De meesterplanners achter al dit vind je in Team Strategie & (duh) Planning. Zonder hen zouden de teams een pak minder gecoรถrdineerd kunnen samenwerken. Ze denken graag na over de toekomst en zoeken uit hoe ver we het met dit project kunnen schoppen. Iedereen is fan van team Strategie & Planning, want naast al hun eigen werk, ondersteunen ze vaak ook de andere teams als die wat hulp kunnen gebruiken. Of het nu gaat om een schouder om op te huilen, of voor een babbeltje en wat extra motivatie, team Strategie is er in tijden van hoge (en minder hoge) nood.
Bij Goesthink moet je veel goesting hebben. Goesting in samenwerken, goesting in brainstormen, goesting in plannen, goesting in creatief zijn en goesting in soms eens afdwalen. Goesthink was voor mij een leuke ervaring. Team strategie en planning was een sterk team. We hebben vooral veel samen gedaan. Onze taak bestond er vooral in om te brainstormen en vĂŠĂŠl te vergaderen. We zorgden ervoor dat we iedere keer goed voorbereid naar de vergadering kwamen, maar de grootste stenen werden verlegd tijdens onze vergaderingen. Daarom vindt u het grootste deel van onze uitgewerkte ideeĂŤn terug in onze verslagen van de vergadering.
Naast iedere voorbereiding voor de vergadering, heb ik zelf ook veel werk gestoken in ons filmpje. Ik heb het filmpje gemonteerd. Hopelijk hebt u hier dan ook van genoten.
• Ons werk • • • • •
Enkele taken Structuur website “The work” Blunders Filmpje
• Gebruikte platformen
• Structuur van de website opstellen • Samenwerking tussen teams verbeteren • Content voor de website verzamelen • Manier zoeken om lectoren te betrekken • Filmpje maken • Langetermijnstrategie uitwerken
• Social media teasing uitdenken • Website analyseren •…
De uiteindelijke beslissingen over deze onderwerpen, werden vooral afgehandeld tijdens de vergaderingen. Meer info hierover vindt u in de bijlage met alle verslagen van deze vergaderingen. In de volgende slides ziet u enkele van onze belangrijkste beslissingen en mijn persoonlijke bijdrage hieraan.
Een van de eerste taken van team strategie en planning was de structuur van de website uitwerken.
Dit deden we door de volgende stappen te doorlopen • 2 bladen: 1 met topics (vaste onderwerpen website) en 1 met artikels (voor op de blog op de website, die ook verspreid worden via de verschillende social media) • Iedereen overloopt om de beurt de 15 onderwerpen die hij/zij op de website wil, samen beslissen we of het onderwerp een vast topic voor op de website is, of dat het eerder een artikel is, we schrijven dit op het bijhorende blad • Nadat iedereen zijn onderwerpen overlopen heeft, toont Elise de mockflow van de audit van Dorien, Frederike en Kirsten van vorig jaar • We vullen nog wat onderwerpen aan op basis van deze mockflow • We kiezen de categorieën voor op de website, voorlopig kiezen we voor: “home”, “blog”, “opleiding”, “ik ben student”, “ik word student” en “praktisch” • Vervolgens verdelen we al onze topics onder deze verschillende categorieën, zo bekomen we uiteindelijk het volgende overzicht (zie afbeelding volgende pagina)
Om de rubriek ‘The work’ op de website te vullen, gingen we op zoek naar enkele goede voorbeelden van taken van de afgelopen jaren. Zo kunnen we potentiële studenten communicatiemanagement een kijkje geven in onze richting. Ik ging vooral op zoek op Issuu. Ik heb ook Lisa Schreurs gecontacteerd om goede taken van haar te verkrijgen.
Om Goesthink op de kaart te zetten, nog voor de lancering van de website, wilden we een leuke en originele campagne maken. Bij een eerste vergadering hierover gaf ik onder andere het voorstel om het idee van de masters van vorig jaar uit te werken. Na een productieve vergadering, kozen we ervoor om verder te bouwen op hun idee. Onze campagne was geboren: “Goesthink om het beter te doen?�. Iedereen van ons team ging op zoek naar goede voorbeelden van slechte communicatie. Daarmee ging Artwork verder aan de slag.
Dit zijn enkele uitwerkingen van de uiteindelijke campagne. De beelden werden verspreid op de social media kanalen van Goesthink.
Ons filmpje. We hebben hobbelige tochten doorstaan om op een idee te komen ĂŠn om ons filmpje te verwezenlijken, maar ik denk dat we trots mogen zijn op het resultaat. Als eerste stap verzamelden we allemaal ideeĂŤn om ons team voor te stellen in een video. Op een volgende vergadering hakten we de knoop door: het werd een online romance tussen Plangirl en Strategyboy. Door de twee aspecten van ons team te tonen als een romance, konden we duidelijk maken wat wij precies doen.
Ons product: een grote agenda die werkt als een soort van zakmes (er komen dus verschillende tools uit). Deze agenda heeft de volgende functies: - Een vergrootglas (staat voor het analyseren van de website) - Een lamp (staat voor de ideeën) - Een uurwerk (om goed te plannen) - Lijm (om het team samen te houden om veel en goed te vergaderen) Paul introduceert ons product (naam nog onbekend…). Jenny vindt het heel interessant en vraagt meer uitleg bij de verschillende tools. Terwijl er uitleg wordt gegeven zien we filmpjes waarin het misgaat zonder ons product en filmpjes waarin de persoon wel ons product heeft. Paul zijn stem is zo’n overdreven teleshopstemmetje. Zoiets: https://www.youtube.com/watch?v=sUxh43rCGIQ Bv: je ziet een vergadering bij ons waarbij niemand oplet, er komt iemand te laat, iemand zit constant op zijn gsm,… iemand haalt de lijm boven en gebruikt die op ons en alles gaat veel vlotter!
• Sarah Plangirl staat op haar eigen Twitterfeed te kijken: vorige tweets include dingen zoals ‘Deadlines, deadlines, Ik kan het allemaal aan’, ‘De zoektocht naar een nieuwe agenda begint #HEMA’, ‘Topplanner zijn = tijd over hebben terwijl anderen stressen! #yayme’ • Plangirl gaat naar haar Twitter-overzicht en scrollt er rustig door. • Plangirl merkt een tweet op van Strategyboy: ‘Op zoek naar handige app voor to do-lijstjes #chaosinmijnhoofd’ (ze drukt op de tweet zodat die vergroot in beeld komt en dat het voor de kijker duidelijk is dat ze naar die tweet aan het kijken is) • Plangirl krijgt op dat moment een notificatie van Trello dat er een deadline nadert (een mail ofzo, ping) • Plangirl keert terug naar haar Twitter-profiel en post een reactie op de tweet van Strategyboy: @Strategyboy22 Trello is een echte aanrader. Zeker het proberen waard! #PlanningForLife • Strategyboy tweet als reactie op Plangirl: @Plangirl Net gedownload, misschien nu eindelijk #rustinmijnhoofd • Plangirl drukt op de reageerknop en typt: @Strategyboy Voor al je planproblemen, is er Plangirl to the rescue. • ……
Pauline en ik stonden in voor het monteren van de video. Na veel knippen, plakken en een beetje vloeken, was ons filmpje af!
Aangezien planning een groot deel van ons takenpakket uitmaakt, was het ook belangrijk dat we gingen uitzoeken hoe het nu verder moet met Goesthink. Ik stelde voor om de teams te splitsen en om te opteren voor projectteams. Iedereen heeft een eigen functie (redactie, social media, strategie, analytics en artwork), maar per project werken verschillende studenten met een verschillende functie nauwer samen. Zo kan er beter op elkaar ingespeeld worden.
Om overzicht te houden op deze structuur zijn er natuurlijk nog steeds enkele leidinggevenden nodig. Zij hebben geen specifieke functie en houden vooral overzicht over de verschillende projecten. De masters hadden ongeveer hetzelfde idee. Hun voorstel vind je op de volgende pagina.
Omdat het concept van verschillende teams met elk zijn eigen premiums en masters de samenwerking binnen Goesthink niet echt bevorderde, stellen wij graag volgende nieuwe structuur voor:
Het concept “masters” wordt afgeschaft. Alle Goesthinkleden zijn “premiums”. We werken niet meer met teams, maar met functies. Elke premium kan 1, 2 of 3 functies opnemen, afhankelijk van zijn/haar talenten en/of interesses. De verschillende functies zijn: • Redactiefunctie: schrijven, interviewen, … • Artworkfunctie: filmen, fotograferen, ontwerpen, … • Social media functie: social media onderhouden, regelmatig posten, … •
Strategie functie: acties bedenken, adviezen uitwerken, …
•
Analytics functie: resultaten analyseren en advies van bijsturing uitwerken, …
Daarnaast is er één planningsduo, 2 premiums die geen functies opnemen, maar samen van alles en iedereen op de hoogte zijn. In tegenstelling tot de andere premiums hebben zij geen uitvoerende functie, maar ook zeker geen leidende functie. Wel volgen zij op de voet hoe elk project verloopt en houden de deadlines in het oog.
Aan het begin van elke nieuwe Goesthinkmaand stelt het planningsduo een schema/plan op van wat er allemaal de komende maand moet gebeuren, welke projecten allemaal moeten gerealiseerd worden. Dit lege plan wordt aan het einde van elke maand, net voor een nieuwe Goesthinkmaand start, geprojecteerd in de redactieruimte. Alle Goesthinkleden zijn aanwezig en kiezen aan welke projecten zij willen deelnemen en welke functie zij in dat project willen opnemen. Zo werken aan een simpele blogpost op de website waarschijnlijk maar 1 of 2 redactiepremiums, 1 artworkpremium, 1 social media premium, 1 strategie premium en 1 analytics premium voor enkele dagen. Voor een grote actie zal er uiteraard een groter projectteam langer aan dit project werken. Daarbovenop is er elke week 1 team het “standby team”. 1 redactie-, artwork-, social media-, strategie- en analyticspremium staan dan een week lang paraat om elke noodsituatie op te lossen, maar ook om op elke unieke kans te springen zonder dat het planningsduo hiervan op de hoogte is. (zij zijn zelf verantwoordelijk om het plan te raadplegen en op basis daarvan beslissingen te nemen) Als premium kan je per maand maximum intekenen voor 2 projecten (met dezelfde of verschillende functie, maakt niet uit). Daarnaast moet je minimum 1, liefst 2 keer per maand deel uitmaken van het standby team.
Wij gebruikten Facebook vooral in het begin van ons werk samen. Naar verloop van tijd schakelden we over naar Slack.
Hoewel Slack een handige tool is, merkten we dat Facebook een beter kanaal is om iedereen van ons team snel en in ĂŠĂŠn keer te pakken te krijgen. Elise meldde ons vaak op Facebook dat er een nieuw bericht was op Slack. Facebook werd zo een beetje een tussenweg. Verder heb ik zelf ook een paar dingen in de Facebookgroep gepost wanneer ik iets als eerder dringend zag. Hier zie je enkele voorbeeld.
Facebook werd ook gebruikt tijdens ons filmpje, toen Sara Plangirl even deel uitmaakte van ons team.
Slack werd na verloop van tijd meer en meer gebruikt. We gebruikten deze tool vooral om onze ideeĂŤn voor de volgende vergadering op te posten. Ook het algemeen kanaal van Slack werd vrij veel gebruikt. Dit was handig om een overzicht te krijgen over de algemene stand van zaken, zoals dit leuk berichtje van Amandine.
Ik vind Trello een handige tool om overzicht te houden op de taken. Door dit gestructureerd overzicht, kon ons team in ĂŠĂŠn oogopslag zien wat er nog moest gebeuren.
Ik heb wel gemerkt dat ik zelf toch iemand ben die sneller naar de traditionele middelen teruggrijpt. Ik gebruik mijn agenda heel veel en vond het handiger om alles hierin bij te houden. Hoewel deze tool voor mij persoonlijk niet direct een blijver was, zou ik het zeker wel nog gebruiken bij de verderzetting van Goesthink.
Goesthink was voor mij een leuke ervaring. Als lid van het team Strategie en Planning, merkte ik wel dat de structuur tussen de verschillende groepen nog beter kan. Ik ben er zeker van dat er nog mooie dingen zullen gebeuren met Goesthink. Het is een ideaal platform om potentiĂŤle studenten over de streep te trekken ĂŠn om de talenten van huidige studenten te ontdekken.