PROCESO ADMINISTRATIVO LES TEMPS LTDA.
BEATRIZ ELENA GUZMAN ADMINISTRACION II
ERIKA ZUÑIGA CAMACHO JOHN FREDY MONTEALEGRE RIVERA
ARMENIA UNIVERSIDAD DEL QUINDIO FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y ADMINISTRATIVAS CONTADURIA PUBLICA 2012
Dirección: Cra 14 Nº 14-28 – Teléfono: 7467899 - e-mail: lestemps@hotmail.com – pagina web: www.lestempsltda.com
INTRODUCCION
En el siguiente trabajo se podrá apreciar la aplicabilidad del ciclo administrativo, el cual fue desarrollado en base a una empresa ficticia; en este vamos a encontrar los elementos más importantes e influyentes que componen dicho proceso administrativo.
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JUSTIFICACION
Con los conocimientos adquiridos en el área de administración se pretende dar aplicabilidad al ciclo económico, además hacer mejor provecho de estos para poder emitir juicios o simplemente conocer su influencia tanto para la vida diaria como para la vida laboral.
OBJETIVOS
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OBJETIVO GENERAL Definir, establecer y darle aplicabilidad a cada uno de los elementos que componen el proceso administrativo.
OBJETIVOS ESPECIFICOS
o
Definir los objetivos institucionales, que puedan dar un mejor horizonte o direccionamiento a la organización en general.
o
Implementar políticas y estrategias que le brinden a la organización un buen desarrollo de sus actividades o que le eviten algún tipo de desviación.
o
identificar los estilos de organización y dirección utilizados en la empresa.
o
establecer los tipos de control y sus respectivas correcciones o estrategias a utilizar en caso de desviación de los objetivos.
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TABLA DE CONTENIDO
1. IDENTIFICACION DE LA EMPRESA 1.1.
NOMBRE DE LA EMPRESA
1.2.
DESCRIPCION DE LA EMPRESA 1.2.1.
Sector y Actividad Económica
1.2.2.
Producto y Servicios que ofrece
1.2.3.
Segmentación del mercado
2. PROCESO ADMINISTRATIVO 2.1.
2.2.
PLANEACION 2.1.1.
Análisis DOFA
2.1.2.
Misión y Visión de la Empresa
2.1.3.
Áreas Funcionales y Complementarias (función básica cada área)
2.1.4.
Objetivos Organizacionales
2.1.5.
Objetivos, políticas y estrategias por áreas
2.1.6.
Plan de Acción de un área de la empresa
ORGANIZACIÓN 2.2.1.
Organigrama y justificación de los niveles organizacionales
2.2.2.
Organización Formal
2.2.3.
Organización Informal
2.2.4.
Nivel de Centralización o Descentralización
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2.3.
2.4.
DIRECCION 2.3.1.
Estilo de dirección y liderazgo
2.3.2.
Motivación del personal
2.3.3.
Comunicación en la empresa
CONTROL 2.4.1.
Tipos de controles a utilizar
2.4.2.
Establecimiento de estándares (por cada área de la empresa)
2.4.3.
Medición del desempeño
2.4.4.
Corrección de desviaciones: Estrategias a utilizar
1. IDENTIFICACION DE LA EMPRESA
1.1.
NOMBRE DE LA EMPRESA. Les Temps Ltda.
1.2.
DESCRIPCION DE LA EMPRESA.
1.2.1. Sector y Actividad Económica. Comercial y Comercialización de Productos de joyería.
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1.2.2. Producto y Servicios que ofrece. Gafas y Relojes.
1.2.3. Segmentación del mercado.
Los productos van dirigidos a todo tipo de personas de la ciudad de Armenia, sin distinción de edad, sexo u otras condiciones que lo puedan limitar, pues cuenta con una gran variedad de estilos y referencias que son ofrecidas al público en general.
2. PROCESO ADMINISTRATIVO
2.1.
2.1.1.
PLANEACION
Análisis DOFA.
•
•
Debilidades.
Tenemos una estrecha línea de productos.
durante algún tiempo, la empresa ha ofrecido envío gratis, para ganar clientes; esta estrategia resulta costosa y no necesariamente sostenible.
Oportunidades.
Aprovechamos la tecnología para dar a conocer nuestros productos por medio de la página web y redes sociales.
Tenemos una buena reputación con proveedores y clientes.
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•
•
Fortalezas.
Estamos ubicados estratégicamente en un sector altamente comercial de la ciudad.
Poseemos el personal idóneo en cada puesto.
Los productos que vendemos son reconocidos a nivel mundial.
Las instalaciones son adecuadas y agradables para los clientes.
Amenazas.
2.1.2.
Alto nivel de desempleo de la ciudad, por tanto se ve afectado el poder adquisitivo de las personas.
Los impuestos en la ciudad son altos
Comercializadores de productos no originales.
Misión y Visión de la Empresa.
MISION. Es una empresa dedicada a la comercialización de productos de lujo como gafas y relojes en marcas de la más alta calidad, se caracteriza por satisfacer las necesidades y expectativas de sus clientes, ya sea para su uso personal o como regalo para familiares y amigos.
VISION.
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En el año 2018 Les Temps Ltda. Desea consolidarse en el mercado regional como el mayor comercializador y distribuidor autorizado de los artículos relojes y gafas exclusivos, al mismo tiempo de ser reconocida, por su calidad y eficiencia que busca siempre la satisfacción de sus clientes.
2.1.3.
Áreas Funcionales y Complementarias (función básica cada área).
COMERCIAL
Ventas: Conocer las necesidades de los clientes e informar sobre la manera en que los productos satisfacen sus necesidades y ponerlos a su alcance.
Mercadeo: Supervisar el desarrollo y ejecución de las actividades promocionales y la publicidad de la empresa tales como impresos, publicidad directa por correo, comerciales de televisión y radio. Para asegurar la adecuada producción del material de publicidad.
ADMINISTRATIVA.
Talento Humano: Desarrollar las políticas, planes, y proyectos del área de Talento Humano con el fin de coordinar estudios, diagnósticos y evaluaciones, buscando mejorar las condiciones laborales y ocupacionales de los empleados.
Compras: Gestionar la adquisición de productos, teniendo en cuenta la mejor opción en el mercado, para suplir las necesidades de las diferentes áreas de la empresa, de acuerdo con las políticas establecidas.
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FINANCIERA
Finanzas: Optimizar el uso de los recursos económicos de la empresa.
Contabilidad: Clasificar y sistematizar la información generada por el desarrollo del objeto social.
2.1.4.
Objetivos Organizacionales
•
Obtener una Rentabilidad que supere o cubra las expectativas de los socios, con un manejo racional de los gastos y la optimización en el uso de los recursos.
•
Buscar de manera permanente el posicionamiento en el mercado con un incremento de ventas sostenido y abarcando mercados potenciales.
•
Ampliar la zona de influencia creando sucursales en diferentes puntos estratégicos de la región.
•
Contribuir con el desarrollo económico y social de la región.
2.1.5.
Objetivos, políticas y estrategias por áreas
COMERCIAL
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Ventas
Objetivo Operacional: buscar una sostenibilidad o crecimiento continuo en las ventas. Meta: Tener unas ventas mensuales por valor de $15.000.000.oo. Política: Brindar la mejor atención al cliente para que se motive y adquiera los productos. Estrategia: ofrecer descuentos por pronto pago, en fechas especiales y entregar incentivos para próximas compras.
Servicio al Cliente
Objetivo Operacional: Lograr la Fidelizacion de los clientes. Política: Establecer mecanismos que permitan identificar requerimientos y expectativas actuales y futuras de los compradores. Meta: Satisfacción del cliente al 100% Estrategia: A través de encuestas para poder establecer el nivel de satisfacción en el que se encuentran los clientes.
Mercadeo
Objetivo Operacional: Incursionar en el mercado regional generando un impacto de los productos que ofrece la empresa. Política: Hacer campañas publicitarias por lo menos una al mes y/o en fechas especiales. Meta: Las campañas publicitarias logren generar un impacto del 100% en la población.
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Estrategia: Utilizar los diferentes medios de comunicación como prensa, radio, televisión, folletos e internet.
Personal
Objetivo Operacional: Contar con el mejor personal altamente calificado. Política: realizar capacitaciones las cuales se deberán desarrollar como mínimo dos veces al año, y se hará por parte de personal calificado. Meta: Que el personal de las seis áreas sea capacitado en su totalidad Estrategia: determinar el área o tema a capacitar sobre el cual se tengan más necesidades o nos brinde mayores beneficios.
Compras
Objetivo Operacional: Control de Calidad de los productos adquiridos. Política: Verificar que la mercancía adquirida se encuentre en perfectas condiciones, que no presenten daños de fabricación o por su mala manipulación. Meta: El 100% de los productos se encuentren en perfectas Condiciones para su comercialización.
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Estrategia: Aplicar el proceso de control de calidad a la mercancía antes de ingresarla al inventario.
FINANCIERA
Finanzas
Objetivo Operacional: Hacer inversiones financieras que ayuden a obtener un equilibrio entre los ingresos y egresos. Política: Análisis del mercado para elegir el momento adecuado para invertir. Meta: Garantizar que los ingresos derivados de los rendimientos financieros respalden en un 30% los costos y gastos de operación. Estrategia: Elegir el producto que ofrece mayor rentabilidad en el mercado bursátil o en el cual se piensa hacer la inversión.
Contabilidad
Objetivo Operacional: Emitir informes financieros útiles y prácticos que faciliten la toma de decisiones, el monitoreo de las operaciones y de la situación financiera de la empresa. Política: El personal que se desempeñe en esta área debe estar debidamente formado y capacitado. Meta: presentar los estados financieros a gerencia durante los cinco (5) primeros días del mes. Estrategia: Tener la información siempre actualizada y al día, para poder emitir los informes con la mayor exactitud y confiabilidad posible.
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2.1.6.
Plan de Acción de un área de la empresa Talento Humano.
TRIMESTRES ACTIVIDADES
1
Identificación de temas
X
Identificación de últimas tendencias mercadeo
X
Selección de personal
RESPONSABLES
RECURSOS
Administrador
Humano
Jefe de Mercadeo
Humanos y tecnológico
X
Jefe de Recurso Humano
Humanos
Selección de lugar donde se va desarrollar la actividad
X
Jefe de Recurso Humano
Humanos y locativos
Logística
X
Jefe de Recurso Humano
Humanos
Desarrollo de Actividades
X
X
X
X
Conferencista y Jefe de Recurso Humano
Humano y Económicos
Evaluación
X
X
X
X
Jefe de Recurso Humano
Humanos
2.2.
2
X
3
X
4
X
ORGANIZACIÓN
2.2.1.
Organigrama y justificación de los niveles organizacionales
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2.2.2.
Nivel Institucional:
Gerencia.
Nivel Intermedio:
Comercial, Administrativa y financiera.
Nivel Operacional:
Ventas, Mercadeo, Compras, Talento Humano, Finanzas y Contabilidad.
Organización Formal
La organización es aprobada por la dirección y comunicada a través de manuales de funciones y procedimientos, descripción de organigramas en los cuales se especifica los niveles de poder, autoridad y responsabilidad, y cuenta con un nivel de descentralización para la toma de decisiones.
2.2.3.
Organización Informal
La empresa cuenta con un total de cinco empleados y no cuenta con esta clase de organización.
2.2.4.
Nivel de Centralización o Descentralización
Para la toma de decisiones la empresa se clasifica como descentralizada, el nivel operacional tiene autonomía en los procesos que le competen a cada una de sus áreas, en el momento de celebrar contratos ya sean de compras, publicidad, capacitaciones, entre otros, su monto máximo es de cinco (5) S.M.L.M.V., cuando estos superen la base se deberá pedir autorización a la dependencia asignada del nivel intermedio ya que a este se le asigna una base para contraer obligaciones hasta por ocho (8) S.M.L.M.V., igualmente sucede con
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este quien deberá pedir el visto bueno a la gerencia cuando sus contrataciones superen los ocho (8) S.M.L.M.V.
2.3.
DIRECCION
2.3.1.
Estilo de dirección y liderazgo
El estilo de dirección y liderazgo es democrático, pues para la organización es realmente importante que los empleados se involucren en todos los procesos de la empresa y mas aun cuando se trata de establecer metas y objetivos, ya que se considera que de esta forma ellos van a estar más comprometidos, motivados para el cumplimiento y consecución.
2.3.2.
Motivación del personal
Teoría de fijación de metas de Locke, esta teoría se implementa en la organización ya que se considera que es un método de motivación a la obtención de las mismas, por tanto se les establecen metas u objetivos organizacionales al personal como lo son por ejemplo topes de ventas, recuperación de cartera, atracción de nuevos y potenciales clientes, entre otras.
Teoría de las expectativas (V. Vroom), se le ofrecen a los empleados recompensas por alcanzar las metas propuestas y además mayores beneficios si las superan, entre estas recompensas están comisiones, bonificaciones y descuentos especiales en los productos que se comercializan en la empresa.
2.3.3.
Comunicación en la empresa
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El tipo de comunicación que se utiliza en la empresa no esta limitado, por ende se entiende que se utilizan los tres tipos que son horizontal, vertical y transversal; los medios que se usan para desarrollo son la comunicación personal, telefónica y a través de correos electrónicos y oficios.
2.4.
CONTROL
2.4.1.
Tipos de controles a utilizar
Control durante el trabajo, se hace supervisión directa debido a que con esta se busca corregir los problemas a medida de que estos surgen y antes de que el costo de estos llegue a ser demasiado alto.
2.4.2.
Establecimiento de estándares (por cada área de la empresa)
Se construyeron indicadores de gestión y de resultados establecidos para periodos mensuales, con el fin de permitirle o facilitarle a la gerencia medir en forma eficaz, sistemática y objetiva como va la empresa y con base en esto adoptar las medidas correctivas pertinentes.
INDICADORES DE EFICACIA
Indicador de Ventas
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Total Ventas del Mes($) Total Ventas Proyectadas($)
Indicador Satisfacción del Cliente
Clientes Satisfec h os ( ) Satisfaccion al Cliente Planeado ( )
Indicador Capacitación del Personal
Total de Areas Capacitadas Total de Areas
Indicador Control de Calidad en Compras
Total Articulos Defectuosos( ) Total Articulos Adquiridos ( )
Indicador de Otros Ingresos
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Rendimiento Financiero Obtenido( ) Rendimiento Financiero Proyectado ( )
INDICADORES DE EFECTIVIDAD Indicador Impacto Publicitario
N º Campa ñ as Publicitarias Realizadas N º Campa ñ as Publicitarias Proyectadas
+
N º de Clientes que Ingresaron N º Clientes proyectados
=
Impacto Publicitario Poblacion proyectada( )
INDICADOR DE EFICIENCIA
Indicador de Gestión Área Contable
N º de Etapas Alcanzadas Para Entrega de Estados Financieros N º de Etapas Entrega Estados Financieros
2.4.3.
Medición del desempeño
Indicador de Ventas
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¿ $ 13.500.000 =90 $ 15.000 .000
Indicador Satisfacción del Cliente
95 =95 100
Indicador Capacitación del Personal
2 =33.33 6
Indicador Control de Calidad en Compras
15 =15 100
Indicador de Otros Ingresos
15 =5 0 30
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INDICADORES DE EFECTIVIDAD
Indicador Impacto Publicitario
1 1
+
80 =¿ 100
80 =80 100
INDICADOR DE EFICIENCIA
Indicador de Gestión Área Contable
10 =100 10
2.4.4.
Corrección de desviaciones: Estrategias a utilizar
Indicador de ventas desviación 10%. Para lograr que este indicador tenga una desviación cero se va a implementar como estrategia contratar asesores externos, que puedan captar nuevos compradores y posibles clientes potenciales.
Indicador Satisfacción del cliente desviación 5%. La táctica a utilizar para corregir esta desviación es colocar un buzón de sugerencias en el cual los clientes puedan expresar el
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por que de sus inconformidades, y poder tomar las medidas correctivas pertinentes.
Indicador capacitación de personal desviación 66,67%. Como se planea corregir este desvío es capacitando en su totalidad el personal de las áreas de la empresa, cumpliendo con las políticas ya establecidas.
Indicador control de calidad de compras desviación 15%. Evaluar el proceso de control de calidad para identificar en que punto se esta presentando la falla y hacer su respectiva corrección.
Indicador otros ingresos desviación 50%. Buscar nuevos productos o mercados que garanticen mayor rentabilidad.
Indicador impacto publicitario desviación 20% Realizar más campañas publicitarias innovadoras que generen mayor impacto en la sociedad.
Indicador gestión área contable no presenta desviación. Continuar con el buen nivel de desempeño que ayude a evitar posibles desviaciones.
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