Instructivo estructura de costos general sgtcontable by francisco escalona

2015/2016 SGTContable

[ESTRUCTURA DE COSTOS] Dirigido a todo tipo de Empresas que necesiten determinar sus costos de sus productos, bienes y/o servicios antes de ser vendidos, producidos o prestados.

INTRODUCCION SGTContable ofrece a sus Usuarios esta novedosa herramienta que le permitirá calcular los Costos de Comercialización, Producción y Servicios de cualquier tipo de Empresa como también determinar los Costos y Precios Justos exigidos por la SUNDDE. Este instructivo separa los procedimientos de cálculos de costos en 2 grupos: -

Empresas de Comercialización

Empresas de Producción y/o de Servicios

Para tales efectos hemos divido este Instructivo en 4 Capítulos a los fines de evitar la redundancia de opciones que tienen en común funcionalidades acorde al tipo de actividad. -

CAPITULO 1: DEFINICIONES GENERALES CAPITULO 2: COMERCIALIZACION CAPITULO 3: PRODUCCION Y/O SERVICIOS CAPITULO 4: SUNDDE

En caso de que una Empresa Comercialice, Fabrique y preste servicios, podrá realizar estos cálculos en la misma empresa pero con procesos separados, sin embargo todos los Productos: Mercancías, Productos Terminados y Servicios se consolidan en la fase de SUNDDE y son mostrados en los informes de manera consolidada a los fines de cumplir con la providencia 004. Para muchas empresas el hecho de llevar el Control de sus Costos es una tarea difícil, ya que requiere enlazar información de varios sistemas u hojas de cálculos para así lograr tener todos los elementos de Costos para armar la Estructura de Costos. Este proceso es continuo, por cada período los analistas de Costos tiene que reformular nuevamente la información para determinar los nuevos

Costos de los

Productos o Servicios antes de ser comercializados , fabricados o prestados. SGTContable Costos no es un Sistema de Producción, es una herramienta para calcular o determinar la ESTRUCTURA DE COSTOS de Producción, Comercialización o Servicios. Si requieren de un Sistema de Producción con Estructura de Costos, le recomendamos instalar el Sistema de Gestión Empresarial ERPContable. Costos de Comercialización: Corresponde con la determinación del costo unitario de las mercancías nacionales e importadas en la cual se consideran los Costos Indirectos, Gastos de Importación e Internación, entre otros. Costos Estándar: La Herramienta está diseñada para calcular este método de costeo para las Empresas de Producción y/o Servicios, sin embargo para las Empresas de Servicios podrá adicionalmente aplicar Costos ABC para los costos Indirectos. Costos ABC: Para las Empresas que necesitan aplicar este método de costeo, se utiliza la metodología de absorción entre Centros de Costos de Egresos en los Centros de Costos de Producción.

SGTContable Costos: Es una herramienta práctica que facilita la definición y procesamiento de datos de manera ordenada y sistemática, con procesos cortos sin tanta complejidad, pero al mismo tiempo permitir configurar todos los Productos que sean necesarios para su Fabricación o Prestar Servicios por medio de la “Estructura de Costos”. SGTContable es útil para todo tipo de Empresa: Producción: Manufactura, Ensamblaje, Agropecuaria, entre otros incluso Empresas de Servicios que apliquen Costos Estándar o Costos ABC, Empresas de Proyectos, etc.. Toda forma de llevar Estimación de Costos. Responsabilidad de los Resultados SGTContable es una herramienta que organiza y relaciona los datos incluidos para presentar la Estructura de Costos y Precios de forma automatizada facilitando y ahorrando horas de trabajo al Usuario por procesamiento de datos. Es por ello que SGTContable no se hace responsable de los juicios o interpretaciones o resultado favorable o desfavorable que tenga lugar la Empresa que utilice esta herramienta para propósitos operativos o entrega ante los órganos de control. El Usuario debe tener claro que la información introducida está basada en su documentación y registros contables y debe revisar que los cómputos que arroja el Sistema corresponden con los datos almacenados. Cualquier criterio o alcance no contemplado en esta herramienta que considere oportuno aplicar y que sea de uso general para todos los Usuarios, son aceptados para su análisis y posterior incorporación, no obstante aquellos cambios o exigencias que por necesidades particulares o prontitud sean requeridos, son cotizadas como desarrollos a la medida.

Contenido CAPITULO 1: DEFINICIONES GENERALES INICIO DEL SISTEMA Activación del Sistema Acceso al Sistema FICHEROS GENERALES Plan de Cuentas Grupos (Familias) Medidas Proveedores Configuraciones Configuración Cuentas SUNDDE CAPITULO 2: COMERCIALIZACION ASPECTOS INICIALES Información Inicial FICHEROS Mercancías MOVIMIENTOS Origen de las Mercancías Nacionales Origen de las Mercancías Importadas Valores del Período de las Mercancías CAPITULO 3: PRODUCCION Y/O SERVICIOS ASPECTOS INICIALES Costo Estándar Costos vs Gastos Elementos del Costo Definición de Centros de Costos. Definición del Plan de Cuentas Contables Diseño de la Estructura de Costos. FICHEROS Modelos Contables Centros de Costos Materias Primas e Insumos Productos Terminados Servicios MOVIMIENTOS Insumos (Materias Primas) Costos de Producción Costos de Servicios Valores del Períodos de los Centros de Costos Estructura de Costos Producción Estructura de Costos Servicios CAPITULO 4: SUNDDE MOVIMIENTOS Factores (SUNDDE) Estructura de Costos y Precios Punto de Equilibrio

CAPITULO 1: DEFINICIONES GENERALES INICIO DEL SISTEMA

ACTIVACION DEL SISTEMA Para usar esta herramienta requiere Activarla por medio de la Clave de Conformación. Consulte al Canal de Ventas SGT sobre esta clave. El Sistema de Licencias es automatizado, te envía un correo electrónico donde se Activa la Licencia a su nombre y te indica los pasos que debe hacer para realizarla. No obstante te vamos a indicar en este capítulo como Activarla. Luego de haber instalado el Sistema SGTContable, procedes con Activar el Sistema. Ubique en el Escritorio de Windows el Icono para entrar al Sistema de Conformación.

Luego accede al Sistema indicando el Login y Clave Login: SGT Clave: 123

Al Entrar se presentan 3 pestañas con las opciones de Conformación o Activación de cada Sistema que están bajo Clave de Conformación. Ubíquese en la pestaña de Estructura de Costos y elija Conformación Sistema. Ver imagen.

Se presenta el Formulario de Activación Ubíquese en la pestaña de Estructura de Costos y la forma en cómo procesará la clave de Conformación. Elija la forma de Conformación: -

Internet en Línea (Recomendada) Sin Conexión.

Para más detalle véase el Instructivo de Activación. Para mayor información en como Activar el Sistema y sus respectivos módulos incluidos, use el instructivo para obtener la Clave de Activación en la sección de Documentación en www.SGTContable.com

ACCESO AL SISTEMA Ubique en el Escritorio de Windows el Icono de SGTContable.

En el menú principal del Sistema, elija el Módulo de Estructura de Costos.

Ubíquese en el mes de trabajo en la cual va a procesar información.

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Multiusuario y MultiEmpresa Este Módulo forma parte del Sistema SGTContable y por ende cuenta con la mismos alcances en cuanto al trabajo en Red y varias Empresas. Para tales efectos, recomendamos ver los instructivos del Sistema SGTContable o manual de uso.

Información Contable y Financiera: El Usuario de esta herramienta debe tener presente que para diseñar o determinar Estructura de Costos de una Empresa determinada, la información debe estar basada en la Contabilidad de la Empresa, ya que la providencia establece los criterios tomando como base los principios de contabilidad en Venezuela (VEN-NIF) En cada período mensual debe contar con el Estado de Resultados a los fines de determinar los Gastos Ajenos y Costos directos e Indirectos de las Mercancías, Producción y Servicios. Llevar una Estructura de Costos permanente le permitirá conocer sus Costos, planear y mantener mejor sus inventarios, realizar estrategias de ventas, administrar recursos, tomar decisiones oportunas en cuanto al comportamiento de los costos y resultados y finalmente cumplir con lo establecido en la SUNDDE, mediante el cual debe justificar el precio justo de cada bien o producto que venda. Para un rápido aprovechamiento de esta herramienta, recomendamos que considere los siguientes aspectos: 1. Conocer bien los fundamentos de la Ley de Costos y Precios Justos, en especial los criterios de la providencia 003/2014 de la SUNDDE. 2. Tener la información Contable disponible acorde con lo solicitado por el Sistema. 3. Procesar la información acorde con las guía de este instructivo.

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FICHEROS (Generales) Los siguientes ficheros o maestros son comunes para todos los tipos de Empresas según sea su actividad: Comercialización, Producción y/o Servicios. -

Grupos (Familias) Plan de Cuentas Configuración Cuentas SUNDDE Medidas Proveedores Configuraciones

El Módulo de Estructura de Costos está diseñado para que una Empresa pueda combinar los 3 tipos de actividades en caso de necesitarlo, por ejemplo: - Comercializa y presta Servicios. - Fabricante y presta Servicios - Fabricante y Comercializa - Fabricante, Comercializa y presta Servicios.

El universo de empresas y actividades es muy variado, es por ello que incluimos esta flexibilidad independientemente si la Empresa tenga o no estas actividades combinadas.

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Plan de Cuentas El Plan de Cuentas contable es la misma tabla de Contabilidad, ya que es necesario contar con los Saldos Contables para determinar: En Comercialización o Factor de Costos Indirectos. En Producción y/o Servicios o Saldo Real de los Costos Indirectos o Saldo Real de Mano de Obra Directa En SUNDDE o Factor de Gastos Ajenos. (SUNDDE)

Sin la Contabilidad no es posible lograr estos resultados, ya que los mismos se derivan de ella. La ventaja de llevar la contabilidad en SGTContable es que ya tiene gran parte del trabajo ya está adelantado, no obstante recomendamos que revise bien su estructura de cuentas contables a los fines de que cumpla con la clasificación de gastos y costos indicado en la providencia 003 2014 de la SUNDDE, y en cuanto al manejo de los Costos de Producción y de Servicios, para la Estructura de Costos requiere la separación de Centros de Costos en la cual se separen las saldos acorde con los distintos centros de costos de producción y de servicios o en su defecto indicar que no usa

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Centros de Costos (En Configuraciones; de ser así el modelo contable también debe estar separadas las cuentas donde se identifiquen los saldos de los costos de la contabilidad. Importante: Si Usted lleva la Contabilidad la procesa en otro sistema, le recomendamos que importes el Plan de Cuentas desde Excel y los Saldos del Balance de Comprobación la fecha de cierre del ejercicio anterior y luego mes a mes actualice los saldos contables en especial las cuentas de Resultados y las de Costos de Producción o de Servicios según sea su modelo contable Otra sugerencia es que uses nuestro Plan de Cuentas sugerido que tiene la definición de cuentas contables con los modelos contables necesarios para separar los tipos de costos de Comercialización, Producción y/o Servicios, solo tendrías que registrar los saldos por medio de asientos de resumen mensual. Esta información debe estar acorde con su contabilidad fiscal. Recomendaciones: Para las Empresas que solo Comercializan, solo es necesario el Estado de Resultados del periodo anterior para que determinar el Factor de Costos Indirectos (si los tiene) y el Factor de Gastos Ajenos para el cálculo de los Precios Justos. Para las Empresas de Producción y/o de Servicios deben tener el saldo del Estado de Resultados del periodo anterior para determinar el Factor de Gastos Ajenos para los Precios Justos y además los saldos de las Cuentas Contables (mensual) de las Cuentas de Costos de Producción y/o de Servicios (Mano de Obra Directa y Carga Fabril) por el período contable en la cual van a determinar la Estructura de Costos de los productos terminados y de servicios que a bien producen o prestan. A Continuación un extracto del Plan de Cuentas Sugerido del Sistema SGTContable como cuentas nominales del Costo de Ventas. Tomar como referencia o base para sus modelos contables de costos. 5 5.1

COSTOS COSTO DE VENTAS

5.1.1

COSTO DE VENTAS DE MERCANCIAS

5.1.1.1 5.1.1.1.10 5.1.1.2 5.1.1.2.10 5.1.1.2.20 5.1.1.2.30 5.1.1.2.40 5.1.1.3 5.1.1.3.10 5.1.1.3.20 5.1.1.3.30 5.1.1.3.40 5.1.1.8

INVENTARIO INICIAL DE MERCANCIAS INVENTARIO INICIAL DE MERCANCIAS COMPRAS NETAS NACIONALES COMPRAS BRUTAS DCTOS. EN COMPRAS DEV. EN COMPRAS RECARGO S/COMPRAS COMPRAS NETAS EN EL EXTERIOR COMPRAS BRUTAS DCTOS. EN COMPRAS DEV. EN COMPRAS RECARGO S/COMPRAS COSTO DE VENTA (INV. CONTINUO)

Instructivo de Estructura de Costos

5.1.1.8.10 5.1.1.9 5.1.1.9.10

COSTO DE VENTA (INV. CONTINUO) INVENTARIO FINAL DE MERCANCIAS INVENTARIO FINAL DE MERCANCIAS

5.1.2

COSTO DE PRODUCCION

5.1.2.1 5.1.2.1.01 5.1.2.1.10 5.1.2.1.20 5.1.2.1.30 5.1.2.1.40 5.1.2.1.98 5.1.2.1.99 5.1.2.2 5.1.2.2.10 5.1.2.2.99 5.1.2.3 5.1.2.3.10 5.1.2.3.99 5.1.2.4 5.1.2.4.12 5.1.2.4.13 5.1.2.4.14 5.1.2.4.15 5.1.2.4.17 5.1.2.4.18 5.1.2.4.19 5.1.2.4.20 5.1.2.4.40 5.1.2.4.61 5.1.2.4.63 5.1.2.4.64 5.1.2.4.87 5.1.2.4.95 5.1.2.5 5.1.2.5.10 5.1.2.5.40 5.1.2.5.46 5.1.2.5.47 5.1.2.5.48 5.1.2.5.49 5.1.2.5.65 5.1.2.5.66 5.1.2.5.69 5.1.2.5.70 5.1.2.5.71 5.1.2.5.72 5.1.2.5.91

MATERIA PRIMA UTILIZADA INVENTARIO INICIAL DE MATERIA PRIMA COMPRAS BRUTAS MATERIA PRIMA DCTOS. EN COMPRAS DEV. EN COMPRAS RECARGO S/COMPRAS AJUSTES DE INVENTARIO INVENTARIO FINAL DE MATERIA PRIMA PRODUCTOS EN PROCESO INVENTARIO INICIAL PRODUCTOS EN PROCESO INVENTARIO FINAL PRODUCTOS EN PROCESO PRODUCTOS TERMINADOS INVENTARIO INICIAL PRODUCTOS TERMINADOS INVENTARIO FINAL PRODUCTOS TERMINADOS MANO DE OBRA DIRECTA SALARIOS DE OBREROS DOMINGOS Y DIAS FERIADOS HORAS EXTRAS BONIFICACIONES CONTRACTUALES PRESTACIONES SOCIALES - ANTIGUEDAD VACACIONES UTILIDADES PREAVISO NO TRABAJADO PRESTACIONES SOCIALES APORTE S.S.O APORTE I.N.C.E APORTE L.P.H. TRANSPORTES ALIMENTACION EMPLEADO A GASTOS DE FABRICACION REPARACION MAQUINA A REPARACION EQUIPO A SERVICIO DE AGUA ASEO URBANO DOMICILIARIO CONSUMO DE TELEFONO CONSUMO DE ELECTRICIDAD COMIDAS, VIAJES Y TRASLADOS REGALIAS PAPELERIA VARIOS COMBUSTIBLES Y LUBRICANTES MANTENIMIENTO EQUIPO DE OFICINA MANTENIMIENTO MAQUINARIA SEGUROS

Instructivo de Estructura de Costos

5.1.2.5.94 5.1.2.5.97 5.1.2.7 5.1.2.7.12 5.1.2.7.20 5.1.2.7.30 5.1.2.7.40 5.1.2.8 5.1.2.8.12 5.1.2.8.13 5.1.2.8.14 5.1.2.8.15 5.1.2.8.16 5.1.2.8.30 5.1.2.8.31 5.1.2.8.32 5.1.2.8.33 5.1.2.8.61 5.1.2.8.63 5.1.2.8.64 5.1.2.8.67 5.1.2.8.95 5.1.2.9 5.1.2.9.01 5.1.2.9.02 5.1.2.9.03

ALQUILER GALPON PRODUCTOS DE LIMPIEZA Y AFINES DEPRECIACIONES GASTOS DE DEPREC. MAQUINARIAS Y EQUIPOS GASTOS DE DEPREC.MOBILIARIO GASTOS DE DEPREC.EDIFICACIONES GASTOS DE DEPREC.VEHICULOS MANO DE OBRA INDIRECTA SALARIOS DE OBREROS BONO ALIMENTACION HORAS EXTRAS DOMINGOS Y DIAS FERIADOS BONIFICACIONES CONTRACTUALES ANTIGUEDAD VACACIONES UTILIDADES BONO VACACIONAL APORTE SEGURO SOCIAL APORTE IINCES APORTE RPE APORTES RPE SEGURO HCM MATERIALES INDIRECTOS DOTACIONES OBREROS INSUMOS DE HERRAMIENTAS MATERIALES DE ESTERILIZACION

5.1.6

COSTO DE SERVICIOS

5.1.6.1 5.1.6.1.02 5.1.6.1.10 5.1.6.1.11 5.1.6.1.12 5.1.6.1.13 5.1.6.1.14 5.1.6.1.15 5.1.6.1.16 5.1.6.1.17 5.1.6.1.18 5.1.6.1.19 5.1.6.1.20 5.1.6.1.61 5.1.6.1.63 5.1.6.1.64 5.1.6.1.95 5.1.6.2 5.1.6.2.10 5.1.6.2.46

REMUNERACIONES TRABAJOS ESPECIALES SUELDOS DIRECTORES SUELDOS EMPLEADOS SALARIOS DE OBREROS DOMINGOS Y DIAS FERIADOS HORAS EXTRAS BONIFICACIONES CONTRACTUALES COMISIONES VENDEDORES BONO VACACIONAL VACACIONES UTILIDADES ANTIGUEDAD APORTE SEGURO SOCIAL APORTE INCES APORTE RPE APORTE FAOV GASTOS GENERALES ALQUILER LOCAL SERVICIO DE AGUA

Instructivo de Estructura de Costos

5.1.6.2.47 5.1.6.2.48 5.1.6.2.49 5.1.6.2.57 5.1.6.2.65 5.1.6.2.66 5.1.6.2.69 5.1.6.2.73 5.1.6.2.81 5.1.6.2.82 5.1.6.2.86 5.1.6.2.87 5.1.6.2.91 5.1.6.2.94 5.1.6.2.97 5.1.6.5 5.1.6.5.01 5.1.6.7 5.1.6.7.10 5.1.6.7.11 5.1.6.7.12 5.1.6.7.13 5.1.6.7.20 5.1.6.7.21 5.1.6.7.22 5.1.6.7.23 5.1.6.7.30 5.1.6.7.31 5.1.6.7.32 5.1.6.7.33 5.1.6.8 5.1.6.8.12 5.1.6.8.20 5.1.6.8.30 5.1.6.8.40 5.1.6.9 5.1.6.9.01 5.1.6.9.02

ASEO URBANO DOMICILIARIO CONSUMO DE TELEFONO CONSUMO DE ELECTRICIDAD GASTOS BANCARIOS VARIOS COMIDAS, VIAJES Y TRASLADOS REGALIAS PAPELERIA VARIOS COMBUSTIBLES Y LUBRICANTES MANTENIMIENTO EQUIPO DE OFICINA MANTENIMIENTO MAQUINARIA TRANSPORTE B VIATICOS, COMIDAD, PASAJES SEGUROS DE BIENES ALQUILER EQUIPOS PRODUCTOS DE LIMPIEZA Y AFINES SERVICIOS CONTRATADOS MAQUILA PERSONAL INDIRECTO SUELDOS Y SALARIOS BONO ALIMENTACION HORAS EXTRAS BONOS CONTRACTUALES VACACIONES BONO VACACIONAL UTILIDADES ANTIGUEDAD APORTE INCES APORTE SEGURO SOCIAL APORTE RPE APORTE FAOV DEPRECIACIONES GASTOS DE DEPREC. MAQUINARIAS Y EQUIPOS GASTOS DE DEPREC.MOBILIARIO GASTOS DE DEPREC.EDIFICACIONES GASTOS DE DEPREC.VEHICULOS MATERIALES INDIRECTOS UNIFORMES PERSONAL INSUMOS DE OFICINA

Si la política contable de la Empresa a nivel de Costos es de Inventario perpetuo entonces el modelo contable de Costos de Producción sería de la siguiente manera:

Instructivo de Estructura de Costos

1.1.6 1.1.6.1 1.1.6.1.01 1.1.6.2 1.1.6.2.01 1.1.6.2.02 1.1.6.2.03 1.1.6.2.04 1.1.6.2.10 1.1.6.2.11 1.1.6.2.12 1.1.6.2.13 1.1.6.2.20 1.1.6.2.21 1.1.6.2.22 1.1.6.2.23 1.1.6.3 1.1.6.3.01 1.1.6.3.10 1.1.6.3.11 1.1.6.3.12 1.1.6.3.13 1.1.6.3.20 1.1.6.3.21 1.1.6.4 1.1.6.4.01 1.1.6.4.02 1.1.6.4.03 1.1.6.4.04 1.1.6.4.10 1.1.6.4.11 1.1.6.4.12 1.1.6.4.13 1.1.6.4.20 1.1.6.4.21 1.1.6.4.22 1.1.6.4.23 1.1.6.5 1.1.6.5.01 1.1.6.5.02 1.1.6.5.03 1.1.6.6 1.1.6.6.01 1.1.6.6.02 1.1.6.6.03

PRODUCTOS EN PROCESO MATERIAS PRIMAS MATERIAS PRIMAS UTILIZADAS MANO DE OBRA DIRECTA SALARIOS OBREROS BONO ALIMENTACION HORAS EXTRAS BONO DE PRODUCCION VACACIONES UTILIDADES BONO VACACIONAL ANTIGUEDAD LABORAL APORTE INCES APORTES SEGUROS SOCIAL APORTE RPE APORTE FAOV GASTOS DE FABRICACION ALQUILER GALPON ELECTRICIDAD AGUA POTABLE TELEFONO INTERNET MANTENIMIENTO DE GALPON MANTENIMIENTO DE MAQUINARIAS MANO DE OBRA INDIRECTA SALARIOS BONO ALIMENTACION HORAS EXTRAS BONO DE PRODUCCION VACACIONES UTILIDADES BONO VACACIONAL ANTIGUEDAD LABORAL APORTE INCES APORTES SEGURO SOCIAL APORTE RPE APORTE FAOV DEPRECIACIONES DEPRECIACION MAQUINARIA DEPRECIACION HERRAMIENTAS DEPRECIACION VEHICULOS MATERIALES INDIRECTOS DOTACIONES OBREROS INSUMOS DE HERRAMIENTAS MATERIALES DE ESTERILIZACION

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Grupos (Familias) Los Grupos o Familias es la clasificación de un Grupo de Artículos o productos mediante el cual se clasifican bajo el esquema de tabla Arbolada, esto permite crear Familias y Subfamilias, según sea la necesidad de la Empresa. Esta tabla puede ser usada con o son niveles, permitiendo tener por varios niveles Gruposy SubGrupos según sea su necesidad.

La definición de esta tabla debe estar de acuerdo a los productos que la empresa utiliza. Nótese que en la imagen de ejemplo están creados los Grupos que representan los 3 tipos de Estructuras de Costos: 01 Productos de Fabricación 02 Servicios 03 Mercancías 04 Materias Primas o Insumos Notas importantes - Este modelo es sugerido, puede hacer una estructura de familias inicial y al cabo del tiempo si considera que debe cambiar, podrá replantearlas. - Como es una tabla arbolada (tipos árbol por niveles) El último nivel de Sub-familia es quien tiene asociado los Productos.

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CONFIG. CUENTAS (SUNDDE) Por medio de esta tabla podrá configurar todas las cuentas que conforman el Estado de Resultado a los fines de determinar los modelos contables definidos para determinar los factores que se requieren en: o o o

Gastos Ajenos: Compras del Período. Costos Indirectos.

El formulario dispone de 3 pestañas para tales fines en la cual tiene que indicar las cuentas contables que definen y determinan los totales de cada grupo de Cuentas.

Gastos Ajenos: Use le botón de Agregar para indicar las cuentas que conforman los Gastos Ajenos. Estas cuentas pueden ser por grupos o detalladas. En el formulario de Gastos Ajenos (Movimientos) serán incluidas todas las cuentas asociadas a las indicadas en este formulario, en la cual, por cada período se determina el Factor de Gastos Ajenos tomando como Divisor el total de Compras del Período.

Se toman las cuentas del Plan de Cuentas de la Empresa, sin embargo recomendamos solo indicar por niveles de cuentas a los fines de reconocer aquellas cuentas que esten en el nivel indicdo en este formulario. En la imagen se muestra la cuenta de mayor del primer nivel = 6. Esto implica que será tomadas todas las cuentas que coincidan con este valor por debejo de ellas. Ejemplo:

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6 6.1 6.1.1 6.1.1.1 6.1.1.1.10 6.1.1.1.11 6.1.1.1.12 6.1.1.1.13 6.1.1.1.14 6.1.1.1.15 6.1.1.1.16 6.1.1.2 6.1.1.2.10 6.1.1.2.11 6.1.1.2.12 6.1.1.2.13 6.1.1.2.14 6.1.1.2.15 6.1.1.2.16 6.1.1.2.17 6.1.2 6.1.2.1 6.1.2.1.01 6.1.2.1.05

EGRESOS GASTOS OPERACIONALES GASTOS DEL PERSONAL REMUNERACIONES SUELDOS DIRECTORES SUELDOS EMPLEADOS SALARIOS DE OBREROS DOMINGOS Y DIAS FERIADOS HORAS EXTRAS BONIFICACIONES CONTRACTUALES COMISIONES VENDEDORES BENEFICIOS LABORALES Y OTROS PRESTACIONES SOCIALES - ANTIGUEDAD VACACIONES UTILIDADES PREAVISO NO TRABAJADO APORTE S.S.O APORTE I.N.C.E APORTE L.P.H. ALIMENTACION EMPLEADO GASTOS DE ADMINISTRACION Y VENTAS GASTOS ADMINISTRATIVOS PAPELERIA SERVICIO DE AGUA

Hasta el final de la 6. Tambien podrรก usar niveles combinados pero sin repetir el nivel superior, ejemplo: Si selecciona grupos de cuentas de 4 niveles, ejemplo: 6.1.1.1 entonces deberรก seleccionar grupos del mismo nivel, esto implica que serรก de forma selectiva a los fines de que el Usuario requiera omitir un grupo de cuentas que no corresponda. Pero si por el contrario necesita todas las cuentas de todos los grupos, no es necesario indicar grupo por grupo, sino que indique la cuenta de mayor o de nivel superior a las misma.

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Compras del período: Use le botón de Agregar para indicar las cuentas que conforman las Compras del Período. Estas cuentas pueden ser por grupos o detalladas.

En el formulario de Gastos Ajenos (Movimientos) serán incluidas todas las cuentas asociadas a las indicadas en este formulario, en la cual, por cada período se determina el Factor de Gastos Ajenos. Las Compras del Período es el divisor del factor de Gastos Ajenos.

Costos Indirectos: Use le botón de Agregar para indicar las cuentas que conforman los Costos Indirectos. Estas cuentas pueden ser por grupos o detalladas.

Por medio de este formulario se obtienen las cuentas contables que son necesarias en el formulario de Costos Indirectos (Movimientos) en la cual se determina el Total de Costos Indirecto. Este total es Divisor junto con las Compras del Período determinando el factor de Costos indirectos.

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Medidas: Es una tabla de libre uso, donde es necesario definir todas aquellas Unidades de Medida o Presentaciones de cualquier tipo de Producto o Mercancía.

Proveedores: Esta tabla está relacionada con el Módulo de Gestión Tributaria, de tal forma que puedan ser aprovechados los mismos proveedores registrados en la gestión de compras.

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Configuraciones En este formulario se establecen criterios o parámetros que son particulares en los procesos, es por ello que están disponibles para que el Usuario los utilice según su realidad.

GENERAL -

IVA No Recuperable: Si/No : o

En los formularios de Origen de las Mercancías (Nacional/Importadas) y Materias primas o Insumos (Nacional/Importadas) el Costo de Adquisición en algunas empresas que no recuperan el IVA, puede definir aquí que el IVA sea parte del Costo. Por defecto es No.

COSTOS DE PRODUCCION Y SERVICIOS -

Actualizar Costos Reales desde Contabilidad.: Si/No o

En el Formulario de “Valores del Período de los Centros de Costos” el botón de actualizar valores siempre estará actualizando los Saldos de las cuentas en base a la contabilidad del período. Si desea que esto no ocurra y requiere indicar los saldos manualmente o por medio de otro proceso externo, debe cambiar el valor por No. Por defecto es SI.

Saldos de Costos Reales Separados por Centros de Costos: Si/No o

En el Módulo de Contabilidad la contabilidad de Costos se lleva con o sin Centros de Costos, depende del modelo contable de la empresa y la forma en como mantiene el plan de cuentas. Si lleva la Contabilidad por Centros de Costos, entonces una cuenta contable puede tener acumulado el saldo en varios centros de costos. Es por ello que es necesario que defina como acumula los saldos de las cuentas a los fines de que el proceso de actualizar saldos en el Formulario de “Valores del Período por Centros de Costos” sea correcto. Por defecto es No.

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CAPITULO 2: COMERCIALIZACIÓN Para este capítulo nos enfocaremos en la Empresas que comercializan Mercancías, tales como Mayor sistas o Minoristas.

Instructivo de Estructura de Costos

ASPECTOS INICIALES INFORMACION INICIAL La Información que se necesita para hacer la Estructura de Costos y Precios para una Empresa Comercializadoras es la siguiente: 1.

Estado de Resultados de un Mes determinado, donde se determine de manera detallada y específica: a. Costo de Ventas i. Costo de la Mercancías 1. Inventario Inicial 2. Compras Netas 3. Inventario Final ii. Costos Indirectos de Mercancías 1. Costos de Administración de Compras a. Empresas que tengan un Departamento de Compras. 2. Costos de Distribución a. Empresas que sean de Mayoristas. b.

Gastos Generales (Gastos Ajenos) i. Gastos de Administración ii. Gastos de Ventas iii. Gastos de Publicidad iv. Gastos Financieros v. Entre otros

Recomendaciones: Debe analizar muy bien los procesos de la Empresa y el Estado de Resultado, ya que es probable que en el Estado de Resultados tenga cuentas que son Gastos y deben ir al Costo, y viceversa, Cuentas de Costos que son Gastos.

De ser así, reclasifique estas cuentas antes de incorporar datos al Sistema a los fines de ser más preciso en los resultados.

Instructivo de Estructura de Costos

Información del Inventario de Mercancías. a. Catálogo de Productos con Precios actuales i. Viene de su Sistema de Gestión de Almacén. ii. Lo puede traer de una hoja de Excel b. Proveedores i. Si Usa SGTContable, esta información ya está disponible c. Stock de Mercancías. i. Viene de su Sistema de Kardex o Inventario ii. Lo puede traer de una hoja de Excel d. Origen de las Mercancías ( Nacionales e Importaciones) i. Viene de su Sistema de Gestión de Compras ii. Lo puede reconstruir con sus Documentación física y Libros de Compras iii. Lo puede traer de una hoja de Excel

PROCESOS MENSUALES PARA COMERCIALIZACION

Todas las operaciones que se registran están asociadas al mes de trabajo en curso. Esto quiere decir que el Usuario debe ubicarse en un mes de trabajo (tal como lo hace con el IVA) de tal forma que todos los registros que realicen están asociado al mes donde registró o procesó la información, incluso si desea ver o imprimir información de un mes en particular que haya ingresado o procesado la Estructura de Costos y Precios, debe cambiar de fecha en el Sistema y ubicarse en el mes respectivo.

El proceso de revisión de costos y precios normal de toda empresa es mensual, al igual que la contabilidad, no obstante la actualización de precios según la Providencia 003/2014 define cuatro (4) meses como tiempo mínimo de actualización de la lista de precios y notificarla ante el SUNDDE, pero esto no implica que deba esperar 4 meses para saber si sus precios están alcanzando o superando los costos. Recomendamos que lleve ese control y medición mensual de tal forma que le permita saber el comportamiento de los costos de los Inventarios todos los meses y cuando le corresponda notificarlo a la SUNDDE, será un proceso normal.

Instructivo de Estructura de Costos

FICHEROS (Comercialización) Son todas las tablas maestras necesarias que definen y determinan lla a Estructura de Costos. El Usuario debe primero crear estos registros principales y luego relacionarlos entre si, para luego agregarle información tal como se mostró en el flujograma de la Est Estructura ructura de Costos.

Opciones del Proceso Los ficheros necesarios en Comercialización son los siguientes: -

Grupos (*)

Medidas (*)

Proveedores (*)

Plan de Cuentas (*)

Config. Cuentas SUNDDE (*)

Mercancías (*) Ver en el Capítulo 1: DEFINICIONES GENERALES: Ficheros Generales

Instructivo de Estructura de Costos

Mercancías La tabla de Mercancías es necesaria y es una tabla permanente, o sea, puede ser utilizada en todos los períodos, ya que sus valores (Costos) se mantienen o varían en cada período. Use los botones de mantenimiento del formulario para: - Nuevo, Modificar, Guardar, Eliminar y Salir.

Por cada registro debe completar los datos de los campos editables o indicar el valor de otras tablas relacionadas. -

Código o Campo de uso libre que permite identificar el Item o Producto. Este campo es usado cuando se selecciona el Item en otros formularios. Descripción o Nombre del Producto o de la Mercancía. Proveedor Principal o Permite indicar el Proveedor facilitando el registro del Origen de la Mercancía. Medida de Inventario o Es la Medida principal que es utilizada para medir el Inventario y determinar el Costo Medida de Compra o Esta Unidad es utilizada en el Origen de las Mercancías, de tal forma que en muchos casos la Unidad de Compra es distinta a la Unidad de Inventario o Venta. Si la Unidad de Compra es igual a la del Inventario, debe repetirla. Cant.Unidades Med.Compra. o Es la cantidad que permite convertir las Unidades de Compras a las Unidades de Inventario % IVA o El % IVA nos permite determinar 2 valores. El IVA en la Compra o Si la Empresa no tiene forma de recuperar los créditos fiscales, se aplican al costo, como IVA no Recuperable. En el formulario de Origen de las Mercancías se calcula el IVA en la Compra. o Cuando son créditos fiscales que no son totalmente deducibles en el mes, la parte no recuperada de los Costos Indirectos deben estar contabilizada dentro de este grupo de Costos. El IVA en el Precio de Venta. o -En la Lista de Precios se determina el Precio con IVA. Origen Nacional o Todo Artículo o Mercancía que haya sido comprado en el país, sin importar su origen de fabricación. Comprado a Proveedores Nacionales. Importado. o Todo Artículo o Mercancía que haya sido comprado en el exterior. Comprado a Proveedores Extranjeros.

Instructivo de Estructura de Costos -

Familia o Grupo. o Clasifica al Artículo o Producto (Mercancía) dentro de una Familia o Sub-Familia, según como hayan establecido los niveles o sub-niveles. Debe seleccionar el Nivel mas inferior. Nombre de la Familia o Grupo. o Corresponde al Nombre del código antes seleccionado. % Utilidad según Empresa. o Es el % que la Empresa tenga definido como margen de ganancia o utilidad aun cuando esté por debajo o por encima del margen máximo permitido por la SUNDDE. o Este % es utilizado en la Estructura de Costos al momento de elegir el % a aplicar, bien sea el máximo según la SUNDDE o el % que tenga definido el Usuario. o Queda a criterio del Usuario definir sus propios márgenes de Ganancia tomando en cuenta que la SUNDDE tiene establecido un % máximo. Precio Regulado o Debe definir si está o no regulado el Producto o Artículo, de tal forma que al momento de calcular el Precio en la Estructura de Costos y Precios, tome el precio de Venta que tiene establecido en este formulario. Precio de Venta o Es el Precio que actualmente ofrece la Empresa. Estos precios podrán actualizados por el Usuario Unidades de Venta Mensual Importar Registros: o En caso de tener muchos Item donde su cantidad sea de mucha labor de inclusión de registros, le recomendamos la importación de Productos desde una hoja de Excel, según el formato que la herramienta el proporcione para tales efectos. o La importación podrá solicitar valores que estén relacionados con los Ficheros y Movimientos de Mercancías, de tal forma que el proceso se simplifique al mínimo trabajo de analizar e imprimir resultados. La codificación de las Cuentas pueden ser simples o por niveles, todo depende en como desea clasificarlos.

La información que debe registrar es la siguiente: Código: Código libre de uso simple o por niveles. Descripción: Nombre del Gasto. Cuenta: Cuenta Contable del Módulo de Contabilidad de SGT para aprovechar la Contabilidad del Sistema. Criterios: Hay Empresas que Comercializan y tienen un Departamento exclusivo para Compras y existen criterios donde se establece que todos los Egresos del Departamento de Compras sean imputables al Costo de la Mercancía, si, solo si, sea demostrado y soportado, de hecho debe existir el Departamento de Compras como tal. Sugerencias: En el Estado de Resultados estos Egresos no deben estar como Gastos de Administración sino como parte del Costo de Venta; de no estarlo, será rechazado como principio contable

por

una

fiscalización.

Recomendaciones

los

Ponentes

Costos.

Instructivo de Estructura de Costos

MOVIMIENTOS (Comercialización) Los movimientos corresponden al grupo de opciones separadas de acuerdo al tipo de actividad de la Empresa para el registro de la información que determinan los costos y precios.

Opciones del Proceso Los procesos que tiene que ejecutar en este capítulo en 2 fases: FASE 1: Información de Costos -

Origen de las Mercancías Nacionales.

Origen de las Mercancías Importadas.

Costos Indirectos de Mercancías.(*)

Valores del Período de las Mercancías

FASE 2: Resultados para la SUNDDE -

Factores SUNDDE (*) o

Gastos Ajenos

Compras del Período

Costos Indirectos de las Mercancías

Estructura de Costos y Precios (SUNDDE) (*)

Punto de Equilibrio (*) (*) Ver en el Capítulo 4: SUNDDE: Movimientos

Instructivo de Estructura de Costos

Origen de la Mercancía Nacional. Corresponde a un formulario mediante el cual debe registrar por cada Item la información en la cual se originó el Costo del Producto, desde los datos de la Factura, Proveedor, Cantidad y Precio, así como los Gastos de Compras que fueron necesario para traer el producto al depósito. Por cada Producto o Artículo, debe incluir la información detallada de la Compra según los campos que solicita por cada registro.

Para determinar el costo de la Mercancía comprada en Moneda Nacional es necesario indicar los campos siguientes: -

Código: o Lo selecciona el Usuario, por medio de este campo se inicia la carga de datos por cada item. o Use los buscadores del producto: Por Código o por Nombre. o Campo Editable y de Selección el Producto. Descripción o Lo trae de la ficha del Producto. o No es editable Medida de Compra. o Lo trae de la ficha del Producto. o Cantidad Medida de Compra o Lo trae de la Ficha del Producto Origen o Lo traer de la ficha del Producto Proveedor o Lo trae de la ficha de Producto o Puede ser cambiado. Use la tecla F6 y elija otra Proveedor Número Factura o Indique el número de factura o Campo editable

Instructivo de Estructura de Costos

Fecha de Emisión o Indique la fecha de la Factura. o Campo Editable Cantidad Comprada o Indique la cantidad Comprada, basado en la Unidad de Compra Precio Compra: o Indique el Precio en Moneda Nacional. o Editable % IVA o Viene de la Ficha del Producto o Calculado IVA o Monto del IVA en Moneda Nacional (Por Unidad) o Calculado Total Compra o Costos total de la Operaciòn en Moneda Nacional . o Calculado Total IVA o IVA Total de la Operación en Moneda Nacional. o Calculado Gastos de Compras (Nacionales). (Comentado arriba) o Indique el Monto del Total en Moneda Nacional o Editable Total Compra+Gastos o Monto en Moneda Nacional de la suma de Total Compra Total IVA (en caso de que el IVA no sea recuperable) Gastos de Compras Unidades de Inventario Compradas. o Total de Unidades del Inventario Compradas. Es el resultado de las Unidades Compras por la Cantidad de Unidades de Compras. Costo Unitario o Costo por Unidad de Inventario.

Unidad de Compra: Por lo general la Unidad de Compra no es igual a la Unidad de Venta, en especial aquellas Empresas que son minoristas que compran por cajas, docenas, gruesas, etc.. y vende por Unidades. Por ahora esta herramienta solo permite usar una sola unidad de Compra. Esta Unidad de Compra debe estar establecida en la ficha del Producto. Nota: No existe fracciones en el Inventario, cualquier presentación del producto distinta deberá ser agregada con otro código. Gastos de Compras: Adicionalmente al Costo pagado al Proveedor, existen Egresos que son necesarios para la puesta del producto en el Almacén. Estos Egresos se denominan “Gastos de Compras”, entre las cuales tenemos: Seguro, Fletes, Caletas o cualquier Gasto o Egreso que sea identificado con la operación directa en esa Compra, de lo contrario no forma parte del Costo de manera directa.

Instructivo de Estructura de Costos

Origen de la Mercancía Importada. Corresponde al formulario mediante el cual debe registrar por cada Item la información en la cual se originó el Costo del Producto de Mercancías compradas en el Exterior, desde los datos de la Factura, No Expediente, Proveedor, Cantidad y Precio, en Moneda Extranjera y Moneda Nacional, así como los Gastos de Nacionalización y de Internación (Gastos de Compras) que fueron necesario para traer el producto al depósito. Por cada Producto o Artículo, debe incluir la información detallada de la Compra según los campos que solicita por cada registro.

Para determinar el costo de la Mercancía comprada en Moneda Extranjera (Importada) se deben indicar los campos siguientes: - Código: Lo selecciona el Usuario, por medio de este campo se inicia la carga de datos por cada ítem. Use los buscadores del producto: Por Código o por Nombre Campo Editable y de Selección el Producto. -Descripción Lo trae de la ficha del Producto No es editable Medida de Compra Lo trae de la ficha del Producto -Cantidad Medida de Compra Lo trae de la Ficha del Producto -Origen Lo traer de la ficha del Producto -Proveedor Lo trae de la ficha de Producto Puede ser cambiado. Use la tecla F6 y elija otra Proveedor -Número Factura Indique el número de factura Campo editable -Número Expediente Indique el número del Expediente de la Importación -Fecha de Emisión Indique la fecha de la Factura.

Instructivo de Estructura de Costos Campo Editable Valores en Moneda Extranjera: -Moneda de Compra: Elegir la Moneda. Editable -Valor Moneda: El Valor que de la moneda en que se declaró en Aduana. Editable -Cantidad Comprada: Cantidad de los Productos Comprados Editable -Valor CIF: Precio en Moneda Extranjera (Incluyendo Seguro y Flete) FOB+Seguro y Flete. Editable -Total Compra: Total de la Operación en Moneda Extranjera. Calculado Unidad de Compra: Por lo general la Unidad de Compra no es igual a la Unidad de Venta, en especial aquellas Empresas que son minoristas que compran por cajas, docenas, gruesas, etc.. y vende por Unidades. Por ahora esta herramienta solo permite usar una sola unidad de Compra. Esta Unidad de Compra debe estar establecida en la ficha del Producto. Nota: No existe fracciones en el Inventario, cualquier presentación del producto distinta deberá ser agregada con otro código. Gastos de Nacionalización. Es un campo (Monto en Moneda Nacional) donde debe indicar el total pagado o erogado en la liquidación aduanal y todos los gastos que se pagan para nacionalizar la mercancía. Gastos de Compras: Es un campo (Monto en Moneda Nacional) donde debe indicar el total pagado o erogado que son necesarios para la puesta del producto en el Almacén. Estos Gastos también se les denomina “Gastos de Internación” lo cual corresponde a todos aquellos egresos que se requieren para llevar la Mercancía de la Aduana a los Depósitos, de igual forma todos aquellos pagos o erogaciones de /Gastos de Compras) como: Seguro, Fletes, Caletas o cualquier Gasto o Egreso que sea identificado con la operación directa en esa Compra, de lo contrario no forma parte del Costo de manera directa. Queda a criterio del Usuario determinar el valor de la moneda en la cual nacionalizó la mercancía e ingresar los datos de Costos de Internación asociados. Valor CIF: Las siglas CIF (acrónimo del término en inglés Cost, Insurance and Freight, «Coste,seguro y flete, puerto de destino convenido») se refieren a un término de comercio internacional que se utiliza en las operaciones de compraventa, en que el transporte de la mercancía se realiza por barco (mar o vías de navegación interior). Se debe utilizar siempre seguido de un puerto de destino. Valor FOB: (acrónimo del término en inglés Free On Board, «franco bordo, puerto de carga convenido») se refieren a un incoterm, o cláusula de comercio internacional, que se utiliza para operaciones de compraventa en que el transporte de la mercancía se realiza por barco (mar o vías de navegación interior). Se debe utilizar siempre seguido de un puerto de carga. «FOB-puerto de carga convenido» es uno de los más utilizados

Instructivo de Estructura de Costos

Valores del Período de las Mercancías Este formulario nos permite agregarle los valores iniciales que necesitamos los cuales son importantes para determinar la Estructura de Costos. Para tener actualizados todos los Productos en este formulario, de clic al Botòn de Actualizar Item. Una vez que actualice los Items, podrá ver todos los Productos de la tabla de Mercancías, luego deberá indicar los valores que son necesarios para continuar con procesos de información para la Estructura de Costos.

Valores que deben ser indicados por el Usuario: Por cada Item debe actualizar los Campos: -

Precio de Venta o

Unidades de Ventas Mensual. o

Necesarios para Punto de Equilibrio.

Costos Promedio o

Necesario para la Comparación de Precios.

Necesario para determinar el Valor del Inventario.

Stock o

Necesario para determinar el Valor del Inventario.

Valores Calculados por El Sistema Los siguientes campos son “Campos Calculados”, cuyo valor se determina en base a los campos anteriormente descritos: -

Valor del Inventario o

Se determina por la ecuación de Stock por Costo Promedio

Costos Adq. Actualizado:

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Este Costos viene del formularios dependiendo si son Mercancías Importadas o Nacionales. Este valor puede ser incluido de forma manual por el Usuario, sin embargo al existir valores en los formularios de Origen de las Mercancìas, este valor queda sustituido por el Sistema.

Factor Costos Indirectos o

Se obtiene el Factor del Formulario de Costos Indirectos de Mercancías. Se aplica el prorrateo del Factor en base a las Unidades en Stock Costos Indirectos •

Es el resultado de la ecuación del Factor de Costos Indirectos por el Costo de Adquisición de Compra.

Total Costo de Adquisición. o

Es la suma de Costo de Adquisición de Compras y el Costo Indirecto.

Origen del Costo o

Manual o Sistema

Se determina si el valor del Costo de Adquisición de Compra fue indicado Manualmente este formulario o por medio del Origen de las Mercancías registrando las compras. Importante: En caso de existir Productos que por su naturaleza (Lotes o Vencimientos) o porque se requiere tener precios distintos porque tienen costos distintos y compras distintas, debe incluir otro Item de Mercancía con otro código. Ejemplo: -

AT01-L0314 Atamel 500 Mlg Costo 80,00 Precio AT02-L0514 Atamel 500 Mlg Costo 90,00 Precio

90,00 100,00

Fíjese que son el mismo producto, pero tiene costos, precios incluso fechas de vcto distintos.

SIGA CON ESTRUCTURA DE COSTOS Y PRECIOS JUSTOS (CAPITULO 4: SUNDDE)

Instructivo de Estructura de Costos

CAPÍTULO 3: PRODUCCION Y SERVICIOS En Producción y Servicios se aplica la misma metodología de costeo para determinar el Costo Unitario Estándar de Producción o de Servicios; ya que ambos procesos usan los mismo elementos de Costos, solo que cambian los nombres o términos, ejemplo: Elementos

Costo de Producción

Costo de Servicios

Insumos

Materia Prima

Insumos o Materiales

Personal

Mano de Obra Directa

Personal Directo

Otros Costos

Costos Indirectos de Fabricación

Costos Indirectos

Diseño de la Estructura de Costos Por medio de este flujograma podrá conocer el flujo de información para el cálculo de la Estructura de Costos por cada producto que configure. Recomendamos este flujograma como guía, ya que son varios pasos que debe hacer y son explicados en este instructivo, pero como una imagen dice más que mil palabras, entonces sabemos que le será de mucha utilidad para que logre cumplir con la tarea de determinar los Costos Estándar de Producción y Servicios. (También puede aplicar Costos ABC para los servicios, ya que puede usar Centros de Costos de Egresos). Importante: El diseño de la Estructura de Costos de Producción y/o Servicios se realiza bajo el mismo procedimiento. En SGTContable hemos separados los formularios para que el Usuario pueda diseñarlos de forma separado, pero en esencia se aplica el mismo procedimiento. Lo que se explica en este capítulo sirve como base para Productos Terminados como para Servicios.

Instructivo de Estructura de Costos

Es importante destacar que La Estructura de Costos Estándar es un paso previo a la Estructura de Costos que exige la SUNDDE, ya que puedes hacer la Estructura de Costos y Precios para la SUNDDE partiendo de los Valores del Periodo de los Productos,( considerando que los Costos los tienes ya calculados en otra herramienta), sin embargo recomendamos necesario que la Estructura de Costos Estándar sea calculada por esta herramienta ya que le permite tener el flujo de información constante para los cálculos mensuales y reduce notablemente la inversión de tiempo en esta tarea en la medida que lo siga procesando de manera sistemática.

Instructivo de Estructura de Costos

ASPECTOS INICIALES Definición de Estructura de Costos: La Estructura de Costos es la Base de información que se necesita para poder Estimar Costos de Producción de los Productos y de Servicios antes de ser Fabricados, ofertados

vendidos. Esta

metodología se le denomina “Costos Estándar”. Para mas detalles de los Costos Estándar, enunciaremos información extraída de la Web en la cual hace referencia a los Costos Estándar. http://es.wikipedia.org/wiki/Costo_est%C3%A1ndar Costo estándar Dentro de la Contabilidad existe la llamada Contabilidad de Costos. La Contabilidad de Costos es interna y se utiliza para medir los costos de producción de algún producto o servicio, y en consecuencia medir eficiencias y tomar decisiones en cuanto a la producción, organización de la empresa, proveedores de materias primas o servicios para la empresa, personal, etc. La Contabilidad de Costos también se usa para generar y establecer el Costo Estándar o Estándar de Producción para las empresas. A continuación se describe lo que es un Costo Estándar. El "Costo Estándar" es un costo presupuestado que se basa en niveles de eficiencia normal. El Costo Estándar se desarrolla con base en los costos directos e indirectos presupuestados. El Costo Estándar es una medida de qué tanto debe costar producir una unidad de producto o servicio siempre bajo condiciones de eficiencia, es decir sin desperdicios, tiempo ocioso, etc. El Costo Estándar de un producto está compuesto por los costos de los componentes requeridos para elaborar dicho producto. Por ejemplo, el costo estándar de una chaqueta de piel incluye: •

Costo de Materiales Directos (piel, zipper, botones, etc).

•

Costo de Mano de Obra Directa (el tiempo requerido para cortar el diseño, coserlo, etc. multiplicado por la tarifa de producción de los empleados que influyen en el proceso)

•

Costos Indirectos o de Fabricación relacionados al producto (depreciación de la máquina cortadora de piel, electricidad, renta de la fábrica, etc.)

Una vez que el costo es establecido, este provee las bases para la toma de decisiones, para analizar y controlar los costos, y para medir el inventario y el costo de los bienes vendidos. Los costos estándar sirven como punto de referencia contra el cual los costos actuales son comparados. A las diferencias entre los costos actuales y los costos estándar se les llama varianzas. Los costos actuales pueden diferir de los costos estándar debido a diferencias en el precio, diferencias en cantidad, errores, u otras condiciones poco ideales. Determinar las razones de las varianzas puede sugerir una acción correctiva o demostrar que los productos están costando actualmente más o menos que lo anticipado.

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Para definir una Estructura de Costos de un Bien o Servicio, el Usuario debe primer conocer muy bien los procesos de producción de la Empresa antes de diseñar la Estructura, ya que necesita tener identificado los Elementos del Costo de Producción, para ello es importante que identifiquemos los Costosy como serán aplicados a cada Bien o Servicio a producir. Costos vs Gastos A continuación les describimos las clasificaciones de Costos y Gastos, de tal forma que si existe una duda de que Elementos del Costo se incluyen en la Estructura de Costos, serán incluidos solo son aquellos identificados como COSTOS, veamos la siguiente información. CLASIFICACION FUNCIONAL DE LOS COSTOS Por: contabilidad.com.py

Clasificación de los costos por sus funciones. Los costos pueden clasificarse de muy variadas maneras, según la aplicación que se les quiera dar. En los sistemas de costos tradicionales, en empresas que se dedican a la fabricación y venta de productos, los costos se clasifican, generalmente, por sus funciones, distinguiendo entre los Costos de Fabricación, que comprenden los materiales directos, la mano de obra directa y los costos indirectos de fabricación, de los Gastos Operativos, que pueden ser administrativos, de distribución y ventas y financieros.

COSTOS COSTOS DE FABRICACIÓN Los costos de fabricación, también denominados simplemente "Costos", son aquellos que están asociados directamente con las actividades de fabricación de la organización, e incluyen los materiales directos, la mano de obra directa y los costos indirectos de fabricación. Materiales Directos (MD) Comprenden las materias primas o materiales que integran el producto final. Ejemplos: la madera para hacer muebles; tela en una fabrica de confecciones; motores en una fabrica de automóviles. Otros materiales que también se utilizan en la fabricación del producto, pero de los cuales no pueden determinarse con claridad que cantidad fue destinada a cada producto o cuyo costo por producto no puede determinarse con precisión, sino a través de un sistema de reparto, se clasifican como "Materiales Indirectos" y se incluyen en el grupo de "Costos Indirectos de Fabricación". Mano de Obra Directa (MOD) Es el trabajo relacionado con la fabricación del producto. Ejemplos de costos de mano de obra directa son los salarios de los trabajadores de ensamblado en la línea de producción en una fábrica de cocinas, o el salario de un mecánico en un taller de reparación de vehículos. Contrariamente a los salarios del personal de supervisión, o del personal de limpieza o mantenimiento, que no pueden identificarse con un producto o servicio específico, se clasifican como "Mano de Obra Indirecta" y se incluyen entre los costos indirectos de fabricación. El costo de mano de obra, tanto directa como indirecta, comprende todas las remuneraciones pagadas a la mano de obra, incluyendo salarios, bonificaciones y prestaciones sociales. Costos Indirectos de Fabricación (CIF) Comprenden todos los costos de fabricación que no sean materiales directos ni mano de obra directa. Algunos ejemplos de costos indirectos de fabricación son los materiales indirectos, la mano de obra indirecta, las

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depreciaciones, alquileres, impuestos, seguros, bonificaciones, impuestos a los salarios y costos de tiempo ocioso. Los costos indirectos de fabricación recibe distintas denominaciones tales como: "Gastos de Fabricación", "Gastos Generales de Fabricación" o "Carga Fabril".

GASTOS GASTOS OPERATIVOS Los Gastos Operativos o simplemente "gastos", no forman parte del costo de los productos y por tanto se registran directamente en la Cuenta de Pérdidas y Ganancias. Pueden ser administrativos, de distribución y ventas o financieros. Gastos Administrativos Incluyen todos los gastos en que se incurre como consecuencia de la realización de las actividades generales y administrativas de la empresa; por ejemplo, los salarios de los ejecutivos y el personal administrativo, o los impuestos, además de todos los gastos relacionados con el funcionamiento de las oficinas administrativas, tales como las depreciaciones de los equipos e instalaciones administrativas, el alquiler de la oficina administrativa o los gastos de teléfono. Gastos de Distribución y Ventas Son gastos asociados con el almacenamiento, promoción y venta, transporte y distribución de los productos terminados, tales como: sueldos de los vendedores, comisiones, publicidad y propaganda y transporte. Gastos Financieros Aquellos en que se incurre para financiar las operaciones de la empresa; como: los intereses, comisiones e impuestos sobre préstamos, sobregiros, y descuentos de documentos obtenidos en bancos o financieras, así como otros gastos relativos al financiamiento externo de la empresa.

Elementos de Costos de Producción: -

Insumos: o

Materia Prima, Materiales o todo tipo de Insumo que interviene de manera directa en la fabricación o prestación de un servicio y pueden ser cuantificados por cada producto de manera razonable. Es necesario definir una receta o fórmula de los Insumos para así poder ser aplicados o consumidos del Almacén.

Mano de Obra Directa o

Corresponden al Costo del personal involucrado en la fabricación o prestación del servicio. Para tales efectos debemos clasificarlos por su naturaleza y forma en como son causados. Remuneraciones •

Son todos aquellos pagos que se realizan al trabajador de manera directa en su jornada laboral o de manera recurrente.

Beneficios •

Son todos aquellos pagos no recurrentes que por derecho le corresponden pagarle al trabajador. Por lo general en la contabilidad de hacen provisiones para determinar estos egresos.

•

Ejemplo: Prestaciones Sociales, vacaciones, utilidades, aguinaldos, etc.

Contribuciones

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•

Son todos aquellos aportes que se pagan a instituciones públicas por obligaciones con el personal. Tales como: Seguridad Social, RPE, FAOV, entre otros.

Costos Indirectos de Fabricación. (CIF) o

Mano de Obra Indirecta Personal que no interviene en la Fabricación de manera directa pero son necesarios. Ejemplo: El Supervisor de Producción, El personal de Cocina y Comedor de la Fábrica, entre otros.

Materiales Indirectos. Cualquier tipo de insumo que no se emplea directamente en la terminación del producto pero son necesarios para otros procesos relacionados con la producción, ejemplo: Combustible, Aceites para las Maquinarias, Químicos de Esterilización, incluso dotaciones a los trabajadores, entre otros.

Depreciaciones. Corresponde al Gastos de la amortización o consumo del Bien en el proceso de producción.

Gastos de Fabricación. Todos aquellos gastos necesarios para la producción tales como: Electricidad, Alquiler del Galpón, Alquiler de maquinarias e implementos, entre otros.

Leer más: http://www.monografias.com/trabajos15/abc-costos/abccostos.shtml?monosearch#ANTEC#ixzz3TFLDeWNP

COSTOS ABC ¿QUÉ ES ABC? El ABC (siglas en inglés de "Activity Based Costing" o "Costo Basado en Actividades") se desarrolló como herramienta práctica para resolver un problema que se le presenta a la mayoría de las empresas actuales. Los sistemas de contabilidad de costos tradicionales se desarrollaron principalmente para cumplir la función de valoración de inventarios (para satisfacer las normas de "objetividad, verificabilidad y materialidad"), para incidencias externas tales como acreedores e inversionistas. Sin embargo, estos sistemas tradicionales tienen muchos defectos, especialmente cuando se les utiliza con fines de gestión interna. El modelo de costo ABC es un modelo que se basa en la agrupación en centros de costos que conforman una secuencia de valor de los productos y servicios de la actividad productiva de la empresa. Centra sus esfuerzos en el razonamiento de gerencial en forma adecuada las actividades que causan costos y que se relacionan a través de su consumo con el costo de los productos. Lo más importante es conocer la generación de los costos para obtener el mayor beneficio posible de ellos, minimizando todos los factores que no añadan valor. Leer mas: http://www.monografias.com/trabajos15/abc-costos/abc-costos.shtml?monosearch#ANTEC

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Definición de Centros de Costos http://es.wikipedia.org/wiki/Centro_de_costos Un centro de costos es una división que genera costos para la organización, pero sólo indirectamente le añaden beneficio o utilidad. Ejemplos típicos de esto son los Departamentos de Investigación y Desarrollo, Mercadotecnia y Servicio al cliente. Las organizaciones pueden optar también por clasificar los centros de utilidad o centros de inversión. Existen ventajas de clasificar simple y sencillamente a las divisiones de la organización como centros de costo ya que con esto los costos son más fácilmente medibles. Sin embargo, los centros de costo crean incentivos a los administradores de subestimar sus unidades para así beneficiarse ellos mismos. Esta subestimación puede resultar en consecuencias adversas para la organización como un todo (por ej. ventas reducidas debido a experiencias de un mal servicio al cliente) Debido a que los centros de costo tienen un impacto negativo en la utilidad, son de las primeras divisiones a tomarse en consideración cuando se llevan a cabo recortes de personal, de presupuesto o reestructuraciones. Las decisiones operativas en un Centro de contacto por ejemplo están basadas en consideraciones de costos. Inversiones financieras en equipamento nuevo, tecnología y personal son difícilmente justificadas ante la Administración debido a que éstas aportan a la utilidad indirectamente y su aportación es difícilmente cuantificable. Algunas veces se emplean algunas técnicas para cuantificar los beneficios de un centro de costo y relacionar los costos y beneficios con los de la organización como un todo. En un Centro de contacto por ejemplo, para este fin son utilizados indicadores como nivel de servicio, costo por llamada, promedio de la duración de una llamada. Los Centros de Costos por otro lado sirven a la administración para tener un mejor control presupuestario, al poder medir a cada departamento o línea de negocio, poder obtener un estado de resultados por centro de negocios y medir en forma aislada cada unidad de negocio

Otra definición que encontramos en Internet por medio del este enlace: http://pyme.lavoztx.com/qu-es-un-centro-de-utilidades-y-un-centro-de-costos-para-las-partidas-delbalance-13574.html Centro de utilidades Un centro de ganancias es la parte de un negocio que genera ingresos mientras también toma en cuenta sus propios costos, haciendo posible calcular las utilidades del departamento como una unidad independiente. Los centros de utilidades pueden incluir un campo general o específico en el que opera un negocio o un mercado específico en el que se mueve, así como los costos y los ingresos de ese mercado que pueden distinguirse de aquellos que se aplican a otros mercados. A diferencia de un centro de utilidades, un centro de costos no opera con la intención de generar ingresos o ganancias directamente. Es, en cambio, una parte del negocio que genera costos sin ganar dinero. Un centro de costos solamente le permite a los centros de utilidades generar ingresos. Por

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ejemplo, en un pequeño negocio al menudeo, cada almacén o tipo de productos puede funcionar como un centro de utilidades, mientras qe las divisiones de recursos humanos y servicios al cliente funcionan como centros de costos.

Centro de Costos en SGTContable Para SGTContable los Centros de Costos son Áreas o Unidades Funcionales donde se acumulanespecialmente Costos para Producir un Bien o Servicio o que sea una Área orientada a actividades Administrativas y de Control, en cualquiera de los casos siempre se presentan los mismos elementos del costo: o

Los Insumos La Materia Prima o Materiales necesarios para la Unidad Funcional.

El Personal El mismo personal que labora o produce una línea de productos o presta un servicio o tiene asignada unas labores especificas del área funcional.

Los Activos o Bienes Usan un grupo de Activos o Equipos para el desarrollo de sus actividades en esa misma Unidad Funcional.

Los Gastos Funcionales Consumen una serie de gastos de manera común para esa misma Unidad Funcional.

Tipos de Centros de Costos En SGTContable los definimos como: o o

Centro de Costos de Producción: Generan Utilidades o Ganancias de manera directa. Centros de Costos de Gastos: Generan Egresos, pero son complementos de los Centros de Producción, sin ellos no se podrían sostener los Centros de Costos Productivos.

Los Centros de Costos de Producción: Son aquellas Áreas o Unidades Funcionales que Producen Bienes y Servicios (Generan Ingresos) y al mismo tiempo requieren de Recursos tanto Humano como Financieros (Egresos) para operar o Producir. Estas Areas Funcionales están dedicadas a la Producción de Bienes y Servicios al Cliente. Ejemplos: Empresa de Producción o Fábrica: Producción de Silenciadores para Carros Producción de Tanques de Agua. Empresas de Servicios Desarrollo Servicio Técnico.

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Empresas de Proyectos Obras. Inversiones. En la mayoría de los casos son autofinanciables o permiten recuperar la inversión por medio de sus actividades o Producción. Absorción de Costos de Producción cuando existen varios productos en el mismo Centro de Costo. Es obvio que si solo fabricamos un solo producto en un Centro de Costo, este producto absorbe el total de los costos de Producción La Distribución de los Centros de Costos de Producción se realiza en base a los siguientes criterios: Para la Mano de Obra Directa (MOD) •

Se aplica un solo criterio: o

Horas Hombre/Máquina

Para los Costos Indirectos de Fabricación (CIF) •

Se utilizan 2 criterios o

Unidades de Producción

Costo Primo

Las Centros de Costos de Gastos: Son aquellas Áreas Funcionales que no Generan Ingresos, por lo que su existencia está obedece al rol de dar apoyo, controlar, administrar recursos, dotar y suministrar los servicios a las Áreas de Producción. Ejemplo Servicios Generales. Comedor Taller Administración Ventas Hay ocasiones donde estos Centros de Costos son Valores Agregados al Cliente, ejemplo: Guardería para los Niños. Transporte para Pacientes. Absorción de los Centros de Costos de Gastos a los Centros de Costos de Producción: Como los Centros de Costos de Gastos no están asociados a la Producción de Bienes y Servicios, si pueden estar asociados a Centros de Costos que requieren de sus prestaciones.

Instructivo de Estructura de Costos

La forma en como un Centro de Costos de Gasto puede ser absorbido por uno o varios Centros de Costos de Producción es por medio de la distribución proporcional o equitativa a aquellos Centros de Costos que estén relacionados. Ejemplo: Servicios Generales. •

Producción de Silenciadores para Carros 40%

•

Producción de Tanques de Agua. 60%

Comedor •

Producción de Silenciadores para Carros 30%

•

Producción de Tanques de Agua. 70%

Taller •

Producción de Silenciadores para Carros 50%

•

Producción de Tanques de Agua. 50%

Administración •

Producción de Silenciadores para Carros 30%

•

Producción de Tanques de Agua. 70%

Ventas •

Producción de Silenciadores para Carros 40%

•

Producción de Tanques de Agua. 60%

Estos factores los debe tener calculados o determinados el Usuario, tomando en cuenta la relación de valores que tiene cada centro de costo con respecto al centro de costo de gastos. Ejemplos Comedor •

Cantidad de Trabajadores

Taller •

Unidades Producidas

Administración Horas Hombre/Máquina Ventas •

Costo Primo

Vamos a poner como ejemplo el Comedor, donde se tiene que determinar el factor en base a la cantidad de trabajadores. Esto implica que por cada centro de costo de producción debe tener la cantidad de trabajadores que absorben el costo. Veamos: Centros de Costos de Producción Producción de Silenciadores para Carros •

Trabajadores: 50

Instructivo de Estructura de Costos

o •

Unidades Producidas = 500 o

•

Factor de Absorción de costo = 0,45454 (Del total 1.100 Unidades)

Horas Hombre/Maquina = 840 o

•

Factor de Absorción de costo = 0,66667 (Del total 75 trabajadores)

Factor de Absorción de costo = 0,67741 (Del total 1.240 Horas)

Costo Primo = 350.000,00 o

Factor de Absorción de costo = 0,87500 (Del total 400.000,00 Monto)

Producción de Tanques de Agua. •

Trabajadores: 25 o

•

Unidades Producidas = 600 o

•

Factor de Absorción de costo = 0,54546 (Del total 1.100 Unidades)

Horas Hombre/Maquina = 400 o

•

Factor de Absorción de costo = 0,33333 (Del total 75 trabajadores)

Factor de Absorción de costo = 0,32258 (Del total 1.240 Horas)

Costo Primo = 150.000,00 o

Factor de Absorción de costo = 0,12500 (Del total 400.000,00 Monto)

Total Trabajadores= 75

Total Unidades Producidas = 1.100

Total Unidades Horas Hombre/Máquina = 1.240

Total Costo Primo = 400.000,00

Los Montos de los CCG registrados son los siguientes: Centro de Costo Monto Criterio Absorción Comedor 10.000,00 Cant. Trabajadores Taller 15.000,00 Unidades Producción Administración 8.000,00 Horas Hombre/Maquina Ventas 15.000,00 Costo Primo Total…………. 48.000,00 Ahora aplicaremos este factor al Centro de Costo de Comedor en cada Centro de costo

Centro de Costo de Producción: Silenciadores para Carros Centro de Costo Comedor Taller Administración Ventas

Factor Absorción 0,66667 0,45454 0,67741

Monto Criterio Absorción

6.666,67 Cant. Trabajadores 6.818,10 Unidades Producción Horas Hombre/Maquina 5.419,28 0,87500 Costo Primo 13.125.00 Total…. 32.029,05

Instructivo de Estructura de Costos

Centro de Costo de Producción: Tanques de Agua. Centro de Costo Comedor Taller Administración Ventas

Factor Absorción 0,33333 0,54546 0,32259 0,12500

Monto Criterio Absorción 3.333,33 8.181,90 2.580,72 1.875,00 Total….

Total General….

Cant. Trabajadores Unidades Producción Horas Hombre/Maquina Costo Primo 15.970,95 48.000,00

Esta es la forma de Absorber costos de Centros de Costos de Gastos aplicando 4 tipos de criterios distintos. El Usuario podrá elegir el criterio que más le convenga para distribuir los CCG a los CCP.

Definición del Plan de Cuentas Contable El Plan de Cuentas Contable de una Empresa de Manufactura debe estar acorde con los Elementos del Costo establecidos en la Estructura de Costos. Los Elementos del Costo son partidas que deben estar en la Contabilidad de la Empresa de tal forma que nos permite comparar los Montos Estimados con los Montos Reales que nos proporciona la Contabilidad. Los Elementos de Costos son: o

Insumos Materias Primas Materiales de Empaque

Mano de Obra Directa Remuneraciones Beneficios Sociales Contribuciones Sociales

Costos Indirectos de Fabricación. Mano de Obra Indirecta Depreciaciones Materiales Indirectos Gastos de Fabricación.

Instructivo de Estructura de Costos

Existen 2 formas Estructuras Contables basadas en 2 metodologías Contables que incide en la definición del Plan de Cuentas para la Contabilidad de Costos: Método de Inventario Periódico: Usa Cuentas de Resultados. Método de Inventario Continuo: Usa Cuentas de Balance. Estas metodologías son totalmente distintas, es por ello que debe ser bien definida y una vez que arranque con una metodología no será posible cambiarla, al menos que replantees todo el Plan de Cuentas e inicie con saldos iniciales en el proceso de transición. Las estructuras que mas adelante mostramos presenta una relación de Cuentas Contables con Centros de Costos, esto no implica que están relacionadas de manera directa. La relación o asignación de los Centros de Costos a las Cuentas Contable se establecen en el momento de registrar un asiento contable o por medio de los Conceptos de las Familias en los procesos de Compra y Tesorería, la cual cada concepto de Insumo, Gastos o Servicio apunta a uno o varios Centros de Costos con su distribución respectiva. Cuentas de Resultados: Método de Inventario Periódico A continuación la Estructura Contable con cuentas de Resultados combinado con Centros de Costos.

Cuentas de Resultados: Método de Inventario Periódico 5.1 Costo de Producción 5.1.1 Insumos 5.1.1.1. Inventario Inicial de Materias Primas. 5.1.1.2. Compras de Materias Primas 5.1.1.3 Inventario Final de Materia Primas 5.1.2 Personal 5.1.2.1 Remuneraciones 5.1.2.2 Beneficios Sociales 5.1.2.3 Remuneraciones 5.1.3 Gastos de Fabricación 5.1.3.1 Personal Indirecto 5.1.3.2 Depreciaciones 5.1.3.3 Materiales Indirectos. 5.1.3.4 Gastos Generales 5.1.4 Productos en Proceso 5.1.4.1 Inventario Inicial Productos en Proceso 5.1.4.2 Inventario Final Productos en Proceso 5.1.5 Productos Terminados

Centros de Costos

Silenciadores

Tanques

Instructivo de Estructura de Costos

5.1.5.1 Inventario Inicial Productos Terminados 5.1.5.2 Inventario Final Productos Terminados 5.1.6 Áreas Funcionales No Producción 5.1.6.1 Personal 5.1.6.2 Depreciaciones 5.1.6.3 Insumos 5.1.6.3 Gastos Generales

Taller

Comedor

Nótese que este modelo contable los Centros de Costos se relaciona con grupos cuentas contables distintas con estructuras distintas, ya que son Unidades Funcionales Distintas, es por ello que los niveles o grupos de cuentas no son compatibles, porque tienen propósitos distintos. Cuentas de Balances: Método de Inventario Continuo /Perpetuo A continuación la Estructura contable con cuentas de Balance combinado con Centros de Costos. Cuentas de Balances: Método de Inventario Continuo /Perpetuo Centros de Costos 1.4 Inventario 1.4.1 Inventario de Materias Primas e Insumos 1.4.1.1 Materia Primas 1.4.1.2 Materiales y Suministros 1.4.1.3 Materiales de Empaque 1.4.2 Inventario de Productos en Proceso 1.4.2.1 Materias Primas 1.4.2.1.1 Consumos de Producción 1.4.2.2 Mano de Obra Directa Silenciadores Tanques 1.4.2.2.1 Remuneraciones 1.4.2.2.2 Beneficios Sociales 1.4.2.2.3 Contribuciones 1.4.2.3 Costos Indirectos de Fabricación 1.4.2.3.1 Mano de Obra Indirecta 1.4.2.3.2 Depreciaciones 1.4.2.3.3 Materiales Indirectos. 1.4.2.3.4 Gastos Generales 1.4.2.4 Áreas Funcionales de No Producción 1.4.2.4.1 Personal 1.4.2.4.2 Depreciaciones Taller Comedor 1.4.2.4.3 Insumos 1.4.2.4.3 Gastos Generales 1.4.3 Inventario de Productos Terminados 1.4.3.1 Silenciadores Silenciadores 1.4.3.2 Tanques Tanques

Instructivo de Estructura de Costos

Cuentas de Balances: Método de Inventario Continuo /Perpetuo: Otra Forma Otra forma de definir una Estructura Contable donde solo se relacionan con los Centro de Costos de Producción, es la siguiente: Cuentas de Balances: Método de Inventario Continuo /Perpetuo Centros de Costos 1.4 Inventario 1.4.1 Inventario de Materias Primas e Insumos 1.4.1.1 Materia Primas 1.4.1.2 Materiales y Suministros 1.4.1.3 Materiales de Empaque 1.4.2 Inventario de Productos en Proceso 1.4.2.1 Materias Primas 1.4.2.1.1 Consumos de Producción 1.4.2.2 Mano de Obra Directa 1.4.2.2.1 Remuneraciones 1.4.2.2.2 Beneficios Sociales 1.4.2.2.3 Contribuciones Silenciadores Tanques 1.4.2.3 Costos Indirectos de Fabricación 1.4.2.3.1 Mano de Obra Indirecta 1.4.2.3.2 Depreciaciones 1.4.2.3.3 Materiales Indirectos. 1.4.2.3.4 Gastos Generales 1.4.2.4 Áreas Funcionales de No Producción 1.4.2.4.1 Taller 1.4.2.4.2 Comedor 1.4.3 Inventario de Productos Terminados 1.4.3.1 Silenciadores 1.4.3.2 Tanques Nótese que las Areas Funcionales de No Producción están como Cuentas Contables y no como centros de Costos.

Instructivo de Estructura de Costos

Plan de Cuentas con o sin Centros de Costos. En SGTContable definir El Plan de Cuentas es muy abierto, lo cual le permite al Usuario crear las Cuentas Contable o Mayores de Cuentas en función a sus necesidades de mostrar la información financiera de la Empresa. Nuestra recomendación es que normalice su Estructura Contable, o sea, no redunde con los Centros de Costos, ya que si tiene varios centros de Producción que fabrican productos distintos con personal distinto y bienes distintos, esta clasificación se resuelve con los Centros de Costos. Entonces es importante que considere en su Plan de Cuentas el uso de los Centros de Costos, ya que si tienes grupos de cuentas por Centros de Costos, tendrá que normalizarlo a un solo modelo Contable. Ejemplo

Plan de Cuentas CON Centros de Costos CUENTAS DE MAYOR 1.1.6 PRODUCCION (PRODUCTOS EN PROCESO) 1.1.6.1 MATERIA PRIMA EMPLEADA 1.1.6.1 MANO DE OBRA DIRECTA 1.1.6.1 COSTOS INDIRECTOS GASTOS DE FABRICACIÓN Nótese que se simplifica el Plan de Cuentas a un nivel, permitiendo asi, que cada vez que abra un nuevo Centro de Costos, no tenga que crear cuentas de Mayor y Auxiliares nuevas, ya que estas mismas cuentas son usadas para todos los centros de costos. ¿Es necesario tener varios modelos Contables? En teoría no es necesario, sin embargo podrías tener varios modelos contables si su Empresa necesita mostrar los resultados de distintos Áreas de Negocios que por su naturaleza deben ser presentados en los EEFF..ejemplo. 1.1.7.PROYECTOS DE PRODUCCION 1.1.7.1 MATERIA PRIMA EMPLEADA 1.1.7.2 MANO DE OBRA DIRECTA 1.1.7.3 COSTOS INDIRECTOS GASTOS DE FABRICACIÓN 1.1.8 COSTOS DE SERVICIOS 1.1.8.1 INSUMOS 1.1.6.2 PERSONAL 1.1.6.3 COSTOS INDIRECTOS

Instructivo de Estructura de Costos

1.1.9 PROYECTOS DE INVERSION 1.1.9.1 MATERIALES Y SUMINISTROS 1.1.9.2 MANO DE OBRA DIRECTA 1.1.9.3 COSTOS INDIRECTOS DE FABRICACION Notas Importantes: - En cada Modelo Contable se usan los Mismos Centros de Costos. - No debe mezclar o cruzar Centros de Costos de Otros Modelos Contables, ya que la información que el Sistema procesa está basada en el Modelo Contable con sus respectivos Centros de Costos relacionados. - Analice si la estructura del Plan de Cuentas requiere varios niveles, para que lo diseñe en base a los niveles de cuentas máximo permitido.

Plan de Cuentas SIN Centros de Costos CUENTAD DE MAYOR 1.1.3.3 PRODUCTOS EN PROCESO 1.1.3.3.01 SILENCIADORES 1.1.3.3.01.01 MATERIA PRIMA EMPLEADA 1.1.3.3.01.02 MANO DE OBRA DIRECTA 1.1.3.3.02.03COSTOS INDIRECTOS GASTOS DE FABRICACIÓN 1.1.3.3.02 TANQUES 1.1.3.3.02.01 MATERIA PRIMA EMPLEADA 1.1.3.3.02.02 MANO DE OBRA DIRECTA 1.1.3.3.02.03COSTOS INDIRECTOS GASTOS DE FABRICACIÓN Si tiene 5, 7, 10 o muchos centros de Costos, el Plan de Cuentas sería muy extenso y su mantenimiento se hace complicado.

Conclusiones: La Forma en cómo el Analista de Costos defina su Estructura será la forma en cómo será el establecido el Plan de Cuentas y los Centros de Costos, y dependerá mas en como la Gerencia necesite ver los resultados en los EEFF.

Instructivo de Estructura de Costos

FICHEROS (Producci贸n y Servicios) Son todas las tablas maestras necesarias que definen y determinan la Estructura de Costos. El Usuario debe primero crear estos registros principales y luego relacionarlos entre si, para luego agregarle informaci贸n tal como se mostr贸 en el flujograma de la Estructura de Costos.

Opciones del Proceso Los ficheros necesarios en Producci贸n y Servicios son los siguientes: -

Grupos (*)

Medidas (*)

Proveedores (*)

Plan de Cuentas (*)

Config. Cuentas SUNDDE (*)

Modelos Contables

Centros de Costos

Productos Terminados

Servicios

Materias Primas/Insumos (*) Ver en Ficheros Generales

Instructivo de Estructura de Costos

Modelos Contables Aun cuando la contabilidad es la base de la Estructura de Costos, en la Metodología de Costos Estándar sirve como Referencia o Comparación para ajustar los valores Estándar de Costos. Sin embargo es necesario que cuente con un Plan de Cuentas Contables antes de iniciar todo el proceso de definir la Estructura de Costos, ya que por medio de ellas podemos hacer Estimaciones y luego compararlos con sus registros contables.

El Modelo Contable que necesitamos definir en el Sistema, corresponde con las políticas contables para el registro de los Costos de Producción. Usted puede tener un solo modelo contable, como también puede tener varios con distintos criterios, bien sea por la necesidad de mostrar contablemente los Costos por Áreas, o porque produce Bienes y Servicios que por su naturaleza requiere usar Grupos de Cuentas Contables Distintos. Ejemplo: Una Empresa Fabrica Silenciadores y Presta Servicios de Metalmecánica. Los modelos contables o grupos de cuentas contables son distintos, ya que para llevar Costos de Producción define un grupo de Cuentas Contables llamado “Costos de Producción”, que pueden ir en el Activo como “Productos en Proceso” o en el Estado de Resultados como “Costo de Producción”. De igual forma sucede con los servicios que presta, el Contador usa un Grupo de Cuentas en el Activo como Ordenes de Trabajo, o también puede usar el Estado de Resultados como “Costos de Servicios”.. El modelo contable es propio de cada Empresa, es por ello que creamos esta opción para que defina los modelos contables que utiliza en el Plan de Cuentas y que corresponda al mismo tiempo con el uso de los Centros de Costos. En cada Modelo Contable debe indicar las cuentas contables de 2 Elementos del Costos principales: o Mano de Obra Directa o Costos Indirectos de Fabricación

Instructivo de Estructura de Costos

Mano de Obra Directa. Por medio de los botones de mantenimiento, agregue las cuentas contables que agrupan a la Mano de Obra Directa, indicando además la clasificación a que pertenece: - Clasificación: o Remuneraciones o Beneficios o Contribuciones -

Esta clasificación es útil al momento de formular los Costos, ya que por medio de herramientas de formulación se podrá calcular o estimar estos costos alimentados de otros formularios que agrupan estos costos.

Todas estas cuentas totalizarán el Costo por Mano de Obra Directa a nivel de Estimación y Real en la Contabilidad.

Instructivo de Estructura de Costos

Costos Indirectos de Fabricación. Por medio de los botones de mantenimiento, agregue las cuentas contables que agrupan a los Costos Indirectos de Fabricación, indicando además la clasificación a que pertenece: - Clasificación: o Mano de Obra Indirecta. o Depreciaciones o Gastos de Fabricación o Materiales Indirectos. Esta clasificación es útil al momento de formular los Costos, ya que por medio de herramientas de formulación se podrá calcular o estimar estos costos alimentados de otros formularios que agrupan estas costos. % Fijo: En los CIF es necesario determinar que porción es Fijo y Variable, de tal modo que en la Estructura de Costos exista niveles de eficiencia por debajo de la producción normal, solamente a los Costos Variables se les aplica el factor de Eficiencia Normal. Es por ello que se requiere determinar por cada cuenta contable si el valor es fijo o variable o en su defecto es mixto, lo cual una parte es fija y otra es variable. Para tales efectos, se toma como Fijo cuando el valor es el 100% y Variable cuando el valor es el 0%, y mixto cuando es distinto a uno de ellos, como se pueden apreciar en la gráfica.

Todas estas cuentas totalizarán el Costo por Mano de Obra Directa a nivel de Estimación y Real en la Contabilidad.

Instructivo de Estructura de Costos

Materias Primas e Insumos También denominas Materiales y Suministros o Insumos: Estos ficheros forman parte de los Elementos del Costo de Producción en la Estructura de Costos, y son relacionados en cada Producto Terminado o Servicios en las Recetas o Fórmulas.

Por medio de los botones de mantenimiento del formulario, incluya edite o elimine registros. El Proveedor (Principal) se incluye para facilitar el registro dentro de Origen de las Materias Primas, de igual forma podrá cambiarlo en dicho formulario Los Costos de las Materias Primas, se registran en el formulario de “Valores del Periodo de las Materias Primas”, (ubicado en Movimientos).

Instructivo de Estructura de Costos

Productos Terminados Estos ficheros corresponden al Registro principal en la cual se determina la Estructura de Costos de los Productos Terminados. Por medio de los botones de mantenimiento del fichero, Agregue, Edite o Elimine los registros, según los campos que se muestran en la imagen siguiente: Los campos son libres, pude incluir el Código, Descripción y elegir la Medida, indicar el % de Utilidad (margen de ganancia normal del producto) y asignarle o elegir el Grupo o Familia a quien pertenece.

Configuración del Producto Terminado Configurar un Producto Terminado o un Servicio, es prácticamente lo mismo, ya que tienen los mismos elementos de costos y absorben costos bajo los mismos procedimientos. Con Doble Clic al Código de cada Producto Terminado, entra al formulario para configurar los valores que determinan la Estructura de Costos: - Períodos : o Los Períodos de Producción - Fórmula o Receta de Insumos: o Las Materias primas o Insumos que requiere de manera constante. - Servicios Contratados o Los Costos Directos de Servicios o Personal Contratado en el Servicios de manera constante.

Instructivo de Estructura de Costos

Servicios Estos ficheros corresponden al Registro principal en la cual se determina la Estructura de Costos de los Servicios: Por medio de los botones de mantenimiento del fichero, Agregue, Edite o Elimine los registros, según los campos que se muestran en la imagen siguiente: Los campos son libres, pude incluir el Código, Descripción y elegir la Medida, indicar el % de Utilidad (margen de ganancia normal del producto) y asignarle o elegir el Grupo o Familia a quien pertenece.

Configuración del Servicios: Configurar un Producto Terminado o un Servicio, es prácticamente lo mismo, ya que tienen los mismos elementos de costos y absorben costos bajo los mismos procedimientos. Con Doble Clic al Código de cada Producto Terminado, entra al formulario para configurar los valores que determinan la Estructura de Costos: - Períodos : o Los Períodos de Producción - Fórmula o Receta de Insumos: o Las Materias primas o Insumos que requiere de manera constante. - Servicios Contratados o Los Costos Directos de Servicios o Personal Contratado en el Servicios de manera constante.

Instructivo de Estructura de Costos

Períodos: Corresponde a los Períodos de Producción: Un Producto o Servicio puede tener periodos de Producción (ejecución) continuo o por temporadas. Es por ello que es necesario que defina de una vez los Períodos de Producción de cada producto, de tal forma que en la Estructura de Costos absorban los Centros de Costos acorde a su periodo de Producción. Existen 2 tipos de períodos de Producción: a) Producción Continua. a. Es el más común y corresponde al periodo de producción mensual. b) Producción Periódica: a. Es útil para aquellas Empresas que manejan costos de producción por períodos o rubros que se producen de una forma no constante en periodos específicos, ejemplo: i. Cosechas ii. Producción por temporadas. iii. Producción por ciclos. iv. Proyectos

Presentamos 2 gráficas de 2 productos distintos que se fabrican /Producen en el mismo centro de costo, pero cada uno se produce en periodos distintos.

Instructivo de Estructura de Costos

Los Campos que debe llenar son los Siguientes: Fecha Desde y Hasta: Corresponde al Periodo de Producción Unidades de Producción Normal: Son las Unidades que se estiman producir durante el período en “Condiciones normales” bajo el concepto de eficiencia. Indicado en la NIC2. Horas Hombre/Máquina: Es el tiempo en horas hombre, máquina o la combinación de ambas, (Esfuerzo) en la cual se estima producir las cantidades de producción en condiciones normales. Estas Horas permiten establecer tarifas de costeo al momento de calcular el costo de Mano de Obra Directa. Tome en cuenta que si el periodo es de 3 meses, la estructura de Costos será por ese tiempo, en cambio si necesita hacer Estructuras de Costos mensuales, debe crear una (1) por cada mes, de tal forma que si es de producción continua y necesita controlar los Costos mensualmente, debe entonces ser por mes. Importante: Los Periodos de los Centros de Costos son mensuales, y los Períodos de Producción de cada Producto es en base a su tiempo de Producción. Es por ello que en un mismo Centro de Costos podrá tener varios Productos con Periodos de Producción distintas.

Instructivo de Estructura de Costos

Veamos estos ejemplos:

Caso 1: Fábrica de Calzado: Una Empresa de Calzado produce 3 lineas o tipos de productos que de acuerdo a las temporadas de ventas y consumos, estos productos se fabrican en distintas fechas, absorbiendo costos del mismo Centro de Costos los Egresos causados pero en las fechas o periodos donde se Producen. Productos Terminados

Producto

Zapato Dama

Periodos Producción

Desde 1 2

Horas Producción Hasta Hombre/Maq Normal Medida ene-14 jun-14 900 4000 Unidades jul-14 jul-14 200 1000 Unidades

Producto

Zapato Niños

Periodos Producción

Desde 1 2

Producto Periodos Producción 1 2 3 4 5 6 7 8

Fabrica Calzado Centro de Costo: Yaguara

Horas Producción Hasta Hombre/Maq Normal Medida ene-14 mar-14 300 5000 Unidades ago-14 nov-14 400 6000 Unidades

Zapato Caballero

Fabrica Calzado Centro de Costo: Yaguara

Desde

Horas Hombre/Maq

mar-14 abr-14 may-14 jun-14 jul-14 ago-14 sep-14 oct-14

Hasta mar-14 abr-14 may-14 jun-14 jul-14 ago-14 sep-14 oct-14

400 500 450 500 400 500 450 500

Produccion Normal 350 400 200 300 350 400 200 300

Medida Unidades Unidades Unidades Unidades Unidades Unidades Unidades Unidades

Instructivo de Estructura de Costos

Caso 2: Empresa Agropecuaria La Empresa Agrícola del Centro, produce en un mismo sector distintos rubros y cada rubro tiene periodos de producción distintos, veamos este recuadro: Los Períodos vienen a ser las Cosechas..y cada cosecha tiene rangos de fechas distintas, incluso una cantidad de producción determinada y tiempo en horas hombre/máquina a invertir. Productos Terminados Producto

Maiz

Centro de Costo: Sector 1

Horas Producción Periodos Desde Hasta Hombre/Maq Normal Medida 1 ene-14 jun-14 300 5000 toneladas 2 jul-14 dic-14 300 4000 toneladas Producto

Aguacate Centro de Costo: Sector 1

Horas Producción Periodos Desde Hasta Hombre/Maq Normal Medida 1 ene-14 abr-14 300 5000 toneladas 2 may-14 jul-14 300 4000 toneladas 3 ago-14 dic-14 400 6000 toneladas Producto

Cilantro

Centro de Costo: Sector 1

Horas Producción Periodos Desde Hasta Hombre/Maq Normal Medida 1 ene-14 ene-14 50 200 Guacales 2 feb-14 feb-14 40 300 Guacales 3 mar-14 mar-14 65 350 Guacales 4 abr-14 abr-14 70 400 Guacales 5 may-14 may-14 85 200 Guacales 6 jun-14 jun-14 50 300 Guacales 7 jul-14 jul-14 50 350 Guacales 8 ago-14 ago-14 40 400 Guacales 9 sep-14 sep-14 65 200 Guacales 10 oct-14 oct-14 70 300 Guacales 11 nov-14 nov-14 85 350 Guacales 12 dic-14 dic-14 50 400 Guacales

Caso 3: Empresa de Servicios

Instructivo de Estructura de Costos

Esta Empresa es una empresa típica de Consultores que prestan distintos servicios algunos de manera continua y otros por temporadas. Productos Terminados Producto

Auditorias

Periodos Producción

Desde

Centro de Costo: Servicios Contables Horas Producción Hasta Hombre/Maq Normal Medida ene-14 jun-14 600 5 Proyectos jul-14 jul-14 800 6 Proyectos

1 2 Producto

Cierres Fiscales

Periodos Producción

Desde

Centro de Costo: Servicios Contables

Horas Producción Hasta Hombre/Maq Normal Medida ene-14 mar-14 300 10 Clientes

1 Contabilidad Mensual

Producto Periodos Producción

Desde

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

ene-14 feb-14 mar-14 abr-14 may-14 jun-14 jul-14 ago-14 sep-14 oct-14 nov-14 dic-14

Producto

Cursos Tributarios

Periodos Producción

Desde 1 2 3

Centro de Costo: Servicios Contables Hasta ene-14 feb-14 mar-14 abr-14 may-14 jun-14 jul-14 ago-14 sep-14 oct-14 nov-14 dic-14

Horas Producción Hombre/Maq Normal Medida 400 10 Clientes 500 10 Clientes 450 10 Clientes 500 15 Clientes 400 15 Clientes 500 15 Clientes 450 15 Clientes 500 15 Clientes 400 20 Clientes 500 20 Clientes 450 20 Clientes 500 20 Clientes

Centro de Costo: Servicios Contables

Horas Producción Hasta Hombre/Maq Normal Medida abr-14 abr-14 80 100 Participantes may-14 may-14 90 150 Participantes jun-14 jun-14 100 200 Participantes

Instructivo de Estructura de Costos

4 5 6 7

jul-14 ago-14 sep-14 oct-14

100 150 180 180

150 200 300 300

Participantes Participantes Participantes Participantes

Como pueden ver en todos los ejemplos, la Estructura de Costos de un Bien o Servicios que se producen depende de los periodos de Producción, ya que los Costos se deben calcular en base al tiempo de producción bien sea continua o por temporadas.. El Sistema SGTContable en la Estructura de Costos, hace la evaluación de cada Producto Terminados o de Servicio y verifica los costos del Centro de Costo, aplicando los valores o costos que le corresponde según el período de Producción.

Importante: Los Periodos de Producción se pueden crear en la medida que sea necesarios, bien ser porque necesita planificar los Costos Estándar a futuro o en la medida que se van generan nuevos Productos o Servicios a Producir, debe entonces crearle su Estructura de Costos para que tenga incidencia en el Centro de Costos al momento de hacer las distribuciones de costos (Absorciones de Costos) también llamados Prorrateos de Costos del Personal y de los Costos Indirectos de Fabricación.

Recetas y Fórmulas de Insumos Para la Estructura de Costos del Producto es necesario contar con las cantidades de Materias Primas y/o Materiales o Insumos Directos para la producción. - En el caso de Manufactura: Materias Primas. - En el caso de Servicios: Materiales y Suministros. - En el caso de Agropecuario: Insumos o Materiales. - En el caso de Servicios: Insumos o Materiales. Por medio de esta información se facilitan los Cálculos de Costos por Materia Prima Directa en base a las cantidades que normalmente se producen en el periodo de producción. Para tales efectos deben agregar los Item indicando además la cantidad necesaria tomando en cuenta que esa cantidad es para la Producción de ciertas cantidades de formulación. Ejemplo: “Cantidad de Unidades de Producción según Fórmula”: Este campo está ubicado en el encabezado del formulario y su uso está orientado a indicar cuantas unidades se producen o fabrican para la cantidad de Materias Primas que se indicaron en la Receta o Fórmulas. Cuando se hacen las estimaciones de materia Prima, por lo general se basa en unidades de producción que permitan el aprovechamiento de los materiales. Tal es el caso del Silenciador, donde se

Instructivo de Estructura de Costos

tienen que picar láminas de Acero y para no tener desperdicios, con 5 Unidades se logran reducir estos desperdicios. Es por ello que la cantidad de Unidades de Producción según fórmula permite definir estas configuraciones de eficiencia normal, lo cual al momento de calcular las Unidades de Producción se tomarán las cantidades de materias primas en base a las unidades por fórmula.

Utilice los botones de mantenimiento del fichero para Agregar, editar o eliminar los ítem. En la Estructura de Costos las Recetas o Fórmulas serán aplicados de manera exponencial de acuerdo a las cantidades de Unidades de Producción Estimada o Real del Producto terminado.

Servicios Contratados Corresponde aquellos costos directos de personal o Esfuerzo Contratado que requiere ser aplicado al Costo de fabricación al Producto de manera directa, ya que todos los demás costos como MOD y CIF se distribuyen en base a los criterios de prorrateo. Uno de los ejemplos que podemos aplicar es el caso de la Maquila, que corresponde por el pago de la producción a un tercero , motivo por el cual este costo tiene que ser aplicado de manera directa al costo de producción del producto al igual que todos aquellos costos directos que considere aplicar..

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Otro ejemplo es el pago de un servicio especifico para el producto, que solo es aplicable a ese producto. Ejemplo: Alquiler de Maquinaria. Para este ejemplo registramos: Maquila: Costo directo aplicable al producto por la elaboración del producto. Es el equivalente a MOD. Alquiler de Maquinarias: Costo directo aplicable al producto donde se requiere de un gasto específico. Debe indicar que tipo de Costo debe ser aplicado: MOD: Mano de Obra Directa CIF: Costo Indirecto de Fabricación. Los montos que indique como MOD o CIF serán aplicados a los totales de MOD y CIF en la estructura de costos.

Incluya todos aquellos Costos Directos que correspondan pagar o causar al producto, pero tome en cuenta que las cuentas contables utilizadas no podrán (o no deben) estar en el formulario de Modelo Contable, porque estaría redundando en aplicar el Costo doble. En la Estructura de Costos los Servicios Contratados serán aplicados de manera exponencial de acuerdo a las cantidades de Unidades de Producción Estimada o Real del Producto terminado.

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Centros de Costos Los Centros de Costos son la base de la estructura de costos relacionadas son las Unidades Funcionales, Centros de Producción, Centros de Gastos, Proyectos, Departamentos de Producción, etc.. Los Centros de Costos son en realidad el Área donde se Produce uno o varios Productos similares con Personal y Recursos comunes. Ejemplo: Una Fábrica de Calzados, en un Galpón fabrica una variedad de Calzados para Damas y Caballeros, pero en otro punto geográfico o Local fabrica los Calzados para Niños y también Chaquetas de Cuero.

Tomando este ejemplo: Hay 2 centros de Costos: - Galpón 1: o Calzados para Damas o Calzados para Caballeros - Galpón 2: o Calzado para Niños o Chaquetas de Cuero. En cada Galpón tienen Egresos por concepto de Personal y Costos Indirectos de Fabricación. Cualquier forma donde concentre los Elementos de Costos para producir uno o varios productos similares o afines usando los mismos recursos, requiere necesariamente un Centro de Costo. En conclusión: Un Centro de Costo es una Área física con Grupos de Personas que realizan actividades para Producir Bienes y Servicios similares o afines. Ejemplo caso de una Agropecuaria: La Hacienda X, realiza actividades de siembra , producción de leche ycría de animales. - La Siembra la realiza por sectores, donde cada sector labora un grupo de personas distinto. o Sector 1 o Sector 2 - La producción de Leche la realiza en: o La Vaquera - La Cría de Ganado la realizan en un sector llamado o Sector 3 -

Además tiene un personal de Supervisión, Control , Almacenamiento, incluso un Comedor. Todos estos áreas requieren de Centros de Costos. o Gestión Administrativa o Almacén. o Comedor.

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Nota: Estos Centros de Costos pueden estas juntos en uno solo, combinados o separados, todo dependiendo si se pueden identificar los costos de cada Área. De no poderlos identificar, recomendamos crear un solo Centro de Costos de Gestión Centralizada para luego distribuir este centro de Costo a los Centros de Costos de Producción.

Ejemplo: Caso de una Clínica o Empresa de Salud. (Costos ABC) Esta Empresa de Salud tiene varias áreas donde se atienden las especialidades respectivas, de igual forma tiene distintos departamentos no productivos que sirven o prestan servicios a las otras Áreas: Veamos. Áreas Productivas: - Hospitalización - Quirófano - Maternidad - Consultorios - Emergencias Áreas No Productivas - Administración - Almacén - Guardería. Por cada Área es un Centro de Costo. - El primer grupo son Centros de Costos de Producción - El segundo grupo son Centros de Costos de Egresos (Por Distribuir)

Crear Centros de Costos El Uso de Centros de Costos implica que la Contabilidad de la Empresa debe estar basada en Centros de Costos, ya que es la única manera de poder determinar cuánto dinero se invierte o cuesta Producir o Generar Ingresos por un Área de Producción o Funcional determinada. Por medio de los Centros de Costos podemos distribuir de manera razonable los Costos de Fabricación de un Grupo de Productos que se generan en el mismo, incluso podemos también saber cuánto nos cuestan los centros de Costos de Egresos (No Productivos) quienes podrán ser distribuidos en los Centros de Costos de Producción para conocer realmente cuánto cuesta producir un Producto o prestar un servicio. Debe crear los Centros de Costos necesarios y reales, y que correspondan con las Áreas de trabajo de la Empresa donde se desarrollan actividades de Producción y de No Producción.

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Para crear un Centro de Costo, de Clic al botón “Nuevo” y proceda con incluir los siguientes valores en la línea habilitada para el registro: - Código o Acepta cualquier valor, sin embargo recomendamos establecer una codificación con niveles a los fines de poder agrupar distintos Centros de Costos, ejemplo:

01: Planta de Producción 0101: Área de Silenciadores. 0102: Área de Tanques 02: Servicios Generales 0201: Logística 0202: Comedor Descripción o Corresponde al nombre del Centro de Costos.

Tipo: Corresponde al tipo de Centro de Costo: o Producción o Egresos (Por Distribuir, Ideal para Costos ABC)

Modelos Contables o Asignar el modelo Contable al Centro de Costo.

Notas Importantes: - Una vez que crea Centros de Costos con la estructura definitiva, no podrá cambiar la estructura, de ser necesario deberá entonces eliminar los centros de costos y replantear la estructura y volver a crearlos. - Borrar Centros de Costos solo se puede realizar si los mismos no tiene registros relacionados de ningún tipo. El Sistema emitirá un mensaje de “Error al Eliminar Ficha de Centros de Costos”,

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debido a que no permite realizar esta operación porque no cumple con las reglas de las bases de datos. Centros de Costos de Producción Son aquellos donde se generan o transforman productos. También llamados Centros de Costos de Producción o de Utilidad. Dentro de la ficha del Centro de Costo, debe indicar los Productos que se generan o producen.

Estos Productos absorberán los Egresos acumulados de este Centro de Costos, de acuerdo a sus propios Períodos de Producción. Centro de Costos de Egresos: (Ideal para Costos ABC) Son aquellos Centros de Costos (También pueden denominarse Actividades) que no generan o transforman Productos. Estos tipos de Centros de Costos también se denominan “Centros de Costos de “EGRESOS” (NO Producción) o “Centros de Costos por Distribuir”. Estos tipos de Centros de Costos son útiles para acumular costos de otras Áreas o Actividades y luego distribuirlos a otros Centros de Costos de Producción.

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Cuando se aplican Costos ABC, los Costos Indirectos de Fabricación o de Servicios, se distribuyen por Centros de Costos que representan las Actividades. Recuerde que los Centros de Costos pueden ser creado en forma Arbolada, de tal forma que puede identificar una Actividad específica en un grupo de centro de Costos. Ejemplo: 01 Servicios Hospitalarios 0101 Hospitalización (Producción) 0102 Quirófano (Producción) 0103 Emergencia 02 Servicios al Paciente 0201 Rayos X (Producción) 0202 Resonancia (Producción) 0203 Laboratorio (Producción) 03 Servicios Internos 0301 Limpieza (Egresos) 0302 Servicios Generales (Egresos) 0302 Administración (Egresos) Nótese que existen Centros de Costos de PRODUCCIÓN y de EGRESOS. El origen de la información de los Costos ABC vienen de la Contabilidad. Es por ello que el Usuario debe tener presente que la única forma de absorber costos Indirectos es por medio de los Centros de Costos, sin importar la metodología de costeo que utilice: Costos Estándar o Costos ABC.

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MOVIMIENTOS (Producción y Servicios) Los movimientos son los procesos que producen resultados. Cada proceso implica una base de información de datos que en la medida que se van relacionando se logran los objetivos de este capítulo.

Opciones del Proceso Los procesos que tiene que ejecutar en este capítulo en 2 fases: FASE 1: Información de Costos -

Insumos o

Origen de los Insumos Nacionales.

Origen de los Insumos Importados.

Valores del período de los Insumos

Valores del Período de los Centros de Costos.

Costos de Producción

Costos de Servicios

FASE 2: Resultados para la SUNDDE -

Estructura de Costos y Precios (SUNDDE) (*)

Punto de Equilibrio (*)

(*) Ver en el Capítulo 4: SUNDDE: Movimientos

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Nótese en las siguientes imágenes que PRODUCCIÓN y SERVICIOS usan la mayoría de opciones; ya que el procedimiento es parecido y usan incluso los mismos elementos de costos, sin embargo las opciones donde se Calculan las Estructura de Costos de Producción o de Servicios están separadas pero se vuelven a unir en la Estructura de Costos para la SUNDDE.

Insumos En esta parte abarcaremos todo lo relacionado con los Costos de los Insumos o Materias Primas por medio de 3 opciones: -

Origen de los Insumos Nacionales

Origen de los Insumos Importados.

Valores del Periodo de los Insumos.

Los Insumos o Materias Primas se utilizan en Producción o Servicios. Todos los Insumos bien sea Materias Primas, Materiales, Suministros, y todo lo necesario para Fabricar o prestar un servicio tiene un Origen. Este origen corresponde con la Compra de tal forma que proporcione el costo real del Insumo al momento de ser tomado en cuenta en la Estructura de costos. Los Insumos pueden ser comprados en el país o en el extranjero, es por ellos que están separados los formularios de datos ya que la información solicitada en cada formulario es distinta, pero persiguen un mismo fin: Determinar el Costo de Adquisición del Insumos

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Origen de los Insumos Nacionales

Incluya todos los registros de compras de los Insumos Naciones que están relacionados en el fichero de Insumos, de tal forma que se determine el Costo de Adquisición. Notas Importantes: o

Solo serán vistos los Insumos que está marcados como Nacionales. Importante: El hecho de ser un Producto de origen extranjero no quiere decir que sea Importado. Los productos Nacionales son aquello que compras en el país.

Podrá agregar los Gastos de Compras , el cual incide en el costo de Adquisición.

El IVA podrá ser parte del costo si lo configura en Maestros: Configuraciones. o

Aun cuando use las unidades de compra, al final el Costo Unitario se calcula en base a la Unidad de Inventario.

Por cada Producto o Artículo, debe incluir la información detallada de la Compra según los campos que solicita por cada registro.

Para determinar el costo de los Insumos en Moneda Nacional es necesario indicar los campos siguientes: -

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o Lo trae de la ficha del Producto. o No es editable Medida de Compra. o Lo trae de la ficha del Producto. o Cantidad Medida de Compra o Lo trae de la Ficha del Producto Origen o Lo traer de la ficha del Producto Proveedor o Lo trae de la ficha de Producto o Puede ser cambiado. Use la tecla F6 y elija otra Proveedor Número Factura o Indique el número de factura o Campo editable Fecha de Emisión o Indique la fecha de la Factura. o Campo Editable Cantidad Comprada o Indique la cantidad Comprada, basado en la Unidad de Compra Precio Compra: o Indique el Precio en Moneda Nacional. o Editable % IVA o Viene de la Ficha del Producto o Calculado IVA o Monto del IVA en Moneda Nacional (Por Unidad) o Calculado Total Compra o Costos total de la Operaciòn en Moneda Nacional . o Calculado Total IVA o IVA Total de la Operación en Moneda Nacional. o Calculado Gastos de Compras (Nacionales). (Comentado arriba) o Indique el Monto del Total en Moneda Nacional o Editable Total Compra+Gastos o Monto en Moneda Nacional de la suma de Total Compra Total IVA (en caso de que el IVA no sea recuperable) Gastos de Compras Unidades de Inventario Compradas. o Total de Unidades del Inventario Compradas. Es el resultado de las Unidades Compras por la Cantidad de Unidades de Compras. Costo Unitario

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Costo por Unidad de Inventario.

Origen de los Insumos Importados. Incluya todos los registros de compras de los Insumos Importados que están relacionados en el fichero de Insumos, de tal forma que se determine el Costo de Adquisición. Notas Importantes: o

Solo serán vistos los Insumos que está marcados como Importados. Solo las compras de Importación.

Los Valores de las operaciones se expresan en Moneda Extranjera (USD) y debe indicar el valor cambiario de la nacionalización. El Sistema le determina el Costo en Moneda Nacional, luego se consolidan con los Gastos de Importación y de Internación logrando así el Costo Unitario de Adquisición

Podrá agregar los Gastos de Importación y de Internación , el cual incide en el costo de Adquisición.

El IVA podrá ser parte del costo si lo configura en Maestros: Configuraciones.

Aun cuando use las unidades de compra, al final el Costo Unitario se calcula en base a la Unidad de Inventario. En la gráficas separamos en 2 vistas del mismo registro en la cual se visualizan todos los campos que deben ser llenados para obtener el costo unitario.

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Por cada Producto o Artículo, debe incluir la información detallada de la Compra según los campos que solicita por cada registro.

Para determinar el costo de los Insumos Moneda Extranjera (Importada) se debe indicar los campos siguientes: - Código: Lo selecciona el Usuario, por medio de este campo se inicia la carga de datos por cada ítem. Use los buscadores del producto: Por Código o por Nombre Campo Editable y de Selección el Producto. -Descripción Lo trae de la ficha del Producto No es editable Medida de Compra Lo trae de la ficha del Producto -Cantidad Medida de Compra Lo trae de la Ficha del Producto -Origen Lo traer de la ficha del Producto -Proveedor Lo trae de la ficha de Producto Puede ser cambiado. Use la tecla F6 y elija otra Proveedor -Número Factura Indique el número de factura Campo editable -Número Expediente Indique el número del Expediente de la Importación -Fecha de Emisión Indique la fecha de la Factura. Campo Editable Valores en Moneda Extranjera: -Moneda de Compra: Elegir la Moneda. Editable -Valor Moneda: El Valor que de la moneda en que se declaró en Aduana.

Instructivo de Estructura de Costos Editable -Cantidad Comprada: Cantidad de los Productos Comprados Editable -Valor CIF: Precio en Moneda Extranjera (Incluyendo Seguro y Flete) FOB+Seguro y Flete. Editable -Total Compra: Total de la Operación en Moneda Extranjera. Calculado Unidad de Compra: Por lo general la Unidad de Compra no es igual a la Unidad de Venta, en especial aquellas Empresas que son minoristas que compran por cajas, docenas, gruesas, etc.. y vende por Unidades. Por ahora esta herramienta solo permite usar una sola unidad de Compra. Esta Unidad de Compra debe estar establecida en la ficha del Producto. Nota: No existe fracciones en el Inventario, cualquier presentación del producto distinta deberá ser agregada con otro código. Gastos de Nacionalización. Es un campo (Monto en Moneda Nacional) donde debe indicar el total pagado o erogado en la liquidación aduanal y todos los gastos que se pagan para nacionalizar la mercancía. Gastos de Compras: Es un campo (Monto en Moneda Nacional) donde debe indicar el total pagado o erogado que son necesarios para la puesta del producto en el Almacén. Estos Gastos también se les denomina “Gastos de Internación” lo cual corresponde a todos aquellos egresos que se requieren para llevar la Mercancía de la Aduana a los Depósitos, de igual forma todos aquellos pagos o erogaciones de /Gastos de Compras) como: Seguro, Fletes, Caletas o cualquier Gasto o Egreso que sea identificado con la operación directa en esa Compra, de lo contrario no forma parte del Costo de manera directa. Queda a criterio del Usuario determinar el valor de la moneda en la cual nacionalizó la mercancía e ingresar los datos de Costos de Internación asociados. Valor CIF: Las siglas CIF (acrónimo del término en inglés Cost, Insurance and Freight, «Coste,seguro y flete, puerto de destino convenido») se refieren a un término de comercio internacional que se utiliza en las operaciones de compraventa, en que el transporte de la mercancía se realiza por barco (mar o vías de navegación interior). Se debe utilizar siempre seguido de un puerto de destino. Valor FOB: (acrónimo del término en inglés Free On Board, «franco bordo, puerto de carga convenido») se refieren a un incoterm, o cláusula de comercio internacional, que se utiliza para operaciones de compraventa en que el transporte de la mercancía se realiza por barco (mar o vías de navegación interior). Se debe utilizar siempre seguido de un puerto de carga. «FOB-puerto de carga convenido» es uno de los más utilizados

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Valores del Período de los Insumos Este formulario es practicamente un Inventario de los Insumos o Materias Primas a la fecha, por medio del cual se conoce el valor del Inventario en Costo Promedio y Costo de Adquisición actualizado. En la estructura de Costos de los Productos Terminados o Servicios, requieren de este costo para calcular el Costo de Estimado y Real de Consumo de Insumos o Materias Primas.

por ello que es necesario indicar o actualizar estos costos por medio de los formularios de Origen de los Insumos como tambien indicar el Valor del Inventario actualizado. Importante: Si Usted tiene un Sistema de Kardex y el mismo le permite extraer esta información en un archivo CSV o XLS, podrá traerse toda esta información y se evita los pasos anteriores. Para tales efectos necesitaria tener la tabla de Insumos y la de Valores del Periodo de Insumos.. Los siguientes pasos son los procesos de calculos, pero con esta información migrada podrá adelantar gran parte del trabajo de transcripción de datos y valores.

Para tener actualizados todos los Productos en este formulario, de clic al Botòn de Actualizar Item.

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Una vez que actualice los Items, podrá ver todos los Productos de la tabla de Mercancías, luego deberá indicar los valores que son necesarios para continuar con procesos de información para la Estructura de Costos. Valores que deben ser indicados por el Usuario: Por cada Item debe actualizar los Campos: -

Costos Promedio o

Necesario para determinar el Valor del Inventario.

Stock o

Necesario para determinar el Valor del Inventario.

Valores Calculados por El Sistema Los siguientes campos son “Campos Calculados”, cuyo valor se determina en base a los campos anteriormente descritos: -

Valor del Inventario o

Se determina por la ecuación de Stock por Costo Promedio

Costos Adquisición:. o

Este Costos viene de los formularios dependiendo si son Insumos Importadas o Nacionales. Este valor puede ser incluido de forma manual por el Usuario, sin embargo al existir valores en los formularios de Origen de los Insumos, este valor queda sustituido por el Sistema.

Origen del Costo o

Usuario o Sistema Se determina si el valor del Costo de Adquisición de Compra fue indicado Manualmente este formulario o por medio del Origen de los Insumos registrando las compras.

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Valores del Períodos de los Centros de Costos Por medio de este formulario podrá agregar los Costos Estimados y Reales de MOD y CIF mensualmente, a los fines que sean aplicados en la Estructura de Costos de los Productos y Servicios. El formulario presenta una rejilla con todos los Centros de Costos disponibles (De Producción o de Egresos). Para agregar información debe dar Doble clic al Centro de Costo que acumula Costos.

Luego es mostrada el formulario de los periodos mensuales en la cual se les asignan los montos.

Importante: Los Periodos mensuales deben ser registrados en la ficha del Centro de Costos, de lo contrario no serán mostrados en este formulario. Seleccione el periodo en la cual indicará los montos de los Costos Est Estimados imados y/o Reales de MOD y CIF.

Instructivo de Estructura de Costos

MOD: Mano de Obra Directa: Corresponde a los Valores Estimados y Reales (Contables) del Costo de Mano de Obra Directa los l cuales serรกn absorbidos por los Productos o Servicios que conforman el Centro de Costo respectivo. respectiv

Este formulario consta de varios elementos: En el Detalles a) Cuentas Contables: o

Se actualizan an cuando da Clic al Botรณn de Actualizar Items..

Estas cuentas vienen del Modelo Contable asignado el Centro de Costos.

b) Monto Presupuestado. o

Este Monto debe indicarlo dicarlo el Usuar Usuario. Para editar este monto debe dar Clic al botรณn de Modificar, luego Guardar para que los cambios queden salvados.

c) Monto Real a. Este Monto lo trae el Sistema de los Saldos de las Cuentas Contables del Mรณdulo de Contabilidad.

Instructivo de Estructura de Costos

i. También podrá indicarlos manualmente, pero deberá cambiar en Configuraciones la opción de no Traer Saldos de Contabilidad. b. El Saldo Contable podrá ser actualizado por Centros de Costos o por Saldo de la Cuenta sin Centro de Costos. i. El Usuario tiene que definir en Configuraciones si en el Contabilidad está separada por Centros de Costos. En el Pié del Formulario: -

Desglose de la Mano de Obra Directa. o

Es un resumen por cada tipo de Cuenta y por Columnas (Estimada y Real)

Horas Hombre Máquina (Estimada y Real). o

Este Valor es necesario para la distribución del Costo de Mano de Obra Directa en base a los Productos que conforman el Centro de Costo. De Clic al botón de Modificar para que edite estos campos y actualice el valor respectivo. •

Este valor es necesario, motivo por el cual debe determinarlo antes de seguir con la siguiente fase.

Para tales efectos es necesario que en el Centro de Costos en la pestaña de Productos, haga la distribución factorial en relación a la incidencia que tiene cada producto en relación al total de Horas Hombre Máquina invertidos. De esta forma el Costo de MOD será prorrateado a cada Producto en base a su factor de Absorción. Las Columnas que aceptan cambios son las siguientes: Monto Presupuestado: -

Corresponde al Monto Estimado por cada cuenta contable que establezca el analista. o

Estos Montos corresponden a la estimación mensual de la cuenta contable calculada de acuerdo a los principio de contabilidad generalmente aceptados relacionados con los Costos Estándar bajo la NIC2.

Monto Real: -

Corresponde al Monto causado en el mes en contabilidad. o

Este monto puede ser indicado de forma manual o importado de los Saldos de la Contabilidad.

Importante: Este monto podrá ser aprovechado en el siguiente mes como Monto Presupuestado (Estimado).

Tipo:

Instructivo de Estructura de Costos

Corresponde a una clasificación, en la cual permita resumir en 3 grupos importantes los totales de MOD. Esta clasificación viene predefinida en el Modelo Contable. o

Remuneraciones

Beneficios

Contribuciones

Al pié del formulario podrá apreciar los totales resumidos Estimados y/o Reales de los Grupos. Estos valores serán visualizados en la Estructura de Costos de cada Producto cuando sean distribuidos acorde al factor de absorción anteriormente indicado.

CIF: Costos Indirectos de Fabricación: Corresponde a los Valores Estimados y Reales (Contables) de los CIF (Costos Indirectos de Fabricación) también llamado Carga Fabril, los cuales serán absorbidos por los Productos o Servicios que conforman el Centro de Costo respectivo.

Este formulario consta de varios elementos: En el Detalles d) Cuentas Contables:

Instructivo de Estructura de Costos

Se actualizan cuando da Clic al Botón de Actualizar Items..

Estas cuentas vienen del Modelo Contable asignado el Centro de Costos.

e) Monto Presupuestado. o

Este Monto debe indicarlo el Usuario. Para editar este monto debe dar Clic al botón de Modificar, luego Guardar para que los cambios queden salvados.

Monto Real a. Este Monto lo trae el Sistema de los Saldos de las Cuentas Contables del Módulo de Contabilidad. i. También podrá indicarlos manualmente, pero deberá cambiar en Configuraciones la opción de no Traer Saldos de Contabilidad. b. El Saldo Contable podrá ser actualizado por Centros de Costos o por Saldo de la Cuenta sin Centro de Costos. i. El Usuario tiene que definir en Configuraciones si en el Contabilidad está separada por Centros de Costos.

En el Pié del Formulario: -

El Resumen de los tipos de Costos Indirectos de Fabricación. o

Es un resumen por cada tipo de Cuenta y por Columnas (Estimada y Real)

Las Columnas que aceptan cambios son las siguientes: Monto Presupuestado: -

Corresponde al Monto Estimado por cada cuenta contable que establezca el analista. o

Monto Real: -

Corresponde al Monto causado en el mes en contabilidad. o

Este monto puede ser indicado de forma manual o importado de los Saldos de la Contabilidad.

Este monto podrá ser aprovechado en el siguiente mes como Monto Presupuestado (Estimado).

Tipo:

Instructivo de Estructura de Costos

Corresponde a una clasificación, en la cual permita resumir en 4 grupos importantes los totales de CIF. Esta clasificación viene predefinida en el Modelo Contable.

MOI: Mano de Obra Indirecta.

DEP: Depreciaciones

MAI: Materiales Indirectos.

GAS: Gastos Generales.

Al pié del formulario podrá apreciar los totales resumidos Estimados y/o Reales de los Grupos. Estos valores serán visualizados en la Estructura de Costos de cada Producto.

La totalización de Costos Fijos y Variables también son calculados, ya que dependiendo de la producción del periodo, se aplica el factor de eficiencia al Costo Variable.

Costos de Producción En esta etapa del proceso es donde determinamos el Costo de Producción de los Productos Terminados por medio del formulario de “Estructura de Costos de los Productos Terminados”, para luego avanzar al proceso mediante el cual determinamos los “Valores del período de los Productos Terminados” las cuales serán los resultados que finalmente mostraremos en la fase de SUNDDE por medio de la “Estructura de Costos y Precios Justos”

Instructivo de Estructura de Costos

Estructura de Costos de Producción Por medio de este formulario se calculan los Costos Producción de los Productos Terminados.

Formulario Principal En el formulario muestra todos los Productos Terminados que están disponibles y cumplen con los requisitos previamente definidos en los Ficheros.

El proceso debe realizarse por cada Producto individual. De Doble Clic al Producto y seguido seleccione el Período de Producción:

Períodos de Producción:

Instructivo de Estructura de Costos

Seleccione el periodo el cual va a calcular y luego proceda con calcular los Elementos del Costos que se presentan en el siguiente formulario: Cada Producto terminado consta de periodos de producción (Desde-Hasta) por cada Estructura de Costos. Es la parte medular del proceso, aquí es donde se determinan los Costos de Producción de cada Producto Terminado con todos los Elementos del Costo: Este formulario se divide en el Encabezado y 6 pestañas de datos. -

Encabezado

Resumen

Materia Prima

Servicios Contratados

Mano de Obra Directa

Costos Indirectos de Fabricación

Distribución de Costos.

Encabezado: Muestra la información básica del Producto Terminado: o

Periodo Periodo de producción del Producto terminados.

Producto Descripción del Producto Terminado

Centro de Costo El Centro de Costo al cual pertenece y absorbe costos.

Cantidades de Unidades de Producción según Fórmula. Este valor viene de la Ficha del Producto Terminado.

Botón “Recalcular”. o

Por medio de esta opción realiza todos los cálculos de todas las pestañas de datos. Este proceso se ejecuta al inicio para determinar los cálculos de todos los elementos del costo. En caso de cambiar la cantidad de Unidades de Producción y/o Horas Hombre Máquina, deberá recalcular nuevamente. En caso de incluir un nuevo Producto al Centro de Costo, deberá “Recalcular” todos los productos asociados al mismo Centro de Costos, ya que los factores de distribución deben ser recalculados. No “Recalcule” en los casos cuando realice cambios en los costos de Materias Primas y Servicios Contratados, ya que los mismo serán traídos al costo según las fórmulas originales.

Instructivo de Estructura de Costos

Resumen:

Esta pestaña muestra todos los valores resumidos que conforman los El Elementos ementos del Costo de Producción en 2 grupos: o

En la parte superior or presenta los valores de las Unidades de Producción y Horas Hombre Máquina en 2 formas: Estimadas (Vienen de la Ficha de Productos Terminados) •

Los valores estimados corresponden con los cálculos del método de costeo “Estándar”, donde se determina el Cos Costo to Presupuestado del Producto Terminado.

Reales. (Deben ser indicadas por el Usuario). •

Los valores Reales solo son necesarios en los casos que desea comparar con la Contabilidad y determinar el Costo de Producción Real del Producto.

En la parte central muestra uestra los totales de los Elementos del Costo en 2 columnas: Estimado y Real y el factor de variación entre ambas columnas. Para determinar el Costo de Producción y el Costo Unitario se calcula de la siguiente forma: •

+ Materia Prima

•

+ Mano de Obra Directa

•

= Costo Primo

•

+ Costo Indirecto de Fabricación

•

= Costo de Producción

•

÷ Unidades Producidas

•

= Costo Unitario

Instructivo de Estructura de Costos

Materias Primas (Insumos) En esta pestaña se determina el Costo Estimado y Real de las Materias Primas tomando como referencia los Productos

y Cantidades que se indicaron en la fórmula original del Producto

Terminado en la pestaña de “Formulas o Recetas de Insumos”. El Sistema le determina el Costos Estimado de Insumos o Materias Primas en base a la cantidad de Unidades de Producción indicadas en el formulario anterior “Resumen”.

Utilice el Botón “Recalcular” para obtener las cantidades Estimadas y Consumidas tomando como base la Receta Original y las Unidades de Producción indicadas (Estimadas y/o Reales).

Utilice el Botón “Modificar” y/o “Guardar”, en los casos que necesite cambiar los valores. Debe indicar el Precio Estimado y/o Real para determinar el Costo total Estimado y Real. Los Costos Unitarios de las Materias Primas e Insumos son actualizados desde el Formulario de Valores del Periodo de las Materias Primas. No obstante podrá indicar el costo de forma manual.

Instructivo de Estructura de Costos

Servicios Contratados

En esta pestaña se indican los Costos Adicionales imputables al costo del producto sin pasar por la absorción de costos de MOD y CIF. (Costos Directos exclusivos al Producto) Existe costos que son aplicados al producto de manera directa, bien sea por su naturaleza o condición que requiere de ciertos servicios que son necesarios para su producción, ejemplo: o

Maquila

Alquiler de Maquinaria.

Bonos de Producción

Etc.

Estos Costos no deben estar incluidos en los CIF ni en la MOD generales, ya que estarían siendo aplicados por duplicado.

Estos valores se calculan, tomando como referencia los Productos y Cantidades que se indicaron en la fórmula original del Producto Terminado en la pestaña de “Servicios Contratados” o

Utilice el Botón “Recalcular” para obtener las cantidades Estimadas y Consumidas tomando como base la Receta Original y las Unidades de Producción indicadas (Estimadas y/o Reales).

Utilice el Botón “Modificar” y/o “Guardar”, en los casos que necesite cambiar los valores. Debe indicar el Precio Estimado y/o Real para determinar el Costo total Estimado y Real.

Instructivo de Estructura de Costos

Los Totales de los renglones de tipo MOD serán sumados en el resumen de la pestaña de “Mano de Obra Directa”, bajo el título de “Servicios Contratados”.

Los Totales de los renglones de tipo CIF serán sumados en el resumen de la pestaña de “Costos Indirectos de Fabricación”, bajo el título de “Servicios Contratados”.

Mano de Obra Directa

En este formulario se muestran los resultados (Estimados y Reales) de la Mano de Obra Directa (MOD) aplicable al Producto Terminado.

El Sistema determina la absorción del costo de MOD del Producto tomando como Base el Costo total de MOD del Centro de Costo en el periodo contable. El Prorrateo del Costo de Mano de Obra Directa se determina tomando como base el Costo de MOD del Centro de Costo (en el mes) multiplicado por el Factor de absorción que se obtiene de las Horas Hombre/Máquina HHM del Producto entre el total del HMM del Centro de Costo. (En el mes)

Cuando existen Productos con periodos de producción atípicos, se determina las Cantidad de Horas Hombre/Maquina del período de manera proporcional a los meses del periodo del Producto Terminado.

El formulario muestra un resumen de cada tipo de MOD separando por columnas los montos correspondientes el Estimado y al Real. Remuneraciones (*)

Instructivo de Estructura de Costos

Beneficios. (*) Contribuciones (*) Servicios Contratados. (No está sujeto a prorrateo) (*)Sujeto a prorrateo con el factor de Distribución/Absorción. El total de cada columna se traslada a la pestaña de “Resumen” bajo la línea de “Mano de Obra Directa”. o

Los Factores de Distribución: Estimado y Real Cuando su valor está por debajo a 1, es debido a que existen varios Productos que absorben costos en el mismo Centro de Costo, no obstante si el Factor es igual a 1, quiere decir que este producto el único que absorbe todos los Costos del Centro de Costos, motivo por el cual el total de MOD absorbido debe ser igual al total de MOD en el Centro de Costo.

Costos Indirectos de Fabricación

En este formulario se muestran los resultados de los Costos Indirectos de Fabricación (CIF) en 2 grupos de Columnas (Estimados y Reales) y en cada Grupo están desglosados en (Fijos y Variables.)

El Sistema determina la absorción del costo de CIF del Producto tomando como Base el Costo total de CIF del Centro de Costo en el periodo contable.

Instructivo de Estructura de Costos

El Prorrateo del Costo de los CIF se determina tomando como base el Costo de CIF del Centro de Costo (en el mes) multiplicado por el Factor de absorción. Existen 2 criterios de Factor de Absorción para los CIF: •

Unidades de Producción: o

Se utiliza cuando los productos son similares o afines. Calzado para Dama Calzado para Caballeros. Estos productos son elaborados en el mismo centro de costo y sus unidades de producción son iguales o similares en cuanto al volumen.

•

Costo Primo: o

Se utiliza cuando son productos totalmente distintos en su línea de producción o ensamblale, ejemplo: Computadores Pen Driver. Estos productos son elaborados en el mismo centro de costo pero sus unidades de producción son totalmente distintas en cuanto a volumen. Es por ello que el Valor del Costo Primo mayor absorbe mayor CIF.

Cuando existen

Productos con periodos de producción atípicos, se determina las

Cantidades de Unidades de Producción del período de manera proporcional a los meses del periodo del Producto Terminado. Ejemplo: Un Rubro que se produce en 3 meses un total de 9.000 toneladas. •

Las 9.000 toneladas se distribuyen por cada periodo mensual (3.000 toneladas por mes) de tal forma que permita absorber costos de manera proporcional con otros productos que se también se producen en los mismo periodo.

El formulario muestra un resumen de cada tipo de CIF separando por columnas los montos correspondientes el Estimado y al Real. Mano de Obra Indirecta (*) Depreciaciones. (*) Materiales Indirectos (*) Gastos Generales (*) Servicios Contratados. (No está sujeto a prorrateo) (*)Sujeto a prorrateo con el factor de Distribución/Absorción. El total de cada columna se traslada a la pestaña de “Resumen” bajo la línea de “Mano de Obra Directa”..

Instructivo de Estructura de Costos

Los Factores de Distribución: Estimado y Real Cuando su valor está por debajo a 1, es debido a que existen varios Productos que absorben costos en el mismo Centro de Costo, no obstante si el Factor es igual a 1, quiere decir que es el único producto que absorbe todos los Costos del Centro de Costos, motivo por el cual el total de CIF absorbido debe ser igual al total de CIF en el Centro de Costo.

Distribución por Centros de Costos.

Por medio de este formulario podrá auditar y revisar los resultados de todos los Productos que absorben CIF por medio de los factores.

De igual forma podrá se muestra un resumen de todos los Costos que han sido distribuidos o absorbidos por el Producto mostrado en el formulario.

Instructivo de Estructura de Costos

Informes de Estructura de Costos.

Por medio del botรณn de Imprimir, podrรก elegir entre 2 opciones disponibles: -

Valores Estimados o

Muestra la Estructura de Costos a valores estimados basados en los Costos Estรกndar.

Valores Real o

Muestra la Estructura de Costos a valores reales basados en los Costos Estรกndar.

Instructivo de Estructura de Costos

Valores del Periodo Productos Terminados

Consiste en un resumen general de todos los Productos Terminados como paso preliminar antes de la Estructura de Costos para la SUNDDE. Este formulario es practicamente un Inventario de los Productos Terminados os Insumos o Materias Primas a la fecha, por medio del cual se conoce el valor del Inventario en Costo Promedio y Costo de Adquisición actualizado.

Use el botón de Actualizar Items en la cual incluye todos los Productos Terminados para la Venta y al mismo tiempo actualiza el Costos de Producción calculado en la Estructura de Costos de Producción. Existen campos cuyos valores se actualizan de la ficha de los productos terminados y otros de la estructura de costos, como también en este formulario deberá completar algunos datos necesarios para determinar el stock actual de los productos terminados a la fecha.

Instructivo de Estructura de Costos

Campos de la ficha Productos Terminados: -

Código

Descripción.

Medida

Origen

Precio de Venta Actual (Este precio será comparado con el Precio Justo actual).

Campos de la Estructura de Costos de Producción: -

Unidades de Venta mensual.

Costo de Producción.

Campos nuevos que debe actualizar en este formulario: -

Costo Promedio.

Stock (Unidades de existencia actual)

Campos Calculados: -

Valor del Inventario. En los casos de Productos Terminados que no le determine Costo de producción, el Sistema tomará el Costo promedio para calcular el precio justo.

SIGA CON ESTRUCTURA DE COSTOS Y PRECIOS JUSTOS (CAPITULO 4: SUNDDE)

Instructivo de Estructura de Costos

Costos de Servicios En esta etapa del proceso es donde determinamos el Costo de

Servicios medio del formulario de

“Estructura de Costos de Servicios”, para luego avanzar al proceso mediante el cual determinamos los “Valores del período de los Servicios” las cuales serán los resultados que finalmente mostraremos en la fase de SUNDDE por medio de la “Estructura de Costos y Precios Justos”

Estructura de Costos de Servicios Por medio de este formulario se calculan los Costos de Servicios.

Formulario Principal En el formulario muestra todos los Productos de Servicios que están disponibles y cumplen con los requisitos previamente definidos en los Ficheros.

Instructivo de Estructura de Costos

El proceso debe realizarse por cada Producto individual. De Doble Clic al Producto y seguido seleccione el Período de Producción:

Períodos de Producción:

La Estructura de Costo de un Producto se calcula por períodos. Estos periodos pueden ser mensual, bimensual, trimestral, semestral, anual, o según lo definido en la ficha de Productos Terminados. Por cada periodo podrá visualizar los valores Estimados y Reales de las Unidades de Producción y de Horas Hombre Máquina. Estos valores se calculan en el formulario de Estructura de Costos. Seleccione el periodo el cual va a calcular y luego proceda con calcular los Elementos del Costos que se presentan en el siguiente formulario: Cada Servicio consta de periodos de producción (Desde-Hasta) por cada Estructura de Costos. Es la parte medular del proceso, aquí es donde se determinan los Costos de Producción de cada Servicio con todos los Elementos del Costo: Este formulario se divide en el Encabezado y 6 pestañas de datos.

Instructivo de Estructura de Costos

Encabezado

Resumen

Insumos

Servicios Contratados

Mano de Obra Directa

Costos Indirectos de Fabricación

Distribución de Costos.

Encabezado: Muestra la información básica del Servicio: o

Periodo Periodo de producción del Servicios.

Producto Descripción del Servicio

Centro de Costo El Centro de Costo al cual pertenece y absorbe costos.

Cantidades de Unidades de Producción según Fórmula. Este valor viene de la Ficha del Servicio.

Botón “Recalcular”. o

Resumen:

Esta pestaña muestra todos los valores resumidos que conforman los Elementos del Costo de Producción en 2 grupos: o

En la parte superior presenta los valores de las Unidades de Producción y Horas Hombre Máquina en 2 formas: Estimadas (Vienen de la Ficha de Productos Terminados) •

Los valores estimados corresponden con los cálculos del método de costeo “Estándar”, donde se determina el Costo Presupuestado del Servicio.

Reales. (Deben ser indicadas por el Usuario).

Instructivo de Estructura de Costos

•

Los valores Reales solo son necesarios en los casos que desea comparar con la Contabilidad y determinar el Costo de Producción Real del Producto.

+ Materia Prima

•

+ Mano de Obra Directa

•

= Costo Primo

•

+ Costo Indirecto de Fabricación

•

= Costo de Producción

•

÷ Unidades Producidas

•

= Costo Unitario

Instructivo de Estructura de Costos

Materias Primas (Insumos) En esta pestaña se determina el Costo Estimado y Real de las Materias Primas tomando como referencia los Productos y Cantidades que se indicaron en la fórmula original del Servicio en la pestaña de “Formulas o Recetas de Insumos”. El Sistema le determina el Costos Estimado de Insumos o Materias Primas en base a la cantidad de Unidades de Producción indicadas en el formulario anterior “Resumen”.

Utilice el Botón “Recalcular” para obtener las cantidades Estimadas y Consumidas tomando como base la Receta Original y las Unidades de Producción indicadas (Estimadas y/o Reales).

Instructivo de Estructura de Costos

Servicios Contratados

Maquila

Alquiler de Maquinaria.

Bonos de Producción

Etc.

Estos Costos no deben estar incluidos en los CIF ni en la MOD generales, ya que estarían siendo aplicados por duplicado.

Estos valores se calculan, tomando como referencia los Productos y Cantidades que se indicaron en la fórmula original del Servicio en la pestaña de “Servicios Contratados” o

Utilice el Botón “Recalcular” para obtener las cantidades Estimadas y Consumidas tomando como base la Receta Original y las Unidades de Producción indicadas (Estimadas y/o Reales).

Utilice el Botón “Modificar” y/o “Guardar”, en los casos que necesite cambiar los valores. Debe indicar el Precio Estimado y/o Real para determinar el Costo total Estimado y Real.

Instructivo de Estructura de Costos

Los Totales de los renglones de tipo MOD serán sumados en el resumen de la pestaña de “Mano de Obra Directa”, bajo el título de “Servicios Contratados”.

Los Totales de los renglones de tipo CIF serán sumados en el resumen de la pestaña de “Costos Indirectos de Fabricación”, bajo el título de “Servicios Contratados”.

Mano de Obra Directa

En este formulario se muestran los resultados (Estimados y Reales) de la Mano de Obra Directa (MOD) aplicable al Servicio.

Cuando existen Productos con periodos de producción atípicos, se determina las Cantidad de Horas Hombre/Maquina del período de manera proporcional a los meses del periodo del Producto Terminado.

El formulario muestra un resumen de cada tipo de MOD separando por columnas los montos correspondientes el Estimado y al Real. Remuneraciones (*)

Instructivo de Estructura de Costos

Costos Indirectos de Fabricación

En este formulario se muestran los resultados de los Costos Indirectos de Fabricación (CIF) en 2 grupos de Columnas (Estimados y Reales) y en cada Grupo están desglosados en (Fijos y Variables.)

El Sistema determina la absorción del costo de CIF del Producto tomando como Base el Costo total de CIF del Centro de Costo en el periodo contable.

Instructivo de Estructura de Costos

Unidades de Producción: o

•

Costo Primo: o

Cuando existen

Productos con periodos de producción atípicos, se determina las

Cantidades de Unidades de Producción del período de manera proporcional a los meses del periodo del Producto Terminado. Ejemplo: Un Rubro que se produce en 3 meses un total de 9.000 toneladas. •

Instructivo de Estructura de Costos

Los Factores de Distribución: Estimado y Real Cuando su valor está por debajo a 1, es debido a que existen varios Productos que absorben costos en el mismo Centro de Costo, no obstante si el Factor es igual a 1, quiere decir que es el único producto que absorbe todos los Costos del Centro de Costos, motivo por el cual el total de CIF absorbido debe ser igual al total de CIF en el Centro de Costo.

Distribución por Centros de Costos.

Por medio de este formulario podrá auditar y revisar los resultados de todos los Productos que absorben CIF por medio de los factores.

De igual forma podrá se muestra un resumen de todos los Costos que han sido distribuidos o absorbidos por el Producto mostrado en el formulario.

Instructivo de Estructura de Costos

Informes de Estructura de Costos.

Por medio del botรณn de Imprimir, podrรก elegir entre 2 opciones disponibles: -

Valores Estimados o

Muestra la Estructura de Costos a valores estimados basados en los Costos Estรกndar.

Instructivo de Estructura de Costos

Valores Real o

Muestra la Estructura de Costos a valores reales basados en los Costos Estándar.

Valores del Periodo de Servicios

Consiste en un resumen general de todos los Productos Terminados como paso preliminar antes de la Estructura de Costos para la SUNDDE. Use el botón de Actualizar Items en la cual incluye todos los Productos Terminados para la Venta y al mismo tiempo actualiza el Costos de Producción calculado en la Estructura de Costos de Producción. Existen campos cuyos valores se actualizan de la ficha de los productos terminados y otros de la estructura de costos, como también en este formulario deberá completar algunos datos necesarios para determinar el stock actual de los productos terminados a la fecha.

Instructivo de Estructura de Costos

Campos de la ficha de Servicios: -

Cรณdigo

Descripciรณn.

Medida

Origen

Campos de la Estructura de Costos de Servicios: -

Unidades de Venta mensual.

Costo de Servicios.

Campos nuevos que debe actualizar en este formulario: -

Costo Promedio.

Stock (Unidades de existencia actual)

Campos Calculados: -

Valor del Inventario. En los casos de Productos Terminados que no le determine Costo de producciรณn, el Sistema tomarรก el Costo promedio para calcular el precio justo.

SIGA CON ESTRUCTURA DE COSTOS Y PRECIOS JUSTOS (CAPITULO 4: SUNDDE)

CAPITULO 4: SUNDDE

MOVIMIENTOS (SUNDDE) Factores (SUNDDE) Por medio de este formulario se determinan los factores que son utilizados en la determinación del Precio Justo. Los factores a calcular son los siguientes: % Gastos Ajenos: Se obtiene de la división entre El Total de Gastos entre el Total de Compras del Período. % Costos Indirectos: Se obtiene de la división entre el Total de Costos Indirectos entre el Total de Compras del Período. Para tales efectos se incorporaron en este formulario 3 pestañas que determinan los 3 Totales respectivos: -

Gastos Ajenos Compras del Período Costos Indirectos.

Por cada pestaña se relacionan las cuentas contables según la Configuración de las cuentas realizadas en Ficheros “Config. Cuentas (SUNDDE).” Dependiendo de las cuentas definidas en los ficheros, serán relacionadas en cada pestaña de datos. Por lo cual debe actualizar las cuentas en cada pestaña de tal forma que el Sistema actualiza las cuentas y al mismo tiempo actualiza los saldos de cada cuenta contable basado en el período indicado en el encabezado del formulario principal. Este Formulario Principal se divide en 2 partes: Encabezado: -

Determinación de los Gastos Ajenos: o Total Compras del período o Total Gastos Ajenos:

Detalle: Dentro de esta sección se encuentran las 3 pestañas de datos:

Instructivo Estructura de Costos

Gastos Ajenos Esta formulario permite indicar todos los Gastos Operati Operativos vos de la Empresa, denominado denomina por la SUNDDE como “Gastos Ajenos”. ¿De dónde obtengo esta información? Los Gastos Ajenos, lo obtienes del Es Estado tado de Resultado de la Empresa, y corresponde a los Gastos Generales (Administrativos , Ventas y Financieros). Los Gastos Ajenos son aquellas cuentas que están luego del Resultado Bruto Bruto.. No forman parte del Costo de Ventas, ya que corresponden a los Gastos de Administración y Ventas, como los gastos generales indicados en la providencia 003/2014 de la SUNDDE. En el mismo mo formulario podrá determinar el % o factor que representan los Gastos Ajenos en comparación con las as Compras Netas del período.

Utilice los botones de mantenimiento de esta pestaña, tales como: -

Actualizar Items. Modificar y Guardar

Instructivo Estructura de Costos

Por medio del botón de Actualizar Items, el Sistema busca la definición de cuentas contables agrupadas o detalladas (En Ficheros Generales: Config. Cuentas Contables (SUNDDE)” y al mismo tiempo trae sus saldos según el período establecido en el encabezado del formulario principal. Tipo de Gasto: Fijo o Variable: Esta información solo es necesaria para determinar el Punto de Equilibrio. De ser necesario, entonces clasifique los Gastos de cuerdo al tipo. Importante: Las cuentas y saldos se actualizan dando Clic al botón de Actualizar Items y las mismas corresponden la configuración que haya realizado en Ficheros la opción “Config. Cuentas SUNDDE” Ver capítulo 1.

Compras del Período: Este formulario nos permite determinar las Compras del Período acorde al Periodo indicado en el encabezado del formulario principal. El total de Compras del Período es determinante para el factor de Gastos Ajenos..

Instructivo Estructura de Costos

Importante: Las cuentas y saldos se actualizan dando Clic al botón de Actualizar Items y las mismas corresponden la configuración que haya realizado ado en Ficheros la opción “Config. g. Cuentas SUNDDE” SUNDDE Ver capítulo 1.

Costos Indirectos de Mercancías Corresponde sponde únicamente a Empresas que pueden demostrar costos necesarios que deben ser imputados al Costo de la Mercancías, ejemplo: El Almacenaje durante la compra y todos los costos que se derivan antes de ser llevados al Almacén de Venta. La Empresa tiene una flota de vehículos para transportar lla a mercancías comprada, en la cual incluyen costos de: • Mantenimiento de Vehículos. • Gastos del Personal. • Depreciación de los Vehículos. • Entre otros. Estos Costos Indirectos se obtienen de la Contabilidad por medio del cual se obtiene un Factor de Costos Indirectos directos que deben ser absorbidos por cada Producto Comprado. Los Costos Indirectos se aplicarán a los Costos de Adquisición de cada Producto por medio de un FACTOR.

Este Factor es el resultado de la división entre e el Total de Costos Indirectos con respecto al Total de las Compras del Período.

Instructivo Estructura de Costos

El Factor de Costos Indirectos se aplica a cada producto en el formulario de “Valores del Período de las Mercancías” Importante: Las cuentas y saldos se actualizan dando Clic al botón de Actualizar Items y las mismas corresponden la configuración que haya realizado en Ficheros la opción “Config. Cuentas SUNDDE” Ver capítulo 1.

Estructura de Costos y Precios (SUNDDE) Es el resultado final que se obtiene luego de haber incluida la información de los Costos de los Productos (Mercancías, Productos Terminados y Servicios) En este formulario podrá mostrar todos los tipos de productos, y hacer los ajustes respectivo en cuanto al uso de los Factores y el Margen de Ganancia.

En este formulario se demuestra cual es el costo y como se obtuvo el Precio final, tomando en cuenta los criterios establecidos en la providencia 003/2014 por la SUNDDE. La estructura de Costos y Precios se basa en 3 elementos: o El Costo de Adquisición Incluye Gastos directos en la Compra como: o Fletes; Seguro, entre otros. Costos Indirectos al Inventario: o Costos de Distribución

Instructivo Estructura de Costos

o Costos de Administración de Compras o Los Gastos Ajenos La SUNDDE establece un máximo del 12,5% , es por ello que se debe determinar este % por medio de la opción de Gastos Ajenos. o

El Margen de Ganancia La SUNDDE establece un máximo del 30%, sin embargo el Usuario podrá aplicar los % que tenga establecidos en la ficha de cada Producto y queda a su criterio si està por debajo o por encima de lo establecido en la providencia que regula estos márgenes.

Punto de Equilibrio Es un opción o Plus que le ofrecemos a nuestros Clientes que usen esta herramientas con la finalidad de poder determinar cuáles son las ventas y unidades mínimas de ventas.

EL Formulario se alimenta de la información de: Estructura de Costos o Obtiene el Costo o Obtiene el Precio Actual - Costo de Mercancías. o Obtiene Las Unidades de Ventas Mensual - Gastos Ajenos o Obtiene los Gastos Fijos y Variables que son necesario para la ecuación. Con este formulario podrán darle mas valor a los servicios de Clientes.