y qué oportunidades por aprovechar. Posibles respuestas Evitarlo
Descripción Eliminar la causa
Reducirlo
Controlar riesgo
Asumirlo
Aceptar las consecuencias del riesgo Compartir parcialmente los riesgos con otros
Transferirlo
Obtener mayor información
Desarrollar pruebas y simulacros
Soluciones de diseño Desarrollar diseño totalmente evitando riesgos Evaluar posibles alternativas para compra de materiales Considerar en imprevistos Establecer contratos con los proveedores en forma temporal Confirmar capacidad de respuesta
17. Matriz de administración de riesgos Es una herramienta para desarrollar respuestas y asignar responsables para el manejo de riesgos. Riesgo No capitalizar descuento del 25% en la compra de materiales
Posibles respuestas Plan de acción Plan A: Evitarlo Programar compra efectuando el pedido con tres meses de anticipación
Responsable Gerente del proyecto
Solución de diseño fuera de presupuesto
Entrega tardía de equipos
Plan A: Evitarlo/Reducirlo, informar al diseñador desde el inicio de las restricciones del presupuesto. Plan B: Reducirlo: Informar preventivamente sobre los impactos y obtener autorización. Plan A: Evitar confirmando el pedido con tiempo
Incluir partida de imprevistos en presupuesto
Gerente del proyecto
Implementar un programa de diagrama de causa y efecto para definir calidad desde el inicio
Miembro del equipo ejecutor.