50 perguntas e respostas em eventos

50 perguntas e respostas em eventos

Reginaldo Rispoli

Agosto -2015

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Olá...

O setor de eventos é um dos maiores contribuintes na formação do Produto Interno Bruto Brasileiro, gera empregos e dignidade a um universo expressivo de cidadãos. As empresas utilizam os eventos como ferramenta de difusão e consolidação de suas marcas, consequentemente a indústria do turismo têm nos eventos uma das maiores fontes de arrecadação de divisas.

No intuito de democratizar o conhecimento e favorecer o acesso à informação o autor brasileiro de maior vendagem de livros de eventos Professor: Reginaldo Rispoli lança o e-book 50 perguntas e respostas em Eventos. Projeto que tem por finalidade difundir a importância do segmento de eventos para as cidades, empresas, entidades e cidadãos.

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1-Qual o papel do produtor, do idealizador, do produtor executivo, gestor em eventos, personal em eventos, cerimonialista, do coordenador do evento, do coordenador de montagem entre outros?

O gestor ou produtor executivo são os cabeças da comissão central organizadora que também poderá receber outra denominação.

Distribuem funções e coordenam os trabalhos, em especial monitoram as ações que acontecem no pré-evento.O produtor é segundo homem do staff. O idealizador nem sempre executa, regularmente terceiriza a produção.

O cerimonialista faz o mesmo papel do gestor ou produtor executivo, entretanto assim é chamado nos eventos sociais.

O personal é uma nova denominação aos profissionais que executam projetos ou idealizam para empresas ou famílias.O coordenador pode ser um profissional que assumirá a execução e controlará as ações na semana, no período ou no dia ou até mesmo em toda a preparação da produção. O cargo de coordenador de montagem regularmente é ocupado por um profissional que em sua expertise acumula conhecimentos sobre vários itens pertinentes a montagem.

A ausência de uma terminologia padrão fará com que você perceba a ausência de citação de alguns profissionais, porém nossos regionalismos e a falta de regulamentação nos impede de melhor especificar, entretanto, buscamos na base etimológica a fundamentação da ideia.

2-Que ações devo fazer para que o credenciamento do meu evento seja um sucesso e aconteça de forma prática e moderna?  Orientar e treinar a equipe que distribuirá as credenciais. Criar caderno de orientações;  Elaborar a lista de prováveis credenciados;  Confeccionar os modelos que serão utilizados por todos os envolvidos. Recomenda-se a utilização de cores diferentes para cada função. Caso tenha condições utilize código de barras ou

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sequências numéricas perfuradas para a leitura na entrada e saída.

Defina vários pontos para a execução do credenciamento; Imprima previamente as credenciais; Solicite a imagem dos participantes na operação dos eventos ou utilize webcam que favoreça a impressão das credenciais da equipe de trabalho Crie o regulamento do credenciamento e o disponibilize no hotsite do evento; Marque a data específica e avise através de circular o dia que a imprensa deverá retirar junto à organização as credenciais de sua equipe de trabalho.

3-Em venda de ingressos o que adotar para evitar a falsificação?

Você deverá utilizar na produção de ingressos:  Papel moeda ou papéis especiais;  Selos holográficos;  Sequências numéricas perfuradas;  Marcas d’água;  Código de barras ou cartões em plástico rígido com tarja magnética e demais dispositivos de leitura ótica etc.

4- Que maquiagem e esmaltes deve utilizar a recepcionista em atuação, bem como deve ser arrumado o cabelo para eventos de várias tipologias?

A maquiagem deve ser sóbria assim como deve ser a recepcionista (leve pó compacto e batom cor de boca). Seus cabelos devem ser presos no estilo coque ou até mesmo “rabo de burro”. As unhas devem ser pintadas na cor rosa claro ou base.

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5-Quais são os critérios para a escolha e contratação de uma empresa de segurança para atuar nos eventos e qual a média necessária para atender a demanda do evento?

As empresas de segurança devem ser autorizadas pela Policia Federal e deve ser escalado um profissional para cada cem participantes.Cabe afirmar que para shows deverão ser escalados seguranças sem coletes em locais estratégicos (palco, camarins, caixas de energia, proximidades dos caixas e sanitários) 6-Quais são os principais tipos de coquetéis?  Party – salgados e bebidas;  Souper – salgados e bebidas acrescidos de um prato quente;  Volante – bebidas;  Buffet – todas as iguarias ficam colocadas à mesa.

7-Qual a função dos brunchs?

Os brunchs, que vieram contribuir com as reuniões de longa duração ou mesmo substituir os almoços de negócios, cumprem também com o papel de pausa ou forma de encontro e são tratados por outros autores como eventos.

8-Quantos garçons devem trabalhar em coquetéis com assentos à mesa?

Escale um garçom para cada cinco mesas, ou para atender o máximo de vinte pessoas.

9-Qual a quantidade ideal de salgados, doces, vinho, cerveja e uísque deverão ser servidos para um coquetel que não contará com o serviço de jantar?

Quantifique quinze salgadinhos (depende do tamanho), dez docinhos, 400ml de vinho, 600ml de cerveja e três doses de uísque (valores médios) por pessoa

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Obs:. Cabe lembrar que tais referenciais devem contar com uma margem extra de segurança de no mínimo de 20%, assim como o quantitativo de bebidas variará de acordo com o clima e faixa etária dos convidado.

10-Qual a quantidade de queijos devem ser servidos nos eventos?

Sirva entre 250g e 300 g de queijo por convidado, sendo que a primeira opção para as mulheres e segunda para os homens.

11-Porque devemos servir sorbês em queijos e vinhos?

O sorvete de tangerina propiciará aos participantes a sensação de assepsia nas papilas gustativas.

12-Para que todos tenham a mesma possibilidade de conforto o que deve fazer o gestor em eventos na fase de preparação dos eventos?

Quantificar o universo de materiais, mobiliários etc. Torna-se necessário deixar quantidade de reserva para as necessárias substituições. Em relação à distribuição de materiais e mobiliários é preciso criar instrumentos que possibilitem o controle e a devolução.

13- Em relação ao fornecimento de opções alternativas para lanches o que deve articular a Comissão de alimentação?  Fazer a previsão do quantitativo de público e informar aos responsáveis pelos bares e restaurantes envolvidos.

Preferencialmente, criar tabela de preços na intenção de evitar a cobrança de preços abusivos;  Estabelecer o padrão de higiene e as normas disciplinares.

14- A praxe de mercado em eventos de capacitação ou coorporativos determina que sejam servidos pelo menos água e café em lanches intervalos de pausa. O que pode dinamizar ou programar o gestor caso tenha orçamento restrito?

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Definir a quantidade de coffee-break necessário e buscar parcerias de degustação com empresas fabricantes de alimentos.

15-Qual o tempo mínimo ideal para pausa?

Defina o tempo mínimo de intervalo de vinte minutos a cada turno do evento.

16-Servir água mineral em copos ou garrafas de 500ml para grande universo de pessoas além de onerar os custos de produção requer uma logística mais complexa. O que deve planejar o gestor ou a comissão de infraestrutura?

Instalar bebedouros em locais estratégicos e ponto com água potável em eventos de massa e ao ar livre.

17-Em determinados períodos do ano conviveremos com o risco de sol muito forte ou chuva, o que fazer para minimizar tais problemas?

Fazer a previsão da utilização de toldos, marquises, lonas de circo e pirâmides distribuídos em locais estratégicos de circulação, entrada e saída e estacionamentos.Crie croqui dispondo tais acessórios.

18-Prever e dotar de condições os ambientes são pré requisitos mínimos que devem ser planejados pelos gestores. Cite pelo menos três itens fundamentais em todos os eventos?  Eliminar utilização de pisos acarpetados em locais de grande tráfego;  Limpar o piso sempre que necessário, jamais o piso deverá estar escorregadio.Limpar todas as áreas antes da realização e com constante regularidade;  Revisar e isolar os fios de eletricidade. De preferência deverão ficar fora do alcance das pessoas.

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19-Conservação de sanitários sempre foi tido pelos participantes em eventos como um ponto falho do planejamento em eventos o que não devermos esquecer em hipótese alguma ao elaborar o planejamento?

A previsão de uma bateria de banheiros para cada trezentos participantes.Deverão ser planejados de forma diferenciada a inclusão de sanitários adaptados; Escalar um profissional para supervisionar a limpeza dos banheiros.Os banheiros deverão estar limpos, conter papel higiênico (Rolos industriais), toalhas descartáveis e sabonete líquido. Deverá contar com a luminosidade necessária.

20-Em que deve ser fundamentado o estudo de viabilidade de um evento?  Componha a equipe de profissionais que atuarão no préevento;  Aplique a técnica brainstorming focando na temática e identifique e defina o perfil do evento e do público;  Faça simulações e cruzamento de dados e análise:  A viabilidade financeira do evento;  Os custos estimados com locações, contratações e demais serviços e necessidades. Aplique pelo menos 20% a mais nos valores obtidos, como margem de erro;  O nível de risco mercadológico;  O prazo hábil para a execução;  O universo de público que demanda para que o evento não seja considerado um fracasso financeiro ou de retorno para os patrocinadores e apoiadores;  Avalie se as áreas físicas atenderão à demanda de público e aos interesses (áreas e infraestrutura) e necessidades da produção (quantitativo de público necessário para a obtenção de retorno financeiro);

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 Os custos de transporte aéreo, hospedagem e alimentação para a equipe de trabalho, atrações e convidados. Cruze os dados e avalie a viabilidade de ser realizado na cidade escolhida;  Prováveis patrocinadores ou apoiadores;  O grau de relevância cultural e se o projeto será registrado nas leis de incentivo.

21-Quais são os primeiros passos para a execução de eventos de qualquer tipologia?

Faça a leitura e interpretação do briefing e agilize as tramitações ou consulte a memória da edição anterior; Avalie as condições de trabalho e observe se será possível distribuir o trabalho em comissões ou compor uma equipe multiprofissional; Distribua competências e funções; Componha a memória do evento atual.A memória deverá ser composta a partir da aplicação do brainstorming como estratégia de investigação e registrar as ações do pós evento.

Obs:. Caso você nunca tenha executado um evento, sugiro que você prepare algumas perguntas para dinamizar o brainstorming.A técnica também poderá ser aplicada como referência básica no estudo de viabilidade.

22- Como identificar os pontos problemáticos ou que colocam em risco a integridade física do participante do evento?

Ao fazer a vistoria de escolha do Centro de eventos anote os pontos problemáticos no que se refere a áreas físicas (fios desencapados, buracos no piso, guarda corpo solto, degraus de escada maiores entre muitos.

23-Caso não consiga fazer todas as mudanças ou agilizar as providências em tempo hábil que solução adotar?

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Isolar os locais vulneráveis a acidentes. Coloque placas de identificação ou escale profissionais para auxiliar o público em deslocamento de pessoas.

24-Em relação a energia elétrica o que fazer?  Avaliar a capacidade de carga dos disjuntores e fazer as trocas necessárias;  Revisar as tomadas e conferir a voltagem de equipamentos elétricos;  Evitar a permanência de fios desencapados e cabos de energia passando pelo chão.A legislação de alguns estados prevê que os fios e cabos de energia deverão passar por via aérea;  Isolar as caixas de energia. Em especial as mesmas deverão ficar distante do contato com o público;  Teste o telhado de palcos e observe se há goteiras pois a água é condutora de energia. Toda e qualquer goteira deverá ser consertada independente do local onde se encontra. É inconveniente e desagradável.Direcione as calhas de escoamento de água para locais seguros e longe de fios e cabos elétricos;  Revise os brinquedos de parques de diversão regularmente, bem como, deverão ter a sua fonte de alimentação de energia ou de inflar brinquedos isoladas.

25-Cite aspectos importantes na prevenção de acidentes e que muitas vezes passam despercebidos pela equipe de produção?  Avaliar o estado das louças dos banheiros. É conveniente observar se as louças não estão quebradas ou soltas;  Utilizar apenas pisos antiderrapantes em sanitários de teatros, centros de eventos e outros;  Evitar que os responsáveis pela limpeza apliquem excesso de cera no piso;

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 Conferir e substituir cadeiras de auditórios com pranchetas que possuem barra antipane e que estejam quebradas;  Substituir mesas com pés em falso ou desniveladas.

26-Em relação a extintores de incêndio o que fazer?  Utilizar sempre os extintores ABC que atenderão a várias demandas;  Manter em local visível e bem sinalizado extintores para equipamentos elétricos;  Destinar para cada botijão de gás de cozinha um extintor de incêndio.Ao montar praças de alimentação respeite a distância mínima estabelecida pela legislação;  Destinar extintores para as peças de decoração que recebam materiais inflamáveis, velas ou fogo.

27- É fundamental contratar brigada de incêndio para todos os tipos de eventos?

A produção deverá contratar brigada de incêndio para o controle e acompanhamento do desenvolvimento do evento, onde a demanda de público e equipamentos exigir.O Corpo de Bombeiros Militar poderá auxiliar na identificação da necessidade.

28-Que papel ocupa o coordenador de plenária em eventos técnico científicos?

Dar condições ao palestrante ou conferencista de fazer sua explanação, bem como controla o tempo e faz a triagem das perguntas. O auxiliar de plenária distribui os formulários de perguntas e os recolhe. Faz a leitura e passa para o coordenador. Deve utilizar efeitos sonoros, de iluminação ou visuais na intenção de informar o tempo hábil que ainda resta ao palestrante.

29-Que papel ocupa o auxiliar de plenária em eventos técnico científicos?

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Suprir as necessidades do palestrante, debatedor e outros, todavia, cumprir com o rito do controle de tempo, distribuição e recolhimento de formulários de perguntas, contato com o helpdesk e equipe técnica de operação de instrumentos.

30-Qual a função do despachante em eventos no que se refere a tramitação burocrática?

Protocolar toda a documentação junto aos órgãos públicos e acompanhar a tramitação bem como vistoria de aprovação.Contratar seguros e pagar taxas de liberação de realização de eventos, 31- Que papel ocupa o moderador em debates?

Evitar o conflito entre os debatedores, assim como combinar as regras antes do evento. Em alguns casos apresenta a síntese dos temas debatidos.Faz a leitura do currículo dos debatedores ou a encaminha para o Mestre de cerimônias.

32-Que trajes utiliza a recepcionista em eventos, que acessórios pode usar e evitar?

Tailleur ou terninho e blusa branca de pequeno decote, como acessórios deve evitar utilizar brinco longos e argolas.Utiliza ainda bottom ou broche de identificação.Cabível a utilização de tubinho com scarpin e echarpe.Os trajes devem ser azuis ou preto.Caso a produção do evento ou o contratante decida uma cor especial deverá arcar com os custos.

33-O que deve fazer o gestor de um evento na fase preliminar de produção?

Visitar os centros de eventos e fazer o levantamento de todas as necessidades baseado no que foi solicitado pelo seu cliente ou definido no brainstorming.

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34-Como é solicitado o alvará temporário?

A produção elabora um oficio e solicita o alvará temporário do evento junto a prefeitura ou órgão público compatível. Deverá Informar no oficio o universo de público, a data ou período, o local e o tipo de equipamentos que utilizará.

35-Após a apresentação do oficio deverá tomar quais providências?  Procurar identificar junto as entidades responsáveis quais são as solicitações e providências que deverão ser cumpridas em nível de exigências;  Dotar as áreas com os equipamentos e recursos exigidos pelos órgãos reguladores da saúde pública, segurança pública (bombeiros e defesa civil);  Instale os extintores de incêndio e tarjas de identificação;  Instalar extintores de incêndio próximos a fogões e fornos elétricos;  Instale extintores nos palcos de shows e em outros locais necessários.

36-Em relação a portas de entrada e saídas de emergência?  Observar o estado de conservação das barras e trancas de portas de saída de emergência(anti-pânico). As barras deverão facilitar a saída do público ao primeiro toque de mãos nas barras. Caso estejam emperrando a saída deverão ser ajustadas ou substituídas;  Sinalizar as saídas de emergência;  Orientar aos responsáveis pela segurança que evitem deixar as saídas de emergência obstruídas;  Instalar indicadores de saída de emergência que não dependam de energia elétrica. Existem sinalizadores que funcionam a base de bateria recarregável até pelo período de vinte e quatro horas.

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37-Quanto a sanitários que providências agilizar?

Avaliar as condições dos banheiros e fazer as trocas e adaptações no intuito de possibilitar conforto aos usuários. Observe: se os vasos sanitários estão bem afixados, se não existem vazamentos, se as descargas funcionam e se o piso é antiderrapante e instalar banheiros de tratamento químico caso o universo não atenda as exigências.

Recomendo a instalação de banheiros específicos para portadores de necessidades especiais, mais vividos e crianças. Os banheiros para estes públicos deverão ser adaptados e em especial possuir rampas, portas mais largas, barras de apoio e instalados no mesmo nível do piso. Empresas de locação possuem traillers adaptados (oferecem maior conforto ao público).

38-É preciso instalar containers para a colocação de lixo?

Sim é necessário a instalação de containers para armazenamento de lixo em área especifica e lixeiras em pontos estratégicos.

39-É obrigatório instalar geradores em qualquer tipo de eventos?

Nem sempre, porém contribui com a diminuição de riscos, assim como favorece a manutenção da imagem e o custo é justificável.

40-Ao final do evento é preciso fazer uma nova vistoria?

Sim, após desmontagem e escoamento dos materiais, faça uma nova vistoria no centro de eventos antes de entrega-lo aos responsáveis e verifique se tudo se encontra em ordem e em condições de devolução.

41-Quais são os primeiros passos a serem agilizados pela comissão de segurança de um evento?

Conhecer a área onde o evento será realizado.Mapear os pontos estratégicos fundamentais e listar as necessidades (profissionais armados (patrimoniais) e desarmados.

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Preparar a minuta de orçamento e enviar para as empresas que poderão atender as necessidades.

42-Qual o prazo mínimo para tramitar documentos junto a secretaria de segurança?

Tramite os documentos com a antecedência mínima de 40 dias e realize reuniões de planejamento das ações com os órgãos pertinentes; 43-O que fazer após o orçamento?  Selecionar a empresa de segurança, em especial a de menor preço e que tenha regularidade de mercado. Antes de firmar contrato procure saber se a empresa possui cadastro junto a secretaria de segurança e está autorizada a funcionar;  Planeje as ações de segurança em conjunto com a empresa contratada;  Marque reunião com os envolvidos traçando as estratégias e prioridades.  Solicita a empresa de menor preço a relação dos profissionais que atuarão no evento.

44- Qual a importância de participar de reuniões junto a secretaria de segurança e contar também com profissionais da empresa contratada?

A possibilidade de planejar e definir em conjunto as táticas ideais.

Quantificar o universo de policiais necessários, todavia articular o trabalho de orientação do tráfego de veículos, definir as ações preventivas e de controle e segurança para os participantes.

45-Quando um evento recebe autoridade do primeiro escalão qual é a praxe?

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Caso seu evento receba autoridades do primeiro escalão deverá haver vistoria preventiva pela área de segurança da autoridade e planejar em conjunto as ações de segurança.

46-Antes de lançar o evento no mercado devo tomar que decisões?

Credibilidade é fundamental para a sobrevivência de qualquer produtor no emergente mercado de eventos,portanto,avalie com segurança se é viável executar o evento, antes de sair assumindo compromissos com fornecedores e recursos humanos.A condição de franco atirador deverá ser ceifada do mercado comercial.Estudo de viabilidade eis a estratégia pertinente.Sei que a avidez e o desejo de empreender e realizar é altamente fascinante.Avaliar as variáveis universo e perfil de público, os prováveis apoiadores, se o local favorece a ida do público com menor custo para o mesmo e comporta o quantitativo ideal de pessoas, a escolha da data, o quantitativo de eventos com as mesmas características a serem realizados no período são algumas das principais avaliações que são necessárias para que tenhamos a certeza se o evento é exequível e apresentará os resultados esperados.Infelizmente em nível mercadológico o estudo de viabilidade ainda é muito pouco utilizado.

47-Que pré-requisitos devo avaliar antes de realizar um evento, assim como comprar ou locar materiais?

Cruzar os dados: Valores, gastos, equipamentos utilizados, locação de áreas e público beneficiado são apenas alguns dos referenciais básicos para decisão na hora de locar materiais, contratar atrações ou adquirir bens materiais permanentes. Quanto ao item valores gastos é preciso registrar os dados referentes a conservação e a manutenção de materiais e equipamentos, o número de horas de utilização, os honorários dos profissionais, o custo com o pagamento de cachês e honorários das atrações etc.

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48-Como devo proceder em relação a preparação de solicitação de orçamentos para fornecedores?  Articule os orçamentos de forma bem detalhada e envie por fax ou e-mail para os fornecedores. Procure identificar todas as necessidades das comissões, assim como referenciais e parâmetros de qualidade;  Elabore o memorial descritivo de forma que os fornecedores possam apresentar orçamento real e que atenda sua demanda.

49-Quantos orçamentos devem ser feitos?  Faça o mínimo de três orçamentos;  Decida o fornecedor de menor preço após apresentação dos orçamentos e firme contratos.Solicite descontos.

50-Como é feito o pagamento de cachês de artistas?

Pague os cachês de artistas (50% no ato da assinatura do contrato e o restante conforme estipulado no contrato)

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Bruno Brito Santos Soteropolitano - BA, 37 anos, radicado em Campinas - SP, produtor de eventos, professor dos Cursos & Treinamentos: Cerimonial & Protocolo em Eventos, Básico em Organização de Eventos, Eventos Promocionais, Marketing em Eventos, Noções Básicas de Captação de Recursos para Eventos, Plano de Negócios Canvas para PME e está lançando o Curso Marketing para Cerimonialistas de Eventos Sociais.

Bacharel em Turismo, Pós-graduado em Relações Públicas e Especialista em Marketing Organizacional pela Unicamp - SP. Planejou, Organizou e Executou mais de 50 eventos do zero, deste a concepção da ideia, analise financeira, captação de recursos, comercialização de ingressos e execução. É fundador do Blog e Agência de Eventos Fórmula dos Eventos Co-fundador do Portal Tudo Sobre Eventos Contatos: Email: formuladoseventos@gmail.com Whatsaap :19 99170-0865 http://www.formuladoseventos.com/

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Reginaldo Rispoli Mineiro, 55 anos, radicado no Distrito Federal, produtor de eventos, professor universitário das disciplinas: planejamento e organização de eventos; Trabalha em projetos como consultor para empresas e prefeituras (assinou mais de 300 projetos); Palestrou em mais de quinhentas cidades brasileiras.

Autor dos livros, aqui citados: • Desmistificando o Lazer (1995) - Esgotado; • Produção e Organização de Atividades de Lazer (2000) Esgotado; • Lazer na Escola, Forte Aliado no Combate a Violência (2001); • A Força Econômica do Turismo e o Pujante Mercado de Eventos (2003); • Eventos Passo a Passo uma abordagem prática (2005); • Manual Brasília Capital de Eventos (2008); • Requinte ao alcance de todos (2011); • Eventos Como Fazer (Edição 2011-revisada e ampliada 105.000 livros vendidos); • 1000 perguntas sobre eventos(2014).

Contatos: Email: reginaldorispoli@ig.com.br Whatsaap :61-8143-8082

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