FACULTAD DE CIENCIA DE LA INFORMACION Y LA DOCUMENTACION, BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVISTICA
GESTION DOCUMETAL I G2
EUCARILDE VIECO TORRES
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO Programa de Ciencia de la Informaci贸n y documentaci贸n, Bibliotecolog铆a y Archiv铆stica - G2 GESTION DOCUMENTAL I G2 ARMENIA 2012
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GESTION DOCUMENTAL I G2 C160305_2
EUCARILDE VIECO TORRES
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO Programa de Ciencia de la Informaci贸n y documentaci贸n, Bibliotecolog铆a y Archiv铆stica - G2 GESTION DOCUMENTAL I G2 ARMENIA 2012
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INTRODUCIÓN
Este trabajo tiene como fin dar a conocer la importancia de la Gestión Documental desde su inicio pasando por todo el proceso y las leyes que lo cobijan para su mejor funcionamiento Y para que como futuros profesionales de la ciencia de la información sepamos como se debe de gestionar los documentos cual es su inicio su final .
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1. Averigüe como se originó la Gestión Documental, puede tomar como base el siguiente documento “GESTIÓN DOCUMENTAL” que puede encontrar en http://www.sociedadelainformacion.com/12/Gestion%20Documental.pdf 2. Defina con sus propias palabras Gestión Documental a partir del concepto que emite el Archivo General de la Nación. 3. Construya su propio concepto de Documento y Documento de Archivo a partir de la definición que da del mismo el AGN. 4. ¿Qué es el Archivo General de la Nación y mediante cuál Ley fue creado? 5. ¿Qué es el Sistema Nacional de Archivos? 6. ¿Cuál es la Ley por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos? 7. ¿Qué dice La Ley General de Archivos en el título V, Gestión de Documentos, Artículo 21? 8. Enuncie los objetivos que pretende alcanzar un programa de Gestión Documental. 9. ¿Cuáles son los aspectos que deben considerarse para elaborar un Programa de Gestión Documental? 10. ¿Cuántos y cuáles son los pasos de un Programa de Gestión Documental? 11. Explique la importancia de adoptar las Tablas de Retención Documenta (TRD) y cuáles etapas comprenden. 12. Mencione porque es importante y cuáles son las ventajas que produce la implementación de un Programa de Gestión Documental para las empresas. 13. Revise el documento “conceptualización de un programa de Gestión Documental” en su marco Legal dice que “Para que el Programa de Gestión Documental pueda ser gestionado de manera apropiada, es necesario que la entidad responda y cumpla con las diferentes normas proferidas por la entidad, y por el Archivo General de la Nación así como las demás normas aplicables a la entidad.” A partir de esto realice un cuadro con 5 de estas normas con su enunciado y haga a cada una su explicación. 14. Investigue los derechos de los ciudadanos sobre la privacidad de los documentos. Con estos puntos presente elabore un documento en PDF y súbalo a ISUU teniendo en cuenta la guía.
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Posteriormente, en la ventana correspondiente a la tarea en plataforma ubique su nombre y el enlace correspondiente(URL) donde quedó su trabajo en ISSUU. ¡Éxitos!
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1. GESTION DOCUMENTAL
Muchos autores, entre ellos, Doyle Murielle y Myriam Mejía está de acuerdo en que la gestión documental o gestión de documentos fue concebida en Estados Unidos, alrededor de la década de los 50, fue muy aceptada dentro de ese país y fue reconocida de forma oficial a mediados del siglo XX. La Gestión Documental revolucionó toda la práctica archivística que se venía realizando hasta entonces, ya que introduce el ciclo vital de los documentos de lo cual no se conocía hasta ese momento, demostrando una interconexión entre las diversas etapas o procedimientos que se aplican a los archivos personales o institucionales. Al finalizar la segunda guerra mundial como todos saben, se produjo un explosión de información, esto debido a la búsqueda de superioridad tecnológica por parte de los países, principalmente Estados Unidos y la extinta Unión Soviética, esta eclosión llegó a punto tal que surgen problemas relacionados con la gran cantidad de documentos, de papeles, que se estaban produciendo, es a raíz de esto que la gestión documental pudo posicionarse más rápidamente en el seno de las organizaciones en Estados Unidos y otros países que sufrían de exceso de documentos, lo que permitió reducir, y organizar toda esta documentación, partiendo del ciclo vital de los documentos y respetando siempre el principio de orden original y principio de procedencia . Para implementar la gestión documental dentro de cualquier organización es necesario contar con un programa de gestión documental que nos permita lograr la transición sin mayores dificultades, para los empleados, y para la Implementación De un programa de Gestión Documental (2005) define el programa de gestión documental como el conjunto de instrucciones en las que se detallan las operaciones para el desarrollo del proceso de la gestión documental al interior de cada entidad tales como producción recepción distribución.
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2. Gestión Documental A partir concepto que emite Archivo General de la Nación.
La Gestión documental puede ser ilustrado como un conjunto de instrucciones que se le enseñan a cada departamento dentro de la organización estas operaciones archivísticas deben de con llevar un fin en que las líneas generales se manejen los documentos de igual forma para todos los departamentos para así facilitar la gestión documental dentro de la organización.
3. QUE ES DOCUMENTO. Es toda la información registrada desde su inicio o cualquiera que sea su forma o medio utilizado.
QUE DOCUMENTO DE ARCHIVO. Es todo el registro de información producida o recibida por una persona, o entidad en razón a sus actividades o funciones en razón al valor que tiene ya sean, históricas, administrativas, económicas, culturales, fiscales, científicas, investigativas etc.
4. ARCHIVO GENERAL DE LA NACION
El Archivo General de la Nación -AGN-, es una entidad del orden nacional adscrita al Ministerio de Cultura, encargada de la organización y dirección del Sistema Nacional de Archivos -SNA-, de regir la política archivística en Colombia y de custodiar, resguardar y proteger el patrimonio documental del País y ponerlo al servicio de la comunidad. Y mediante la ley 80 de 1989 fue creado.
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5. SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS
Con la creación del Archivo General de la Nación a través de la Ley 80 de 1989 se le asigna la función de establecer, organizar, y dirigir el Sistema Nacional de Archivos con el fin de planear y coordinar la función archivística en toda la nación, salvaguardar el patrimonio documental del país y ponerlo al servicio del la comunidad. Posteriormente, la Ley 594 de 2000, define los órganos asesores, coordinadores y ejecutores del Sistema. Esta normatividad fue reglamentada por el Decreto 4124 de 2004, que establece las instancias del Sistema Nacional de Archivos y le asigna a éstas, las funciones que deben cumplir para su desarrollo. El Sistema Nacional de Archivos se define como el conjunto de instituciones archivísticas públicas o privadas con funciones públicas y aquellas privadas que manifiesten el interés de pertenecer al sistema, sean éstas del orden nacional, departamental, distrital o municipal y de las comunidades indígenas creadas por ley, que articuladas entre sí posibilitan la homogenización y normalización de los procesos archivísticos, promueven el desarrollo de estos centros de información, la salvaguarda del patrimonio documental y el acceso de los ciudadanos a la información y a los documentos, en todo el territorio nacional. El Sistema Nacional de Archivos se articula bajo la orientación del Archivo General de la Nación como la instancia que aporta a la construcción de la política archivística en Colombia, y con descentralización administrativa y operativa para el desarrollo de proyectos y programas archivísticos de las instituciones que lo integran, brindando orientación sobre organización, manejo, preservación, conservación, servicio y control de los archivos. Para su desarrollo, el Decreto 4124 de 2004 define las instancias de articulación así: • Órgano Instancias
En el Coordinador: Archivo Asesoras:
• Órgano Instancia
En Coordinador: Asesora:
el Archivo Consejo
nivel General de Comités nivel General del Departamental
la
Nacional Nación. Técnicos.
Departamental Departamento. de Archivos.
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• Órgano Órgano
En Coordinador: Asesor:
• Órgano Órgano
En Coordinador: Asesor:
el Archivo Consejo el Archivo Consejo
nivel General Distrital
del de
nivel General Municipal
del de
Distrital Distrito. Archivos. Municipal Municipio. Archivos.
Órganos Ejecutores: Archivos de las entidades públicas, archivos de entidades privadas que cumplen funciones públicas, archivos privados de interés público y los demás archivos privados que acogiendo la normatividad relativa a los procesos archivísticos manifiesten su voluntad de hacer parte del Sistema. En la actualidad el Sistema Nacional de Archivos cuenta con 32 Consejos Departamentales de Archivos en los 32 departamentos del país y de igual forma se tiene conocimiento de la creación de 324 Consejos Municipales de Archivos en estos Departamentos y el Consejo Distrital de Archivos de Bogotá. Desde la creación del Archivo General de la Nación se han venido creando Comités Técnicos Asesores por funciones y Comités Técnicos Asesores por sectores y de acuerdo con las necesidades que surgen en desarrollo de la función Archivística las cuales se reglamentan y se le asignan funciones a través del Decreto 4124 de 2004. Es así que en la actualidad se cuenta con los siguientes comités: COMITÉS POR SECTORES • Comité de Archivos de Instituciones de Educación Superior. • Comité de Archivos Orales. • Comité de Archivos de Curadurías. • Comité de Archivos de Historias Clínicas. COMITÉS • Comité de • Comité • Comité • Comité
POR Clasificación de Gestión de de
y
FUNCIONES Descripción. Documental. Conservación. Reprografía.
Así mismo, el Sistema Nacional de Archivos Institucionaliza, consolida y canaliza la comunicación entre los distintos componentes del Sistema Nacional de Archivos, procura el mejoramiento del Talento Humano en archivística y apoya la capacitación en general. Propende por alcanzar condiciones óptimas para el trabajo archivístico, en particular para la recopilación, organización, conservación,
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investigación y difusión de los archivos, a nivel nacional, regional y local.
6. Ley por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos?
LEY 594 DE 2000
7. La ley General de Archivos en el título V artículo 21
La Ley General de Archivos en el título V, Gestión de Documentos, Artículo 21. Programas de Gestión Documental, establece que: “Las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos” y en el Artículo 19 “las entidades del Estado podrán incorporar tecnologías de avanzada en la administración y conservación de sus archivos, empleando cualquier medio técnico, electrónico, informático, óptico o telemático, siempre y cuando cumplan con los siguientes requisitos: a) Organización archivística de los documentos. b) Realización de estudios técnicos para la adecuada decisión, teniendo en cuenta aspectos como la conservación física, las condiciones ambientales y operacionales, la seguridad, perdurabilidad y reproducción de la información contenida en estos soportes así como el funcionamiento razonable del sistema.
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8. OBJETIVOS PROGRAMA GESTION DOCUMENTAL Siguientes Objetivos: Resaltar la importancia del papel de los documentos de archivos con Lenguaje natural de la administración pública, para el funcionamiento de la misma, elementos necesarios para la participación ciudadana, apoyos decisivos para la transparencia y el control de la gestión pública y garantías de los derechos individuales y colectivos. Procurar la racionalización y control en la producción documental, en la atención a los procedimientos, trámites administrativos y flujos documentales, lo mismo que, la normalización de modelos y formatos para la producción documental. Normalizar la utilización de materiales, soportes y equipos de calidad y que a la vez preserve el medio ambiente. Lograr una acertada normalización en los procedimientos para el recibo, radicación y distribución de la correspondencia mediante la utilización de sistema eficiente de correo y mensajería Regular el manejo y organización de sistema de administración de documentos y archivos a partir de la noción de archivo total y los enunciados de finalidad, responsabilidad, confidencialidad, seguridad y Accesibilidad. Implementar el desarrollo de procesos básicos de aplicación de la tabla de retención documental, organización, transferencias primarias, Recuperación, preservación, conservación, de la información y Disposición final de los documentos. Facilitar la recuperación de la información en forma rápida y oportuna
Encaminar los archivos para que sean verdaderos centros de información, útiles para la administración e importantes para la cultura.
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9 ASPECTOS PARA ELABORAR GESTION DOCUMENTAL
Para elaborar un programa de gestión documental, debe considerar los siguientes aspectos: Administrativos: situaciones administrativas de la gestión de documentos en aspectos como la transparencia, la simplificación de los trámites y eficiencia de la administración. Económicos: Análisis de situaciones de tipo económico, como la reducción de costos derivados de la conservación de documentos innecesarios y la racionalización de los recursos destinados para la gestión documental. Archivísticos: considerados la base del programa; se refieren a las consignadas en la lye 594 de 2000 y en la teoría sobre la gestión de documentos. Estos son: los conceptos de archivo total, ciclo vital del documento, principios de procedencia y de orden origen.
10 . CUANTOS Y CUALES SON LOS PASOS PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL. PROCESOS DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL La Ley 594 de 2000 en su Artículo 22. Procesos Archivísticos. Establece que la gestión de documentos dentro del concepto de Archivo Total, comprende procesos tales como la producción o recepción, la distribución, la consulta, la organización, la recuperación y la disposición final de los documentos.
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Para efectos de la conceptualización de un programa de gestión documental, se determinan los siguientes procesos que estarán interrelacionados entre sí y se desarrollarán en las unidades de correspondencia y durante las etapas del ciclo vital del documento (Archivo de Gestión, Archivo Central y Archivo Histórico): 1. Producción, 2. Recepción, 3. Distribución, 4. Trámite, 5. Organización, 6. Consulta, 7. Conservación, y 8. Disposición final de documentos.
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11. TABLAS DE RETENCIร N DOCUMENTAL (T R D) Y SUS ETAPAS
Dada la importancia de las Tablas de Retenciรณn Documental como un elemento indispensable en la Gestiรณn documental y por ser un instrumento archivรญstico esencial que permite la racionalizaciรณn de la producciรณn documental y la institucionalizaciรณn del ciclo vital de los documentos en los archivos de gestiรณn, central, e histรณrico de las entidades, รฉstas deberรกn se elaboradas y adoptadas para la implementaciรณn del Programa de Gestiรณn Documental, siguiendo etapas y demรกs aspectos contemplados en el Acuerdo AGN 039 de 2002: Primera etapa: Investigaciรณn preliminar sobre la instituciรณn y fuentes documentales, comprende: Compilaciรณn de la informaciรณn institucional contenida en disposiciones legales relativas a la creaciรณn y cambios de la estructura organizacional, organigrama vigente, resoluciones y/o actos administrativos de creaciรณn de grupos de trabajo, funciones y manuales de procedimientos. Aplicaciรณn de la encuesta a los productores de los documentos con el fin de identificar las unidades documentales que producen y/o tramitan Segunda etapa: Anรกlisis e interpretaciรณn de la informaciรณn recolectada, comprende: Anรกlisis de la producciรณn y trรกmite documental teniendo en cuenta las funciones asignadas a las dependencias y los manuales de procedimientos. Identificaciรณn de los valores primarios de la documentaciรณn: administrativos, legales, jurรญdicos, contables y/o fiscales. Conformaciรณn de las series y subseries con sus respectivos tipos documentales. Establecimiento de los tiempos de retenciรณn o permanencia de las series y subseries documentales en cada fase del archivo: gestiรณn, central e histรณrico con el fin de racionalizar la producciรณn y garantizar la protecciรณn del patrimonio documental de la Entidad, desde el momento en que se produce el documento hasta su disposiciรณn final. Valoraciรณn documental, teniendo en cuenta el uso, la frecuencia en la consulta y las normas internas y externas que regulan su producciรณn Determinaciรณn del destino final de la documentaciรณn ya sea para su conservaciรณn total, selecciรณn o eliminaciรณn. La selecciรณn puede aplicarse
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a documentación no vigente administrativamente, a series documentales cuyo contenido se repite o se encuentra registrado en otras series; a series documentales cuyo valor informativo no exige su conservación total. En todos los casos, la selección se aplicará bajo la modalidad de muestreo y será el Comité de Archivo el encargado de decidir el tipo de muestreo y los criterios a aplicar, así como el porcentaje (%) a conservar, teniendo en cuenta el contenido cualitativo de los documentos. Tercera etapa: Elaboración y presentación de la Tabla de Retención Documental para su aprobación: Incluye los siguientes pasos: El Jefe de Archivo preparará la propuesta de Tabla de Retención Documental de la Entidad con las series y subseries documentales que tramita y administra cada dependencia, acompañada de introducción y anexos que sustenten el proceso y los criterios empleados en su elaboración. El Comité de Archivo hará el estudio correspondiente y producirá un acta avalando la propuesta. Las Secretarías Generales de las entidades oficiales o quienes hagan sus veces, o los funcionarios de la más alta jerarquía de quienes dependan los archivos. remitirán a la instancia correspondiente el proyecto de Tabla de Retención Documental para su evaluación y aprobación. Cuarta etapa: Aplicación. Comprende: Una vez sean aprobadas las Tablas de Retención Documental por la instancia competente, el representante legal expedirá el acto administrativo, que ordene su aplicación ante los servidores públicos de la Entidad. La unidad de Archivo capacitará a todos los servidores públicos de la Entidad para la aplicación de la TRD, así mismo, elaborará los instructivos que refuercen y normalicen la organización de los documentos y archivos de gestión y la preparación de las transferencias DOCUMENTALES. La organización de los documentos en las diferentes fases de archivo: gestión, central e histórico se hará con fundamento en las Tablas de Retención Documental. Las transferencias documentales primarias y secundarias se adelantarán
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teniendo en cuenta los plazos establecidos en la correspondiente Tabla de Retención Documental, siguiendo, los procedimientos de limpieza de la documentación, eliminación del material metálico, identificación de material afectado por biodeterioro. El cronograma lo establecerá la Unidad de Archivo de la Entidad. Los documentos a eliminar de acuerdo con la Tabla de Retención Documental, se destruirán y se dejará constancia en acta, suscrita por el Presidente del Comité de Archivo, el Jefe de Archivo y de la dependencia respectiva. Quinta etapa: Seguimiento y actualización de la Tabla de Retención Documental. Comprende: La unidad de archivo de cada entidad establecerá un cronograma de seguimiento para la verificación de la aplicación de la Tabla de Retención Documental en las dependencias y un plan de mejoramiento en el corto plazo, para atender las modificaciones suscitadas por cambios en los procedimientos, reformas organizacionales y funciones. Las modificaciones a la Tabla de Retención documental que surjan del seguimiento o de la solicitud de la dependencia, deberán se evaluadas por la unidad de archivo de la Entidad y aprobadas por el Comité de Archivo de la misma.2
12. IMPORTANCIAS Y VENTAJAS DE LA IMPLEMENTACION DE UN PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL PARA LAS EMPRESAS
Los documentos para las empresas es el papel ha constituido el soporte principal de los documentos desde hace muchos años hasta la fecha. Sin embargo los avances tecnológicos, tanto en electrónica como en informática y en otras tecnologías han permitido que se originen documentos como: grabaciones sonoras, cintas de video, películas, fotografías, documentos legibles por máquina, entre otros. Tanto la invención de la imprenta como la máquina de escribir y la
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fotografía han tenido repercusiones muy importantes sobre las características físicas de los archivos, pero ante todo las telecomunicaciones y la computadora son las que han repercutido de manera más profunda en la elaboración y utilización del documento, lo cual ha venido aumentando en gran manera la cantidad de información que se archivo
VENTAJAS QUE PRODUCE LA IMPLEMENTACIÓNDE LA GESTIÓN DOCUMENTAL La aplicación de un programa de gestión documental permite un incremento Exponencial de la productividad empresarial, ya que facilita la ubicación y el Manejo de la información además que reduce en gran medida, el exceso de documentos que generalmente se conservan en las organizaciones y que no son importantes para la misma. Ibai Sistemas (2005), comenta algunas de estas ventajas de la siguiente forma “- Reducción del tiempo de consulta de un documento en papel. - Reducción del tiempo de consulta de documentos electrónicos. - Reducción de los costes de archivado - Reducción de la recuperación de un documento. - Acceso concurrente a un documento. - Mejora de atención a los clientes. - Reducción de costes legales. - Reducción de costes de acceso a la documentación. - Posibilidad de integrarse con subsistemas de gestión documental específicos. - Incremento en la satisfacción de los usuarios internos.”
13. CONCEPTULIZACION DE UN PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL
Artículo 74. Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos públicos salvo los casos que establezca la ley.
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Esto quiere decir que toda persona tiene derecho a ver los documentos públicos pero a su vez restingue ciertos documentos que son de índole personal que solo le interesa a su dueño como por ejemplo ha historia clínica de un paciente.
Ley 962 de 2005. Ley anti trámites. Esta ley a favorecido a muchas personas las cuales para hacer ciertos trámites debía de llevar ciertos documentos pero ahora No, pero solamente esto funciona para las entidades públicas del país por que en algunas privadas si se debe de cumplir con todos los documentos requeridos.
Artículo 20. “Se garantiza a toda persona la libertad d expresar y difundir su pensamiento y opinione, la de informar y recibir información veraz e imparcial y la de fundar medios masivos de comunicación. Todos nosotros tenemos derecho a la libertad de pensamiento y de prensa no nos deben de cohibir lo que pensemos siempre y cuando no ofendamos a los demás.
Artículo 23. “Toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las autoridades por motivos de interés general o particular y a obtener pronta resolución. El legislador podrá reglamentar su ejercicio ante organizaciones privadas para garantizar los derechos fundamentales. Todos tenemos derecho a que seamos escuchados pero a su vez debemos de ser respetuosos para asi mismo recibir la información y la urgencia que necesitemos.
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Ley 23 de 1981. Por la cual se dictan normas en materia de ética médica. Artículos Nos.33, 34, 35. Regula archivos de las historias clínicas.
Esto significa que todo persona que sea profesional en la medicina es decir médico debe de tener su ética profesional es decir no practicar el aborto, autonasia, estar presto a una urgencia y salvar vida, por otro lado la historia clínica de un paciente es privada y solo le concierna al mismo es decir al paciente y no a terceros.
14. DERECHOS DE LOS CIUDADANOS PRIVACIDAD DE LOS DOCUMENTOS.
Todo individuo tiene derecho a la libertad de opinión y de expresión; este derecho incluye el de no ser molestado a causa de sus opiniones, el de investigar y recibir informaciones y opiniones, y el de difundirlas, sin limitación de fronteras, por cualquier medio de expresión". Artículo 19 - Declaración Universal de Derechos Humanos.
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BIBLIOGRAFIA
http://ddhhenlasnoticias.blogspot.com/2010/09/colombia-articulos-publicados-para.html
http:
http://www.cienciadelainformacion.edu.co/mod/resource/view.php?id=46398
//www.cienciadelainformacion.edu.co/mod/resource/view.php?id=46397 http://www.cienciadelainformacion.edu.co/mod/resource/view.php?id=46399 http://www.cienciadelainformacion.edu.co/mod/resource/view.php?id=46400