INNFORMASJON OM BRUK AV INNSAMLINGS BØSSER
NORSK FOLKEHJELP
INNHOLD 1. RETNINGSLINJER FOR INNSAMLING 2. HVORDAN BRUKE BØSSER I NORSK FOLKEHJELP
Retningslinjer for innsamling - bruk av innsamlingsbøsser i regi av Norsk Folkehjelp Norsk Folkehjelp benytter seg av bøsse innsamlinger, både sentralt og lokalt, - gjerne flere ganger i året. Det er viktig at det finnes noen regler for å i vareta sikkerheten rundt det å gjennomføre innsamlinger, både for vår egen del og for å opprettholde tillitten overfor de som gir penger til oss.
Bøsseberedskap Norsk Folkehjelps innsamlingsbøsser skal fortrinnsvis benyttes ved sentralt eller distriktsvis igangsatte innsamlinger. Det bør vurderes i lokalmiljøet hvor ofte bøssene kan være "ute i markedet" i løpet av et år, men er det en god sak gir folk penger og støtte uansett. Bøssene kan lånes ut til lokale innsamlinger eller organisasjoner dersom pengene går til Norsk Folkehjelp eller samarbeidende organisasjoner. Kravene til sikkerhet for disse er de samme som for oss.
Regionens ansvar Regions styre bør avgjøre om bøssene skal oppbevares på depot i regi av regionsstyret eller hos de lokale lagene, men en person i regionen skal uansett ha ansvaret for hvor bøssene forefinnes. Ved innsamlingsaksjoner må bøssene merkes med aksjonens navn/emblem. Det finnes id-kort m/bøsse tagg som har fortløpende nummerering og disse skal brukes på bøssene ved innsamlinger. Det er mulig å bestille ID-kort på et eget skjema (B4)
Sikring Det er meget viktig at kontroll og sikring av innsamlingsbøsser og kontrollen rundt innsamlingsaksjoner er god og streng, dette er på grunn av at de som ønsker å støtte vårt arbeide skal være sikre på at penger og støtte kommer fram til de som skal ha den og ikke forsvinner på veien. Derfor er det viktig at bøsser med våre logoer eller merker er gjenstand for streng kontroll og ikke forsvinner slik at de kan misbrukes. Misbruk av våre bøsser er skadelig for Norsk Folkehjelp om det skjer. Utarbeidende ID-kort skal utstedes pr. bøssebærer, hvor nummer på bøsse skal være likt som på IDkortet. Disse Nummererte ID-kortene er klistremerker forefinnes sentralt og kan bestilles på skjema (B4). Navn på bøssebæreren, hvilket innsamlingstiltak det gjelder og gyldighetstid skal påføres, før nødvendig underskrift og stempel gjør kortet klar til bruk.
Bøsse nr. ................
(logo)
Navn: ........................................ Tiltak: ........................................ ...................................................
(NF - LOGO)
Gyldig f.o.m.:..........t.o.m.:.......... NORSK FOLKEHJELP ................................................... Underskrift - Stempel
Bøsse nr. .................
Ansvaret for å kvittere bøssene ut og inn og bruk av ID-kort tillegges leder og økonomileder i fellesskap eller den som delegeres/ gis ansvaret for aksjonen lokalt. Det finnes et eget skjema for utlevering av bøsser (B1), dette ivaretar kontroll og sikkerhet. (Se vedlegg bakover)
Informasjon Informasjon om pengeinnsamling må skje aktivt og effektivt både før, under og etter aksjonen, - for å klargjøre mål, hensikt og gjennomføring. Denne informasjonen bør foregå gjensidig mellom organisasjonsleddene og alle tillitsvalgtes ansvar UTAD. Derfor bør det opprettes en egen kontaktperson både på regions- og lokalt plan for å ivareta behovet for riktig og nok informasjon overfor mediene. Det bør avklares på et tidlig tidspunkt hvilke medier en ønsker å benytte seg av. Markedssavdelingen og eventuell aksjonsledelse ved hovedkontoret vil ha hovedansvaret ved sentrale aksjoner og vil kunne bistå ved lokale aksjoner. Kfr. gjeldende informasjonsstrategi. Informasjonsarbeidet innad i egen organisasjon og utad effektiviseres bl.a. ved hjelp av internet og brev der internett ikke forefinnes.
Om forarbeid Det vil være helt avgjørende for resultatet at regionene utarbeider planer for innsamlingsaksjoner, avpasset til de lokale lag og sanitetsgrupper og andre som vil utgjøre innsamlingsapparatet. Det bør være kontroll og opptelling av bøssene en gang i året.
Ved oppstart Om aksjonen må skje HURTIG, iverksettes dette tilsvarende en alarmplan i saniteten, eller via telefonkonferanse fra sentralt hold. I aksjoner ellers har regionenes styrer ansvar for koordinering overfor de lokale leddene. Mediedekning vil ved sentrale aksjoner ivaretas fra sentralhold mot riks- og regionmedier. Region og lag bør gjøre avtale om mediadekning med aktuelle lokalaviser, slik at "samme aktuelle budskap" kan formidles over telefaks direkte til disse fra informasjonsavdelingen sentralt. Slike kontakter bør avklares på forhånd, - send oversikt til informasjonsavdelingen sentralt.
Organisasjonsapparatet må være klart Lokal beredskap med inndelte roder klargjøres på forhånd, med et visst antall personer med vararepresentanter tilgjengelig. I den forhåndsutarbeidede plan for gjennomføring, må disponering av mannskaper/transportmidler etc. komme klart fram. I denne sammenheng må det fremheves at det vil være positivt å samarbeide, eksempelvis ved å benytte samme rode-oppdeling som ved TV-innsamlings-aksjoner. Gjør tidlig kontakter med bank for økonomihåndtering, lokalpresse og nærradio for nødvendig mediaoppmerksomhet og aktivt engasjement til å påvirke innsamlingsresultatet. Eventuell bruk av skoleverket til innsamlinger må avtales i god tid.
Aksjoner i samarbeide med andre organisasjoner Det er vanlig at Norsk Folkehjelp og de andre store organisasjonene ( Flyktning-rådet, Redd Barna, Røde Kors, Kirkens Nødhjelp) går sammen om å gjennomføre store innsamlinger. Da vil det bli laget egne strategier og rutiner for samarbeid fra aksjon til aksjon.
TV-aksjonen Norsk Folkehjelp støtter den årlige TV-aksjonsinnsamlingen og oppfordrer folk til å være med på denne. I denne aksjonen er det stort sett en kommunekomité som styrer aksjonen - da med eget innsamlingsmateriell.
Økonomihåndtering Håndtering av innsamlingsaksjoner og innsamlede midler må til enhver tid skje jfr. "Retningslinjer for økonomiforvaltningen i Norsk Folkehjelps organisasjonsledd", hvor styret og spesielt leder og økonomileder har særskilt ansvar. Etabler klare og kontrollerbare rutiner, husk at ansvarlig organisasjonsledd må ha et formelt vedtak for å iverksette innsamlinger. Lever gjerne innsamlede midler i nattsafe for sikkerhetens skyld. Avtale med den lokale banken må i slike tilfeller gjøres på forhånd, samt uttak av leveringsposer. Midlene til sentrale innsamlinger konteres direkte til den konto som det gis beskjed om ved iverksettelsen av aksjonen, som følges opp fra hovedadministrasjonen for tømming. Den åpnes og avsluttes for hver enkelt aksjon.
Etterarbeid Alle innsamlingstiltak skal rapporteres, - og aksjoner bør evalueres etter følgende rekkefølge; lokalt, distrikt, sentralt og nyttige erfaringer bør noteres ned til neste gang. Denne rekkefølgen for evaluering sikrer at lokale erfaringer når fram til hovedorganisasjonen. Gjennomgangen bør skje raskest mulig etter aksjonens avslutning, slik at viktige detaljer ikke glemmes. Benyttet materiell må sjekkes, låsepinner og ID-kort suppleres og gjøres klart til neste innsats. Bøssene skal telles opp før innlåsing. Alt utstyret må oppbevares sikkert slik at de ikke blir benyttet illegalt.
HVORDAN BRUKE BØSSER I NORSK FOLKEHJELP BØSSER Det er 2 typer bøsser i Norsk Folkehjelp 1. Vanlig Norsk Folkehjelp innsamlingsbøsse Den er grønn med hvit lokk og grønn låsepinne ( Låsepinnen kan ha annen farge) Denne bøssen skal kun brukes av Norsk Folkehjelp, eller personer som samler inn penger til Norsk Folkehjelp i Norsk Folkehjelp regi 2. Innsamlingsbøsse Denne bøssen er lysebrun med mørkebrunt lokk og lysebrun låsepinne. Denne bøssen er u merket og må betraktes som en reserve bøsse som kan brukes når det ikke er nok grønne bøsser. Denne bøssen kan også brukes av samarbeidspartnere eller andre organisasjoner uten at Norsk Folkehjelp er med på aksjonen.
MONTERING AV BØSSER En komplet bøsse består av 3 deler 1. Bøssebeholder med bærehank og to låse bøyler 2. Lokk 3. Låsepinne Bøssen monteres ved at lokket settes på bøssen med pengesprekken pekende mot publikum. De to låse bøylene får automatisk plass i hullene i lokket. Låsepinnen settes inn i hullet i låsebøylen på høyre side av hanken for deretter å skyves over lokket i sporet på lokket. Bøssen er forseglet da låsepinnen presse på plass i hullet på den andre siden. Kontroller at bøssen er forseglet ved å dra lett i låse pinnen. Er bøssen forsvarlig forseglet må låse pinnen nå knekkes før bøssen igjen kan åpnes. NORSK FOLKEHJELP LOGO / AKSJONS LOGO Alle bøsser må påklistres Norsk Folkehjelp logo eller aksjons logo i fronten på bøssen før den benyttes. BØSSEN ER NÅ KLAR TIL BRUK.
FORBEREDELSE TIL INNSAMLINGSAKSJON Det må oppnevnes en person som er ansvarlig for bøsseinnsamlingen og som skal kontrollere at alt går riktig for seg. Denne personen må ha lest og gjennomgått retningslinjer for innsamlinger i Norsk Folkehjelp. Sikkerhet og kontroll er noe av det viktigste under en innsamling. Husk at alle de som gir penger skal være trygge på at pengene de gir blir behandlet korrekt og kommer dit de skal. Det må bestrebes at bøsser ikke kommer på avveie eller forsvinner slik at de kan bli missbrukt. Hvis bøsser missbrukes vil dette skade alle fremtidige innsamlinger.
SKJEMAER TIL BRUK VED INNSAMLINGER Det er utarbeidet flere skjemaer som skal brukes ved innsamlinger Lokalt ansvarlig skal kjenne disse skjemaene. A
Skjemaer til bruk for Norsk Folkehjelp sentralt
A0 A1 A2
Skjema for kontroll med utsendte ID-kort Skjema for kontroll av antall bøsser i Distrikt / lag Skjema for registrering av innsamlet beløp
B
Skjemaer til bruk for Distrikter og lokal lag
B0 B1 B2 B2A B3 B4
Skjema for kontroll av utdelte ID-kort Skjema for kontroll av bøssebærer Alternativt skjema til B1 Forklaring til bruk av skjema B2 Skjema for bruk ved uregelmessigheter med bøsse Bestillings skjema for ID-kort og låsepinner
KONTROLL All innsamling må foregå i trygge og sikker former dvs. at alle som får utlevert en bøsse må registres med navn og adresse (skjema B1) slik at uregelmessigheter ikke oppstår eller kan ordnes opp i senere. Alle som skal være bøssebærer må benytte et ID-kort som legimiterer innsamlingen og vedkommende. Norsk Folkehjelp har utviklet egne slike ID-kort (se retningslinjene for innsamling ) Dette ID-kortet skal undertegnes av ansvarlig for innsamlingen.
RUTINER FOR UT OG INNLEVERING AV BØSSER Utlevering av klargjorte bøsser Bruk skjema B1 1.
Bøssebærer fyller ut det skraverte feltet på skjemaet merket kolonne 3
2.
Skjemaet leveres til bøsseansvarlig sammen med identifikasjon for kontroll
3.
Bøsseansvarlig fyller ut et ID-kort med navn på bøssebærer og undertegner dette. Deretter påføres skjema B1 ID-kortets bøsse nr. i kolonne 1 ID-kortets lille del settes på bøssen og den store delen på bøssebærer. Bøsseansvarlig undertegner deretter i kolonne 4 på skjema B1 Skjema arkiveres til bøssebærer returnerer med bøssen.
4.
Bøssebærer får bøssen og er nå ansvarlig for bøssen til den blir levert tilbake
5.
Når bøssebærer returnerer med bøssen skal den ansvarlige kontrollere at bøssen er inntakt og uskadd. Er bøssen i orden kan ID-kortet klistres på bøssen og bøsseansvarlig signerer på skjema B1 kolonne 5 i påsyn av bøssebærer.
6.
Bøssen settes vekk på et trygt sted for opptelling.
OPPTELLING Ved opptelling må det være minst 2 personer til stede for å kontrollere at alt går riktig for seg. Skjema for registrering av innsamlet beløp A2 fylles ut og det fakses til aksjonsledelsen. Pengene settes så raskt som mulig i bank på den konto som oppgis for aksjonen.
VEDLAGT FØLGER SKJEMAER.
Skjema A0 / B0
UTLEVERING AV ID-KORT F.o.m. Nr.
T.o.m. Nr.
Mottaker
Dato og sign.
REGISTRERINGSSKJEMA FOR BØSSEBÆRERE NORSK FOLKEHJELP Skjema B1 Bøssemottakeren fyller ut punkt 3. Lokalt ansvarlig fyller ut resten! 1.
BØSSE NR:
2.
AKSJON/ANLEDNING:
3.
NAVN: ORGANISASJON: PRIVATADRESSE: POSTNR.: POSTSTED: TELEFON:
------------------------------------------------BØSSE OG ID-KORT ER MOTTATT (dato og signatur):
4. ------------------------------------------------BØSSE OG ID-KORT ER UTLEVERT (dato og signatur): NB! MOTTAKEREN STÅR ANSVARLIG FOR DEN PLOMBERTE BØSSEN INNTIL LOKALT ANSVARLIG KVITTERER FOR AT DEN ER INNLEVERT. (Punkt 5)
5. ------------------------------------------------BØSSE OG ID-KORT ER INNLEVERT (dato og signatur):
Skjema B3
SKJEMA FOR REGISTRERING AV UREGELMESSIGHETER ELLER SKADE PÅ BØSSE (DET FYLLES UT ET SKJEMA PR. BØSSE) NAVN PÅ LAG .__________________________________ RODE NR/NAVN.________________________________ RUTE NR.______________ ID NR. PÅ BØSSE. ____________________ NAVN, ADRESSE OG TLF NR. TIL BØSSEBÆRER __________________________________________________________________________ DET ER REGISTRERT FØLGENDE SKADE PÅ BØSSEN ____ PLOMBE ER ØDELAGT ____ LOKK ER SKADET ____ BØSSE KOPPEN ER SKADET ____ BØSSEBÆRER IKKE RETURNERT MED BØSSEN (*) ____.BØSSEBÆRER ER RANET ELLER FRASTJÅLET BØSSEN (*) ____ ANNET________________________________________________________________ (*) FORHOLDET MÅ MELDES TIL POLITIET BØSSEBÆRERS EGEN SKRIFTLIGE REDGJØRELSE FOR HENDELSESFORLØPET ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ BENYTT EVENTUELT BAK SIDEN PÅ ARKET _____________________________ SIGN. BØSSEBÆRER
__________________________________ SIGN ANSVARLIG
SKJEMA B4
BESTILLINGSSKJEMA FOR ID-KORT OG LÅSEPINNER Norsk Folkehjelp ___________________________________________ Bestiller herved: _______ stk ID-Kort ( koster kr. 0,68 + moms pr stk. *) _______ stk Låsepinner (koster kr. 1.- + moms pr stk.*) * ved sentralt igangsatte aksjoner koster dette kr 0.Kontaktperson ifb. bestillingen. Navn. ____________________________________________________________________ Adr. ______________________________________________________________________ Postnr/sted. ____________________________________ Tlf. (p)_______________________ (j)____________________________
Skjema A1
REGISTRERINGSSKJEMA FOR NORSK FOLKEHJELPS INNSAMLINGSBØSSER.
NORSK FOLKEHJELP ______________________________________________________ VI HAR _______ STK. BØSSER BØSSENE ER LAGRET. ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________
ER BØSSENE RENGJORT SIDEN SIST DE VAR I BRUK. JA
NEI
(SETT RING RUNDT RIKTIG SVAR)
KONTAKTPERSON IFB. MED BØSSENE. NAVN. ____________________________________________________________________ ADR. ______________________________________________________________________ POSTNR/STED. ____________________________________ TLF. (P)_______________________ (J)____________________________
Skjema A2
REGISTRERINGSSKJEMA FOR INNSAMLET BELØP
NORSK FOLKEHJELP ______________________________________________________ VI HAR SAMLET INN KR. ___________ VI HAR BENYTTET ______STK. BØSSER I INNSAMLINGEN
________________________________ SIGN ANSVARLIG I
______________________________________ GN ANSVARLIG II
KONTAKTPERSON IFB. MED INNSAMLINGEN. NAVN. ____________________________________________________________________ ADR. ______________________________________________________________________ POSTNR/STED. ____________________________________ TLF. (P)_______________________ (J)____________________________