ADMINISTRACIÓN
2013
APORTES - HISTORIA:
“Todo gran emprendimiento, bien administrado da resultados exitosos”
*.- Egipcios - 1300 años a. c. *.- China - Antigua - Confucio *.- Grecia - Sócrates – La reconoce como una actividad diferente al conocimiento técnico y a la experiencia. *.- Roma: *.- Iglesia Católica: (la más antigua de las organizaciones) *.- Autoridad jerárquica con división territorial *.- Utilización de Staff *.- Los Carmelitas – Orden : (funcionarios administrativos) *.- Administradores públicos e intelectuales *.- Alemanes del Siglo XVI - XVIII *.- Basaron su poder en una forma sistemática de administración *.- Especialización por funciones *.- Elección del personal (selección) *.- Capacitación y entrenamiento de subalternos *.- Organizaciones Militares: *.- Elevada Moral *.- Coordinación entre objetivo individual y colectivo *.- Comunicación de planes y objetivos (propósitos) *.- Grupo Directivo = Staff = Estado mayor = Asesor
DEFINICIÓN ETIMOLOGICA
Viene del latin: AD
Dirección para o tendencia para
MINISTER
Obediencia o subordinación
¿ Que es la administración? La administración puede definirse de diversas formas, pero es posible conceptualizarla para efectos de su fácil comprensión e incluyendo sus aspectos más importantes a través del análisis y síntesis de diversos Especialistas en la materia:
Brook Adams, La capacidad de coordinar hábilmente muchas energías sociales con frecuencia conflictivas, en un solo organismo, para que ellas puedan operar como una sola unidad.
Koontz & O'Donnell, La dirección de un organismo social, y su efectividad en alcanzar sus objetivos, fundada en la habilidad de conducir a sus integrantes.
Henry Fayol, Administrar es prever, organizar, mandar, coordinar y controlar.
E. F. L. Brench, Es un proceso social que lleva consigo la responsabilidad de planear y regular en forma eficiente las operaciones de una empresa, para lograr un propósito dado.
Heinz Weihrich, define la administración como el proceso de diseñar y mantener un ambiente en el que los individuos trabajando en grupos de manera eficiente, alcancen objetivos seleccionados
Con base en los anteriores conceptos, y aprovechando su fondo común se propone la siguiente definición:
Conjunto de conocimientos de aplicación universal conjuntamente con teorías y principios aplicables a diferentes empresas, niveles y tamaños. Proceso de diseño y mantenimiento de un ambiente propicio p/albergar las metas y objetivos comunes mediante un esfuerzo organizado. Ciencia que estudia a las empresas y las organizaciones para comprender su funcionamiento, su evolución, su crecimiento y su conducta.
Debemos recordar que lo que siempre se administra son organizaciones.
Podemos tener Organizaciones comerciales y otras sin fines de lucro
Administraci贸n Cient铆fica ADMINISTRACION CIENTIFICA
F. Taylor
Carl Barth
Henry Gantt
H. Emerson
Frank Gilbreth
Lilian Gilbreth
1856-1915
1860-1939
1861-1919
1853-1931
1868-1924
1878-1961
Principales representantes de la administraci贸n cient铆fica
Administración Científica
Taylor se basó en la concepción del “Hombre económico” (sólo busca satisfacer sus necesidades).
Evolución del pensamiento administrativo
*.- Taylor - Filadelfia - 1856 *.- Ppios. De Administración Científica ( obra pub. 1911) *.- Fundador de la Ciencia Moderna de la Administración *.- Uso eficiente de MdO Equipos Materiales
logrados por
Estudios de Tiempos, Métodos y Movimientos
*.- Las perdidas de toda actividad humana se deben a la ineficiencia de los actos cotidianos. *.- Administración Sistemática (remedio p/ la ineficiencia) *.- La Administración es una ciencia aplicable a todas las actividades, organizaciones y / o empresas independientemente de su tamaño (reglas, leyes, formulas) Funciones del Administrador: *.- Reemplazar los métodos empíricos por análisis científicos *.- Seleccionar / elegir, capacitar a subalternos *.- Coordinar el uso de los recursos .- Dividir las responsabilidades por cargos (entre Adm. y Trabaja)
Teoría Clásica de la Administración
El fundador de esta teoría fue HENRI FAYOL, en el año de 1916.
*.- Fayol - Padre – (Administración Industrial y General) -Francia 1916 – Inglaterra 1929 - EEUU 1930 Hombre de negocios /práctico, solo en 1949 traducido al inglés I.- Clasificación de actividades Industriales de una Empresa (p/toda Empresa, independientemente de su tamaño)
*.- En las siguientes áreas: 1.- Técnica - producción 2.- Comercial - compra y venta 3.- Financiera - utilización del capital 4.- Seguridad - personal y de la propiedad 5.- Contable u Económica - estadística económicas 6.- Administrativas (Planeamiento-Organización-MandoCoordinación-Control) II.- Cualidades y Preparación de un buen Administrador A) Físicas: salud - vigor - resistencia B) Mentales: habilidad, criterio, adaptabilidad C) Morales: iniciativa, responsabilidad, lealtad D) Culturales: conocimientos generales Técnicas: conocimientos propios de la función adquiridas en la casa, en la escuela y luego en el trabajo F) EXPERIENCIA en el trabajo
III.- Principios de Administración:
a) División del trabajo - especialización b) Autoridad y Responsabilidad (corolario una de otra) (Autoridad: oficial (impuesta) o personal (reconocida) c) Disciplina – respeto, obediencia d) Unidad de mando (un solo jefe) e) Unidad de Dirección (un solo plan, un solo objetivo) f) Subordinación de intereses particulares al general g) Remuneración (justa / equitativa / máxima satisfacción) h) Centralización: (hoy: centralización normativa - de normas y control y descentralización operativa de la ejecución) i) Línea de autoridad (de arriba a abajo / excepciones) j) Orden (material y social - “ un lugar p / cada cosa...”) k) Equidad (justicia p / obtener lealtad) l) Estabilidad en el trabajo (costos / mala administración) m) Iniciativa, creatividad- satisfacción personal (delegar para crear y poder crecer) n) Espíritu de Grupo / de cuerpo
Aportes: *.- Administración Pública *.- Administración de Empresas
-
Roob: Organización: herramienta para el uso eficaz de los recursos adaptables a las condiciones de funcionamiento de la empresa. Sheldon: La Administración (como un todo) incluye: Determinación de políticas Coordinación de funciones Dennison: - hace hincapié sobre: motivación - liderazgo – trabajo en equipo. Mayo - Hawthorne: el trato que se dispensa a la gente, tiene más Influencia (eficiencia / productividad) que cualquier factor material (descanso / condiciones laborales / remuneración /etc.)
Patrones de Análisis Administrativos 1.- Criterio Operacional:H. Fayol (Vs. Taylor) Escuela Tradicional Conjunto de Conocimientos relacionados con Naturaleza de las tareas de Administración *.- En la práctica lo que los Administradores hacen es integrar los conocimientos técnicos y teóricos de distintas disciplinas, a saber: Matemáticas / Investigación Operativa / Físicas = Teoría de Sistemas Decisión = Selección = Teoría Directiva Sociología / Sicología = Teoría del Comportamiento Historia / Experiencia = Teoría de Aplicación DEF. de Administración : Conjunto de conocimientos de aplicación universal conjuntamente con teorías y principios aplicables a diferentes empresas, niveles y tamaños. En Teoría: Sería la manera de organizar el conocimiento. Para poder manejar una empresa no necesariamente hay que saber todo de todo, sino tan solo lo que hace falta y nos interesa. “Criterio”
2.- Criterio Humano:
(liderazgo = relaciones humanas = ciencia de la conducta)
*.- Los estudios se concentran en las Relaciones Humanas, orientadas a la sicología individual y social, incluyéndola como parte de la tarea del administrador.
*.- La Administración de los Rec. Hum. (RRHH) Es un arte que un administrador debe comprender, practicar y aplicar. (liderazgo)
*.- Toda actividad dirigida es una situación administrada.
*.- Si bien es importante el campo de las RH (comportamiento) no lo es, ni todo ni lo mas importante en la administración.
3.- Criterio Sistémico: Sistema: *.- Conjunto de reglas y principios sobre determinadas cosas y / o materias enlazadas – interrelacionadas - entre sí. *.- Serie de cosas que, relacionadas entre sí ordenadamente, contribuyen a un fin. Ejemplos: Sist. Sexagesimal, métrico, nervioso, planetario, etc. La Administración como Sistema Abierto Causa
Cerrado Efecto
Causa
Efecto
Feed back Retroalimentación
( Control de calidad ) Rechaza, Recicla, Descarta
Corrige
Características: Todo sistema: *.- Es parte constitutiva de otro más grande (esta compuesto por varios subsistemas) *.- Tiene un objetivo especifico (objetivo común) al cual contribuyen todos sus factores. *.- Es Complejo e Interactivo (el cambio de una variable implica otros cambios) Con elementos variables y constantes
Principios:
*.- Todo Sistema: Tiende a perder energía, cada vez más rápidamente, cuanto más complejo se vuelve debido a las fricciones de sus comunicaciones entre las distintas partes del mismo (componentes). Ej: La máquina es función de mecanismos, lubricantes, diseño, resistencia, tolerancias. *.- La Organización es función de: claridad de objetivos, delegación de autoridad, división del trabajo y / o funciones. HOY DIA, EN UN PROCESO DE MINIMIZACION (MINIATURIZACION), SE TRATA DE HACER DEL TRABAJADOR UN ADMINISTRADOR DE SUS PROPIOS RECURSOS.
El administrador *.- Características: Realista, Observador, Analítico / Diseñador, Científico, y Creativo, Intuitivo. *.- Trabajo / Tarea: Crear en la Empresa un ambiente o medio que facilite el cumplimiento de sus objetivos.
“Ud. tiene que diseñar un plan. No puede simplemente desear que las cosas mejoren” Jack Welch
Funciones:
1.- Planeamiento: (Planear / Programar / Planificar) Selección de objetivos, estrategias, programas, procedimientos, etc. Implica decidir ante alternativas diferentes. Establecer quien y cuando (centralización del planeamiento, normalización y control y descentralización de la ejecución)
2.- Organización: Establecimiento de una estructura de funciones a través de la determinación y enumeración de actividades requeridas para alcanzar las metas establecidas. Implica (Función) : división y agrupamiento de actividades (del trabajo) asignación de tareas, delegación de autoridad. coordinación de relaciones verticales y horizontales. No es un fin en si mismo, debe ajustarse a la Empresas y a sus tareas, no a la inversa. (La Organización para la Empresa y no la Empresa para la Organización)
3.- Staffing (Administración y Conducción del Recurso Humano) *.- Dotar y mantener el personal requerido para cada puesto previsto en la estructura empresaria. Implica definir requerimientos de cantidad y perfil del puesto. *:- Seleccionar, evaluar candidatos. Entrenar, capacitar y desarrollar los RH (habilidad, capacidad, idoneidad) 4.- Dirección: a) Guiar y conducir a los subordinados Habilidad p/ Ordenar b) Comunicar y hacer conocer (entender) Capacidad p/ Mandar tradiciones, objetivos, políticas, estruc Idoneidad p/ Liderar tura de la Empresa, relaciones, Poder p/ Conducir deberes responsabilidades y autoridad. y convencer c) Aclarar sus tareas(funciones): asesorar, enseñar, d) Motivar 5.- Control: medir, controlar y corregir desviaciones y lograr la actividad de sus subordinados para asegurar el cumplimiento de los objetivos fijados en el planeamiento de la Empresa. (no es un fin en si mismo)
RESPONSABILIDAD: Optimizar la coordinación, para lo cual debe: a) Asegurar que el medio ambiente la facilite. b) Crear una estructura organizativa apropiada /Organizar c) Seleccionar a sus subordinados (hábiles y entrenados)/Dirigir d) Hacer entender los ppios. de la Empresa y su importancia. e) Supervisar y Controlar efectivamente. /Controlar COORDINACION: - “Armonizar los esfuerzos individuales” Propósito: Organizar los esfuerzos individuales hacia el logro de las metas y objetivos grupales establecidos. "La ejecución de cada función es un ejercicio de coordinación“ Necesidad: Existen: Diferentes interpretaciones individuales con = interés, sobre un mismo hecho, que suscitan diferentes métodos y objetivos. Conflictos individuales y grupales que requieren de sincronización por desconocimiento o incomprensión de los objetivos generales. Falta de comunicación eficiente y efectiva.
Principios: *- La coordinación se alcanza por relaciones interpersonales (verticales y horizontales) de las personas de una misma Empresa. *.- La coordinación no se impone con ordenes sino con persuasión y convencimiento. *.- Todos los factores intervinientes están íntimamente relacionados. *.- La administración y su coordinación limitan el número de subordinados. *.- La organización es un mecanismo importante para lograr la coordinación. Método: *.- Para alcanzarla es más horizontal (conocimiento y entendimiento de las tareas de los otros) que vertical ( mandato impositivo) *.- Los hombres cooperan más con el conocimiento y entendimiento de las tareas de los otros y no por mandato impuesto.
Técnicas: Actor o el Personaje: Es el Supervisor, es su principal deber. Misión: Velar x que los subordinados mantengan en calidad y cantidad un ritmo de esfuerzo constante, sostenido y coordinado entre ellos. Implementación: (Deben emplear): *.- mecanismos direccionales Poder Vs. Autoridad *.- enseñar ppios. de coordinación *.- ilustrar aplicaciones *.- establecer pruebas *.- determinar calidad de esfuerzo sincronizado. Formas: (de llevarla a la práctica) *.- Por control personal (contacto directos) *.- Por comunicación escrita *.- Por reuniones grupales
Fin = Propósito (el último objetivo a alcanzar) Objetivo = Misión (militar / Iglesia) condiciones a cumplir para la realización de un plan. Meta = Blanco (cuantificación del objetivo) Condiciones: deben ser: *.- realistas: realizables, alcanzables, accesibles. *.- verificables; para medir la eficiencia de la acción (control). *.- precisas, claras y concretas. *.- tener importancia (esta dado en función del objetivo). *.- Schleh: " ningún cargo debería tener más de 10 objetivos" (lo aconsejable: entre 2 y 5)
CaracterĂsticas: *.- Interrelacionados y entrelazados formando una red. *.- Poseer jerarquĂa. *.- Tener un nivel de precedencia. *.- No deben interferirse. *.- Se deben sustentar unos a otros. *.- Multiplicidad (menor de 10) *.- De asignada responsabilidad. "El superior se hace responsable al aprobar lo establecido por sus subalternos" *.- Proceso interactivo de aproximaciones sucesivas y retroalimentaciĂłn" *.- Aplicables a todos las posiciones de la Empresa PLAN: *.- Conjunto de Objetivos a alcanzar. *.- No son lineales, conforman una red. *.- Se subdividen en subsistemas y subredes. *.- Requiere de. *.- estructura organizativa. *.- consideraciones personales de quienes participan.
Elementos incorporado al cumplimiento de Objetivos
Eficacia:
“hacer las cosas correctas”
Eficiencia:
“ Hacer bien las cosas”
Productividad: Relación entre los recursos utilizados y la cantidad de productos o servicios entregados medidos, por ejemplo, dentro de un período
EJEMPLOS DE OBJETIVOS: Una determinada rentabilidad sobre la inversión. Una investigación / desarrollo de nuevos productos Una mayor financiación Un menor endeudamiento bancario La conquista de nuevos mercados El logro de precios competitivos El posicionamiento dentro del sector / mercado Ej.: Aumentar la producción, para lo cual se estudia la adquisición de una nueva máquina. Tipos de Objetivos: *.- De corto plazo: *.- Determinar (justificar) su necesidad *.- Establecer sus especificaciones *.- Hacer el pedido *.- De largo plazo: *.- Adquirir la máquina *.- Instalarla *.- Capacitar el personal *.- Hacerla producir
Ej,: Universidad “Formar - Educar – Instruir” Fin: Producir la más alta calidad, con la mayor cantidad compatible y posibles de profesionales técnicos. Misión: La investigación y la Instrucción, brindando una formación técnica científica que aumente y mejore las condiciones profesionales del País. Objetivos: *.- Mejorar la calidad de los conocimientos impartidos. *.- Aumentar el rendimiento estudiantil. *.- Mejor el plantel de profesores. *.- Mejorar los planes de estudio. *.- Crear carreras intermedias. *.- Lograr una interrelación mas adecuada con el medio. *.- Incrementar asignación de partidas. *.- Aumentar los volúmenes actualizados de la biblioteca. Metas: *.- Aumentar, en el corto plazo (cinco años), el 100% del rendimiento académico *.- Disminuir, en dos años, la cantidad de recursantes al 50% *.- Aumentar al doble la cantidad de horas de clases para el próximo año.
ADMINISTRACION POR OBJETIVOS Antecedentes: P. DRUCKER: *.- Los Objetivos son necesarios en cada área donde los resultados y la ejecución afectan el crecimiento de la Empresa. *.- Administración por Objetivos y Control por Auto-control GENERAL ELECTRIC: *.- Propone: La sustitución de apreciaciones subjetivas y vigilancia personal por metas, objetivos y sus mediciones. *.- Pretende: Descentralizar la autoridad y la responsabilidad, mediante el desarrollo de mediciones de objetivos de la labor en una empresa. *.- Condiciones: Identificación de áreas de resultados claves, Investigación sobre sus mediciones. MC GREGOR: *.- Evaluación fundada en Objetivos establecidos previamente. *.- Desempeño Vs. Personalidad (fomentar el desenvolvimiento personal, estimularlo e incentivarlo). *.- Objetivos de la Administración: (es un Aspecto de los Recursos Humanos): " el comportamiento que cabe esperar de cada uno de las personas en un plazo determinado, aplicable a todo el personal desde arriba hasta abajo (capataz)"
VERIFICACION DEL LOGRO DE UN OBJETIVO *.- Para hacer verificable un objetivo se debe fijar sus metas, de forma: *.- Cuantitativa: cuando............Temporalmente cuanto.............Cantidad Obtener X$ de ganancia en Y (Unidades de Tiempo) *.- Cualitativa: (no pueden cuantificarse) Vs. Números y formulas matemáticas Verificables por el resultado general y no particular. Ej: preparar un programa diseñar un nuevo producto *.- La clave de un buen Objetivo es que sea verificable. *.- Resulta difícil *.- Orientar y acotar a quienes lo establecen
Metas, Objetivos, Programas Planes. PolĂticas Balance General Estado de Perdidas y Ganancias Presupuesto Planeamiento EstratĂŠgico (es la base) Pronostico Ventas Utilidades Fundado en
La fijación de un Objetivo debería comenzar en la cima (desde arriba hacia abajo) determinando los Objetivos y las Metas más importantes (pudiendo comenzar en niveles intermedios) *.- Todo Administrador para fijar sus Objetivos y Metas requiere de líneas directrices (políticas empresarias fijadas p/el directorio de accionistas). *.- Las Metas de los superiores se transforman en Objetivos de los subordinados y se los consideran aproximados y modificables. *.- A medida que disminuye la pirámide los objetivos y metas tienen tiempos más cortos. *.- No hay que fijar los Objetivos Vs. Compromisos y Responsabilidades *.- debe existir una relación entre: Resultados esperados y Responsabilidad asumida
FIJACION DE OBJETIVOS A LOS SUBORDINADOS 1.- Conocimiento de: Objetivo General. Estrategias Premisas Planificación 2.- Fijación en Conjunto y de común acuerdo con sus subordinados. 3.- Negociación de Metas a Alcanzar (cuanto, en que tiempo, conque recursos) 4.- Verificar que sean: Reales Alcanzables Congruentes entre sí y con el Objetivo General (el de todos). 5.- El Superior debe Aprobar y Asumir la Responsabilidad 6.- Verificar los Recursos Necesarios de: *.- Capital *.- Materiales *:- Recursos Humanos
OBJETIVOS PARA CARGOS AUXILIARES: *.- Se pueden establecer objetivos para todas las posiciones de la Empresa. *.- Para el personal auxiliar (Staff) son de tipo Cualitativos. P/ Ej.: *.- Dirigir un estudio *.- Desarrollar un método *.- Encontrar causas *.- No debe participar nadie que no contribuya al logro de los objetivos empresarios. Ventajas: *.- Sistema de Administración y Evaluación de los Administradores. *.- Mejor Administración Planeamiento por resultados Establecimiento de Objetivos *.- Aclaración de Normas y estructuras organizativas *.- Genera compromisos con las personas que tienen propósitos claros y definidos. Objetivo: "lograr transformar a cada persona (estudiante) en un voluntario y entusiasta maestro de su propio destino" *.- Desarrollar Controles efectivos (saber, que se debe controlar Vs. metas verificables)
Desventajas: *.- Mala aplicación degenera la administración. *.- Mala Enseñanza de su filosofía (explicación del programa completo) *.- Mala orientación para fijar las metas de cada uno. Un Administrador debe: *.- Conocer los objetivos y metas de la Empresa (Planeamiento, Políticas y Futuro) y Organizar con ellas sus actividades. *.- Vagas Metas *.- Irreales = Fracaso *.- Inconsistentes *.- Dificultad en fijar metas verificables es difícil pero no imposible por aproximaciones sucesivas *.- Inflexibilidad: continuar buscando metas obsoletas por cambio de objetivos. *.- Facilísimo: Metas Metas Cuantitativas Vs. Cualitativas Verificables + Aplicables *.- Degradación de metas cualitativas importantes *.- Olvido que "La Administración es algo + que la fijación de metas"
Bibliografía
Administración: Una perspectiva global -Harold Koontz – Heinz Weirch. Administracion. Radice Roberto