2007/2013
Guide des procédures FEDER Programme Compétitivité Régionale et Emploi 2007 - 2013
Version Dernière mise à jour
5 juin 2011
Programme Compétitivité régionale et emploi 2007-2013
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Sommaire PROGRAMME COMPÉTITIVITÉ RÉGIONALE ET EMPLOI RHÔNE-ALPES.........3 MODALITÉS D’ORGANISATION DU COMITÉ RÉGIONAL DE PROGRAMMATION INTERFONDS......................................................................................3 MODALITÉS D’ORGANISATION DU COMITÉ RÉGIONAL DE PROGRAMMATION INTERFONDS......................................................................................3 GUIDE DES PROCEDURES FEDER.....................................................................................5 GUIDE DES PROCEDURES FEDER.....................................................................................5 BASE RÉGLEMENTAIRE...................................................................................................5 APPELS À PROJETS.............................................................................................................6 1. LE DÉPÔT DES DOSSIERS.............................................................................................7 2. L’INSTRUCTION DES DOSSIERS ................................................................................9 3. LA PROGRAMMATION................................................................................................14 4. LA NOTIFICATION DE LA DÉCISION DE PROGRAMMATION.........................16 5. LA RÉALISATION DE L’OPÉRATION, LE SERVICE FAIT, LE PAIEMENT DES SUBVENTIONS ET LA REPROGRAMMATION..................................................18 7. LA CERTIFICATION DES DÉPENSES.......................................................................23 8. LES CONTRÔLES...........................................................................................................25 9. LISTE DES ANNEXES FEDER......................................................................................29
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PROGRAMME COMPÉTITIVITÉ RÉGIONALE ET EMPLOI RHÔNEALPES MODALITÉS D’ORGANISATION DU COMITÉ RÉGIONAL DE PROGRAMMATION INTERFONDS Autorité de gestion : La mise en œuvre des programmes européens relève de la responsabilité du Préfet de région. Le Préfet de région est l’autorité de gestion pour le programme opérationnel FEDER et autorité de gestion déléguée pour le FSE. Il représente le ministère de l’agriculture pour le volet déconcentré du PDRH. Le SGAR- mission Europe- pilote et coordonne l’ensemble de ces programmes. A ce titre, il s’assure de la bonne gestion financière des fonds et du respect des procédures inscrites dans la piste d’audit. Dans un souci de bonne articulation le Préfet de région met en place un CRP interfonds chargé d’examiner l’ensemble des dossiers proposés aux cofinancements des différents fonds y compris ceux relevant des actions gérées en subventions globales. Comité de programmation inter fonds ( CRP): Le comité régional de programmation est coprésidé par le Préfet de région et le Président du Conseil régional ou leur représentant. La fonction du CRP est détaillée ci-après. Tous les dossiers instruits doivent être présentés au comité régional de programmation. La Mission Europe assure le secrétariat du CRP conjointement avec le Conseil régional o Inscription des dossiers à l’ordre du jour du CRP Pour le FEDER : -
Un mois avant le CRP, les services font passer en statut C dans Presage les opérations proposées à la programmation. 15 jours avant le CRP, les services instructeurs régionaux adressent au secrétariat du CRP la décision attributive de subvention établie à partir de Presage.
Organismes gestionnaires de subvention globales : un mois avant le CRP, les dossiers sont inscrits en statut P sur Presage.
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Pour le FSE : -
Un mois avant le CRP, la DIRECCTE fait passer en statut C dans Presage les opérations proposées au comité régional de programmation.
Organismes gestionnaires de subvention globales : un mois avant le CRP, les dossiers sont inscrits en statut P sur Presage. Pour le FEADER : -
Un mois avant le CRP, le secrétariat du CRP, en liaison avec les services concernés, arrête la liste des opérations à présenter au comité régional de programmation, à partir du logiciel OSIRIS.
o Notification des décisions Pour le FEDER -
Le SGAR notifie aux bénéficiaires les décisions signées par le Préfet de région.
Pour le FSE -
La DIRECCTE prépare, dès réception du procès verbal du comité et dans un délai maximum de 15 jours, les projets de notification qui sont transmis à la Mission Europe pour signature du Préfet de Région.
Pour le FEADER -
La DRAAF établit un tableau permettant au SGAR de rédiger, par publipostage les notifications pour signature du Préfet de Région.
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GUIDE DES PROCEDURES FEDER BASE RÉGLEMENTAIRE
Les systèmes de gestion et de contrôle doivent respecter les textes suivants : -
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Règlement du Conseil n°1083/2006 du 11 juillet 2006 portant dispositions générales sur les fonds structurels Règlement (CE) n°1828/2006 de la Commission du 8 décembre 2006 établissant les modalités d’exécution du règlement (CE) n°1083/2006 Conseil portant dispositions générales sur le FEDER, le FSE et le Fonds de cohésion et du règlement (CE) n°1080/2006 du Parlement européen et du Conseil du 5 juillet 2006 relatif au Fonds européen de développement régional Règlement n°1080/2006 du 5 juillet 2006 du parlement européen relatif au fonds de développement régional (FEDER) Règlement de Minimis n° 1998/2006 du 15 décembre 2006 Encadrement des aides d’Etat à la recherche, au développement et à l’innovation du 30 décembre 2006 Règlement (CE) n° 1341/2008 du Conseil du 18 décembre 2008 modifiant le règlement (CE) n° 1083/2006 sur le FEDER, FSE et Fonds de cohésion, en ce qui concerne certains projets générateurs de recettes Règlement (CE) n°397/2009 du Parlement européen et du Conseil du 6 mai 2009 modifiant le règlement n°1080/2006 du 5 juillet 2006 du parlement européen relatif au fonds de développement régional (FEDER) en ce qui concerne l’éligibilité des investissements en efficacité énergétique et énergies renouvelables dans le secteur du logement. Règlement (CE) n° 284/2009 du Conseil du 7 avril 2009 modifiant le règlement du Conseil n°1083/2006 du 11 juillet 2006 portant dispositions générales sur les fonds structurels en ce qui concerne certaines dispositions relatives à la gestion financière. Règlement (CE) n° 846/2009 de la Commission du 1er septembre 2009 modifiant le règlement (CE) n° 1828/2006 établissant les modalités d'exécution du règlement (CE) n° 1083/2006 du Conseil portant disposition générales sur le FEDER, le FSE…… Règlement (UE) n° 539/2010 du Parlement européen et du Conseil du 16 juin 2010 modifiant le règlement (CE) n° 1083/2006 du Conseil portant dispositions générales sur le FEDER, le FSE et le fonds de cohésion en ce qui concerne la simplification de certaines exigences et certaines dispositions relatives à la gestion financière Règlement (UE) n° 832/2010 de la Commission du 17 septembre 2010 modifiant le règlement (CE) n°1828/2006 Décret n° 99/1060 du 16 décembre 1999 relatif aux subventions de l’Etat pour des projets d’investissement modifié par le décret n°2003-367 du 18 avril 2003 Décret n°2007-1303 du 3 septembre 2007 fixant les règles nationales d'éligibilité des dépenses des programmes cofinancés par les fonds structurels pour la période 2007-2013 modifié par le décret n° 2011-92 du 21 janvier 2011 Décret n°2007-732 du 7 mai 2007 relatif aux zones d’aide à finalité régionale et aux zones d’aide à l’investissement des petites et moyennes entreprises Décret n°2007-1282 du 28 août 2007 relatif aux aides à l’investissement immobilier et à la location d’immeubles accordées aux entreprises par les collectivités territoriales et leurs groupements et modifiant le code général des collectivités territoriales Circulaire interministérielle du 27 novembre 2002 relative à la simplification de la gestion des
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fonds structurels européens Circulaire du Premier ministre du 13 avril 2007 relative au dispositif de suivi, de gestion et de contrôle des programmes cofinancés par le Fonds européen de développement régional (FEDER), le Fonds social européen (FSE) , le Fonds européen pour la pêche (FEP) et le Fonds européen agricole pour le développement rural (FEADER) pour la période 2007 – 2013 - Circulaire du 24 novembre 2008 du ministère de l’écologie, de l’énergie et du développement durable relative aux mesures visant à optimiser l’utilisation du FEDER sur la période 2007-2013 - PO FEDER « compétitivité régionale et emploi » approuvé le 14 août 2007 par la Commission européenne - DOMO -
La formalisation de l’opération Quelles que soient les modalités de sélection des dossiers, appel à projets ou hors appel à projets, une opération doit respecter la piste d’audit dont les différents points clefs sont détaillés dans les chapitres successifs du présent guide.
APPELS À PROJETS La procédure d’appel à projets est définie sur la base de cahiers des charges élaborés au niveau régional de manière partenariale. Ces cahiers des charges précisent notamment la ou les thématiques d’intervention, ciblent les destinataires et fixent les critères d’appréciation et de sélection des dossiers ainsi que leur lieu de dépôt. Dépôt des dossiers : Sauf cas particulier précisé dans les cahiers des charges, les candidats aux appels à projets déposent leur dossier complet auprès de la préfecture de département du lieu de réalisation des opérations. Instruction : Le DOMO identifie les services responsables de l’instruction des dossiers pour chaque fiche action. Pour l’instruction, les services s’appuieront sur : - Les préconisations des cahiers des charges. - Le questionnement relatif au développement durable (cf. chapitre 2 du DOMO). - Les critères de sélection de la ou des fiches actions concernées. Le service instructeur pourra consulter d’autres services départementaux ou régionaux en tant que de besoin. Sélection des dossiers : Le SGAR, en appui avec les services compétents, vérifie que les dossiers instruits dans le cadre des appels à projets respectent l’ensemble des critères figurant dans le cahier des charges et dans le DOMO. Programmation des dossiers : Après accord du SGAR, les opérations sont basculées en statut C dans Presage selon les modalités prévues par le guide de procédure.
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1. LE DÉPÔT DES DOSSIERS Où le déposer le dossier? DIRECCTE , DRRT : pour les dossiers qui relèvent de l’axe 1 du PO « innovation et économie de la connaissance », hors subvention globale ADEME : pour les dossiers qui relèvent de l’axe 3 du PO - fiche action 12 « vers des comportements et des actes éco-responsables ». Service d’accueil de la Préfecture de département : pour les dossiers qui relèvent des axes 2, 3 et 4 hors subvention globale. Organismes gestionnaires de subventions globales : pour les dossiers qui relèvent d’une action dont la gestion a été confiée à ces organismes.
Annexe 01 : Liste des services responsables et lieux de dépôt des dossiers Comment ? Dépôt en un exemplaire papier et un exemplaire par voie électronique. Si le demandeur n’est pas en mesure d’envoyer un exemplaire électronique, il doit envoyer trois exemplaires papier accompagnés d’une note explicative. Les demandeurs doivent obligatoirement utiliser un formulaire de demande type, disponible en ligne sur le site Internet (http://www.europe-en-rhonealpes.eu) ou auprès des préfectures, des services régionaux de l’Etat et des organismes gestionnaires de subvention globale. Dans le cas contraire, la demande sera renvoyée sans avoir été enregistrée.
Annexe 02 : Formulaire de demande de subvention, ses annexes et document « recevabilité des dossiers au regard du développement durable »
Le service d’accueil est chargé de : -
Vérifier la composition formelle du dossier qui doit comporter une demande de subvention européenne établie selon le formulaire type, dûment remplie et signée par le bénéficiaire, accompagnée des pièces requises (cf annexes 1 et 2). Compléter le cadre réservé à l’administration sur le formulaire de demande Enregistrer le projet et/ou le dossier dans Presage : bénéficiaire, intitulé de l’opération, plan de financement Transmettre le dossier au service responsable de l’instruction Établir une « attestation de dépôt de dossier »
Annexe 03 : Attestation de dépôt
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Saisie dans Présage: Le service d'accueil saisit le descriptif de l'opération dans Présage. Il doit être clair sur l'objet de l'opération et précis sur son contenu: il ne doit pas comporter d'analyse ou de commentaire. Le service instructeur est invité à modifier ce descriptif s'il apparaît au cours de l'instruction que l'opération n'est pas éligible en totalité. Il ne doit plus subsister qu'un descriptif de l'opération éligible au FEDER. C'est ce descriptif qui est repris dans l'annexe technique de la convention sortie par publipostage Le service instructeur est chargé de : -
-
S’assurer que toutes les pièces nécessaires à la réalisation de l’opération (cf. annexe au formulaire de demande de subvention) ont été fournies. Vérifier que l’opération répond de manière positive aux enjeux du développement durable (cf. questionnement DOMO chapitre II) et déterminer si les réponses apportées sont jugées suffisantes au regard de l’ensemble des composantes du développement durable : si nécessaire le dossier devra être retravaillé sur tel ou tel point jugé insuffisant. Solliciter les pièces manquantes ou nécessaires à l’instruction en fixant un délai de deux mois pour la production de ces pièces.
Lorsque le dossier est complet, le service instructeur : - Etablit un accusé de réception de dossier complet - Etablit et fait compléter par le maître d’ouvrage les indicateurs quantitatifs et qualitatifs se rapportant à l’opération. - Transmet à la direction des finances publiques (DFIP) de Région ou de département les dossiers d’un montant de subvention supérieur à 50.000 € dès qu’ils sont complets. - Complète Présage : postes de dépenses Les justificatifs des cofinancements ou au minimum une lettre d’intention du cofinanceur peuvent être fournis postérieurement au passage en CRP, au plus tard au moment où sera demandé le remboursement de la participation communautaire (au 1 er acompte)
L’éligibilité des dépenses s’apprécie du 1er janvier 2007 au 31 décembre 2015. En tout état de cause aucune opération ne doit être achevée au moment du dépôt de dossier complet. Dans le cas des aides aux entreprises, la demande de subvention doit être déposée avant le commencement des travaux.. Cependant, des dispositions plus restrictives peuvent exister par rapport à l’incitativité de l’aide sollicitée. Il convient donc de se reporter aux textes les concernant (encadrement RDI, aides à finalité régionale notamment). NB : la date d’accusé réception du dossier complet (saisie dans Presage obligatoire) fait courir le délai d’objectif de 6 mois de présentation du dossier en CRP
Annexe 04 : Demande de pièces complémentaires Annexe 05 : Accusé de réception de dossier complet Annexe 06 : Accusé de réception pour les entreprises Annexe 07 : Incitativité et rétroactivité des dépenses
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2. L’INSTRUCTION DES DOSSIERS A - L’instruction L’instruction permet de : - S’assurer que les projets présentés sont éligibles, au regard des critères figurant dans le PO, le DOMO ou le cahier des charges dans le cas d’appels à projets et au regard des règles communautaires et nationales d’éligibilité (décret n° 2007-1303 du 3 septembre 2007 fixant les règles nationales d'éligibilité des dépenses des programmes cofinancés par les fonds structurels pour la période 2007-2013). - Vérifier que l’action est suffisamment bien définie, que les coûts prévisionnels sont raisonnables au regard des prestations connues de même nature et suffisamment détaillés pour permettre le contrôle de service fait. - S’assurer que l’opération sera financée et pourra donc être réalisée. Le service instructeur Est chargé d’instruire les dossiers ; à partir de la date de dépôt du dossier complet il dispose d’un délai d’objectif de 6 mois pour instruire et présenter les opérations au comité régional de programmation. Il utilise la fiche méthodologique mise au point à cet effet et remplit toutes les rubriques.
Annexe 08 : Fiche méthodologique d’instruction Annexe 09 : modèle de rapport d’instruction Dès que le dossier a été jugé recevable au regard du développement durable et a fait l’objet d’un accusé de réception de dossier complet, le service instructeur doit procéder à un examen : -
Technique : nature et éligibilité du projet au regard du bénéficiaire et des dépenses, respect des critères du DOMO et du cahier des charges en cas d’appel à projets. Vérification de la capacité du signataire à engager la responsabilité de l’organisme. Administratif : respect des législations nationales et communautaires (respect des régimes d'aides et de la réglementation en matière de marchés publics) Économique : pérennité, intérêt économique et social du projet, intérêt au regard des objectifs du P.O, faisabilité du projet par rapport aux échéances communautaires Financier : cohérence et véracité du plan de financement (dépenses, ressources annoncées, prise en compte des recettes prévues), capacité du bénéficiaire à mener l’opération.
C - A l’issue de l’instruction: Le service instructeur établit un rapport d'instruction écrit, daté et signé et transcrit en intégralité dans Presage. Il comporte: - une description du projet, des « livrables » attendus (y compris, surtout, quand il s’agit d’opérations immatérielles) et du plan de financement (en dépenses et en recettes) ; - une analyse explicite de l'éligibilité temporelle et au regard des règles d'éligibilité (notamment le décret n° 2007-1303 du 3 septembre 2007 modifié) et des dispositions du PO et du DOMO ; - pour les aides aux entreprises, une analyse explicite du projet au regard du régime applicable (régime notifié ou cas entrant dans le cadre des règlements 1628/2006 ou 800/2008) ; Guide des procédures Rhône-Alpes
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le cas échéant, une analyse explicite sur les recettes générées par le projet et les modalités de prise en compte de ces recettes en application de l’article 55 du règlement 1083/2006 modifié et du décret d’éligibilité du 3 septembre 2007 modifié ; le cas échéant, une vérification de la conformité des marchés éventuellement déjà passés par le bénéficiaire une analyse de la faisabilité technique et économique ; un avis d'opportunité (analyse coût / intérêt du projet) ; l’instruction doit aussi prévoir les modalités de justification des livrables, la nature des dépenses proposées à la programmation et les modalités de détermination et de justification des dépenses que le bénéficiaire devra respecter (notamment quand il s’agit de dépenses internes : décisions d’affectation, feuilles de temps pour les dépenses de personnels, par exemple) ; ces éléments doivent se retrouver dans les annexes technique et financière de l’acte attributif de subvention
Ce rapport prend en compte les avis des services consultés et de la DFIP. Il formule une proposition précise d’inscription ou de rejet du dossier, identifie éventuellement des réserves ou propose des modifications. Le service instructeur transmet son rapport pour validation au préfet (dans le cas de dossiers instruits au niveau départemental) et prépare un projet de décision attributive de subvention . Ce document doit être établi à partir de Presage par publipostage. N.B. : dans le cas où les décisions de cofinancement où lettres d’intention ne figurent pas au dossier , le service instructeur doit s’assurer que le maître d’ouvrage dispose de la capacité d’autofinancement nécessaire pour mener le projet à son terme y compris dans l’hypothèse d’un cofinancement public ou privé inférieur à celui figurant dans le budget prévisionnel.
Aides d'Etat aux entreprises : une analyse explicite du projet au regard du régime applicable aux aides versées aux entreprises (au sens communautaire du terme) doit être faite au moment de l'instruction
Annexe 10: check list sur les aides d'Etat Marchés publics : il convient de s’assurer des conditions de passation des marchés conformément au code des marchés publics et à l'ordonnance du 6 juin 2005 (pour les organismes non soumis au code des marchés publics): - Existence d’une procédure assurant l’information du service instructeur sur les observations éventuelles du préfet relatives à la légalité du marché - Choix de la procédure de publicité et de mise en concurrence conforme aux prescriptions du CMP (en fonction des seuils) - Description suffisante par le pouvoir adjudicateur du produit ou de la prestation attendus (cahier des charges) - Elaboration et communication aux candidats d’une grille d’évaluation des offres (critères + pondération) - Respect des étapes nécessaires pour la sélection des offres (compte rendu de CAO par exemple, rapport de présentation de la passation du marché, acte d'engagement) - En cas d’avenant ou de décision de poursuivre, absence de bouleversement de l’économie du marché ou de modification de son objet
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Hors marchés publics: il convient de s'assurer au minimum qu'il y a bien eu mise en concurrence (exemple: 3 devis) Les principales pièces des marchés doivent figurer dans le dossier se reporter à la lettre du SGAR aux préfets en date du
Annexe 11 : check list sur les marchés publics (nouveau) Annexe 12 : Fiche de contrôle de légalité (modifié)
Crédit bail : Pour les dépenses exposées dans le cadre d’un crédit bail, se reporter à l’article 16 du décret n° 2007-1303 du 3 septembre 2007 fixant les règles nationales d’éligibilité des dépenses
Les coûts indirects ou frais généraux (par ex électricité, téléphone, loyers…) (art. 4 du décret n° 2007-1303 du 3 septembre 2007) sont éligibles à condition qu’ils soient fondés sur des coûts réels imputables à la mise en œuvre de l’opération concernée. Les coûts forfaitaires ou non justifiés ne sont donc pas éligibles. Les frais généraux doivent être affectés au prorata à l’opération selon une méthode dûment justifiée sur la base d’une clé de répartition permettant de distinguer l’activité liée à l’opération cofinancée parmi l’ensemble des activités de la structure. Cette méthode doit être validée par le service instructeur et figurer en annexe à l’acte attributif de subvention. Le dernier exercice comptable peut être retenu pour justifier des frais généraux. Méthode de calcul : utilisation d’une « clé de répartition » identifiée dès la conception du projet et conservé durant toute l’exécution. Seuls les postes comptables correspondant à des coûts réels liés à l’opération peuvent être valorisés - les dépenses d’un poste comptable déjà valorisé directement doivent être retirées - les dépenses d’un poste comptable, significatives et spécifiques à d’autres opérations doivent être retirées - Exclure la clé basée sur les ressources (chiffre d’affaire, produits…) La méthode la plus « universelle et courante » est le temps passé soit : quantité d’activité liée au projet au cours de la période donné
quantité d’activité générale de la structure pour une période donnée
Sous traitance (art 5 du décret n° 2007-1303 du 3 septembre 2007)les dépenses relatives au contrat de sous traitance. Ils ne doivent pas donner lieu à une augmentation injustifiée du coût d’exécution de l’opération sans y apporter une valeur ajoutée en proportion. Nécessité de vérifier la mise en concurrence par l’obtention de 3 devis.
TVA : les dépenses sont prises en compte HT. Elles peuvent être prises en compte TTC si le maître d’ouvrage déclare ne pas récupérer la TVA. Dans le cas où, dans une même opération, le maître d’ouvrage ne récupérerait qu’en partie la TVA, il
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convient de considérer l’opération HT et d’identifier les postes de dépenses à prendre en compte TTC. Ces postes de dépenses TTC doivent être déclarés par le maître d’ouvrage dans la demande de subvention . Dans PRESAGE: l’opération est affichée HT. Par contre la précision des postes TTC est apportée au niveau du libellé des postes de dépenses concernés.
Terrain : l’acquisition de terrain non bâti est éligible mais doit représenter moins de 10 % des dépenses totales éligibles et doit être liée à l’opération co financée Mode de calcul : dépenses hors terrain X10 90
Recettes : au dessus de 1 M€ de coût total, les recettes nettes doivent être retirées du coût total de l'opération En dessous de 1 M€, le montant des recettes correspondant au total des produits perçus par le bénéficiaire au terme de la période d'exécution de l'opérations doit être affiché dans le plan de financement. Lorsque l’assiette FEDER ne représente qu’une partie du projet, les recettes sont à apprécier globalement et à prendre en compte au prorata de l’assiette retenue. Apport en nature : Les apports en nature sont présentés en équilibre en dépenses et en ressources dans le plan de financement de l’opération. Dans ce cas, à la fin de l’opération, la participation des fonds structurels n’excède pas la dépense éligible totale, à l’exclusion du montant des contributions en nature. B - Recueil d’avis au cours de l’instruction - Avis de la direction des finances publiques (DFIP) (service affaires économiques) pour les subventions supérieures à 50.000 € - Avis d’autres services : dans le cadre de son instruction le service responsable doit recueillir l’avis des services concernés (cf. DOMO). Il fixe un délai d’un mois maximum pour la réponse. Le service instructeur doit faire état des avis recueillis dans son rapport d'instruction et lever les réserves éventuelles. Le rôle de la Direction des finances publiques La circulaire interministérielle du 13 avril 2007 prévoit la participation de la Direction des finances publiques (DFIP) dans l’instruction. En amont de l’instruction ou du montage de l’opération, le Préfet peut saisir les services de la direction des finances publiques de région ou de département pour une analyse économique et financière approfondie. Pour les projets d’investissement publics ayant un enjeu financier significatif ou présentant une complexité particulière, le Préfet peut saisir la mission d’expertise économique et financière (MEEF). Cette saisine doit intervenir le plus en amont possible du processus d’instruction sur la base d’un cahier des charges concerté.
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Avis préalable de la direction des finances publiques: à partir de 50.000 € de subvention Cet avis porte sur : - l’analyse de la situation financière du bénéficiaire - l’examen du plan de financement - le respect des réglementations européennes et nationales - l’analyse des montages juridiques et des procédures L’avis est formalisé par écrit dans Presage. Il n’est pas bloquant. - En cas d’avis avec réserves : les réserves sont indiquées au compte rendu du CRP ainsi que la suite qui leur est réservée. La levée des réserves apparaît dans le compte rendu du comité donnant un avis favorable sur l’opération et dans Presage. - En cas d’avis défavorable de la DFIP : si le préfet décide d’attribuer l’aide, il doit motiver sa décision auprès de la DFIP, ainsi que dans le compte rendu du comité et dans Presage. Avis du Contrôle financier en région : lorsqu’un cofinancement de l’État supérieur à 100.000 € est prévu, la DRFIP de région donne également sa position en tant qu’autorité chargée du contrôle financier. Pour cela Présage doit comporter précisément les références de l’imputation budgétaire. Consultation des partenaires départementaux En ce qui concerne les dossiers instruits au niveau régional, les services instructeurs informent le préfet de département des opérations proposées au CRP, au moyen d’un tableau récapitulatif transmis au plus tard un mois avant le CRP. Le préfet de département prend connaissance du détail de ces opérations via Presage. En ce qui concerne les dossiers instruits au niveau départemental, le préfet de département organise sur la base des rapports d’instruction, en tant que de besoin, la consultation des partenaires locaux : conseils généraux, compagnies consulaires…
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3. LA PROGRAMMATION Tous les dossiers instruits doivent être présentés au comité régional de programmation Le comité régional de programmation est coprésidé par le Préfet de région et le Président du Conseil régional ou leur représentant. A - Dossiers hors subventions globales a) Préparation du Comité Régional de Programmation : Le SGAR et le Conseil régional établissent chaque année le calendrier des CRP. Les préfectures ou services responsables régionaux Ne sont présentés en comité régional de programmation que des dossiers complets, dont le démarrage peut intervenir dans les trois mois à partir de la notification de la décision attributive de subvention. - Un mois avant le CRP, la préfecture ou les services régionaux font passer en statut C dans Presage les opérations proposées au comité régional de programmation. - 15 jours avant le CRP, les services responsables régionaux doivent adresser au secrétariat du CRP, le projet de décision attributive de subvention établie à partir de Presage. Le SGAR – mission Europe Il procède à un certain nombre de vérifications sur les dossiers en statut C: - Il opère des vérifications opération par opération sur les éléments constitutifs de la fiche opération Presage : vérification orthographique et de mise en forme du libellé du nom du bénéficiaire, des coordonnées, de l’intitulé de l’opération, existence de cofinancement public national et respect du taux de la subvention communautaire. - Il contrôle l’adéquation de la description technique du projet avec le plan de financement proposé au CRP. Il s’assure de la bonne saisie des avis (services consultés et service unique). - Il s’assure de la bonne saisie des indicateurs de réalisation et de résultats (prévisionnels). - Il vérifie les projets de décision attributive de subvention établis par publipostage à partir de présage pour les dossiers instruits au niveau régional et compare notamment les données chiffrées de l’annexe technique et financière avec celles qui figurent dans Presage. - Il consulte les chargés de mission du SGAR et le Conseil régional (DERIC). Le SGAR prépare l'ordre du jour à partir de Presage conjointement avec le Conseil régional. - Il édite le tableau des opérations présentées en CRP - Il édite les fiches opérations Le SGAR adresse l’ordre du jour aux membres du CRP au moins 10 jours avant sa tenue.
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NB : Le secrétariat du CRP assure une veille active des opérations ajournées en CRP et relance les différents partenaires afin de représenter le dossier dans les meilleurs délais. o Le comité régional de programmation : Le CRP examine tous les dossiers inscrits à l’ordre du jour et propose au Préfet de région un avis. Le Préfet de région décide d’attribuer ou non la subvention européenne.
Le SGAR – mission Europe Établit le compte rendu du CRP : - Il saisit dans le logiciel informatique Presage l’avis du CRP pour chaque opération. - Il édite le répertoire des opérations; ce tableau est daté et signé par le Préfet de région ou son représentant. - Il transmet à tous les membres du CRP le compte rendu du CRP ainsi que le répertoire des opérations signé. Il est conservé par le secrétariat du CRP aux fins de justification en cas de contrôle.
B - Dossiers relevant des subventions globales La sélection des opérations est de la responsabilité de l’organisme gestionnaire. Toutefois, les projets sont présentés pour avis préalable consultatif au CRP. En ce qui concerne OSEO, seuls les dossiers supérieurs à 300 000 € sont soumis pour avis préalable. Les autres sont présentés pour information au CRP. Les dossiers qui sont soumis à l’avis préalable du CRP sont inscrits en statut P sur Presage 1 mois avant la date du CRP. Le SGAR saisit dans Présage l’avis du comité régional de programmation
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4. LA NOTIFICATION DE LA DÉCISION DE PROGRAMMATION A - Dossiers hors subventions globales Le SGAR -
Prépare les courriers de notification de la décision (par publipostage à partir de Presage). Pour les avis défavorables, la rédaction de la motivation est préparée par le service responsable en liaison avec le SGAR. Notifie les décisions signées par le Préfet de région aux bénéficiaires. Saisit la date de la notification de la décision dans Presage pour chaque opération.
Pour les dossiers d'instruction départementale - Adresse une copie de la lettre de notification pour information au Préfet de département. Celui-ci, en liaison avec le service responsable, adresse au bénéficiaire la décision attributive établie par publipostage à partir de Présage: ▹ soit le projet de convention en deux exemplaires pour signature. La convention signée du bénéficiaire est retournée au service instructeur qui l’adresse au Préfet de département pour signature. Elle est ensuite notifiée au bénéficiaire en un exemplaire original. ▹ soit la copie de l’arrêté préfectoral. Pour les dossiers d'instruction régionale - Adresse aux bénéficiaires la lettre de notification de la subvention accompagnée : ▹ soit du projet de convention en deux exemplaires pour signature. La convention signée du bénéficiaire est retournée au Préfet de région pour signature. Celui-ci la notifie ensuite au bénéficiaire en un exemplaire original. ▹ soit de la copie de l’arrêté préfectoral. -
Adresse une copie de la lettre de notification de la subvention ainsi que de la décision attributive de subvention au service instructeur.
NB : Le bénéficiaire est invité à renvoyer la convention et ses annexes signées dans un délai de 15 jours. Après une relance en recommandé avec accusé de réception, l’opération est considérée abandonnée et déprogrammée. Rédaction de l’acte attributif de subvention : Il comporte : - Des annexes technique et financière qui doivent être suffisamment précises pour permettre le contrôle de service fait - Un descriptif physique précis de l’opération, le calendrier prévisionnel, les indicateurs - Des postes de dépenses détaillés - Le plan de financement de l’opération - Le mode de proratisation de l’assiette éligible (le cas échéant) - La méthode retenue pour justifier la clé de répartition ou le prorata affecté à chaque poste de
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dépenses des coûts indirects (le cas échéant) Les informations précisées dans les annexes doivent être cohérentes avec le corps du texte de la convention Convention: les conventions passées avec le porteur pour l’attribution de l'aide peuvent être remplacées par un arrêté pour les subventions inférieures à: - 23.000 € pour les organismes privés - 100.000 € pour les organismes publics
Annexe 13 : Modèle de convention Annexe 14: Modèle d’arrêté Après retour de la convention et de ses annexes signées du bénéficiaire, la convention est signée du préfet de département (dossier départementaux) ou du SGAR. Elle est notifiée au bénéficiaire accompagnée : ▹ du kit de publicité ▹ du document « déclaration de commencement d’exécution » ▹ du modèle de rapport d’exécution ▹ des modèles états récapitulatifs « des dépenses », « des salaires » et « des frais généraux » ▹ du modèle « état récapitulatif des cofinancements »
Annexe 15 : déclaration de commencement d’exécution (comprenant la demande de paiement d’une avance) Annexe 16 : modèle de rapport d’exécution Annexe 17 : modèles états récapitulatifs « des dépenses », « des salaires » et « des frais généraux » Annexe 18 : modèle « état récapitulatif des cofinancements »
B - Dossiers relevant des subventions globales Les organismes gestionnaires de subvention globale notifient la décision de subvention conformément aux dispositions prévues par leur guide de procédure.
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5. LA RÉALISATION DE L’OPÉRATION, LE SERVICE FAIT, LE PAIEMENT DES SUBVENTIONS ET LA REPROGRAMMATION A - La réalisation Le bénéficiaire Il est informé des d'obligations qui lui incombent en signant notamment l'annexe au formulaire de demande de subvention relative aux obligations du MO. Il prévient le service instructeur de tout changement intervenant dans la réalisation de l’opération. Modalités de paiement : - Avance : l’avance au démarrage de l’opération est limitée à 5% du montant prévisionnel de la subvention communautaire. Elle est versée sur déclaration du commencement d’exécution. Cette avance peut être portée à 20 % lorsque le bénéficiaire ne dispose pas d’une trésorerie suffisante pour lui permettre de démarrer son l'opération. Les justificatifs des cofinancements ou au minimum une lettre d’intention du cofinanceur doivent être fournis à ce stade -
Acomptes : plusieurs acomptes peuvent être versés dans la limite de 80 % de la subvention communautaire.
Pièces justificatives de dépenses : Pour le paiement de la subvention, le bénéficiaire doit transmettre au service instructeur : - Pour le paiement des acomptes : la justification des dépenses - Pour une demande de solde (faite dans les 3 mois maximum à compter de la fin de l'opération) : ▹ Un compte rendu d'exécution de l'opération établi par le bénéficiaire : déroulement, difficultés rencontrées, atteinte des objectifs, moyens de communication mis en œuvre. (selon modèle) ▹ La justification des dépenses ▹ L'état des cofinancements encaissés (origine et montant) ▹ Le renseignement des indicateurs La justification des dépenses encourues s'effectue par la production de factures acquittées (mention portée sur chaque facture en original par le fournisseur) ou à défaut par la production de pièces de valeur probante équivalente. Les pièces de valeur probante équivalente sont notamment : Pour les maîtres d’ouvrage publics : - Une copie de chaque justificatif de dépenses (factures, fiches de paye…) certifié « payé » par le comptable public - Ou un état récapitulatif certifié « payé » par le comptable public concerné, accompagné de la copie des justificatifs de dépenses. Cet état devra mentionner le nom du fournisseur, la date de la facture, le numéro de mandat, le montant HT et TTC
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NB : Pour les opérations effectuées en régie, les factures sont remplacées par un état des dépenses précis. Pour les maîtres d’ouvrage privés : - Une copie de chaque justificatif de dépenses certifié « payé » par un commissaire aux comptes ou un expert comptable (directement sur chaque facture) - Ou un état récapitulatif certifié « payé » par un commissaire aux comptes ou un expert comptable accompagné des copies des justificatifs de dépenses. Cet état devra mentionner le nom du fournisseur, la date de la facture, le montant HT et TTC - Ou les copies des justificatifs de dépenses accompagnés du ou des relevé(s) de compte bancaire de l'opérateur faisant apparaître les débits correspondants. Les dépenses de personnel sont justifiées : -du point de vue du temps, par un contrat de travail, une fiche de poste ou une lettre de mission, des fiches de temps de travail ou des extraits de logiciel de gestion du temps -du point de vue de l’assiette, par les bulletins de salaires, le journal de paie ou la DADS Contributions en nature :la valeur retenue est la valeur à la date de l’apport et certifiée par un expert indépendant qualifié ou par un organisme officiel dûment agrée. En cas de bénévolat : celui-ci devra avoir fait l'objet d'une appréciation et d'un contrôle au stade de l'instruction. La valeur du travail est déterminée en tenant compte du temps consacré et du taux horaire et journalier appliqué pour le type de travail accompli.
B - Le contrôle de service fait Le service instructeur Assure le suivi de la réalisation du projet en accompagnant le bénéficiaire et en le relançant afin d'obtenir les justificatifs. Procède à l’examen détaillé des pièces de dépenses transmises par le bénéficiaire pour s’assurer : - de l’éligibilité des dépenses poste par poste ; en cas d’ évolution significative d’un poste de dépense par rapport au prévisionnel, une re programmation devra être proposée - du respect des obligations nationales et communautaires se rapportant au projet, (respect du code des marchés publics notamment) - de la conformité de la réalisation par rapport à l’acte attributif de subvention - du montant des recettes (billetterie, location, vente…) effectivement perçues - des dépenses définitives à prendre en compte pour l’opération - de la preuve du versement des cofinancements (copie du mandat ou preuve de l’encaissement sur le compte du bénéficiaire) - du respect des plafonds d’aides publiques autorisés - du respect du taux d’aide publique prévu par la décision attributive de subvention ; en cas modification des taux d’intervention prévus par l’acte attributif, une re programmation devra être proposée Un avenant à la convention doit être pris pour entériner juridiquement les changements. - du renseignement des indicateurs - du respect de l’obligation de publicité du financement communautaire (ex : photos, coupures de presse…) - des bonnes conditions économiques de réalisation (rapport coût / résultat), Guide des procédures Rhône-Alpes
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Une attention particulière doit être apportée - à la vérification des factures qui doivent comporter : - Nom et adresse de l’acheteur et du fournisseur. La facture ne doit pas être adressée à un tiers mais libellée au nom du bénéficiaire de la subvention - Date d’émission, de la fourniture du bien ou du service - Nature de la dépense : conforme au programme opérationnel, à la décision attributive de subvention, à la réalité physique de l’opération réalisée et au décret du 3 septembre 2007 fixant les règles nationales d’éligibilité des dépenses - Prix unitaire et quantité vendue - à la vérification des justificatifs de salaires : voir plus haut - à la vérification des marchés publics Lorsqu'une opération a une assiette éligible au FEDER réduite (application d'un prorata sur la surface ou le temps de travail par exemple), le prorata doit être appliqué sur chaque facture enregistrée dans Présage
Pour les coûts indirects affectés partiellement à l’opération, une fiche indiquant la méthode de calcul du prorata ou de la clé de répartition doit accompagner la pièce de dépense correspondante.
Publicité : pour les opérations dont la participation publique totale excède 500.000 €, le service instructeur doit s’assurer, avant le versement du solde de la subvention, de la mise en place par le maître d’ouvrage d’une signalisation permanente du cofinancement communautaire. Une photo attestant de la publicité européenne ou toute autre preuve devra figurer dans le dossier soumis au contrôle de service fait.. Le non respect de cette obligation de publicité est susceptible d’entraîner le reversement de la subvention européenne. Le service instructeur : - saisit dans Presage les données relatives aux justificatifs de dépenses. - établit: le certificat de service fait impérativement par publipostage à partir de Presage - adresse à la préfecture ou au SGAR (services régionaux) le CSF Le CSF sort en publipostage de Présage. il est signé du certificateur; la rubrique "respect des autres obligations" doit être renseignée dans Présage et les "observations" utilisées pour expliciter les réponses "oui" et surtout "non". Quant à la mention "sans objet" elle doit être évitée ou clairement expliquée.
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La préfecture ou le SGAR : -
Vérifie le CSF ( fiabilise le calcul de la subvention et s'assure que tous les champs sont bien remplis) et en transmet un exemplaire à la DRFIP, autorité de certification, avec un exemplaire de la convention
Le contrôle de service fait doit comporter des visites sur place, en nombre significatif, pour s’assurer de la réalité des investissements et du respect des obligations de publicité. Un plan de visite est adressé chaque année par le SGAR aux services. Ce plan de visites n'est pas limitatif. La visite doit donner lieu systématiquement à un compte rendu qui doit être adressé au SGAR Méthode d’échantillonnage des visites sur place : le SGAR établira l’échantillon de manière aléatoire selon les principes généraux suivants: - représentativité de l’ensemble des dossiers programmés - répartition sur l’ensemble des fiches actions et des services instructeurs - maîtres d’ouvrage récurrents, importance des montants financiers, existence de marchés publics…
Annexe 19: Certificat de service fait (nouveau document) Annexe 20 : Compte rendu de visite sur place (nouveau document) C - Modalités de paiement des subventions Depuis le 1er janvier 2011, le paiement des subventions européennes se fait dans CHORUS. Il n'y a qu'une seule enveloppe régionale (pas de délégation au niveau des préfectures) Les deux phases (certification et paiement) sont dissociées. Il est essentiel que la certification des dépenses soit faite (pour justifier les appels de fonds auprès de la Commission) quand bien même le paiement ne pourrait intervenir concommittamment (absence de crédits par exemple). La date de transmission doit figurer dans Présage pour permettre à l'autorité de certification de valider le CSF La préfecture ou SGAR doit créer le « fournisseur/bénéficiaire » auprès du bureau de gestion Chorus (hors collectivités) • soit par anticipation avant le 1er paiement : - Document « Création Fournisseur Chorus » (publipostage à partir de Presage) - RIB • soit à l’occasion du 1er paiement : - Document « Demande de paiement » (publipostage à partir de Presage) - RIB la 1ère fois Le service instructeur - établit une demande de paiement (nouveau modèle ) en publipostage à partir de Présage (avance, acompte ou solde) La préfecture ou le SGAR : - Signe la demande de paiement et l'adresse au bureau de gestion Chorus Pièces à fournir à la DRFIP (service dépenses) via Chorus pour le paiement des dépenses : Paiement d'une avance : - Décision attributive de subvention prévoyant le paiement de l'avance.
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- Demande de paiement signée (en original) par la préfecture. - Déclaration de commencement d'exécution. Paiement des acomptes et solde : - Décision attributive de subvention. - Certificat de service fait signé en original - Demande de paiement signée (en original) par la préfecture. Il ne doit y avoir ni rature ni blanc sur le certificat de service fait
Annexe 21: demande de paiement (nouveau document sur Présage) Le service instructeur doit conserver les pièces jusqu'à la date limite à laquelle sont susceptibles d’intervenir ces contrôles, (pendant au moins 3 ans après le dernier versement de la Commission européenne au titre du programme dans lequel s'inscrit le projet), soit au moins jusqu'au 31 décembre 2021.
Le service dépense de la Direction régionale des finances publiques Le DRFIP exerce les contrôles de payeur et de caissier prévus par le décret du décembre 1962 (article 12 & 13).Il vérifie : - lors du versement de l'avance, l'enregistrement du dossier dans Presage. - lors du versement de l'acompte et du solde, que le total des factures saisies dans Presage n’est pas inférieur au montant du certificat de service fait. Seules les discordances constatées lors d'un paiement de solde constituent un motif de suspension ou de refus de paiement. Le DRFIP procède au versement de la subvention. D - Conservation des dossiers Le service instructeur doit conserver l’ensemble des pièces du dossier jusqu'à la date limite à laquelle sont susceptibles d’intervenir les contrôles (pendant au moins 3 ans après le dernier versement de la Commission européenne au titre du programme), soit au moins jusqu'au 31 décembre 2021. E - Re-programmation des opérations : Procédure de re programmation : Un avenant à la convention doit être pris pour entériner juridiquement les changements. Un rapport d'instruction complémentaire doit être fait pour justifier les modifications (à mettre sur Présage) En cas de contrôle d’opération, les auditeurs se fonderont sur le dernier acte juridique en vigueur au moment de leur passage.
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Une fiche navette de reprogrammation doit être adressée au SGAR indiquant les raisons de la demande de reprogrammation Le SGAR, à réception de la fiche navette de reprogrammation, fait une nouvelle programmation dans Presage en remettant le dossier en statut C . Le service instructeur apporte les modifications dans présage (plan de financement, postes de dépenses…) Le SGAR vérifie la bonne saisie des informations et valide les modifications en mettant le dossier en statut O . Annexe 22 : fiche navette de re programmation Annexe 23: note sur les modifications après programmation Annexe 24 : gestion des programmations et re programmations dans Présage
7. LA CERTIFICATION DES DÉPENSES La fonction de «certification» vise à garantir au moyen d’une certification similaire à celle d’un commissaire aux comptes, la régularité et l’éligibilité des dépenses déclarées à la Commission Européenne aux fins de remboursement, dans les conditions exposées dans l’article 20 du règlement (CE) n° 1828/2006. Cette fonction est confiée au service de la Direction régionale des finances publiques désignée ci-après sous le nom « d’autorité de certification », dans le cadre d’un protocole Préfet / DRFIP Les services gestionnaires et les organismes bénéficiaires de subventions globales Transmettent la totalité des certificats de contrôle de service fait à l’autorité de certification. L’autorité de certification -
-
S’assure qu’elle a reçu l’intégralité de ces certificats pour toutes les dépenses saisies dans Presage depuis le dernier appel de fonds adressé à la Commission européenne. Effectue un contrôle de cohérence entre le montant de dépenses éligibles ressortant de ces certificats et les montants saisis dans Presage et s’assure de la qualité des certificats (exactitude des décomptes, utilisation des certificats type…). Ce contrôle doit assurer une couverture suffisante des différents services instructeurs et des organismes gestionnaires de subvention globale ; les divergences relevées sont signalées au service gestionnaire, qui doit les corriger dans les meilleurs délais et en tout état de cause avant l’appel de fonds suivant. S’assure de la fiabilité du système de certification du service fait par la vérification de la bonne application des directives du préfet de région en tant qu’autorité de gestion. Il propose au besoin au préfet de région les corrections utiles desdites directives. Tient le tableau de suivi des réductions de dépenses ainsi que des titres de reversement et de leur recouvrement. Vérifie les déclarations de dépenses préparées par le préfet de région ainsi que leur cohérence avec les listes d’opérations correspondantes. Il certifie les déclarations de dépenses préparées par le préfet de région avant de les adresser, dans le cadre de l’appel de fonds, à la Commission européenne selon un calendrier convenu chaque année.
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Avant chaque appel de fonds, l’autorité de certification établit un rapport synthétique des travaux effectués depuis l’appel de fonds précédent, indiquant les dépenses retirées et l’adresse à l’autorité de gestion. Seules peuvent être déclarées à la Commission européenne des dépenses régulières qui ont fait l’objet d’un contrôle de service fait, qu’il s’agisse de demandes de paiement intermédiaires ou finales, et pour lesquelles l’autorité de certification a été en mesure d’effectuer les tâches qui lui incombent.
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8. LES CONTRÔLES A - Contrôles qualité gestion Ils sont à la charge de l’unité gestion de la mission Europe du SGAR. Leur objectif est de s’assurer que les procédures mises en œuvre fonctionnent efficacement dans leur ensemble. Ces contrôles sont réalisés sur pièces et consistent à vérifier, au vu des dossiers, que les instructions données sont respectées. En particulier, il y a lieu de s’assurer : - que les dossiers comportent trace des différentes phases de la procédure (notamment, demande de subvention signée, accusé de réception, rapport d’instruction, avis du comité de programmation, notification de la décision, convention et précision des annexes techniques et financières, cofinancements, certificat de service fait et pièces justificatives probantes…), - que les documents type sont effectivement utilisés - que les saisies sont effectuées dans le logiciel de suivi des opérations (Presage). L’examen de l’existence et des dates des différents documents retraçant la procédure est également l’occasion d’apprécier les délais de traitement des opérations aux différentes phases de l’instruction, de la programmation, de l’engagement et des paiements. Les contrôles qualité gestion sont effectués sur la base d’une grille de critères reprenant l’ensemble de la piste d’audit depuis le dépôt jusqu’à l’archivage des opérations. La sélection des opérations se fera sur la base d’un échantillon qui doit permettre de couvrir tous les services instructeurs et les différents axes du programme; il sera tenu compte en particulier des conclusions des contrôles certification ou d’opérations. L’autorité de gestion demande les dossiers sélectionnés aux services, procède aux vérifications sur la base de la grille précitée, adresse ses observations aux services qui sont appelés à répondre, mettre en œuvre les consignes de l’autorité de gestion pour l’avenir ou à apporter des compléments d’informations si nécessaire. Après phase contradictoire, le SGAR dresse un rapport définitif dont les conclusions sont exécutoires. Les constats effectués par l’autorité de gestion peuvent conduire à adresser une ou plusieurs recommandations à l’ensemble des gestionnaires. B - Contrôles qualité certification Ils sont à la charge de l’autorité de certification à la direction régionale des finances publiques. Ces contrôles consistent à vérifier que les dépenses retenues dans le certificat de contrôle de service fait sont conformes aux dispositions de l’acte attributif de subvention, éligibles et justifiées par des pièces de dépenses probantes. Lorsqu’elle décèle un problème, l’autorité de certification procède à l’examen des pièces retraçant l’ensemble de la procédure pour déterminer s’il s’agit d’un défaut systémique ou non. A cet effet, l’autorité de certification : - Sélectionne, à titre de test, un certain nombre de dossiers. La sélection s’effectue de manière à couvrir l’ensemble des services instructeurs, y compris les organismes intermédiaires, et à s’assurer que les défauts relevés sont corrigés.
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Établit un rapport qu’elle adresse au service instructeur qui doit répondre dans les plus brefs délais et procéder, le cas échéant, aux corrections nécessaires. Une copie est adressée à l’autorité de gestion. Transmet à l’autorité de gestion les rapports de contrôle qualité certification relatifs aux opérations gérées sous la responsabilité d’un organisme bénéficiaire de subvention globale.
En l’absence de réponse de la part du service gestionnaire ou si les corrections financières n’ont pas été apportées, l’autorité de certification retire les dépenses concernées de la déclaration de dépenses adressée à la Commission européenne avant l’appel de fonds; elle exclut également les dépenses pour lesquelles elle n’a pas reçu les certificats de contrôle de service fait. Cette disposition est mise en oeuvre quel que soit l’origine du constat, à savoir, les vérifications effectuées par l’autorité de certification et l’ensemble des audits et contrôles cités ci-dessus.
C - Contrôles d’opérations La Commission interministérielles de coordination des contrôles (CICC) la CICC est en charge de l'ensemble des responsabilités correspondant à la fonction d'audit, telles que prévues par l'art 62 du règlement ( CE) n° 1083/2006 du 11 juillet 2006: responsabilités des audits de système et des contrôles d'opérations notamment. Toutefois, ces contrôles d'opérations seront effectués par les unités contrôle fonctionnellement séparées, placées auprès de chaque autorité de gestion après définition, par la CICC d'un échantillon statistique annuel d'opérations à contrôler. Détermination de l’échantillon :la CICC, autorité d’audit, détermine l’échantillon des opérations à contrôler ( échantillon statistique ) . Ces opérations peuvent être soit soldées, soit en cours d’exécution . Elle adresse en janvier, la liste des opérations à contrôler Ces contrôles ont deux objectifs : vérifier le bon fonctionnement du système de gestion et examiner de manière sélective des opérations afin de s’assurer de leur conformité et de la fiabilité des déclarations de dépenses. L’unité contrôle du SGAR -
Rédige les lettres de mission pour chacun des auditeurs. Organise l’aspect matériel des contrôles (information des services responsables et des bénéficiaires). Réalise les contrôles d’opérations. Rédige les rapports de contrôle( provisoires et définitifs après phase contradictoire ) Transmet les rapports à la CICC pour validation des conclusions Après prise en compte des observations de la CICC, rédaction de la synthèse transmise à l’autorité de gestion pour décision. Notifie le rapport au bénéficiaire pour ce qui le concerne, Transmission de l’ensemble du rapport et de la lettre de notification au bénéficiaire au service instructeur pour suite à donner Enregistre les contrôles dans le module spécialisé de Presage.
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Le recours à un cabinet d’audit pour le contrôle d’opérations relevant de certaines actions du PO est possible. Dans ce cas, l’unité contrôle rédige le cahier des charges et supervise le travail du cabinet. Réalisation d’un contrôle d’opération : Un contrôle d’opération se déroule en 2 phases : - Un examen des pièces du dossier auprès du service responsable pour détecter les déficiences de la piste d’audit et proposer les corrections nécessaires. - Un examen sur place auprès du bénéficiaire pour retracer les pièces justificatives dans sa comptabilité et constater la réalisation effective de l’opération. Le contrôleur informe les personnes auditées par courrier ou par message électronique, au moins 15 jours avant la date du contrôle. Les personnes auditées doivent mettre à disposition du contrôleur dans un même lieu, sur le site du contrôle, toutes les pièces administratives, techniques et comptables se rapportant au projet et être présentes le jour du contrôle. Le contrôleur doit s’assurer du respect des conditions générales et particulières posées par les réglementations européennes et nationales, en vigueur au moment de la réalisation de l’opération. Éléments vérifiés dans le cadre du respect de la Piste d'audit : - Complétude du dossier - Éligibilité du projet au PO - Régularité des dépenses au regard de la réglementation ( Marchés publics, Codes, Lois …) - Présence de pièces probantes ( notamment pour la justification des dépenses ) - Respect des taux d’aides publiques - Conformité du projet réalisé par rapport au projet initial - Réalité des contreparties: les crédits correspondants au versement des participations des cofinanceurs doivent être constatés dans la comptabilité du bénéficiaire - Prise en compte des recettes - Equilibre du plan de financement ( absence de sur-financement , affichage des apports en nature…) Lors d’un contrôle, la globalité de l’opération doit être considérée aussi bien en recettes qu’en dépenses, sans se limiter aux dépenses éligibles. Éléments vérifiés dans le cadre de la visite sur place : - Conformité et réalisation physique de l’opération - Plan de financement (les dépenses comme les ressources ainsi que les recettes doivent être retracées dans la comptabilité du bénéficiaire) - Respect des règles communautaires et nationales (mise en concurrence, publicité, environnement, égalité des chances, code des marchés publics… etc.) La procédure est écrite et contradictoire. Le contrôle est retracé sur un document –type de contrôle qui comprend trois parties : une fiche de synthèse, les constats opérés chez le service instructeur et les constats opérés chez le bénéficiaire.
Annexe 25: rapport type de contrôle d’opération
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Le contrôleur doit porter ses observations et conclusions à la connaissance des parties auditées qui disposent de 30 jours pour faire connaître leurs observations (chacun n’est destinataire que de la partie du rapport le concernant). Après exploitation des réponses apportées par le bénéficiaire de l’aide et par le service responsable, le contrôleur établit son rapport définitif revêtu de la date et de sa signature, assorti de propositions de suites à donner. Ce document est transmis à la CICC pour validation avant sa notification aux parties. Après examen des propositions faites par les contrôleurs, l’autorité de gestion prend une décision et l’indique dans la partie synthèse du rapport : - Archivage - Recommandations aux maîtres d’ouvrage ou/et aux services de l’Etat pour procéder rapidement à la correction de défauts systémiques. - Corrections financières (réfaction du solde de la subvention ou ordre de reversement). - Signalement à l’OLAF (Office de lutte anti-fraude) en cas d’irrégularités constatées (La notion d’irrégularité couvre la totalité des comportements intentionnels ou non d’un opérateur, ayant pour conséquence de porter préjudice au budget de l’Union Européenne pour un montant supérieur ou égal à 10 000 € ). - Saisine du procureur de la République en cas de fraude avérée. Le travail du contrôleur se limite donc au constat de la conformité et de la régularité de l’action subventionnée et aux préconisations. L’autorité gestion du SGAR décide des suites à donner à ces contrôles.
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9. LISTE DES ANNEXES FEDER Annexe 01 - Liste des services responsables et lieux de dépôt des dossiers Annexe 02 - Formulaire de demande de subvention (et ses annexes) (modifié) Annexe I - Pièces à produire Annexe II - Obligations générales Annexe III - Délégation de signature Annexe IV - Liste des statuts juridiques Document – Recevabilité des dossiers au regard du développement durable Document – Guide de rédaction du formulaire de demande Annexe 03- Attestation de dépôt Annexe 04 - Demande de pièces complémentaires Annexe 05 - Accusé de réception de dossier complet Annexe 06 - Accusé de réception pour les entreprises Annexe 07 - Incitativité et rétroactivité des dépenses Annexe 08 - Fiche méthodologique d’instruction Annexe 09 – Modèle de rapport d’instruction Annexe 10: check list sur les aides d'Etat Annexe 11: check list sur les marchés publics Annexe 12- Fiche de contrôle de légalité (nouveau modèle) Annexe 13- Modèle de convention Annexe 14 – Modèle d’arrêté Annexe 15 Déclaration de commencement d’exécution (comprenant la demande de paiement d’une avance) Annexe 16- Rapport d’exécution Annexe 17- Etats récapitulatifs des « dépense », « des salaires » et des « frais généraux Annexe 18- Etat récapitulatif des cofinancements
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Annexe 19- certificat de service fait acompte ou solde Annexe 20- compte rendu de visite sur place Annexe 21- demande de paiement (Présage) Annexe 22 : fiche navette de reprogrammation Annexe 23: note sur les modifications après programmation Annexe 24: gestion des programmations et re programmations dans Présage Annexe 25 : rapport type de contrôle d’opération
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