2.1.1 Planeación por Objetivos (resultados) Durante la década de 1950 se difunde el concepto de “Administración por objetivos” (APO), propuesto por Peter Drucker, en donde se enfatiza la necesidad de que todas las acciones deben ser dirigidas por “objetivos claramente expresados”. No se debe controlar por controlar, sino controlar por objetivos. Insiste en la necesidad de tener los objetivos muy presentes al administrar. La APO es un propósito, una misión para un periodo determinado, definido de tal forma que pueda ser medido bajo parámetros cuantitativos (tiempo, dinero, etc.), controlable para replantear las acciones de futuras metas. Son declaraciones generales donde se describen los resultados que la empresa u organización espera obtener o alcanzar en un tiempo determinado, a través de una serie de pasos planeados y medidos. Reflejan el estilo, valores, aspiraciones y deseos de la dirección. No se trata de un sistema nuevo de administrar, sino una nueva forma de pensar que requiere el cambio radical, en muchos de quienes ejercen el mando, de sus estilos, prácticas y valores de supervisión, y permitan a cada subordinado participar en la fijación de los objetivos del trabajo que realiza, se autosupervise y autocontrole.
Los objetivos deben estar redactados de tal forma para poder ser controlados fácilmente por medios cuantitativos. Esto es necesario para conocer el grado en el cual se logran los planes y aplicar las correcciones necesarias para futuras acciones .Uno de los aspectos más importantes es la “redacción de los objetivos”; algunas sugerencias son las siguientes: ₡ Que el objetivo pueda ser controlable y observable por medios cuantificables, incluyendo, de preferencia, los siguientes elementos: tiempo, cantidad y calidad ₡ Redactado con sencillez y con términos usados en la organización
cen a la misión. Todos deben ordenarse según su importancia. El administrador debe jerarquizar prioridades.
Cíclicos o por metas. Los objetivos se deben traducir en metas para poder medirlos, saber cómo va la organización y reorientar, en su caso, las acciones por medio de nuevos planes. Las metas se han clasificado de tres formas diferentes: ₡ A largo plazo. De más de cinco años, involucran a toda la organización, llamados también objetivos estratégicos ₡ A mediano plazo. Considerados como objetivos tácticos, deben estar en función del objetivo general; por lo regular son establecidos para las áreas ₡ A corto plazo. Son llamados operativos y están planteaCaracterísticas principales: ₡ Ser guías para la toma de dos a menos de un año. Al igual que los anteriores, deben estar decisiones ₡ Tener un alcance (hasta enfocados al objetivo del área correspondiente dónde se quiere llegar) ₡ Estar delimitados por el tiempo (días, meses, años) ₡ Ser claros en su redac- Por su jerarquía y función. ción y factibles en su realización Como las empresas están estructuradas jerárquicamente, los objetivos se pueden clasificLos objetivos se clasifican de cu- ar por el nivel de jerarquía y área atro formas diferentes; a contin- donde se establezcan, para su debida coordinación. Cada nivel uación se enuncian: jerárquico tiene sus objetivos y debe, a su vez, establecer metas Por su origen y tiempo son: que sirvan de guías de los otros Permanentes. Son la razón de niveles. El titular de cada nivel ser de la organización, se pare- debe establecer sus objetivos y
cada responsable de área funcional deberá establecer también sus objetivos directos referentes a su área respectiva, para que sus subordinados los puedan establecer hasta el último nivel. Por los objetivos del puesto. En cada puesto se distinguen tres tipos de acciones básicas relacionadas con la eficiencia: ₡ Acciones Formalizadas: se desprenden de la delegación formal y son la base de las metas para medir eficiencia y dar retroalimentación ₡ Acciones No Formalizadas: se refieren a actividades no correspondientes a los objetivos vitales del puesto, pero que son eventualidades indispensables para el buen funcionamiento de la organización ₡ Acciones Creativas: los puestos no son laberintos sin salida y estáticos; siempre requieren creatividad para lograr eficiencia Por su relación con el desarrollo personal. Una APO congruente debe incluir no solo las metas que benefician a la organización, sino buscar un desarrollo del individuo en una forma más particular, permitiéndole a este, alcance otras habilidades personales, aunque no estén relacionadas directamente con su puesto. Son muchas las razones por las
cuales las organizaciones deben permitir que el personal se desarrolle. Podemos señalar tres de las más importantes: 1) Se le deberá permitir libertad para escoger lo que él considere adecuado para su desarrollo y no limitarlo solo a las actividades del puesto donde trabaja 2) El individuo desea ascender, tener otras oportunidades, por lo cual se le deberá capacitar permanentemente 3) Debemos buscar una congruencia de metas entre lo deseado por el individuo y lo requerido por la organización. En la medida en que esto se logre, habrá un desarrollo integral
₡ Es la única forma con la cual se cuenta para planear y evaluar democráticamente el trabajo y hacer un seguimiento de las causas que obstruyan la eficiencia ₡ La organización, los directivos y los mandos intermedios que trabajan bajo este sistema, responden a metas concretas y premisas ₡ Facilita y exige una mayor delegación de autoridad ₡ Fija responsabilidades personales ₡ Facilita y estimula la formación de grupos de trabajo ₡ Ayuda a mantener las descripciones de puestos ₡ Es una base para detectar necesidades de capacitación y hacer seguimientos
Ventajas de la APO para el sub- Limitaciones de la tración por objetivos. ordinado:
adminis-
₡ No todos los supervisores tienen el mismo poder para exigir resultados a los subordinados y no todos pueden seleccionar ni cambiarlos libremente ₡ No todas las tareas se pueden expresar fácilmente en metas mensurables ₡ No siempre hay buenas relaciones entre el jefe y el subordinado ₡ No todos los supervisores están debidamente capacitados para administrar, es decir, planear y evaluar resultados ₡ En ocasiones, los niveles más altos de las organizaciones Ventajas de la APO para la or- no planifican y sus exhortaciones no corresponden a sus acciones. ganización: ₡ Le permite conocer exactamente qué es lo que se espera de él ₡ Le permite mayor libertad de acción ₡ Sus logros quedan registrados de una manera más objetiva ₡ Lo anterior permite una mayor justicia en las promociones y ascensos ₡ Le permite concentrarse en áreas concretas ₡ Sabe cómo ha logrado mejorar o superar sus deficiencias
Ahí se genera la inestabilidad de toda la institución ₡ Planear la acción y evaluarla consume tiempo y no siempre el superior dispone de él La administración por objetivos no es solamente un sistema administrativo, es una filosofía de dirección que impulsa a tener siempre presentes los objetivos. El conocimiento de APO permite ver, en forma sencilla, el proceso administrativo: lo que es y lo que debe ser.
REFERENCIA Barajas, J. (2000). Curso introductorio a la administración. Trillas Fred R. David (2003) “Conceptos de Administración Estratégica” PEARSON Prentice Hall Hernández y Rodríguez, S. Administración teoría, proceso, áreas funcionales y estrategias para la competitividad, 2.ª ed. McGraw-Hill. Koontz, H. y Weihrich, H. (1999) Administración: Una perspectiva global, 12ª. Ed. ISBN: 9701039491. Mc. Graw Hill. Interamericana Munch Galindo, L. (2002) Fundamentos de Administración. Trillas