Herramientas de gestión de proyectos by Eljaer Menjivar

Herramientas de gestión de proyectos Las herramientas de gestión de proyectos se presentan a continuación:

1. Mapa mental Apoya la definición de los proyectos analizando entregables y tareas, apoya la toma de decisiones, permite una visión global y asigna claramente prioridades. Los mapas mentales analizan las nueve áreas que afectan a un proyecto. Un ejemplo de un mapa mental es el siguiente:

2. Chárter Es un documento que formaliza el inicio del proyecto, asignando al gerente del proyecto. Un ejemplo de la herramienta chárter se presenta a continuación: Proyecto de implementación de 5 S en almacén de materia prima Fecha: 7 de Enero de 2015

Revisión: 1

Justificación/Propósito El almacén de materia prima no provee a tiempo los requerimientos que le hace el departamento de producción, por tal razón, se pretende implementar la metodología de las 5S para mantener el área con una correcta clasificación de los productos, ordenada y limpia. Descripción del producto o servicio 1. Se requiere clasificar lo que se necesita en intervalos de tiempo de una semana, una quincena, un mes o cada seis y lo que definitivamente no se necesita en el almacén de materia prima. 2. Organizar el espacio de trabajo de manera eficaz y eficiente para responder a los requerimientos de materia prima. 3. Limpiar toda el área de materia prima. 4. Establecer estándares de clasificación, limpieza y orden para el área de materia prima. 5. Establecer mecanismos de verificación que aseguren el logro de las tres primeras etapas. Entregables finales 1. Área clasificada, ordenada y limpia. 2. Estándares de clasificación, limpieza y orden. 3. Mecanismos de verificación del cumplimiento de las tres primeras etapas. Información histórica El departamento de producción aplicó el programa 5 S en una de sus áreas. Supuestos 1. Los fondos serán otorgados el día 17 de enero de 2015. 2. El proyecto comienza el día 20 de enero de 2015. Restricciones 1. El proyecto debe concluir el 28 de febrero de 2015.

2. El día de la gran limpieza debe ser el 25 de enero de 2016. 3. El presupuesto autorizado es de Lps 40000 para materiales y herramientas de limpieza y clasificación. 4. Los 5 operadores pueden utilizar únicamente una hora diaria para el desarrollo del proyecto. 5. Los estándares deben ser claros para mostrar cómo debería estar de limpio y clasificado el área.

Patrocinador

Gerente del proyecto

3. Plan del proyecto Uno de los puntos es usar el diagrama de Gantt.

4. Declaración del alcance Asegura que tanto el cliente como el patrocinador y el equipo del proyecto confirmen cómo serán los entregables. Usa los criterios SMART.     

S M A R T

Especifico. Medible Acordado Realista Tiempo establecido

Ejemplo: En un chárter aparece como entregable un alcance que hace referencia a la música para inaugurar un edificio: SMART  Música en vivo  Tipo: Jazz y clásica  4 horas, de 9:00 p.m. a 1 a.m.  Descansos de 10 minutos por cada hora  Música en discos compactos durante descansos  Micrófono para maestro de ceremonias

No SMART Música agradable y el contexto de la reunión.

5. Work Breakdown Structure Es un desglose estructurado del trabajo basado en los entregables que se deben culminar. Es el trabajo necesario para completar un proyecto.

Ejemplo: El WBS de la adaptación de un edificio para oficinas es: WBS Adaptación del edificio

1.1 APP

1.2 Prediseño

1.3 Diseño

1.4 Construcción

1.1.1 Inicio

1.2.1 Trámites y permisos

1.3.1 Ingenierías

1.4.1 Albañilería

1.1.2 Planeación

1.2.2 Programa de necesidades

1.3.2 Sistemas

1.4.2 Acabados

1.3.3 Arquitectura

1.4.3 Instalaciones

1.1.3 Ejecución

1.1.4 Control

1.4.4 Mobiliario

1.1.5 Cierre

6 Diagrama organizacional Es una representación gráfica que utilizamos para definir la línea de autoridad, la dependencia organizacional y la toma de decisiones. Ejemplo de diagrama organizacional para el proyecto: “acondicionamiento de un edificio para oficinas”:

Cliente Consejo directivo

Patrocinador Gonzalo Peréz

Gerente de proyectos Mauricio Torres Arquitecto

Obra civil

Acabados

Eléctrico

Mobiliario

Sistemas

Jorge Garcia

Pedro Ferrufino

Donald Martinez

Pedro Castro

Juan Gomez

Carlos Valencia

7 Matriz de roles y funciones Es una herramienta basada en el WBS que integra a los involucrados en el proyecto y asegura la distribución adecuada de roles (quién hace qué) y funciones (quién decide qué).

Se califica de acuerdo a cinco criterios:     

E = Ejecuta P = Participa C = Coordina R = Revisa A = Autoriza

ACABADO

ELÉCTRICO

MOBILIARIO

C/A C/A C/A

OBRA CIVIL

R R R

ARQUITECTO

Ingeniería Sistemas Arquitectura

GERENTE DE PROYECTO

1.3.1 1.3.2 1.3.3

MATRIZ DE ROLES Y FUNCIONES

PATROCINADOR

WBS

CONSEJO DIRECTIVO

Éste es un ejemplo del entregable “Diseño” que aparece en el WBS:

E E P

P P P

8. Matriz de comunicación



Patrocinador Gerente del proyecto

 

Miembro del equipo Miembro del equipo Miembro del equipo Miembro del equipo Miembro del equipo

    



EVALUACIÓN DE PROEEEDORES



CONTROL DE PRESUPUESTO

Cliente

REQUERIMIENTOS DE PAGO

REUNIONES

CONSEJO DIRECTIVO PATROCINADOR GERENTE DEL PROYECTO ARQUITECTO OBRA CIVIL ACABADO ELÉCTRICO MOBILIARIO

ROL EN EL PROYECTO

REPORTE MENSUAL

INVOLUCRADO

ESTATUS SEMANAL

Es una herramienta que se utiliza para mantener informados a los involucrados en el desarrollo del proyecto. Éste es un ejemplo de esta herramienta:

     

9. Calendario de eventos Es una visión gráfica completo de los eventos más importantes a lo largo del calendario del proyecto para facilitar la ejecución. Incluye eventos como reuniones, pagos, trámite de factures, fechas de entregables parciales y finales y entrega de reportes mensuales.

Un ejemplo de un calendario de eventos:

octubre de 2016 lunes

martes

miércoles

jueves

viernes

sábado

domingo

septiembre 26

octubre 1

Reuniones

Inicio del proyecto

Pagos

Entregable

10. Estatus semanal Es un reporte semanal para confirmar prioridades semanalmente, presentando un indicador de tiempo, costo, riesgo, abastecimientos, cambios y avances generales. Un ejemplo sería:

Estatus semanal Período: [10/10/2016] al [16/10/2016] Organización: [Empresa / Organización] Cliente: [Principal cliente interno del proyecto] Gerente del Proyecto: [Nombre del Gerente]

Prioridades 1) Cerrar la albañilería al 100% 2) Resolver los últimos pendientes del diseño 3) Recuperar retraso en instalaciones eléctricas

Plan de acción 1) Terminar levantamiento de muros 2) Especificar materiales para construcción de sanitarios 3) Terminar instalación de cableado

Amenazas 1) El clima puede retrasar la terminación de la etapa de albañilería 2) Tiempo de entrega del cableado

WBS APP Prediseño Diseño Construcción

Inicio 3/10 3/10 3/10 10/10

Final 23/10 9/10 16/10 23/10

Programado 66.67% 100% 100% 66.67%

Real 50% 85% 70% 50%

Diferencia -16.67% -15% -30% -16.67

Fechas claves Terminación del diseño: 17 de octubre Terminación de la construcción: 23 de octubre

Reporte de valor ganado

Lecciones aprendidas Definir materiales a utilizar en cada etapa de la construcción

Reporte de valor ganado

11. Estatus mensual Es un reporte mensual para observar avances, desviaciones, acciones correctivas, áreas de oportunidad, tendencias, control de cambios, reporte de tiempo y de valor ganado, reporte de calidad y de riesgos. Un ejemplo sería:

Estatus mensual Período: [1/10/2016] al [13/10/2016] Organización: [Empresa / Organización] Cliente: [Principal cliente interno del proyecto] Gerente del Proyecto: [Nombre del Gerente]

Logros/Avance 1) Conclusión del diseño 2) Término de la albañilería 3) 72 % en acabados 4) 65 % en instalaciones 5) Equipos eléctricos recibidos

Desviaciones 1) Desorden en recepción para el mobiliario 2) Retraso en instalaciones eléctricas

Acción correctiva Áreas de oportunidad 1) Poner especial atención a los últimos 1) Recuperar la desviación del área detalles para realizar el pedido de eléctrica un 14% material 2) Seguimiento al pedido de sistemas Tendencias/prioridades Control de cambios 1) Confirmar compromiso con proveedor OC a presupuesto: Lps 50000 2) Recuperar y terminar instalaciones Autorizadas: Lps 20000 eléctricas Potenciales: Lps 30000 3) Terminar acabados

4) terminar instalaciones Reporte de tiempo

Reporte de valor ganado

Reporte de calidad 1) Confirmación de calidad en mobiliario

Reporte de riesgos El proyecto entra en etapa de mayor intensidad

11. Programa del proyecto Es una herramienta que desglosa los entregables del WBS en términos de actividades incluyendo la inter-realización de ellas y la duración del proyecto. Se realiza con el diagrama de Gantt y el método de la ruta crítica, para eso utilizaremos Microsoft Office Project.

12. Estimados de costos Es una herramienta que desglosa los costos de cada entregables del WBS en términos de actividades, se realiza con el diagrama de Gantt. COD 1 1,1 2 2,1 2,2 3 3,1 3,2 3,3 4 4,1 4,2 4,3 4,4 4,5 5

WBS APP Administración del proyecto Prediseño Programa de necesidades Tràmites y permisos Diseño Ingeniería Sistemas Arquitectura Construcción Albañilería Acabados instalaciones Mobiiario Sistemas Imprevistos

Unidad Cantidad Precio unitario

Total

Mes

7 L

30.000,00

L 210.000,00 10,1%

Lote Lote

1 L 1 L

30.000,00 25.000,00

L L

30.000,00 25.000,00

1,4% 1,2%

Lote Lote Lote

1 L 1 L 1 L

15.000,00 30.000,00 65.000,00

L L L

15.000,00 30.000,00 65.000,00

0,7% 1,4% 3,1%

m2 m2 Lote Lote Lote

500 500 1 1 1

L L L L L

300,00 1.129,12 304.589,00 474.045,00 20.000,00

GRAN TOTAL

L 150.000,00 7,2% L 564.560,00 27,2% L 304.589,00 14,7% L 474.045,00 22,8% L 20.000,00 1,0% L 188.819,40 9,1% L 2.077.013,40

13. Presupuesto base Es una gráfica del presupuesto acumulado a lo largo del tiempo y sirve como base contra la cual comparar el desempeño del proyecto en tiempo y costo. Un ejemplo de un presupuesto sería:

Tarea

WBS 1 1,1

Total

Enero

Febrero

Marzo

Admi ni s tra ci ón proyecto

210.000,00

2100

29400

4400

25600

31500

Predi s eño

2,1

Progra ma de neces i da des

30.000,00

2,2

Trà mi tes y permi s os

25.000,00

Di s eño

3,1

Ingeni ería

15.000,00

12000

3000

3,2

Si s tema s

30.000,00

18000

12000

3,3

Arqui tectura

65.000,00

35000

30000

Cons trucci ón

Mayo

Junio

Julio

Agosto

27300

29400

31500

27300

250000

64560

12000

189000

82500

21089

2500

5000

2750

31500

25000

4,1

Al ba ñi l ería

150.000,00

4,2

Aca ba dos

564.560,00

4,3

i ns ta l a ci ones

304.589,00

4,4

Mobi i a ri o

474.045,00

4,5

Si s tema s

20.000,00

Imprevi s tos

188.819,40

GRAN TOTAL

2.077.013,40

Abril

APP

95000

55000

150245

323800

2750

7000 188819,4

6.500,00

145.000,00

76.500,00

136.800,00

528.400,00

366.750,00

6.500,00

151.500,00

L 228.000,00

364.800,00

893.200,00

L 1.259.950,00

265.944,00

L 1.525.894,00

Presupuesto base L600.000,00 L500.000,00 L400.000,00 L300.000,00 L200.000,00 L100.000,00 LEnero

Febrero

Marzo

Abril

Mayo

Junio

Julio

Agosto

L 551.119,40

14. Programa de erogaciones Proyecta el importe de los recursos financieros requeridos por el proyecto a través del tiempo. Tarea

WBS 1

Total

Enero

Admi ni s tra ci ón proyecto

Predi s eño

2,1

Progra ma de neces i da des

30.000,00

2,2

Trà mi tes y permi s os

25.000,00

Di s eño

1,1 2

Febrero

Marzo

240.000,00

30000

15000

30000

Junio

Julio

Agosto

5000

30000

250000

64560

189000

82500

21089

30000

25000

3,1

Ingeni ería

15.000,00

5000

Si s tema s

20.000,00

10000

3,3

Arqui tectura

65.000,00

32500

Cons trucci ón

4,1

Al ba ñi l ería

150.000,00

4,2

Aca ba dos

564.560,00

4,3

i ns tal a ci ones

304.589,00

4,4

Mobi i a ri o

20.000,00

4,5

Si s tema s

20.000,00

Imprevi s tos

188.819,40

GRAN TOTAL

L 1.642.968,40

Mayo

3,2

Abril

APP

50000

50000 12000 4000

50000

4000

10000

4000

4000 188819,4

L 45.000,00

L 117.500,00

L 127.500,00

L 101.000,00

L 523.000,00

L 366.500,00

L 129.649,00

L 232.819,40

15. Diagrama causa efecto con listas de verificación Identifica todas las actividades necesarias para lograr satisfacer los requerimientos de calidad establecidos en el chárter y en la declaración de alcance. Diseño

Selección de mobiliario

Apego a criterios de aceptación

Proveedor acreditado Apego al programa de necesidades

Sistema de calidad de proveedor

Calidad de mobiliario Estaciones de trabajo Orden completa y a tiempo

Materiales y equipos completos

Anticipo y contrato a tiempo

Entrega

Instalaciones calificadas con herramientas

Instalación

16. Mapa de riesgos Sirve para identificar y cuantificar riesgos, definiendo qué amenazas debemos controlar y qué oportunidades por aprovechar. Posibles respuestas Evitarlo

Descripción Eliminar la causa

Reducirlo

Controlar riesgo

Asumirlo

Aceptar las consecuencias del riesgo Compartir parcialmente los riesgos con otros

Transferirlo

Obtener mayor información

Desarrollar pruebas y simulacros

Soluciones de diseño Desarrollar diseño totalmente evitando riesgos Evaluar posibles alternativas para compra de materiales Considerar en imprevistos Establecer contratos con los proveedores en forma temporal Confirmar capacidad de respuesta

17. Matriz de administración de riesgos Es una herramienta para desarrollar respuestas y asignar responsables para el manejo de riesgos. Riesgo No capitalizar descuento del 25% en la compra de materiales

Posibles respuestas Plan de acción Plan A: Evitarlo Programar compra efectuando el pedido con tres meses de anticipación

Responsable Gerente del proyecto

Solución de diseño fuera de presupuesto

Entrega tardía de equipos

Plan A: Evitarlo/Reducirlo, informar al diseñador desde el inicio de las restricciones del presupuesto. Plan B: Reducirlo: Informar preventivamente sobre los impactos y obtener autorización. Plan A: Evitar confirmando el pedido con tiempo

Incluir partida de imprevistos en presupuesto

Gerente del proyecto

Implementar un programa de diagrama de causa y efecto para definir calidad desde el inicio

Miembro del equipo ejecutor.

18. Matriz de abastecimientos Sirve para optimizar la adquisición de bienes y servicios externos a la organización a cargo del proyecto. Se debe considerar el número de contratos, el tipo de contrato y la forma de pago. Un ejemplo sería: Esquema de contratación

Mano de obra para APP

Tipo de contrato Forma de pago Importe aproximado Anticipo aproximado Fecha de concurso Fecha de contratación

Interno Interno 210,000 0% 23 de enero 28 de enero

Mano de obra para construcción Precio fijo % Avance 120,000 15% 24 marzo 29 de marzo

19. Sistema de control de cambios Es una herramienta que tiene como objetivo administrar los cambios acontecidos de tal forma que añadan valor agregado y que se logre la autorización de cambios como de sus efectos en el tiempo, costo, calidad y alcance. Un ejemplo sería: SOLICITUD DE CAMBIO No:

Cuenta:

1.4.3 1.4.3.1

Fecha:

15 de junio

Subcuenta:

Solicitó:

Cliente

Estatus:

Autorizada

Concepto: Cambio de especificación de muebles sanitarios. Descripción: Se cambió la especificación de los muebles sanitarios a marca IDS, modelo SS401-623 (Ver cotización anexa. Razón de solicitud:

Solicitud del cliente

Impacto en programa:

n/a

Nueva fecha de terminación: n/a Importe neto:

$ 4926.25

Impacto en planos:

Ninguno

Vo. Bo. Gerente

Autorización del cliente

20. Lecciones aprendidas Permiten al equipo aprender tanto de sus logros como de sus errores para buscar un mejor desempeño en la próxima experiencia. Un ejemplo sería: Criterio de búsqueda Diseño/Arquitectura/Oficinas/Alcance/Costo/Tiempo Situación La solución de diseño que propuso el arquitecto es 50% más cara con relación al presupuesto. Consecuencias No podemos autorizar el diseño y hay que ajustarlo al presupuesto Evaluación Retrasamos la ingeniería y además debemos autorizar un cambio al alcance del arquitecto para realizar los ajustes al diseño. Lección aprendida Establecer inicialmente un modelo de costos con el arquitecto para que éste diseñe en relación al presupuesto.

21. Administración de concursos y contrataciones Tiene como objetivo concursar competitivamente para obtener los mejores precios con el mejor valor agregado y establece un sólido principio para el desarrollo de relaciones a largo plazo. Así se eligen:

Aclaraciones con copias a todos

Definir el paquete del concurso

Preselección de empresas concursantes

Convocar a las empresas concursantes

Las empresas preparan sus propuestas

Dudas

Ajustes al alcance

Apego a presupuesto y programa

Análisis de propuestas

Apertura de propuestas en comité

Recibir las propuestas en sobre cerrado

Recotizaciòn de los finalistas

Selección y negociación de contrato

Contrato firmado, anticipos y fianzas

22. Matriz de evaluación de alternativas Ayuda a seleccionar la mejor alternativa entre una serie de opciones. Evaluación Ponderación 1. Durabilidad 10 2. Costo 9 3. Tiempo de 8 entrega 4. Comodidad de 7 la silla 5. Facilidad para 6 limpieza 6. Mantenimiento 5 7. Garantía 4 8. Espacio para 4 archivos y cajonera TOTAL

Opción 1 3 30 3 27 4 32

Opción 2 4 40 4 36 3 24

4 3 4

20 12 16

4 3 4

20 12 16

176

194

23. Requisiciones de pago Sirven para asegurar el manejo adecuado de los compromisos contractuales evitando sobrepagos, trabajos sin contrato y anticipos sin amortizar. Un ejemplo sería:

Requisición de pago Proyecto: Adaptación de las oficinas

No. de requisición: 1

Ubicación: Nuevo edificio

No. de contrato: CO-03

Contratista: AE, S.A. de C.V

Fecha: 7 de junio

Partida: 1.4.2 Acabados en muros, cielos y pisos

Período del: 10 de mayo

Número de factura: 1578

Al: 30 de mayo

Tipo: Dentro del contrato % Anticipo: 30.00% % ISV: 15% Importe Amortización anticipo Multas Otros Total de deducciones Subtotal - 12.5% de retención Neto a pagar Impuesto sobre ventas Total a pagar

L 210.000,00 30% L 63.000,00 L L -

12,5% 15%

L L L L L L

63.000,00 147.000,00 26.250,00 120.750,00 31.500,00 152.250,00

24. Integración del equipo Esta herramienta consiste en la aplicación de seis principios: 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Confirmar el grado de compromiso de cada miembro del equipo. Establecer las reglas del juego del equipo. Acordar las formas de dar y recibir retroalimentación Establecer guías para el manejo de juntas. Establecer guías para el manejo de juntas Crear un listado de puntos por resolver.

25. Control del programa Esto se realiza en el software que se utiliza. Se necesita conocer la actividad sumatoria, el avance real, un plan, el porcentaje de avance real, la actividad crítica y la actividad normal.

Existen estos programas: 1. Microsoft Project 2. Gantt Project

3. Primavera Project Planner 4. MinuteMan Project Management 5. PS8 Version

26. Control presupuestal Es la herramienta para monitorear el presupuesto del proyecto. Vea: Control presupuestal y Valor ganado Control presupuestal

Presupuesto original

Revisiones autorizadas

Presupuesto actual

Órdenes por Órdenes autorizar por cotizar

Presupuesto proyectado

APP

L 210.000,00

Prediseño

55.000,00

Diseño

L 110.000,00

Construcción

L 1.693.194,00

L 8.426,00

L 1.701.620,00

L 12.000,00

Imprevistos

L 206.819,00

TOTAL

L 2.275.013,00

L 8.426,00

L 2.283.439,00

L 12.000,00

Contratado

Por contratar

APP

L 210.000,00

Prediseño

53.500,00

Diseño

L 110.000,00

Construcción

L 1.204.149,00

Imprevistos Total

1.500,00

L 6.500,00

55.000,00

L 1.720.120,00 L 206.819,00

L 6.500,00

L 2.301.939,00

Órdenes aprobadas L -

Órdenes Costo total potenciales actual L L 210.000,00

Pagado a la fecha L 150.000,00

Costo total proyectado L 210.000,00

L 15.000,00

L 125.000,00

L 110.000,00

L 125.000,00

L 15.000,00

L 497.471,00

L 19.550,00

L 18.500,00

L 1.721.170,00

L 1.217.492,00

L 1.739.670,00

L 19.550,00

L 206.819,00

L 1.784.468,00

L 498.971,00

L 2.317.989,00

L 1.530.992,00

L 34.550,00

L 18.500,00

55.000,00

53.500,00

Ahorro/ Sobrecosto

55.000,00

L 2.336.489,00

L 34.550,00

27. Valor ganado Es la herramienta utilizada para medir integralmente el desempeño del proyecto en cuanto a tiempo y costo. Vea: Control presupuestal y valor ganado.