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VANESSA IMBERTTI
9 FERRAMENTAS Um guia estratégico para otimizar sua produção em Arquitetura e Urbanismo
Um produto
Dedico este e-book grรกtis a todos os arquitetos urbanistas e seus facilitadores.
---------- Agradecimentos ----------
Este e-book foi um dos materiais mais gostosos de produzir da minha vida! Tenho dedicado muita energia para concretizar a minha maior vontade profissional, de realização, e este conteúdo faz parte do processo. Sempre que alguém me procura a fim de encontrar maneiras de otimizar suas tarefas, sinto um prazer muito grande em compartilhar os conhecimentos que adquiri até então, aprender mais ainda com esta troca e fazer fluir a questão. Por isso, agradeço, primeiramente, a todos que confiam a mim as soluções para suas questões truncadas. Continue trazendo problemas e, com muito prazer, eu oferecerei opções de solução alternativas e inteligentes. Abdicar de alternativas seguras e estáveis é muito desafiador. Encarar meu sonho de realização profissional exige clareza de propósito, dedicação e foco. Para determinar tudo isso, foi preciso buscar muito, muitas informações e, nesta busca, muita gente disponibilizou chaves importantíssimas. À minha cunhada, Christiane Martins, por todas as análises críticas e ferramentas de coaching e ao meu irmão-mentor, Henrique Imbertti Jr., eu agradeço por todo o conteúdo conquistado em sua vida pessoal e profissional que é transmitido a mim com tanto profissionalismo e carinho, ao mesmo tempo, e por todas as indicações de feras nos assuntos que “você deveria estudar” (e continuo estudando!). É um privilégio tê-lo em meu caminho.
Além dele, ao meu pai que está sempre apoiando, mesmo sem saber direito onde vão dar todas as ideias mirabolantes e desafiadoras da aquariana autêntica que sou. Da mesma forma, a minha mãe e irmã que contribuem com um toque especial a tudo o que desenvolvo. Ao Gustavo M. pelos passeios que reabastecem minhas energias. À Stephanie Ribeiro, parceira arquiteta urbanista, que topa ensaiar assuntos muito além da nossa área de formação e está sempre disposta a ser entusiasta da inovação por um mundo melhor. Por todas as revisões de texto, alertas, dicas e conversas longas e de muita produtividade nas tardes curitibanas! A todos os amigos e parceiros que acompanham o trabalho FAZER FLUIR nas redes sociais com feedbacks valiosos e de grande incentivo à melhoria contínua deste projeto, especialmente à equipe ZMT Arquitetos Associados por abrir espaço para a aplicação dos cursos que desenhei com tanto empenho, mesmo eles estando em fase de teste. Para encerrar, agradeço àquilo entorno do qual eu desenhei meu propósito de vida e é responsável por todas minhas características mais profundas, inclusive, a grande vontade de ajudar aos outros: meu Ser, com quem eu procuro estar conectada instante a instante. Gratidão! _/\_
---------- Sumário ----------
Apresentação p. 6 Capítulo 01 – Métodos Ágeis p. 8 O que são Métodos Ágeis? p. 9 Princípio 01: Cliente p. 10 Princípio 02: Equipe p. 11 Princípio 03: Mudanças p. 13 Capítulo 02 – Missão e Propósito p. 15 O que são Missão, Visão e Valores? p. 16 Qual é a importância da missão/propósito? p. 17 A missão e o propósito estão claros ou não? p. 19 Capítulo 03 – Habilidades p. 21 Quais habilidades são necessárias para resolver o problema? p. 22 Resumindo p. 24 Sobre a Autora p.27 Referências Bibliográficas p.28
---------- Apresentação ----------
Este e-book traz, GRÁTIS, a compilação de 9 FERRAMENTAS da Qualidade e dos Métodos Ágeis aplicadas à Arquitetura e Urbanismo, a fim de otimizar os processos de produção de projetos. 1) Manifesto Ágil
2) Brainstorming 3) Stand-up meeting 4) 5) 6) 7) 8)
3 Ps – Gerenciamento de Projetos Missão Visão Valores Habilidades
9) Workshop Algumas perguntas para você entrar no clima: 1) O que são Métodos Ágeis? 2) A missão e o propósito estão claros ou não? 3) Quais habilidades são necessárias para resolver o problema? Essas são algumas questões iniciais de grande importância quando o assunto é “otimizar os processos”. Neste material, você tem as respostas para esses questionamentos a partir de informações consistentes, buscadas em fontes confiáveis e transmitidas através de um design colorido que foi pensado especialmente para o seu entretenimento.
A motivação maior para escrever este conteúdo se deu quando eu comecei a aprender técnicas da Tecnologia da Informação (TI) e associei à necessidade de ferramentas de auxílio às equipes de produção de projetos que identifiquei nos escritórios de Arquitetura e Urbanismo durante um período de aproximadamente 10 anos consecutivos de análise. Resolvi juntar tudo o que eu aprendi e distribuir para meus companheiros arquitetos urbanistas. Aproveite, pois este conteúdo foi preparado com muito carinho.
Conheça, também, a versão estendida deste e-book! São 6 capítulos a mais. Fique por dentro: Cap. 4) O que é um time? Quais são as 5 principais disfunções de um time? Cap. 5) O que é um processo? Quais são as fases de um processo? Cap. 6) Busque aliados! Como encontrar aliados? Cap. 7) Kanban pela comunicação! Cap. 8) MASP pelos processos! Cap. 9) Coaching: o que é isso, de fato, e como utilizá-lo a seu favor?
Capítulo 01 MÉTODOS ÁGEIS
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---------- O que são Métodos Ágeis? ----------
Os Métodos Ágeis correspondem a uma forma de gestão de desenvolvimento de software criada em 2001, baseada em processos empíricos. Um grupo de profissionais se reuniu, interessadas em saber quais eram a eficiência e a eficácia dos processos de produção de software até então e descobriu que existia muito desperdício. E que, muitas vezes, o time levava um tempão fazendo um produto que não era o que o cliente queria e quando era testado não funcionava direito. Esse grupo lançou o Manifesto Ágil com dicas para que houvesse a redução dos riscos. A ideia central é fazer o lançamento de produtos o mais rápido possível, porém sem que eles estejam na sua melhor versão (startup1), mas que se alcance o feedback (retorno) do cliente o mais rápido possível e aí, sim, façam-se alterações e modificações de maneira mais assertiva. O Manifesto Ágil – sobre o qual você pode obter mais informações diretamente no site
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Startup é um termo em inglês cuja tradução literal, segundo o Google Translate é "comece”. É um termo muito usado atualmente para definir “uma empresa nova, embrionária ou em fase de constituição, que conta com projetos promissores ligados à pesquisa, investigação e desenvolvimento de ideias inovadoras”. (SEBRAE, 2011).
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http://www.agilemanifesto.org/ - é composto por diversos valores e por 12 princípios. Mas, não é necessário aplicar todos eles para fazer o uso dos métodos ágeis em Arquitetura e Urbanismo. Com a aplicação de, pelo menos, 3 princípios são garantidos a melhoria da qualidade dos projetos e o desempenho da equipe de produção.
---------- Princípio 01: Cliente ----------
Entre os 12 princípios, destacam-se 3 como sendo os de maior relevância. O primeiro deles está relacionado ao CLIENTE. A colaboração com o cliente sendo mais importante do que a negociação de contratos. Muitas vezes, há grande preocupação com a negociação dos prazos de entrega e a análise do motivo das alterações cai no esquecimento. É preciso saber que as mudanças acontecem porque existe uma necessidade muitas vezes determinada pelo mercado, não pelo cliente. Sobre isto, uma dica é:
Dividir o problema em problemas menores, em produtos menores Fazer mais entregas de um produto que se desenvolveu menos, porém para o qual é possível acompanhar mais de perto as mudanças solicitadas pelo cliente. Assim, tanto a
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equipe quanto o cliente ficam satisfeitos, pois veem o desenvolvimento do projeto em um caminhar assertivo. Muitas vezes, os arquitetos urbanistas fazem exatamente o que os desenvolvedores de softwares faziam: um produto detalhado demais na etapa preliminar, porém sem atender ao que o cliente quer. Se os profissionais de TI, que dominam a tecnologia alcançam resultados satisfatórios através dos métodos ágeis, porque não em Arquitetura e Urbanismo também? É possível, desde que haja disposição para transformação de hábitos antigos e ineficientes em hábitos novos e eficientes.
---------- Princípio 02: Equipe ----------
O segundo princípio está relacionado à EQUIPE. O investimento na interação da equipe deve ser maior que o investimento em processos e em ferramentas. Por quê? Porque um time em sintonia rende muito mais resultados, independente das ferramentas que utiliza. O time deve se conhecer e deve haver confiança mútua entre os participantes. É possível incentivar a interação deles através de reuniões objetivas e brainstorms 2, por exemplo. O objetivo geral é fazer a equipe Numa tradução literal, segundo o Google Translate, brainstorm significa chuva de ideias. “É uma técnica grupal ou individual para 11 2
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ter ideias novas e pensar, em conjunto, em alternativas para resolver o problema. Ramos (2016) contribui detalhando as fases de um brainstorm: 1) Definir o facilitador. Ele definirá o objetivo final. 2) Formar grupos de até 10 pessoas. 3) Escolher um local estimulante, com papel, caneta e demais objetos que incentivem a geração das ideias. 4) Determinar um prazo de 10 minutos para os participantes fornecerem suas ideias, que devem ser acolhidas por cada membro de maneira receptiva e sem preconceitos. 5) Revisar cada ideia, debatendo-as entre os participantes. 6) O facilitador deve registrar as ideias em um local visível a todos (quadro negro, cartaz, TV, entre outros). 7) Mesclar as ideias duplicadas. 8) Eliminar as ideias que fogem do objetivo final. 9) Em consenso com todos os participantes, selecionar, entre as ideias restantes, as que são mais viáveis.
explorar o potencial de ideias de um grupo de maneira criativa e com baixo risco de atitudes inibidoras” (LIMA, 2016), com a finalidade de resolver problemas específicos.
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As stand-up meetings, propostas pelo método Scrum3, também são ferramentas para incentivar a interação da equipe. O que é isso? São reuniões diárias, de 15 minutos, com os participantes de pé, para que as pessoas falem dos 3 Ps do gerenciamento de projetos e definam uma interação constante da equipe: P1) Progressos do dia anterior P2) Problemas do dia P3) Planos (ou formas) com as quais pretendem resolver esses problemas hoje.
---------- Princípio 03: Mudanças ----------
O terceiro princípio está relacionado às MUDANÇAS. Trata-se de a equipe aceitar que as mudanças existem ao longo do projeto e que é mais importante responder a elas de maneira rápida do que seguir um plano. 3
Desenvolvido por Ken Schwaber e Jeff Sutherland, o Scrum é uma estrutura para o desenvolvimento e a sustentação de produtos adaptativos complexos. Porém, através de um guia produtivo, criativo e que forneça produtos de maior valor possível. (SCRUM, 2014) 13
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Muitas vezes, no início do projeto, o conceito criado é consistente, conciso, muito legal e a equipe acredita nele de verdade, mas acaba ficando engessada. E, é importante estar flexível às mudanças, saber que elas fazem o projeto se desenvolver. Por isso, é muito desperdício de tempo, de esforço e de recursos detalhar um estudo preliminar como um anteprojeto ou um projeto legal, por exemplo. O estudo preliminar deve ser um estudo. Assim, quando o seu cliente solicitar uma alteração, haverá menos problemas para resolver. Se o projeto está no nível correto, é possível atender às mudanças mais rapidamente, entregar o produto, ter o feedback do cliente e definir alterações finais assertivas.
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Capítulo 02 MISSÃO E PROPÓSITO
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---------- O que são Missão, Visão e Valores? ----------
O que a empresa (ou você mesmo) se propõe a fazer e para quem? A resposta desta questão será a sua MISSÃO! A sua, enquanto empresa ou a sua, enquanto ser humano, cidadão, indivíduo. Basicamente, para definir a missão é preciso responder: 1) Por que a empresa existe? 2) O que a empresa faz? 3) Para quem são destinados seus produtos? A VISÃO, no entanto, trata-se do futuro desejado.
No que a empresa (ou você mesmo) quer se tornar? Algumas questões instigantes para elaboração da visão, são: 1) Onde a empresa quer estar? 2) O que a empresa quer ser? 3) Em que direção a equipe deve apontar seus esforços?
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4) A equipe está trabalhando para construir o que? 5) Os recursos investidos estão levando a empresa para onde? São questionamentos sempre considerando o futuro. Percebe? Já os VALORES estão relacionados às crenças e aos princípios a serem seguidos por cada integrante da empresa.
Quais são as características éticas e morais? Algumas questões instigantes para a definição dos valores, são: 1) Quais são regras básicas que norteiam os comportamentos e atitudes da equipe? 2) Quais são as regras do jogo para que, executando a Missão, se alcance a Visão?
---Qual é a importância da missão/propósito? --Diante do surgimento muito acelerado de novas tecnologias, o ser humano se vê mergulhado em mudanças cada vez mais rápidas e complexas. Isto faz com que as pessoas se obriguem a conviver com 17
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a efemeridade dos produtos que duram cada vez menos, e não só deles, mas das relações também. Com tanta informação jogada na mente de todos os lados, parece que há cada vez menos tempo para analisar e formar posturas a respeito dos temas discutidos, dos produtos lançados. É muito rápido! Quando você começa a analisar, já chegou uma coisa nova e você ficou para trás, com um sentimento de frustração e impotência. Não é? Informações em excesso e pouca atitude geram pessoas cada vez mais superficiais, sem pontos de vista aprofundados sobre as questões da vida, sem propósito e infelizes! Ou seja, pessoas paisagem. Conhece a história da Alice no País das Maravilhas (Figura 01, a seguir)? É um ótimo exemplo sobre a importância da missão e do propósito, pois se você não sabe aonde quer chegar, qualquer resultado vai te servir! E, esta não é a característica de uma pessoa de sucesso.
Figura 1 – Alice no País das Maravilhas. Fonte: LEMOS, 2016.
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É bom parar um pouco, desacelerar a roda da vida por alguns instantes e definir posturas pessoais. É animador e instigante quando vou a algum café e observo alguma pessoa com opinião sobre as coisas. Admiro muito isso! Afinal, a maioria das pessoas não tem tempo de ter opinião e acabam reproduzindo aquilo que alguém disse sem refletir a respeito. Admiro quem propaga um conhecimento experienciado, quem enfrenta o monstro do julgamento e experimenta a vida para ter opinião sobre ela. Sobre a missão e o propósito, o primeiro item a ser considerado diz respeito à sua vida pessoal. Se você não sabe qual é a sua missão neste planeta, é hora de investir tempo refletindo sobre isso. Quem não sabe o que faz aqui, provavelmente nunca conseguirá ter foco e estará sempre infeliz, reclamando dos outros. Afinal, como focar em algo que não existe? Portanto, o primeiro passo é definir a sua MISSÃO pessoal, a sua VISÃO (aonde você quer chegar? Quando?) e os seus VALORES (quais princípios são importantes para você?). E, isso está relacionado com o seu Ser, a sua Alma, àquilo que te realiza lá no fundo do peito. Já parou para observar o que e como você se sente quando está feliz?
---A Missão e o Propósito estão claros ou não? --Em se tratando de um time, uma equipe, um grupo coeso, é de extrema importância que a missão e o propósito, 19
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ou seja, o objetivo final esteja claro para que as tarefas desenvolvidas por cada indivíduo sejam eficazes e eficientes. Sobre este assunto, é importante conhecer claramente três escalas de grande importância: o indivíduo, o time e a empresa (Figura 2, a seguir). Quando estas três esferas estão em alinhamento, o sucesso da maior delas (a empresa) é certo! O quesito fundamental neste caso é que a equipe e, consequentemente, cada indivíduo compre a ideia, vista a camisa da causa maior! Se o seu parceiro ou o seu colaborador acredita na missão, ele irá trabalhar automaticamente, ou seja, você não gastará tanta energia moldando suas atitudes. Com certeza, é mais fácil, mais barato e mais rentável investir na definição da missão e em seu aceite pelos indivíduos do que em treinamentos forçados.
Figura 2 – Três escalas de grande importância. Fonte: IMBERTTI, 2013.
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Capítulo 03 HABILIDADES
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Quais habilidades são necessárias para resolver o problema? Depois de conhecer os princípios ágeis (Capítulo 01) e a importância da missão (Capítulo 02), chega a hora de colocar na ponta do lápis o que é necessário para fazer a missão acontecer. Se existe uma missão, consequentemente, existe uma DEMANDA de solução para algum PROBLEMA específico. Nesta etapa, quando a equipe4 já está coesa e quer trabalhar por um objetivo em comum, vale considerar a visão de Shinyashiki (2011) sobre “problema”. Segundo o autor, “tem sucesso quem sabe trabalhar para resolver os problemas dos outros, sejam eles seus clientes, seus superiores ou seus colaboradores”. Neste ponto de vista, portanto, um problema não é apenas um problema, e sim uma oportunidade para:
Ajudar as pessoas Poder se sentir importante e útil Conseguir realizar sua missão
Ou seja, uma grande oportunidade de melhorar-se como profissional, conforme o relato: Na verdade, as pessoas se tornam mais competentes à medida que elas resolvem problemas. E passam a ser
sf (fr équipe) 1 Conjunto de dois ou mais indivíduos que, juntos, tomam parte em uma competição esportiva. 2 Grupo de pessoas organizado para um serviço determinado; quadro, pessoal. (MICHAELIS, 2016) 4
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procuradas quando os outros percebem que elas superam desafios. Cada vez que você resolve uma situação difícil, descobre competências que nem imaginou possuir. Aí o reconhecimento dos outros acontece. (SHINYASHIKI, 2011, p. 37)
Uma técnica eficaz e interativa para determinar as habilidades necessárias condiz em: 1) Definir um facilitador. 2) Convidar cada membro da equipe a listar suas habilidades. 3) Compartilhar as listas com o grupo de forma visível. 4) Agrupar as habilidades próximas. 5) Discutir a importância de cada uma delas e priorizar as dez mais importantes. 6) Convidar cada membro da equipe a fazer uma auto avaliação listando:
O que sabe O que quer aprender O que quer ensinar
O que NÃO sabe O que NÃO quer aprender
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7) Montar um workshop5 com quem sabe, quem quer ensinar e quem quer aprender.
---------- Resumindo ---------Lembre-se: 01
Se a equipe trabalhar com pelo menos 3 princípios ágeis, fluirá muito mais e os resultados serão muito mais satisfatórios! Einstein teve muito sucesso quando disse que a “insanidade é fazer sempre a mesma coisa e esperar resultados diferentes”. Permita-se experimentar novas técnicas, novos hábitos e novos resultados! Para refletir: Como estão os resultados da sua EQUIPE hoje? Como estão os resultados da sua EMPRESA hoje?
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Workshop significa uma aula ou um curso prático sobre alguma
atividade ou assunto específico. Alguns sinônimos são: um ateliê e oficina. (PRIBERAM, 2016)
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Em uma análise sistêmica, alterar a forma de produzir pode ser a chave para alcançar os resultados almejados. “A consciência é o primeiro passo para a melhoria”. Foque a consciência do time naquilo que se quer melhorar e as melhorias serão alcançadas.
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O que a empresa (ou você mesmo) se propõe a fazer e para quem? No que a empresa (ou você mesmo) quer se tornar? Quais são as características éticas e morais? Estabeleça a Missão, a Visão e os Valores e fique tranquilo em relação a sua equipe, pois ela trabalhará com gosto para alcançar o objetivo final, com foco e de acordo com diretrizes morais e éticas pertinentes.
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03 Enxergue os problemas como oportunidades e incentive a equipe a trabalhar com colaborações mútuas entre os indivíduos, fornecendo espaço para que se conheçam e criem confiança uns nos outros.
Prepare-se para o sucesso!
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SOBRE A AUTORA
Vanessa Imbertti é Arquiteta Urbanista pela Universidade Federal do Espírito Santo e tecnologanda (gostei desta palavra!) em Gestão da Qualidade pela Universidade Federal do Paraná. Sempre gostou de otimizar a comunicação das equipes de trabalho e após quase 10 anos atuando no mercado da construção civil – com prestação de serviços nas mais variadas escalas de projeto (estudos, anteprojetos, executivos, obras, 3Ds) –, criou a FAZER FLUIR a fim de resolver a demanda dos processos de produção em Arquitetura e Urbanismo, que são complexos e recorrentemente apresentam problemas. Vanessa também é técnica em Edificações pelo Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia do Paraná, entusiasta de marketing digital, empreendedora, além de chef vegetariana e turista de parques nas horas vagas. Saiba mais em: Vanessa Imbertti
/fazerfluir
contato@fazerfluir.com.br 27
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REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS
IMBERTTI, Henrique J. Conheça o seu time. 2013. Disponível em: <http://pt.slideshare.net/imbertti/conheca-o-seu-time> Ùltimo acesso em 19 de fevereiro de 2016. LEMOS, Marcos. Os 3 passos que todo blogueiro de sucesso segue e você precisa conhecer! Disponível em: < http://www.ferramentasblog.com/2016/01/os-3-passosque-todo-blogueiro-de-sucesso-segue-e-que-voce-precisaconhecer.html> Ùltimo acesso em 19 de fevereiro de 2016. LIMA, H. Gustavo F. Brainstorming. Disponível em: <http://heuberlima.files.wordpress.com/2011/08/senairequisitos-aula3-brainstorming.pdf>. Ùltimo acesso em 19 de fevereiro de 2016. MICHAELIS, Dicionário. Equipe. Disponível em: < http://michaelis.uol.com.br/moderno/portugues/index.php ?lingua=portugues-portugues&palavra=equipe>. Ùltimo acesso em 19 de fevereiro de 2016. PRIBERAM, Dicionário. Workshop. Disponível em: <http://www.priberam.pt/dlpo/workshop>. Ùltimo acesso em 19 de fevereiro de 2016.
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RAMOS, Rogério. Brainstorm. Disponível em: < http://www.infoescola.com/administracao_/brainstorming/ >. Ùltimo acesso em 19 de fevereiro de 2016.
SCRUM Alliance. Definition of Scrum. 2014. Disponível em: < https://www.scrumalliance.org/why-scrum/scrum-guide>. Ùltimo acesso em 19 de fevereiro de 2016. SEBRAE. Serviço de Apoio às Micro e Pequenas Empresas de Minas Gerais. O que é uma startup? 2011. Disponível em: <https://www.sebraemg.com.br/atendimento/bibliotecadig ital/documento/texto/o-que-e-uma-empresa-startup>. Ùltimo acesso em 19 de fevereiro de 2016.
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