Buscapersonas: localización del personal del hospital. 1. Equipos de buscapersonas.
Un equipo de buscapersonas es un sistema del servicio de comunicaciones móvil, destinado a enviar mensajes individuales o de grupo desde cualquier red alámbrica o inalámbrica hacia una o varias estaciones terminales. Estas estaciones pueden ser móviles o fijas. Las señales enviadas, pueden ser acústicas (como pitidos o voz), luminosas, escritas o mecánicas (vibración). Los sistemas de buscapersonas empezaron a aparecer en los años 50, debido a la necesidad de tener una forma de localizar en el menor tiempo posible al personal medico de un hospital. Rápidamente fueron pasando a otros organismos y de ahí al personal de empresas privadas, llegando a tener un gran auge. Con la llegada de la telefonía móvil estos sistemas han caído en decadencia, ya que las empresas y organismos han empezado a utilizar todas las ventajas que ofrece la telefonía móvil para estar en contacto de una forma fiable, rápida y directa con sus empleados. Un ejemplo podría ser la Junta de Andalucía, que desde la creación de su Red Corporativa de comunicaciones, ha ido sustituyendo los servicios de buscapersonas por teléfonos móviles integrados en esta red.
Uno de los primeros modelos de buscapersonas, funcionaba a válvulas
Miguel E. López Grillo – Telefonista del Hospital de La Axarquía – Mayo 2011
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1.1. Características y funcionamiento de los equipos de buscapersonas. 1.1.1. Componentes del sistema. Un sistema de buscapersonas está compuesto de los siguientes elementos: 1 - Fuente de entrada: esta puede ser un teléfono, un PC o un operador que va enviando los mensajes. 2 - Estación base: también llamada de transmisión. Son las estaciones que reciben la información y la transmiten a las estaciones terminales del sistema. 3 - Terminal de paginación: Es la interfase entre la red pública telefónica o de datos y las estaciones de base en donde se codifica, decodifica, comprime o empaqueta los mensajes cursados hacia las estaciones terminales .Valida los tipos de llamadas determinando la autenticidad del suscriptor. 4 – Estación terminal del sistema: Es el elemento que lleva el usuario y que recibe el mensaje (buscapersonas). De él nos vamos a ocupar a continuación. 1.1.1.1. Buscapersonas. Un buscapersonas, también conocido como mensáfono, pager o, más coloquialmente “busca”, es un dispositivo electrónico usado para contactar con personas a través de una red de telecomunicaciones. Es un aparato muy sencillo, que incluye varios botones y una alerta vibratoria. Son tan pequeños como la tecnología del momento lo permite, y alimentados por pilas desechables o pequeños acumuladores recargables. Existen incluso formatos especiales en forma de relojes de pulsera. Se hicieron muy populares durante los años 1980 y 1990. Estos aparatos los podíamos dividir en dos grupos: buscapersonas analógicos y buscapersonas digitales. Dentro de los buscapersonas analógicos nos encontramos dos variantes: de un solo tono y de tono y voz. En los primeros el receptor llamado, emite una serie de pitidos durante unos segundos y se para. Como ventaja diremos que son los más baratos del mercado y el sistema es de fácil instalación y bajo coste. En los segundos (tono y voz), emite unos pitidos durante unos segundos y a continuación emite el mensaje hablado. Uno de los inconvenientes que tiene es que las llamadas que no son atendidas se pierden. Los buscapersonas digitales los dividiremos en dos grupos: Los de presentación digital, y los de formato digital. Los primeros son receptores de tono o de tono y voz con recepción analógica, que se les ha añadido un pequeño display de entre 1 y 8 dígitos en el que se puede ver un número de teléfono, de extensión, etc., del que se recibe el aviso, quedando estos en la memoria del receptor hasta que se apaga.
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Los de formato digital, son receptores que pueden recibir tono, tono y número o tono número y letras, con recepción en forma digital. Tienen un display con una capacidad mínima de 16 caracteres. Existen 3 variantes fundamentales: - Buscapersonas de tono. Receptor muy pequeño y económico, dotado normalmente de un pitido con reset automático y un led que destella. Puede responder a varios códigos (según modelos) avisando cual es el que recibe por secuencias diferentes en los pitidos o encendiendo diferentes pilotos. Algunos modelos, disponen de memoria de mensajes recibidos. - Buscapersonas numéricos. Son iguales que los buscapersonas de tono, pero reciben la señalización en la pantalla que llevan. - Buscapersonas alfanuméricos. Están dotados normalmente de pitido, luz destellante y opcionalmente vibrador, que nos permite conocer de una forma discreta la llegada de un mensaje. Este pasa automáticamente a memoria y puede ser consultado con posterioridad. El operador del sistema, normalmente uno o mas puestos de ordenador, puede en todo momento conocer, y por supuesto demostrar a terceros cuantas llamadas, a que horas de que día y qué mensaje se le ha pasado a cada receptor. Los mensajes pueden ser leídos, protegidos o borrados a voluntad en el receptor. Funciona de forma totalmente autónoma, por lo que un receptor olvidado en el cajón de la mesa o en el bolsillo de la bata, no supone un mensaje perdido. Los sistemas alfanuméricos permiten llamar también a los numéricos y a los de solo tono.
Diferentes modelos de buscapersonas que se encuentran en el mercado
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1.1.2. Funcionamiento del sistema. Estos servicios pueden funcionar de dos formas: Sistema Buscapersonas Unidireccional (SBU).- Es un sistema por medio del cual se cursan mensajes, en forma analógica o digital, desde una o varias estaciones transmisoras o de base hacia las estaciones terminales del sistema, equipadas únicamente para recepción.
Sistema Buscapersonas Bidireccional (SBB).- Es un sistema digital, por medio del cual se puede intercambiar mensajes entre una o varias estaciones de base con las estaciones terminales del sistema, además permite el intercambio de mensajes entre estaciones terminales del sistema y entre éstas con las redes públicas o privadas de telecomunicaciones. Existen básicamente 2 tipos de redes en los sistemas de buscapersonas: local y regional; esta última, dependiendo de su cobertura puede llegar a convertirse en nacional, e incluso internacional.
Redes locales: En estas, generalmente un terminal de paginación, distribuye mensajes en un área geográfica limitada. Redes Regionales, Nacionales e Internacionales: Para lograr una mayor cobertura es necesario poder conectar los terminales de paginación entre sí. El problema se presentaba cuando se intentaba encadenar redes de diferentes marcas entre si. Esto condujo a que se diseñara un estándar sobre el cual los terminales de paginación pudieran operar. Aparece entonces el protocolo TNPP (Telocator Network Paging Protocol) que hace posible las comunicaciones entre los terminales. Todos los receptores que componen un sistema, funcionan en la misma frecuencia, por lo que se hace necesario el empleo de algún tipo de código para elegir correctamente al receptor objeto de nuestra llamada. Se han venido empleando diferentes métodos para seleccionar a que receptor queremos llamar. Los sistemas de cobertura local o regional, usan codificaciones de tipo analógico, compuestas por una sucesión de tonos que componen el código del receptor. Los más usados son: Dos tonos secuenciales.- Se envían dos tonos de frecuencia exacta, con duración determinada de cada uno de ellos y con intervalo entre ellos también elegido. Diferentes secuencias y tiempos de los mismos tonos pueden hacer que el receptor interprete y responda con señales diferentes, multiplicando los posibles códigos de aviso. El orden de los tonos determina un receptor diferente. Cinco tonos secuenciales.- Se envían cinco tonos de frecuencia exacta, con duración determinada de cada uno de ellos y con intervalo entre ellos también elegido. Permite
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usar determinadas posiciones de los tonos como comodines, lo que posibilita llamadas de grupos múltiples. Para mayores coberturas o número de abonados, se vienen usando sistemas de codificación digitales. El más extendido es el POGSAC, que permite seleccionar hasta unos 2 millones de receptores, y permite agrupar en un único mensaje, llamadas y mensajes diferentes, para receptores diferentes. Un uso poco conocido de estos sistemas es la aplicación en maquinarias, procesos industriales, ascensores, etc. Estos ante cualquier eventualidad previamente configurada envían un aviso al operario sin necesidad de la intervención de ninguna persona. Solo se requiere un transmisor con su antena, y una tarjeta interna de codificación de mensajes. La pulsación de un contacto, por cualquier medio, pulsador, relé, etc. pondrán en marcha el sistema que enviará la alerta.
2. Localización del personal del hospital. 2.1. Introducción. Para el buen funcionamiento del hospital es importantísimo tener un sistema de comunicación con todo el personal que se considera imprescindible. Es decir un canal de comunicación que esté libre el mayor tiempo posible y por el que se garantice siempre una conexión rápida entre la centralita y la persona a localizar. En el servicio de centralita del hospital se manejan los buscas tanto para el personal que se encuentra dentro del hospital, como el personal que se encuentra fuera del hospital, ya sean facultativos con guardia localizada, enfermeros de enlace con los centros de salud, conductor, personal de obligada localización las 24 horas del día, como por ejemplo el Director Gerente, Director Económico-Administrativo, etc. Antes, con los sistemas tradicionales de buscapersonas digamos que “el control total” era de la centralita, ya que éramos los únicos que podíamos enviar los mensajes, por lo que al pasar necesariamente todo el tráfico por nosotros se sabia en todo momento quien había respondido y quien no, actuando nosotros en consecuencia sin tener que esperar, como ahora, a que otras personas te informen si contestan o no y te demanden el servicio con la perdida de tiempo que eso supone, tiempo que en algunas situaciones puede ser vital, como por ejemplo, ante una “Parada cardiorrespiratoria”. Hace unos años con la creación de la Red Corporativa por parte de La Junta de Andalucía, se pensó que para abaratar costes se podrían cambiar los sistemas tradicionales de buscapersonas por teléfonos móviles cuyo tráfico dentro de la red llevaba un coste de 0 Euros por llamada y con la ventaja sobre los buscas que tradicionalmente se venían usando, de hablar directamente con con la persona que se intentaba localizar. Desde el punto de vista del profesional que trabaja en la centralita, este cambio ha traído muchos puntos positivos, sobre todo la inmediatez al comunicar con la persona a
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localizar, pero a la vez ha supuesto algún punto negativo bastante importante que pensamos que con el tiempo se podrá solucionar. Muchos profesionales que llevan el busca, piensan que es un teléfono móvil y por lo tanto lo usan como tal, cualquier tipo de llamada que tienen que hacer la hacen habitualmente a través del móvil, en vez de usar la cantidad de teléfonos fijos que existen en el hospital, también tienen dado ese número para ser localizados por personas ajenas al hospital, llámese familiares, amigos, etc. lo que implica que estén comunicando mas de lo estrictamente necesario, dejando por tanto de ser un conducto directo y libre con la centralita para su rápida localización, que es para lo que está. También con este sistema la centralita ha dejado de tener el “control total “ de la localización, ya que cualquier persona que conozca el número puede llamar, aunque si no se contesta a la llamada el sistema deja un aviso de llamada perdida desde la centralita cosa que no es cierto, ya que esa llamada se ha efectuado desde otro teléfono, por lo que el receptor de la llamada perdida, siempre nos llama preguntándonos ¿Quién le ha llamado?, no teniendo de momento herramientas para poder contestarle. Otro problema que se nos plantea habitualmente es la activación del “buzón de voz”, salvo que el móvil tenga línea a la calle, no sirve para nada, ya que es imposible que se le pueda dejar un mensaje y que la persona tenga acceso a él para leerlo. Lo único que hace es que al intentar llamar a la persona el buzón salte después de tres tonos de llamada no dándose cuenta muchas veces de que están intentando localizarlo y perdiéndose la llamada con lo que puede suponer de retraso en la localización. Por todo esto pensamos que hay que intentar concienciar al usuario de estos sistemas que siempre haga un buen uso de él, es decir que procure tenerlo libre el mayor tiempo posible, usando para sus comunicaciones otros sistemas presentes en el hospital, que evite su manipulación dejando la configuración que le han adjudicado y que evite dar el número para que lo llamen a personas ajenas al funcionamiento de este sistema. Ya que es la única vía libre que tiene el hospital para localizarlo ante una situación de emergencia. Actualmente en éste hospital estamos manejando una gran cantidad de buscas, aproximadamente unos 110, eso sin contar los que poco a poco se nos van agregando desde la creación del Area de Gestión Sanitaria.
2.2. Recomendaciones generales para la localización interior y exterior. Actualmente en éste hospital estamos manejando una gran cantidad de buscas, aproximadamente unos 110, eso sin contar los que poco a poco se nos van agregando desde la creación del Área de Gestión Sanitaria. Con el tiempo se ha ido desvirtuando poco a poco todo el tema de las localizaciones, por lo que creemos que seria muy positivo elaborar un protocolo que se ajuste a la
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realidad del momento actual y que sea puesto en conocimiento de todos los usuarios del sistema. Nosotros propondríamos las siguientes recomendaciones destinadas principalmente al personal que necesita una localización urgente, pero que pensamos debería ser extensible a todos: -
Uso del busca para avisos estrictamente profesionales para intentar que esté libre el mayor tiempo posible.
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Llevar siempre el busca correspondiente al cargo que se está desempeñando en ese momento para evitar errores y retardos en la localización. Hay profesionales que manejan más de un busca pretendiendo que todo el tráfico se haga a través de uno solo, se ha demostrado más de una vez que esto al final lleva a errores en la localización. Para estos casos recomendamos que la persona se haga un “desvió de llamada” entre los dos buscas.
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No cambiar la configuración original del busca, por ej.“activación del buzón de voz”.
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Prohibición de pasar líneas a los buscas para llamar al exterior (situación cada vez mas habitual). Si el profesional lo necesita se le puede facilitar la línea a cualquier teléfono fijo cercano que tenga. Entendemos que si el hospital cree necesario que llame desde el busca, se lo habrá facilitado con esta función activada. Además suponemos que una llamada desde un fijo siempre es mas barata que desde un móvil, cosa a tener en cuenta.
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Intentar que cualquier llamada que se tenga que hacer se haga si es posible desde un teléfono fijo, evitando el uso del busca. Ante una emergencia la centralita se puede meter en la llamada para avisar, siendo esto actualmente imposible cuando la llamada es a través de un teléfono móvil (Busca).
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Evitar las llamadas exteriores directas al buscapersonas, facilitando a familiares y conocidos otros medios de localización, como puede ser la extensión habitual o que se llame a la centralita para que sea esta la que notifique la llamada, y se la pase al teléfono fijo que proponga, al actuar la centralita de “filtro” posiblemente se podría evitar también alguna llamada no deseada.
2.3. Recomendaciones para la localización exterior de los facultativos. El procedimiento habitual para localizar al facultativo es pasar la llamada directamente al busca, en segundos estaría el aviso resuelto. Si no lleva el busca, hay que mirar en el listado de guardias médicas que facultativo está de guardia y buscar en otro listado el número de teléfono particular para pasarle el aviso. El problema, y llamamos problema a la demora en la localización, empieza cuando no se ha comunicado este hecho a la centralita, o no se comunica un cambio de guardia, o no se ha facilitado ningún teléfono particular.
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Cada vez es mas habitual que algunos facultativos eviten llevarse el busca y haya que localizarlos a través de su teléfono móvil particular, sin darse cuenta del retraso que en algunas situaciones puede suponer esta práctica para su rápida localización, además del gasto añadido, ya que una llamada a un busca tiene coste 0, mientras que a un teléfono móvil lleva una tarificación normal. En la localización del personal facultativo que se encuentra fuera del hospital nos gustaría hacer las siguientes recomendaciones. -
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Siempre salvo causa de fuerza mayor habría que llevar el busca, esto evitaría posibles errores en el listado de guardias u olvidos en la comunicación de cambios, ya que independientemente de quien figure en el listado, siempre se contactara con el facultativo de guardia correcto. Intentar notificar siempre a centralita si se ha hecho algún cambio. Si no se lleva el busca y no se sabe exactamente quién está de guardia es un problema llamar a un teléfono particular, sobre todo si esto ocurre a las 3 de la madrugada. Invitar a todos los facultativos que hacen guardia localizada a que faciliten algún teléfono de contacto para que la centralita tenga un listín de teléfonos actualizándolo y los pueda pueda localizar en caso de que falle la Red Corporativa, cosa que ya ha sucedido. Pretendemos que esto sea el funcionamiento habitual de localización, dejando siempre la posibilidad de alguna excepción por causas de fuerza mayor, lógicamente. Hay que tener en cuenta que no siempre está el mismo personal en la centralita (vacaciones, bajas, etc), por lo que para las localizaciones, sobre todo si son urgentes, se debe de tener un funcionamiento claro y rápido.
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Bibliografía. - Telefonistas (Temario Específico). Editorial ADAMS. Año 2008.
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