MANUAL DO EXPOSITOR
SUMÁRIO INTRODUÇÃO 3
ORIENTAÇÕES AO EXPOSITOR 6
1. Logística do Evento 4
7. Alimentos e bebidas 7
2. Comunicação Interna 4
8. Café do expositor 7
3. Acesso de Pessoal 4
9. Divulgação da Feira 7
4. Segurança 4
1. Montagem Básica 8 2. Entrada de materiais 8
SOBRE O EVENTO 4
3. Cabos 8
5. Normas de Segurança Obrigatórias 5
4. Carrinhos ou outros meios de transporte de carga leve 8
6. Limpeza 5 7. Estacionamento 5 8. Chapelaria/Depósito 5
5. Desmontagem 8 ATENÇÃO 8
1. Bloqueio do stand 6 2. Escolha dos stands 6
NORMAS DE MONTAGEM E DESMONTAGEM DO EVENTO 8
3. Pagamento 6 4. Política de cancelamento 6 5. Formas de pagamento 6
DICAS PARA OS EXPOSITORES 9 Divulgação da marca 10
6. Estrutura do stand 6 CONTATOS 10 MAPA DO EVENTO
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INTRODUÇÃO O Amcham Business Day é uma Feira de Negócios na qual você e sua empresa participarão ao expor seus produtos e serviços para empresários e executivos da região. Este evento tem o objetivo de proporcionar um dos conceitos mais difundidos na Amcham, que é o networking e relacionamento empresarial.
Benefícios para expositores: °° Ampliação de sua rede de contatos; °° Aumento da visibilidade de sua marca; °° Garantia de exposição a um custo baixíssimo. Esse manual contém normas, orientações técnicas e operacionais relativas aos períodos de montagem, realização e desmontagem do Amcham Business Day que devem ser respeitadas pela empresa expositora, seus funcionários e/ou contratados.
Lembre-se: a visitação no Amcham Business Day para convidados dos expositores é gratuita e pode ser uma excelente oportunidade de relacionamento com seus parceiros e clientes. Convide cada um deles, afinal este evento também é seu!
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SOBRE O EVENTO 1. Logística do Evento °° Data: 20 de maio de 2015 °° Local: Hípica Hall °° Endereço: Setor Hípico Sul, Área Especial, lote 8 °° Horários: 08h00 às 12h00 (Montagem dos Stands) 15h30 às 17h40 (Rodada de Negócios) 20h00 às 20h40 (Palestra Pocket) 21h00 às 21h30 (Sorteios) Importante: O expositor deverá manter seu stand em funcionamento durante todo o evento, com pessoal habilitado para sua operação.
2. Comunicação Interna O sistema interno de som só poderá ser utilizado para mensagens de caráter de urgência e com autorização dos organizadores do evento.
3. Acesso de Pessoal °° Somente pessoas credenciadas poderão ingressar na área do evento, sendo obrigatório portar o crachá em local visível, durante a permanência nas áreas internas. °° • Apenas os funcionários das empresas expositoras que estiverem trabalhando durante o evento deverão usar crachás de expositor, informado na recepção do evento. Os demais usarão crachás de visitante. °° • A equipe de segurança do evento, caso julgue necessário, solicitará a apresentação do documento de identificação do portador do crachá para confirmação dos dados. A utilização indevida implicará na apreensão do crachá.
4. Segurança °° É responsabilidade de cada expositor recolher seu material do stand. °° • A organização do evento tomará todas as precauções necessárias para evitar roubos, danos e outros prejuízos, mas não se responsabilizará por tais ocorrências. °° • O evento contará com uma equipe de segurança permanente para manter a ordem e a segurança nas áreas comuns.
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5. Normas de Segurança Obrigatórias °° Não é permitido o armazenamento de produtos que possam colocar em risco a segurança e o bem-estar dos participantes do evento (produtos tóxicos, inflamáveis, explosivos etc.). °° • É terminantemente proibido o uso de GLP, ou qualquer outro tipo de gás inflamável no interior do Hotel. °° • É proibido o funcionamento de motores de combustão interna ou outros equipamentos que venham a produzir qualquer tipo de gás, fumaça ou gordura no interior do local.
6. Limpeza °° É de responsabilidade do expositor manter seu stand limpo durante todo o período de evento. °° • A equipe de limpeza recolherá o lixo do local e responsabilizar-se-á por manter as áreas de circulação limpas durante o funcionamento do evento.
7. Estacionamento O estacionamento é gratuito e sujeito a lotação.
8. Chapelaria/Depósito A Amcham não possui chapelaria nem depósito disponíveis para o período da feira.
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ORIENTAÇÕES AO EXPOSITOR 1. Bloqueio do stand O bloqueio dos stands só será concretizado mediante a entrega do contrato do expositor assinado.
2. Escolha dos stands A escolha dos stands só será concretizada mediante a entrega do contrato do expositor.
3. Pagamento O pagamento total do stand deve ser efetuado até a data do evento. Caso o pagamento não tenha sido efetivado até a data do evento, o stand será considerado disponível para outras empresas interessadas.
4. Política de cancelamento
°° Depósito Bancário °° (Dados Bancários - Banco Itaú: Ag. 1608/ CC: 00581-3)
6. Estrutura do stand Materiais disponibilizados pela Amcham: °° 01 mesa redonda forrada (1,20 de diâmetro) °° 02 cadeiras °° Ponto de luz para o banner °° Estrutura para fixação do banner °° 01 ponto de energia (220V) °° Banner
O cancelamento deve ser feito impreterivelmente até o dia 01/05. Não haverá reembolso do valor do investimento.
5. Formas de pagamento °° Boleto Bancário
- O banner deverá ser entregue na Amcham até o dia 18/05. - O banner deve possuir de 0,90 (largura) X 1,20 (altura). Importante: Banners fora do padrão e/ou entregues fora da data limite não serão expostos.
°° Cheque
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7. Alimentos e bebidas Nos stands serão permitidos apenas alimentos industrializados, tais como: balas, bombons, amanteigados, amendoins, etc. Qualquer opção que fuja a esse padrão deverá ser aprovada pela Amcham.
8. Café do expositor A Amcham irá oferecer um encontro especial para os expositores com o objetivo de integrá-los e passar orientações e dicas para o melhor aproveitamento da feira. A confirmação de presença deve ser feita pelo seguinte e-mail: °° Data: 14 de maio de 2015 °° Horário: 08h30 às 10h30 °° Local: Amcham Business Center
9. Divulgação da Feira °° Divulgue a feira em seu mailing de clientes °° O e-mail marketing do evento pode ser customizado com o logo da sua empresa e enviado aos seus contatos. É de responsabilidade do expositor enviar o logo em alta resolução para a Amcham e aguardar o prazo de confecção da peça (será entregue 10 dias úteis após a entrega do manual e contrato assinados).
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NORMAS DE MONTAGEM E DESMONTAGEM DO EVENTO 3. Cabos 1. Montagem Básica O expositor deverá montar todo o material de exposição em seu stand no dia do evento das 8h00 às 12h00. O participante deverá estar com o seu stand em total funcionamento a partir das 16h00. Os stands que não forem ocupadas pelos participantes até esse momento serão desconsiderados, ficando os organizadores autorizados a utilizá-los. Neste caso ainda, o participante não será reembolsado dos pagamentos efetuados correspondentes ao stand.
2. Entrada de materiais °° Só será permitida a entrada de materiais para os espaços nos seguintes horários: dia
Não será permitida a passagem de cabos ou quaisquer elementos de ligação que cruzem áreas comuns ou áreas vizinhas.
4. Carrinhos ou outros meios de transporte de carga leve Só serão permitidos os modelos equipados com pneumáticos, sendo o expositor responsável por eventuais danos causados no piso em função de excesso de peso.
5. Desmontagem Todo material sobre o stand, equipamentos e produtos só deverão ser retirados após o encerramento da feira às 22h30, sendo 23h00 o horário máximo para a retirada de todos os pertences.
°° 20 de maio de 2015 das 08h00 às 12h00. °° A Amcham não se responsabiliza por materiais entregues por terceiros aos expositores. °° Durante todo o horário de realização do evento o participante se responsabiliza, por eventuais danos materiais e morais decorrentes de sua participação.
ATENÇÃO Danos causados às instalações do local ou equipamentos instalados, mesmo que acidentais, serão cobrados do expositor, que é obrigado a ressarcir o proprietário do local no ato da apresentação do valor do prejuízo.
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DICAS PARA OS EXPOSITORES °° Escolha cerca de três representantes para a participação na feira. Dois ficarão no stand, devidamente qualificados para dar informações sobre a empresa, e um ficará encarregado por percorrer a feira e fazer contatos. Vale lembrar que todos os sócios da Amcham tem cortesia para participar da Feira de Negócios; °° Leve muitos cartões, assim não perderá a oportunidade de fazer bons contatos por falta deles; °° Leve material promocional da sua empresa suficiente para distribuir durante todo o evento; °° Se possível, ofereça brindes criativos como uma forma de atrair mais visitantes para seu stand; °° Não deposite toda a sua confiança em promotores e recepcionistas. Leve alguém que entenda de sua empresa OBS: A feira continuará funcionando normalmente enquanto ocorre a palestra, portanto o stand não poderá ficar sem nenhum representante durante este período.
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Divulgação da marca °° Prepare um material informativo de boa qualidade para distribuir no stand. Não se esqueça de informar o telefone e o e-mail de contato e de fornecer o seu cartão; °° Prepare apresentações, textos, fotos e/ou vídeos para a divulgação de sua marca/produto. Se sua empresa trabalha com produtos, leve demonstrativos, amostras e, se possível, brindes.
CONTATOS Realização: Câmara Americana de Comércio – Amcham Brasília Equipe Responsável: Equipe Desenvolvimento de Negócios | Amcham Ana Paula Brandão (61) 2103-8653 | ana.brandao@amchambrasil.com.br Anne Hada (61) 2103-8652 | anne.hada@amchambrasil.com.br Lorena Batista (61) 2103-8654 | lorena.batista@amchambrasil.com.br
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