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COMO GESTIONAR LOS RECURSOS PARA EL ÉXITO DE UN POYECTO Robinson Osorio Peñaranda
RESUMEN Este proyecto de investigación surge de la necesidad de profundizar en la forma correcta de gestionar los recursos para garantizar el éxito de un proyecto, analizando el tema desde la academia, es decir utilizando modelos científicamente comprobados, como lo es el Project Excellence Model (PEM) “es un modelo que permite medir y mejorar los proyectos de cualquier organización, estimulando el mejoramiento continuo a través de la innovación y el aprendizaje. De acuerdo con esto, este trabajo de investigación contribuye a mejorar la planeación de proyectos, modelando procesos y procedimientos a nivel de excelencia a través del uso del modelo PEM.
Palabras clave: recursos, planeación, innovacion
HOW TO MANAGE RESOURCES FOR THE SUCCESS OF A PROJECT Abstract This research project arises from the need to deepen the correct way of managing resources to guarantee the success of a project, analyzing the subject from the academy, that is, using scientifically proven models, such as the Project Excellence Model (PEM) “It is a model that allows to measure and improve the projects of any organization, stimulating continuous improvement through innovation and learning. In accordance with this, this research work contributes to improving project planning, modeling processes and procedures at the level of excellence through the use of the PEM model.
Keywords: resources, planning, innovation
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COMO GESTIONAR LOS RECURSOS PARA EL ÉXITO DE UN POYECTO Introducción Es necesario establecer estándares que permitan integrar a todos los actores
parámetros de costo, tiempo y calidad, originalmente establecidos. Existe un modelo que se tomara como
interesados en la gestión de proyectos donde
base en el presente trabajo para nombrar los
además se pueda garantizar un uso adecuado de
elementos necesarios en la gestión de recursos
los recursos para el éxito de los proyectos, “Los
para el éxito de un proyecto El Project
proyectos son hoy en día la unidad funcional
Excellence Model (PEM) es un modelo que
por excelencia de las empresas tanto del sector
permite medir y mejorar los proyectos de
público como privado” {citado por Suarez,
cualquier organización, estimulando el
2017 p. 11}
mejoramiento continuo a través de la
En la actualidad se puede vislumbrar un
innovación y el aprendizaje El PEM ejerce
gran interés de las empresas independiente de
control y seguimiento a los proyectos a través
su tamaño, en la cultura organizacional en la
de nueve criterios organizados en tres enfoques:
gestión de proyectos en cuanto a la
la evaluación de los resultados, la dirección, la
estandarización y manejo técnico de los
innovación y aprendizaje de los proyectos.
procesos de calidad certificados bajo las
(Diana L. Gutiérrez F., 2014)
directrices de las normas internacionales de calidad en procesos PMI, surge de la necesidad
Materiales y método La metodología que se pretende usar
de empresas que quieren ejecutar sus proyectos
para el desarrollo de la investigación, es de tipo
de manera exitosa en plazos y costos cada vez
cualitativo, ya que se indagará en el tema a
menores, entendiendo por proyecto exitoso,
partir de la información recolectada, procesos,
cuando su alcance se ejecuta, atendiendo los
procedimientos, de diferentes empresas. La idea
requerimientos del cliente, dentro de sus
será revisar qué tipos de criterios de calidad de
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COMO GESTIONAR LOS RECURSOS PARA EL ÉXITO DE UN POYECTO proyectos está usando y hacer una comparación
calificaciones se caracterizan por haber
con el modelo PEM Gaitán (2007)
obtenido un plan de gestión de calidad o
Resultados A cada una de las 10 empresas que
haberlo creado. Frente a comunicaciones las calificaciones más bajas son las de las empresas
aceptaron la propuesta de trabajar en este
3, 5 y 7 al no existir suficientes espacios para
proyecto se realizó una encuesta de datos
propiciar una fluida interacción entre las partes,
sociodemográficos de la siguiente forma
respecto a los costos. En general se observó que
Nombre de la empresa, tipo de empresa,
la mayoría de las empresas cuentan con un
N.º de trabajadores y años de ejecución
departamento que se encarga de identificar y
Frente a los resultados encontrados en adquisiciones generalmente las empresas respondieron que a la hora de contratar proveedores realizan un proceso de selección el cual se centra en analizar los precios, la calidad y las experiencias anteriores (si las hay) con
estudiar los aspectos que afectan los costos de un proyecto, y en los recursos se observó que las empresas en su mayoría se valen de un departamento el cual es el encargado de hacer las proyecciones necesarias para calcular los recursos de cada proyecto
cada proveedor, respecto al alcance la empresas 1, 2 y 3 se encontró que muestran mejoramiento continuo y la implementación de
Discusión (O Análisis De Resultados) El modelo PEM brinda una guía para
un software propio a la hora de definir el
gestionar recursos para el éxito de un proyecto,
alcance de cada proyecto respecto a las otras
esta guía comparada con los resultados
empresas, en la calidad En este aspecto las
obtenidos en las empresas se puede apreciar
empresas 1 , 5 y 6 que obtuvieron las mejores
como en muchos aspectos las empresas pueden
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COMO GESTIONAR LOS RECURSOS PARA EL ÉXITO DE UN POYECTO estar obteniendo buenos resultados, sin
de vista de la gestión de proyectos y así atender
embargo hace falta articulación que es lo que
las necesidades a quienes va dirigido cada
brinda el modelo PEM, por ello se sugiere a las
proyecto.
empresas emplear este modelo para el éxito de
Para tener un proyecto exitoso es
sus proyectos basado en la gestión de los
necesario enmarcarlo en un modelo de mejora
recursos.
continua que permita cada vez al hacer
Teniendo en cuenta los resultados
seguimiento y control mejorando todos los
obtenidos y las sugerencias del modelo PEM y
procesos internos y externos del mismo además
con el ánimo de garantizar que los proyectos
de cumplir con las exigencias del cliente, es por
sean pertinentes y realmente solucionen las
esto que la integración con el Modelo PEM
necesidades de la comunidad a la cual están
entrega un modelo y una propuesta de
dirigidos, se siguiere la siguiente guía para
implementación completa para los proyectos.
implementación planificación, implementación, control y cierre, teniendo en cuenta las
Agradecimientos Expresamos agradecimiento especial a
materias: integración, parte interesada, alcance,
las 10 empresas que accedieron de forma muy
recurso, tiempo, costo, riesgo, calidad,
amable a responder las encuestas y aportar
adquisiciones, y comunicación
datos para la continuación del presente
Conclusiones
proyecto de investigación
Teniendo en cuenta las falencias que se presentan en los proyectos, se hace necesario la implementación de estándares de calidad, que
Referencias Suarez R, G. A. (2017). Estudio
permitan satisfacer de una forma real las
comparativo del estado de las empresas
dificultades de estos proyectos desde el punto
constructoras de vivienda de interés social de la
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COMO GESTIONAR LOS RECURSOS PARA EL ÉXITO DE UN POYECTO ciudad de Ibagué, frente a las normas: ISO 21500, NSR10 y PEM (Project Excellence Model). Informe final de investigación dirigida por Meneses T Sandra R. Ibagué: Universidad Cooperativa de Colombia Diana L. Gutiérrez F., A. P. (2014). Criterios para la implementación del Project Excellence Model (IPMA). Cali, Colombia: Universidad de San Buenaventura. Gaitán Rebollo, L. (2007). Diseño de un modelo de gestión de calidad basado en los modelos de excelencia y el enfoque de gestión por procesos. Barranquilla: Fundación Universidad del Norte, Departamento de Ingeniería Industrial
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El éxito en las Comunicaciones de un Proyecto William Gomez Mina Ingeniero de Sistemas Alcaldía de Santiago de Cali Colombia wigomi67@gmail.com. Resumen En un buen proceso de comunicación, se tienen en cuenta los elementos y las características de este y se convierte en una herramienta clave para lograr las metas. Cuando hablamos de proyectos; la comunicación es una herramienta fundamental que nos permite medir la consecución de los objetivos tanto para el líder como para los interesados. Además, que obliga al líder y a su equipo a poner en práctica desde su conocimiento las diferentes técnicas efectivas de la comunicación. Es importante que, al usar las diferentes estrategias, sean formales o no, se cumpla con el acto comunicativo en todos los interesados, articulado con los medios tecnológicos y las redes sociales EI impacto del proyecto y la buena comunicación van articuladas y el gran éxito depende de gestión de los líderes y/o participantes Palabras clave: Comunicación, éxito, habilidades, estrategias, interesados. Success in Project Communications In a good process of communication, its elements and characteristics are considered to become a key tool towards achieving goals. When we talk about projects, communication is a fundamental tool that allows us to measure the achievement of objectives for both the leader as well as all those interested. In addition to this, it forces both the leader and his team to put into practice their knowledge regarding the different effective techniques of communication. It is important that when using different strategies, whether formal or not, that this communicative act is complied with all participants and further consolidated using the technological means and social networks available. The impact of a project and good communication are equally interconnected, and their success depends on the management of the leaders and/or participants. Keywords: Communication, success, skills, strategies, stakeholders.
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El éxito en las comunicaciones de un proyecto
Introducción
2. Planificar las Comunicaciones: Es el
El presente artículo tiene una breve
proceso para determinar las necesidades de
definición sobre la comunicación, lo esencial
información de los interesados en el
que es para el desarrollo de los seres
proyecto y definir cómo abordar las
humanos y la importancia que tiene la
comunicaciones con ellos.
comunicación para el existo de los proyectos;
3. Distribuir la información: Es el proceso
Sostiene que el éxito de las comunicación
de poner la información relevante a
debe ser un objetivo del líder del proyecto y
disposición de los interesados en el
su equipo, que este objetivo debe de incluir
proyecto, de acuerdo con el plan
factores como retroalimentación, canales de
establecido.
comunicación, estilo, involucramiento de
4. Gestionar las Expectativas de los
todos los interesados, trasmitir confianza y
Interesados: Es el proceso de comunicarse y
motivar al grupo.
trabajar en conjunto con los interesados para
. Materiales y método Los procesos de Gestión de las
satisfacer sus necesidades y abordar los problemas conforme se presentan. 5. Informar el Desempeño: Es el proceso de
Comunicaciones del Proyecto, a saber son:
recopilación y distribución de la
1. Identificar a los Interesados: Es el
información sobre el desempeño,
proceso que consiste en identificar a todas
incluyendo los informes de estado, las
las personas u organizaciones impactadas
mediciones del avance y las proyecciones.
por el proyecto, y documentar información
Estos procesos interactúan entre sí y con
relevante relativa a sus intereses,
procesos de las otras áreas de conocimiento.
participación e impacto en el éxito del mismo.
3
El éxito en las comunicaciones de un proyecto
Según
de Capacidades logran potenciar las
(http://pmbokproyectos.blogspot.com/p/g.ht
relaciones.
ml) Teniendo en cuenta los conceptos Resultados La palabra comunicación deriva del
anteriores, cuando hablamos de proyectos; la comunicación es una herramienta
latín communicatio que significa compartir
fundamental que nos permite medir la
participar en algo poner en común. Desde el
consecución de los objetivos tanto para el
principio de la humanidad fue necesario la
líder como para los interesados. Además,
comunicación para poder convivir en
que obliga al líder y a su equipo a poner en
sociedad y sobrevivir a las adversidades del
práctica desde su conocimiento las
clima y la naturaleza.
diferentes técnicas efectivas de la
El acto de la comunicación es
comunicación, para identificar cual es la
importante para los seres humanos ya que
más acertada en el proyecto. Jim Rohn fue
permite que se expresen, establezcan
un célebre empresario estadounidense y un
relaciones, lleguen acuerdos y sean capaces
orador de gran prestigio, por lo que alcanzó
de organizarse.
gran reconocimiento en el mundo de la
En un buen proceso de
comunicación. Acuñó la frase “La
comunicación, se tienen en cuenta los
comunicación efectiva es 20% lo que sabes
elementos y las características de este y se
y 80% cómo te sientes con respecto a lo que
convierte en una herramienta clave para
sabes”, algo que muchas empresas y
lograr las metas.
comunicadores se han aplicado a la hora de
Partiendo del hecho de que las habilidades comunicativas como conjunto
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El éxito en las comunicaciones de un proyecto
comunicar cualquier tipo de información o anuncio. El éxito en la comunicación el proyecto debe ser un objetivo implícito para
El
objetivo de la comunicación en un
proyecto debe tener: -
el líder y su equipo por lo tanto es
Retroalimentación en todo sentido (aclarar dudas )
responsabilidad de este utilizar todas las
-
Involucrar a todos los interesados
herramientas y como se nombró
-
Trasmitir confianza
anteriormente para el resultado esperado es
-
Motivar a todo el grupo.
vital que pueda identificar cual es la mejor
-
Definir canales de comunicación y de
estrategia de comunicación.
buen acceso, teniendo como base el
Es importante que, al usar las diferentes
organigrama.
estrategias, sean formales o no, se cumpla
-
Tener estilo, poseer un poco de etiqueta.
con el acto comunicativo en todos los interesados, articulado con los medios
EI impacto del proyecto y la buena
tecnológicos y las redes sociales a los que
comunicación van articuladas y el gran
estos (los interesados) tengan acceso, para
éxito depende de gestión de los líderes y/o
que
participantes, el cual permite optimizar el
de alguna manera la comunicación
cumpla con la función de hacer visible el
rendimiento, potencializar el recurso
proyecto ante la organización y ante la
humano. “ El célebre consultor y profesor
sociedad. “Benjamin Franklin fue quien
del mundo de los negocios Peter Drucker
acuñó la célebre frase sobre la comunicación
pronunció una frase respecto a la
y su utilidad con “Dime y lo olvido,
comunicación que resulta tremendamente
enséñame y lo recuerdo, involúcrame y lo
interesante y que se ha convertido en una
aprendo”.
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El éxito en las comunicaciones de un proyecto
máxima que todo comunicador se aplica en
•
su día a día. La frase dice que “Lo más importante de la comunicación es escuchar
Las habilidades comunicativas potencializan las relaciones sociales
•
Es importante que el líder del proyecto
lo que se dice”. Y es que, a veces, una
tenga potencializadas sus competencias
comunicación puede entrar en una dinámica
comunicativas
que cambie el objetivo inicial de la comunicación y al final no se diga nada de lo que se pretendía al principio”
Referencias ITM Platform Projects Programs Portafolio https://www.itmplatform.com/es/blog/gestio
Conclusiones •
Con la buena comunicación en proyecto se logran las metas
•
n-de-la-comunicacion-en-los-proyectos/
Master en Gestión de Calidad y Reingeniería de procesos
Es importante practicar diferentes https://www.eoi.es/blogs/mcalidadon/2014/ técnicas de comunicación, para 12/23/la-comunicacion-unaidentificar en la acertada para todos
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herramienta-de-poder-paraSe deben usar los medios tecnológicos y
gestionar-proyectos-exitosos/
redes sociales para así, hacerlo visible
•
ante la sociedad.
Metodología de PMBOK
El impacto y la comunicación en el
http://pmbokproyectos.blogspot.com/p/g.ht
proyecto están articuladas •
ml
La gestión de los líderes del proyecto es vital en el éxito de las comunicaciones en este.
Software DELSOL https://www.sdelsol.com/blog/tendencias/fr ases-celebres-de-comunicacion/