UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR INSTRUCTIVO PARA MATRÍCULAS PERÍODO 2016-2017 Para el proceso de matrículas correspondiente al período 2016-2017, se debe considerar lo siguiente: Cumplir con el cronograma de registro de notas del período 2016-2016 para evitar inconvenientes en las matrículas del período 2016-2017. Los inconvenientes de matrículas deben ser solucionados ÚNICAMENTE en la Facultad o Sede, la Dirección de Tecnologías de la Información y Comunicaciones proporcionará soporte vía correo electrónico (soporte.academico@uce.edu.ec) a los Administradores del Sistema Académico Universitario de las Facultades y Sedes, NO a los estudiantes. Los aranceles y valores que se considerarán para la parametrización del Sistema Académico Universitario serán de acuerdo al instructivo para el cobro de matrículas emitido por la Dirección General Financiera. La migración y habilitación de los estudiantes para primer semestre de carrera provenientes del SNNA y aprobados el Curso de Nivelación de Carrera se realizará en la Dirección de Tecnologías de la Información y Comunicaciones con la información proporcionada por la Dirección General Académica. Los correos electrónicos institucionales de los nuevos estudiantes (provenientes del SNNA y aprobados el Curso de Nivelación de Carrera) serán generados e informados por la Dirección de Tecnologías de la Información y Comunicaciones. Los nuevos estudiantes (provenientes del SNNA y aprobados el Curso de Nivelación de Carrera) para matricularse deberán ingresar al sitio http://academico.uce.edu.ec con el número de cédula como usuario y contraseña, estos datos serán generados e informados por la Dirección de Tecnologías de la Información y Comunicaciones vía correo electrónico. Los nuevos estudiantes (provenientes del SNNA y aprobados el Curso de Nivelación de Carrera) que no consten en los listados enviados a las Facultades no se encontrarán habilitados en el Sistema Académico Universitario porque tienen inconvenientes de segundas o terceras matrícula agotadas en períodos anteriores y Página 1 de 8
serán habilitados por la Dirección de Tecnologías de la Información y Comunicaciones una vez que la Dirección General Académica emita el informe respectivo. La restauración de contraseñas de los estudiantes se realiza a través del módulo de Matrículas opción Estudiantes/Contraseñas, se sugiere no habilitar
la opción de
generación de contraseña aleatoria, para que se restaure la contraseña con el número de cédula. Este procedimiento debe ser ejecutado por el personal de Secretaría o del Centro de Cómputo de la Facultad o Sede.
Los procesos de rectificación y registro de notas atrasadas correspondiente al período 2016-2016 estarán habilitados hasta las 14H30 del día martes 13 de septiembre de 2016, a partir de las 14H31 los administradores del Sistema Académico Universitario deberán calcular estados de forma IMPOSTERGABLE.
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El proceso de solicitud de terceras matrículas estará habilitado en el Sistema Académico Universitario del 09 al 12 de septiembre de 2016. Los estudiantes generarán la solicitud por asignatura a través de la sesión del estudiante opción Solicitudes/Tercera matrícula. Se sugiere que se agregue el archivo que contenga ÚNICAMENTE el justificativo de acuerdo a la causal motivo de la solicitud.
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Las Facultades y Sedes ya no deben enviar los oficios con listados de los estudiantes de tercera matrícula (autorizados en primera instancia por el Director de Carrera), ni en físico ni en digital a la Dirección de Tecnologías de la Información y Telecomunicaciones ya que el proceso se encuentra automatizado en el Sistema Académico Universitario. El Sistema Académico Universitario permite generar a los estudiantes ÚNICAMENTE la solicitud de tercera matrícula en primera instancia (Director de Carrera),
las
apelaciones de segunda y tercera instancia (Decano y Consejo Directivo de la Facultad) el estudiante solicita de forma manual de acuerdo al procedimiento establecido en cada Facultad o Sede. Las Facultades y Sedes deben enviar a la Dirección de Tecnologías de la Información y Comunicaciones mediante oficio los listados de los estudiantes de tercera matrícula ÚNICAMENTE de APELACIONES APROBADAS, en el caso de segunda instancia por parte del Decano(a) y de tercera instancia por el Secretario(a) Abogado(a) informando de la Resolución del Consejo Directivo. Los estudiantes que anularon asignaturas de terceras matrículas APROBADAS en el Sistema Académico Universitario en los períodos 2015-2016 y 2016-2016 ya no deben volver a generar la solicitud, el sistema les permite matricularse el día que les corresponde de acuerdo a la calendarización. Las Facultades y Sedes deben enviar a la Dirección de Tecnologías de la Información y Comunicaciones los oficios con los listados de los estudiantes para habilitación de cambios de Carrera, Universidad, reingresos y reingresos con tercera matrícula por parte de los Directores de Carrera de las Facultades o Sedes, no es necesario enviar al Vicerrectorado Académico y de Investigación. En el caso de reingresos con tercera matrícula, el estudiante deberá generar la solicitud de tercera matrícula a través del Sistema Académico Universitario y la solicitud física de reingreso de acuerdo al procedimiento establecido en la Facultad o Sede. Para agilitar la habilitación de los cambios de Carrera, Universidad, reingresos y reingresos con tercera matrícula se solicita emitir vía correo electrónico al técnico responsable de la Dirección de Tecnologías de la Información y Comunicaciones, el archivo digital en formato Excel de los listados de los estudiantes que fueron enviados mediante oficio y deben contener los siguientes campos: Página 4 de 8
Cédula
Facultad o Sede
Carrera
Apellidos
Nombres
Modalidad
Motivo
1713141516
Odontología
Odontología
López Durán
Juan David
Presencial
Reingreso
1234567885
Odontología
Odontología
Díaz León
María Paz
Presencial
Reingreso
con
tercera
matrícula 2345679991
Odontología
Odontología
Lara Lema
José Luis
Presencial
Cambio de Carrera
1238975644
Odontología
Odontología
Mena Peña
Jorge Luis
Presencial
Cambio de Universidad
1234567896
Odontología
Odontología
Lara Vega
María José
Presencial
Cambio de Universidad por Resolución RPC-SO17-No.270-2016 – CES Universidades de Esmeraldas y Manabí
Los reingresos, reingresos con tercera matrícula, cambios de Carrera y Universidad se habilitarán en el Sistema Académico Universitario hasta el 16 de septiembre de 2016 de acuerdo a la programación de actividades establecida por las autoridades. Los estudiantes nuevos por cambio de Universidad (incluye Resolución RPC-SO-17No.270-2016 – CES) deben ser CREADOS en el Sistema Académico Universitario en la Facultad o Sede con datos completos y previa la generación del correo electrónico institucional por parte del responsable informático, el sistema no les permite guardar los datos del estudiante si no se registra el correo electrónico institucional y personal. Los casos de estudiantes que han aprobado la tercera matrícula en períodos anteriores y que no pueden matricularse, deben ser verificados en la Facultad o Sede e informados al técnico responsable de la Dirección de Tecnologías de la Información y Telecomunicaciones mediante un archivo en Excel con el número de cédula y nombre completo del estudiante para el desbloqueo respectivo. Parametrizar el cronograma de matrículas de acuerdo a la calendarización de matrículas establecido en la programación de actividades de forma diaria hasta las 15H00 porque a partir de las 15H15 se ejecutará el proceso para el pago de comprobantes de matrícula en SERVIPAGOS. Los comprobantes de pago de los estudiantes generados hasta las 15H00 serán cancelados en SERVIPAGOS al día siguiente, los generados pasado las 15H00 serán cancelados al segundo día.
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Es necesario que los estudiantes extranjeros estén registrados en el Sistema Académico Universitario con número de cédula ecuatoriana requisito indispensable para la emisión de la factura electrónica respectiva. Los comprobantes de matrícula con valor CERO no se registrarán en el Sistema de Recaudaciones por tanto no se enviarán a SERVIPAGOS, pero si deben ser generados en el Sistema Académico Universitario para la legalización de la matrícula. Las cédulas de ciudadanía que no pasen el dígito verificador no serán registrados en el Sistema de Recaudaciones y tampoco serán enviados los comprobantes de pago a SERVIPAGOS. Para las matrículas extraordinarias es necesario cambiar el Tipo matrícula a EXTRAORDINARIA
a
través
del
módulo
de
Administración
opción
Facultad/Escuelas/Períodos, para que en la matrícula de los estudiantes se genere automáticamente el valor de matrícula extraordinaria.
Deben registrar notas y asistencias en el Sistema Académico Universitario de las asignaturas CONVALIDADAS. El proceso de retiro de materias estará habilitado desde el 03 de octubre hasta el 01 de noviembre de 2016. Página 6 de 8
Previo al inicio de matrículas deben registrar en el Módulo de Matrículas opción Paralelos/Crear paralelos del Sistema Académico Universitario a todos los Docentes con HORARIOS COMPLETOS de acuerdo a lo establecido en el Instructivo vigente para la aplicación de Carga Horaria Docente. No debe existir ningún Docente que tenga asignado horas clase y no este registrado en el Sistema Académico.
Los datos personales de los docentes con modalidad de contrato (nuevos y recontratados) deberán ser registrados en el Módulo de Profesores del Sistema Académico Universitario con datos correctos, para los datos de relación de dependencia se deberá considerar lo siguiente: Relación Trabajo: Contrato con relación de dependencia, Contrato sin relación de dependencia, Nombramiento. En el caso de los jubilados y personal de la policía será Contrato sin relación de dependencia. Categoría: Principal Nivel 1, Principal Nivel 2, Agregado Nivel 1, Agregado Nivel 2, Auxiliar Nivel 1, Auxiliar Nivel 2. En el caso de los jubilados, personal de la policía, Página 7 de 8
personal por horas o invitados será ocasional y cuando no reciben ningún tipo de remuneración será honorario. Dedicación: Tiempo Completo, Medio Tiempo y Tiempo Parcial. Deben revisar que las mallas curriculares no registren asignaturas con número de créditos igual a cero o mayor a 40, con excepción de las Carreras de las Facultades de
Odontología,
Ciencias
Médicas,
Ciencias
Prehospitalaria y Desastres.
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de
la
Discapacidad,
Atención