Manual Semestre empresarial
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CONTENIDO Introducciรณn ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 3 Planteamiento -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 3 Contexto ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 4
Descripciรณn de las fases/entregas ------------------------------------------------------------------------------------------- 5 Entrega final de proyecto ----------------------------------------------------------------------------------------------------- 10
Presentaciรณn (exposiciรณn) de Semestre empresarial------------------------------------------------------------------ 13 Evaluaciรณn ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ 15
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Introducción Durante tu Semestre empresarial trabajarás en la construcción de una propuesta de forma paralela al desarrollo del proyecto que se te asigne en tu estancia empresarial. No debes perder de vista que, a través de ella (propuesta), tu líder en la empresa tendrá la oportunidad de considerar la aplicación de los conceptos de Organizaciones positivas, así como los de Prospectiva e innovación estratégica en su empresa. Las entregas de cada una de las fases de la propuesta, así como las entregas parciales del proyecto que te fue asignado en la empresa, se harán de acuerdo a las fechas que se presentan en el siguiente timeline, y deberás subir tus entregas en los 3 espacios correspondientes (Optativa práctica, Organización positiva y Prospectiva e innovación estratégica):
Nota: la entrega de cada fase la deberás subir a Blackboard en el espacio de entregables correspondiente a cada curso, que integra el Semestre empresarial (Organizaciones positivas, Prospectiva e innovación estratégica y Optativa práctica).
Planteamiento ¿Cómo pueden las empresas actuales incluir en sus procesos los elementos de Organizaciones positivas y generar ideas relacionadas con Prospectiva e innovación estratégica para asegurar su competitividad?
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Contexto La dura competencia por apoderarse de un segmento del mercado, la aparición de nuevos productos y servicios que buscan colocarse en la preferencia de los consumidores, la firma de acuerdos comerciales entre los países de distintos continentes, así como la utilización de tecnología para producir productos u ofrecer servicios a la medida del cliente, demandan la flexibilidad de las empresas para adaptar sus procesos productivos, y establecer las estrategias para detectar y atraer nuevos clientes. En este contexto, las empresas no siempre tienen incorporada en su visión una estrategia que permita plantear escenarios futuros en los que proyecten la forma en la cual responderían a la realidad de un entorno caracterizado por los constantes cambios tecnológicos, que lo vuelven cada vez más complejo. Por otro lado, algunas de ellas no contemplan mejorar el ambiente laboral o incorporar elementos de Organizaciones positivas, a pesar de que existen datos que demuestran que este enfoque permite obtener resultados excelentes. De acuerdo a Seligman (2002), “los empleados con alta disposición positiva hacen un mejor trabajo, establecen metas más desafiantes, y persisten más en lograrlo”; de igual modo el autor señala que un colaborador comprometido tiene un incremento del 6% en sus horas trabajadas. Por su parte, Diener y Biswas-Diener (2008) establecen que las personas que están más felices en su trabajo tienen carreras más exitosas, son más creativas y aportan más ideas a la organización, son menos propensas a renunciar, tienen mejores relaciones con el jefe, sienten que son más valoradas por sus colegas, manejan mejor el estrés y los conflictos, y están más satisfechas con sus vidas. A pesar de la relevancia de los temas anteriores, no todas las empresas los toman en cuenta, desaprovechan así la oportunidad de acelerar su posicionamiento en el mercado, y asegurar la permanencia en el mismo a largo plazo. Tomando en cuenta lo anterior se identifican algunos retos para las empresas:
Organizaciones positivas
Aplicación de los conceptos de Organizaciones positivas como un factor que permite elevar los niveles productivos. Mejorar las condiciones de trabajo de los colaboradores a través de la incorporación de elementos de Organizaciones positivas.
Prospectiva e innovación estratégica
Incorporación de los conceptos de prospectiva e innovación en la dinámica de la empresa. Utilización de la Prospectiva e innovación estratégica en la detección de oportunidades de negocio. 4
¿Cómo podrías aprovechar tu Semestre empresarial (estancia en la empresa) para ligar los conceptos que revisarás en el curso Organizaciones positivas y en el de Prospectiva e innovación estratégica para desarrollar una propuesta de mejora para la organización que integre una de las áreas temáticas presentadas para cada curso?
Áreas temáticas para la propuesta (enfoque en Organizaciones p ositivas):
Autonomía, demandas laborales retadoras, claridad en las tareas, horarios, retroalimentación del trabajo realizado.
Áreas temáticas para la propuesta (enfoque en P rospectiva e innovación estratégica):
Tecnología (desarrollo), dinámica demográfica, globalización.
Algunos ejemplos podrían ser los siguientes: Mejora de un proceso de producción de la empresa a través del uso de tecnologías emergentes. Rediseño de un producto o servicio que ofrece la empresa al mercado. Diseño de un nuevo producto que responda a las necesidades actuales no consideradas por la empresa. Planteamiento de escenarios futuros que permitan apoyar la toma de decisiones de los niveles directivos de la empresa. Detección de áreas de oportunidad para proyectos futuros de la empresa.
Recursos y fuentes de información para la elaboración de la propuesta :
Temas, material y recursos incluidos en el curso Prospectiva e innovación estratégica. Temas, material y recursos incluidos en el curso Organizaciones positivas. Documentos y material que la empresa pueda proporcionar. Personal de la empresa. Observación del alumno dentro de la empresa. Entrevistas o encuestas aplicadas por el alumno al personal de la empresa.
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Descripción de las fases Fase 1. Descripción del contexto organizacional Esta fase es muy importante para la elaboración de tu propuesta, ya permite que concentres información descriptiva de lo que has observado y vivido dentro de la empresa desde que iniciaste tu trabajo en la misma. Elabora un documento en formato Word que contenga los siguientes apartados: Descripción de mi proyecto y de la dinámica de operación de la empresa:
Características del proyecto. Tareas específicas que estás desarrollando, ¿tienes claro lo que vas a desarrollar? ¿De quién dependes (organigrama)? ¿Quién te supervisa? ¿Son exigentes en el cumplimiento de horarios? ¿El trabajo que realizas es rutinario o hay variedad en la tarea? ¿Qué observas en tu área de trabajo? ¿Lo que estás haciendo representa un reto? ¿Cómo se relacionan las personas en tu área de trabajo (relaciones interpersonales, jefecolaborador, colaborador-colaborador, etc.)? Trabajo en equipo ¿La empresa utiliza tecnología en sus procesos? ¿Qué tipo? ¿Tienen algún programa de cuidado al medio ambiente? ¿En qué rango de edad se encuentran los trabajadores de esta empresa? ¿La ubicación de la empresa es accesible para los trabajadores?
Adicionalmente entrega la actividad 1 de Prospectiva e innovación estratégica en el espacio del curso correspondiente.
Entrega parcial 1 (estancia empresarial/Optativa práctica) Define tu proyecto con la empresa y tu líder empresarial, y entrega los siguientes documentos (escaneados): 1. 2. 3. 4. 5. 6.
Carta de compromiso de participación (formato 1). Compromisos de la empresa (formato 2). Propuesta de semestre (formato 3). Plan de trabajo (formato 4). Copia del seguro de accidentes contratado. Entrega el video con tu reflexión sobre esta etapa. 6
Fase 2. Selección de variables para la elaboración de la propuesta Recursos: módulo 1 de Organizaciones positivas y tema 4 de Prospectiva e innovación. Definición de qué funciona en el área en donde estás realizando tu estancia empresarial y qué se podría mejorar:
Incluye en la definición elementos de Prospectiva e innovación y de Organizaciones positivas. Recopilación de datos: o Posibles métodos a utilizar (observación, encuesta, entrevista). o Selecciona las variables con la que trabajarás en tu propuesta de mejora (por lo menos una del área de Prospectiva, y máximo 3 del área de Organizaciones positivas). o Justifica tu selección.
Prospectiva e innovación (Tema 4. Consideración sobre el futuro) Tecnología Desarrollo Dinámica demográfica Globalización
Organizaciones positivas
Autonomía Demandas laborales retadoras Claridad en tareas Horarios Retroalimentación del trabajo realizado Trabajo en equipo Contacto social Confianza Supervisión adecuada Variedad de tarea Reto
* Adicionalmente entrega la actividad 2 (video reflexión) y actividad 3 de Prospectiva e innovación estratégica en los espacios del curso correspondiente.
Entrega parcial 2 de proyecto (estancia empresarial /Optativa práctica) Antecedentes generales: Datos. Nombre y filosofía de la empresa. Localización. Productos/ servicios principales. 7
Estructura organizacional general y del área en donde se realizará el semestre empresarial. Objetivo del Semestre empresarial. El resultado final esperado, expresado de manera clara, específica, alcanzable y medible (indicadores). Personas involucradas en el objetivo, ya sea que participen directa o indirectamente. Colocar a todos los grupos de interés.
Descripción del trabajo a realizar: Objetivos específicos. Describir en forma más detallada los resultados que se esperan con la realización de cada etapa o grupo de actividades relevantes del plan de trabajo. Usando la metodología SMART. Justificación. Se basa en la pregunta: ¿para qué se va a realizar? El plan de trabajo. Se agrega el formato establecido al inicio que incluye actividades a realizar, compromisos esperados por avance, compromisos finales, y fechas establecidas para cada uno. Actividades realizadas: Describir el avance real en cada una de las actividades comprometidas para fecha de entrega de este parcial. Integrar evidencias necesarias, como tablas, fotografías o gráficas (sin faltar a las políticas de confidencialidad de la empresa). Expresar los retos que se han presentado hasta ese momento, y cómo se han superado, así como las amenazas que se visualizan a futuro. Conclusiones del aprendizaje. Bibliografía.
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Fase 3. Elaboración de la propuesta
Define el objetivo de la propuesta de mejora considerando las variables que se seleccionaron con anterioridad. Fundamenta cada una de las variables del objetivo. Elaboración de la propuesta: 1. Descripción general. 2. Fundamentos conceptuales. 3. Análisis de factibilidad e impactos. 4. Plan de trabajo que incluya cronograma.
Entrega parcial 3 de proyecto (estancia empresarial / Optativa práctica) Descripción del trabajo a realizar
Describir el avance real y detallado en cada una de las actividades comprometidas para la fecha de entrega de este parcial. Evidencias necesarias, como tablas, fotografías o gráficas (sin faltar a las políticas de confidencialidad de la empresa). Expresar los retos que se han presentado hasta ese momento y cómo se han superado, así como las amenazas que se visualizan a futuro. Ajustes al plan de trabajo con base en el porcentaje de avance a la fecha (en caso de que sea necesario), estableciendo los compromisos para la entrega final en cada una de las actividades. Conclusiones del aprendizaje. Bibliografía.
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Fase 4. Conclusiones de la propuesta
Que se desprendan de los planteamientos generales de las variables de Organizaciones positivas y de Prospectiva e innovación. Que presenten una visión integrada de la propuesta con la realidad de la empresa. Resultados esperados al momento de la implementación. Reflexión personal de tu aprendizaje.
Entrega parcial 4 de proyecto ( estancia empresarial/Optativa práctica) Es el avance de la entrega final (ver la siguiente página con contenido de la entrega final).
Entrega final de proyecto Contenido:
I.
Propuesta de Organizaciones positivas y Prospectiva e innovación. Estrategia para la competitividad de las empresas: Fase 1. Descripción del contexto organizacional. Fase 2. Selección de variables para la elaboración de la propuesta. Fase 3. Elaboración de la propuesta. Fase 4. Conclusiones de la propuesta.
Estancia empresarial / Optativa práctica: I. Documento escrito. II. Presentación final. III. Video testimonial del alumno. IV. Evaluación del cliente (empresa). V. Autoevaluación del alumno.
Documento escrito.
El objetivo es documentar el trabajo que desempeñó el estudiante en la empresa. Debe integrar las entregas parciales. El reporte completo debe contener un resumen ejecutivo y un reporte exhaustivo; no debe ser mayor de 10-15 hojas, justificando el texto y utilizando una apropiada sección de encabezados y número de páginas. No hay límite en la longitud de los anexos; cualquier referencia que se mencione debe incluirse en los anexos, así como la bibliografía utilizada.
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El contenido del reporte es el siguiente, pero con libertad de desarrollar diferentes secciones de encabezados si la empresa lo requiere:
Resumen ejecutivo: es un resumen de una a dos páginas y se deben establecer los objetivos, una breve justificación del trabajo realizado, los resultados y sus beneficios, así como las recomendaciones finales, de manera que cualquier ejecutivo de alto nivel, que no tenga tiempo de leer el reporte, conozca lo que se realizó. Ser breve y no incluir datos innecesarios. Índice: puntos principales del documento.
Agradecimientos: es un escrito breve en el que el estudiante agradece a la empresa por brindarle la oportunidad de desarrollar las competencias de manera práctica y, de manera general, debe agradecer a las personas que colaboraron proporcionando información u orientación para lograr buenos resultados en el trabajo.
Antecedentes generales: •
• • •
Descripción del trabajo a realizar: •
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Objetivos específicos: describen en forma más detallada los resultados que se esperan con la realización de cada etapa o grupo de actividades relevantes del plan de trabajo. Cuidando la metodología SMART. Justificación: se basa en la pregunta ¿para qué se va a realizar?
Plan de trabajo: •
Datos: nombre y filosofía de la empresa, localización, productos/ servicios principales, estructura organizacional general y del área en donde se realizará el semestre empresarial. Objetivo del Semestre empresarial: el resultado final esperado, expresado de manera clara, específica, alcanzable y medible. Personas involucradas en el objetivo: ya sea que participen directa o indirectamente. Colocar a todos los grupos de interés.
Se incluye el formato completo establecido al inicio, que incluye el plan de trabajo con las actividades a realizar, compromisos esperados por avance, compromisos finales y fechas establecidas para cada uno.
Resultados: Describir el resultado real en cada uno de los objetivos específicos, brindando las evidencias necesarias, como tablas, fotografías o gráficas (sin faltar a las políticas de confidencialidad de la empresa). Expresar los principales retos a los que se enfrentaron y cómo se superaron.
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II.
Análisis del impacto de los resultados en la empresa, mediante la explicación clara de los beneficios obtenidos en el corto, mediano y largo plazo, según aplique. Recomendaciones generales: resumir todas aquellas áreas de mejora que se hayan identificado durante el desarrollo del semestre empresarial y que no necesariamente atañen a los objetivos planteados, o bien acciones posteriores que deben llevarse a cabo para el seguimiento de lo realizado. Póster (ver detalles en formato correspondiente). Conclusiones finales del aprendizaje: en esta sección, el estudiante comparte sus reflexiones durante la experiencia empresarial, así como las competencias que desarrolló en el semestre. No debe ser mayor de una hoja a doble espacio. Bibliografía.
Anexos: • Incluir toda aquella información que se haya generado durante el desarrollo del Semestre empresarial y que respalde los resultados. La presentación: El objetivo es presentar los resultados del Semestre empresarial (ver detalles en apartado de presentación).
III.
Video testimonial de la experiencia del Semestre empresarial:
IV.
Duración: máximo 5 minutos, cuidando la calidad del mismo. Contenido: reflexión sobre la experiencia del semestre empresarial, explicando el trabajo realizado, los resultados y las competencias desarrolladas. Servidor: canal de Youtube.
Evaluación de la empresa: Formato de evaluación final que hace la empresa al alumno .
V.
Autoevaluacion del estudiante: El estudiante debe entregar el formato de autoevaluación. Forma de entrega: Subir carpeta zip de la entrega final, en los 3 apartados en la sección de entregas finales: 1) Organizaciones positivas. 2) Prospectiva e innovación estratégica. 3) Estancia Empresarial (Optativa práctica). Entregar una copia impresa al representante de la empresa. 12
Presentación (exposición) de Semestre empresarial Aspectos generales:
La presentación se realiza en un contexto formal, por lo que un código de vestimenta formal es adecuado para la ocasión. Asegúrate de tener el material que requieres para tu presentación. Si utilizarás tecnologías de información, asegúrate de que funcionen; realiza pruebas un día antes de la presentación. Acomoda las mesas y sillas de la sala de manera que los evaluadores y alumnos se sientan cómodos.
Contenido:
1. Agenda. 2. Nombre de la empresa, área/departamento asignado, y proyecto que realizaste durante 3. 4. 5. 6. 7. 8.
tu Semestre empresarial. Presentar Póster. Objetivo de la propuesta de mejora considerando las variables que seleccionaste de Organizaciones positivas y de Prospectiva e innovación. Descripción general y fundamentos conceptuales. Análisis de factibilidad e impactos que presenten una visión integrada de la propuesta con la realidad de la empresa. Resultados esperados al momento de la implementación. Reflexión personal sobre tu aprendizaje.
Agenda:
Una forma de dar coherencia a la presentación es tener una agenda: Contenido: datos de la empresa, los puntos que presentes en el póster, objetivo de propuesta de Organizaciones positivas y de Prospectiva e innovación, descripción, análisis de factibilidad, resultados esperados y reflexión personal. Trata de que la agenda que elabores esté visible durante toda la presentación, de tal forma que puedas hacer referencia a ella cada vez que se inicie el desarrollo de un nuevo punto.
Presenta la agenda desde el inicio de la exposición, y explica la secuencia propuesta para la exposición. Sé cuidadoso cuando presentes los antecedentes del proyecto. Recuerda que son la base de tu propuesta. 13
La presentación debe ser coherente, no debe presentar detalles irrelevantes, no debe tener errores, y debe tener una duración de 15 minutos. Sé selectivo con la información que integres en la presentación de PowerPoint.
Preparación para la presentación:
Prepárate bien para la presentación, para que dicha presentación sea consistente. Ensaya la presentación antes del día de la evaluación, de tal forma que sepas cómo se presentará la información y en qué momento debes tener mayor cuidado. Prepárate lo suficiente para que no requieras utilizar notas durante la presentación. Si no utilizas notas al exponer, dejarás una excelente impresión; dejarás la sensación de que conoces el tema que expongas.
Durante la presentación:
Te sentirás menos nervioso si sabes y entiendes el contenido de lo que vas a decir, si ensayas antes de pie y con el volumen y tono que utilizarás, si sabes que lo que vas a decir es relevante, correcto e interesante para la audiencia, y si tienes un apuntador en tus manos. Permanece de pie durante tu exposición. Habla con voz clara y con volumen suficiente para que todos los presentes te escuchen. Actúa de manera natural; asume que la audiencia se interesa tanto como tú en la sesión. La comunicación no verbal es muy importante, no expreses aburrimiento ni en tu presentación ni cuando tus compañeros de equipo expongan.
Discusión y sesión de preguntas (5 minutos):
La mejor forma de participar en la discusión es estar bien preparado para ella, y tener suficiente conocimiento sobre los temas que se tratarán.
Contesta las preguntas que formulen; si no entiendes la pregunta, pide al evaluador que la repita o la diga de forma más clara. Si no conoces la respuesta, exprésalo, no permanezcas callado, busca ayuda. Si conoces algo que pudiera responder la pregunta que te están formulando, pero tienes dudas, exprésalo y entonces inicia con tu respuesta. No ocupes el tiempo de tus respuestas con información irrelevante. Evita argumentaciones innecesarias.
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Otros aspectos importantes:
Los alumnos —en coordinación con el equipo de dirección de profesional (coordinador de proyección profesional) en campus y profesor tutor de materia optativa práctica— tendrán que invitar representantes de la empresa con la que hayan desarrollado su proyecto.
Evaluación
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