Historia do fluxograma Nas empresas de hoje, tem encontrado um termo de grande importância e de grande uso por elas. Esta ferramenta vem para auxiliar o fluxo de informações através de documentos dentro da empresa, ela também ajuda no entendimento de como é o fluxo deste conteúdo, que é denominado como fluxograma.
O fluxograma é uma representação gráfica de uma seqüência de trabalho nas operações que envolvem as áreas da empresa. Cada empresa ao usar esta ferramenta, tenta analisar como que esta o fluxo de documentos entre áreas da empresa, tentando resolver qualquer problema que venha acontecer neste fluxograma. O fluxograma possui três tipos principais, que podem ser usados nas empresas, que são o fluxograma vertical, que é usado nas empresas em representações de rotina simples; o fluxograma descritivo é usado em aspectos básicos, que tais são: ao descrever o curso de ação e os trâmites dos documentos e levantamentos e é a mais usada em rotinas que envolvem poucas unidades organizacionais; e o fluxograma global, que é o mais usado pelas empresas. O fluxograma não possui data ou tempo que foi criado ou que começou a ser usado, mas podemos imaginar que desde o momento em que precisou entender para melhorar este fluxo de documentos entre diversas áreas da empresa, então imaginou o fluxograma, que é assim como já dito, que é de suma importância para as empresas. Se você é um empreendedor e não usa esta ferramenta, comece a usá-la agora e verás o grande desenvolvimento, que você estará trazendo pra a sua empresa. Acompanhe esta figura do fluxograma e entenda mais um pouco desta ferramenta de grande uso para sua empresa.
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Adaptações até chegar “molde” de fluxo essencial! Em Goiânia o empresário Marcos Antônio foi se adaptando com o passar do tempo para obter sempre um melhor rendimento em sua empresa.
O modo de como é feito o fluxo de determinado procedimento é essencial para um bom rendimento de produção, tarefas, organização, atendimento entre muitos outros. Um exemplo de fluxo é da empresa Wollp Camisaria, que ao longo de seus 10 anos de existência foi adaptando seu processo de produção, criando assim um fluxograma da produção. De início, ao chegar os rolos de tecidos no galpão da empresa, eles são separados e determinados quando, como, que modelo e quantidade em metros que serão cortados. Após é feito a matriz de corte, é feito o infesto dos tecidos e cortados logo em seguida. A confecção das camisas é terceirizada, então as mesmas só voltam para o galpão da empresa quando estão praticamente prontas. “Já tentei fazer a confecção das camisas no próprio galpão, porém não foi bem sucedida essa tentativa, com isso voltei ao método de terceirizar essa parte do processo”, diz Marcos Antônio o dono da empresa Wollp.
Após as camisas serem costuradas nas confecções, caso seja necessário elas são levadas para a lavanderia onde recebem algum tipo de tintura, ou efeito, são lavadas ou simplesmente amaciadas. Após, elas são levadas para terem o acabamento, onde são tiradas as pontas de linhas que sobram, são pregados os botões, colocado a etiqueta de modo de lavagem, passadas, etiquetadas com os tags (nelas possuem as referencias e código de barras) e embaladas. “Antes a parte do acabamento também era terceirizado, mas quando a confecção não tinha dado certo, foi procurado um meio de aproveitar o espaço que tinha no galpão e aproveitar os funcionários que já tínhamos, então foi colocado o acabamento, de começo não foi deixado 100% da produção para o nosso acabamento interno, mas aos poucos foi dando certo. Foi um pouco complicado até chegar a um ponto certo.” afirma Marcos.
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De acordo com Marcos o processo de produção com aproximadamente 300 peças depois de cortadas demoram aproximadamente de uma a duas semanas a ficarem prontas para as vendas. Em algumas vezes a empresa Wollp produz catálogos para divulgação entre seus clientes, divulgação em redes sociais e utiliza muitas fotos para divulgar em algumas revistas de moda da região.
O modo de se realizar as vendas possui um jeito diferente para cada cliente, “é um modo de dizer que cada cliente é único, fazendo com que ele ou ela goste tanto dos produtos quanto das pessoas que trabalham na loja e muitas das vezes se cria um laço de confiança e amizades entre funcionários e clientes, que acaba sendo um ponto forte a favor da empresa” afirma Cleide, sócia da Wollp . As vendedoras, em muitas das vezes, já deixam os produtos praticamente prontos para os clientes comprarem, cada coleção é separada em determinadas quantidades para cada tipo de cliente. Após serem separadas e guardadas para os principais clientes, é autorizado que o restante das peças sejam colocas nas vendas na loja para os demais clientes, “é uma forma de garantir que os principais compradores continuem satisfeitos com o atendimento” diz Cleide.
Ao longo dos 10 anos da empresa, foram feitos diversas adaptações e fluxogramas para fabricar e atender melhor. Tanto funcionários quanto clientes são beneficiados com as adaptações, “Com o efeito de tantas mudanças muita coisa não deu certo, mas para outro lado, muita coisa deu certo.” afirma Marcos.
O resultado foi à abertura de uma loja somente feminina, pois antes o foco da empresa era somente moda masculina, e a abertura de uma loja em um shopping na cidade de Brusque em Santa Catarina, totalizando três lojas sendo uma somente masculina, que já era existente, uma somente feminina, ambas em Goiânia na Avenida Bernardo Sayão, e uma loja masculina e feminina em Brusque “a loja em Brusque foi uma forma de divulgar a nossa marca no sul do país, porque os clientes atacadistas do sul vão somente até São Paulo ou Santa Catarina, eles não ‘sobem um pouco mais no mapa’, com isso temos uma maior oportunidade de divulgar a marca WOLLP em todo o território nacional” diz Marcos.
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Um setor muito afetado na crise tem sido a indústria na qual, tem feito muitos executivos a optarem por alternativas para reduzir os custos, e evitar perdas nas vendas. Com a crise, algumas empresas obstaram por, novas adaptações em suas empresas, deixando de lado aquelas terríveis demissões, buscando novos métodos é técnicas para sua empresa algumas dessas técnicas tem grande importância.
Pesquisas feitas nas organizações revelam que algumas empresas apresentam dificuldade em se desenvolver em áreas funcionais, devido a ausência de um fluxograma bem elaborado, ou a falta de um. Métodos e técnica utilizada, em O&M (organização de sistema e métodos) que tem como objetivo aperfeiçoar o funcionamento da organização, que busca executar as atividades de levantamento, análise, elaboração e implementando sistemas administrativos nas empresas. Tem como objetivo criar ou aprimorar métodos de trabalho, aplicando, algumas técnicas melhorando a agilidade e a execução de algumas atividades, aplicando a padronização, é o gerenciamento do processo e solucionando alguns problemas apresentados nas organizações. “A existência de fluxogramas para cada um dos processos é fundamental para a simplificação e racionalização do trabalho, permitindo a compreensão e otimização dos processos desenvolvidos em cada departamento ou área da organização’’”. Com base a pesquisa feita nas organizações, por estudante da universidade pontifica católica de Goiás do curso de ciências contábeis , onde entrevistaram varias empresas na qual umas delas adotaram a um novo fluxograma, que solucionou seus problemas na área de vendas .Uma solução na qual eles buscaram devido fatores que influenciava em seu lucro. No decorrer de algumas atividades, desse departamento que levou a empresa tomar novas mediadas mediante o mercado inovador e competitivo.
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A empresa, M.Fortes Artefatos de Cimento Ltda, que atua no mercado a 26 anos , no setor industrial, com grande importância nas licitações publica ,que fornece produtos de qualidade, e em sua entrevista feita pelos alunos ,seu diretor e proprietário: Walber Alves Lobo “ relata que a busca por inovação é técnicas é primordial para um mercado tão competitivo “com muito tempo de experiência no comercio o diretor decidiu , buscava um melhor organização funcional na sua área de vendas visando novas medida para sua empresa ,em sua entrevista ele conta que passou a observa com mais clareza sua equipe de vendas e o que poderia ser mudado ,tendo em vista que estavam perdendo vendas ,é perdendo alguns cliente, mediante a crise resolve mudar o seu fluxograma logo abaixo demonstraremos o seu fluxograma antigo e o atual apresentando as seguinte mudanças . Fluxograma antigo .
O fluxograma acima apresenta os seguintes processo.
Clienteliga ligapara paraaarecepção recepção; * oOaocliente ser atendido o cliente, é encaminhado ao vendedor; * se tiver ele é atendido;. * e faz seuvendedor orçamento; * Se não ele deixa o recado; * se o cliente for comprar; * ele pede o orçamento;. * Depois do orçamento feito ele é encaminhado ao cliente; * O cliente retorna a ligação para fazer seu pedido;. * Depois é encaminhado ao financeiro; * Gera a nota e encaminha a nota ao cliente; *
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Organize-se Fluxograma é um mapa visual onde é mostrado as atividades e funções, através de simbologias, dentro de uma cadeia de processos com início e fim determinados. Este visual é responsável por mostrar o conjunto de atividades padronizadas e coordenadas que envolve os sistemas, comunicação, estrutura e funções tendo como finalidade tornar este conjunto de atividades um trabalho repetitivo e pertencente aos recursos da empresas, resultando no aprendizado organizacional. A maioria dos problemas de vendas, finanças, Marketing, Planejamento, na realidade, são problemas de processos, por isso, o fluxograma é vital para as organizações. O fluxograma transmite informação, significados e compreensão, eliminando barreiras entre emissor receptor, criando um trabalho, ordenado e sequencial entre os setores das organizações. Podemos destacar o fluxograma como: Fluxograma Simples Este não utiliza qualquer simbologia que identifique a operação, apenas uma estrutura em etapas sequenciais mostrada num gráfico. Este fluxograma é utilizado em processos gerais, onde as pessoas compreendam sem precisar de conhecimento em simbologias.
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Fluxograma vertical Tem simbologias simples que permitem uma leitura técnicas das etapas sequenciais, este é usado em atividades que necessitam de facilidade de leitura e não sejam complexos. Fluxograma Descritivo Este descreve as atividades dentro de módulos sequenciais, ou seja, a rotina de trabalho é descrita passo a passo facilitando sua leitura e entendimento.
Fluxograma Global ou de Coluna Este tipo de fluxograma permite uma visão global do processo através de funções sequenciais, com início e fim determinados. O uso de simbologia e as múltiplas funções que envolve o processo são as principais característica de fluxograma. Como este é o mapa mais completo vamos trabalhar com ele. Criando e implantando um fluxograma A primeira coisa a se fazer é separar o processo por setores.
Exemplo: Numa loja de calçados a vendedora Ana vende um produto, vai até o estoquista chamado Marcos e solicita o calçado vendido, espera ele achar e lhe entregar o calçado, vai até o caixa, solicita a Maria que receba em forma de pagamento (Conforme negociado) que emite nota fiscal. Ana Coloca o produto na caixa e entrega o cliente, venda finalizada.
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Este processo de venda é muito simples, porém, percebemos que as funções estão centradas nas pessoas, isto não é legal, pois a Ana pode sair da empresa, outra vendedora pode ser contratada e ter que fazer igual a Ana, e se ela faz suas tarefas de modo errado? Os novos funcionários terão que aprender errado? Por isto, deve-se separar as funções por setores.
No caso da sapataria ficaria assim: Setor de vendas, setor caixa/Fiscal e Estoque. Outro inibidor de desempenho que percebemos são as atividades sobrecarregadas da Ana e a ociosidade de Marco e Maria.Com isto, a vendedora passa bom tempo do processo em questões burocrática em vez de estar vendendo, nisto a empresa perde e os funcionários também.
O que esperar de um fluxograma: Os benefícios abrangem maior entendimento com relação aos seguintes itens: § Quais são os principais passos de uma sequência; § Quem é responsável por uma atividade; § Quais são os principais momentos de decisão; § Quais são as entradas e saídas do processo; § Como flui a informação; § Quais recursos envolvidos no processo; § Qual é o volume de trabalho; § Identificar os atrasos e gargalos do processo; § Identificar os pontos fortes e fracos do processo; § Identificar desperdícios; § Permite uma visão ampla.
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