sistema de gestiﾃｳn creativa
EstarOk EL SIGUIENTE PASO DEL DISEﾃ前
EstarOk MIGUEL ALDANA
AGRADECIMIENTOS
Dedico este material a mi compañera Patricia Sánchez por ayudarme por más de 17 años en la elaboración de un proyecto de vida llamado Estar, y por su sacrificio de sueños personales. A Porfirio Aldana por el gran esfuerzo de mantener nuestras empresas, por su apoyo incondicional y enseñarme a hacer pan. A todos los Estarmates presentes y pasados que han aceptado trabajar con este estádar a pesar de estar en proceso y cambiar frecuentemente A mis socios y colegas de SER espacio para la arquitectura por participar en este proyecto de promoción de valores del diseño y por ayudarnos a montar la oficina de Estar en la Ciudad de México
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Esto si es EstarOk
Se dice que los creativos son profesionales desorganizados, malos administradores, que la falta de disciplina, formalidad, puntualidad y calidad es inherente al trabajo de diseño. Nada más equivocado: Un despacho de diseño enfocado tiene una gran fuerza de trabajo que elige en qué aspecto invertir tiempo y recursos. Desarrollado por la firma de diseño Estar fundada por Patricia Sánchez y Miguel Aldana, el Sistema de Gestión Creativa EstarOk es un método de trabajo que organiza la producción de un equipo para ayudar a mejorar la calidad, la comunicación, la eficiencia y otros valores redituables a largo plazo como la identidad y el establecimiento de la marca. La historia del estándar se remonta a 1994 con el análisis de ISO 9001 de la empresa CAISA. El trabajo de los autores en la consultora SCGI que va desde sistemas de administración ISO e indicadores de desempeño para organizaciones de diferentes sectores durante diez años. Otra importante fuente de conocimiento fue la integración paulatina de herramientas aportadas por clientes, proveedores, socios y la misma evolución de los estandares internacionales. E s t a r O k re q u i r i ó u n l a r g o p ro c e s o d e identificación de características de las actividades en proyectos y obras de Estar. La tercera fuente es la definición de métodos propios con su correspondiente comprobación de resultados que llevó a la compañía Estudio Taller Arquitectura SA de CV no solo a
sistematizar sino a aplicar todos y cada uno de estas procesos en su día a día. EstarOk es un sistema basado en un diagrama cíclico que va de un trabajo terminado a otro nuevo sea similar o no, mientras la organización se retroalimenta de su experiencia y va produciendo un activo informático que es el conocimiento del equipo. Su aplicación es para despachos creativos y de proyectos en general ya sea diseño de arquitectura, interiorismo, diseño industrial, planeación urbana, e incluso ingenierías donde se trabajen proyectos que deberán ser publicados como parte de su proceso de vida. EstarOk se compone de tres enfoques esenciales: Proyecto, Obra y Dirección que se expande a seis procesos muy populares: Diseño, Costo, Preliminares, Construcción, Administración y Márketing. De ahí a 18 acciones inevitables de un proyecto creativo: Sketch, Cad, Presentación, Generación, Presupuesto, Plan, Gestión, Adquisiciones, Ejecución, Control, Ok, Estándar, Finanzas, Personal, Bienes, Publicación, Comercial, Investigación. El Sistema de Gestión Creativa EstarOk es una caja de diferentes herramientas que pueden trabajar independientemente y que permiten una implementación paulatina del método con resultados inmediatos de cada esfuerzo. Miguel Aldana, Junio 201 3
Proyecto
El primer enfoque del sistema es el de gabinete con todo lo relacionado al diseño profesional y costeo definitivo y actual de una obra Diseño El Diseño es la parte creativa del proyecto. Este proceso parte de la existencia de requerimientos y levantamientos definidos. Incluye la elaboración de documentos de diseño y presentación del mismo Todo protecto comienza con el Sketch, este proceso desarrolla mediante croquis y dibujos esquemáticos ideas rectoras del diseño. Es indispensable para los dibujos en CAD que es el diseño asistido por computadora. Este proceso parte de los dibujos esquemáticos para capturar en software de diseño los modelos y planos necesarios para definir el diseño que culminan con la Presentación que es el glamour del proyecto. Este proceso toma como base los documentos de diseño y les da forma de presentación multimedia para comunicar objetivos, características y beneficios del proyecto.
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Costos Por su parte los Costos son el aterrizaje de un diseño. Este proceso desglosa en operaciones, tiempos y costo una obra definida y aceptada. y requiere que la cuantificación de la obra defina los conceptos, especificaciones, marcas, modelos, proveedores probables y sobre todo cantidades de obra para poder calcular su costo posteriormente. La obtención de la obra. Este proceso toma como base los documentos de cuantificación y los convierte en presupuestos de costo y tiempo para poder cerrar la etapa de proyecto y pasar a la de construcción.
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Obra
La construcción de una obra o la producción de una pieza de diseño. Este proceso incluye planeación y ejecución de lo proyectado hasta su aceptación Preliminar La preparación de la obra. Este proceso nos permite anticipar actividades vitales a la obra garantizando de esta manera la calidad, puntualidad y seguridad de todo el proceso de obra/ producción. En esta etapa gneramos un Plan, que se trata de la planeación del trabajo desde la revisión de contrato y corrección del 6
proyecto hasta la elaboración del plan en diagrama de Gantt, con asignación de recursos. Sin olvidar el proceso de Gestión que es para realizar trámites oficiales o privados para la ejecución de los trabajos. Incluye el registro del proyecto, firmas, declaración del personal, avisos a la autoridad correspondiente o justificación de excepción cuando aplique. Los preliminares terminan con el proceso de Adquisición, en esta fase se llevan a cabo las compras iniciales para la ejecución de los trabajos, incluye arrendamientos, adquisiciones, contratos con proveedores y colaboradores, registro de gastos iniciales y programación de compras en general
realizados, para cubrir anomalías de la obra como vicios ocultos o defectos de fabricación, una adecuada retroalimentación hace que nuestro trabajo de garantías sea un importante paso en la mejora del proceso
Construcción Se trata de la principal actividad en arquitectura y otras disciplinas como urbanismo y la ingenierías. Detonadora estudios y proyectos, capitalizadora empresas.
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Esta parte del sistema incluye el trabajo de Ejecución que es la médula de la construcción. El día a día del proceso de obra en las manos del productor directo. Algunas obras solamente consisten en este proceso alrededor del cual giran los intereses más asombrosos de nuestro trabajo. El Control es el proceso es para llevar la supervisión y registro de la obra o trabajos de campo. Se anotan recursos disponibles y requerimientos, se establecen tratos y se revisa el día a día documentándolo todo para el cobro de estimaciones. Llamamos Ok al único documento que cierra ciclos en Estar y que es la aceptación del cliente. Todo lo anterior en el proceso tiene como resultado la firma de esta importante carta. El proceso general prevé un retorno periódico a revisión de los trabajos
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Dirección
Este macro proceso termina el ciclo iniciado meses atrás con un simple croquis. Lo hace mediante la administración de recursos, la organización y la comercialización de servicios Administración Un proceso importantísimo ya que es el manejo de los recursos con previsión y disciplina. Incluye la definición de reglas de operación y la administración individual de dinero, personal y bienes. Una buena práctica es la revisión y mejora del estandar. que incluye no solo este sistema EstarOk y sus procesos sino también el registro legal oficial de la organización, resumiendo las características mínimas para la asignación de contratos. Por otra parte está el proceso Finanzas que atiende todo lo relacionado con el dinero se define en este proceso que incluye lo contable, nóminas, créditos, facturación, cobranzas, bancos, etc. En el proceso Personal se administra el factor humano, su ingreso y currículum, su capacitación y su plan de carrera; mientras que en Bienes se hace la administración del activo que no solo se lleva en los dineros, este proceso nos ayuda a llevar 8
el inventario del activo real, además de la administración de vehículos, inmuebles, mantenimiento en general, etc. Marketing Este proceso nos cierra por completo el sistema mediante los trabajos de publicación de los trabajos terminados, la comercialización de nuevos clientes y la investigación de nuevos trabajos El trabajo de márketing comienza por la Publicación de los trabajos terminados hasta donde los compromisos de confidencialidad nos lo permitan. La publicación podrá ser impresa o en línea, especializada o todo público. Cuando se terminan los trabajos se hace nueva campaña publicitaria y es de esperarse que haya nuevos clientes. entonces entra la C o m e rc i a l i z a c i ó n q u e e s e s e p ro c e s o interminable nos da como resultado un trabajo de ventas automático. La Investigación de mercado es la identificación de nuevos sitios, nuevos usuarios y nuevos requerimientos para el servicio que prestamos. Aquí se revisa en el último proceso del sistema EstarOk que es la investigación de prospectos.
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HERRAMIENTAS
FileName
India
Una manera profesional para administrar la documentación de un proyecto, basado en el sistema recomendado por la AIA.
El sistema de indicadores de desempeño que está basado en el Balanced ScoreCard.
Prior Cuando hay gran número de proyectos en marcha y es necesario asignar prioridades a los proyectos y destinar los recursos inteligentemente
EstarHoy Una divertida manera de administrar los recursos de la empresa, un reporte de solo cuatro números que da como resultado un plan de trabajo financiero cada mes.
Status Identificar el ciclo de vida de los proyectos marcando pautas para pasar de un estado a otro mediante una clara declaratoria como una graduación. Control La obra requiere administrar recursos y registrar avances sistemáticamente para garantizar los beneficios previstos en la planeación. Este método ha funcionado por décadas. ProFile Conocer a los clientes es algo serio, con esta herramienta se puede identificarlos con sus características principales. Personal Un plan de carrera con etapas evaluatorias que garantiza la satisfacción de empleados y patrones sobre bases firmes.
Lo que no es EstarOk A.
No es un método forzado de diseño
B.
No es un estándar con especificaciones, ni un manual de diseño
C.
No es un sustituto de la calidad en el trabajo de los despachos ni pretende enseñar a diseñar
D.
No es una solución mágica al problema de impuntualidad, informalidad u honestidad
Original La calificación de un inmueble se basa en la observación y la aplicacion de criterios y parámetros objetivos que lleven a la valoración adecuada.
EstarOk© es un Sistema de Gestión Creativa, una forma distinta de ver el diseño y los proyectos.
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DERECHOS RESERVADOS
© Estudio Taller Arquitectura SA CV El uso del contenido de este documento está reservado para uso exclusivo de Estar. Para solicitar su uso llame al 55 26149219 de la Ciudad de México. La declaratoria se encuentra en proceso de trámite xi