18, 19 y 20 de Diciembre
Reglamento de Participaci贸n VI Ciclo
COMITÉ ORGANIZADOR DE FERIADEX: GERENTE GENERAL DE ISTECEX: Baronio Barayba, Elsa María DIRECTORA GENERAL DE ISTECEX: Frías Tapia, Magaly DIRECTOR ACADÉMICO: Blas Rivera, Aldrudover COORDINACIÓN ACADÉMICA: Aragón Grados, Evelin Chicchon Candiotti, César Proaño Varas, Reynaldo Rivero Quiroz, Julio Saavedra Rossel, Katherine Sánchez Reina, Celia Tenorio Pereyra, Julio COMITÉ OPERATIVO: Charca Huamán, Denis Oscco Alarcón, Jessica Chirinos Uribe, Lucero Pérez Pascual, Zulema
Noviembre 2015
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Reglamento de Participaci贸n
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ÍNDICE: 1. INTRODUCCIÓN ......................................................................................................................... 5 2. ELECCIÓN DE STAND ................................................................................................................. 5 3. MONTAJE Y DESMONTAJE DEL STAND ...................................................................................... 6 4. APERTURA Y DESARROLLO DE LA FERIA .................................................................................... 9 5. PROHIBICIONES ....................................................................................................................... 10 6. SEGURIDAD DURANTE LA FERIA .............................................................................................. 11 7. EVALUACIÓN ........................................................................................................................... 11 8. DISPOSICIONES FINALES .......................................................................................................... 12
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1. INTRODUCCIÓN La 21° FERIADEX es organizada por el INSTITUTO SUPERIOR TECNOLÓGICO DE COMERCIO EXTERIOR ISTECEX - ADEX, en este evento participan como expositores los alumnos de 4to y 6to ciclo con las empresas constituidas y reales que conforman durante sus años de estudio; con el objetivo de mostrar sus emprendimientos y contribuir al desarrollo de nuevas propuestas con valor agregado Lugar: El Parque de la Exposición El cronograma del desarrollo general de la feria es el siguiente: ● Montaje y decoración de stands e ingreso de los productos: o Jueves 17 de Diciembre del 2015, de 9:00 a 20:00 horas. ● Exhibición Ferial: o Viernes 18 de Diciembre del 2015, de 10:00 a 21:00 horas. o Sábado 19 de Diciembre del 2015, de 10:00 a 21:00 horas. o Domingo 20 de Diciembre del 2015, de 10:00 a 20:00 horas. ● Desmontaje de Stands: o Domingo 20 de Diciembre, de 20:00 horas a 23:00 horas.
2. ELECCIÓN DE STAND El comité organizador notificará a los alumnos el día asignado para la elección de los stands. Para hacer efectiva su inscripción y elección del stand un representante de cada empresa deberá: Paso 1: Apersonarse a la Unidad de Atención al Alumno (2° Piso – Bloque B), recabar la orden de pago y solicitar su pase de atención. Paso 2: Efectuar el pago en Caja (1er Piso). La orden de pago a generar será dividida en dos: ● Derecho de participación en FERIADEX ● Derecho de participación en Cena de Fin de Feria Paso 3: Apersonarse a la Coordinación Académica (2do Piso – Bloque C) con el comprobante de pago y elegir la ubicación de stand, en función a las zonas predefinidas. Las empresas serán atendidas según el orden de su pase y así podrán elegir la ubicación de su stand, siempre en cuando se haya realizado el pago correspondiente. Aquellos alumnos que reciban el pase de atención y no realicen el trámite de forma inmediata,
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perderá derecho sobre el mismo, teniendo como resultado la sanción de elegir su stand al final.
3. MONTAJE Y DESMONTAJE DEL STAND Ocupación de Stand: ❖ Para hacer uso del stand y empezar el montaje el Jueves 17 de diciembre del 2015, el expositor previamente deberá revisar las condiciones en las que recibe el stand, y firmará un acta ante uno de los miembros del comité organizador, declarando que lo encuentra en óptimas condiciones. Ningún expositor podrá hacer uso del stand sin haber cumplido antes con este requisito. ❖ Está permitido ocupar solo el espacio del stand o área que tiene asignado según lo estipulado, tanto en ancho, largo como en altura sin sobrepasar sus medidas. ❖ En caso el expositor desee prescindir de las paredes y estructura del stand y recibir solo el espacio físico libre para montar su propia estructura de exposición, deberá solicitarlo por escrito al Comité Organizador hasta 2 SEMANAS antes del día del montaje de los stands (Jueves 17 de diciembre), de ser aprobada la solicitud, la estructura a montar deberá estar dentro de las medidas de largo, ancho y alto establecidas en la ficha técnica. ❖ Todas las empresas deberán presentar el Plan de Trabajo hasta 2 semanas antes de la Feriadex, donde indiquen Actividades, responsables y turnos de acuerdo al formato del Anexo N°4. Ingreso de Personal: Solo podrán ingresar para el montaje, las personas que presenten su credencial de “Proveedor” o “Expositor”. Ingreso y Salida de Bienes, Materiales y/o Equipos al Recinto Ferial: ❖ El ingreso y salida de bienes, materiales y/o equipos al Recinto Ferial se realizará por los accesos que el Comité organizador le informará de manera oportuna. ❖ El expositor deberá entregar en la puerta del Recinto Ferial, al personal de Seguridad acreditado, tres copias de la Guía de Remisión (anexo 1) de los bienes, materiales y equipos a ingresar; consignando el Número de Stand del expositor. En los bienes, materiales y equipos deben detallar todo mobiliario auxiliar que se coloque en el stand o área, sea materiales para decoración, exhibición de 6
productos (que no sean muestras y solo sirvan de exhibición), equipos audiovisuales, otros equipos y similares (No se considerara el registro de celulares, laptops y tablets). ❖ La relación detallada en la Guía de Remisión será verificada y firmada por ambas partes en el momento de su ingreso. El ingreso de algún bien, material o equipo no consignado en la guía de remisión es de entera responsabilidad del expositor. El original de la guía de remisión con las firmas deberá ser presentado para su verificación al momento del desmontaje (domingo 20 de diciembre) y retiro de los bienes, materiales y equipos que se hayan ingresado. ❖ En caso de perder la Guía de Remisión la empresa podrá recuperar lo ingresado al recinto ferial siempre y cuando nadie reclame dichos bienes, tendrán 02 días para demostrar que son propiedad de la empresa reclamante, caso contrario los artículos o bienes serán llevados a los almacenes de la institución pasando a ser donados. ❖ El personal de la empresa expositora deberá en todo momento portar su credencial de “Proveedor” o “Expositor” y/o estar incluido en las listas registradas con anticipación, además de portar en todo momento su DNI. ❖ Los grupos deberán cumplir con el Plan de Trabajo presentado previamente. Decoración del Stand y uso del área de exhibición durante la feria: ❖ Corresponde a cada expositor el efectuar la decoración del stand o área asignada. De acuerdo a las indicaciones siguientes: ● La organización entregará a los expositores los stands pre-decorados, conforme detalle en Ficha Técnica del Stand. ● El expositor se compromete a entregar el stand en las mismas condiciones en que le fue entregado. En caso de colocación de zapatas o similares, el expositor se compromete a retirarlas finalizado el evento. ● Respetar la presentación y espacio de los stands colindantes ● Utilizar solo materiales de decoración que puedan ser retirados de las paredes, frisos y pisos sin causar daños a los mismos. ● En caso de necesitar mayor carga eléctrica, el expositor asumirá los costos adicionales, de lo cual deberá informar del nivel de incremento de la carga eléctrica y comunicarlo como máximo 02 semanas antes del montaje del evento (03 de diciembre). ❖ Pasados los plazos establecidos no se aceptará modificación estructural alguna ni aumento de carga. 7
❖ El Expositor debe tener su módulo limpio de escombros, cajas y materiales que no sean de exhibición El material de embalaje, y desperdicio deberá ser retirado del recinto ferial a más tardar 30 minutos antes del ingreso del público. ❖ Si por caso fortuito o fuerza mayor, el Expositor se viera imposibilitado de terminar la instalación de su stand en el plazo indicado, deberá solicitar autorización al Supervisor de la Feria para concluir el montaje de su módulo, fuera del horario de atención al público, debiendo terminar las obras a más tardar al día siguiente de la inauguración. Ficha Técnica del Stand STAND - PRE DECORADO Dimensiones:
2 4m : 2m x 2m (1.94 x 1.94 en el interior)
Piso:
Tapizón acanalado de alto tránsito color gris para todos los stands.
Paneles Divisorios:
* Estructuras horizontales y verticales hechas con perfiles de aluminio anodizado. * Uniones mediante tenso chapas. * Paneles de cerramiento de melamine de 15 milímetros de espesor. * Acabado blanco mate en ambas caras.
Altura Máxima Decoración: Frisos: Mobiliario: Energía: Iluminación y Corriente
2.48 metros Friso de remate recto con marco de aluminio, nombre empresa en vinyl adhesivo. 1 mesa, 2 sillas y 1 tacho de basura 400 watts 3 braquetes con focos de 60 watts, 1 tomacorriente doble con cableado vulcanizado.
Desmontaje ❖
En cuanto al desmontaje se realizará el domingo 20 de diciembre previa autorización del Comité Organización de FERIADEX, a partir del cierre de feria, cuando todos los visitantes se retiren. Ese mismo día todos los expositores deberán de retirar el mobiliario ingresado con el formulario respectivo y reportarlo con el personal de seguridad de la feria. No debe quedar ningún mueble en el recinto ferial ya que ese mismo día el proveedor hará el desmontaje total de todas las estructuras. 8
❖ El comité organizador revisará el estado de todos los stands entregados por los expositores en perfecto estado de lo contrario se tomará la foto respectiva y la empresa tendrá que cancelar al proveedor los montos incurridos por daños a la estructura. ❖ En el caso de que los componentes del stand o área asignada, sufrieran algún daño causado por el expositor, éste se hará responsable de cubrir el valor de su reposición o reparación, el cual será calculado por la empresa proveedora. No se permitirá la salida de los bienes, materiales y equipos ingresados por la empresa, en tanto no se responda por el daño causado. ❖ El cableado, conexión o conexiones eléctricas usadas para la decoración en el stand o área deberá usar únicamente cables vulcanizados (blindados), de forma tal que puedan ser revisadas por los organizadores y el personal de Defensa Civil destinado para el evento. Cualquier otra conexión que no cumpla este requisito será retirada por la Organización de la feria.
4. APERTURA Y DESARROLLO DE LA FERIA ❖ La feria se abrirá a los expositores a partir de las 08.00 horas del día viernes 18 de Diciembre, a fin de aperturar y ordenar sus stands. Es indispensable que porten sus credenciales de “Expositor”. ❖ El Expositor está obligado a abrir su stand a las 09:00 horas, antes del ingreso del público visitante; y contar permanentemente con personal para atender al público hasta la hora de cierre establecida para la exhibición. ❖ El ingreso al público en general será a partir de las 10:00 horas del día viernes 18
de Diciembre. ❖ El Comité Organizador no se responsabiliza por los daños y/o pérdidas que puedan sufrir los bienes de los expositores por no haber ingresado antes de la hora de apertura de la feria, así como durante las horas de exhibición. ❖ Queda establecido que a partir del primer día de la Feria (viernes 18 de Diciembre), no se podrá realizar ninguna actividad de montaje, decoración y/o arreglo de los stands y acceso de abastecimiento de mercadería y/o productos exclusivos para la exposición.
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❖ Durante el desarrollo de la exposición no está permitido que personal propio o contratado de los expositores realicen ningún tipo de actividad publicitaria (distribución de volantes o folletería) fuera del área de su stand, ni en los pasadizos, accesos o puerta de ingreso de la feria. ❖ Para todos los casos en que no se encontrara presente personal del stand al momento de iniciar el ingreso del público, el organizador tendrá la plena facultad de retirar las protecciones de acceso al stand y de colocar a personal de la institución para desarrollar cualquier actividad que considere pertinente y durante el tiempo que lo considere, inclusive de trasladar a un almacén temporal los artículos y mobiliario del stand, sin lugar a reclamo alguno de parte del expositor infractor de no cumplir con el horario de atención.
5. PROHIBICIONES ❖ El expositor debe tener en cuenta que está prohibido pintar, perforar, martillar o dañar de cualquier manera los elementos del stand pre decorado, así como el uso de pintura (pulverizado), pegamento (UHU, Terockal, cemento africano, etc), clavo, grapas, chinches o cualquier otro material que pueda dañar en alguna forma la integridad de los paneles y/o estructuras de aluminio, así como el de los stands colindantes. El Organizador está facultado para detener cualquier trabajo que considere inadecuado o riesgoso y para ordenar el arreglo o cambio de los elementos de decoración que infrinjan el presente Reglamento. ❖ No está permitido pintar o cambiar el aspecto original de la alfombra del recinto ferial, debiendo ésta ser dejada en el mismo estado en que fue recibida. ❖ Queda prohibido proyectar cualquier tipo de imagen o haz de luz fuera del espacio adjudicado. ❖ Queda prohibido utilizar equipos de audio con la finalidad de no generar molestias en los demás expositores. ❖ Queda establecido que la publicidad, textos o imágenes que muestren los expositores en los stands estará referida sólo a su empresa y productos, respetando los derechos de autor, licencias y copyright, la ética publicitaria, así como el respeto a la moral y buenas costumbres, el Comité Organizador está facultado para ordenar el retiro de cualquier material que a su criterio transgreda esta directiva ❖ Queda prohibido hacer mención en su publicidad a otras empresas, sean o no expositoras, salvo autorización solicitada al Comité Organizador.
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❖ Queda prohibido colocar precios visibles de los productos exhibidos en la feria. ❖ Queda prohibido fumar y el consumo de bebidas alcohólicas dentro del stand por parte de los expositores. ❖ Los expositores no podrán propalar ninguna clase de música y video sin previamente acreditar el cumplimento de las disposiciones vigentes pertinente ante APDAYC, UNIMPRO u entidades similares. Nota: Las empresas que deseen vender sus productos deben contar con RUC y boletas/Facturas según el caso, asimismo si los productos son alimentos deben contar con Registro Sanitario. El Comité Organizador está facultado a detener la venta de productos en el supuesto el expositor careciera de alguno de estos documentos.
6. SEGURIDAD DURANTE LA FERIA ❖ FERIADEX, dispondrá de seguridad las 24 horas, durante los días oficiales de montaje, de exhibición y de desmontaje en especial en las puertas de acceso, sin embargo el organizador no se hace responsable, por cualquier pérdida o daño ocurrido en cualquiera de las áreas de la feria durante el horario de exhibición. ❖ Los expositores no podrán permanecer dentro del recinto después del horario de cierre del evento. ❖ El expositor deberá instalar elementos temporales para impedir el acceso de las personas al interior de su stand, (toldos, cortinas, cintas de embalaje. etc.) durante los tiempos del montaje y desmontaje en los que no se encuentre en su stand, así como entre los 3 días de la feria.
7. EVALUACIÓN ❖ La evaluación es permanente y se iniciará a partir del montaje del stand. ❖ Al momento de la inauguración deberán de estar presentes todos los integrantes de cada empresa, pasada la actividad, deberán estar presentes de acuerdo a su Plan de Trabajo presentado. ❖ Los integrantes de cada empresa deberán estar formalmente vestidos (hombres con terno, mujeres con tipo sastre, vestidos o faldas a la rodilla, sin escotes ni transparencias). Los señores y señoritas que no cumplan con el código de vestimenta serán retirados del recinto ferial.
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❖ La evaluación de los stands se realizará de acuerdo a lo establecido por el Comité Organizador, las variables a evaluar serán comunicadas previamente por los docentes de los talleres de cada ciclo. ❖ El cuaderno de negociaciones será entregado, calificado y observado. ❖ Se emitirá un instructivo para la Rueda de Negocios.
8. DISPOSICIONES FINALES ❖ Queda establecido que el Comité Organizador tiene la facultad de desarrollar los cambios posteriores que sean indispensable y necesarios en beneficio de los intereses de la feria o por motivos obligados de fuerza mayor los cuales serán informados oportunamente a los expositores. ❖ Cualquier asunto no contemplado en este reglamento solo podrá ser resuelto por el Comité Organizador, que tendrá la facultad de incorporar nuevas disposiciones necesarias para el mejor desarrollo del FERIADEX.
COMITÉ ORGANIZADOR DE FERIADEX
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Anexo N°1
GUIA DE REMISIÓN
EMPRESA PRODUCTO RESPONSABLE TELÉFONO
EMAIL:
FECHA:
SECCIÓN: CANTIDAD
PRODUCTO
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 OBSERVACIONES:
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N° DE STAND: ESTADO /CONDICIÓN
Anexo N°2 INSTITUTO SUPERIOR TECNOLOGICO PRIVADO DE COMERCIO EXTERIOR RUEDA DE NEGOCIOS COMPETENCIA A EVALUAR: Negocia y lograr cerrar una operación de compra - venta internacional EMPRESA
GRUPO N°
PARTICIPANTES VENDEDORES PARTICIPANTES COMPRADORES CATEGORIA
DETALLES
Apertura
Elementos a negociar
Productos a ofrecer
Aspectos logísticos
Información recibida
INTERACCION / Dialogo Comprador - Vendedor
Estilo de Presentación / Generación de Empatía
Cierre
PUNTAJE
. Presentación de la Empresa / Brochure . Presentación del Equipo / Tarjetas personales · Precio · Cantidad · Calidad · Formas de Pago – Cobro · Forma de entrega · Otros: Envases, embalajes, garantías, etc. . Presenta Catalogo de productos . Ficha comercial del producto . Presenta lista de precios - Incluye cotizador . Presenta muestras y / o prototipos . Maneja adecuadamente la información técnica . Condiciones de venta . Presenta claramente las condiciones de entrega. . Define adecuadamente las Reglas Incoterms que ofrece. . Su propuesta presenta los envases y embalajes apropiados. . Define adecuadamente el medio de transporte, ruta e interfaces. La información recibida fue: . Clara, precisa y apropiada Los argumentos: . Son presentados con una secuencia lógica, coherente y ordenada. . Se aprecia claramente las ideas principales y secundarias. . Todos los contra-argumentos fueron precisos, relevantes y contundentes. El equipo usa adecuadamente: . Contacto visual. . Tono de voz adecuado. . Muestra entusiasmo. . Logra captar la atención e interés El equipo logró cerrar una operación de compra - venta
TODOS (5)
LA MAYORIA ALGUNOS (4) (1)
NINGUNO (0)
TODOS (5)
LA MAYORIA ALGUNOS (4) (1)
NINGUNO (0)
TODOS (5)
LA MAYORIA ALGUNOS (4) (1)
NINGUNO (0)
TODOS (5)
LA MAYORIA ALGUNOS (4) (1)
NINGUNO (0)
TODOS (5)
LA MAYORIA ALGUNOS (4) (1)
NINGUNO (0)
TODOS (5)
LA MAYORIA ALGUNOS (4) (1)
NINGUNO (0)
TODOS (5)
LA MAYORIA ALGUNOS (4) (1)
NINGUNO (0)
0
15
CALIFICACION OBTENIDA PUNTAJE MAXIMO
50
Nombre y Rubrica de Profesor - Evaluador N° 1: Nombre y Rubrica de Profesor - Evaluador N° 2:
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28
7
0
Anexo N°3 INSTITUTO SUPERIOR TECNOLÓGICO PRIVADO DE COMERCIO EXTERIOR HOJA DE REGISTRO DE EVALUACIÓN STAND Y ATENCIÓN COMPETENCIA A EVALUAR: Diseña, implementa adecuadamente stand / Capacidad de negociación. CURSO / TALLER: GESTIÓN EMPRESARIAL EMPRESA PRODUCTO:
CICLO: VI MERCADO:
CRITERIOS A EVALUAR STAND
CALIFICACIÓN OBSERVACIONES RECOMENDACIONES
Elementos decorativos Creatividad Iluminación Mobiliario Limpieza y orden PRODUCTOS A OFRECER
Carpetas de productos Información técnica Información comercial Aspectos logísticos de entrega
INSTRUMENTOS AUXILIARES
Folletos Tarjetas de presentación Formularios de registro de contactos Muestras Recursos multimedia:informaticos, audio visuales Obsequios, concursos CONTACTO CON LOS VISITANTES Vestimenta correcta
Apertura (presentación apropiada) Uso correcto de terminología Demuestra conocimiento del sector Interpreta y fundamenta adecuadamente Comenta en forma asertiva Demuestra capacidad de síntesis al explicar Dinamismo y entusiasmo Genera empatía Captura información del publico Cierre (termino de atención) Sistema de Calificación:
( 1 ) Deficiente ( 2 ) Regular ( 3 ) Bueno ( 4 ) Muy Bueno ( 5 ) Excelente
Nombre del Jurado:
Firma
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Fecha
Anexo N°4
PLAN DE TRABAJO - FERIADEX EMPRESA: PRODUCTO: 1.2.INTEGRANTES: 3.4.SECCIÓN: Fecha
5.6.7.STAND: Actividades
Horario
Día 1: Pre-Feria Día 2: Durante la Feria Día 3: Durante la Feria Día 4: Durante la Feria
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Responsable
Recursos Requeridos
Anexo N째5
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ADEX INSTITUTO DE COMERCIO EXTERIOR
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