Reglamento Feriadex 2014-II by Feriadex

XIX FERIADEX Reglamento de Participaci贸n

COMITÉ ORGANIZADOR DE FERIADEX:

GERENTE GENERAL DE ISTECEX: Elsa María Baronio Barayba DIRECTORA GENERAL DE ISTECEX: Magaly Frías Tapia DIRECTOR ACADÉMICO: Aldrudover Blas Rivera COORDINACIÓN ACADÉMICA: Celia Sánchez Reina Evelin Aragón Grados Reynaldo Proaño Varas Julio Tenorio Pereyra Cesar Chicchon Candiotti Julio Rivero Quiroz

XIX FERIADEX

ADEX INSTITUTO DE COMERCIO EXTERIOR

Reglamento de Participaci贸n

ÍNDICE: 1. ASIGNACION DE STANDS .................................................................................... 6 2. APERTURA DE LA EXPOSICION DURANTE EL DESARROLLO DE LA FERIA ........... 7 3. DESPLAZAMIENTO DE PERSONAL DURANTE EL DESARROLLO DE LA FERIA .... 10 4. MONTAJE, DESMONTAJE, DECORACION Y USO DE LOS STANDS..................... 10 5. PROHIBICIONES ................................................................................................ 13 6. SOBRE OBRAS DE MONTAJE Y DESMONTAJE ................................................... 16 7. SEGURIDAD DURANTE LA FERIA ....................................................................... 17 8. MANTENIMIENTO DE LOS STANDS .................................................................. 17 9. EVALUACIÓN DEL STAND .................................................................................. 18 10. DISPOSICIONES FINALES: ................................................................................ 18

1. ASIGNACION DE STANDS La distribución de los Stands en la FERIADEX, se realizara de la siguiente manera:  Zona N° 1: Participantes Ciclo VI (Mercado Internacional)  Zona N° 2: Participantes Ciclo IV (Mercado Local) Además, cada zona se clasificara por sectores: alimentos, confecciones, artículos para el hogar, etc. Participantes Ciclo VI: La asignación de los stands se realizara en función a la inscripción que realice cada grupo. Para efectivizar su inscripción deberá:  Apersonarse a la Unidad de Atención al Alumno (2° Piso – Bloque B) y recabar la orden de pago.  La orden de pago a generar será dividida en dos: o Derecho de participación en FERIADEX o Derecho de participación en Cena de Fin de Feria  Apersonarse a la Coordinación Académica (2° Piso – Bloque C) y elegir la ubicación de stand, en función a las zonas predefinidas.  La elección de los stands se realizará en función al cumplimiento de lo descrito anteriormente. Participantes Ciclo IV: La asignación de los stands se realizara en función a la inscripción que realice cada grupo. Para efectivizar su inscripción deberá:  Apersonarse a la Unidad de Atención al Alumno (2° Piso – Bloque B) y recabar la orden de pago.  La orden de pago a generar será: o Derecho de participación en FERIADEX  Apersonarse a la Coordinación Académica (2° Piso – Bloque C) y elegir la ubicación de stand, en función a las zonas predefinidas.  La elección de los stands se realizará en función al cumplimiento de lo descrito anteriormente.

2. APERTURA DE LA EXPOSICION DURANTE EL DESARROLLO DE LA FERIA * FERIADEX, es el evento académico más importante de ISTECEX; por tanto, la exposición de sus stands y sus expositores deberá ser impecable. Para el efecto los expositores deberán cumplir estrictamente las siguientes condiciones en su vestimenta:  Varones: Saco y corbata.  Damas: Sastre (No minifaldas ni transparencias). * La feria se abrirá al personal de los expositores a partir de las 08.00 horas del primer día de exhibición, a fin de culminar con los últimos detalles de la presentación, para dar luego el pase al ingreso de los socios que participarán en la conferencia magistral a iniciar a partir de las 10:00 horas. * El Comité Organizador no se responsabiliza por los daños y/o pérdidas que puedan sufrir los bienes de los expositores por no haber ingresado antes de la hora de apertura de la feria, así como durante las horas de exhibición. * Queda establecido que partir del primer día de la Feria (sábado 29 de noviembre), no se podrá realizar ninguna actividad de montaje, decoración y/o arreglo de los stands y acceso de abastecimiento de mercadería y/o productos exclusivos para la exposición. * En caso extremo que el expositor no haya concluido con el montaje de su stand deberá paralizar sus actividades al momento del ingreso del público y continuarlo al día siguiente en las horas previas al inicio de actividades del segundo día. * El Expositor está obligado a abrir su stand a las 09:00 horas, antes del ingreso del público visitante; y contar permanentemente con personal para atender al público hasta la hora de cierre establecida para la exhibición.

* Para todos los casos en que no se encontrara presente personal del stand al momento de iniciar el ingreso del público, el organizador tendrá la plena facultad de retirar las protecciones de acceso al stand y de colocar a personal de la institución para desarrollar cualquier actividad que considere pertinente y durante el tiempo que lo considere, inclusive de trasladar a un almacén temporal los artículos y mobiliario del stand, sin lugar a reclamo alguno de parte del expositor infractor de no cumplir con el horario de atención. FICHA TÉCNICA DEL STAND STAND - PRE DECORADO Dimensiones:

4m2: 2m x 2m

Piso:

Tapizón acanalado de alto tránsito color gris para todos los stands.

Paneles Divisorios:

* Estructuras horizontales y verticales hechas con perfiles de aluminio anodizado. * Uniones mediante tenso chapas. * Paneles de cerramiento de melamine de 15 milímetros de espesor. * Acabado arena mate en ambas caras.

Altura:

3.00 metros

Altura Máxima Decoración:

3 metros

Frisos:

Friso de remate curvo con marco de aluminio, nombre empresa en vinyl adhesivo.

Mobiliario:

1 mesa y 2 sillas

Energía:

400 watts

Iluminación y Corriente

3 braquetes con focos de 60 watts, 1 tomacorriente doble con cableado vulcanizado.

3. DESPLAZAMIENTO DE PERSONAL DURANTE EL DESARROLLO DE LA FERIA Credencial de expositor: * El expositor contará con credenciales entregadas por el Comité Organizador para el número de integrantes de cada empresa, que usarán los estudiantes durante los días de la exposición ferial. * La credencial es el único medio de identificación de su empresa, por lo que tiene que ser usada obligatoriamente dentro del recinto ferial. * Durante el desarrollo de la exposición no está permitido que personal propio o contratado de los expositores realicen ningún tipo de actividad publicitaria (distribución de volantes o folletería) fuera del área de su stand, ni en los pasadizos, accesos o puerta de ingreso de la feria.

4. MONTAJE, DESMONTAJE, DECORACION Y USO DE LOS STANDS a. Ocupación de Stand: * Para hacer uso del stand, el expositor previamente deberá contar con el VºBº del supervisor de la feria que constatará en el mismo lugar del stand la entrega de este al expositor en el espacio previamente separado y asignado, ningún expositor podrá hacer uso del stand sin haber cumplido antes con este requisito. Al expositor sólo le está permitido ocupar el espacio del stand o área que tiene asignado según lo estipulado, tanto en ancho, largo como en altura sin sobrepasar sus medidas. * En uno de los Frisos del Stand el Comité Organizador colocará el nombre de la empresa, (tal como lo señaló el expositor en su ficha de inscripción), de manera uniforme para todos los expositores, por lo tanto no se permite colocar ningún elemento o decoración adicional en los frisos instalados en los stands. 10

* En caso el expositor deseé prescindir de las paredes y estructura del stand y recibir solo el espacio físico libre para montar su propia estructura de exposición, deberá solicitarlo por escrito al Comité Organizador hasta 2 semanas antes del día del montaje de los stands (viernes 14 de noviembre). De ser aprobada la solicitud la estructura a montar no podrá sobrepasar las medidas de largo y ancho establecidas para todos los expositores según indica la Ficha Técnica, solo podrá variar las medidas de altura según lo indique en su solicitud y previa aprobación del Comité Organizador. * Si se prescinde de las estructuras no tendrán el apoyo que se necesita para la iluminación, así como se entregara las luminarias. b. Ingreso y Salida de Bienes, Materiales y/o Equipos al Recinto Ferial: * El ingreso y salida de bienes, materiales y/o equipos al Recinto Ferial se realizará por los accesos que el Comité organizador le informará de manera oportuna. * El expositor deberá entregar en la puerta del Recinto Ferial, al personal de Seguridad acreditado, tres copias de la Guía de Remisión (anexo 1) de los bienes, materiales y equipos a ingresar; consignando el Número de Stand del expositor. En los bienes, materiales y equipos deben detallar todo mobiliario auxiliar que se coloque en el stand o área, sea materiales para decoración, exhibición de productos (que no sean muestras y solo sirvan de exhibición), equipos audiovisuales, otros equipos y similares. * La relación detallada en la Guía de Remisión será verificada y firmada por ambas partes en el momento de su ingreso. El ingreso de algún bien, material o equipo no consignado en la guía de remisión es de entera responsabilidad del expositor. El original de la guía de remisión con las firmas deberá ser presentado para su verificación al momento del desmontaje y retiro de los bienes, materiales y equipos que se hayan ingresado.

* En caso de perder la Guía de Remisión la empresa podrá recuperar lo ingresado al recinto ferial siempre y cuando nadie reclame dichos bienes, tendrán 02 días para demostrar que son propiedad de la empresa reclamante, caso contrario los artículos o bienes serán llevados a los almacenes de la institución pasando a ser donados. * El personal de la empresa expositora deberá en todo momento portar su pase de montaje/desmontaje o estar incluido en las listas registradas con anticipación, además de su DNI. c. Decoración del Stand y uso del área de exhibición durante la feria: * Corresponde a cada expositor el efectuar la decoración del stand o área asignada. De acuerdo a las indicaciones siguientes:  La organización entregará a los expositores los stands predecorados, conforme detalle en Ficha Técnica (Ver acápite N° 2 del presente Reglamento)  El expositor se compromete a entregar el stand en las mismas condiciones en que le fue entregado. En caso de colocación de zapatas o similares, el expositor se comprometerá a retirarlas finalizado el evento. El acabado final del stand deberá realizarse de manera que no afecte la presentación y espacio de los stands colindantes y utilizando solo materiales de decoración que puedan ser retirados de las paredes, frisos y pisos sin causar daños a los mismos.  El expositor que requiera retirar parcial o totalmente las instalaciones o infraestructura del stand pre- decorado, deberá solicitar estas modificaciones por escrito a los organizadores hasta la fecha máxima establecida y de acuerdo a lo señalado en el cuarto acápite del presente reglamento párrafo 3.  En caso de necesitar mayor carga eléctrica, el expositor asumirá los costos adicionales, de lo cual deberá informar del nivel de incremento de la carga eléctrica y comunicarlo como máximo 15 días antes del evento (14 de noviembre).

* Pasados los plazos establecidos no se aceptará modificación estructural alguna ni aumento de carga.

5. PROHIBICIONES a) El expositor debe tener en cuenta que está prohibido pintar, perforar, martillar o dañar de cualquier manera los elementos del stand pre decorado, así como el uso de pintura (pulverizado), pegamento, clavo, grapas, chinches o cualquier otro material que pueda dañar en alguna forma la integridad de los paneles y/o estructuras de aluminio, así como el de los stands colindantes. Se recomienda el uso de mobiliario auto soportante. El Organizador está facultado para detener cualquier trabajo que considere inadecuado o riesgoso y para ordenar el arreglo o cambio de los elementos de decoración que infrinjan el presente Reglamento. b) El expositor no podrá colocar material gráfico, banner, afiches; etc. que sobrepasen las medidas del stand. Ningún elemento podrá restar visibilidad a los stands o áreas colindantes con la única excepción de lo señalado. c) Los muebles y equipos que lleven para la decoración deben de guardar estrecha relación con el concepto de decoración de la empresa, producto y la Feria (en cuanto a colores y diseños que identifican a este evento). d) En el caso de que los componentes del stand o área asignada, sufrieran algún daño causado por el expositor, éste se hará responsable de cubrir el valor de su reposición o reparación, el cual será calculado por la empresa proveedora. No se permitirá la salida de los bienes, materiales y equipos ingresados por la empresa, en tanto no se responda por el daño causado. e) El cableado, conexión o conexiones eléctricas usadas para la decoración en el stand o área deberá usar únicamente cables vulcanizados (blindados), de forma tal que puedan ser revisadas por los organizadores y el personal de Defensa Civil destinado para el evento. Cualquier otra 13

conexión que no cumpla este requisito será retirada por la Organización de la feria. f) En general los artículos de exposición, muebles, equipos y accesorios, así como la decoración e iluminación deben cumplir con la normativa de seguridad vigente para prevenir accidentes. Por tanto, no está permitido el depósito, exposición o uso de materiales peligrosos, inflamables, pirotécnicos, explosivos e insalubres, así como cualquier tipo de sustancia peligrosa o perjudicial para la salud y los que desprendan olores desagradables que puedan ocasionar molestias a otros expositores y al público visitante. El Organizador está facultado a ordenar el retiro inmediato del stand de los artículos de exposición en cuestión y el expositor será responsable por cualquier daño o perjuicio que se cause a las instalaciones del recinto ferial. g) No está permitido pintar o cambiar el aspecto original de la alfombra del recinto ferial, debiendo ésta ser dejada en el mismo estado en que fue recibida. Pisos en linóleo, losetas asfálticas u otros similares no podrán ser fijados por el expositor directamente al piso mediante el uso de pegamento u otro material que dañe el mismo. h) Queda prohibido circular con cualquier tipo de vehículo una vez inaugurada la feria. i) No se permite la presencia de animales vivos en los stands. j) Queda prohibido proyectar cualquier tipo de imagen o haz de luz fuera del espacio adjudicado. k) Queda prohibido hacer cualquier tipo de montaje en aquellas zonas definidas como pasillos de la Feria. Ningún mueble o material de decoración podrá invadir los pasillos o interferir con la visibilidad de los stands continuos.

l) Queda prohibido utilizar equipos de audio con la finalidad de no generar molestias en los demás expositores. m) Queda establecido que la publicidad, textos o imágenes que muestren los expositores en los stands estará referida solo a su empresa y productos, respetando los derechos de autor, licencias y copyrights, la ética publicitaria, así como el respeto a la moral y buenas costumbres, el Comité Organizador está facultado para ordenar el retiro de cualquier material que a su criterio transgreda esta directiva n) Queda prohibido hacer mención en su publicidad a otras empresas, sean o no expositoras, salvo autorización solicitada al Comité Organizador. o) Queda prohibido hacer propaganda política o de cualquier otra índole, ajena a la comercial. p) Queda prohibido colocar precios visibles de los productos exhibidos en la feria. q) Queda prohibido fumar y el consumo de alimentos dentro del stand por parte del personal. r) Queda prohibido lavar cualquier material, producto, utensilios u otro en los servicios higiénicos del recinto ferial; se recomienda el uso de utensilios descartables. s) Queda prohibido dejar el stand solo dentro del horario de atención al público. Nota: Las empresas que deseen vender sus productos deben contar con RUC y boletas/Facturas según el caso, asimismo si los productos son alimentos deben contar con Registro Sanitario. El Comité Organizador está facultado a detener la venta de productos en el supuesto el expositor careciera de alguno de estos documentos.

6. SOBRE OBRAS DE MONTAJE Y DESMONTAJE * Todos los expositores, están obligados a montar, desmontar y retirar los materiales utilizados para el montaje, en los periodos de tiempo establecidos para ello. * El expositor debe de ajustarse necesariamente a las fechas y horarios establecidos para las etapas de montaje y desmontaje de los stands. Pueden ingresar al montaje del stand el único día programado (viernes 28 de noviembre) a partir de las 9:00 hasta las 20:00 horas. Las puertas de la feria se cerraran a las 21:00 horas. * El Expositor debe tener su módulo limpio de escombros, cajas y materiales que no sean de exhibición El material de embalaje, desmonte y desperdicio deberá ser retirado del recinto ferial a más tardar 30 minutos antes del ingreso del público. * Si por caso fortuito o fuerza mayor, el Expositor se viera imposibilitado de terminar la instalación de su stand en el plazo indicado, deberá solicitar autorización al Supervisor de la Feria para concluir el montaje de su módulo, fuera del horario de atención al público, debiendo terminar las obras a más tardar al día siguiente de la inauguración. * Todos los acuerdos, las autorizaciones individuales y las reglamentaciones especiales deben ser solicitados por medios escritos (cartas o correos electrónicos), y tendrán validez únicamente después que el Comité Organizador haya dado su confirmación por escrito. * En cuanto al desmontaje se realizara el domingo 30/11 previa autorización del Comité Organización de FERIADEX, a partir del cierre de feria, cuando todos nuestros visitantes se retiren. Ese mismo día todos los expositores deberán de retirar el mobiliario ingresado con el formulario respectivo y reportarlo con el personal de seguridad de la feria. No debe quedar ningún mueble en el recinto ferial ya que ese mismo día el proveedor hará el desmontaje total de todas las estructuras. 16

* El comité organizador revisará el estado de todos los stands entregados por los expositores en perfecto estado de lo contrario se tomaran la foto respectiva y la empresa tendrá que cancelar al proveedor los montos incurridos por daños a la estructura. 7. SEGURIDAD DURANTE LA FERIA * FERIADEX, dispondrá de seguridad las 24 horas, durante los días oficiales de montaje, de exhibición y de desmontaje en especial en las puertas de acceso, sin embargo el organizador no se hace responsable, por cualquier pérdida o daño ocurrido en cualquiera de las áreas de la feria durante el horario de exhibición. * El expositor debe prestar especial atención a los bienes dentro su stand o área, siendo obligatorio mantener personal en el mismo durante las horas de montaje/desmontaje y de exhibición. * Es responsabilidad del expositor la custodia de piezas y/o equipos menores tales como controles remotos, mouses, etc. además de laptops, tablets y proyectores multimedia. * Durante las horas de cierre al público, los expositores no podrán permanecer dentro del recinto después del horario de cierre del evento, excepto las personas de seguridad o de mantenimiento del evento. El expositor deberá instalar elementos temporales para impedir el acceso de las personas al interior de su stand, (toldos, cortinas, cintas de embalaje. etc.) durante los tiempos del montaje y desmontaje en los que no se encuentre en su stand, así como entre los 2 días de la feria.

8. MANTENIMIENTO DE LOS STANDS * Corresponde al expositor efectuar la limpieza de su stand o área, debiendo mantener éste limpio de escombros, cajas y materiales que no sean de la exhibición y de manera obligatoria durante los horarios de visita 17

del público. Todo desperdicio deberá ser trasladado y depositado en los contenedores de desperdicios respectivos, ubicados en las áreas predeterminadas por la organización. * Los expositores están prohibidos de quemar, triturar, incinerar materiales o generar cualquier tipo de fuentes de fuego.

9. EVALUACIÓN DEL STAND a) La evaluación es permanente se iniciara a partir de la inauguración de la Feria. b) Al momento de la evaluación deberán de estar presentes todos los integrantes de cada empresa. c) Los integrantes de cada empresa deberán de estar formalmente vestidos (hombres con terno y mujeres con tipo sastre). d) La evaluación de los stands se realizará de acuerdo a lo establecido por el comité organizador, las variables a evaluar serán comunicadas previamente por los docentes de los talleres de cada ciclo. e) Se emitirá un instructivo para la rueda de negocios.

10.

DISPOSICIONES FINALES:

* Queda establecido que el Comité Organizador tiene la facultad de desarrollar los cambios posteriores que sean indispensable y necesarios en beneficio de los intereses de la feria o por motivos obligados de fuerza mayor los cuales serán informados oportunamente a los expositores. * Cualquier asunto no contemplado en este reglamento solo podrá ser resuelto por el Comité Organizador, que tendrá la facultad de incorporar nuevas disposiciones necesarias para el mejor desarrollo del FERIADEX. COMITÉ ORGANIZADOR DE FERIADEX

Anexo 1

GUIA DE REMISIÓN - FERIADEX 2014-II

EMPRESA PRODUCTO RESPONSABLE TELÉFONO FECHA: CANTIDAD

EMAIL: SECCIÓN: PRODUCTO

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 OBSERVACIONES:

N° DE STAND: ESTADO /CONDICIÓN

INSTITUTO SUPERIOR TECNOLOGICO PRIVADO DE COMERCIO EXTERIOR RUEDA DE NEGOCIOS COMPETENCIA A EVALUAR: Negocia y lograr cerrar una operación de compra - venta internacional EMPRESA GRUPO N°

PARTICIPANTES VENDEDORES PARTICIPANTES COMPRADORES CATEGORIA

DETALLES

PUNTAJE

. Presentación de la Empresa / Brochure . Presentación del Equipo / Tarjetas personales

Apertura

Elementos a negociar

Productos a ofrecer

Aspectos logísticos

Información recibida

INTERACCION / Dialogo Comprador - Vendedor

Estilo de Presentación / Generación de Empatía

Cierre

· Precio · Cantidad · Calidad · Formas de Pago – Cobro · Forma de entrega · Otros: Envases, embalajes, garantías, etc. . Presenta Catalogo de productos . Ficha comercial del producto . Presenta lista de precios - Incluye cotizador . Presenta muestras y / o prototipos . Maneja adecuadamente la información técnica . Condiciones de venta . Presenta claramente las condiciones de entrega. . Define adecuadamente las Reglas Incoterms que ofrece. . Su propuesta presenta los envases y embalajes apropiados. . Define adecuadamente el medio de transporte, ruta e interfaces. La información recibida fue: . Clara, precisa y apropiada Los argumentos: . Son presentados con una secuencia lógica, coherente y ordenada. . Se aprecia claramente las ideas principales y secundarias. . Todos los contra-argumentos fueron precisos, relevantes y contundentes. El equipo usa adecuadamente: . Contacto visual. . Tono de voz adecuado. . Muestra entusiasmo. . Logra captar la atención e interés El equipo logró cerrar una operación de compra - venta

TODOS LA MAYORIA ALGUNOS NINGUNO (5) (4) (1) (0)

CALIFICACION OBTENIDA PUNTAJE MAXIMO

Nombre y Rubrica de Profesor - Evaluador N° 1: Nombre y Rubrica de Profesor - Evaluador N° 2:

INSTITUTO SUPERIOR TECNOLÓGICO PRIVADO DE COMERCIO EXTERIOR HOJA DE REGISTRO DE EVALUACIÓN STAND Y ATENCIÓN COMPETENCIA A EVALUAR: Diseña, implementa adecuadamente stand / Capacidad de negociación. CURSO / TALLER: GESTIÓN EMPRESARIAL

CICLO: VI

EMPRESA PRODUCTO:

MERCADO:

CRITERIOS A EVALUAR

CALIFICACIÓN OBSERVACIONES RECOMENDACIONES

STAND

Elementos decorativos Creatividad Iluminación Mobiliario Limpieza y orden PRODUCTOS A OFRECER

Carpetas de productos Información técnica Información comercial Aspectos logísticos de entrega

INSTRUMENTOS AUXILIARES

Folletos Tarjetas de presentación Formularios de registro de contactos Muestras Recursos multimedia:informaticos, audio visuales Obsequios, concursos CONTACTO CON LOS VISITANTES Vestimenta correcta

Apertura (presentación apropiada) Uso correcto de terminología Demuestra conocimiento del sector Interpreta y fundamenta adecuadamente Comenta en forma asertiva Demuestra capacidad de síntesis al explicar Dinamismo y entusiasmo Genera empatía Captura información del publico Cierre (termino de atención) Sistema de Calificación:

( 1 ) Deficiente ( 2 ) Regular ( 3 ) Bueno ( 4 ) Muy Bueno ( 5 ) Excelente

Nombre del Jurado:

Firma

Fecha

ADEX INSTITUTO DE COMERCIO EXTERIOR