Martin-Luther-Universität Halle-Wittenberg
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2. Februar 2007, 1. Leipziger Personalforum
Michael Krüger, GISA GmbH
Prof. Dr. Ronald Maier, Martin-Luther-Universität
Das Projekt Flexible Office bei GISA
Wissensmanagement durch flexible Arbeitsplatzkonzepte
Flexible Arbeitsplatzkonzepte | Ronald Maier, Michael Krüger | Seite 2
Martin-Luther-Universität Halle-Wittenberg
ihre Arbeit flexibel organisieren und jederzeit und überall produktiv arbeiten können
optimal mit Kollegen zusammenarbeiten
jederzeit über wichtige Entwicklungen informiert sein
ihre Arbeitszeit flexibel organisieren
sich persönlich und fachlich weiterentwickeln
in innovativen Unternehmen arbeiten
Gute Leute wollen:
Wissensmanagement durch flexible Arbeitsplatzkonzepte
Wie lässt sich der gesamte Wissensbestand des Unternehmens dokumentieren und allen Mitarbeitern zugänglich machen?
Martin-Luther-Universität Halle-Wittenberg
Wie können die individuellen Kenntnisse und Erfahrungen jedes Mitarbeiters auf breiter Basis genutzt werden?
Flexible Arbeitsplatzkonzepte | Ronald Maier, Michael Krüger | Seite 3
Welches Wissen ist für den Geschäftserfolg ausschlaggebend?
Wie mache ich meine Mitarbeiter erfolgreich?
Herausforderung für Unternehmen:
Mitarbeiter gehen dahin/ bleiben da, wo sie die Möglichkeit haben, erfolgreich zu sein.
Wissensmanagement durch flexible Arbeitsplatzkonzepte
Vorgehensweise und Lösungsansatz
Die Lösung: Pilotphase
Ergebnisse
3
4
5
Martin-Luther-Universität Halle-Wittenberg
Zielstellung des Projektes „Flexible Office bei GISA“
2
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Ausgangssituation der GISA GmbH
1
Inhalt
Wissensmanagement durch flexible Arbeitsplatzkonzepte
Vorgehensweise und Lösungsansatz
Die Lösung: Pilotphase
Ergebnisse
3
4
5
Martin-Luther-Universität Halle-Wittenberg
Zielstellung des Projektes „Flexible Office bei GISA“
2
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Ausgangssituation der GISA GmbH
1
Inhalt
Wissensmanagement durch flexible Arbeitsplatzkonzepte
Martin-Luther-Universität Halle-Wittenberg
Wissensverlust
2.
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Effizienzkiller:
Zeitaufwand für Suche nach Informationen und Wissen
1.
Wissensweitergabe erfolgt z.B. über das Mitarbeiterportal, auf gemeinsamen Ablagen oder Meetings
Sehr großes Know-how bei Mitarbeitern aus Projektgeschäft vorhanden
Geschäftserfolg der GISA basiert auf dem Wissen der Mitarbeiter
Wenn GISA wüsste, was GISA weiß!
Ausgangssituation
Wissensmanagement durch flexible Arbeitsplatzkonzepte
Vorgehensweise und Lösungsansatz
Die Lösung: Pilotphase
Ergebnisse
3
4
5
Martin-Luther-Universität Halle-Wittenberg
Zielstellung des Projektes „Flexible Office bei GISA“
2
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Ausgangssituation der GISA GmbH
1
Inhalt
Wissensmanagement durch flexible Arbeitsplatzkonzepte
Akzeptanz der Mitarbeiter
Voraussetzung:
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Martin-Luther-Universität Halle-Wittenberg
Lernen am Arbeitsplatz
Erhöhung der Transparenz über Mitarbeiterkompetenzen
projektorientierte Zusammenarbeit
wissensorientierte Projektgestaltung
Verbesserung der informellen Kommunikation und des Wissensaustausches
Entwicklung von flexiblen Arbeitsplätzen, die schnelle Wissensweitergabe ermöglichen und genau die Mitarbeiter zusammenbringen, die für ein Projekt die „Idealbesetzung“ sind.
Wie:
Chancen:
Optimierung der Wissensabläufe bei GISA
Aufgabe:
Zielstellung des Projektes „Flexible Office bei GISA“
Wissensmanagement durch flexible Arbeitsplatzkonzepte
Lösung mit Zukunftsanspruch (neben logistischen Anspruch auch Anforderung an modernes Wissensmanagement)
Gemeinsame Entwicklung einer Buchungslösung (Pilotsoftware), mit Zuweisungsalgorithmen die Räume, Projekte und Mitarbeiter zusammenbringt.
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120 Mitarbeiter in Projekten
ca. 100 Projekte jährlich
Eckdaten:
Zusammenarbeit mit Uni Halle gesucht
Zielstellung des Projektes „Flexible Office bei GISA“
Wissensmanagement durch flexible Arbeitsplatzkonzepte
Martin-Luther-Universität Halle-Wittenberg
Dauer Priorität Anzahl beteiligter Mitarbeiter benötigte Qualifikation der Mitarbeiter Projekterfahrung der Mitarbeiter Ähnlichkeit der Themen persönliche Präferenzen etc.
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Zuweisungskriterien durch Projektleiter:
komplexe Gewichtung
Programm errechnet wöchentlich, in welcher Konstellation die Projektteams zusammensitzen sollten, um optimale Projektergebnisse zu erzielen.
Zielstellung des Projektes „Flexible Office bei GISA“
Wissensmanagement durch flexible Arbeitsplatzkonzepte
Vorgehensweise und Lösungsansatz
Die Lösung: Pilotphase
Ergebnisse
3
4
5
Martin-Luther-Universität Halle-Wittenberg
Zielstellung des Projektes „Flexible Office bei GISA“
2
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Ausgangssituation der GISA GmbH
1
Inhalt
Wissensmanagement durch flexible Arbeitsplatzkonzepte
Wolff 2005
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Herausforderung: Steigerung der Produktivität wissensintensiver Arbeit
Informations- und Kommunikationstechnologien.
hohe Anforderungen an Ausbildung und Erfahrung, oft dezentral organisiert und fordert neuartige organisatorische Metaphern, ist oft kommunikationsintensiv, mobil, verteilt und vernetzt, und benötigt daher umfassende, flexible Unterstützung durch
Fähigkeiten und Fachwissen,
ist kreativ, benutzt intellektuelle
Varietät/Ausnahmen,
schlecht strukturierte Probleme, hohes Ausmaß an
zunehmender Anteil von Wissensarbeit Drucker 1979 , Sveiby 1987
Motivation Wissensarbeit
Vorgehensweise und Lösungsansatz
Wissensmanagement durch flexible Arbeitsplatzkonzepte
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GeschäftssystemEbene
Projektteam-Ebene
Motivation
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Hypertext Organisation nach Nonaka 1994
WissenssystemEbene
Vorgehensweise und Lösungsansatz
Wissensmanagement durch flexible Arbeitsplatzkonzepte
58
18,45%
max max 4,43% 16,65%
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50
17,55%
Technische Systeme
Nutzerbetreuung
Informationssysteme
max max 8,68% 20,90%
Anwendungsbetreuung
min min 0,05% 12,27%
IT-Anwendungsservice
5,33%
Produktentwicklung
Marketing/ Vertrieb
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Abwesenheit (Dienstreisen+ Urlaub)
Outputmanagement
Rechenzentrum
IT-Systemservice
14,40%
min min 0,68% 12,90%
2,18%
6,23%
Geschäftsführung
Abwesenheit (Dienstreisen)
IT-Beratung
Prozessberatung
Mitarbeiterzahl
max max 42,89% 55,11%
min min 1,79% 14,01%
IT-Lösungen
17,26% 29,48%
Unternehmensentwicklung
Kaufmännische Verwaltung
42
Analyse: Geschäftssystem-Ebene
Vorgehensweise und Lösungsansatz
Wissensmanagement durch flexible Arbeitsplatzkonzepte
82
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Arbeit von zu Hause
Arbeit von unterwegs
im Außendienst
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im Unternehmen, aber nicht am Arbeitsplatz (z.B. Besprechungen)
am Arbeitsplatz
Unterschiedliche Arbeitsorte 32%
5%
28%
35%
Mitarbeiter aus verschiedenen Abteilungen und sind räumlich verteilt
Projektspanne reicht von 2 bis 20 Mitarbeiter (im Ø 9 Mitarbeiter)
Mitarbeiter sind an 2-6 Projekten beteiligt (im Ø an 4 Projekten)
Kommunikationsbedarf in Projekten Ø 19,4 Stunden je Woche
Projektarbeit nimmt Ø 77% der Arbeitszeit ein
Analyse: Projektteam-Ebene
Vorgehensweise und Lösungsansatz
Wissensmanagement durch flexible Arbeitsplatzkonzepte
Vorgehensweise und Lösungsansatz
Die Lösung: Pilotphase
Ergebnisse
3
4
5
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Zielstellung des Projektes „Flexible Office bei GISA“
2
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Ausgangssituation der GISA GmbH
1
Inhalt
Wissensmanagement durch flexible Arbeitsplatzkonzepte
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Martin-Luther-Universität Halle-Wittenberg
Sharing Quote (Mitarbeiter : Arbeitsplätze):
Telearbeitsplatz
Einzelarbeitsplatz (4)
33 / 28 = 1,18
Arbeitsplatz im Projektraum (4x 4- und 1x 8- Personen Büro)
Arbeitsplätze
Zeitrahmen 14.09.-15.12.2006
33 Mitarbeiter und zusätzliche externe Mitarbeiter
7 ausgewählte Projekte
Projekte und Mitarbeiter:
Ausgangsbasis
Die Lösung: Pilotphase
Wissensmanagement durch flexible Arbeitsplatzkonzepte
Beratung
Lagerraum
Schränke
Schulung
Beratung
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GSUS-S GSUS-S GSUS-S GSUS-S GSUS-S GSUS-S GSUS-S
GSOI-F
GSOI-F
Kommunikationsraum
GSUS-A GSUS-A GSUS-A GSUS-A GSOI-U GSOI-U GSOI-U GSOI-U
Gestaltung des Sharing-Bereiches
Lagerraum
Einzelarbeitsplätze
3-4 Personen Büros
Projekträume
Cafeteria / Kommunikationsraum
flexible Arbeitsplätze Anwendungsbetreuung
Wissensmanagement durch flexible Arbeitsplatzkonzepte
{
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unbelegte Arbeitsplätze
Buchungslösung
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(W 0) Fr. 12:00
Buchungswoche
(W -1) Fr. 12:00
(W -1) Do. 18:00
Projekträume Telearbeit
Buchungszeitraum: 1 Arbeitswoche Buchungsstichtag: Donnerstag 18:00 Uhr der Vorwoche Bekanntgabe der Zuweisung: Freitag 12:00 Uhr der Vorwoche
Buchungsmöglichkeiten
Die Lösung: Pilotphase
Wissensmanagement durch flexible Arbeitsplatzkonzepte
ek tp r äf er
Projektleiter Martin-Luther-Universität Halle-Wittenberg
nz e er f ä pr
Ra um att rak
tivi tät
Projektbewertung
m e Th
en
Optimale Raumbelegung
Optimierungsmodell
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von Mitarbeitern
Mitarbeiter z n e er f ä pr m au
en z
Zusammenziehen
Pr oj
R Te a m
pr ä f er e nz
Optimierungsparameter
Wissensmanagement durch flexible Arbeitsplatzkonzepte
Vordefinierte Werte
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100
200
300
Score
1
Martin-Luther-Universität Halle-Wittenberg
Die Lösung: Pilotphase
3
Ra u m
2
6
ng M A
5
1
7
8
9
1
2
4
mb u Ra
3
5
7
9
gM un g el e
6
8
Beispiel für die Betrachtung von zwei Mitarbeitern
beleg u
4
Wissensmanagement durch flexible Arbeitsplatzkonzepte
A2
Vorgehensweise und Lösungsansatz
Die Lösung: Pilotphase
Ergebnisse
3
4
5
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Zielstellung des Projektes „Flexible Office bei GISA“
2
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Ausgangssituation der GISA GmbH
1
Inhalt
Wissensmanagement durch flexible Arbeitsplatzkonzepte
1
2
3
4
5
6
Bewertung [0 (mangelhaft) - 1 (sehr gut)]
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0,00
0,10
0,20
0,30
0,40
0,50
0,60
0,70
0,80
0,90
1,00
Ergebnisse
8
9
Martin-Luther-Universit채t Halle-Wittenberg
7
10
11
Befragungen in der Pilotphase
Transparenz
Vernetzung
Lernen
Arbeitseffizienz
Suchzeiten
Wissensaustausch
Kommunikation
Partizipation
Einsch채tzungen befragter Mitarbeiter im Zeitverlauf
Wissensmanagement durch flexible Arbeitsplatzkonzepte
vereinfachte Einbindung von Kunden und externen Mitarbeitern
entsprechende Infrastruktur (Beamer, Whiteboard, Flipchart) ermöglicht flexible und effiziente Projektarbeit im Vergleich zu Besprechungsräumen
Projektübergaben zwischen Anwendungsbetreuung und –beratung werden verbessert
positiver Beitrag informeller Prozesse
Interesse außerhalb des Projektteams
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Martin-Luther-Universität Halle-Wittenberg
weitere Einbindung des Skillmanagements Integration von Communities
Ausbau der Wissenssystem-Ebene
-
Projektebene gut unterstützt
Potentiale im Bereich Wissensmanagement
verbesserte Koordination und Kommunikation
Erkenntnisse aus der Pilotphase
Ergebnisse
Wissensmanagement durch flexible Arbeitsplatzkonzepte
hohe Akzeptanz bei Mitarbeitern
konkrete Planung zur Flexibilisierung weiterer Arbeitsplätze
weiterer Ausbau der Beziehungen zur Uni Halle
Martin-Luther-Universität Halle-Wittenberg
große Zufriedenheit mit Ergebnissen
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Pilotphase erfolgreich abgeschlossen
Fazit GISA
Ergebnisse
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Michael.Krueger@gisa.de
E-Mail:
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0345 585-2105
Telefon:
Geschäftsführer GISA GmbH
Michael Krüger
Ronald Maier
Martin-Luther-Universität Halle-Wittenberg
0345 552-3470 Ronald.Maier@wiwi.uni-halle.de
Telefon: E-Mail:
Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik, Martin-Luther-Universität Halle-Wittenberg
Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit.
Ansprechpartner
Wissensmanagement durch flexible Arbeitsplatzkonzepte
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Martin-Luther-Universit채t Halle-Wittenberg
um a nr ce) e ab spa g f k Au tas (
Ra um (c zu ) ol e m rZ c l u a a bo us ra sp n r a am r g e tio m L nin n en r s a p ac arb (le e) ei t Integration von Daten und Diensten
Vernetzte Arbeitsr채ume
Wissensmanagement durch flexible Arbeitsplatzkonzepte
m ce) u ra pa s n es e s is ledg W w no k (
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Martin-Luther-Universität Halle-Wittenberg
• Communities/Netzwerke Ra • geteilte Informationsräume um (c zu • Awareness ) o e m r l c la Z au pa bo us r s n r a am r g e tio m n L ni n en r s a p ac arb (le e) ei t Integration • Coaching/Mentoring von Daten und • Feedbackgespräche Diensten • Wissensstruktur um a nr ce) e ab spa g f k u A tas ( • Kompetenzmanagement • Nachfolgeplanung • E-Library • Transfersicherung • Workflowmanagement
• Weiterbildungsangebote • Karriereplanung • E-Learning/E-Tutoring
Instrumente und vernetzte Arbeitsräume
Wissensmanagement durch flexible Arbeitsplatzkonzepte
m ce) u ra pa s n es e s is ledg W w no k (
Martin-Luther-Universität Halle-Wittenberg
Unser Angebot umfasst die gesamte Wertschöpfungskette von der Beratung über IT-Lösungen bis hin zu umfangreichen Services - auf Wunsch auch im Outsourcing.
Über 100 Kunden aus unterschiedlichen Branchen vertrauen deutschlandweit seit über 10 Jahren auf unsere Leistungen.
Die GISA-Gruppe beschäftigt derzeit ca. 500 hoch motivierte und leistungsstarke Mitarbeiter.
Im gesamten Bundesgebiet zählen wir derzeit zu den 70 größten Anbietern in unserem Marktsegment.
Wir sind einer der größten Dienstleister für Prozessund IT-Beratung sowie Outsourcing in Mitteldeutschland.
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Kurzvorstellung
Wissensmanagement durch flexible Arbeitsplatzkonzepte