Instituto Universitario Tecnológico Antonio José de Sucre Extensión Mérida
REGISTRO CONTABLES AUTORES: ERIKA ZERPA KELLY CASTAÑEDA DANIA JEREZ ANA JEREZ JESUSMOLINA CONTABILIDAD I NOVIEMBRE 2013
REGISTROS CONTABLES Es la afectación o asiento que se realiza en los libros de contabilidad de un ente económico, con objeto de proporcionar los elementos necesarios para elaborar la información financiera del mismo.
Libro Diario: Registro cronológico de las operaciones contables que muestra los nombres de las cuentas, los cargos y abonos que en ellas se realizan, así como cualquier información complementaria que se considere útil para apoyar la correcta aplicación contable de las operaciones realizadas. También es conocido como “libro de primera anotación”.
En él se asienta por primera partida el resultado del inventario con el que cuenta la entidad al inicio de sus operaciones. De este libro se Toman los datos para su traspaso al libro mayor.
Libro Mayor: El libro más importante en cualquier contabilidad, en el que se registran cuentas individuales o colectivas de los bienes materiales, derechos y créditos que integran el activo; las deudas y obligaciones que forman el pasivo; el capital y superávit
De los gastos y productos; las ganancias y pĂŠrdidas y en general todas las operaciones de una empresa. En dicho libro se registran todas las
Balanza de ComprobaciĂłn: Es una lista de todos los saldos deudores y acreedores de todas las cuentas del
transacciones anotadas en el diario principal o en los diarios especiales cuando los haya, ya sea particularmente o bien en totales.
mayor para comprobar la igualdad, sumĂĄndolos en columnas separadas; esto asĂ a consecuencia de que la contabilidad a base de
partida doble deriva su nombre del hecho de que el registro de toda operación requiere el asiento de débitos y créditos de una operación que suman igual importe, resulta obvio que el total de débitos de todas las cuentas debe ser igual al total de los créditos.
La balanza de comprobación sirve para localizar errores dentro de un período
identificado de tiempo y facilita el encontrarlos en detalle y corregirlos. Es una lista muy conveniente de los saldos de las cuentas que serán empleados en la preparación de los Estados Financieros. Es útil para comprobar la exactitud matemática del mayor y proporcionar al contador información para preparar los Estados Financieros periódicos, ya que le es mucho más Utilizar los datos de la Balanza que tomándolos directamente del mayor.
Balance se comprobación (otra opinión) Es un documento por medio del cual se comprueba que los asientos del Libro Diario han sido pasados correctamente al Libro Mayor. Se puede decir que el Balance de Comprobación es una lista de todas las cuentas que se han abierto en el Mayor Principal, e indican en un momento determinado el total de cargos y abonos que se han registrado. Su presentación es mensual, o con la frecuencia que se estima conveniente. Partes del Balance de Comprobación: 1. Encabezamiento : Comprender el nombre de la empresa, la denominación del documento y la fecha. 2. Contenido: Es la relación o lista de cuentas del Mayor Principal con sus respectivos importes o saldos. Contiene cuentas del Activo, Pasivo, Capital, Ingresos y Egresos.
Métodos de Formación del Balance de Comprobación
Balance de Comprobación por Sumas: Se forma con el total de las sumas de las columnas del DEBE y el total de las sumas de las columnas del HABER de cada una de las cuentas que aparecen en el Libro Mayor. Al registrarse los totales en las columnas respectivas del Balance de Comprobación (DEBE y HABER) se totalizarán y, tanto la columna del DEBE como la columna del HABER deberán ser iguales. Este Método presenta el movimiento de cada cuenta en el periodo analizado. Balance de comprobación por saldos: Una vez determinado el saldo de cada una de las cuentas del Libro Mayor estos se registraran en el Balance de Comprobación en las columnas respectivas; es decir, en el DEBE si es un saldo Deudor o en el HABER si es un saldo Acreedor. Representa el estado a la fecha de la presentación, de dicha cuenta.
Esto es sólo una prueba de exactitud del equilibrio de la ecuación patrimonial. Las sumas iguales en un Balance de Comprobación no son una garantía de que las cifras sean exactas, ni de que las cuentas manejadas sean las correctas; ellas sólo indican que hay igualdad de cargos y abonos e igualdad en los saldos deudores y acreedores. Es la demostración de haber respectado la Teoría del Cargo y Abono . La Cuenta : Las cuentas se pueden clasificar en diversas formas, por ejemplo: atendiendo a su significado económico-financiero, o por su fin o movimiento funcional, por su naturaleza, etc. En este trabajo la clasificaremos de acuerdo con el papel que desempeñan en contabilidad. Así tendremos: - reales o de valores - nominales o de - de valuación resultados de patrimonio - transitorias - Cuentas reales o de - de orden valores. Representan bienes, derechos u obligaciones de la empresa, determinando su patrimonio. Las cuentas de valores activos, representan los bienes de la empresa y como
tales figuran en el activo. Pueden controlar bienes materiales tangibles: Mercancías, Edificios, Terrenos, Caja, etc. Bienes intangibles: Patentes, Concesiones, etc. Créditos a
favor de la empresa: Cuentas por cobrar, Efectos por Cobrar, etc. Estas cuentas para figurar en el Activo, deben tener saldo deudor. Las cuentas de valores pasivos, representan las
obligaciones contraídas por la empresa, y como tales figuran en el pasivo, Ejemplos: Hipotecas por Pagar, Efectos por Pagar, etc. Para figurar en el pasivo deben tener saldo acreedor.
-Cuentas de valuación: Representan una disminución al saldo de las cuentas de activo a las cuales valúan. Las cuentas de valuación se utilizan para reflejar el valor de realización de algún activo o para mostrar el valor según libros o la distribución del costo histórico. Algunas cuentas de valuación o complementarias de activo son: -Provisión para cuentas incobrables - Depreciación acumulada -Amortización acumulada. Ejemplo: Si suponemos que una maquinaria, en las labores de producción, se ha desgastado, pérdida de valor, por Bs. 40000, la cuenta que refleje la pérdida o ganancia de un bien la denominaremos cuenta de valuación. En este caso la información contable seria la siguiente: Maquinaria: valor de costo------------------- Bs.100000,Menos: pérdida de valor (Depreciación acum. Maquinaria) ---------- (Bs. 40000,-) Valor contable actual------------------------ Bs. 60000,-) -Cuentas transitorias:
Estas cuentas las emplearemos para reflejar operaciones que, debido a contratos o situaciones eventuales, nos impiden efectuar cargos o abonos a las cuentas correspondientes que reflejar铆an la operaci贸n comercial efectuada. Como su nombre lo indica
(transitorias), al cesar el contrato o la eventualidad que lo motiv贸, se cancelan, se anulan de nuestra contabilidad. Algunas son: Mercanc铆as en Transito; Reclamaciones Pendientes; Partidas en suspenso; Diferencia en Caja, etc.
Ejemplo: Supongamos que falta una cantidad de 5000 Bs. en caja, hasta que descubramos la causa que la origino abriremos una cuenta llamada Diferencia en Caja, por lo que el asiento seria el siguiente: Diferencia en Caja 5000,
- Caja 5000,-
Supongamos que la falta de dinero se debe a una compra de una calculadora (equipos de oficina), que no fue registrada. Entonces debemos hacer este asiento: Equipos de Oficina 5000,-
Diferencia en Caja 5000,-
-Cuentas de orden: Las cuentas de orden son aquellas que controlan operaciones que no alteran la naturaleza de los bienes,
derechos u obligaciones de un ente. Las cuentas de orden deudoras se muestran al final del activo y las acreedoras al
final del pasivo y patrimonio. Por lo tanto forman parte
del Balance General pero no representan activos, pasivos o patrimonio.
-Cuentas de patrimonio: Estas cuentas muestran las cantidades aportadas por los accionistas y las ganancias o pĂŠrdidas ocurridas por operaciones con el capital social u originado por las
-Cuentas nominales o de resultados: Son aquellas cuentas que registran los incrementos del patrimonio mediante los ingresos, o las disminuciones por los costos o egresos, ocurridos en un perĂodo determinado.
actividades normales del negocio. Las cuentas que con mayor frecuencia se encuentran dentro del patrimonio, son las siguientes:
1. Capital social 2. SuperĂĄvit 3. Reservas
* Explique las cuentas que conforman el balance general.
ACTIVO ACTIVO CIRCULANTE
CAJA
En esta cuenta se registrará el dinero en efectivo, en cheque y boletos de tarjetas de crédito que entren en la empresa. Se abonará al depositar en el banco los ingresos recibidos y los
pagos en efectivo. Generalmente Caja tiene una cuenta auxiliar denominada Caja Chica que se emplea para registrar los pequeños desembolsos en efectivo.
BANCOS Esta cuenta se emplea para controlar el dinero que se moviliza en las denominadas cuentas corrientes bancarias. Con los Bancos se suelen realizar diversas operaciones, no siempre en dinero, en cuyo caso la cuenta que controle esa operación deberá complementarse con un apellido. Por ejemplo: Banco Cuenta Giros al Cobro, Banco Cuenta Giros Descontados. EFECTOS POR COBRAR La emplearemos para controlar determinados documentos debidamente formalizados que representen créditos a favor de la empresa. Los documentos negociables más importantes que se controlan por intermedio de esta cuenta son las denominadas letras de cambio o giros y los pagarés. Para que sean registrados en esta cuenta deben haber sido aceptados por sus deudores. Esto significa reconocer una deuda y comprometerse a cancelarla a su vencimiento o a la vista. CUENTAS POR COBRAR Para controlar los créditos a favor de la empresa, no reconocidos por medio de la
aceptación de letras de cambio o pagares sino por medio de facturas emplearemos Cuentas por Cobrar.
INVENTARIOS DE MERCANCIAS Como su nombre lo indica, la cuenta Inventarios de Mercancías o simplemente
Inventarios, la emplearemos para reflejar el valor de las mercancías propiedad de la empresa adquirida o producida con la intención de venderlas.
GASTOS PAGADOS POR ANTICIPADO El nombre de la cuenta nos dice que movilizaremos la misma para agrupar todas aquellas cantidades que hemos pagado por anticipado a cuenta de futuros gastos. Existen ciertos contratos o circunstancias que nos obligan a emplear esta cuenta. Por ejemplo las pólizas de seguros se suelen pagar por adelantado y no será justo que carguemos como gastos del mes los desembolsos efectuados dentro del mes, pero que corresponden a meses sucesivos. Algunas de las cuentas auxiliares que forman este grupo son: 1. Seguros Pagados por Anticipado 2. Intereses Pagados por Anticipado 3. Impuestos Pagados por Anticipado
ACTIVO A LARGO PLAZO INVERSIONES A LARGO PLAZO Están constituidas por cuentas que representan inversiones a largo plazo o de carácter permanente, en títulos valores, bienes inmuebles (no usados por la empresa) cuentas de participación, préstamos y, en todo caso, las acciones en empresas filiales o afiliadas.
ACTIVO FIJO Esta constituido por cuentas que representan activos de carácter permanente destinados a la producción de bienes y servicios. Sus componentes más importantes deben separarse por rubros, tales como: TERRENOS La cuenta terrenos (dentro del activo fijo) significa el valor de la tierra, donde tenemos instalada nuestra
empresa y donde se han levantado las edificaciones (Edificios, plantas comerciales o industriales, etc.). La cuenta Terrenos (dentro del activo, en el grupo de Inversiones) significa el valor de los terrenos adquiridos por la empresa para futuras expansiones, para rentarlos o bien con fines de especulación a corto o a largo plazo.
EDIFICIOS Cuando la incluimos dentro del activo fijo, representa el valor de construcción de los edificios, plantas comerciales o industriales, etc., que sean empleados por la empresa para la producción de bienes o servicios. Cuando son incluidos en el grupo de inversiones, significa el valor de los edificios adquiridos para futuras expansiones, para rentarlos o bien con el fin de especular a corto o largo plazo. MAQUINARIA En las empresas de tipo industrial (fabricación de productos) y en determinadas empresas de servicios, como por ejemplo: producción de energía eléctrica, etc., empleamos la
cuenta Maquinaria para controlar los diversos tipos de máquinas empleadas en la producción de bienes y servicios. MUEBLES Y ENSERES
La cuenta Muebles y Enseres, también denominada Mobiliario, la emplearemos para controlar las mesas,
sillas, archivos, etc., usadas en las diversas oficinas de loa empresa.
EQUIPOS DE OFICINA Debido, primero a la mecanización y actualmente a la computarización de los sistemas administrativos y como consecuencia del elevado costos de estos equipos, (los cuales, en algunos casos, como los equipos de computación, tienen una vida muy limitada a consecuencia de los cambios rápidos en su tecnología) se ha hecho necesario abrir la cuenta Equipos de Oficina que controlará la inversión en co0mputadoras, calculadoras, procesadores de palabras, máquinas de escribir, fotocopiadoras, etc.
ACTIVO INTANGIBLE PATENTES Las patentes representan los derechos otorgados a una persona, natural o jurídica, a nivel nacional o internacional, con carácter de exclusividad, para su explotación o venta, por un determinado número de años. (En nuestro país 15 años).
MARCAS DE FÁBRICA Estas se emplean para procurar mantener los aspectos distintivos de los productos de una empresa. Proporcionan a sus propietarios derechos de
exclusividad para el uso, explotación o venta de la marca. PLUSVALIA O FONDO DE COMERCIO
El término plusvalía se aplica para indicar el excedente o diferencia entre el valor pagado en la compra de una CARGOS DIFERIDOS
empresa y el valor independiente de sus activos tangibles e intangibles.
GASTOS DE CONSTITUCION DIFERIDOS En la constitución y legalización de una empresa se suelen incurrir en una serie de desembolsos, los cuales, si son de cierta relevancia con relación a los ingresos de esa empresa, no deberán cargarse al primer período, sino diferirlos para ser repartidos en varios períodos futuros. Los gastos de constitución se realizan con la intención de que la causa que los motivó la creación de la empresa, generara ingresos. GASTOS DE DESARROLLO Antes de la empresa comenzar a realizar operaciones que generen ingresos, necesita de un lapso, denominado preoperatorio, en el cual se incurrirá en una serie de gastos. En esta etapa, parecería ilógico mostrar unas pérdidas, cuando la
empresa aún no ha comenzado su etapa operacional. En consecuencia se considera que los ingresos que se pudieran obtener en el futuro se podrían asociar con los gastos preoperatorios ocasionados para obtenerlos. Por lo tanto, los gastos de desarrollo preoperatorios pueden diferirse.
MEJORAS EN INMUEBLES ARRENDADOS Cuando una empresa alquila un terreno, edificio, locales comerciales, etc., es normal que trate de acondicionarlos de
acuerdo a sus necesidades, lo cual le ocasionará una serie de desembolsos que beneficiarán a períodos futuros. Por otra parte, en algunas ocasiones, para obtener el contrato de arrendamiento, bien sea por la situación de la propiedad que se desea alquilar o por cualquier otra circunstancia, se cancela una determinada cantidad por anticipado. Estos gastos no deben cargarse al período en que se realizan, será necesario diferirlos, salvo que su monto sea tan insignificante que no lo ameriten.
CUENTAS DE ORDEN Como dijimos en la primera parte del trabajo, las cuentas de orden son cuentas que controlan operaciones que no alteran la naturaleza de los bienes, derechos u obligaciones de un ente. Entre las más comunes se encuentran: DEUDORAS BANCO CUENTA GIROS AL COBRO Es la cuenta que representa la cantidad de efectos o giros que se encuentran al cobro en los bancos.
MERCANCÍAS EN CONSIGNACIÓN Son mercancías que podemos obtener sin ningún costo, luego al venderlas incurrimos en obligaciones con dicho proveedor.
ACREEDORAS GIROS AL COBRO EN BANCOS Esta cuenta representa los efectos o giros enviados al banco para que efectúe su cobro, pero que aún no han sido cobrados.
La hoja de trabajo:
Es un documento importante pero no indispensable ni obligatorio, sino un paso adicional dentro del ciclo contable. Por ser considerada como un borrador de trabajo, en esta hoja puede escribirse a lápiz. Hoja de trabajo ajustes : La hoja de trabajo, llamada por algunos autores papel de trabajo, es una forma columnaria que se utiliza en
contabilidad para organizar la información, con el fin de preparar los asientos de ajuste, el estado de ganancias y pérdidas, los asientos de cierre y el balance general.
. El formato consta de las siguientes partes: 1 Encabezamiento: formado por la razón social, el nombre del documento y la fecha del periodo por el cual se elabora. 2 Secciones: •
Número de orden de las cuentas
•
Nombre de las cuentas con su código
•
Balance de comprobación con débitos y créditos
•
Ajustes con débitos y créditos
•
Balance ajustado con débitos y créditos
•
Ajustes por inflación
•
Balance ajustado por inflación
•
Ganancias y pérdidas con débitos y créditos
•
Balance general con débitos y créditos. A esta sección se trasladan los débitos y los créditos de las cuentas que
fueron ajustadas o aparecen en el comprobante de ajustes; si se requieren nuevas cuentas, se escriben al final de la hoja de trabajo y se adicionan igualmente en el libro mayor lo mismo que en la columna anterior, debe comprobarse la igualdad entre el total de débitos y el de créditos. Hoja de trabajo -ajustes por inflación - a esta sección se trasladan los débitos y los créditos de las cuentas que fueron ajustadas por inflación, de acuerdo con las normas vigentes Hoja de trabajo -balance ajustado - para diligenciar esta sección se procede en igual forma que en la columna saldos siguientes del libro mayor y balances, así: •
•
º las cuentas que no tuvieron movimiento en la sección del balance de comprobación o en la sección de ajustes, se trasladan directamente a la sección de balance ajustado, a su respectiva columna según sea débito o crédito º las cuentas que tuvieron movimiento en la sección de balance de comprobación y en la sección de ajustes, se suman y se pasa un solo valor con saldo débito o crédito al balance ajustado. Para ello debe tenerse en cuenta que movimientos iguales se suman (debe + debe, haber + haber) y movimientos contrarios se restan y conservan el saldo del mayor movimiento (debe - haber, debe + debe haber, haber -debe, haber + haber - debe). Los totales de las columnas debe y haber deben presentar sumas iguales.
Hoja de trabajo -balance ajustado por inflación - en esta columna se registran los saldos correspondientes a las cuentas del balance ajustado y ajustes por inflación, sumados de igual forma que la sección del balance ajustado.
Hoja de trabajo -balance general - a esta sección se trasladan los valores de las cuentas reales que aparecen en el balance ajustado. Así en él debe se registran las cuentas de activo, teniendo presente incluir el inventario final de mercancías y no registrar el inventario inicial; además, la pérdida del ejercicio cuando se presente; en la columna haber se registran los saldos ajustados de las cuentas que representan disminución del activo (depreciación y provisión), pasivo y patrimonio, incluyendo la utilidad del ejercicio que figura en la sección ganancias y pérdidas. Al igual que las secciones anteriores, ésta debe dar sumas iguales. Hoja de trabajo -columna cuentas y codificación - se registra ordenadamente los nombres y el código de las cuentas principales, tomando como referencia el orden establecido en el catálogo de cuentas y con los datos del libro mayor. Hoja de trabajo -elaboración - para el proceso de elaboración de la hoja de trabajo se tiene en cuenta: En la columna cuentas y codificación. Balance de comprobación o balance de prueba Ajustes Balance ajustado Ajustes por inflación Balance ajustado por inflación Ganancias y pérdidas Balance general.
Hoja de trabajo -ganancias y pérdidas A la sección de ganancias y pérdidas se trasladan los valores de las cuentas nominales; esto es, al debe las cuentas con saldo débito, o sea, las cuentas de costo y gastos; al haber las cuentas con saldo crédito, o sea, las cuentas de ingresos o rentas. En el sistema de inventario permanente, el valor de la cuenta mercancías no fabricadas por la empresa que aparece en el balance de comprobación es el inventario final de mercancías por lo cual pasa directamente al balance general como cuenta de activo, y no hace falta determinar su valor real por medio de inventarios inicial ni final en la columna ganancias y pérdidas, como en el caso del sistema de inventario periódico. Otra diferencia que se presenta en la sección ganancias y pérdidas de la hoja de trabajo, entre los dos sistemas de inventarios, es la cuenta de costo de ventas que se utiliza en el inventario permanente; por ser cuenta nominal, del balance ajustado, se traslada su saldo a la sección ganancias y pérdidas. Al finalizar el traslado de las cuentas a la sección ganancias y pérdidas, por cualquiera de los dos sistemas, se suman los débitos y los créditos. Si el total haber (ingresos) es mayor que el total debe (gastos), se ha obtenido una ganancia; de lo contrario se ha incurrido en una pérdida la diferencia se escribe debajo de la cantidad menor para balancear las columnas y presentar sumas
iguales.