3.2.5 Diagramas de flujo, diagramas de bloque Se definen como un método para describir gráficamente un proceso existente o uno nuevo propuesto, mediante la utilización de símbolos, líneas y palabras simples, denotando las actividades del proceso y su respectiva secuencia. Un diagrama de flujo es una herramienta de gran valor para entender el funcionamiento interno y las relaciones existentes entre los diferentes procesos de una organización. En general, es una herramienta básica para el mejoramiento de procesos, su estandarización y normalización un área determinada. Clases de diagramas Diagrama de bloque: Este diagrama proporciona una visión general y rápida del proceso. Los rectángulos y las líneas con flechas son los principales símbolos de un diagrama de bloque. El diagrama de bloque se compone de macro-actividades representadas por un rectángulo, dentro del cual se hace una descripción concisa, y breve de la misma. También se puede definir como la representación gráfica de los diferentes procesos de un sistema y el flujo de señales donde cada proceso tiene un bloque asignado y estos se unen por flechas representando el flujo de señales que interaccionan entre los diferentes procesos. Diagrama de flujo: Es el diagrama de mayor utilización en el levantamiento de procesos. Este diagrama detalla las actividades del diagrama de bloque. Utiliza los símbolos de: Inicio-fin, actividad, decisión, conectores (de página o de flujo). Diagrama de flujo funcional: Muestra el recorrido del proceso a través de las áreas funcionales de la organización, o también a través de los diferentes cargos. Es muy utilizado en los manuales de procedimiento, dando una visión más completa sobre el mismo, pues especifica responsabilidades sobre cada una de las actividades desarrolladas en el proceso. Diagrama ANSI ANSI (American National Standards Institute/ Instituto Nacional Estadounidense de Estandarización). Este diagrama es utilizado para llevar al detalle el diagrama de flujo, en él se examinan al detalle las actividades realizadas en el diagrama de flujo, especificándolas a nivel de tareas. Es de gran ayuda para el mejoramiento de procesos.
SIMBOLO
SIGNIFICADO Actividad: Rectángulo. Se utiliza para denotar cualquier clase de actividad u operación, Se debe incluir en el rectángulo una breve descripción de la actividad. Se utiliza para todos los diagramas. Movimiento: Transporte: Flecha ancha Indica el movimiento (material, personas, maquinaria, información) entre locaciones, por ejemplo: envío de un producto a bodega, envío de una carta por correo. Decisión: Diamante Se utiliza en aquellos puntos del proceso donde se debe tomar una decisión. Los diferentes flujos en la decisión se marcan con las palabras SI_NO, VERDADERO_FALSO. Se utiliza para todos los diagramas excepto el de bloque, puesto que en este diagrama se supone siempre el sí Inspección: Círculo grande Se utiliza un círculo grande para indicar que el flujo del proceso se ha detenido para evaluarse la calidad. También puede representar que se requiere una firma de aprobación. Dentro del círculo se describe la inspección realizada. Documentación: Utilice este símbolo para indicar que la actividad realizada está en cierto formato Incluye información registrada en papel (por ejemplo, informes escritos, cartas, o impresiones por computador). El símbolo puede indicar el número de copias Espera, Demora: Utilice este símbolo Cuando un ítem o persona debe esperar, o cuando un ítem se coloca en un almacenamiento temporal antes de realizarse la siguiente actividad (por ejemplo, esperar una firma). Almacenamiento Cuando exista una condición de almacenamiento controlado y se requiera de una orden o solicitud para que el ítem pase a la siguiente actividad (archivar carta). Dirección del flujo Denota la dirección y el orden en los pasos del proceso. Indica el movimiento de un símbolo a otro. Se utiliza en todos los diagramas.
1
A
Inicio/fin
Transmisión Identifica aquellos casos en los cuales ocurre la transmisión inmediata de información (por ejemplo, transferencia electrónica de datos, fax, llamada telefónica). Conector: Círculo pequeño Con una letra o número dentro del mismo, para relacionar puntos del diagrama. Conector de página: unir páginas en la diagramación del proceso. Elipse o Círculo alargado Indica principio o fin del proceso.
Ítem: Palabras y/o actividades enlistadas por realizar. Ejemplo resuelto de DIAGRAMA DE FLUJO sobre el cambio de llanta del automóvil.
INICIO Identifico el Caucho desinflado NO Compro un Caucho Nuevo
¿Tengo Repuesto? SI Lo saco de la Maletera y lo Reviso NO ¿Esta Bueno?
Lo Llevo a Reparar
SI Cambiar el Caucho Desinflado por el Nuevo
FIN
REFERENCIA Garza, J. G. (2001). Administración Contemporánea. Segunda Edición. México: Mc Graw Hill. Méndez, J. S. ((2002). Economía y la Empresa. México: Mc. Graw Hill. Reyes, P. A. (1989). Administración de Empresas, Teoría y Práctica, Parte 1. México: Limusa. Wether, W. B. y D. Heith. (1995). Administración del Personal y Recursos Humanos. México: Mc. Graw Hill.