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Control por desviaciones especificas
Capítulo 2: Métodos y ejemplos de reportes de control de gastos de personal
En este capítulo nos vamos a enfocar en presentar dos metodologías aplicadas en varias empresas locales y latinoamericanas. Haremos particular enfoque en los reportes de control, las conclusiones correctas e incorrectas que pueden darse en cada uno de los eventos y nuestro aporte profesional de cada una de ellas.
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1.- Control por desviaciones específicas
Consiste en un proceso que evalúa si las decisiones se desarrollan conforme se
planearon. Este método propone despejar la subjetividad que puede estar
inmersa en el análisis financiero y proporciona toda la información requerida
para obtener conclusiones más específicas. De esta manera es posible
identificar claramente las desviaciones y clasificarlas para el análisis; cualquier
proceso de administración pierde su sentido si no se define y establece
una estrategia de control.
Control por desviaciones específicas
Parte 1. Control por beneficios y número de personas
Las diferencias calculadas en esta metodología de trabajo se estiman a nivel de
persona o cargo y se consolida en función del tipo de gasto. Incluir número de
personas en el análisis agrega la posibilidad de tener una mejor idea sobre las
posibles causas de las variaciones. En el ejemplo siguiente vemos un reporte de
desviaciones por “Sueldos y Salarios” y número de personas por centro de costo. 1
1 Es muy importante que la lectura de este reporte se realice por centro de costo para evitar que las diferencias se compensen en la consolidación e induzcan al analista a obtener conclusiones erróneas.
Te recomendamos utilizar el siguiente informe resumido para presentar las diferencias de cada mes y acumulado.
GASTOS DE PERSONAL (Real menos Presupuesto)
R. 273,400 P. 244,100 Var. 29,300 12% sobre Presupuesto Número de personas
6 $24,520 Inc. Salarial $2,105 Comisiones $1,410 Bene cios $1,265
Ventas Admin Prod Logística Otros +6 -2 +3 -2 +1 $ 17,970 -$ 2,290 $ 7,250 -$ 970 $ 2,560
Ventas Admin Prod Logística Otros $ 2,820 $ 650 $ 920 -$ 3,120 $ 830
Ventas Admin Prod Logística Otros $ 1,210 $ $ $ $ 200
Ventas Admin Prod Logística Otros $ 1,451 $ 234 $ 331 -$ 1,123 $ 373
La detección de las desviaciones debe empezar por señalar el monto global de la
desviación respecto del presupuesto en un mes determinado, existen USD 29,300
dólares de variación, que a su vez representa un 12% de incremento respecto del
total esperado.
Es importante que la desviación de número de personas sea siempre presentada con
detalle para no perder de vista las posiciones no contratadas. Acorde a la
información presentada se puede concluir que las áreas de Administración y
Logística podrían contratar personal adicional en los meses siguientes, pues el
número de personas presupuestadas está bajo lo aprobado. Es aconsejable
establecer uno a uno los casilleros que resaltan los principales rubros
del gasto por departamento.
Del ejemplo anterior, se concluye que Ventas está trabajando con 6 personas más de
las planificadas, lo que produjo una variación de USD 2,820 dólares en sueldos y
salarios, USD 1,210 dólares en comisiones por ventas y USD 1,451 dólares por
incremento en beneficios. 2
GASTOS DE PERSONAL (Real menos Presupuesto)
R. 273,400 P. 244,100 Var. 29,300 12% sobre Presupuesto Número de personas
6 $24,520 Inc. Salarial $2,105 Comisiones $1,410 Bene cios $1,265
Ventas Admin Prod Logística Otros +6 -2 +3 -2 +1 $ 17,970 -$ 2,290 $ 7,250 -$ 970 $ 2,560
Ventas Admin Prod Logística Otros $ 2,820 $ 650 $ 920 -$ 3,120 $ 830
Ventas Admin Prod Logística Otros $ 1,210 $ $ $ $ 200
Ventas Admin Prod Logística Otros $ 1,451 $ 234 $ 331 -$ 1,123 $ 373
Lo primero que se logra en un análisis de variaciones es aislar las diferencias por
cada uno de los conceptos. Y se puede generar distintos cuestionamientos ¿Qué
causó que Producción trabaje con tres personas más de lo planificado? ¿Cuándo
decidirán los departamentos de Administración y Logística contratar las dos
personas adicionales aprobadas en su equipo? ¿Qué impacto tuvieron estas
decisiones en el resultado neto de la compañía?
Reporte ideal para control de gastos de personal presupuestados por cargo. 2
Conclusiones adicionales del método
Si existen desviaciones en monto y número de personas, se podría asumir que el
incremento o decremento es únicamente causado por la diferencia en número de
personas. Lo que no necesariamente es cierto; pues es posible que parte de la
diferencia sea en gasto de personas que estaban presupuestadas, y otra parte por la
diferencia de HC (Head count – número de personas). Esto se resuelve
con el siguiente método.
Si existen desviaciones en monto y no en número de personas (HC); lo que podría
significar que se gastó menos o más en las mismas personas que ya estaban en
presupuesto. También es posible que en el periodo haya entrado una persona y
salido otra, lo que compensaría el HC (Head count). Es necesario información
adicional para llegar a conclusiones certeras. Esto se resuelve con
el siguiente método.
