1. a. ¿Según sus análisis y cálculos se cumplirá con los tiempos de 28 semanas para el traslado de la oficina de microcréditos a Medellín? b. ¿Qué haría usted para verificar desde el inicio si se cumplirá o no con el tiempo comprometido? Inicialmente lo que se hará es la red de administración para el método de la ruta crítica donde se relacionara el tiempo de inicio y el tiempo de finalización con cada una de las actividades, generando así el tiempo de desarrollo del proyecto.
RESPUESTA// a. De acuerdo al análisis de la red de administración se observa que la ruta crítica es B-C-D-E-J-M-N con una proyección de 31 semanas, por tanto, el traslado de la oficina de microcréditos a Medellín no se cumplirá con el tiempo de 28 semanas establecido por Bancopaís. b. Para verificar el proyecto desde un inicio se debe medir el tiempo de cada una de las actividades teniendo en cuenta sus predecesores y organizarlos de una manera más secuencial que permita que el tiempo y costos sean mínimo por cada área: Se trasladaría primero el área administrativa que sería quienes estarían al frente de todo el proyecto, seguidamente se tendría el área de contratación y planeación que se pueden trasladar en un mismo tiempo, pero por separadas ya que mientras se puede ir realizando una planeación completa del proyecto al mismo tiempo se puede hacer el proceso de contratación y selección del personal lo cual una no afectaría con la otra., en tercera instancia se trasladaría tesorería porque ya teniendo claro los recursos necesarios ahí si se
necesitaría de esta área que es importante para definir el presupuesto, y por último se trasladaría la parte operativa. Con esta secuencia y descripción se puede verificar los tiempos que tardaría el proyecto y así mismo se lograría cumplir con el tiempo establecido por Bancopaís.
2. a. ¿De acuerdo con sus análisis cuánto costará el traslado de la oficina de Microcréditos a Medellín? b. ¿Con un presupuesto de $520.000.000 se cumplirá con el proyecto? c. ¿qué actividades recomienda que se deban disminuir en el costo y por qué? RESPUESTA// a. Para el calculo del costo del traslado de la oficina de Microcréditos a Medellín se toma el valor de los recursos por cada actividad y se suman.
Basados en la tabla anterior se puede evidenciar que el costo del traslado es de $562´000.000 b. No se cumplirá con el proyecto ya que el valor del traslado es de $562´000.000 lo cual esta por encima del valor del presupuesto que es de $520.000.000.
c. Para disminuir los costos del proyecto se aconseja ajustar los valores de los gastos o recursos de las siguientes actividades: - B (Elaboración plan organizacional y presupuestal): Una reducción de este costo se puede realizar ya que no es una actividad que demande de mucho personal y de varios implementos, reduciendo el costo y eligiendo un personal que cuente con la capacidad y conocimientos en el tema ayudaría a que el valor fuera mas bajo aproximadamente que el recurso sea de $120´000.000. - I (Tesorería apartar los recursos de acuerdo al presupuesto): Se puede reducir este valor ya que teniendo clara la actividad anterior no se tendría que generar mayor gasto en la tesorería, acá seria solo implementar lo establecido anteriormente lo cual esta actividad debería contar con un recurso de $10´000.000. - K (Recursos físicos elaboración de publicidad): La publicidad es una actividad de segunda instancia por lo que se puede contar con una persona especializada en el tema lo cual ayudara con la reducción de costos y de tiempo, adicional la publicidad es un tema que bien administrado puede que no genere tantos gastos, por tanto, el valor del recurso debería ser de $18´000.000. - L (Recursos físicos llevar publicidad a medios): Esta actividad no debería generar mayor gasto ya que en la actualidad el manejo del internet se ha considerado importante, la publicidad no solo se puede hacer impresa si no también digital con lo que ayuda a reducir costos; Por tanto, el valor del recurso debería ser de 8´000.000 - N (Inauguración nueva oficina): Es una actividad en la que se puede reducir los costos, si se tiene una inversión en un buen lugar, una buena publicidad y personal no se necesitara de mucha inversión para la inauguración se puede hacer de una manera sencilla. El costo debería ser de 12´000.000
Contando con que se realice la reducción de estos costos quedaría el valor del proyecto de $515´000.000 lo cual ayudaría bastante a la ejecución del mismo, de igual manera como se cuenta con un presupuesto de 520´000.000 el sobrante se puede contar como un adicional por si se presenta algún imprevisto.
3. a. ¿Cuáles actividades son las que afectan la duración del proyecto y cuales recomienda que se adelanten o se les reduzca el tiempo para cumplir con el requisito de 28 semanas? b. ¿Qué problemas se pueden presentar al intentar acelerar ciertas actividades, por favor justifique su respuesta? RESPUESTA// a. Las actividades que mas toman tiempo y están afectando al proyecto son los recursos humanos y físicos el inconveniente en este caso es que no todos se puedan modificar ya que afecten las actividades establecidas. En este caso la más recomendable a modificar seria: - La actividad J (Recursos humanos capacitar nuevo personal) que el tiempo sea de 2 semanas y se adelante, es decir, que esta no dependa de la actividad E; Desde mi punto de vista son dos activadas que son
independientes y no tienen que preceder una de la otra. Realizando este cambio se podría cumplir con lo establecido que son 28 semanas. - La actividad E (Recurso físico construcción de interiores) el tiempo debería ser de 7 semanas ya que si se tiene un buen diseño de oficina se puede acelerar este diseño, adicional se pueden tomar diseños preexistentes y modificarlos lo cual ayuda a la reducción del tiempo. b. Al acelerar las actividades se puede perder el principio de cada actividad o que se realicen de una manera no adecuada. - Al acelerar la actividad J se corre el riesgo de tener problemas más adelante con la parte de producción debido a que no queden bien capacitados por la reducción del tiempo, en este caso lo ideal es que el personal nuevo cuente con un bajo conocimiento en el área. - Al acelerar la actividad E se puede correr el riesgo que el tiempo no alcance o que se presenten problemas mas adelante con el diseño de interiores ya que no sea el mas adecuado para separar cada área, se presente una confusión y desorden en el ambiente por malas divisiones.