Manual de Comunicação Organizacional para Empresas Juniores by Felipe Chaves

bench MANUAL DE COMUNICAÇÃO ORGANIZACIONAL PARA EMPRESAS JUNIORES

3 8 M ÍDIAS SOCIAIS

INTRODUÇÃO

10 VÍDEO INSTITUCIONAL

EXPEDIENTE Trabalho de Conclusão de Curso de Comunicação Organizacional - UnB - 2/2014

P LANO DE COMUNICAÇÃO

12 ENDOMARKETING

IDENTIDADE VISUAL

14 CONSIDERAÇÕES

Orientação: Janara Sousa Conteúdo: Felipe Chaves Diagramação: Felipe Chaves e Norberto Lima

Introdução A Comunicação Organizacional está presente na maioria das Empresas Juniores. Trabalhar estrategicamente e saber gerenciar a equipe de Comunicação são trabalhos fundamentais de um diretor da área.

Neste manual, desenvolvido especialmente para os empresários juniores, apresentaremos os instrumentos essenciais para a construção de uma efetiva Comunicação Organizacional.

Atuando de forma integrada com a Comunicação Mercadológica, Institucional, Administrativa e Interna, o profissional de Comunicação Organizacional define e executa ações que auxiliam na manutenção da imagem de uma organização e de seus produtos.

O manual é dividido em cinco capítulos, cada um deles representa um instrumento de comunicação. Os capítulos contém dicas e exemplos para o empresário júnior realizar suas próprias ações comunicacionais e serve como base de consulta para as dúvidas que surgirem no decorrer das atividades.

A partir dos instrumentos de Comunicação, que são ferramentas que auxiliam na execução dos objetivos, o profissional consegue elaborar ações condizentes com a realidade e com o interesse dos seus diversos públicos-alvo, que podem ser tanto internos (membros), quanto externos (clientes, parceiros, governo).

Este produto tem o objetivo de nortear o leitor e dar dicas e auxílios que sejam úteis durante o planejamento de Comunicação dentro da sua EJ. Espero que este manual auxilie seu trabalho.

Boa consulta!

Plano de Comunicação

O Plano de Comunicação pode ser considerado a base para todos os outros instrumentos de Comunicação. É nele que estarão contidos os objetivos, as metas, estratégias, o organograma, entre outros pontos essenciais de um planejamento. O plano de comunicação é amplo, duradouro e deve ser revisto periodicamente (de preferência anualmente). Podemos considerar que os trabalhos de uma Diretoria de Comunicação deve ser pautado por um planejamento, assim como nas demais áreas. Contudo, esse planejamento deve estar diretamente alinhado ao plano estratégico da organização, registrando desde sua concepção os indicadores de avaliação e mensuração de resultados em Comunicação. Todos os públicos-alvo devem ser levados em consideração durante a elaboração do planejamento, assim como os concorrentes e o ambiente interno e externo.

Pontos de atenção do Planejamento • Identificação da realidade situacional; • Levantamento de informações; • Análise de dados e construção de um diagnóstico; • Identificação dos públicos envolvidos; • Determinação de objetivos e metas; • Adoção de estratégias; • Previsão de formas alternativas de ação; • Estabelecimento de ações necessárias; • Definição de recursos a serem alocados; • Fixação de técnicas de controle; • Implantação do planejamento; • Avaliação dos resultados. Por: Margarida Kunsch

PLANEJE!

Veja as principais etapas de um Plano de Comunicação: 1. Introdução Descrever importância do plano, periodicidade e breve histórico da empresa. 2. Análise Situacional Definir a situação da empresa no mercado. 2.1. Análise SWOT Traçar o ambiente externo (Oportunidades e Ameaças) e o ambiente interno (Forças e Fraquezas). 2.2. Concorrentes Dividir em diretos (vendem o mesmo produto/serviço que sua empresa) ou indiretos (atrapalham na venda do seu produto/serviço). 3. Público-alvo Pode ser definido de modo demográfico (idade, sexo, renda escolaridade, profissão) e psicográfico (estilo de vida, desejos, hábitos, interesses, etc).

4. Objetivos O objetivo de um plano de comunicação tem que ser direto e resumir em uma frase porque aquele plano está sendo descrito. 5. Metas As metas são os objetivos quantificados (em tempo, moeda, porcentagem, etc) 6. Estratégias Como a organização atingirá seus objetivos. São menos detalhadas do que as ações. 7. Ações Detalhar cada estratégia com: data, horário, local, meio de comunicação, recursos e pessoas responsáveis pelas ações. 8. Monitoramento É parte essencial do planejamento. A partir dele o comunicador irá replanejar as ações que não deram certo.

Identidade Visual

O posicionamento da marca de uma empresa é essencial para a construção da sua imagem e reputação. É por meio da identidade visual que as organizações conseguem transmitir informações indiretas aos clientes. Um exemplo disso é o Mc Donald`s. As cores vermelho e amarelo são comprovadamente cores que despertam no cérebro o desejo da fome. A American Marketing Association (AMA) define marca como ”um nome, termo, símbolo, desenho ou uma combinação desses elementos que deve identificar os bens ou serviços de um fornecedor ou grupo de fornecedores e diferenciá-los dos concorrentes”. Porém, mais importante do que se preocupar com a identidade visual da organização, os comunicadores devem saber posicioná-la e construí-la da melhor forma possível. Mas, também é fundamental se preocupar

com a construção de uma identidade visual forte, representativa e que é condizente com o posicionalmento da sua empresa. Essa construção se dá por meio do branding, que segundo o site Quartel Digital, trata-se de ”um processo de gestão organizacional com foco na marca, onde essa é percebida e reconhecida como o principal alvo da empresa, criando relacionamento entre a marca e a pessoa”. O branding é importante, pois, no meio de tantos concorrentes, os comunicadores precisam de alguma forma diferenciar a sua organização e criar uma identificação entre ela e o consumidor.

POSICIONE!

Entenda a diferença de uma identidade visual, uma tipografia e o símbolo: Identidade Visual: é o que caracteriza a empresa, a junção do símbolo com a tipografia. Na Nike, o swoosh (aquele tradicional símbolo da Nike) junto com o nome Nike formam a identidade visual da Nike.

Tipografia: é o conjunto de letras, siglas ou palavras em diversos formatos, que juntos formam o nome da organização. Como podemos ver na figura o conjunto de letras formando o nome da empresa Nike.

Símbolo: é o desenho que representa a organização. Geralmente vem acompanhado da tipografia, mas pode ser encontrado sozinho em organizações que tem a construção da marca bem consolidada. No caso da Nike, esse símbolo tem um nome e se chama swoosh.

Mídias Sociais

As mídias sociais estão sendo bastante utilizadas pelas micro e pequenas empresas por serem uma forma de divulgação rápida, fácil, comum e quase gratuita (precisa apenas de um equipamento adequado com acesso à internet). Mais do que comunicar, as mídias sociais são capazes de engajar o público e torná-lo parte da construção de conteúdo da organização. Antigamente, os jornais, revistas, televisão e rádio eram mídias de mão única de informação. Os conteúdos saiam do emissor (mídia) por meio de um canal (fala, escrita ou imagem) e chegavam até o receptor (quem recebia o conteúdo), ponto final da informação.

(ele pode ser ao mesmo tempo um áudio, vídeo, imagem e escrita). No entanto, diferente de como era antes, hoje existe uma nova etapa nesse processo de comunicação. Agora o receptor pode responder a uma informação e até classificá-la relevante ou não. Ou seja, efetivamente o processo comunicacional se completa. Neste sentido, cada vez mais as organizações estão se preocupando em criar publicações de grande aceitação dos seus seguidores e não apenas qualquer conteúdo. Nas mídias sociais, todo cuidado é pouco. A aceitação das postagens é que definirá o quão relevante são as informações daquela empresa.

Com o advento das tecnologias e a criação das mídias sociais, o conteúdo hoje é postado por uma organização

CONECTE!

Para se comunicar com excelência nas mídias sociais, tome os seguintes cuidados: • Diferencie o tipo de linguagem para cada plataforma. No Twitter busque textos curtos, uso de links e imagens. No Facebook não esbanje nos textos e use vídeos e imagens que traduza o seu conteúdo; se for postar textos grandes, crie um blog;

• Monitore diariamente suas mídias sociais. O uso da busca de palavras e hashtags é importante para avaliar o que estão falando da sua empresa;

• Personalize as plataformas da sua organização com a identidade visual dela: cores, marca, tipografia, conceitos de imagem;

• Nunca falte com respeito. Palavras de baixo calão não podem ser proferidas por uma organização que se preze;

• Não utilize plataformas demais. Uma para cada objetivo é o essencial. Lembre-se, ”menos é mais”. E você pode gerar muito mais conteúdo com menos plataformas;

• Utilize uma linguagem correta e coloquial. Evite abreviações, gírias, caixa alta;

• Atualize suas mídias sociais periodicamente. Poste, no mínimo, uma vez por dia em cada plataforma; • Utilize conteúdos internos da empresa (eventos, ações, projetos) e também externos (novidades no mercado, assuntos relacionados à área);

• Utilize ferramentas como o Tweetdeck.com para facilitar no agendamento de tweets;

• Faça promoções e sorteios que gerem um aumento de curtidas e compartilhamentos na página. A página da Coca-Cola é uma das mais curtidas. Conta com mais de 90 milhões de seguidores fiéis e suas publicações chegam a ter mais de 50 mil “likes”. Acesse: www.facebook.com/cocacola

Vídeo Institucional

O vídeo institucional é utilizado pelas organizações para auxiliar na formação e construção da imagem organizacional da empresa. De maneira audiovisual são apresentadas as instalações da empresa, o ambiente, a cultura, equipamentos, produtos, e projetos que dão visibilidade à organização. Além disso, empresas utilizam do audiovisual para treinar e motivar seus colaboradores e, também, para apresentar processos e atividades para seus fornecedores. Ou seja, o vídeo institucional impacta de forma distinta para cada objetivo e público-alvo.

por micro e pequenas empresas por ser uma mídia de divulgação relativamente cara (dependendo do vídeo ele pode custar em torno de R$ 5 a 10 mil) e que necessita de conhecimento técnico e equipamentos apropriados para elaboração. Entretanto, algumas organizações pequenas estão criando conteúdos criativos e filmando com o próprio celular, smartphone ou tablet. Hoje esses equipamentos possuem imagens de alta qualidade que auxiliam na produção de vídeos.

Apesar de ser bem utilizado na última década, algumas empresas nos anos 2000 já utilizavam as estratégias de vídeo institucional interno, como é o caso da rede Walmart-Brasil. Mesmo assim, o audiovisual ainda é pouco utilizado

LUZ, CÂMERA, AÇÃO!

Confira dicas de como produzir seu próprio vídeo institucional: • Procure um equipamento que filme em alta resolução (smartphones e tablets já possuem essa tecnologia); • Faça planos criativos. Planos detalhe, abertos e até em movimento; • Evite ruídos externos que prejudiquem o seu material. Se for o caso, peça silêncio para quem estiver atrapalhando; • Procure um local bem iluminado, evite a escuridão. Se for filmar em ambiente exposto à luz do sol, procure filmar entre 11h e 14h, pois é quando o sol se encontra paralelo à Terra; • Em ambientes internos, cuidado com o eco produzido pela propagação do som nas salas. Madeiras, borrachas, panos e espumas são bons materiais que absorvem o som e evitam reverberação; • Certifique-se de que os celulares estão todos

desligados ou no modo silencioso e evite sons indesejáveis no ambiente de gravação; • Faça um planejamento do que será filmado, em quais ambientes, quem serão os atores, quem irá filmar. É importante que tudo seja organizado; • É recomendável produzir vídeos de 3 a 5 minutos. Salvo casos de quando é feito um documentário sobre a empresa, que a duração pode ser de até 20 minutos; • Utilize plataformas como o Youtube, Vimeo ou até mesmo o Facebook para garantir uma ampla visualização do seu vídeo.

A produtora Flame FX explica por que investir na produção de vídeos institucionais. Assista: http://bit.ly/1zVqx52

Endomarketing

O prefixo ”endo” vem do grego e significa ”ação interior”. O principal e único público a qual o endomarketing se destina são os membros, ou seja, aqueles que compõem a empresa. As ações de endomarketing podem servir tanto para melhorar a comunicação dos membros de um mesmo patamar, como para aproximar os de patamares diferentes, como, por exemplo, a relação entre um presidente e uma secretária. Não podemos tratar o endomarketing como única ação de comunicação interna. Mas, podemos concordar que é o principal meio de integração entre os que ali trabalham. Um boletim semanal, um jornal interno ou uma intranet são responsáveis apenas pelas informações da empresa, já o endomarketing foi criado com o intuito de melhorar a relação entre líderes e liderados, bem como entre pessoas que estão inse-

ridas no mesmo cargo. Com isso, o foco das ações de endomarketing é claramente na mudança ou na manutenção de um bom clima organizacional. Como qualquer outro instrumento de comunicação aqui descrito, o endomarketing também necessita de um planejamento estruturado, com ações bem definidas, datas marcadas e pessoas designadas para realização dos trabalhos. É importante ressaltar que nenhuma ação de endomarketing deve ser feita sem um embasamento prévio de como anda a cultura e o clima organizacional. Somente depois de realizada uma pesquisa de clima organizacional é que os gestores de comunicação, em conjunto com os funcionários de gestão de pessoas, poderão agir para estruturar as melhores estratégias que suprirão as falhas apontadas na pesquisa.

MOTIVE!

Dicas de como melhorar as ações de endomarketing na sua empresa: • Elabore uma pesquisa de clima organizacional para saber o que os membros estão sentindo ao trabalhar na sua empresa;

• Trate todos os membros de forma igual, sem distinção de cargo, semestre de curso ou experiência profissional;

• Na pesquisa, pergunte o que pode ser melhorado e como, questione do que eles mais gostam e do que eles menos gostam dentro da empresa; se estão satisfeitos com o trabalho realizado, com a carga horária e a demanda de trabalho; se estão sendo bem liderados ou se estão conseguindo liderar equipes. Pergunte se existem desavenças com algum outro membro e se o clima da empresa é bom para se trabalhar;

• Realize por meio de dinâmicas em grupo as atitudes de feedback. Ainda para o feedback crie plataformas de fácil acesso e de ligação direta entre o líder e o liderado, mesmo que os comentários sejam feitos de forma anônima. Um exemplo são as caixinhas de elogios e críticas, espécie de feedback em que todos da empresa têm liberdade de elogiar ou criticar alguém ou algo.

• Crie ações que integrem os membros (festas, idas ao cinema, ao restaurante, viagens, cursos em conjunto); • Busque aproximar a Diretoria dos demais membros por meio de reuniões em conjunto;

Mensalmente a Facto - Agência de Comunicação (EJ de Jornalismo da UnB) realiza uma ação de Endomarketing com seus empresários. O FactoGames, um dia de folga com jogos e brincadeiras é uma das ações preferidas dos membros.

Considerações Elaborar este manual de Comunicação Organizacional especialmente para as empresas juniores é motivador e esperançoso, pois acreditamos que o conteúdo aqui apresentado servirá como base de consulta para muitos diretores de Comunicação. Lembre-se que este manual serve principalmente como um ponto de apoio para os empresários juniores que não estão familiarizados com a área de Comunicação. As dicas de cada capítulo são importantes para ilustrar na prática como realizar cada um dos instrumentos aqui descritos. Agora, use e abuse de novas ideias e conceitos que não foram abordados neste trabalho.

A criatividade é ponto importante na elaboração de cada detalhe. E não pense que existem pessoas que não são criativas, a criatividade tem que ser tratada como um processo de educação, deve haver dedicação e lembrar que parte da criatividade vem com a repetição das atividades e, principalmente, com a busca de referências. Se existe uma dica final e que não pode deixar de faltar aqui é: estude muito, leia tudo o que te interessa e o que não interessa também, busque referências em filmes, propagandas, jornais, rádio, internet e em outros campos que não são da Comunicação também. Saiba que o bom comunicador organizacional é aquele que está pronto para mudanças e aberto a novas ideias, conceitos e opiniões.