Universidad Mariano Gálvez de Guatemala Facultad de Ciencias de la Administración Maestría en Administración Financiera Teoría General de Sistemas M.A. Claudia Esmeralda Villela
Ensayo:
“ANÁLISIS DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN ACTUAL COLEGIO PRIVADO MIXTO AMERICANO”
Por: Felipe Nery López Martínez Carnet: 4029-03-7843
Huehuetenango, julio de 2012
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SISTEMA DE INFORMACIÓN ACTUAL DEL COLEGIO PRIVADO MIXTO AMERICANO
El colegio privado mixto Americano, es una institución educativa que ofrece sus servicios en el municipio y departamento de Huehuetenango para el nivel básico y diversificado en las jornadas matutina, vespertina y plan fin de semana,
en el
presente ensayo se realizará un análisis del sistema de información en el departamento financiero que actualmente está utilizando éste colegio, y de la gran importancia que éste representa para contribuir a su liderazgo en el municipio.
El uso de la tecnología que actualmente se tiene al alcance, es un factor que con el paso del tiempo se ha vuelto indispensable para poder llevar a cabo las actividades habituales de la institución, la que representa una herramienta indispensable para la gestión o manipulación de la información recaudada para luego tomar las decisiones pertinentes.
El sistema de información en el departamento financiero se registra de una forma manual como también digital. El establecimiento educativo cuenta con un promedio de alumnos de mil seiscientos, lo que implica que la recolección de información necesita de un método o sistema muy efectivo que tenga la capacidad de recibir los datos suficientes y de procesarlos adecuadamente para su utilización en la toma de decisiones.
Es importante mencionar que el sistema del departamento financiero del colegio está integrado por la tecnología, el personal que la utiliza, y los procesos que se llevan a cabo dentro como fuera de la institución, los cuales tienen que interactuar un flujo muy cuantioso de información que estando en coordinación permanente representan la obtención de conocimientos del contexto en que se desenvuelve.
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La información constituye uno de los activos estratégicos más importantes para las empresas. El funcionamiento de toda organización depende de un adecuado abastecimiento, tratamiento y en definitiva gestión de ese recurso que constituye la información. (Carmen de Pablos Heredero, 2006)
Los conocimientos o la información son herramientas mediante las cuales las organizaciones pueden conocer las necesidades de sus clientes o de la sociedad en general, la forma de operar de la competencia, las oportunidades en el mercado, los aliados en el contexto, etc. Las empresas o las organizaciones en general si cuentan con un adecuado flujo de información pueden funcionar de una manera eficiente y competir explotando al máximo sus recursos demostrando las capacidades que le dan una distinción.
Los sistemas de información empresarial pueden definirse como conjuntos organizados de personas, recursos, procesos e información diseñados para la realización eficiente de determinadas actividades de la empresa (Lirio, 2010).
Un sistema de información es todo aquel conjunto de recursos organizados e interrelacionados dinámicamente que permiten el procesamiento de uno de esos recursos – la información- para que sus usuarios puedan tomar decisiones y ejecutar sus funciones para el cumplimiento de los objetivos empresariales. (Carmen de Pablos Heredero, 2006)
El obtener este activo tan valioso para las empresas como lo es la información ya sea fuera de la empresa o dentro de ella no es una tarea fácil, así también la utilización e interpretación de la misma, tiene que ser la adecuada para que se obtengan los resultados esperados. Para ello se hace necesario contar con un conjunto de medios materiales, humanos y técnicos que estén adecuadamente estructurados y coordinados con la organización y en sintonía con su estrategia, los cuales en su conjunto constituirán un sistema de información valioso.
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En la actualidad se enfrenta a un mundo globalizado que representa para las organizaciones desarrollar estrategias y mecanismos internos que tengan la capacidad de poder implementar un sistema que actué de forma eficaz, creando con ello oportunidades de subsistir como también de competir en su ambiente.
Para un sistema de información en una empresa, quizá no es necesario que se cuente con equipo o tecnología actual, sin embargo este recurso se hace necesario para poder formar un sistema de información integral capaz de cubrir las necesidades que nacen de la misma vida operativa de la entidad.
En el Colegio Privado mixto americano la población estudiantil ha venido creciendo en comparación con años anteriores, lo que significa que el flujo de información generada por el mismo crecimiento hace necesario un buen sistema que sea capaz de recaudar, gestionar, interpretar y distribuir la información para los dirigentes de dicho establecimiento
En el departamento financiero en relación con los ingresos económicos se cuenta con una metodología, que para la situación de seguridad actual en que se vive, minimiza un grado muy alto el riesgo de extravío o robo de los recursos, ya que para recaudar cuotas de inscripciones y colegiaturas, el colegio tiene un convenio con una institución bancaria del mismo sector, en donde los padres de familia o los usuarios del servicio estudiantil pueden realizar sus pagos mensuales. Para lo cual se realizó un boleta de depósito específica para el colegio que se acomodara a nuestra necesidad de datos, la cual se maneja en una cuenta diferente a las cuentas corrientes, ya que esta su función es únicamente la recaudación. La seguridad se refiere a las políticas, procedimientos y medidas técnicas utilizadas para impedir el acceso no autorizado, la alteración, el robo o el daño físico a los sistemas de información. (LAUDON, KENNETH C. LAUDON Y JANE P., 2008) La forma en que el departamento de contabilidad obtiene los datos de quienes efectuaron sus pagos en el banco, es por medio del sistema de banca virtual, en donde se descarga la información en formato Excel, generando diariamente un
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informe ordenado y detallado gracias a los campos incluidos en la boleta de depósito; creando con esto un gran avance en relación con la forma de recaudación de quienes hacen efectivo sus pagos, ya que en años anteriores la modalidad de realizarlo era por medio de la copia de la boleta de depósito que el banco remitía al establecimiento. Modalidad que no llenaba las necesidades del departamento, ya que en ocasiones la copia de la boleta se extraviaba en el banco, en el establecimiento o quizá en el traslado de las mismas, lo que representaba no tener el registro de dichos pagos y por lo tanto muchas disconformidades de los usuarios; así también existían problemas para obtener los datos, ya que en las copias de las boletas no se distinguían bien la información llenada de forma manual.
Los controles consisten en todos los métodos, políticas y procedimientos organizacionales que garantizan la seguridad de los activos de la organización; la precisión y confiabilidad de sus registros contables, y el apego de las operaciones a las normas de la administración. (LAUDON, KENNETH C. LAUDON Y JANE P., 2008) Existe una debilidad en el sistema de ingresos; ya que la forma que se registran los datos descargados de la banca virtual y generados en formado Excel, se tienen que registrar de forma manual en controles de colegiaturas ordenados por jornadas, carreras, grados y secciones, lo que implica que se pudiera cometer algún error en éste proceso, y también la generación de reportes como la morosidad se vuelve un trabajo retardado, en comparación si se tuviera un sistema computarizado especifico de colegiaturas, el cual no se ha implementado por la desconfianza que le tienen a la tecnología los dirigentes de la institución, y así también la poca preparación de los que efectúan los pagos, lo cual espero minimizar o en el mejor de los casos eliminar con propuestas convincentes.
Las hojas electrónicas de Excel, son una herramienta que por sus características se ha convertido en indispensables en el departamento de finanzas, ya que es por este medio que se lleva el control de ingresos por diferentes actividades que se
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realizan dentro del establecimiento en donde se hace necesario la recaudación de recursos y por ende un estricto control de los mismos.
En cuanto a los egresos económicos que realiza la institución las herramientas tecnológicas son insustituibles para realizar cálculos, presupuestos, estadísticas mensuales, trimestrales o anuales, pagos como la energía eléctrica, agua potable, teléfono e internet, realizar la planilla del I.G.S.S., generación de exenciones de IVA por medio del sistema virtual de la SAT, realizar informes de los rubros que tuvieron movimientos durante el mes para realizar la contabilidad respectiva.
Se utiliza la banca remota que se tiene a disposición con la institución bancaria para revisar saldos de las cuentas bancarias y cancelar planillas de salarios, hacer pagos de impuestos por medio de BancaSAT.
Para realizar registros de alumnos en las páginas virtuales del MINEDUC se utiliza y es indispensable contar con el equipo tecnológico adecuado que permita la agilización de los trámites y como resultado entregar los expedientes de los alumnos en el menor tiempo posible.
El colegio cuenta en el área administrativa (Dirección, secretaría, contabilidad, e información) con siete computadoras marca AOC recientemente compradas, las cuales tienen una capacidad de disco duro de 300 Megabytes, memoria RAM de 2 Gigabytes, sistema operativo Windows 7, microprocesador de 2.6 MHz marca Intel, la cuales tienen tarjeta de red inalámbrica, se cuenta con dos router1, para la distribución del Internet, uno para los dos laboratorios de computación y el otro para las oficinas y biblioteca. Los dos laboratorios de computación cuentan cada uno con 40 computadoras, cañonera marca BENQ, aire acondicionado y pizarrón electrónico, en el aula para el curso de inglés virtual se cuenta con 25 computadoras, biblioteca con 5 computadoras.
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Es un dispositivo que proporciona conectividad a nivel de red
y en la
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En equipo tecnológico también se cuenta con dos fotocopiadoras digitales marca Toshiba E-studio, escáner, planta telefónica, 5 impresoras lasser marcas Samsung, Lexmark, LG, canon y 8 cámaras de seguridad con circuito cerrado.
Tomando en cuenta que el factor humano también forma parte indispensable dentro de un sistema de información de una organización, en el colegio el sistema de información que está establecido, le es de mucha importancia para las secretarías, directores, contador, y la administración ya que en cada una de estas aéreas son los usuarios finales de toda la información, porque en base a los datos procesados se obtiene información para decisiones que cambian de una manera significativa la estructura organizacional de la institución.
Hay que recordar que puede estar implantado un muy buen sistema de información en una institución, mas sin embargo si los usuarios finales no cuentan con una preparación adquirida ya sea técnicamente o empíricamente, adecuada y necesaria para poder interpretar dicha información, los resultados finales que se tomaran serán erróneos y obviamente tendrán repercusiones negativas para el buen desempeño de la organización.
Para el área financiera los usuarios finales del sistema de información son los integrantes del consejo administrativo, ya que ellos analizan los reportes financieros que entrega contabilidad y auditoría para así puedan tener una representación clara de la posición financiera de la empresa, el flujo de dinero que se emplea para salarios, y gastos operativos.
Para todos los tipos y tamaños de organizaciones, los sistemas de información representan un gran valor para su supervivencia y buen desempeño, ya que es vital contar con un sistema en el que interactúen de forma coordinada los colaboradores, la tecnología y procesos, dando como resultado información que sea suficiente y veraz, que garantice la seguridad y satisfacción de todos los usuarios. Para el colegio Americano, el sistema de información que actualmente opera satisface en
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gran medida las necesidades de su gestión educativa, provee seguridad tanto de la información de los recursos como también del personal, se redujo de una forma significativa el riesgo de extravió de información en relación con el registro de ingresos de colegiaturas, tomando en cuenta la limitante de generación de reportes por morosidad de los alumnos en concepto de colegiaturas que es un proceso que representa pérdida de tiempo quizá datos desactualizados. El equipo tecnológico con que se cuenta responde a las necesidades de manipulación y capacidad de resguardo de la información, garantizando a los usuarios finales un buen resultados de la gestión, y por ende demostrando a los usuarios en general del colegio, que se está comprometidos con la invocación educativa en Huehuetenango, para la formación de profesionales del nivel medio que
cuenten con capacidades y
competencias que se necesitan en este mundo en el que si no nos sumergimos en la tecnología, prácticamente nos estamos aislando del contexto actual tanto nacional como internacional.
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REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS Carmen de Pablos Heredero, J. J.-H.-R. (2006). Dirección y gestión de los sistemas de información en la empresa (2.a ed.). Madrid, España: ESIC. LAUDON, KENNETH C. LAUDON Y JANE P. (2008). SISTEMAS DE INFORMACIÓN GERENCIAL (Décima ed.). México: PEARSON EDUACIÓN. Lirio, J. M. (2010). Gestión de la RSC (1.ra ed.). (P. P. Otero, Ed.) La Coruña, España: Netbiblo,S.L.
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ANEXOS