DIAGRAMA DE FLUJO DE DATOS Y DICCIONARIO DE FLUJO DE DATOS
Presentado por: ALDRIN STIVEN DIAZ CASTILLO
UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA ANÁLISIS Y DISEÑOS DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN ARMENIA 2016
Diccionario de Datos a. Identifique los procesos que se realizan en el área (flujo de información). He seleccionado el área de afiliaciones de la biblioteca pública Julio Mario Santodomingo que cumple con las políticas y normatividad de toda la red de bibliotecas públicas de Bogotá. La entrevista se realiza al auxiliar de afiliaciones, quien responde del proceso y complementa con la información ofrecida en la página oficial de la biblioteca. El flujo de información y procesos • • •
Afiliaciones y canetización público en general. Renovación y actualización de afiliación Pago de multas y habilitación en el sistema.
b. Identifique cual es la finalidad de cada una de las actividades.
Tendrá a su disposición más de 480.000 volúmenes de las colecciones Infantil, General, Literatura y Audiovisuales de todas bibliotecas de la Red para llevar en préstamo externo. Renovación del material por una vez, siempre y cuando no se encuentre reservado. Puede reservar hasta dos materiales que se encuentren en préstamo. La reserva se mantendrá por dos días, si el material se encuentra disponible en la biblioteca. Por medio del NIP (Número de Identificación Personal) puede realizar consultas, acceder a nuestros servicios y efectuar transacciones en www.biblored.gov.co
c. Qué pasos se siguen para llevarla a cabo.
Afiliación Para afiliarte a BibloRed debes diligenciar el formulario de afiliación en línea o acércate a los puntos de Afiliación y Préstamo de cualquiera de nuestras bibliotecas. Descargue el formulario para imprimir, diligenciar y entregar en cualquiera de las bibliotecas de la red. Si se afilió en una biblioteca mayor o local, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del formulario de afiliación, un funcionario de BibloRed se pondrá en contacto para que reclame su carné; en caso de realizar la afiliación en las bibliotecas de barrio, el tiempo requerido es de 8 días hábiles siguientes a la recepción del formulario de afiliación. Si pasados cinco (5) días hábiles BibloRed no se ha puesto en contacto, por favor acérquese a la biblioteca donde realizó el proceso. Renovación
Acercándose a cualquiera de las bibliotecas de BibloRed en las que podrá realizar la renovación dentro de los 30 días siguientes al vencimiento del carné. Recuerde renovar sus datos personales y las referencias. Pago de multas
Si presenta mora de hasta 30 días en la devolución de materiales, el servicio será suspendido hasta que los devuelva a la biblioteca y cancele la multa respectiva.
Acercándose a cualquiera de las bibliotecas de BibloRed en las que podrá realizar la el pago de la multa. El usuario debe estar a paz y salvo con la devolución del material que haya causado la multa. d. Donde se realizan estos pasos. Los proceso se realizan en el asea de servicio a los usuarios que dispone cada una de las 20 bibliotecas que componen la red.
e. Cuanto tiempo tardan en efectuarlos. Afiliación El tiempo de espera del proceso desde que el usuario hace la afiliación hasta el momento en el cual la biblioteca localiza al usuario para que pase por el carnet y finalizar el proceso es de 5 días en las bibliotecas mayores y de 8 días en las bibliotecas menores de la red, durante este tiempo se confirman los datos telefónicamente y cuando el usuario es aprobado, este deba pasar a la biblioteca más cercana donde hizo la afiliación, en el lugar en el puesto de afiliaciones en un tiempo de quince minutos se le otorga el carnet con el cual puede efectuar los diferentes préstamos o solicitar los servicios ofrecidos. Renovaciones La duración de la vigencia del carnet es de un año, al cual debe ser renovado, el usuario se acerca a cualquier puesto de afiliaciones de la red de bibliotecas, confirma sus datos y los de sus referencias, espera alrededor de 20 minutos a 30 minutos mientras estas son confirmadas telefónicamente, si no hay inconvenientes, su carnet es cambiado o renovado con estiquer. Pago de multa Los usuarios se acercan al puesto de afiliaciones estando a paz y salvo con sus devoluciones, allí, el auxiliar revisa el estado de la cuenta y la multa pertinente para ser pagada, esta es
cancelada en caja, el desprendible posee un código con el cual se descarga la multa del sistema, dejando al usuario hábil para poder seguir utilizando los servicios de la biblioteca. El tiempo que se tarda en este trámite es alrededor de 7 minutos. f.
Con qué frecuencia la realizan. Es parte de la cotidianidad de las bibliotecas estos servicios, en total las 20 bibliotecas que componen la red atienden los requerimientos de los usuarios ya que cada una tiene un puesto de afiliaciones, en promedio al día se realizan unas 142 afiliaciones, 203 renovaciones y 656 pagos de multa, sigue siendo un promedio bajo ya la población de la ciudad de Bogotá está estimada en 6.763. 000 millones de personas según la organización de Naciones Unidas en 2005.
g. Quienes emplean, donde se realizan estos pasos (información). Entre las bibliotecas las personas que realizan los tramites de afiliación, renovación y pago de multa difieren del tamaño de la biblioteca y la cantidad de población que atiende. Las bibliotecas mayores que son 4 y controlan los nodos en su área, son los puntos centrales donde el servicio va de 8 a.m a 8 p.m de martes a sábado, domingos de 9:30 a.m a 5:30 p.m y los lunes que es de 2 p.m a 8 p.m, normalmente hay dos auxiliares atendiendo y un call center para las verificaciones telefónicas. El software con el que trabajan es un sistema de gestión bibliotecaria conocido como Aleph los registros de los usuarios se suben automáticamente a la plataforma para ser corroborados, y quedan en una lista de espera por orden de ingreso, los auxiliares o el personal de call center ingresan al sistema y confirman los datos después informan a los usuarios inscritos para que pasen a finalizar el proceso, esto último se realiza en el sistema aprobando el Usuario en el momento de la entrega del carnet. h. Identifique la utilidad y beneficio del sistema de información existente, así como los posibles fallos encontrados y sus posibles soluciones. El sistema de gestión bibliotecaria Aleph está compuesto para facilitar el grupo de procesos que son necesarios en la biblioteca y posee un módulo especial para la creación de usuarios: Ventajas Modulo especializado Seguridad en los manejos de los datos de los usuarios. Historial de cambios en los perfiles y datos de los usuarios. Facilidad para supervisión de ingresos
Desventajas Poca flexibilidad en los campos Dependencia de un software especializado en cada equipo Dificultades al agregar datos de Staff
i. Especifique qué técnica se utilizó y adjunte soportes. La técnica principal que se uso fue une entrevista a los auxiliares de área de afiliaciones, al referencista de la biblioteca y se complementó con la información ofrecida en la página WEB http://www.biblored.gov.co/lleve-libros-a-casa http://www.biblored.gov.co/Reglamento-de-servicio-de-prestamo-externo
Diagrama de flujo de datos de Afiliaciones en la Red de Bibliotecas Públicas de Bogotá
Usuario
Datos personales Documento electrónico vía web
Inscripción
Datos del acudiente en casos de menores de 13 años Plataforma (Aleph)
Datos de inscripción Datos referencias
Corroboración No
Aceptación de términos y condiciones
Si
Desaprobado
Aprobado
Fin del proceso electronico Corrección de Formulario Validación de datos físicos, cedula, acudiente carnetización
Definir el perfil del usuario
Usuario con carnet y hábil para préstamo
Usuario infantil Usuario general
Habilitación en el perfil del sistema para préstamo
Diccionario de flujo de datos Nombre del flujo de datos: solicitud de afiliación a la Red de Bibliotecas Públicas de Bogotá
Descripción: Requerimiento del usuario al hacer el registro del formulario. Se verifica la afiliación del usuario por medio telefónico y se procede a la aprobación y activación. El usuario reclama el carnet y finaliza el proceso quedando habilitado.
Estructura de datos: creación de perfil de usuario y activación. Elementos Datos: Nombre de usuario Número de identificación Edad y género Dirección y teléfono Nombre de referencia Número de identificación Dirección y teléfono Biblioteca de afiliación Nombre del acudiente (si es el caso para menores de 14 años) Número de identificación (si es el caso para menores de 14 años) Dirección y teléfono (si es el caso para menores de 14 años)
Contenido: Creación de perfil de usuario y activación Creación de perfil de usuario y activación= Nombre de usuario + Número de identificación + Edad y género + Dirección y teléfono + Nombre de referencia + Número de identificación + Dirección y teléfono + Biblioteca de afiliación Almacén de datos: Registro de usuarios Descripción: formularios electrónicos de los usuarios que han realizado la afiliación Flujo de datos: creación de perfil de usuario y activación} Flujo de datos proporcionados: verificación y aprobación de datos Validación y activación en la biblioteca Descripción de datos: Datos del usuario Datos de las referencias
Datos del auxiliar que verifica y aprueba Datos de la carnetización y activación del perfil de usuario en la biblioteca Fecha de finalización del proceso
Proceso de datos: Proceso: Afiliación N° proceso 1 Descripción: el usuario hace la afiliación a través del formulario electrónico quedando en espera por consecutivo para continuar con el proceso. Entrada: Datos de usuario Datos de referencias Datos de acudiente (menores de 14 años)
Salida: Consecutivo de formulario Corroboración de datos aprobados o desaprobados Resumen de la lógica: El usuario llena y envía el formulario de afiliación con los datos correspondientes, en su consecutivo, el personal de afiliaciones o del call center de Biblored confirma telefónicamente, se comunican con el usuario y lo invitan a la biblioteca donde realiza la afiliación o la más cercana para terminar el proceso de activación y reclamar su carnet.
CONCLUSIÓN El diagrama de flujo de datos y el diccionario de flujo de datos, son una pieza fundamental ya que son la base para un buen manual de procedimientos además de permitir la evaluación y valoración de los procesos de datos. Al graficar por medio de un diagrama de flujo se puede hacer la mejor asimilación de los procesos desde su principio a su fin, en una organización que desempeñe varios procesos constantes de trabajo de datos es fundamental tener estructurados estos diagramas y están en constante corrección por la entrada, salida y cambio de procesos que se dan no solo como factor humano sino como factor de los sistemas o software.
REFERENCIA Red de bibliotecas Públicas de Bogotá. BIBLORED. Lleve libros a casa. Tomado de la página: http://www.biblored.gov.co/lleve-libros-a-casa
Red de bibliotecas Públicas de Bogotá. BIBLORED. Reglamento de servicio de préstamo externo. Tomado de la página: http://www.biblored.gov.co/Reglamento-de-servicio-de-prestamo-externo Suarez Domínguez, Edison Alberto. 2011. Símbolos de normas ANSI para elaboración de diagramas de flujo. Tomado de la página: http://es.slideshare.net/edialberto/presentacion-inicialdiagramacion-y-tipos-de-diagramas