Código de conducta

CÓDIGO DE CONDUCTA Y

PRÁCTICAS RESPONSABLES

CARTA DE DIRECTOR

El presente Código de Conducta se basa en la misión y valores del Grupo elkar y establece los principios y normas por los que se rige nuestra actividad. Es una guía de comportamiento que define la actuación de nuestros/as empleados/as y profesionales en el marco de la actividad empresarial, tanto en las obligaciones laborales como en las relaciones con las personas que trabajamos.

Este Código de Conducta es una muestra del compromiso del Grupo elkar de actuar conforme a unos altos estándares éticos que garanticen el absoluto respeto a la legalidad vigente, promoviendo, además, la Responsabilidad Social del Grupo.

Todos tenemos el deber de proteger y promover la marca y el legado que el Grupo elkar ha construido a lo largo de décadas. Esto significa tomar las decisiones correctas. Por ello es de vital importancia que cada uno/a de nosotros/as se asegure de que somos una empresa que se adhiere al Código de Conducta y Ética del Grupo elkar. El Código se aplica a todos y cada uno/a de los/as empleados/ as del Grupo elkar, independientemente del cargo o posición que ocupen, para asegurar que mantenemos los más altos estándares de prácticas éticas.

Tómese su tiempo para estudiar y conocer, entender y seguir el Código de manera que usted sea fiel a los principios y valores de elkar. Si sabe o sospecha que se ha infringido alguna de las políticas que contiene el código, debe informar inmediatamente del quebrantamiento o la sospecha de la misma. Hemos puesto a su disposición un Canal Ético para informar de la actividad que cree que puede haber vulnerado el Código.

En el grupo elkar la prioridad son las personas y nos gustaría darles las gracias por todos sus esfuerzos en tratar de mantener nuestra posición como empresa comprometida con los más altos estándares éticos.

Continuemos haciendo más para cumplir con nuestro objetivo de crear oportunidades significativas para acelerar el éxito profesional de las personas, mejorar la competitividad de las organizaciones y construir sociedades más sostenibles.

DIRECTOR GERENTE

Mikel Esnal Zalakain

DEFINICIÓN Y OBJETIVO

El “Código de Conducta y Prácticas Responsables del Grupo elkar” (en adelante el Código) es la actualización y la refundición, en un sólo documento, del compromiso del Grupo elkar de actuar conforme a unos altos estándares éticos que garanticen el absoluto respeto a la legalidad vigente, promoviendo, además, la Responsabilidad Social Corporativa.

El Código establece los criterios de actuación que deben ser observados por el Grupo elkar (en adelante “elkar”, “la compañía” o “empresa”) en el desempeño de sus responsabilidades profesionales.

A tal efecto, se definen los principios y valores que deben regir las relaciones de elkar con sus grupos de interés (empleados/as, clientes, creadores de cultura, proveedores y aquellas sociedades en las que desarrolla su modelo de negocio). El objetivo del presente Código es procurar un comportamiento profesional, ético y responsable de elkar y de todos sus empleados/as, en el desarrollo de sus actividades en cualquier centro de trabajo.

Para ello, el Código:

• Facilita el conocimiento y la aplicación de la cultura empresarial de elkar, firmemente asentada en el cumplimiento de los derechos humanos y sociales y en la efectiva integración en la compañía de todo el colectivo a empleados, con respeto de su diversidad.

• Establece el principio de debida diligencia para la prevención, detección y erradicación de conductas irregulares, cualquiera que sea su naturaleza, comprendiendo, entre otros, el análisis de los riesgos, la definición de responsabilidades, la formación de los/ las empleados/as y, en su caso, de terceros relacionados directamente con la compañía, y la formalización de procedimientos, en especial, para la notificación e inmediata eliminación de conductas irregulares.

• Tiene en cuenta el principio de responsabilidad penal de las personas jurídicas, recogido en el ordenamiento jurídico y previene y proscribe la existencia de comportamientos que puedan determinar la responsabilidad de la compañía entre sus representantes legales, administradores, empleados o por cualquier otra persona que esté sometida a la autoridad del personal de la compañía.

ÁMBITO DE ACTUACIÓN

El Código se aplica a todas las sociedades que integran el Grupo elkar y vincula a todo su personal, independientemente de la posición y función que desempeñe.

La aplicación del Código, total o parcial, podrá hacerse extensiva a cualquier persona física y/o jurídica relacionada con elkar, cuando así convenga para el cumplimiento de su finalidad y sea posible por la naturaleza de la relación.

El Código será notificado a todos los/as responsables y a cualquier persona que la represente a través de los canales de comunicación pertinentes, cuando así lo requiera la naturaleza de su relación, quienes deberán asumir por escrito el compromiso de su cumplimiento. Asimismo, la obligación de su cumplimiento será recogida expresamente en los contratos de trabajo de los/as empleado/as, a quienes les será entregada copia con ocasión de su incorporación a la compañía.

NUESTROS PRINCIPIOS

El Código de Conducta se define como un compromiso ético que incluye principios y estándares básicos para el desarrollo adecuado de las relaciones entre elkar y sus principales grupos de interés allí donde desarrolle sus actividades de negocio.

El Código se basa en los siguientes principios:

• Todas las personas, físicas y jurídicas, que mantengan de forma directa o indirecta cualquier relación laboral, económica, social y/o empresarial con elkar, recibirán un trato justo y digno.

• El comportamiento de los/as empleados/as de elkar se ajustará al espíritu y a la letra de este Código de Conducta y Prácticas Responsables.

• Todas las operaciones de elkar se desarrollarán bajo un prisma ético y responsable.

• El cumplimiento de la legislación vigente.

• Todas las actividades de elkar se realizarán de la manera respetuosa con el medioambiente, favoreciendo la conservación de la biodiversidad y la gestión sostenible de los recursos naturales.

NUESTRO COMPROMISO CON LAS PERSONAS

La gestión de personas tiene como desafío y propósito lograr el desarrollo de cada persona que compone nuestro equipo como principales protagonistas, a través del diseño de planes y estrategias corporativas, transversales, sencillas, claras y flexibles, en favor de la motivación, confianza y compromiso de nuestros profesionales. Es por ello, que el Grupo elkar cuenta con unas políticas de gestión de personas, que tiene como objetivo concretar los principios básicos de actuación de los profesionales del departamento de personas, entre los que se encuentras los siguientes puntos:

SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

Una de las prioridades de la empresa es el compromiso con la prevención de riesgos laborales y la seguridad en el trabajo. Tratamos de evitar todo tipo de accidentes y enfermedades mediante una política de seguridad y salud laboral basada en el cumplimiento estricto de regulaciones, la formación continua y la gestión preventiva de riesgos laborales.

ENTORNO RESPETUOSO DE TRABAJO Y SIN ACOSO

El Grupo elkar rechaza cualquier manifestación de acoso, abuso de autoridad, así como cualquier otra conducta que pueda generar un entorno de trabajo intimidatorio, ofensivo u hostil, favoreciendo un entorno de trabajo agradable y seguro.

En este contexto, en consonancia con su compromiso de establecer políticas de prevención y supresión de todas las formas de acoso en el ámbito de su organización, el Grupo elkar cuenta con un Protocolo de actuación para la Prevención del Acoso Sexual y por Razón de Sexo.

PROTECCIÓN DE DATOS

El Grupo elkar respeta la privacidad personal de sus trabajadores/as y terceros. Se compromete a respetar la legislación vigente y las políticas y normas internas en materia de protección de datos.

IGUALDAD Y NO EXCLUSIÓN

El Grupo elkar, sancionará las prácticas abusivas o discriminatorias en función de la edad, origen, color, estado civil, diversidad funcional, nacionalidad, raza, ideología política, sexo, orientación sexual, identidad de género o cualquier otro factor establecido por la Ley.

Por ello, todo el personal recibirá un trato respetuoso y tener la misma posibilidad de ser partícipe del grupo elkar, en función de sus capacidades, y competencias individuales.

Una muestra de su sensibilizad sobre la igualdad es que el Grupo elkar tiene implantado un Plan de Igualdad, en el cual, se han establecido medidas para desarrollar el recorrido a seguir hacia la igualdad entre mujeres y hombres dentro del grupo.

NUESTRO COMPROMISO CON EL GRUPO ELKAR

PROTECCIÓN DE ACTIVOS DE ELKAR

Los/as empleados/as nunca deberán verse envueltos en una acción fraudulenta u otra conducta deshonesta que involucre los bienes o activos o los registros financieros y la contabilidad del grupo o de un tercero. Se consideran activos de la Empresa aquellos tangibles, como las construcciones y edificios, maquinaria, instalaciones, utillaje, sistemas para la información, vehículos, existencias, etc. como los intangibles, nombre comercial, marca, propiedad intelectual o propiedad industrial. En consecuencia, queda prohibido el uso de los mismos con negligencia grave y/o bajo los efectos del alcohol o de las drogas, y en todo caso, con cualquier acción u omisión que denigre el buen nombre de elkar y dañe su reputación. Esto no solo puede dar lugar a la aplicación de sanciones disciplinarias sino también resultar en la formulación de cargos penales.

COMUNICACIÓN INTERNA Y EXTERNA

Compartimos los principios de comportamiento ético y compromiso social con nuestros proveedores, subcontratistas, agentes y consultores.

El Grupo elkar realizará una política de comunicación transparente con empleados/as, partner, colaboradores/as etc. En ningún caso se difundirá información delicada perjudicial para el Grupo.

INFORMACION CONFIDENCIAL

elkar cuenta con información confidencial perteneciente a clientes, proveedores, terceros, etc. elkar y todos sus empleados/as asumen la responsabilidad de dar un uso responsable, legítimo, seguro y confidencial a la información de la Empresa a la que tienen acceso donde actuarán con integridad y, siempre y protegiendo toda la información.

Todos y cada uno de los/as empleados/as, proveedores, colaboradores/as y cualquier persona relacionada con la empresa aún y en el caso de que dejen de trabajar para elkar, deberán mantener este compromiso al que se encuentran sujetos por contrato, por ética profesional y por las leyes vigentes.

elkar respeta el hecho de que los terceros tengan un interés similar en proteger su información confidencial. En caso de que terceros, tales como socios de una alianza comercial, proveedores o clientes, compartan información confidencial con elkar, dicha información recibirá el mismo cuidado que recibe la información confidencial de elkar. En este mismo sentido, los/as empleados/as protegerán la información confidencial que hayan obtenido durante sus empleos anteriores.

SOBORNO Y CORRUPCIÓN

El Grupo elkar no tolera ninguna forma de soborno, fraude o corrupción y se compromete a cumplir todas las leyes y normas en esta materia en todos los lugares donde desarrolla su actividad empresarial.

El Grupo ha desarrollado un Protocolo Anti-Soborno que deberá ser leído, entendido y cumplido por todos los/as empleados/as y toda persona que realice actividades en nombre de elkar, en particular aquellos que se dedican a las actividades de comercialización, ventas y compras.

En dicho Protocolo consta claramente la prohibición de los pagos no contractuales a cualquier distribuidor, asesor, consultor, proveedor, colaborador mercantil y otros grupos de interés. Las relaciones contractuales han de basarse exclusivamente en el pago de los productos y servicios contratados, y no en ningún otro aspecto que pudiera interpretarse como un soborno.

elkar prohíbe rotundamente la aceptación de regalos, servicios, descuentos, viajes, obsequios, entretenimiento y cualquier otro beneficio que pudiese influir en las decisiones empresariales, en las públicas, o que constituyan una conducta que induzca a comportamientos impropios de una entidad empresarial o pública y de sus agentes y autoridades.

Únicamente queda autorizada la entrega de productos promocionales; siempre y cuando su valor sea simbólico. En el caso de que cualquier persona observe cualquier conducta sospechosa de soborno o corrupción, debe denunciarlo a través del Canal Ético.

CONFLICTO DE INTERESES

Todo el equipo de personas que forma el Grupo elkar trabaja por y para el Grupo. Por lo que, todas las decisiones que se toman en relación al negocio se realizarán priorizando el interés común, que es la Empresa.

Los/as Directivos/as, empleados/as y trabajadores/as evitarán las situaciones donde puedan existir o crear conflictos de interés.

Todo miembro o colaborador/a del grupo elkar se compromete a comunicar a la Dirección cualquier interés financiero, familiar o de otra índole que pueda entrar en conflicto de interés con el grupo, de manera que no surjan conflictos.

PRODUCTIVIDAD

El Grupo elkar busca la excelencia productiva, por lo que es necesario dar un uso responsable, eficiente y sostenible a los activos productivos y a los recursos. La política de la Empresa procurará aunar austeridad y sencillez.

CALIDAD

Se procurará la selección de proveedores y colaboradores mercantiles que compartan nuestra inquietud por la calidad, partidarios de la mejora continua, de la innovación y el desarrollo, de la formación, del trabajo en equipo y del crecimiento responsable.

NUESTRO COMPROMISO CON LOS GRUPOS DE INTERÉS

ELKAR FUNDAZIOA

El Grupo elkar, pertenece a la Fundación elkar (https://elkarfundazioa.eus/). La fundación elkar persigue y fomenta la divulgación de la cultura en nuestra sociedad, mediante el desarrollo de la industria Cultural y de la Creación, de calidad, diversa y profesional, a la vez que arraiga con el entorno y su especificad cultural. Vela por el buen gobierno corporativo del Grupo elkar, de forma que este sea diligente, eficiente, equitativo responsable, además de económicamente sostenible y socialmente rentable. El Grupo elkar debe respetar los principios de lealtad y transparencia hacia la Fundación.

La Fundación tomará decisiones en base a una contabilidad clara y veraz, utilizando los recursos disponibles de forma prudente y rentable.

El Grupo elkar y la Fundación a la que pertenece, comparten unívocamente su compromiso con los valores, principios y conductas éticas fijados en el presente Código.

El Grupo, a la hora de seleccionar a los “socios para negocios”, elegirá a aquellos que se ajusten a sus valores y compromisos en relación con el cumplimiento de las normas, y de la conducta ética y legal, y en todo caso mantendrá hacia ellos, un trato de justicia, corrección y reciprocidad.

CREADORES DE CULTURA

El Grupo elkar tratará con justicia e integridad a todos los creadores culturales, respetando la confidencialidad de la información suministrada. El Grupo garantizará el acceso legal a la información y le dará un uso adecuado.

El Grupo elkar espera que los creadores culturales se adhieran plenamente a los valores, principios y comportamientos éticos establecidos en este Código de Conducta y, sobre todo, al apartado contra el soborno y la corrupción.

NUESTROS CLIENTES

La satisfacción de nuestros clientes es una prioridad para el Grupo elkar, por lo que dirigimos nuestros esfuerzos a ofrecerles productos y servicios de alto nivel.

El Grupo elkar, tratará a todos sus clientes con justicia e integridad, respetando la confidencialidad de la información suministrada. La empresa garantizará el acceso legal a la información y le dará un uso adecuado.

El Grupo elkar, espera que sus clientes se adhieran plenamente a los valores, principios y comportamientos éticos establecidos en este Código de Conducta y, sobre todo, a la sección de lucha contra el soborno y la corrupción.

PROVEEDORES, SUBCONTRATISTAS Y PARTNERS

El Grupo elkar, elegirá a aquellos proveedores, subcontratistas y partners cuyos valores y compromiso con el cumplimiento normativo y con una conducta ética y legal, se asemejen a los suyos propios.

El Grupo elkar, desea que sus proveedores y subcontratistas se adhieran por completo a los valores, principios y comportamientos éticos establecidos en este Código.

La Empresa no mantendrá relaciones comerciales con aquellos proveedores o subcontratistas que incurran en prácticas ilegales, como el blanqueo de capitales o el incumplimiento de obligaciones fiscales o medioambientales.

NUESTRO COMPROMISO CON LA SOCIEDAD Y EL MENDIO AMBIENTE

La Responsabilidad Social Corporativa de elkar, entendida como su compromiso social y medioambiental en el desarrollo de sus actividades y en beneficio de todos sus grupos de interés, forma parte inseparable de su modelo de negocio.

elkar se compromete a minimizar el impacto medioambiental a lo largo de todo el ciclo de vida de sus productos hasta su disposición final, desarrollando, en cada etapa del proceso de diseño, distribución, venta y fin de uso, medidas de reducción y compensación de dicho impacto. Los/as empleados/as de elkar desarrollarán su actividad promoviendo la sostenibilidad social y medioambiental de La Empresa, como vía para la creación responsable de valor para todos sus grupos de interés.

CUMPLIMIENTO DEL CÓDIGO Y COMITÉ

A fin de garantizar el cumplimiento del presente Código, existe un Comité de Cumplimiento Normativo (en adelante, “Comité”).

El Comité podrá actuar por propia iniciativa o a instancia de cualquier empleado/a de elkar, proveedor o de un tercero con relación directa e interés comercial o profesional legítimo, mediante denuncia realizada de buena fe.

Con el fin de poseer un instrumento normativo regulador y fijar la enumeración de las principales normas de actuación y funcionamiento del Comité, se ha creado un documento con los Estatutos del mismo, que estará a disposición para realizar cualquier consulta.

A tal fin, las comunicaciones realizadas al amparo del presente Código, ya contengan denuncias de incumplimiento o consultas relativas a su interpretación o aplicación, podrán hacerse llegar a la sociedad a través de:

• Correo ordinario a la dirección:

Haizpea Poligonoa 1, 20150 Aduna, a la atención del Comité de Cumplimiento Normativo.

En este contexto, se enmarca un Régimen Disciplinario, como medio a través del cual se sancionan las conductas que supongan infracciones reguladas en las disposiciones legales aplicables, en los convenios que se aplican en elkar, así como los incumplimientos del Código y de los procedimientos y normativas internas implantadas por elkar para la prevención y detección de delitos.

El Comité de Cumplimiento Normativa dispondrá de los medios necesarios para garantizar la aplicación del presente Código. Las decisiones del Comité de Cumplimiento Normativa tendrán carácter vinculante para elkar y para el empleado.

RECURSOS Y CONTACTOS ADICIONALES

EN EL CÓDIGO DE CONDUCTA SE HACE REFERENCIA A DIVERSAS POLÍTICAS, PROTOCOLOS Y PLANES, QUE DETALLAMOS A CONTINUACIÓN:

• Plan de Igualdad de elkar

• Protocolo de actuación en Prevención del Acoso Sexual y por Razón de Sexo

• Plan de Prevención de Riesgos Laborales

• Criterios lingüísticos

• Manual de Prevención de blanqueo de capitales y financiación del terrorismo

• Política de soborno y anticorrupción

• Política de regalos y hospitalidades

• Política de Protección de datos

• Política de gestión de personas del Grupo elkar

• Estatutos del Comité de Cumplimiento Normativo del Grupo elkar

• Canal ético: procedimiento de denuncias

• Régimen disciplinario