UNIVERSIDAD AUSTRAL DE CHILE FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y ADMINISTRATIVAS ESCUELA DE AUDITORIA
Firma electr贸nica y Factura electr贸nica Profesor: Cristian Salazar C. Asignatura: Sistemas de Informaci贸n Administrativa Alumno: Hardy Mu帽oz O.
Valdivia, 17 de marzo de 2014
Los Negocios No han cambiado…
Las TICs han ido evolucionando de una manera explosiva los últimos 20 años, la herramienta por excelencia ha sido el internet, el cual ha permitido generar una amplia gama de nuevas oportunidades de negocio. Tanto ha sido la revolución de las tecnologías que hoy en día no es necesario tener un local físico para ofrecer los productos, sino que se pueden ofrecer por vitrinas digitales como se puede hacer en Facebook, Twitter, You tube, entre otros. Con la irrupción de la economía digital en los negocios, estos no han cambiado; sino que lo que ha cambiado es la forma de hacer los negocios. Desde la manera de crear empresas hasta las estrategias empresariales y los modelos de negocios, se han visto en la necesidad de ir evolucionando. Actualmente, el 79% de los nuevos emprendedores prefieren crear empresas por internet. Esto es posible sin necesariamente acudir al servicio de impuestos internos, ya que hoy en día se puede ingresar en la página http://www.tuempresaenundia.cl y hacer los trámites correspondientes. Existe una herramienta que lleva diez años operando entre las organizaciones desde su incorporación en el país, la factura electrónica. Más de 69 mil empresas la usan actualmente en Chile para el desarrollo de las diferentes actividades de la organización. Al mes se emiten alrededor de 20 millones de documentos tributarios electrónicos en el país. El uso de la factura electrónica disminuye sustantivamente los costos del proceso de facturación y los tiempos de emisión y recepción de documentos en general, facilitando el comercio a nivel nacional. Entiéndanse documentos tributarios electrónicos como: Factura electrónica - Nota de crédito electrónica - Nota de débito electrónica - Guía de despacho electrónica - entre otros. Tanto la firma electrónica como la factura electrónica han traído grandes beneficios para las empresas y las entidades fiscalizadoras. A continuación se profundizará en cada uno de estos…
Firma Electrónica I.
Definición
Una firma electrónica es una herramienta tecnológica que permite autentificarse (acreditar que ud es quien dice ser) y firmar documentos electrónicos, con plena confianza de los usuarios acerca de la identificación de los emisores y de los datos que contienen. Existen 2 tipo de firma: Firma Electrónica Simple (SII) y Firma Electrónica Avanzada (FEA).
II.
¿Para qué sirve? La firma electrónica sirve realizar diferentes trámites, tales como:
III.
Firmar electrónicamente diversos DTE Autentificarse en portal de SII Resoluciones gubernamentales Creación de empresa en 1 Día
Firma Electrónica Simple (SII) y Firma Electrónica Avanzada (FEA).
La Firma Electrónica Simple es una herramienta que permite autentificarse electrónicamente ante el SII y firmar Documentos Tributarios Electrónicos (DTE) como Facturas Electrónicas, guías de despacho, notas de crédito, etc. La firma electrónica Avanzada sirve para identificar y validar legalmente al firmante de un documento electrónico. Funciona con un dispositivo llamado token (dispositivo similar a un pendrive que se conecta al puerto USB del computador). Este instrumento genera una decena única de números y letras que vincula a la persona que firma con el documento electrónico, asegurando la integridad del contenido y confidencialidad de la información. Para firmar electrónicamente se necesitan 2 claves y un token A) Clave secreta y personal para que el firmante se identifique, con el fin de evitar suplantación. B) Clave pública para que el receptor se asegure de que el firmante es quien dice ser.
IV.
Proveedores Acreditados
Los proveedores de Firma Electrónica Avanzada y Certificados digitales acreditados ante el Ministerio de Economía de Chile y por el SII son:
Acepta.com E-CertChile E-Sign Certinet
Esto permite que sus certificados sean aceptados en instituciones bancarias y gubernamentales, además de la certificación digital de identidad y emisor de certificados digitales de uso y pago.
V.
Beneficios de la firma electrónica.
1. 2. 3. 4.
Identificación: Identifica a la persona que firma un documento. Confidencialidad: Los datos pueden ser leídos sólo por el destinatario final del mensaje. Confiabilidad: Asegura que el documento firmado no puede ser alterado por un tercero. No repudia documentos: Los firmantes se hacen sujetos responsables de la información enviada. 5. Reducción de costos: Relacionado al tratamiento del tipo de documentación, y con ello la reducción del tiempo de respuesta. 6. Mayor control de la documentación interna: Mejorando y ofertando nuevos servicios a clientes, empresas colaboradoras y proveedores. 7. Eficacia en toma de decisiones: Acelera el proceso de toma de decisiones empresariales, facilitando un acceso único a la documentación empresarial.
VI.
Tabla N° 1 de las diferentes Alternativas para obtener Firma electrónica
Proveedor.
Costo Firma electrónica Simple. 1 año: $11.765 2 año: $15.966 3 año: $18.908
ACEPTA.COM
1 año: $11.900 2 año: $15.900 3 año: $18.900
E-SIGN S.A
1 año: $12.000 2 año: $15.950 3 año: $18.910
E-CERT CHILE
CERTINET S.A
Los costos de obtención los administra cada banco en particular, Certinet no tiene relación comercial con el usuario del certificado.
Fuente: Elaboración Propia
Costo Firma electrónica Avanzada. Token: $28.152 1 año: $18.067 2 año: $26.891 3 año: $36.135 Token: $29.900 1 año: $20.900 2 año: $26.900 3 año: $37.900 Token: $34.700 1 año: $19.900 2 año: $26.300 3 año: $39.200
Factura Electrónica: I.
Definición
La factura electrónica es un documento digital legalmente válido como medio de respaldo de las operaciones comerciales entre contribuyentes y, por lo tanto, reemplaza a las facturas tradicionales de papel. El ser facturador electrónico habilita al contribuyente como emisor y receptor de Documentos Tributarios Electrónicos (DTE)
II.
Características
III.
La Factura Electrónica va firmada digitalmente por el emisor. La numeración es autorizada vía Internet por el SII. Puede ser impresa en papel normal, sin necesidad de tener un fondo impreso o timbrado. Se puede consultar la validez del documento en la página web del SII. Los contribuyentes autorizados como emisores electrónicos pueden seguir emitiendo facturas tradicionales y quedan habilitados para recibir electrónicamente los DTE que le envíen otros contribuyentes.
¿Cuál es el propósito de la factura electrónica?
El propósito de la Factura Electrónica es otorgar validez tributaria a operaciones comerciales, efectuadas mediante documentos generados electrónicamente, con una importante economía de recursos respecto de los que son emitidos físicamente en papel.
IV.
¿Quiénes pueden emitir facturas electrónicas? Los contribuyentes que cumplan con las siguientes condiciones:
Poseer aviso de inicio de actividades vigente. Ser contribuyente de Primera Categoría de la Ley sobre impuesto a la Renta. Si es contribuyente de IVA, contar con la verificación de actividades positiva. No estar procesado ni sancionado por delito tributario. Postular al sistema en www.sii.cl El SII emite una Resolución de Autorización para ser emisor electrónico.
V.
Pasos para poder facturar electrónicamente:
1. Ingrese a la Oficina Virtual del SII en Internet (http://www.sii.cl/) A la sección Facturación Electrónica MIPYME SII 2. Ingrese a la Opción de Emisión de Factura Electrónica. 3. Una vez ingresados los datos de la factura presionar Validar y Visualizar 4. Confirmar la emisión del documento presionando Firmar y Enviar 5. La Factura ha sido generada, firmada y enviada al SII. 6. Una vez generada la factura tiene la posibilidad de imprimir el documento emitido.
VII.
Tabla comparativa N° 2 de Comparación entre Factura Tradicional versus Factura Electrónica Factura Tradicional
Menos efectivo para los procesos administrativos de la organización Provoca que los procesos de auditoría sean más engorrosos. Menor seguridad ante riesgo de pérdida y robo Afecta a ser alterada fácilmente de forma manual. Menos Agilidad en la localización de Información. Mayores costos en papelería, tiempo y riesgos. Está afecta al riesgo de error de cálculo del capital humano. Fuente: Elaboración propia.
Factura Electrónica
Procesos administrativos más rápidos y eficientes. Facilidad en los procesos de auditoría. Mayor seguridad en el resguardo de los documentos. Menor probabilidad de falsificación. Agilidad en la localización de información. Reducción de costos. Facilidad para el cálculo de impuestos.
VIII.
IX.
X.
Ley 19.799 sobre documentos electrónicos, Firma Electrónica y servicios de certificación de dicha firma. (Adjunta en anexos)
Ley 20.727 de cambios en facturación electrónica. (Adjunta en anexos)
Plazos para implementar la firma y factura electrónica
La siguiente tabla, muestra un resumen con las etapas de incorporación establecidas en la ley, según el tamaño de cada empresa:
Tamaño Grandes Medianas y Pequeñas Microempresas
Ingreso anuales por ventas y servicios en el último año calendario Mayor a 100.000 UF Mayor a 2400 UF y menor o igual a 100.000 UF Menor a 2.400 UF
Ubicación
Plazo
Fecha
Todas
9 meses
1 de noviembre de 2014
Urbana
18 meses
1 de Agosto de 2015
Rural Urbana Rural
24 meses 24 meses 36 meses
1 de Febrero de 2016 1 de Febrero de 2016 3 de Febrero de 2017
Fuente: Publicación Diario Oficial Ley 20.727 sobre Factura Electrónica. Santiago, 31 de Enero de 2014.
Como consecuencia de esta ley, al cabo de 36 meses, todas las empresas facturarán en forma electrónica, lo que significará la incorporación a este medio digital de aproximadamente 500 mil contribuyentes.
Preguntas Frecuentes Las preguntas presentadas a continuación son parte de las preguntas frecuentes que hacen los contribuyentes al SII 1, por lo que las respuestas han sido desarrolladas de acuerdo con la normativa legal vigente a la fecha de actualización de la respuesta; en este caso Noviembre- Diciembre del año 2013.
1) ¿El SII entrega algún software a los contribuyentes para que emitan Facturas Electrónicas? A partir de septiembre de 2005, el SII entrega, en forma gratuita, el Sistema de Factura Electrónica MIPYME a los 200.000 pequeños facturadores del país que cumplan con los requisitos para utilizar esta herramienta. En caso de no cumplir con los requisitos para operar con este sistema, el contribuyente que desee emitir Facturas Electrónicas puede desarrollar su propio software, contratarlo o bien arrendar una solución de Factura Electrónica con alguna empresa proveedora.
2) ¿Quienes podrán utilizar el sistema de facturación electrónica portal MIPYME? Podrán utilizar el Sistema de Facturación Electrónica Portal MIPYME las empresas que cumplan al menos con los siguientes requisitos:
Poseer inicio de actividades vigente. Poseer la calidad de contribuyente de Primera Categoría, según la Ley de la Renta. Si es contribuyente de IVA necesitará además, la verificación de actividades positiva. Tener ventas anuales que no superen los $500.000.000. Para estos efectos se considerará la información incorporada por las empresas en sus declaraciones mensuales de IVA. El Contribuyente, los usuarios autorizados y el Representante Legal del Contribuyente no deben presentar situaciones pendientes con el SII, tales como: no ubicado, no declarante de impuestos o que se encuentren en situaciones de inconcurrencia a citaciones de este Servicio. Cumplir con los requisitos técnicos para poder utilizar el Sistema de Factura Electrónica MIPYME.
1
Información obtenida en el sitio web del Servicio de Impuestos internos, http://www.sii.cl/preguntas_frecuentes .
3) ¿Quiénes pueden acceder al Sistema de Facturación Electrónica Portal MIPYME?2 El Sistema de Facturación Electrónica Portal MIPYME está diseñado para empresas de buen comportamiento tributario que cumplen los criterios establecidos para acceder a él. Dado lo anterior, las empresas que superen el nivel de ventas de $500 millones, deberán migrar a un sistema de factura electrónica suministrado por empresas proveedoras en el mercado. Para realizar ese proceso, el SII prorrogará por tres meses la facilitación de utilizar el Sistema de Facturación Electrónica. Plazo contado desde el momento en que supere el límite establecido y durante el cual la empresa deberá respaldar su información y obtener en el mercado un sistema de facturación electrónica adecuado a las necesidades de su volumen ventas. 4) ¿Por cuánto tiempo deben ser almacenados los documentos tributarios electrónicos? El tiempo que deben ser almacenados los Documentos Tributarios Electrónicos debe considerar los mismos plazos que se detallan en el artículo 58 de la Ley sobre Impuesto a las Ventas y Servicios; vale decir, seis años.
5) ¿Cuáles son las ventajas de la Factura Electrónica para los contribuyentes?
Los contribuyentes que emiten Factura Electrónica no necesitan concurrir a las oficinas del SII a timbrar documentos, ya que la autorización de los folios se realiza vía Internet.
Economía de recursos, porque no se requiere imprimir talonarios con original y tres copias, ya que, de ser requerido, la Factura Electrónica se puede imprimir en cualquier papel. También se generan economías, pues no se acumularán facturas en papel.
No hay riesgo de pérdida de documentos timbrados.
Operar con documentos tributarios electrónicos permite a los contribuyentes hacer importantes mejoras en sus procesos de negocio.
2
Información obtenida en el sitio web del Servicio de Impuestos internos, http://www.sii.cl/preguntas_frecuentes .
Ejemplo de Factura electr贸nica
Web grafía http://www.sii.cl/portales/mipyme/emision_documentos/Guia_Emision_Factura.html http://www.sii.cl/preguntas_frecuentes/catastro/arbol_documentos_tributarios_1085.htm http://www.leychile.cl/Navegar?idNorma=1058909 https://www3.acepta.com/factura_electronica/ http://www.ecertchile.cl/ https://www.esign.cl/producto/ver/id_producto/39?gclid=CLmBkq6JkL0CFSqXOgodeR0 ASg http://www.certinet.cl/acreditacion.asp