I.E_ POLITECNICO EMPRESARIAL MÓDULO: CONTABILIDAD GENERAL MATERIAL DE APOYO: TRANSACCIONES SIMPLES Y COMPUESTAS DOCENTE: Eunice Sotelo Guevara
FECHA ____________ Pag: 1 de 5
NOTA: A continuación se les brinda una guía de transacciones simples y compuestas para elaborar el CICLO CONTABLE( LD-LM-BP o BC-ER y BG) en la Contabilidad para las empresas del sector Comercial y a través del Sistema de Inventario Permanente. Siempre colocar el encabezado. EMPRESA: __________________________________________ NIT: _________________________ LIBRO DIARIO MES: _____________ AÑO: Aporte Social de contado o en Efectivo: FECHA CÓDIGO DESCRIPCIÓN DÉBITO (DB) CRÉDITO (CR) 110505 CAJA GENERAL $ 311501 APORTE SOCIAL(Socio 1) $ Aporte Social de CON Cheque o Consignado: FECHA CÓDIGO DESCRIPCIÓN DÉBITO (DB) CRÉDITO (CR) 111005 BANCOS (Bancolombia) $ 311501 APORTE SOCIAL (Socio 1) $ Aporte Social en inventarios: FECHA CÓDIGO DESCRIPCIÓN DÉBITO (DB) CRÉDITO (CR) 1435 xx INVENTAR DE NERCANCIA (Agendas U) $ 311501
APORTE SOCIAL (Socio 1)
$
Aporte Social en Propiedad Planta y Equipo, es decir todo el Grupo 15 excepto 1592 Depreciación Acumulada: FECHA CÓDIGO DESCRIPCIÓN DÉBITO (DB) CRÉDITO (CR) 15 xxxx NOMBRE DEL ACTIVO FIJO (Propiedad $ Planta y Equipo) 311501 APORTE SOCIAL (Socio 1) $ Aporte Social es Construcciones y Edificaciones y además dice: “Que el Valor del Terreno representa X% del monto total de la Construcción: (OJO: los valores de la 1504 + 1516 deben sumar el monto total del aporte social) FECHA CÓDIGO DESCRIPCIÓN DÉBITO (DB) CRÉDITO (CR) 1504xx TERRENOS (X%) $ 1516 xx CONSTRUCCI Y EDIFICACIONES (X%) $ 311501 APORTE SOCIAL (Socio 1) $ Cuando la Transacción es un Gasto (Clase 5) y dice: Cancela o Cancelo o se compró por ej.: papelería; se cancelan: arrendamientos, servicios públicos (ss/pp), vigilancia, asesorías legales, en notaria, mantenimiento, entre otros gastos. Si la transacción dice IVA de X% se le realiza igualmente la Rete/Fte. La Transacción iría así: FECHA CÓDIGO DESCRIPCIÓN DÉBITO (DB) CRÉDITO (CR) 51 xx GASTO(Operacional) de Administración $ 52 xx GASTO(Operacional) de Ventas $ 53 xx NOMBRE DEL GASTO No Operacional $ 1105 o 1110 CAJA o BANCOS- nunca a crédito un gasto $ NOTA: Si la Transacción no dice como se cancela si de contado (efectivo) o cheque (consignado), siempre será con Bancos (1110) FECHA CÓDIGO DESCRIPCIÓN DÉBITO (DB) CRÉDITO (CR) 51 xx EL GASTO(operacional) de Administración $ 52 xx
EL GASTO(operacional) de Ventas
$
53 xx
EL GASTO no operacional
$
1105 o 1110
CAJA o BANCOS- nunca a crédito un gasto
$
Si la transacción es Ingreso por venta de un Servicio x (eje: asesorías u otros: Forma de hallar los respectivos % de pago. OJO: deben sumar el 100% Y la forma es: (M+I-R) X cada % de pago. Dónde: M es Monto. I es IVA. R es Retención FECHA CÓDIGO DESCRIPCIÓN DÉBITO (DB) CRÉDITO (CR) 41xxxxx NOMBRE DEL INGRESO (según PUC $ 240801 IVA GENERADO (____ %) $ 135515 RTE FTE X VTAS (_____%) $ 1105xx CAJA (____ %) $ 1110xx BANCOS (____ %) $ 1305xx C x C (Clientes) (____ %) $ 6135xx CMV (Costo de Mercancía Vendida) $ 1435xx Inventarios $ Si la transacción es INGRESO POR VENTA de mercancías: Forma de hallar los respectivos % de pago. OJO: deben sumar el 100%_ Y la forma es: (M+I-R) X cada % de pago. Dónde: M es Monto. I es IVA. R es Retención FECHA CÓDIGO DESCRIPCIÓN DÉBITO (DB) CRÉDITO (CR) 4135 xxx COMERCIO X MAYOR X MENOR $ 240801 IVA GENERADO (____ %) $ 135515 RTE FTE X VTAS (_____%) $ 1105xx CAJA (____ %) $ 1110xx BANCOS (____ %) $ 1305xx C x C (Clientes) (____ %) $ 6135xx CMV (Costo de Mercancía Vendida) $ 1435xx Inventarios $ Si la transacción es una DEVOLUCIÓN EN VENTA de mercancía, los registros se devuelven. Los Créditos al Débito y los Débitos al Crédito: Forma de hallar los respectivos % de pago. OJO: deben sumar el 100% Y la forma es: (M+I-R) X cada % de pago. Dónde: M es Monto. I es IVA. R es Retención FECHA CÓDIGO DESCRIPCIÓN DÉBITO (DB) CRÉDITO (CR) 4175 xxx COMERCIO X MAYOR X MENOR $ 240801 IVA GENERADO (____ %) $ 135515 RTE FTE X VTAS (_____%) $ 1105xx CAJA (____ %) $ 1110xx BANCOS (____ %) $ 1305xx C x C (Clientes) (____ %) $ 6135xx CMV (Costo de Mercancía Vendida) $ 1435xx Inventarios $ NO OLVIDAR: Generalmente en una devolución en venta o compra de mercancía, solo se utiliza la cuenta 1305 CxC Clientes o CxP proveedores y NO la de caja y de bancos, porque se supone que se queda debiendo una factura al comprar o vender a crédito. Luego así, se disminuye al cliente o al proveedor ese monto de la devolución en la factura pendiente. Solo en casos extremos se devuelve con caja o bancos. Cuando el monto a devolver no supera la factura pendiente. Si la transacción es Contratación de personal en determinado día del mes: En esa fecha no sucede nada. Sera solo informativo. El ajuste al pago salario o nomina se hará el 15 si el pago es quincenal. Al 30 si es mensual y así sucesivamente. La Forma de hallar los respectivos valores de pago será o el valor del ajuste. NOTA: Con Regla de tres Simple se halla el Valor del salario a pagar y el auxilio de Tte. La salud y la pensión se deben sacar del monto mensual de los salarios, excluyendo siempre el auxilio de Tte. Puede utilizar caja o bancos lo que le diga la transacción. Si no dice como se cancela este gasto automáticamente se asume que será con bancos .
FECHA
CÓDIGO 510506 510527 237005 238030 1105xx 1110xx
DESCRIPCIÓN GASTO SUELDOS GASTO AUXILIO DE TTE APORTES EN SALUD_EPS (4%) APORTES EPS-PENSION (4%) CAJA BANCOS
DÉBITO (DB)
CRÉDITO (CR)
$ $ $ $ $ $
Si la transacción dice: “Se consigna el X % del saldo de Caja o de Efectivo Existente. Es hallar el valor en una Cuenta T de los DB y de los CR que llevemos en el libro Diario a esta fecha y la Saldo y de ese valor saco el % que me diga la transacción que consigno, que entro al banco. FECHA CÓDIGO DESCRIPCIÓN DÉBITO (DB) CRÉDITO (CR) 1110xx BANCOS $ 1105xx CAJA $ Cuando hay un préstamo con entidad financiera (Bancos) FECHA CÓDIGO DESCRIPCIÓN DÉBITO (DB) CRÉDITO (CR) 1110xx BANCOS $ 2105xx C x P_ Bancos Nacionales $ Cuando hay un abono de CXC-Clientes: FECHA CÓDIGO DESCRIPCIÓN DÉBITO (DB) CRÉDITO (CR) 1105xx CAJA $ 1305xx C x C_ Clientes $ Cuando hay un abono de CXP-Proveedores: FECHA CÓDIGO DESCRIPCIÓN DÉBITO (DB) CRÉDITO (CR) 1105xx CAJA $ 1305xx C x P_ Proveedores $ Cuando hay una Compra de Activo Fijo (Propiedad Planta y Equipo) Grupo 15. Para uso exclusivo de la empresa. No se venderá después como si fuera mercancía. Se lleva el IVA Descontable del 16% como un mayor valor de la compra en activo fijo, es decir se lo sumo al valor del monto, es decir ese IVA no se discrimina o se lleva por separado como en la compra de mercancía. Solo en compra de Vehículos para uso de la empresa la Retención en la Fuente será del 1% lo demás igual. Y
se deben Depreciar a fin de mes. FECHA CÓDIGO DESCRIPCIÓN NOMBRE DEL ACTIVO FIJO (Propiedad planta 15 xx
DÉBITO (DB)
CRÉDITO (CR)
$
y equipo + IVA como mayor valor del 16%)
236540 RETE FTE EN COMPRAS (____%) 1105xx CAJA (____%) 1110xx BANCOS (____%) 2205xx C x P (Proveedores Nacionales) (____%) DEPRECIACION: Desgaste que sufren los activos Fijos por el uso continúo de ellos. La Depreciación,
$ $ $ $ método Línea Recta en
Días. Siempre se suma 1 día más. Se halla así:
Depreciación Días= (Valor Activo Fijo Vida útil en días) X N| de días a Depreciar La vida Útil de los Activos, se consideran así. (ET. Art 137). Construcciones y Edificaciones 20 años 7200 días Maquinaria y Equipo Y Muebles y Enseres 10 años 3600 días Equipo de Cómputo y comunicación 5-3 años 1800- 1080 días Flota y equipo de Tte. 5 años 1800 días Y se registra a si a fin de mes: FECHA CÓDIGO DESCRIPCIÓN DÉBITO (DB) CRÉDITO (CR) 5160 XX GASTO DEPRECIACION XXXX $ 1592 XX DEPRECIACION ACUMULADA $ Si la transacción es un Abono a obligación Bancaria FECHA CÓDIGO DESCRIPCIÓN DÉBITO (DB) CRÉDITO (CR) 2105xx BANCOS NACIONALES (EJ: Pagaré) $ 1110xx BANCOS $ Si la transacción es un gasto Intereses (EJ: El Banco Cobro intereses por sobregiro y descuenta directamente de la cuenta corriente de la empresa $ xxxx FECHA CÓDIGO DESCRIPCIÓN DÉBITO (DB) CRÉDITO (CR) 5305xx GASTO FINANCIERO $ 1110xx
BANCOS
$
Si la transacción es un Gasto Pagado por Anticipado EJ: La empresa gira un cheque por valor de $ 1.500.000 correspondientes a 3 meses de Arrendamiento Anticipado o un seguro. Es el valor de los 3 meses, luego así que por mes serᨠ$ 500.000 el registro en esa fecha será:
FECHA
CÓDIGO 1705xx
DESCRIPCIÓN GASTO PAGADO X ANTICIPADO
1110xx
BANCOS
DÉBITO (DB) $ 1.500.000
CRÉDITO (CR) $1.500.000
Y EL AJUSTE DE FIN DE MES SERA: por Regla de tres simple. Si para 90 días es $ 1.500.000, para 30 días cuánto será? = $ 500.000 y lo registró así:
FECHA
CÓDIGO 5120xx
DESCRIPCIÓN GASTO ARRENDAMIENTO
1705xx
GTO PAGADO X ANTICIPADO
DÉBITO (DB) $ 500.000
CRÉDITO (CR) $ 500.000
ARRENDAMIENTO
Si la transacción dice: la Empresa recibe Ingreso por Concepto de Arrendamiento pagaderos cada fin de mes: FECHA CÓDIGO DESCRIPCIÓN DÉBITO (DB) CRÉDITO (CR) 1105xx CAJA $ 4220xx INGRESO NO OPERACI ARRENDAMIENTO $ Si la transacción es un Gasto Causado por Pagar EJ: A fin de mes la empresa adeuda SS/PP (Servicios Públicos) correspondientes a 1 mes por valor de $ XXXX.
FECHA
CÓDIGO 5135xx
DESCRIPCIÓN GASTO SS/PP
2335 XX
COSTOS Y GASTOS POR PAGAR XXXX
Si la transacción es un Ingreso Recibido por Anticipado. FECHA CÓDIGO DESCRIPCIÓN 1105xx CAJA 2705 XX
DÉBITO (DB) $ $
DÉBITO (DB)
CRÉDITO (CR)
$
INGRESO RECIBIDO X ANTICIPADO XXXX
Si la transacción es COMPRA de Mercancía. FECHA CÓDIGO DESCRIPCIÓN MERCANCIA NO FABRICADA X LA EMPRESA 1435 xxx
CRÉDITO (CR)
$
DÉBITO (DB)
CRÉDITO (CR)
$
240802
IVA DESCONTABLE (____ %)
$
236540
RTE FTE X COMPRAS (_____%)
$
1105xx
CAJA (____ %)
$
1110xx
BANCOS (____ %)
$
2205xx
C x P (Proveedores) (____ %) Si la Transacción es Devolución en Compras FECHA CÓDIGO DESCRIPCIÓN MERCANCIA NO FABRICADA X LA EMPRESA 1435 xxx 240802 IVA DESCONTABLE (____ %) 236540 RTE FTE X COMPRAS (_____%) 1105xx CAJA (____ %) 1110xx BANCOS (____ %) 2205xx C x P (Proveedores) (____ %) Si la Transacción es una ND (Nota Débito).
$ DÉBITO (DB)
CRÉDITO (CR) $ $
$ $ $ $
Más información en: https://www.youtube.com/watch?v=mUPhtwUGe7g EJ: la Empresa recibe ND de Bancolombia x Comisión de Remesas de $ 25.000. IVA del 16%
FECHA
CÓDIGO 5305xx 2408 xx 1110xx
DESCRIPCIÓN GASTO NO OPERACIONAL FINANCIERO
IVA DESCONTABLE (____ %) BANCOS
DÉBITO (DB)
CRÉDITO (CR)
$ $ $
Otros ejemplos de transacciones con ND. Serán: En el extracto de Bancolombia aparece ND por valor de $ 125.000, correspondientes a la compra de una chequera, no contabilizada.
FECHA
CÓDIGO 5305
GASTO FINANCIERO
DESCRIPCIÓN
530505
Gastos Bancarios
1110
BANCO
11100501
Bancolombia
DÉBITO (DB)
CRÉDITO (CR)
$ 125.000 $ 125.000
Intereses por Sobregiros. ND por valor de $ 50.000. FECHA CÓDIGO DESCRIPCIÓN DÉBITO (DB) CRÉDITO (CR) GASTO FINANCIERO 5305 530520 Gastos Intereses $ 50.000 1110 BANCO 11100501 Bancolombia $ 50.000 Cheque girado por cliente de $ xxx, que aparece en el extracto de Bancolombia por valor de $ 470.000 y fue consignado por la empresa y devuelto x Bancolombia por Fondos insuficientes. Es valor no contabilizado por la empresa. FECHA CÓDIGO DESCRIPCIÓN DÉBITO (DB) CRÉDITO (CR) 1305
C x C (Clientes)
13050508
Andrés Cepeda B.
1110
BANCO
11100501
Bancolombia
$ 470.000 $ 470.000
Si la transacción dice: Se constituye Fondo Fijo de Caja Menor. (Con Causación será): FECHA CÓDIGO DESCRIPCIÓN DÉBITO (DB) CRÉDITO (CR) CAJA 1105 110510 Cajas Menores $ 1110 BANCO 11100501 Bancolombia $ Si la transacción es NC (Nota Crédito). Ej.: El banco envía NC por concepto de préstamo, abonado en cuenta corriente, consignación de cliente, rendimientos financieros, producidos por los saldos en cuenta de ahorro. Si la empresa NO los ha contabilizado, al recibir el extracto bancario, debe elaborar ajustes que incrementen, el saldo de bancos por lo cual se DB y se CR la cuenta que corresponda según el caso. La NC es un documento utilizado para disminuir el saldo de la cuenta 1305 por: Devoluciones, descuentos, ajustes a mayores valores cobrados o facturados entre otros. Abajo algunos Ejs de ND- NC FECHA CÓDIGO DESCRIPCIÓN DÉBITO (DB) CRÉDITO (CR) DEVOLUCION EN VENTA 4175 $ 240801 IVA GENERADO (____%) $ 1305 C X C Clientes $ 1. Nota de Debito por concepto de envío estado de cuenta 2. Nota de Debito por devolución de cheque de un cliente por falta de fondos 3. Nota de Crédito por giros descontados 4. Nota de Debito por giros descontados no pagados 5. Nota de Debito por intereses de descuento 6. Nota de Crédito por cobro de giros 7. Nota de Debito Gastos de Cobranza