MANUAL PARA LA REALIZACIÓN DE ASAMBLEA GENERAL
El presente manual está redactado con amplias facultades para dirigir, organizar y establecer las disposiciones para la realización de la Asamblea General. Por su naturaleza cualquier violación o incumplimiento por parte de cualquier miembro generará sanción. El manual podrá ser modificado a través de la reforma, enmienda o derogación, para lo cual se deberá contar con la mayoría simple de una Asamblea General Ordinaria o Extraordinaria convocada al efecto así mismo, cualquier precepto que contradiga nuestros estatutos quedará sin efecto inmediatamente.
¿Qué es una Asamblea General (AG)? La AG se lleva a cabo con el motivo de reunir a todos los miembros de la Federación. La Asamblea General es el evento más importante de la Federación y corresponde a ella las siguientes decisiones: a) Acordar la incorporación y desincorporación de nuevos miembros a la Asamblea General, b) Conocer de la incorporación así como la desincorporación o separación forzosa de cualesquiera miembros de la Asociación Civil, c) Designar los miembros de la Junta directiva, principales y suplentes, d) Conocer de cualquiera de las actividades de la Asociación, e) Modificar los Estatutos y Reglamentos de la Asociación Civil, cada vez que sea necesario, f) Acordar la disolución de la Asociación Civil de conformidad con lo establecido en estos Estatutos, g) Conocer del informe y de las cuentas de la Junta Directiva. Anualmente la FEVESOCEM tendrá una Asamblea General ordinaria y podrá realizar Asambleas Generales extraordinaria si así lo decidiese la Junta Directiva de acuerdo a los Estatutos de la Federación.
La sociedad que decida tomar la responsabilidad de
realizar la AG en su ciudad debe contar con un Comité Organizador que se encargue de postular una propuesta ante la Junta Directiva deberá cumplir con los siguientes requisitos: 1.
Ser una Sociedad Miembro de la Federación, solvente y activa con las actividades de la misma.
2. Enviar la postulación dentro de los lapsos establecidos. 3. Cumplir con los requisitos del plan maestro. ¿Cuándo es la Asamblea General? FEVESOCEM | IFMSA VENEZUELA Av. Don Tulio c. 32-35. ULA. 5101. Mérida. VE (0058) 4245938789 | (0058) 4165718401 fevesocem-venezuela@ifmsa.org fevesocempresidencia@gmail.org www.fevesocem.org
La Asamblea General deberá realizarse entre los meses de junio a diciembre.
¿Cuándo puedo postular? La convocatoria para la recepción de postulación a la sede de la Asamblea General se abrirá un (1) mes antes del primer día de la AG del año anterior. La Asamblea General podrá decidir si amplía el lapso para la recepción de postulaciones o si realiza un sorteo para la misma.
¿Qué es el Plan Maestro? Es un instrumento que permite conocer toda la información acerca de la Sede de la Asamblea General, así como todos los requerimientos legales.
Elementos del Plan Maestro: 1. Portada. 2. Carta de presentación y/o motivación. 3. Misión, visión, objetivo general y objetivo específico 4. Esquema del Comité Organizador. 5. Logística de la Ciudad. 6. Logística de la SOCEM. 7. Sede de la Asamblea. 8. Tema central de la AG. 9. Logística de la Asamblea. 10. Actividades Sociales 11. Sustentabilidad financiera 12. Costo e inscripción. 13. Carta compromiso.
Portada FEVESOCEM | IFMSA VENEZUELA Av. Don Tulio c. 32-35. ULA. 5101. Mérida. VE (0058) 4245938789 | (0058) 4165718401 fevesocem-venezuela@ifmsa.org fevesocempresidencia@gmail.org www.fevesocem.org
Corresponde la página inicial de la postulación deberá llevar la información más relevante (Ciudad, SOCEM, Tema Central), así como el número de Asamblea, logos, lugar y fecha.
Carta de presentación y/o motivación Redactada por el representante legal del evento, en donde exprese una bienvenida así como la motivación de la realización del evento.
Misión, visión, objetivo general y específico La Sociedad debe plasmar la misión, visión, el objetivo general y el o los específicos por lo cual desea ser Sede de la Asamblea General. Deben ser claros y conciso.
Esquema del Comité Organizador (CO) Cada Sociedad es libre de escoger su Comité Organizador, sin embargo la Federación recomienda la presencia de los siguientes coordinadores para un mejor acoplamiento con las funciones de los Directores y la Asamblea. COORDINADOR GENERAL: Estará encargado de dirigir el CO. Su principal función está representada por la ideación de las características de la AG, así como presentar la propuesta a la Junta Directiva de la Federación. Además, debe velar por el correcto cumplimiento de lo planteado para el evento. COORDINADOR DE LOGÍSTICA: Su principal función está dirigida a conseguir los espacios físicos necesario para su ejecución, así como el material de logística necesario para le reunión (mobiliario, material POP, elementos para el coffee break, audiovisuales, entre otros.) COORDINADOR DE HOSPEDAJE: Debe encargarse de conseguir y establecer las posibles opciones de hospedaje con las que pueden contar los asistentes de la AG. Su función debe incluir el establecimiento y ofrecimiento de distintos presupuestos en base a hoteles, posadas u hostings. COORDINADOR DE SESIONES: Estará a cargo de diseñar, conjuntamente con el Comité Ejecutivo de la Federación, el programa de actividades, así como la Agenda que se llevarán a cabo durante la AG. Así como los talleres que serán realizados en las demás sesiones. Debe FEVESOCEM | IFMSA VENEZUELA Av. Don Tulio c. 32-35. ULA. 5101. Mérida. VE (0058) 4245938789 | (0058) 4165718401 fevesocem-venezuela@ifmsa.org fevesocempresidencia@gmail.org www.fevesocem.org
permanecer en constante contacto con el coordinador de Logística, en propósito de solicitar los requerimientos logísticos que necesita el programa. COORDINADOR DE FINANZAS: Se encargará de recibir, registrar, administrar y rendir cuenta de los ingresos y egresos percibidos para la Asamblea. Además será quien prepare el informe de finanzas para la postulación, así como para el final de la misma. Deberá estar dispuesto a comparecer ante la AG para presentar unas minutas sobre el desarrollo económico de la misma. PERSONAL DE PROTOCOLO: Se puede tratar de dos personas o más por salón de sesión, según se consideren necesarias, que se encarguen de recibir a los asistentes, mantener el orden de la localidad, atender las necesidades de los participantes, coordinar coffee break, distribución de comidas y transporte de los asistentes (de ser el caso). COORDINADOR DE ACTIVIDADES SOCIALES: Encargado de la planificación y realización de las actividades sociales de cada día. La SOCEMs podrá dividir los paquetes para que las actividades sociales sean canceladas aparte del costo de la Asamblea General.
Logística de la Ciudad El plan maestro debe llevar una información clara sobre la Ciudad, en el mismo se debe mostrar un mapa general, así como información relevante sobre el lugar como restaurantes, parques, cafés, sitios nocturnos, que garantice una guía para los invitados.
Logística de la SOCEM Se debe aportar información acerca de la historia de la sociedad, así como las especialidades a desarrollar en la misma.
Sede de la Asamblea General Se debe plasmar la información clara sobre el hotel, posada o campamento sede de la AG, así como los salones donde se van a desarrollar las actividades. Se debe indicar dirección exacta y vías de acceso al mismo. Se sugiere que sean lugares céntricos y que cuente con las comodidades mínimas: (Excepto si el lugar de eventos no es el mismo lugar de hospedaje) -
Salón de conferencias y de talleres
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Mobiliario: Mesas de asamblea y sillas, mesa de coffee break FEVESOCEM | IFMSA VENEZUELA Av. Don Tulio c. 32-35. ULA. 5101. Mérida. VE (0058) 4245938789 | (0058) 4165718401 fevesocem-venezuela@ifmsa.org fevesocempresidencia@gmail.org www.fevesocem.org
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Audiovisuales: Video Beam, laptop, sonido, y asegurar al menos una red WiFi accesible y eficaz en el local.
Tema de la Asamblea General La Asamblea tendrá un tema central para todos los participantes y deberá ser preparado por el CO con ponentes expertos en la materia. En la Asamblea se hará la presentación de ponencias del tema escogido y durante ese tiempo no habrá sesiones para que todos los participantes asistan.
Logística de la Asamblea La Asamblea General está organizada en siete (7) sesiones las cuales van a funcionar de la siguiente manera. ·
Sesión de Presidencia: Corresponde a un salón de usos múltiples con sistema audiovisual, con capacidad para un mínimo de treinta (30) personas. La Sesión de presidencia tiene una duración mínima de tres (3) días.
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Sesión de SCOPE: Corresponde a un salón de usos múltiples con sistema audiovisual, con capacidad para un mínimo de cincuenta (50) personas. La Sesión de SCOPE tiene una duración mínima de tres (3) días.
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Sesión de SCORE: Corresponde a un salón de usos múltiples con sistema audiovisual, con capacidad para un mínimo de cincuenta (50) personas. La Sesión de SCORE tiene una duración mínima de tres (3) días.
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Sesión de SCORA: Corresponde a un salón de usos múltiples con sistema audiovisual, con capacidad para un mínimo de cincuenta (50) personas. La Sesión de SCORA tiene una duración mínima de tres (3) días.
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Sesión de SCORP: Corresponde a un salón de usos múltiples con sistema audiovisual, con capacidad para un mínimo de cincuenta (50) personas. La Sesión de SCORP tiene una duración mínima de tres (3) días.
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Sesión de SCOPH: Corresponde a un salón de usos múltiples con sistema audiovisual, con capacidad para un mínimo de cincuenta (50) personas. La Sesión de SCOPH tiene una duración mínima de tres (3) días.
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Sesión de SCOME: Corresponde a un salón de usos múltiples con sistema audiovisual, con capacidad para un mínimo de cincuenta (50) personas. La Sesión de SCOME tiene una duración mínima de tres (3) días. La disponibilidad de los salones es decisión del CO sin embargo deberá garantizar un mínimo de 24 horas por comité y 48 para la Sesión de Presidencia.
Actividades Sociales El CO a través del Coordinador de Actividades Sociales deberá planificar una actividad Social para cada noche y podrá cobrar por separado las mismas a los fines de que aquellos que no desean asistir no se vean comprometido en el costo del paquete de invitación. Las mismas podrán ser fiestas, reuniones, paseos, entre otros.
Informe financiero El CO deberá preparar un informe financiero completo que presente la siguiente información:
Ingresos: a) inscripción, b) patrocinio, c) descuentos, c) publicidad, d) patrocinadores, e) cualquier otro aporte o acción que genere un ingreso al evento.
Egreso: a) hospedaje, b) comida, c) materiales, d) salones, e) cualquier otro que genere reducción en las ganancias.
Préstamos.
Análisis individual: El CO deberá aportar un cálculo preciso sobre el costo que genera cada participante.
Análisis de sustentabilidad: El CO presentará el informe de sustentabilidad, en donde presente una relación realista de los ingresos y egresos así como el trabajo para la sustentación del evento. En caso de ser electa deberá presentar una actualización de gastos mensuales, con los debidos cambios de finanzas.
Costos El Comité Organizador presentará un tabulado de costo de inscripción según la clase de participante. FEVESOCEM | IFMSA VENEZUELA Av. Don Tulio c. 32-35. ULA. 5101. Mérida. VE (0058) 4245938789 | (0058) 4165718401 fevesocem-venezuela@ifmsa.org fevesocempresidencia@gmail.org www.fevesocem.org
Tendrá las siguientes consideraciones: Directivos de FEVESOCEM 30 % de descuento Delegados de FEVESOCEM (1 por Sociedad) 30 % de descuento. Oficiales Locales 15 % de descuento. La elaboración de los costos incluirá el hospedaje, comida, coffee break con las actividades sociales. Se deberá organizar como un paquete de invitación con todos los gastos incluidos.
Carta compromiso El presidente del CO o de la SOCEM deberá presentar comunicación dirigida a la Junta Directiva donde exprese claramente su cumplimiento del evento al cual envió postulación y deberá ser acompañado por firma y sello de la organización sede. EL PLAN DE POSTULACIÓN DEBERÁ SER ENVIADO A LOS MEDIOS DE CONTACTO QUE HAYAN SIDO ELEGIDOS PARA SU RECEPCIÓN DENTRO DE LOS LÍMITES ESTABLECIDOS.
Paquete de Invitación Si la postulación es elegida como sede de la AG, el CO deberá mandar dentro de los (3) tres días siguientes a su notificación el paquete de invitación que será enviado a todas las Sociedades y a todos los miembros, sin embargo el mismo deberá llevar el siguiente orden: 1. Portada. 2. Carta de presentación y/o motivación. 3. Misión, visión, objetivo general y específico 4. Esquema del Comité Organizador. 5. Logística de la Ciudad. 6. Logística de la SOCEM. 7. Sede de la Asamblea. 8. Tema central de la AG. 9. Logística de la Asamblea. 10. Actividades Sociales 11. Costo e inscripción. FEVESOCEM | IFMSA VENEZUELA Av. Don Tulio c. 32-35. ULA. 5101. Mérida. VE (0058) 4245938789 | (0058) 4165718401 fevesocem-venezuela@ifmsa.org fevesocempresidencia@gmail.org www.fevesocem.org
¿Que debe llevar el paquete de invitación? El paquete de invitación llevará la información de los talleres de cada comité. La FEVESOCEM proporcionará en el correo de notificación de sede, los talleres que se harán en los espacios de sesiones. ¿Cuáles son los servicios que debe proporcionar el CO?
El evento deberá proporcionar los siguientes servicios: Generales: Coffee Break, cada Sesión deberá tener al menos dos coffee durante el día, así como la disponibilidad de café y agua. Material POP: Libretas, carpetas, bolígrafos, así como cualquier material que haya decidido el CO o la FEVESOCEM. Mobiliario, cada sesión deberá poseer los instrumentos necesarios para su realización tales como sillas, mesas, pizarras medios audiovisuales, entre otros. Comidas, se deberá proporcionar el desayuno, almuerzo y cena de los asistentes. Transporte (En caso de requerir), en caso de que la actividad sea lejana del lugar de hospedaje. Hospedaje: Es muy dependiente del presupuesto planteado para el evento. Podrá ser un hotel, posada o casa de campo, siempre que cumpla con los requerimientos de hospedaje y servicios. Se podrá organizar un máximo de 4 personas por habitación, deberá contar con baños, electricidad y las comodidades mínimas para su acceso. Actividades: Las actividades que se deberán realizar durante la AG serán: Tema de la Asamblea, el cual será presentado en espacios libres para la asistencia de todos. Sesiones de Comité, organizado por los Directores de FEVESOCEM. Sesión de Presidencia, organizado por el Comité Ejecutivo de la FEVESOCEM, con los delegados de Sociedades. Actividades Sociales, las cuales deberán ser organizadas por el CO. Podrán ser fiestas, paseos o reuniones. FEVESOCEM | IFMSA VENEZUELA Av. Don Tulio c. 32-35. ULA. 5101. Mérida. VE (0058) 4245938789 | (0058) 4165718401 fevesocem-venezuela@ifmsa.org fevesocempresidencia@gmail.org www.fevesocem.org
¿Cuáles son los beneficios de ser sede? La Sociedad que acoja el evento tendrá los siguientes beneficios, los cuales hemos dividido según la categoría: Publicidad: A) Página web, a través de www.fevesocem.org el evento tendrá un espacio principal, además de contar con un banner fijo y otro en slider. B) Mensualmente, el comité de publicidad estará encargado de brindar (5 publicaciones en FB, 10 Tuits en Twitter y 3 Publicaciones en Instagram) Sociedades: Cada sociedad se compromete a brindar una delegación de mínimo 5 participantes al evento. Económico: La sociedad tendrá un descuento del 30% del costo de la membrecía anual. La sociedad podrá solicitar un préstamo de hasta el 30% del capital de la FEVESOCEM.
Manual de AG 2015: Realizado por: Ryan Enrique Andueza Camacho, Presidente. Karem Largo, Secretaria General. Revisado: Junta Directiva 2015 FEVESOCEM Sociedades: ACUEM ULA Barinas, Mérida, Táchira, Valera, SOCIEM UCV, SOCEM UCSV, SOCEM UCSA, SOCIEM UDO Bolívar, ACUEM UNERG. Aprobación: 12/10/2015, por unanimidad
Este manual corresponde a un documento oficial de la Federación Venezolana de Sociedades Científicas de Estudiantes de Medicina, FEVESOCEM. Cualquier uso, modificación, requiere de la autorización de la Junta Directiva de la Federación.
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