Aspectos Tributarios Vinculados a Libros y Registros Contables Electr贸nicos y no Electr贸nicos C.P.C. F茅lix Santiago PACHAS Asti andromedaasti@gmail.com andromedaasti@Hotmail.com Expositor
• Código de Comercio Base Legal • Código Tributario Art. 87 Num. 4 y 7. • Art. 65 Ley del impuesto a la Renta. • Art. 35 Reglamento de la Ley del I.R. D.S. Nº 122-94-EF y modificatorias. • Res. Nº 234-2006/SUNAT (30.12.2006) Normas referidas a libros y registros vinculados a asuntos tributarios. • Res. Nº 230-2007/SUNAT (15.12.2007) Postergan vigencia de los artículos 12 y 13 al 2009.
Base Legal • Res. Nº 239-2008/SUNAT (31.12.2008) Modifican la Res. 2342006/SUNAT. • Res. Nº 017-2009/SUNAT (24.01.2009). Posterga Art. 13 salvo Diario Simplificado y eximen uso de BINCARD si se lleva Kardex. • Res. Nº 286-2009/SUNAT (31.12.2009) Libros Electrónicos y posterga vigencia del Art. 13 de la Res. 234-2006/SUNAT. • Res. Nº 196-2010/SUNAT (26.06.2010) Modifica Res. 2862009/SUNAT y Res. 234-2006/SUNAT.
Obligatoriedad de Llevar Libros y Registros Contables
Para efectos contables Todo negocio sea persona natural o jurídica deberá llevar necesariamente los libros principales y auxiliares obligatorios. Asimismo, podrán llevar todos aquellos que estimen conveniente para la presentación de su información de acuerdo al sistema de contabilidad que adopten. Base Legal Código de Comercio, promulgado el 15 de febrero de 1902, vigente desde el 1 de julio de 1902.
Libros y Registros Vinculados a Asuntos Tributarios Libro Caja Y Bancos Libro de Ingresos y Gastos Libro de Inventarios y Balances Libro de Retenciones Incisos e) y f) Del Articulo 34째 Impuesto a La Renta Libro Diario Libro Diario de Formato Simplificado Libro Mayor Registro de Activos Fijos
de la Ley del
Libros y Registros Vinculados a Asuntos Tributarios
Registro de Compras Registro de Consignaciones Registro de Costos Registro de Huéspedes Registro de Inventario Permanente en Unidades Físicas (BINCARD). Registro de Inventario Permanente Valorizado (KARDEX). Registro de Ventas e Ingresos Registro de Ventas e Ingresos - artículo 23° resolución de superintendencia N.° 266-2004/SUNAT
Libros y Registros Vinculados a Asuntos Tributarios • Registro del Régimen de Percepciones • Registro del Régimen de Retenciones • Registro De Retenciones Artículo 77-A de La Ley de Impuesto a La Renta • Registro IVAP • Registro(s) Auxiliar(es) de Adquisiciones - artículo 8° Resolución de Superintendencia N° 022-98/SUNAT • Registro(s) Auxiliar(es) de Adquisiciones - inciso a) primer párrafo artículo 5° Resolución de Superintendencia N° 021-99/SUNAT • Registro(s) Auxiliar(es) de Adquisiciones - inciso a) primer párrafo artículo 5° Resolución de Superintendencia N.° 142-2001/SUNAT
Libros y Registros Vinculados a Asuntos Tributarios • Registro(s) Auxiliar(es) de Adquisiciones - inciso a) primer párrafo artículo 5° Resolución de Superintendencia N.° 2562004/ SUNAT • Registro(s) Auxiliar(es) de Adquisiciones - inciso a) primer párrafo artículo 5° Resolución de Superintendencia N.° 257-2004/ SUNAT • Registro(s) Auxiliar(es) de Adquisiciones - inciso a) primer párrafo artículo 5° Resolución de Superintendencia N.° 258-2004/ SUNAT • Registro(s) Auxiliar(es) de Adquisiciones - inciso a) primer párrafo artículo 5° Resolución de Superintendencia N.° 259-2004/ SUNAT
Libros y Registros Vinculados a Asuntos Tributarios • Libro de Actas de la Empresa Individual de Responsabilidad Limitada • Libro de Actas de La Junta General de Accionistas • Libro de Actas del Directorio • Libro de Matrícula de Acciones • Libro de Planillas • Base Legal • Anexo N.° 1 de la Resolución de Superintendencia N.° 2342006/SUNAT (30-12-06).Res. 239-2008/SUNAT.
Contribuyentes del Régimen General
• Personas jurídicas contabilidad completa, salvo que los ingresos brutos anuales del año anterior no superen 150 UIT llevan Reg. De Ventas, Reg. De Compras y Libro Diario Simplificado. • Personas naturales si los ingresos brutos del año anterior no superan 150 UIT Reg. Compras, Reg. Ventas, y Libro Diario Simplificado, pero si los ingresos
Contribuyentes del RĂŠgimen General
brutos anuales son mayores a 150 UIT llevan contabilidad completa. Base legal: Art. 65 Ley del I.R. y Art. 27 D. Leg. 1086
Régimen Especial
En el Régimen Especial llevaban Reg. Compras, Reg. Ventas y libro de inventarios y balances, pero a partir de octubre 2008 sólo Reg. Compras y Reg. Ventas. Deben presentar una declaración de activos y pasivos valorizados. Base legal: Res. Nº 071-2004/SUNAT (26.03.2004) y Art. 26 D. Leg. 1086 (28.06.2008).Res. Nº 239-2008/SUNAT.
Contratos de Colaboración Empresarial
• Llevan contabilidad independiente • De no ser posible cada parte puede contabilizar las operaciones o una de las partes lleva la contabilidad previa autorización de SUNAT. • Si el contrato dura menos de tres años se comunica a SUNAT que no llevará contabilidad independiente dentro de los 5 días siguientes de celebración del contrato.
Libros que Integran la Contabilidad Completa • Libro Caja y Bancos. • Libro de Inventarios y Balances. • Libro Diario. • Libro Mayor. • Registro de Compras. • Registro de Ventas e Ingresos • Libro de Retenciones incisos e) y f) del artículo 34° de la Ley del Impuesto a la Renta
Libros que Integran la Contabilidad Completa • Registro de Activos Fijos. • Registro de Costos. • Registro de Inventario Permanente en Unidades Físicas. • Registro de Inventario Permanente Valorizado • Base legal: • Articulo 12 de la Resolución de Superintendencia N.° 234-2006/SUNAT (30-12-06).
Libros que Integran la Contabilidad Completa
• RTF Nº 01254-5-2002 El sistema de contabilidad de costos para las empresas comerciales es el Registro Valorizado de Inventario Permanente. • RTF Nº 05065-3-2003 Contabilidad de costos, es decir control de inventario permanente en unidades y valorizado.
Legalización de los Libros y Registros
• Los libros y registros se legalizan antes del uso por notario o a falta de éste, por el juez de paz de la provincia del domicilio fiscal del deudor tributario, salvo en Lima y Callao. • Base Legal: • Articulo 2 y 3 de la Resolución de Superintendencia N.° 234-2006/SUNAT (30-12-06). • En libros electrónicos no hay legalización
Legalizaciรณn de los Libros y Registros โ ข RTF Nยบ 11131-4-2007 Se configura la infracciรณn de llevar los libros y/o registros sin observar la forma y condiciones establecidas en las normas correspondientes si se legaliza ante juez de paz habiendo notario en la zona del domicilio fiscal.
Datos que Debe Contener la Constancia de Legalización •
Número de legalización asignado por el notario o juez, según sea el caso;
•
Nombres y apellidos, denominación o razón social del deudor tributario, según sea el caso;
•
Número de Registro Único del Contribuyente - RUC;
•
Denominación del libro o registro;
•
Fecha de incautación del libro o registro anterior de la misma denominación y la autoridad que ordenó la diligencia de ser el caso.
Datos que Debe Contener la Constancia de Legalización •
Número de folios de que consta;
•
Fecha y lugar en que se otorga; y,
•
Sello y firma del notario o juez, según sea el caso
•
El notario público o juez, deberá sellar todas las hojas del libro o registro, las mismas que deberán estar debidamente foliadas, incluso cuando se lleven utilizando hojas sueltas, continuas.
•
Base legal:
•
Articulo 2 de la Resolución de Superintendencia N.° 2342006/SUNAT (30-12-06).
Obligaciones de los Notarios • Los notarios o jueces deben llevar un registro cronológico de las legalizaciones, indicar: • Número de la legalización. • Los apellidos y nombres, denominación o razón social del deudor tributario. • El número de RUC. • La denominación del libro o registro • La fecha de Ia incautación del libro o registro anterior de la misma denominación y la autoridad que ordeno la diligencia de ser el caso.
Obligaciones de los Notarios • El número de folios de que consta y • La fecha en que se otorga la legalización. • El número de legalización no debe contener caracteres distintos, tales como letras Base legal: • Articulo 2 de la Resolución de Superintendencia N.° 234-2006/SUNAT (30-12-06).
Legalización del Segundo y Siguientes Libros y Registros Libros y Registros en hojas sueltas o continuas Presentar el último folio legalizado por notario del libro o registro anterior. Libros y Registros manuales Acreditar que se ha concluido con el anterior. La acreditación de los libros o registros concluidos, se efectuará con la presentación del libro o registro anterior concluido o fotocopia legalizada por notario del donde conste la legalización y el último folio del mencionado libro o registro.
Legalización del Segundo y Siguientes Libros y Registros •
Libros y registros perdidos o destruidos por siniestro, asalto u otros En los casos de pérdida o destrucción por siniestros, asalto u otros, se deberá presentar la comunicación que se encuentran obligados a realizar para efectos de informar a la SUNAT sobre la ocurrencia de estos hechos. Base legal: Articulo 4 de la Resolución de Superintendencia N.° 2342006/SUNAT (30-12-06).
Empaste de los Libros y Registros • El empaste debe realizarse de ser posible, hasta por un ejercicio gravable, como máximo, dentro de los cuatro primeros meses del ejercicio gravable siguiente al que correspondan las operaciones. • En libros electrónicos no hay empaste.
Empaste de los Libros y Registros • Sin embargo, cuando el número de hojas continuas sea menor a veinte, podrá contener dos o más ejercicios gravables, y se tendrá como plazo máximo dentro de los cuatro primeros meses del ejercicio gravable siguiente a aquél en que se reunieron veinte hojas sueltas o continuas. • Al realizar el empaste se incluirán las hojas que hayan sido anuladas. A tal efecto, la anulación se realizará tachando o inutilizando las hojas de manera visible.
Empaste de los Libros y Registros
• Las hojas sueltas o continuas correspondientes a un libro o registro de una misma denominación, que no hubieran sido utilizadas para el registro de operaciones del ejercicio del que se trate, podrån emplearse para el registro de operaciones del ejercicio inmediato siguiente.
Empaste de los Libros y Registros • En el caso de realizarse el empaste en varios tomos, cada uno incluirá como primera página una fotocopia del folio que contenga la legalización del libro o registro al que corresponde. Base legal: Articulo 5 de la Resolución de Superintendencia N.° 234-2006/SUNAT (30-12-06).
Forma de Llevar los Libros y Registros –
Datos de cabecera:
Denominación del libro o registro. Periodo y/o ejercicio al que corresponde la información registrada. Número de RUC del deudor tributario, Apellidos y Nombres, Denominación y/o Razón Social.
Forma de Llevar los Libros y Registros • Libros o registros llevados en forma manual, bastará con incluir los datos en el Primer folio de cada período o ejercicio. • El Libro de Ingresos y Gastos, sólo podrán incluir como datos de cabecera la denominación del libro o registro y el periodo y/o ejercicio al que corresponde la información registrada
Forma de Llevar los Libros y Registros •
Registro de las operaciones Se debe anotar las operaciones considerando lo siguiente: Orden para el registro de las operaciones Orden cronológico o correlativo salvo que por norma especial se establezca un orden predeterminado. Enmendaduras, alteraciones De manera legible, sin espacios ni líneas en blanco, interpolaciones, enmendaduras, ni señales de haber sido alteradas.
Forma de Llevar los Libros y Registros
• Utilizando el Plan Contable General Revisado vigente (Plan Contable General Empresarial a partir de ) con cuentas contables desagregadas como mínimo a nivel de los dígitos establecidos en dicho plan, salvo que por norma tributaria se obligue a una desagregación mayor.
Forma de Llevar los Libros y Registros • Totalización de las operaciones Por cada folio, columna o cuenta contable se debe totalizar las cantidades hasta obtener el total general del período o ejercicio. Para el traslado de los totales acumulados en cada folio al folio siguiente se utilizará la frase “VAN" y en la primera línea del folio siguiente se registrará el total acumulado del folio anterior precedido de la frase “VIENEN". Al final del período o ejercicio gravable, se realizará el correspondiente cierre registrando el total general
Forma de Llevar los Libros y Registros • Cuando no se tenga operaciones que registrar En caso de no realizarse operaciones en un determinado periodo o ejercicio gravable, se registrará la leyenda “SIN OPERACIONES” en el folio correspondiente. • Moneda e idioma para el registro En moneda nacional y en castellano, salvo las excepciones previstas por el Código Tributario.
Forma de Llevar los Libros y Registros
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Asientos de ajustes y reclasificaciones Deben Incluir los registros o asientos de ajuste, reclasificación o rectificación.
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Adhesión de hojas o folios Deben contener folios originales, no se admite la adhesión de hojas o folios, salvo disposición legal en contrario. RTF Nº 6896-42002 constituye infracción adherir fragmentos de hojas.
•
Firmas en el Libro de Inventarios y Balances Libro de Inventarios y Balances debe ser firmado al cierre de cada período o ejercicio, por el deudor tributario o su representante legal, así como por el Contador Público Colegiado o el Contador Mercantil responsable de su elaboración.
Forma de Llevar los Libros y Registros
Para los siguientes libros no resulta de aplicación las obligaciones anteriores: • Libro de Actas de la EIRL Regulado en la Ley de la EIRL • Libro de Actas de la Junta General de Accionistas, Libro de Actas del Directorio y Libro de Matrícula de Acciones Regulado en la Ley General de Sociedades.
Forma de Llevar los Libros y Registros • El Libro de Planillas Regulado por el Decreto Supremo N° 001-98-TR y normas modificatorias Base legal: Articulo 6 de la Resolución de Superintendencia N.° 234-2006/SUNAT (30-12-06).
Uso de Libros y/o Registros Cuando Modifiquen Razón Social • Pueden optar por alguna de las siguientes alternativas: • Continuar utilizando los libros y registros vinculados a asuntos tributarios hasta que se terminen, en ellos se registraran las operaciones siguientes al acuerdo de modificación de denominación o razón social. Se deberá consignar adicionalmente mediante algún medio mecanizado, computarizado o un sello legible, la nueva denominación o razón social, sin superponerse a la anterior.
Uso de Libros y/o Registros Cuando Modifiquen Razón Social • Abrir nuevos libros y registros contables vinculados a asuntos tributarios deberá acreditarse haber cerrado los libros y registros u hojas sueltas o continuas no utilizadas que fueron legalizados con la anterior denominación o razón social. Base legal: Articulo 7 de la Resolución de Superintendencia N.° 234-2006/SUNAT (30-12-06).
Pérdida o Destrucción • Comunicar a la SUNAT la pérdida o destrucción por siniestro, asalto y otros de los libros, y registros vinculados a asuntos tributarios, documentos y otros antecedentes de las operaciones o situaciones que constituyan hechos susceptibles de generar obligaciones tributarias o que estén relacionados con ellas, respecto de tributos no prescritos, en un plazo que no exceda de quince (15) días hábiles de ocurrida la pérdida o destrucción
Pérdida o destrucción
• RTF Nº 0548-3-2001 y RTF Nº 0861-4-2005.Denuncia policial asentada con posterioridad al inicio de fiscalización no es prueba fehaciente.
Pérdida o Destrucción • La comunicación debe contener los libros, registros, documentos y otros antecedentes contables y tributarios así como los períodos que corresponden. Cuando se trate de libros y registros legalizados debe contener la fecha de legalización, el número de legalización, apellidos y nombre del notario o número del juzgado donde se realizó la legalización de ser el caso. • Adjuntar copia denuncia por pérdida o destrucción por siniestro, asalto y otros
Plazo Para Rehacer los Libros Contables • El plazo es de sesenta (60) días calendario, computado a partir del día siguiente de ocurridos los hechos. Sólo en el caso que medien razones justificadas el contribuyente podrá solicitar un plazo mayor a la SUNAT, quien previa evaluación otorgará la prórroga correspondiente. Base legal: Articulo 9, 10 y 11 de la Resolución de Superintendencia N.° 234-2006/SUNAT (30-12-06).
Plazo Para Rehacer los Libros Contables • En el caso de libros y registros electrónicos, los plazos máximos de atraso , la comunicación de la pérdida o destrucción, el plazo para rehacer y la verificación de la SUNAT se rige por la Res. Nº 234-2006/SUNAT y modificatorias. • La comunicación de la pérdida o destrucción sólo deberá ser efectuada en el caso de Principales contribuyentes y el plazo para rehacer dispuesto en la Res. 2342006/SUNAT se aplica sólo a principales contribuyentes.
Cambio de Sistema Contable • El sistema contable manual o computarizado se comunica a SUNAT a la inscripción en el RUC, si se efectúa el cambio debe ser comunicado presentando el Formulario N° 2127 - “Solicitud de Modificación de Datos, Cambio de Régimen o Suspensión Temporal de Actividades” o a través de la página web de la SUNAT, utilizando el Formulario Virtual N° 3128 - "Modificación de Datos del RUC por Internet".
Cambio de Sistema Contable โ ข RTF Nยบ 1006-4-99 (29.12.99). Los Registros de Compras y ventas son registros auxiliares y el hecho que los lleve en forma computarizada no significa que haya cambiado su sistema de contabilidad, que los demรกs libros los continua llevando de forma manual. Contribuyente no comunicรณ el cambio.
Cambio de Sistema Contable โ ข RTF Nยบ 446-2-99 (28-04-99) y RTF Nยบ 10249-5-2001 (28.12.2001). No se puede variar de sistema de contabilidad en el transcurso del ejercicio. Resoluciรณn Directoral Nยบ 553-74-EF/74. Contribuyente cambio su Registro de Ventas de manual a computarizado.
Plazo de Conservación de los Libros y Registros Contables • El numeral 7 del artículo 87 del Código Tributario, señala que los contribuyentes deberán conservar los libros y registros llevados en sistema manual, mecanizado o electrónico mientras el tributo no esté prescrito. • En el caso de Libros y registros electrónicos se conserva en medio magnético, óptico u otros similares.
Plazo de Conservación de los Libros y Registros Contables • Los principales contribuyentes deberán conservar un ejemplar adicional en un lugar distinto al domicilio fiscal cuya dirección debe hacerse conocer a SUNAT al momento de afiliarse al sistema. • Si no se cuenta con el ejemplar adicional y se pierden los libros y registros electrónicos se incurre en la infracción de no conservar los libros durante el plazo de prescripción de los tributos.
Plazo Máximo de Atraso • Ver Anexo • La fecha en que se empieza a llevar con atraso es a partir de la existencia del libro o registro. (Informe Nº 233-2005-SUNAT/2B0000). • RFT Nº 03901-4-2007; 00533-6-2006 se habían anotado operaciones de ejercicios anteriores a la legalización.
Plazo Måximo de Atraso • RTF Nº 8665-3-2001 (26.10.2001). Multa por llevar con atraso varios libros o registros es una sola y no por cada libro, multa por omitir llevar los libros o registros es una sola aun cuando se omitan llevar varios libros.
Plazo Máximo de Atraso • INFORME N° 129-2006-SUNAT/2B0000 El hecho de que el período tributario en que se haya configurado la infracción tipificada en el numeral 5 del artículo 175° del TUO del Código Tributario no se encuentre comprendido dentro de los períodos materia del procedimiento de verificación o fiscalización no constituye impedimento para la aplicación de la sanción correspondiente a dicha infracción.
Plazo Mรกximo de Atraso
โ ข En el caso de libros y registros electrรณnicos se rige de acuerdo a la Res. Nยบ 234-2006/SUNAT.
Sistema de Libros y Registros Electrónicos • Es un mecanismo desarrollado por la SUNAT para generar los libros y/o registros de manera electrónica. • La afiliación es opcional y para los perceptores de rentas de tercera categoría que se encuentren en el RER o RG. • Una vez afiliado no procede la desafiliación. • Se entenderá generado el libro o registro electrónico con la emisión de la constancia de recepción.
Conservación de los libros y/o Registros Electrónicos • Se debe conservar los libros y/o registros electrónicos en un medio magnético, óptico u otros similares. • Los principales contribuyentes deberán conservar adicionalmente los libros y/o registros en los medios mencionados en un establecimiento distinto al domicilio fiscal, cuya dirección se debe comunicar a SUNAT al momento de afiliación al sistema.