Herramientas de gestión de proyectos by Eljaer Menjivar

Herramientas de gestión de proyectos Las herramientas de gestión de proyectos se presentan a continuación:

Inicio del proyecto 1. Mapa mental Apoya la definición de los proyectos analizando entregables y tareas, apoya la toma de decisiones, permite una visión global y asigna claramente prioridades. Los mapas mentales analizan las nueve áreas que afectan a un proyecto. Un ejemplo de un mapa mental es el siguiente:

2. Chárter Es un documento que formaliza el inicio del proyecto, asignando al gerente del proyecto. Un ejemplo de la herramienta chárter se presenta a continuación: Proyecto de implementación de 5 S en almacén de materia prima Fecha: 7 de Enero de 2015

Revisión: 1

Justificación/Propósito El almacén de materia prima no provee a tiempo los requerimientos que le hace el departamento de producción, por tal razón, se pretende implementar la metodología de las 5S para mantener el área con una correcta clasificación de los productos, ordenada y limpia. Descripción del producto o servicio 1. Se requiere clasificar lo que se necesita en intervalos de tiempo de una semana, una quincena, un mes o cada seis y lo que definitivamente no se necesita en el almacén de materia prima. 2. Organizar el espacio de trabajo de manera eficaz y eficiente para responder a los requerimientos de materia prima. 3. Limpiar toda el área de materia prima. 4. Establecer estándares de clasificación, limpieza y orden para el área de materia prima. 5. Establecer mecanismos de verificación que aseguren el logro de las tres primeras etapas. Entregables finales 1. Área clasificada, ordenada y limpia. 2. Estándares de clasificación, limpieza y orden. 3. Mecanismos de verificación del cumplimiento de las tres primeras etapas. Información histórica El departamento de producción aplicó el programa 5 S en una de sus áreas. Supuestos 1. Los fondos serán otorgados el día 17 de enero de 2015. 2. El proyecto comienza el día 20 de enero de 2015. Restricciones

1. El proyecto debe concluir el 28 de febrero de 2015. 2. El día de la gran limpieza debe ser el 25 de enero de 2016. 3. El presupuesto autorizado es de Lps 40000 para materiales y herramientas de limpieza y clasificación. 4. Los 5 operadores pueden utilizar únicamente una hora diaria para el desarrollo del proyecto. 5. Los estándares deben ser claros para mostrar cómo debería estar de limpio y clasificado el área.

Patrocinador

Gerente del proyecto

Planeación 3. Plan del proyecto Uno de los puntos es usar el diagrama de Gantt.

Administración del alcance

4. Declaración del alcance Asegura que tanto el cliente como el patrocinador y el equipo del proyecto confirmen cómo serán los entregables. Usa los criterios SMART.     

S M A R T

Especifico. Medible Acordado Realista Tiempo establecido

Ejemplo: En un chárter aparece como entregable un alcance que hace referencia a la música para inaugurar un edificio: SMART  Música en vivo  Tipo: Jazz y clásica  4 horas, de 9:00 p.m. a 1 a.m.  Descansos de 10 minutos por cada hora  Música en discos compactos durante descansos  Micrófono para maestro de ceremonias

No SMART Música agradable y el contexto de la reunión.

5. Work Breakdown Structure Es un desglose estructurado del trabajo basado en los entregables que se deben culminar. Es el trabajo necesario para completar un proyecto. Ejemplo: El WBS de la adaptación de un edificio para oficinas es: WBS Adaptación del edificio

1.1 APP

1.2 Prediseño

1.3 Diseño

1.4 Construcción

1.1.1 Inicio

1.2.1 Trámites y permisos

1.3.1 Ingenierías

1.4.1 Albañilería

1.1.2 Planeación

1.2.2 Programa de necesidades

1.3.2 Sistemas

1.4.2 Acabados

1.3.3 Arquitectura

1.4.3 Instalaciones

1.1.3 Ejecución

1.1.4 Control

1.4.4 Mobiliario

1.1.5 Cierre

Administración de los recursos humanos

6 Diagrama organizacional Es una representación gráfica que utilizamos para definir la línea de autoridad, la dependencia organizacional y la toma de decisiones. Ejemplo de diagrama organizacional para el proyecto: “acondicionamiento de un edificio para oficinas”:

Cliente Consejo directivo

Patrocinador Gonzalo Peréz

Gerente de proyectos Mauricio Torres Arquitecto

Obra civil

Acabados

Eléctrico

Mobiliario

Sistemas

Jorge Garcia

Pedro Ferrufino

Donald Martinez

Pedro Castro

Juan Gomez

Carlos Valencia

7 Matriz de roles y funciones Es una herramienta basada en el WBS que integra a los involucrados en el proyecto y asegura la distribución adecuada de roles (quién hace qué) y funciones (quién decide qué). Se califica de acuerdo a cinco criterios:     

E = Ejecuta P = Participa C = Coordina R = Revisa A = Autoriza

Administración de la comunicación

ACABADO

ELÉCTRICO

MOBILIARIO

C/A C/A C/A

OBRA CIVIL

R R R

ARQUITECTO

Ingeniería Sistemas Arquitectura

GERENTE DE PROYECTO

1.3.1 1.3.2 1.3.3

PATROCINADOR

WBS

MATRIZ DE ROLES Y FUNCIONES

CONSEJO DIRECTIVO

Éste es un ejemplo del entregable “Diseño” que aparece en el WBS:

E E P

P P P

8. Matriz de comunicación



Patrocinador Gerente del proyecto

 

Miembro del equipo Miembro del equipo Miembro del equipo Miembro del equipo Miembro del equipo

    



EVALUACIÓN DE PROEEEDORES



CONTROL DE PRESUPUESTO

Cliente

REQUERIMIENTOS DE PAGO

REUNIONES

CONSEJO DIRECTIVO PATROCINADOR GERENTE DEL PROYECTO ARQUITECTO OBRA CIVIL ACABADO ELÉCTRICO MOBILIARIO

ROL EN EL PROYECTO

REPORTE MENSUAL

INVOLUCRADO

ESTATUS SEMANAL

Es una herramienta que se utiliza para mantener informados a los involucrados en el desarrollo del proyecto. Éste es un ejemplo de esta herramienta:

     

9. Calendario de eventos Es una visión gráfica completo de los eventos más importantes a lo largo del calendario del proyecto para facilitar la ejecución. Incluye eventos como reuniones, pagos, trámite de factures, fechas de entregables parciales y finales y entrega de reportes mensuales. Un ejemplo de un calendario de eventos:

octubre de 2016 lunes

martes

miércoles

jueves

viernes

sábado

domingo

septiembre 26

octubre 1

Reuniones

Inicio del proyecto

Entregable

Pagos

10. Estatus semanal Es un reporte semanal para confirmar prioridades semanalmente, presentando un indicador de tiempo, costo, riesgo, abastecimientos, cambios y avances generales. Un ejemplo sería:

Estatus semanal Período: [10/10/2016] al [16/10/2016] Organización: [Empresa / Organización] Cliente: [Principal cliente interno del proyecto] Gerente del Proyecto: [Nombre del Gerente]

Prioridades 1) Cerrar la albañilería al 100% 2) Resolver los últimos pendientes del diseño 3) Recuperar retraso en instalaciones eléctricas

Plan de acción 1) Terminar levantamiento de muros 2) Especificar materiales para construcción de sanitarios 3) Terminar instalación de cableado

Amenazas 1) El clima puede retrasar la terminación de la etapa de albañilería 2) Tiempo de entrega del cableado WBS

Inicio

Final

Programado

Real

Diferencia

APP Prediseño Diseño Construcción

3/10 3/10 3/10 10/10

23/10 9/10 16/10 23/10

66.67% 100% 100% 66.67%

50% 85% 70% 50%

-16.67% -15% -30% -16.67

Fechas claves Terminación del diseño: 17 de octubre Terminación de la construcción: 23 de octubre

Reporte de valor ganado

Lecciones aprendidas Definir materiales a utilizar en cada etapa de la construcción

Reporte de valor ganado

11. Estatus mensual Es un reporte mensual para observar avances, desviaciones, acciones correctivas, áreas de oportunidad, tendencias, control de cambios, reporte de tiempo y de valor ganado, reporte de calidad y de riesgos. Un ejemplo sería:

Estatus mensual Período: [1/10/2016] al [13/10/2016] Organización: [Empresa / Organización] Cliente: [Principal cliente interno del proyecto] Gerente del Proyecto: [Nombre del Gerente]

Logros/Avance 1) Conclusión del diseño 2) Término de la albañilería 3) 72 % en acabados 4) 65 % en instalaciones 5) Equipos eléctricos recibidos

Desviaciones 1) Desorden en recepción para el mobiliario 2) Retraso en instalaciones eléctricas

Acción correctiva Áreas de oportunidad 1) Poner especial atención a los últimos 1) Recuperar la desviación del área detalles para realizar el pedido de eléctrica un 14% material 2) Seguimiento al pedido de sistemas Tendencias/prioridades Control de cambios 1) Confirmar compromiso con proveedor OC a presupuesto: Lps 50000 2) Recuperar y terminar instalaciones Autorizadas: Lps 20000 eléctricas Potenciales: Lps 30000 3) Terminar acabados 4) terminar instalaciones

Reporte de tiempo

Reporte de valor ganado

Reporte de calidad 1) Confirmación de calidad en mobiliario

Reporte de riesgos El proyecto entra en etapa de mayor intensidad

11. Programa del proyecto Es una herramienta que desglosa los entregables del WBS en términos de actividades incluyendo la inter-realización de ellas y la duración del proyecto. Se realiza con el diagrama de Gantt y el método de la ruta crítica, para eso utilizaremos Microsoft Office Project.