Gestion de calidad revista by Ely Vivas

HERRRAMIENTAS GERENCIALES QUE APOYAN LA CALIDAD

Editorial

Calidad Herramientas Herramientas Gerenciales Keisen Gerencia Corporativa

FEBRERO. 2014 VOLUMEN 1 FOTOGRAFIAS. WEB.

belisario287@hotmail.com gliseldys_5@Hotmail.com alexandra1211@hotmail.com ajagalbarran@hotmail.com elyjonvivas@hotmail.com

Astrid, Alexandra, MarĂa, Gliseldys, y Ely Jonathan

Editorial

Por: Astrid, Alexandra, María, Gliseldys, y Ely Jonathan.

El lograr alcanzar el éxito en el ámbito empresarial y organizacional, inclusive sobrevivir, es necesario realizar cambios fundamentales en la forma como se dirigen las empresas y organizaciones, el cual no es ningún secreto que para realizar los cambios fundamentales exigidos por el mundo de los negocios el administrador utiliza las herramientas gerenciales y las aplica como un programa de trabajo lo cual lo ayuda a desarrollar varias competencias como el trabajo en equipo, el liderazgo, la habilidad para motivar y crear nuevos hábitos, dándole así toda la posibilidad de lograr la calidad que se requiere como gerencia.

Los gerentes y administradores en la actualidad deben conocer la salud de su empresa, esto se refiere a tener en cuenta cómo marchan sus negocios para tratar de evitar problemas operacionales que afecten a sus empresas en el futuro. Si un negocio tiene fallas internas, a pesar que estas no son notadas por los clientes, afecta la operacionalidad del establecimiento, provocando disfuncionalidades que podrían causar una gran crisis organizacional dentro de la empresa.

Es muy importante saber que las herramientas gerenciales que apoyan la calidad son utilizadas para alcanzar en lo posible los objetivos organizacionales mediante la coordinación de los esfuerzos individuales de otros, se debe tener claro que no es un proceso que pueda dejarse al azar, esta requiere la actuación sistemática de un conjunto de actividades que suelen agruparse de varias funciones administrativas o gerenciales. Hoy día nadie se puede dar el lujo de operar de igual forma a lo largo la vida útil de su empresa. Sería desacertado hacerlo, ya que las demás empresas pertenecientes a su competencia podrían tomar ventaja de esta gran oportunidad.

La calidad es el factor básico de decisión del cliente para un número de productos y servicios que hoy crece en forma explosiva. La calidad ha llegado a ser la fuerza más importante y única que lleva al éxito organizacional y al crecimiento de la compañía en mercados nacionales e internacionales. Los rendimientos de programas de calidad fuerte y eficiente están generando excelentes resultados de utilidades en empresas con estrategias de calidad eficientes. Esto está demostrado por los importantes aumentos en la penetración del mercado, por mejoras importantes en la productividad total, por los costos muchos menores de calidad y por un liderazgo competitivo más fuerte. Cuando se menciona el término "calidad", por lo general lo asociamos con productos o servicios excelentes, que satisfacen nuestras expectativas y, más aún, las rebasan. Tales expectativas se definen en función del uso que se le dará al producto o servicio en cuestión y de su respectivo precio de venta. Este tema es de suma importancia tanto a nivel organizacional como personal; ya que es el motor principal en donde se buscan y aplican estrategias para así obtener beneficios para todos los miembros de la empresa y satisfacer tanto al cliente como a la organización.

Es por ello que se dice que es un compromiso ético con la excelencia porque es una elusión a la mejora continua para alcanzar el éxito y llevar una buena dirección durante todo el proceso organizativo en donde deben tomar conciencia en cuanto a la gestión de la misma para evitar los más mínimos defectos posibles del producto y que estos lleguen en buenas condiciones al cliente. La Calidad Total es el modo de gestión de una organización, centrada en la calidad, basada en la participación de todos sus miembros y dirigida al éxito a largo plazo para la satisfacción del cliente y de las ventajas para todos los miembros de la organización y para la sociedad. Y todo al menor costo posible. Se debe de pasar de hablar de la calidad en términos de eficacia (hacer las cosas bien) a calidad en términos de eficiencia (hacer las cosas bien, a la primera y al menor costo posible), con el objetivo de lograr la excelencia. 05

HERRRAMIENTAS GERENCIALES QUE APOYAN LA CALIDAD CONTROL DE LA CALIDAD: Técnicas y actividades de carácter operativo utilizadas para cumplir los requisitos para la calidad. ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD: Conjunto de acciones planificadas y sistemáticas implantadas dentro del sistema de la calidad, para proporcionar la confianza adecuada de que una entidad cumplirá los requisitos para la calidad. SISTEMA DE LA CALIDAD: Es la estructura organizativa, los procedimientos, los procesos y los recursos necesarios para llevar a cabo la gestión de la calidad. A través del tiempo se ha conocido insistentemente que todo en cuanto a conceptos y herramientas gerenciales son solidariamente interdependiente e interactivas, además se modifican equitativamente. Actualmente ocurre con el concepto de organización y con las herramientas gerenciales que se llaman información. Se puede decir que las herramientas gerenciales se pueden definir como: Instrumentos que facilitan al directivo o gerente, la planeación, administración, dirección, control y evaluación de una organización y sus procesos, e impulsan la optimización de recursos y el desarrollo de una gestión eficiente, que permitan alcanzar los logros establecidos en búsqueda continua del más alto desempeño posible.

Dos de las características más importantes en el mundo laboral de hoy, son: la productividad y la eficiencia, cuya combinación nos generan la competitividad. Para lograrlas, se requiere la actualización permanente de tecnología, información y procesos que permitan alcanzar niveles de excelencia. En esta sociedad, el conocimiento es el principal recurso para los individuos y para la economía en su conjunto. Sin embargo, sólo llega a ser productivo cuando está integrado a una tarea. Algunas habilidades que se debe tener en cuenta para poder gerencia: HABILIDADES PARA ACTIVAR: El gerente como promotor de cambios.  Las fuerzas y resistencias al cambio. Administración de cambios planeados. El manejo de los conflictos en la organización. Desarrollo organizacional.

HABILIDADES PARA PLANIFICAR: Establecimiento de objetivos y creación de planes y programas. Planes estratégicos y planes operativos. El proceso de planificación. Análisis de puestos de trabajo.  Sistemas de retribución. Inducción del personal.

HABILIDADES PARA LA SOLUCIÓN DE PROBLEMAS: La percepción y la toma de decisiones. El modelo de decisiones óptimas. Modelos alternativos para tomar decisiones. La toma de decisiones en grupo. La confianza es un elemento clave y vital para lograr el éxito de un proyecto, el cual hace a que genere la calidad a nivel gerencial. Si los empleados ven el proyecto como una amenaza, gastarán más energía en tratar de mantener el control o quizás se vuelvan menos activos en lugar de trabajar para lograr el objetivo en común. Compartir una visión estratégica a través de una gestión efectiva. Establecer valores en común y compartir una cultura empresarial reemplazará los miedos eventuales con una relación basada en la confianza.

Implementar una metodología de trabajo en equipo. Además la participación de los empleados brinda respaldo al proyecto ya que están más motivados a implementar ideas cuando ellos mismos las han propuesto. Un proyecto que se haya concebido y desarrollado sin la ayuda de los empleados puede provocarles un sentimiento de exclusión. Debido a esto, siempre se deben tener en cuenta las necesidades, los consejos y temores de los empleados y de aquellos que se benefician con el proyecto para poder definir una solución de desempeño que se adecue a todos. Sin embargo, esta participación tiene límites y se debería aplicar a las personas motivadas o imparciales para beneficiarse mutuamente de la sinergia del equipo en lugar de unir oposición al proyecto.

Involucrar a los empleados y asignarles responsabilidades. Esto implica hacer que todos los empleados de la compañía comprendan su papel y la importancia en la nueva organización, y establecer objetivos que los motiven, mientras se les asignar responsabilidades. Es sumamente importante implementar un plan de capacitación apropiado para que cada empleado pueda evolucionar en su profesión. En tal entorno, cada empleado estará más inclinado a mejorar sus habilidades para alcanzar sus objetivos personales y, como consecuencia, intercambiará su experiencia y conocimiento con otros. Definir objetivos a corto plazo Además de los objetivos generales del proyecto, se debe establecer una cierta cantidad de logros intermedios que, al cumplirse, servirán como una serie de pequeños triunfos.

La gerencia actual se enfrenta a la globalización como realidad de estos tiempos, para ello debe realizar alianzas estratégicas con el objeto de abastecer grandes mercados. La simplificación de las distancias en el día a día empresarial, las velocidades de negociación que proporcionan las multiredes, el sentido de la oportunidad en la correcta evaluación de situaciones específicas de mercado, entre otras importantes variables de la gestión empresarial, requieren poner en práctica las herramientas gerenciales para la toma de decisiones y el logro de los objetivos organizacionales. Priorizar estrategias debe ser un propósito fundamental de la gerencia, por esta razón, además de abordar los temas anteriores de manera clara y estructurada, la obra presenta el Análisis Estructural como método para lograrlo. A nivel Gerencial la forma de apoyar la Calidad se tiene: los principios, las herramientas y las técnicas para convertir a la organización en un eficaz instrumento para el logro de las prioridades competitivas

Herramientas Gerenciales

Son los instrumentos que facilitan al directivo o gerente la planificación, organización control y evaluación de una organización y sus procesos e impulsa la optimización de recursos y el desarrollo de una gestión eficiente con miras a alcanzar los objetivos

Sistema de la gestión de calidad

establecidos

Las herramientas gerenciales fueron creadas por los japoneses como un medio para enfrentar la nueva era de calidad.

Es el conjunto de actividades de la función general de la dirección que determinan la política de la calidad los objetivos, las responsabilidades y se implanta por medios tales como la planificación de la calidad, el control de la calidad y la mejora de la calidad dentro del marco del sistema de calidad

Calidad total Es una estrategia o modelo de hacer negocios y esta localizado hacia el cliente. No solo se refiere al producto o servicio en si sino que es la mejoría permanente del aspecto organizacional, gerencial donde todos los trabajadores están comprometidos con los objetivos empresariales, para que la calidad se logre a plenitud es necesario que se rescaten los valores.

EL KEIZEN Modelo proveniente de la gerencia japonesa también semejante a la calidad, se diferencia de esta en la manera como se implanta la calidad se lleva a cabo como un proceso de choque mientras que el keizen se lleva a cabo de manera gradual y con un gran énfasis con la participación de la gente.

Para que sirve

Como se implanta Muy parecido a la calidad total pero con un gran énfasis en el proceso educativo dirigido a todos los empleados de la organización, en cuanto a la implantación operacional se le da un gran énfasis al proceso denominado P.H.R.A (Planear, Hacer, Revisar y actuar).

Beneficios Sirve para mejorar en especial los procesos de las empresas de producción del sector real. Esto no significa que las empresas de servicios no lo utilicen. Impacta el mejoramiento continuo no solo de la empresa sino también de la gente que labora en ella.

Cuando se implanta Cuando como parte de un proceso de calidad la empresa quiera mejorar integralmente el proceso productivo o de servicio contando con sus trabajadores en todos sus niveles.

El mayor impacto consiste en la creación y mantenimiento de una cultura basada en la exigencia de mantener altos estándares de gestión y producción. Los negocios que deciden adoptar estos modelos si perseveran en su practica y mantenimiento tienen garantizada la generación de valor y por ende su competitividad además de cumplir una función social como lo es de mejorar totalmente la calidad de vida de los empleados.

GERENCIA POR OBJETIVOS La Gerencia por objetivos surgió en la década de los 50, cuando la presión económica de la época generó dentro de las empresas una administración por presión, y la presión ejercida sobre los gerentes no condujo mejores resultados: esto porque los dirigentes de la empresas interpretaban la apatía de los gerentes en producir los resultados esperados como rebeldía. En respuesta, las empresas hacían más fuertes los controles, y con esto se cerraba más el círculo vicioso: mayor control, mayor resistencia; mayor resistencia, mayor control. La Gerencia por objetivo es un método práctico a través del cual se construye la efectividad de una organización, dentro de un grupo de metas posibles de alcanzar, con objetivos bien definidos y estructurados, los cuales son evaluados por los miembros administrativos, gerentes y supervisores de cada unidad operativa de dicha organización. El énfasis en hacer correctamente el trabajo para alcanzar la eficiencia pasó al énfasis de hacer el trabajo más relevante para los objetivos de la organización a fin de alcanzar eficacia. El trabajo pasó de un fin en sí mismo, a ser un medio de obtener resultados. Esto es porque las personas y la organización, probablemente están más preocupadas en trabajar que en producir resultados. Características: La gerencia por objetivo constituye u sistema de gestión que aporta a la organización conocimientos técnicos que permiten utilizarla como: Un sistema de planificación; esta característica exige diseñar un plan de actuación mediante la definición de unas estrategias, entendiendo por tales “los caminos o vías que es necesario recorrer para alcanzar los objetivos propuestos” mediante la realización y desarrollo de determinados proyectos de actuación, proyectos que es preciso definir como “un conjunto de actividades dirigidas a obtener un resultado”.

Un sistema flexible de dirección; esta flexibilidad se apoya en un sistema fluido de información ascendente y descendente. Un instrumento de motivación-participación; la gerencia por objetivos se basa en la participación de todos los implicados en el proceso como elemento imprescindible para lograr integrar los objetivos personales y los de la propia organización. La gerencia por objetivo se ha mostrado como un instrumento de motivación que por su propia dinámica, esencialmente participativa, favorece la constitución de equipos de trabajo, como célula idónea de la nueva cultura organizacional. Según Harry Levinson “Lo ideal es que ese proceso sea seguido de contactos frecuentes, incluso diarios, y esté separado del análisis salarial” Una de las críticas más duras hacia la Gerencia por objetivo, señala que: Cuanta más alta es la jerarquía de un empleado y más variadas y sutiles sus funciones, mas difícil resulta identificar bien los objetivos que representen más de una fracción de su trabajo; a este respecto, ofrecen dificultades especiales, la creatividad de su valor y la negligencia al determinar previamente las metas y trabajos.

GERENCIA POR PROYECTO La gerencia de proyectos es el proceso de combinar sistemas, técnicas y personas para completar un proyecto dentro de las metas establecidas de tiempo, presupuesto y calidad. La Gerencia de proyectos engloba las siguientes etapas: Planificación: A Fin de establecer la metodología y el orden en que debe desarrollarse un proyecto, se subdivide o discrimina el trabajo en componentes, actividades o tareas estableciendo una secuencia lógica de ejecución entre ellas y los recursos necesarios para su realización. Programación: De esta manera se obtiene el Programa del Proyecto, que no es más que la integración Plan-Calendario. Dicho programa se caracteriza por ser dinámico ya que debe ser objetivo de revisiones periódicas y modificaciones o ajustes, si así se requiere.

Supervisión y control: La Gerencia de Proyecto, en consecuencia, deberá establecer el método para supervisar el proyecto; identificar cuando una tarea esta fuera de control y requiere intervención activa de la administración; qué acciones deben emprenderse en caso de una tarea esté efectivamente fuera de control; así como definir quién debe ser el responsable del control de un proyecto.

Gerencia y Administración de recursos: En la gran mayoría de los proyectos ocurre que los recursos están disponibles en cantidades limitadas, bien sean humanos, técnicos o económicos. Debido a esa realidad los gerentes de proyectos tienen el reto de saber cómo administrar recursos limitados como una de sus funciones más importantes.

Higiene y seguridad industrial: En función al correcto desarrollo en la ejecución del proyecto, se cuenta con una asesoría orientada al cumplimiento de los aspectos normativos y reglamentados de Seguridad e Higiene en el trabajo, que son requisitos esenciales en proyectos dirigidos al sector industrial, comercial y residencial básicamente.

En cuanto a herramientas gerenciales que apoyan la calidad, se debe tomar en cuenta la cultura organizacional, son las cualidades de que estará dotada la empresa, incluso cada una de las Unidades Estratégicas de Negocios, para asegurar su efectividad, rentabilidad y competencia. La cultura organizacional estará preferentemente determinada por la participación democrática y el liderazgo, la comunicación y la decisión efectivas, la delegación de funciones responsablemente y una cultura organizacional libre de miedos, desprecios y barreras entre todas las personas. La mayor efectividad de los procesos de participación se obtiene al promover el análisis de problemas y planteamiento de alternativas de solución, reconocer el aporte de los demás, respetarlo y no gastar recursos en contra argumentar el aporte del otro, aceptar la pluralidad. La participación genera consenso, compromiso y retos. El liderazgo efectivo se entiende como la capacidad de generar o modificar comportamientos individuales o de grupos, el líder es consistente en su discurso, con su práctica y con su pensamiento, da ejemplo, es capaz de pasar de sargento a líder en segundos o a la inversa, según la realidad situacional y relacional ; la mayor efectividad la muestra el líder al dirigir en tiempos de crisis; el líder tiene una visión futurista y se apoya en la utilización tanto de las fortalezas y oportunidades, como de las amenazas y debilidades de cada uno de los miembros de su grupo.

4. La comunicación efectiva consiste en hablar y contestar con la máxima eficacia y el mínimo desperdicio, no solo es emitir el mensaje con claridad, pertinencia y oportunidad, sino el lugar y el ambiente donde se hace la comunicación, también es hacer seguimiento y control y evaluación del impacto de los mensajes. 5. La capacidad de decisión efectiva consiste en un estilo de decisión impulsador, creador, innovador, objetivo y especialmente receptor, capaz de cuestionar, buscar si hay otra forma de hacerlo mejor, mejores resultados, mayor satisfacción para todos y a menor costo. Reconoce que toda decisión consiste en dar una orden de ejecución de procesos, gasta recursos y tiene un costo, decidir con efectividad es disponer de la capacidad de percibir, analizar y reflexionar; es disponer de la capacidad con iniciativa y creatividad, es mostrar rendimiento, consiste en hacer, dejar hacer, y hacer hacer. 6. La capacidad de delegación efectiva se hace a partir de la evaluación del desempeño (negociación del desarrollo) periódico, democrático y participativo, su efectividad reconoce la capacidad ideológica de cada uno de los otros y asigna responsabilidades en función a su capacidad y deseos de hacer. 7. La cualidad de la efectividad de la cultura organizacional consiste en la capacidad de generar un ambiente para el éxito y la calidad de vida tanto de cada una de las personas, como del medio ambiente de la empresa, no facilitando la introducción de miedos y agresiones o desprecios, y eliminando las barreras entre los niveles vertical y horizontal.