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GPPD- Módulo 8- Arquivo: Organização e Manutenção

Índice • • • • • • • • • • • • • • •

Conceito de Arquivo Funções do Arquivo Tipos de Arquivo Características do Arquivo Tipos de Documentação Operações com Arquivos Técnicas e Métodos de Arquivo Sistemas de Classificação dos Documentos/Codificação Formas de Recuperação e Controlo de Registos Atualização de Arquivo Prazos de Conservação de Documentos Equipamentos de Arquivo Plano de Arquivo Novas Técnologias em Arquivo Utilidade da Microinformática na Gestão da Documentação

Conceito de Arquivo • É o conjunto de documentos produzidos por uma instituição no decurso da sua atividade.

• Um arquivo deve ser conservado integralmente e nunca separado, dividido ou organizado segundo critérios que não os da sua organização original. O arquivo é a unidade de informação que recolhe, trata, conserva e divulga os documentos.

• Arquivar é uma forma de conservar por ordem, toda a correspondência ou documentação que faça parte de uma empresa ou indivíduo. O arquivo é uma forma de proteção contra a deterioração, destruição ou perda de documentos, facilitando ao mesmo tempo a consulta e localização de documentos.

Funções do Arquivo •

Sabendo já como é importante para o bom funcionamento da empresa a tarefa do Arquivo, vejamos as suas funções: ▫ Classificar os documentos de acordo com critérios previamente definidos; ▫ Ordenar e arquivar os documentos classificados; ▫ Permitir o acesso rápido aos documentos; ▫ Servir de prova.

• O registo e a classificação dos documentos exigem o conhecimento dos vários sistemas de classificação e ordenação de documentos e das respetivas vantagens e inconvenientes.

Tipos de Arquivo • Quanto á sua tipologia, podemos classificar o arquivo de várias formas: ▫ Quanto á forma ▫ Quanto á frequência da consulta ▫ Quanto á localização

Tipos de Arquivo Arquivos horizontais ou planos • Quanto á forma

Arquivos Verticais • Este critério baseia-se na posição que o documento ocupa no móvel onde é arquivado. • Nos Arquivos horizontais, os documentos são guardados uns a seguir aos outros, apoiando-se sobre a sua superfície maior. • Nos Arquivos verticais, os documentos apoiam-se na sua superfície mais pequena, uns após os outros, tal como acontece com os livros de uma biblioteca.

Tipos de Arquivo Arquivo Activo • Quanto á frequência da consulta

Arquivo Semi-Activo

Arquivo Inactivo

• Arquivo Activo — é constituído por documentos frequentemente utilizados, devendo o arquivo estar acessível ao seu utilizador. • Arquivo Semi-Activo — os documentos que o constituem são utilizados ocasionalmente. No entanto, a

sua acessibilidade terá de ser garantida. • Arquivo Inactivo — é constituído por documentos referentes a actos/acontecimentos passados, sendo, por esta razão, raramente utilizados, devendo ser guardados em locais adaptados a esse fim. Este tipo de arquivo tem uma utilização mais de carácter histórico ou jurídico, razão pela qual deverá ser feita a microfilmagem dos documentos como forma de evitar a sua deterioração.

Tipos de Arquivo Arquivo Centralizado

Quanto á localizaçã0 Arquivo Descentralizado

• Arquivo Centralizado – Os documentos não são separados pelos diversos serviços da organização, havendo um sector especializado que é responsável pelo arquivo de todos os documentos da organização, da empresa, etc. • Este tipo de arquivo requer utilização de pessoal especializado e é necessário um trabalho sistemático e regular, de forma a permitir o arquivo de todos os documentos provenientes dos diversos serviços.

Tipos de Arquivo (Quanto á localização-continuação)

• Arquivo Descentralizado — Neste tipo de arquivo cada serviço ou departamento organiza e tem a seu cargo o arquivo dos documentos respectivos.

• A consulta dos processos ou documentos é mais rápida em comparação com a do arquivo centralizado mas, por outro lado, pode dar origem a que cada serviço organize o seu arquivo segundo os seus critérios de classificação e ordenação, não havendo uma normalização de procedimentos a nível geral da empresa, o que representa um inconveniente em termos de funcionamento do trabalho administrativo.

Características do Arquivo De acordo com a natureza da entidade produtora, os arquivos classificam-se em: Públicos

Arquivos Privados • Os Arquivos públicos são os conjuntos de documentos produzidos e/ou recebidos no exercício de suas atividades, por órgãos públicos. Arquivos públicos designam também as instituições governamentais responsáveis pela gestão e do recolha dos documentos produzidos pelo Poder Público, bem como pela sua preservação permanente e acesso. • Os Arquivos privados são conjuntos de documentos produzidos e/ou recebidos por pessoas físicas ou jurídicas, em decorrência de suas atividades, isto é, pessoais ou institucionais (eclesiásticos, corporativos, empresariais etc.).

Tipos de documentação Internos Dois grandes grupos:

Externos Documentos internos: Apenas algumas pessoas têm acesso a estes documentos. Documentos externos: Todos têm acesso aos documentos.

Tipos de documentação Informáticos Cartográficos Filmográficos Textuais

Micrográficos

Iconográficos Sonoros

Tipos de documentação • Textuais: Documentos impressos e manuscritos. • Cartográficos: Documentos com representações geográficas. • Iconográficos: Documentos que contém imagens estáticas (fotos). • Filmográficos: documento audiovisual. • Sonoros: Documentos contendo registros fonográficos. • Micrográficos: Microfilme e microficha. • Informáticos: HD, disquete, CD etc.

Retirado de: http://pt.wikibooks.org/wiki/Sistemas_operacionais/Sistemas_de_arquivos

Operações com Arquivos • Quanto ás operações com Arquivos existem várias operações tais como:

Criação Destruição Abertura Leitura

Encerramento

Operações com Arquivos • Criação: Criação sem escrita de dado algum. • Destruição: Remoção do arquivo para liberação do espaço. • Abertura: Abertura do arquivo, para colocar na memória os atributos e a lista de endereços para tornar as operações posteriores mais rápidas. • Encerramento: Remover as referências do arquivos da memória principal. • Leitura: Abertura do arquivo para leitura do seu conteúdo. • Escrita: Processo de escrita do arquivo. Geralmente a escrita começa a partir de onde estiver o ponteiro, caso esse ponteiro esteja no final do arquivo ou durante a escrita o final for atingido, o arquivo aumentará de tamanho.

Retirado de: http://joaquim_ribeiro.web.simplesnet.pt/Arquivo/Sistemas.htm

Técnicas e Métodos de Arquivo • Para que um arquivo responda às solicitações que lhe são continuamente dirigidas é necessário o recurso a sistemas classificativos e aos chamados suportes materiais, como sejam: as estantes, armários, ficheiros e classificadores que mantêm a documentação devidamente ordenada e arrumada. • O arranjo da documentação, considerando a posição da mesma em arquivo, pode ser feita de acordo com um dos seguintes sistemas:

Técnicas e Métodos de Arquivo • Sistema Vertical ▫ O sistema vertical é aquele que, como o próprio nome indica, coloca os documentos (pastas, fichas, livros e outros), dispostos verticalmente, uns atrás dos outros, ou ao lado uns dos outros. ▫ O sistema vertical convencional, caracteriza-se pela recuperação da documentação de forma não automática, as pastas ou dossiers encontram-se apoiadas no fundo do classificador.

Técnicas e Métodos de Arquivo • Sistema Horizontal ▫ O sistema horizontal é constituído, geralmente, por armários ou estantes com divisões, onde se colocam os documentos uns sobre os outros. Esta forma de ordenar não é muito utilizada para os documentos administrativos, sobre tudo dossiers, processos e pastas, porque dificulta a leitura das lombadas, a sua manipulação, intercalação e integração dos elementos consultados ou novos elementos. ▫ A sua utilização está especialmente indicada para a conservação de mapas e material cartográfico de grandes dimensões.

Técnicas e Métodos de Arquivo • Sistema Rotativo ▫ O sistema rotativo é aquele em que os processos, dossiers, fichas e outros documentos se encontram apoiados e presos a um eixo vertical rotativo que permite o acesso dos utentes aos documentos que tenham necessidade de consultar. Este sistema é utilizado em serviços com exigências consultivas de rapidez e avultado número de documentação.

Retirado de: http://joaquim_ribeiro.web.simplesnet.pt/Arquivo/Tipos_classificacao.htm

Sistemas de classificação dos documentos/codificação • Existem 9 sistemas de classificação dos documentos: • Classificação Alfabética ▫ A classificação alfabética é o sistema de classificação mais conhecido, o mais utilizado e o mais antigo de todos. Se à primeira vista nos dá a sensação de ser o mais simples de aplicar, essa simplicidade é aparente. ▫ Quando a documentação a ser classificada é pouco numerosa e se refere a pessoas físicas, são poucos os problemas que surgem.

Sistemas de classificação dos documentos/codificação • Classificação Numérica ▫ A classificação numérica utiliza a sequência natural dos números inteiros para ordenar os elementos de um conjunto de documentos. Este sistema de classificação é utilizado em conjunto com outros sistemas, normalmente, com o sistema alfabético, para que se possam arquivar ou recuperar os documentos. ▫ Esta combinação pode ser traduzida em ficheiros ordenados alfabeticamente, ou mediante a utilização de meios informáticos que permitirão a localização os documentos para posterior utilização.

Sistemas de classificação dos documentos/codificação • Classificação Alfa-numérica ▫

A classificação alfa-numérica resulta da combinação dos sistemas de classificação alfabética e numérica. Baseia-se, na atribuição de um número ou conjuntos de números a uma determinada classe alfabética para posterior arquivamento e localização.

• Classificação Cronológica

▫

A classificação cronológica tem por base a possibilidade em agrupar determinado número de documentos de acordo com as divisões naturais do tempo: anos, meses, semanas, dias e horas. Este sistema, como se pode observar, é muito semelhante ao sistema numérico simples e utiliza-se, muitas das vezes, em combinação com outros sistemas classificativos, sobretudo, o alfabético.

Sistemas de classificação dos documentos/codificação • Classificação Geográfica • Este sistema utiliza um método idêntico ao cronológico com a diferença de que os documentos são classificados e agrupados com base nas divisões geográficas/administrativas do globo: países, regiões, províncias, distritos, concelhos, cidades, vilas, aldeias, bairros, freguesias, ruas e outros critérios geográficos e de localização.

• Classificação Ideológica • A classificação ideológica, também designada como ideográfica, metódica ou analítica baseia-se, fundamentalmente, na divisão de assuntos, ideias, conceitos e outras divisões, sendo os documentos referentes a um mesmo assunto ou objecto de conhecimento, ordenados segundo um conceito chave ou ideia de agrupamento, colocando-se a seguir, de forma alfabética.

Sistemas de classificação dos documentos/codificação • Classificação Decimal • O sistema de classificação decimal pode ser considerado um critério classificativo resultante da combinação da classificação numérica com a ideológica. • Classificação Decimal Universal (CDU) • A classificação Decimal Universal (CDU) é um esquema de classificação uniformizado e normalizado, amplamente usado nacional e internacionalmente, que visa cobrir e organizar a totalidade do conhecimento humano.

Sistemas de classificação dos documentos/codificação • Classificação Automática • As operações de classificação podem ser objecto de uma automatização em moldes parciais, já que a inteligência humana continua a ser indispensável para seleccionar o assunto principal e determinar as informações secundárias. Atualmente a sua aplicação é feita a título experimental em algumas bibliotecas.

Retirado de: http://www.slideshare.net/pedroapeixoto/manual-organizao-arquivos-administrativos

Formas de Recuperação e Controlo de Registos • Todas as decisões que se tomam em relação à organização e manutenção do arquivo, têm que ser do conhecimento de todos. Para tal há que desenvolver normas de arquivo, que sirvam como guia e como documento de consulta, perante as dúvidas que possam surgir.

• Devem-se recolher todos os aspectos relacionados com o funcionamento do arquivo. Os aspetos a abarcar vão desde a organização do arquivo á avaliação dos documentos, passando pela sua conservação e acesso.

• Existem vários tipos de normas de desenvolvimento fundamental: ▫ ▫ ▫ ▫

Normas de organização do arquivo Normas de conservação dos documentos nos serviços Normas de acesso Normas de selecção e avaliação

Retirado de: http://www.slideshare.net/raquellopes33483/arquivo-mt-bom

Atualização de arquivo • A Actualização do arquivo deve ser estipulada pelo responsável do mesmo de forma a que esteja o mais actualizado possível. • Deve criar-se uma rotina de arquivo que deve ser cumprido, de forma a evitar a procura e consulta de dados inexistentes. • Deve criar-se um local próprio para colocar todos os documentos que estão para arquivar. • Por exemplo: ▫

Departamento Recursos Humanos: todas as 6ªfeiras se arquivam os documentos respeitantes aos trabalhadores, nomeadamente contratos, justificações de falta, etc.

• De forma a que os processos dos colaboradores estejam actualizados.

Retirado de: http://www.slideshare.net/raquellopes33483/arquivo-mt-bom

Prazos de conservação de Documentos • Os prazos de conservação dos documentos varia consoante os sectores de actividade e se são empresas públicas ou não. • Existem legislações específicas para os diversos ministérios: • Ex: Direcção Geral Arquivos – Min. da Cultura Ministério das Finanças, Autarquias, Ministério da Educação, etc…

Prazos de conservação de Documentos • Quando falamos de empresas a legislação obriga todos a arquivar a correspondência e telegramas recebidos, documentos que provem pagamentos e os livros da sua escrituração mercantil, devendo conservá-los por um período de dez anos. • O prazo de arquivo e conservação de livros, registos e documentos de suporte, está previsto no DecretoLei nº 102/2008 de 20-06-2008, no seu artigo 52.

Retirado de: http://www.slideshare.net/raquellopes33483/arquivo-mt-bom

Equipamentos de Arquivo • Os documentos de um arquivo não se colocam diretamente em cima da estante ou nos arquivadores, metendo-se primeiro em unidades de conservação, para que os documentos fiquem protegidos do pó e luz. • O método que se escolher dependerá de factores como: ▫ O tipo de negócio a que a empresa se dedica; ▫ O tipo e o tamanho dos papéis que a secretária arquiva (correspondência, documentos legais, projectos, gráficos ou desenhos); ▫ Quantidade de material a arquivar ou a frequência com que se precise do mesmo.

Equipamentos de Arquivo • Entre os arquivadores e unidades de conservação convém destacar: • Arquivadores de argolas - apropriados para arquivar a correspondência, listas, esquemas ou tabelas estatísticas. • Quando não convém furar os documentos, podem utilizar os modelos mais largos que permitem colocálos embolsas de plástico com os lados perfurados.

Equipamentos de Arquivo • • • • • •

Caixas Pastas de mola e com bandanas Pastas de pendurar Tubos Envelopes Bolsas

• São outros exemplos de equipamentos para arquivar documentos

Retirado de http://www.slideshare.net/raquellopes33483/arquivo-mt-bom :

Plano de arquivo • Uma vez que todo o sistema de arquivo tem que se adaptar às variadas condições em que opera a empresa,

logo

qualquer

colaborador

deve

estudar um plano próprio de arquivo começando por apreciar os seguintes elementos:

Plano de arquivo ▫ Os tipos de material a arquivar; ▫ A finalidade com que é efectuado o arquivo; ▫ A quantidade de material a arquivar ▫ As aparelhagens disponíveis; ▫ Onde se efectua o arquivo; ▫ Quando deve ser efectuado e de quanto tempo se dispõe

para cada operação; ▫ As futuras ampliações previstas para o trabalho de arquivo;

Plano de arquivo • Carateristicas do Plano de Arquivo: ▫ Permitir realizar o trabalho de arquivo com a máxima simplicidade e rapidez; ▫ Determinar os critérios das categorias e a ordem de classificação dentro de cada categoria; ▫ Facilitar tanto quanto possível os trabalhos que se seguem à classificação;

▫ Ter em conta as exigências futuras e um grau adequado de flexibilidade; ▫ Indicar quais são as categorias em que deve ser dividido o material.

Retirado de: http://www.slideshare.net/raquellopes33483/arquivo-mt-bom

Novas Tecnologias em Arquivo • Como guardar os documentos em papel é caro e exige grandes espaços, recorreu-se como alternativa à microfilmagem, técnica que consiste em fotografar o documento original com uma máquina que contém um filme de formato reduzido. • Uma vez revelado o negativo, aparece uma cópia de tamanho reduzido. As imagens reduzidas são armazenadas em rolos de filmes ou em transparências.

Novas Tecnologias em Arquivo • Vantagens: • REDUÇÃO DE ESPAÇO

▫ A típica redução de espaço proporcionada pelo microfilme, é de 98% ou mesmo superior. Toda a documentação de um normal arquivo de aço com 4 gavetas, poderá estar contida em tão somente 2 rolos de microfilme, que cabem numa única mão.

Novas Tecnologias em Arquivo • RAPIDEZ DE ACESSO À INFORMAÇÃO ▫ É evidente que localizar um documento em microfilme, é incomparavelmente mais rápido, do que em arquivos convencionais ou quilométricos corredores com caixas de documentos. ▫ É possível seleccionar um documento entre milhões em apenas alguns segundos (em alguns casos frações de segundos), sem ser necessário sair da cadeira.

Novas Tecnologias em Arquivo • BAIXO CUSTO ▫ Os custos totais de implementação do microfilme, variam de aplicação para aplicação e até mesmo de empresa para empresa. ▫ Falando genericamente, o custo em alguns casos é muito inferior ao simples custo de armazenamento do papel convencional. ▫ Um indicador seguro de que um processo de arquivo micrográfico é económico, é o facto de os bancos serem os principais utilizadores.

Novas Tecnologias em Arquivo • INTEGRIDADE DO ARQUIVO ▫ Com a utilização do microfilme fica assegurado o arquivo correcto de qualquer documento e a função de rearquivar um microfilme, é simplesmente rebobinar uma bobina. ▫ Não existem caixas, caixotes, pacotes e funcionários exaustos. ▫ No microfilme, os documentos estão sempre na ordem correcta.

Novas Tecnologias em Arquivo • SEGURANÇA ▫ Não existe nenhuma outra forma mais prática, económica e segura, contra sinistros naturais ou provocados, de que o microfilme. ▫ São inúmeros os exemplos de empresas e organismos que salvaram os seus documentos de desastres, graças ao microfilme.

Novas Tecnologias em Arquivo •. • BAIXOS CUSTOS DE MANUTENÇÃO ▫ Considerando o grande aproveitamento de espaço proporcionado pelo microfilme, resultando de uma grande concentração de informações, o baixo custo de manutenção é uma consequência quase imediata.

Novas Tecnologias em Arquivo • FÁCIL E RÁPIDA REPRODUÇÃO ▫ Todo um arquivo de microfilme pode ser fácil, rápida e economicamente duplicado. • FACILIDADE DE ACESSO A DOCUMENTAÇÃO "RARA" OU "ÚNICA”. ▫ Documentos históricos, em arquivos de outros países, estão hoje em Portugal graças ao microfilme.

Novas Tecnologias em Arquivo • MELHORES CONDIÇÕES DE TRABALHO ▫ Os sistemas de microfilmagem proporcionam melhores condições de trabalhos a quem tem que manusear documentação em todas as áreas. ▫ Consequentemente a empresa ganhará em produtividade e eficácia.

Retirado de. : http://www.slideshare.net/raquellopes33483/arquivo-mt-bom

Utilidade da Microinformática na Gestão da Documentação

• O que é a micro - informática? ▫ Conhecido como o microcomputador, ou PC (Personal Computer). Máquinas pequenas, capazes de desenvolver os mais sofisticados trabalhos, e que se aperfeiçoam cada vez mais.

• Qual a utilidade da microinformática na gestão da documentação? ▫ Redução do espaço; ▫ Facilidade no acesso aos documentos; ▫ Maior segurança.

FIM