Desarrollo actividad 4 by franciscozuluaga

ACTIVIDAD 4 PARTE 1 DIAGRAMA DE FLUJO DE DATOS

FRANCISCO JAVIER ZULUAGA TABARES

UNIVERSIDAD DEL QUINDIO FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES CIENCIA DE LA INFORMACION Y LA DOCUMENTACION, BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVISTICA ANALISIS Y DISEÑO DE SISTEMAS DE INFORMACION I BOGOTÁ Abril 2016 ACTIVIDAD 4 PARTE 1 DIAGRAMA DE FLUJO DE DATOS

FRANCISCO JAVIER ZULUAGA TABARES Código 79.057.098 – GRUPO 5

Profesor ANDRY JOHAN MORENO GARZON Ingeniero de Sistemas y Computación

1. INTRODUCCION 2. DESARROLLO DE LA ACTIVIDAD

Bibliografía

1. INTRODUCCION Cuando el analista de sistemas se enfrenta a la situación de estudiar o analizar un sistema de información lo primero que hace es recaudar esa información, esto lo hace por medio de entrevistas, cuestionarios, observación, etc. Pero ya con estos datos se requiere entenderlos y para esto usa los diagramas de flujo de datos, que son representaciones esquemáticas de cómo se fluye la información dentro de un sistemas. Pero estos diagramas se soportan sobre los diccionarios de datos que son la obra de consulta con la que cualquier persona (analista o miembro de la organización) se puede guiar dentro del diagrama y confirmar lo que cada término significa. 2

Para la elaboración de este trabajo se realizó una actividad en la que se estudian y comprenden los conceptos básicos que embarcan los diagramas de flujo y los diccionarios de datos aplicándolos sobre un área de trabajo conocida.

2. DESARROLLO DE LA ACTIVIDAD

1. Realizar el Diagrama de Flujo de Datos (DFD) que describa el siguiente sistema de Petición y Devolución de Libros (Se deben incluir decisiones, flujos de datos, almacenes de datos, procesos y responsables). Para la realización de esta actividad se tomó como punto de estudio el Archivo de la Dirección de Regalías del Departamento Nacional de Planeación, ubicado en la ciudad de Bogotá en la Carrera 10 # 24-55

Identificar los procesos que se realizan en el área, flujo de información. Los procesos básicos que se realizan es esta área son: • • • • • •

Custodia de los expedientes. Préstamo de los expedientes. Centralización de los expedientes. Digitalización de los expedientes. Envió de la correspondencia (coordinada con la empresa Interrapidisimo). Organización de archivo (por parte de la empresa Distecar).

Identificar cual es la finalidad de cada una de las actividades. Custodia de los expedientes: Establecer las condiciones físicas ordenadas por el AGN para la correcta disposición y preservación de los expedientes en los estantes de archivo. Préstamo de los expedientes: Entregar a los consultores en el menor tiempo posible los expedientes solicitados por ellos para la realización de sus actividades. Centralización de los expedientes: Recoger los expedientes que ya han sido utilizados por los consultores para ser custodiados por el Archivo. Digitalización de los expedientes: Escanear los expedientes que se requieran para ser subidos al sistema Orfeo o a los discos duros compartidos, para ser consultados por los funcionarios de Planeación Nacional. Envió de la correspondencia: coordinada para que la empresa Interrapidisimo envié la correspondencia generada por la Dirección de Regalías y estar pendiente que estos sobres lleguen a su destino. Organización del archivo: Supervisar la ejecución del contrato firmado entre la Dirección de Regalías y el contratista Distecar para la correcta organización del archivo generado por la dependencia. Qué pasos se siguen para llevarla a cabo. Custodia de los expedientes: Incluir los expedientes dentro de las unidades de conservación correspondiente (cajas); verificar que las cajas estén organizadas numéricamente en la serie documental que le corresponda. Préstamo de los expedientes: Recibir el requerimiento de préstamo, consultar ubicación en la base de datos, verificar existencia en estantería, llenar formato de préstamos y llevar expedientes al consultor. Centralización de los expedientes: Recibir el requerimiento de devolución, recoger los expedientes, descargar el de la base de datos de préstamos y ubicar los expedientes en la estantería (custodia). Digitalización de los expedientes: Ubicar el expediente de la estantería, ingresar al sistema Orfeo, digitalizar expediente por número de radicado y devolver a la estantería.

Envió de la correspondencia: Hacer recorridos (2 al día) para recoger los sobres generados por la Dirección de Regalías, ingresar los datos del envió para generar la guías de envió, hacer sobre de envió (plástico) y entregar los sobres plásticos al camión de Interrapidisimo para entregar a otras ciudades. Organización de archivo: estar pendiente con el Coordinador Operativo de Distecar para que se estén cumpliendo los lineamientos del AGN para organizar el archivo generado por la Dirección de Regalías y del mismo modo cumplir con las obligaciones del contrato para que el contratista pueda desarrollar sus obligaciones.

Donde se realizan estos pasos. Custodia de los expedientes: Archivo de Regalías (piso 4 Edificio World Service) Préstamo de los expedientes: Archivo de Regalías (piso 4 Edificio World Service) y Dirección de Regalías (pisos 4, 10, 11 y 24 edificio Fonade) Centralización de los expedientes: Archivo de Regalías (piso 4 Edificio World Service) y Dirección de Regalías (pisos 4, 10, 11 y 24 edificio Fonade) Digitalización de los expedientes: Archivo de Regalías (piso 4 Edificio World Service) Envió de la correspondencia: Archivo de Regalías (piso 4 Edificio World Service), Dirección de Regalías (pisos 4, 10, 11 y 24 edificio Fonade), otras sedes de Regalías en el país y distintos municipios y entidades oficiales que trabajen con Regalías. Organización de archivo: Archivo de Regalías (piso 4 Edificio World Service) y sede de trabajo Distecar (piso 2 edificio Valenzuela y piso 5 edificio Gómez) Cuanto tiempo tardan en efectuarlos. Custodia de los expedientes: Todo el tiempo. Préstamo de los expedientes: Una hora. Centralización de los expedientes: Una horas. Digitalización de los expedientes: Una hora. 5

Envió de la correspondencia: ½ día. Organización de archivo: Todo el tiempo. Con qué frecuencia la realizan. Custodia de los expedientes: Todo el tiempo. Préstamo de los expedientes: Cuatro veces al día en promedio. Centralización de los expedientes: Cuatro veces al día en promedio. Digitalización de los expedientes: Cuatro veces al día. Envió de la correspondencia: Dos veces al día. Organización de archivo: Todo el tiempo. Quienes emplean, donde se realizan estos pasos información. Custodia de los expedientes: Asistentes de archivo. Préstamo de los expedientes: Asistentes de archivo. Centralización de los expedientes: Asistentes de archivo. Digitalización de los expedientes: Asistentes de archivo. Envió de la correspondencia: Personal in-house de Interrapidisimo y asistentes de archivo. Organización de archivo: Personal in-house de Distecar y Coordinador de archivo. Identifique la utilidad y beneficio del sistema de información existente, así como los posibles fallos encontrados y sus posibles soluciones. Utilidad y beneficios: • •

Ubicación centralizada de la información. Respuesta inmediata a los requerimientos.

• •

Accesibilidad de la información. Bases de datos sobre toda la documentación.

Fallos y posibles soluciones: • • •

Varias solicitudes de préstamos seguidas; posible solución: manejar tiempos para hacer 2 entregas al día. Digitalización de documentos ya procesados; posible solución: verificar que cada expediente no esté digitalizado en una base de datos. Prestamos sobre documentación que ya está prestada; posible solución: mantener actualizada las descargas de la base de datos de préstamos.

Elabora el Diagrama de Flujo de Datos que describa al menos uno de los procedimientos realizados en el área de trabajo de la empresa.

Descripción de flujo de datos: Nombre del flujo de datos: Detalles préstamo. 7

Descripción: Contiene información proporcionada por el cliente y proporcionada por el inventario documental. Proveniente del proceso: 1,2 ubicar en estantería. Para el proceso: 1,3 hacer formato préstamos. Descripción de estructuras de datos: Estructura de datos: Base de datos préstamos. Elementos datos: • • • • • • • • •

Cliente Fecha préstamo Fondo Serie Subserie Nombre expediente Ubicación caja Numero de carpetas Firma de recibido

Contenido: Cliente: Nombre del consultor + dependencia. Fecha préstamo: Año + mes + día. Fondo: Fondo documental. Serie: Serie documental. Subserie: Subserie documental. Nombre expediente: Identificación del expediente: Ubicación caja: Número correspondiente a la caja. Numero de carpeta: Cantidad de carpetas que compone el expediente. Firma de recibido: Satisfacción de recibido por parte del cliente. 8

Volumen: 4 consultas promedio en un día. Descripción de elementos de datos: Elemento dato: Nombre del expediente. Alias: FNR, PAC, Resolución, Libro, Hoja de vida Descripción: Señale el nombre con el que se identifica el expediente, cada serie documental nombra sus expedientes de una forma predeterminada. Tipo: Numérico, Alfabético y Alfa-numérico. Longitud: Hasta 50 caracteres Descripción de almacenes de datos: Almacén de datos: Inventario documental Descripción: Base de datos que contiene todos los expedientes que están bajo custodia del archivo y su ubicación física en los estantes. Flujo de datos recibido: Expedientes existentes y nuevos. Flujo de datos proporcionado: Datos de los expedientes y ubicación de los mismos Descripción de datos: • • • • • •

Fondo Serie Subserie Nombre expediente Ubicación caja Numero de carpetas

Tipo: Computarizado. Volumen: 4 consultas en promedio al día para préstamos y otras tantas para otros procesos.

Acceso: Facilitado por medio de búsqueda por nombre de expediente en las hojas de cálculo del archivo Descripción de procesos: Proceso: Consultar existencia. No. Del proceso: 1,1 Descripción: Verificar la existencia física del expediente solicitado. Entrada: Requerimiento por parte del cliente e información de los expedientes. Salida: Detalles del préstamo a efectuar. Resumen de la lógica: Recibido el requerimiento por parte del cliente que contiene el nombre del expediente, se revisa en el inventario documental la ubicación física del mismo con la finalidad de ubicarlo en la estantería. Características básicas de los diagramas de flujo: 1) Es una técnica de análisis estructurado que por medio de una representación gráfica muestra los procesos que se realizan con los datos en toda la organización. 2) Usa solo cuatro símbolos para realizar esta representación gráfica 3) Comunica a los analistas el conocimiento sobre el sistema actual. 4) Se pueden y deben dibujar de manera sistemática. 5) Dan una comprensión más profunda sobre la interrelación entre sistemas y subsistemas. Características básicas del diccionario de datos: 1) Es una obra de consulta con información acerca de los datos, es decir, metadatos; compilada por los analistas de sistemas para guiarse en el análisis y el diseño. 2) Recopila y coordina términos de datos específicos. 3) Confirma lo que cada término significa para las distintas personas de la organización. 4) Valida la integridad y exactitud del diagrama de flujo de datos. 5) Proporciona un punto de partida para desarrollar informes.

BIBLIOGRAFIA http://es.scribd.com/doc/13448027/SIA-DFD-DER-DD-Diagramas-de-FlujoDiccionario-de-Datos http://www.emprendedortecnologico.com/blog/wpcontent/uploads/2013/01/Analisis-y-Diseno-de-Sistemas-Kendall-Kendall.pdf