Tu t o r a t dans le Guidisme et Scoutisme fĂŠminin en quelques mots
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Introduction
1
Qu’entend-on par tutorat?
2
Qu’est qu’un tuteur?
2
Quelles sont les qualités d’un bon tuteur?
2-3
Qu’est qu’un tutoré?
3
Quelles sont les qualités d’un bon tutoré?
3
Les avantages du tutorat
4
Que font les tuteurs et tutorés ensemble?
5
Quand les rencontres en tête-à-tête ne s’avèrent pas possibles
5
Confidentialité
5
Quels sont les problèmes susceptibles de survenir durant le processus du tutorat?
5
Comment prévoir ou résoudre ces problèmes?
6
Commencer une association tutorale
6
ANNEXE 1 – Profil du tuteur
7-8
ANNEXE 2 – Profil du tutoré
9-10
ANNEXE 3 – Gestion administrative du Programme pilote de tutorat de la Région Europe
11
ANNEXE 4 – Liste récapitulative pour les premiers contacts
12-13
ANNEXE 5 – Questionnaire de clôture du tuteur
14-16
ANNEXE 6 – Questionnaire de clôture du tutoré
17-18
introduction Le dossier, «Tutorat dans le Guidisme et Scoutisme féminin, en quelques mots», a été élaboré en 2006 par le Groupe Européen des Stratégies pour la Croissance de la Région Europe de l’Association mondiale des Guides et des Eclaireuses (‘Région Europe AMGE’). La Région Europe AMGE est la plus importante organisation de jeunesse bénévole, non politisée, pour les filles et jeunes femmes d’Europe, comptant 1,2 millions de jeunes membres dans 38 pays. Sa mission est de « permettre aux filles et aux jeunes femmes de développer pleinement leur potentiel de citoyennes du monde, conscientes de leurs responsabilités ». Au cours des visites effectuées auprès des Organisations Membres, le Comité Europe a constaté que certains volontaires œuvrant au niveau national pourraient tirer avantage de conseils de guidance, extérieurs à leur Association, comme, par exemple, d’un membre de l’AMGE qui occupait précédemment une position similaire auprès du Conseil national d’une autre Organisation membre ou Association. Par conséquent, le Groupe Européen des Stratégies pour la Croissance, qui soutient le développement stratégique de la Région Europe AMGE, a été chargé de produire des lignes directrices pour l’élaboration d’un programme pilote de tutorat, réunissant tuteurs et apprenants tutorés, au sein de la Région Europe. Ce dossier sera l’outil utilisé par les tuteurs et les tutorés du Programme pilote du Tutorat de la Région Europe, mais pourra également être utilisé par les Organisations Membres désireuses de développer leur propre programme de tutorat interne. Nous espérons que cet outil vous sera utile et que les membres de votre Association participeront au Programme pilote de Tutorat de la Région Europe et envisageront la mise en place d’un programme de tutorat interne au sein même de leur Association. Si vous avez des observations ou désirez plus d’informations sur le tutorat, n’hésitez pas à contacter la Région Europe à l’adresse électronique europe@europe.wagggsworld.org ou consultez notre site internet www.europe.wagggsworld.org.
Avenue de la Porte de Hal, 38 bte 1 B-1060 Brussels, Belgium Phone:+32 (0)2 541 0880 Fax: +32 (0)2 541 0899 www.europe.wagggsworld.org europe@europe.wagggsworld.org
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Qu´entend-on par tutorat? On entend par tutorat l’accompagnement guidé d’individus dans le but d’accroître leur efficacité. Il s’agit d’une relation de partenariat, entre d’une part le tuteur (celui qui conseille et guide) et le tutoré (l’apprenant, celui qui reçoit les conseils), visant à renforcer la confiance du tutoré. L’accompagnement ou tutorat comprend l’apprentissage, l’expérimentation et le développement des aptitudes. Les résultats du tutorat se mesurent en termes d’aptitudes, attitudes et compétences acquises. Le tutorat diffère des autres formes d’aide, tels que l’instruction, la formation, le cours particulier ou le coaching. Le tuteur ne doit pas nécessairement être un instructeur ou un expert qualifié. Le tutorat ne consiste pas en une thérapie personnelle. Le tutorat consiste une relation entre deux partenaires où la confiance mutuelle est importante. Le tuteur et le tutoré doivent bien s’entendre, ils doivent apprécier la compagnie de l’autre, sans pour autant devenir amis. Ils doivent, tous deux, s’engager et s’impliquer sérieusement dans le processus.
Qu´est-ce qu´un tuteur? Un tuteur est une personne expérimentée qui aide l’apprenant tutoré à fixer des buts et à développer ses aptitudes pour atteindre ces buts. Un tuteur est une personne ayant l’expérience du rôle de bénévole impliquant un apprenant tutoré. Le tuteur guidera, accompagnera, écoutera, conseillera, soutiendra, instruira et encouragera le tutoré dans tous les domaines de travail, y compris la structure et les politiques organisationnelles. Le tuteur est une personne qui montrera au tutoré comment exercer son travail de manière efficace. Il lui offrira son appui pour favoriser son apprentissage et développement personnel. Par la spécificité même du lien de patronage qui caractérise ce partenariat, le tuteur peut, en toute confidentialité, faire part de ses impressions tout comme encourager le tutoré vers une progression future.
Quelles sont les qualités d´un tuteur? rester neutre – ne pas faire de reproches donner des réponses justes ne pas être intimidant et être disponible à tout moment savoir ce dont il parle parce qu’il est expert dans son propre job questionner activement le tutoré donner les moyens, se soucier, s’intéresser, se montrer ouvert et réceptif délivrer un rapport constructif, sensé et positif fournir une guidance subtile tout en encourageant le tutoré à prendre des décisions s’intéresser personnellement au tutoré et se préoccuper réellement de lui être prêt à débattre et discuter
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Les tuteurs compétents sont capables de trouver le parfait équilibre entre donner trop d’aide ou en donner trop peu. Un tuteur sait quand il apporte plus de conseils qu’il ne devrait normalement, et ne le fera que pour empêcher le tutoré de se sentir inutilement frustré. Les tuteurs compétents possèdent un champ de compétences interpersonnelles existantes ou potentielles, qui sera à la base du développement futur.
Les tutorés veulent que les tuteurs soient organisés, patients et compréhensifs enthousiastes, persuasifs et encourageants concrets et réalistes prêts à terminer des travaux pour le tutoré capables de mettre le tutoré à l’aise en lui montrant qu’elle comprend son point de vue
Qu´entend-on par tutoré? Une personne cherchant une assistance pour son développement personnel, peut-être parce qu’il occupe une nouvelle position, un nouveau rôle ou se trouve dans une nouvelle organisation. Une personne désireuse d’apprendre grâce à l’expérience et l’implication d’un tuteur avec qui il entretiendra des discussions. Une personne prête à demander des conseils et qui appréciera un feedback et des commentaires significatifs.
Quelles sont les qualités d´un tutoré? etre disposé à se responsabiliser face à son développement personnel en vue d’acquérir des connaissances et compétences envisager de nouveaux défis et considérer de nouvelles options identifier et discuter de ses besoins, de ses attentes et objectifs. être prêt à accepter un feedback et des commentaires utiles. se sentir impliqué en tant que partenaire dans le programme de Tutorat être conscient de sa propre responsabilité à poser ses propres objectifs et prendre ses propres décisions et savoir que le tuteur n’est là que pour fournir une guidance se mettre au défi de progresser.
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Les avantages du Tutorat
Les Tuteurs peuvent:
Les Tutorés peuvent:
acquérir de nouvelles idées et attitudes
acquérir de nouvelles aptitudes et développer les aptitudes existantes intégrer les valeurs, méthodes de travail et attitudes
rassembler des informations utiles pour leur développement personnel ou celui de leurs organisations
profiter de l’opportunité d’échanger des idées et en apprendre de nouvelles.
profiter d’une expérience motivante et stimulante
apprendre à partager et discuter
s’accréditer des succès du tutoré ou organisationnels
recevoir des informations avoir accès à un plus grand réseau et à une source d’informations plus étendue
apprécier la chance de pouvoir retourner l’aide et l’expérience qu’ils avaient reçues eux-mêmes dans le passé
envisager leur situation dans une plus grande perspective
devenir membre d’un réseau plus étendu
apprendre à réfléchir de différentes manières
faire l’expérience de la gratification et connaître l’enrichissement de se sentir utile pour le tutoré et de l’aider
valoriser son CV pour le développement de sa carrière recevoir et partager un feedback et les commentaires probants acquérir une plus haute opinion de soi par le biais de la réflexion
Les Associations peuvent trouver de nouveaux talents
améliorer leur capacité à faire face au changement
réduire la période de transition pour les membres occupant une nouvelle position
améliorer la qualité de gestion et d’encadrement
obtenir plus d’engagement de la part des membres
améliorer les résultats
faire bon usage des ressources humaines
valoriser l’apprentissage dans l’organisation
trouver de nouvelles personnes motivées
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Que font les tuteurs et les tutorés ensemble? discuter des expériences et des problèmes passés poser des objectifs pour le tutoré et discuter des méthodes de résolution de problèmes travailler ensemble sur les buts posés par le tutoré s’observer l’un l’autre en action (si possible) interpréter des situations auxquelles le tutoré est confronté assister ensemble à des réunions, conférences et autres événements (si possible) présenter respectivement le partenaire auprès des gens de son propre réseau trouver des alternatives aux réunions en personne, en communiquant soit par courrier, téléphone ou par voie électronique
Quand les rencontres en tête-à-tête ne s’avèrent pas possibles tutorat à distance lettres conversations téléphoniques forum de discussions en ligne
Confidentialité Toutes les informations et les discussions se passent entre le tuteur et le tutoré et ne doivent pas être partagées avec d’autres personnes sans autorisation. Des informations inappropriées ne sont ni recherchées ni diffusées. Tout tutorat est unique et ce partenariat ne peut être comparé avec aucun autre
Quels sont les problèmes susceptibles de survenir durant le processus du tutorat? manque de temps et d’énergie à consacrer à cette association tutorale les tutorés sont incertains par rapport à leurs objectifs des attentes irraisonnables réciproques un membre profitant injustement de l’autre manque d’aptitudes tutorales de la part du tuteur et du tutoré
Comment prévoir ou résoudre ces problèmes Les deux parties doivent viser des buts réalistes et bien ciblés, et exploiter au maximum leur temps en utilisant le téléphone, l’électronique et envisager d’autres stratégies de gain de temps. Les tuteurs et tutorés doivent se parler en toute honnêteté sur leur partenariat, ainsi que sur leurs attentes, limites, leurs préférences de mode d’interaction et sur la bonne fin de leur collaboration. Les tuteurs et tutorés doivent s’efforcer d’améliorer leurs aptitudes tutorales. Il est également inacceptable et impensable qu’une des parties puisse désirer mettre un terme au partenariat parce qu’il ne se sent plus à l’aise dans son rôle de partenaire.
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Commencer une association tutorale
1. Etablir le contact dès que vous avez reçu les coordonnées de votre partenaire. Veuillez vous référer à l’Annexe 4 : Liste récapitulative pour les premiers contacts téléphoniques/réunions, afin de mieux connaître l’autre. 2. Pour le tuteur, élaborer un plan d’actions personnel couvrant les nouveaux domaines de travail dans lesquels le tutoré sera impliqué. Par exemple, une personne venant d’être élue Commissaire Internationale devra : communiquer avec les Membres des Conseils nationaux, les membres de l’Organisation en général, la Région Europe et le Bureau mondial; proposer sa présence lors d’événements; sélectionner des gens pour des événements; être un membre de Conseil National; gérer les budgets et les finances; contribuer à l’aspect international du programme. 3. Se fixer un emploi du temps, y compris les prochaines dates de rencontre. Essayer de prévoir une couverture de temps raisonnable pour le plan. 4. Au cours des discussions de guidance, le tuteur devrait tenter de: etablir de bonnes relations avec le tutoré; développer le sentiment de confiance en soi chez le tutoré; evaluer le progrès et poser les questions incitant le tutoré à réfléchir sur leur expérience; ecouter attentivement et réfléchir à la réponse afin de guider le tutoré de manière appropriée ; réviser le plan et poser de nouveaux objectifs. 5. A la fin du terme d’une année, la Région Europe AMGE soumettra aux deux parties un «Questionnaire de Clôture», comme expliqué dans l’Annexe. 6. Le Programme de Tutorat est évalué, et le Groupe Européen des Stratégies pour la Croissance se charge de discuter des changements éventuels qui sembleraient nécessaires.
[6]
ANNEXE 1 - Profil du Tuteur Informations personnelles Nom: Nationalitité: Profession / occupation:
Age:
Langues étrangères (Spécifiez le niveau de l’oral, écrit et lecture): Indiquez le type d’association dont vous êtes issue: AMGE exclusivement
ONSEG/ASEG
AMGE exclusivement admettant des garçons
Expérience de Guide/ Eclaireuse:
Expérience professionnelle:
Tutorat: Pourquoi voulez-vous devenir tuteur?
Dans quels domaines pouvez-vous apporter une aide ou guider le tutoré ? Quels sont vos domaines d’expertise et de compétence?
[7]
Quelles sont vos attentes et quels bénéfices souhaiteriez-vous retirer de ce programme de tutorat?
Quelles méthodes de travail préféreriez-vous si les rencontres en tête-à-tête ne s’avéraient pas possibles? (appels téléphoniques, courriels, lettres, forum de discussions en ligne, etc.)
Avez-vous la possibilité de contacter ou de communiquer électroniquement avec votre tutoré au moins une fois toutes les deux semaines?
Acceptez-vous le rôle de tuteur pour une durée d’au moins un an?
Vous est-il possible de voyager afin de rencontrer votre tutoré? A quelle fréquence (combien de fois en un an, par ex.)?
Autres commentaires:
Date:
Signature:
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ANNEXE 2 - Profil du Tutoré Informations personnelles Nom: Nationalitité: Profession / occupation:
Age:
Langues étrangères (Spécifiez le niveau de l’oral, écrit et lecture): Indiquez le type d’association dont vous êtes issue: AMGE exclusivement
ONSEG/ASEG
AMGE exclusivement admettant des garçons
Expérience de Guide/ Eclaireuse:
Expérience professionnelle:
Tutorat: Pourquoi voulez-vous devenir tutoré?
Quelle est votre position actuelle au sein de votre Association?
Dans quels domaines désirez-vous de l’aide? (veuillez spécifier)
[9]
Quelles sont vos attentes et quels bénéfices souhaiteriez-vous retirer de ce programme de tutorat?
Quelles méthodes de travail préféreriez-vous si les rencontres en tête-à-tête ne s’avéraient pas possibles? (appels téléphoniques, courrier électronique, lettres, chat en ligne sur Internet, etc.)
Acceptez-vous d’être tutoré pour une durée d’au moins un an?
Vous est-il possible de voyager afin de rencontrer votre Tuteur? A quelle fréquence (combien de fois en un an, par ex.)?
Autres commentaires:
Date:
Signature:
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ANNEXE 3 - Gestion administrative du Programme pilote de Tutorat de la Région Europe
1. La Région Europe AMGE informe les Associations à propos du Programme pilote de Tutorat de la Région Europe et les encourage à contacter le bureau pour en disposer. 2. Une liste de tuteurs possibles est établie sur base de suggestions émanant des Membres du Comité Europe, des responsables du développement, de la Directrice régionale et des Associations. 3. La Région Europe AMGE contacte le candidat tuteur et après avoir reçu son accord, lui envoie le dossier «Tutorat en quelques mots» ainsi que la «Formulaire sur le profil du Tuteur» (=cf. Annexe1). Une fois complétés, ces documents sont envoyés au bureau où les informations sont introduites dans une table de données. Toutes les informations restent confidentielles. Les formulaires sur le Profil du Tuteur sont révisés annuellement, conjointement avec le Tuteur, et sont ainsi tenus à jour. 4. Une liste de tutorés possibles est établie sur base de suggestions émanant des Membres du Comité Europe, des Responsables du développement, de la Directrice régionale et des Associations. 5. La Région Europe AMGE contacte le candidat tutoré et après avoir reçu son accord, lui envoie le dossier «Tutorat en quelques mots» ainsi que le «Formulaire de profil du Tutoré» (=cf. Annexe2). Une fois complétés, ces documents sont envoyés au bureau. Toutes ces informations resteront confidentielles. 6. La Région Europe AMGE analyse les listes des tuteurs et tutorés potentiels ainsi que leurs profils, et décide de la meilleure et plus appropriée union. Le tutoré est contacté et reçoit les informations concernant le tuteur sélectionné. Si le tutoré accepte, le tuteur sera à son tour contacté et les détails du tutoré lui seront fournis. 7. Après acceptation de la part du tuteur et du tutoré de travailler ensemble, ils planifient les premiers contacts téléphoniques (date et heure). La Région Europe AMGE, quant à elle, envoie aux tuteur et tutoré une liste récapitulative pour les premiers contacts. 8. La Région Europe AMGE vérifie régulièrement la bonne continuité du processus et s’informe qu’aucune des parties contractantes n’encoure de problèmes lors de ce processus. La personne de contact de Comité est tenue informée du déroulement du partenariat. 9. Si des difficultés devaient survenir, les membres du staff de la Région Europe AMGE revoient la situation et, avec l’aide de la personne de contact du Comité, tentent d’apporter des solutions. 10. A la fin du processus, la Région Europe AMGE envoie aux deux parties une lettre de remerciement pour leur participation, accompagnée d’un mot d’encouragement pour le futur.
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ANNEXE 4 - Liste récapitulative pour les premiers contacts
Qui sommes-nous? Identification personnelle parcours/formation et expérience dans le Guidisme/ Scoutisme féminin historique du parcours professionnel autres détails personnels que le tuteur/tutoré devrait savoir (situation familiale, éducation)
Le but de notre association tutorale – Quels sont nos objectifs communs? Attentes du tutoré identifier les domaines généraux pour lesquels le tutoré souhaiterait recevoir des conseils identifier les points spécifiques sur lesquels le tutoré a besoin de conseils poser des objectifs spécifiques à atteindre pour chaque point et dans un temps donné. Attentes du tuteur expliquer l’objet du tutorat expliquer le rôle du tuteur identifier quel est l’objectif que le tuteur désire atteindre dans un temps déterminé.
En pratique Fixer le Calendrier fréquence des contacts? (au moins une fois par mois) durée de notre partenariat? (ex. 1 an) combien de temps sera consacré à chaque réunion (ex. max.2 heures) possibilité de se rencontrer en tête-à-tête? Outils de Communication – Quel outil vous semble le plus approprié? réunions tutorat en ligne forum de discussions en ligne courrier Fixer les dépenses – Qui paye? comment les dépenses éventuelles sont-elles couvertes ? (voyage, communications, téléphones, courriels, forum de discussions en ligne, lettres, repas au restaurant) Préparation quand nous contacterons-nous la prochaine fois? que va t’il se passer entre maintenant et notre prochain contact?
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Suivi Comment évaluer le progrès déjà réalisé quelles étapes peut-on fixer tout au long du tutorat? comment peut-on rendre compte de nos progrès?
Confidentialité Toutes les informations et conversations se passent entre nous et ne peuvent être divulguées à autrui sans autorisation Transparence confiance mutuelle faire preuve d’honnêteté réciproque respect de l’autre
Mettre fin prématurément au Tutorat Comment, au besoin, mettre fin à l’association tutorale avant le terme fixé au départ.
Autres points Facteurs de restriction y en a–t-il? comment peuvent-ils affecter notre relation tutorale? D’autres personnes sont-elles impliquées? quels sont leurs rôles dans le processus? (ex. collègues guides/éclaireuses du tutoré)
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ANNEXE 5 - Questionnaire de clôture du Tuteur Préparation Etiez-vous bien préparé à être tuteur? Saviez-vous à quoi vous attendre et quel était l’objectif du tutorat? Quelle information auriez-vous aimé savoir avant le commencement du tutorat?
Attentes Qu’attendiez-vous du tutorat? (cotation de 1-5, 5=max.)
En quelle mesure vos attentes ont-elles été comblées? (cotation de 1-5, 5=max.)
Si certaines de vos attentes n’ont pas été satisfaites (ou pas entièrement), quelles sontelles et pourquoi n’avez-vous obtenu satisfaction?
Qu’avez-vous apprécié le plus dans votre rôle de tuteur?
Quelle part de votre rôle de tuteur vous a posé le plus de difficulté?
Le fait d’être tuteur vous a-t’il aidé beaucoup/un peu/n’a rien changé/a empiré les choses (entourez la bonne réponse)
Réalisations De quelle façon le tutorat vous a-t’il aidé? (entourez votre choix) Je me sens plus confiante dans mon travail J’ai une meilleure connaissance de mon travail Je peux utiliser professionnellement mes aptitudes de tuteur Autres aspects:
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Partenariat Comment décririez-vous votre relation de partenariat entre vous et le tutoré? Amie/amie Enseignante/élève Grande sœur/petite sœur Mère/fille Collègue/collègue Autre :
Communication Comment communiquiez-vous avec votre tutoré? (courriels, téléphone, forum de discussions en ligne) Quels était le meilleur outil de communication?
A quelle fréquence communiquiez-vous? Etait-ce suffisant/trop/pas assez?
Qui, habituellement, était à l’initiative de la prise de contact?
Problèmes Avez-vous été confrontée à des problèmes en tant que tuteur? Si oui, lesquels?
Avez-vous été confrontée à des problèmes avec votre tutoré? Si oui, lesquels?
Comment avez-vous résolu les problèmes?
Comment eût-il été possible de les éviter?
Durée La durée de votre relation de tutorat était de Trop court
Trop long
. C’était: OK
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Tutorat Le tutorat effectué par la Région Europe AMGE a été satisfaisant
trop important
insuffisant
J’aurais apprécié une plus importante implication de la part de la Région Europe AMGE pour me procurer: Conseil pour les futures relations tutorales liant Tuteur et Tutoré
Quelles sont les considérations à prendre en compte par la personne désireuse de devenir tuteur?
Quelles sont les considérations à prendre en compte par la personne désireuse de devenir tutoré?
Quelles recommandations donneriez-vous au tuteur?
Quelles recommandations donneriez-vous au tutoré?
Quelles sont les considérations à prendre en compte par la Région Europe AMGE lors de la formation de la relation tutorale entre tuteur et tutoré?
Avez-vous d’autres idées à proposer pour améliorer le programme de tutorat?
Voudriez-vous à nouveau être tuteur?
Connaissez quelqu’un d’autre dans votre Association à qui nous pourrions proposer de devenir tuteur? Connaissez quelqu’un d’autre dans votre Association qui serait disposé à recevoir un accompagnement et devenir tutoré? Avez-vous pensé à lancer un programme de tutorat dans votre Association destiné à des personnes évoluant aux niveaux régional ou local?
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ANNEXE 6 - Questionnaire de clôture du Tutoré Préparation Etiez-vous bien préparé à être tutoré? Saviez-vous à quoi vous attendre et quel était l’objectif du tutorat? Quelle information auriez-vous aimé savoir avant le commencement du tutorat?
Attentes Qu’attendiez-vous du tutorat? (cotation de 1-5, 5=max.)
En quelle mesure vos attentes ont-elles été comblées? (cotation de 1-5, 5=max.)
Si certaines de vos attentes n’ont pas été satisfaites (ou pas entièrement), quelles sontelles et pourquoi n’avez-vous obtenu satisfaction?
Qu’avez-vous apprécié le plus dans votre rôle de tutoré?
Quelle part de votre rôle de tutoré vous a posé le plus de difficulté?
Le fait d’être tutoré vous a-t’il aidé beaucoup/un peu/n’a rien changé/a empiré les choses (entourez la bonne réponse)
Réalisations En quoi le tutorat vous a-t’il aidé? (entourez votre choix) Je me sens plus confiante dans mon travail J’ai une meilleure connaissance de mon travail Je sais comment organiser au mieux mon travail J’ai gagné en confiance Je peux discuter de problèmes dans mon rôle de volontaire Je peux discuter des problèmes de mon Association Autres aspects:
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Partenariat Comment décririez-vous votre relation de partenariat entre vous et le tuteur? Amie/amie Enseignante/élève Grande sœur/petite sœur Mère/fille Collègue/collègue Autre :
Communication Comment communiquiez-vous avec votre tuteur? (courriels, téléphone, forum de discussions en ligne) Quels était le meilleur outil de communication?
A quelle fréquence communiquiez-vous? Etait-ce suffisant/trop/pas assez?
Qui, habituellement, était à l’initiative de la prise de contact?
Problèmes Avez-vous été confrontée à des problèmes en tant que tutoré? Si oui, lesquels?
Avez-vous été confrontée à des problèmes avec votre tuteur? Si oui, lesquels?
Comment avez-vous résolu les problèmes?
Comment eût-il été possible de les éviter?
Durée La durée de votre relation de tutorat était de Trop court
Trop long
. C’était : OK
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