Proceso de Adquisici贸n Para Las Empresas GRUPO 5 10/06/2013
Proceso de Adquisición Para Las Empresas
INTRODUCCIÓN
El interés que conlleva a la presentación de este trabajo de esta naturaleza es dar a conocer de forma amplia y precisa en que consiste el panorama general del Proceso de Adquisición para las empresas. Conoceremos todos los procesos de adquisición para el beneficio de una Empresa u Organización, de esa manera podremos verificar cada uno de los pasos fundamentales para un mejor desarrollo de las mismas. Por lo mismo y desde hace muchos años es de suma importancia que los jóvenes Universitarios conozcamos cada uno de los puntos a tratar en estos temas para aplicarlo en nuestro diario vivir. Este trabajo dentro de sus páginas lleva implícita información valiosa para el lector, proporcionando un panorama general de lo que se necesita para la conformación de un Proceso de Adquisición. Esperando llene las expectativas que nos propusimos al realizar dicho trabajo de Investigación.
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Proceso de Adquisición Para Las Empresas Proceso de Adquisición Para Las Empresas 1. Adquisición: La adquisición es el proceso de comprar o contratar bienes, obras o servicios. Por ejemplo, en términos de una (APP),, la adquisición comprende el proceso de comprar la infraestructura básica y los servicios. Esto puede, por ejemplo, involucrar la adquisición y contratación de servicios operativos y administrativos para un servicio básico como el abastecimiento de agua. Las adquisiciones suelen ser llevadas a cabo por el proceso de ofertas en vez de la compra de productos directamente a un vendedor. Una compañía u organización (el promotor, cliente, o empleador) que desea obtener bienes o servicios primeramente especificará sus requerimientos. Posteriormente, abrirá un pedido de ofertas en un proceso conocido como licitación. licitación Las compañías interesadas podrán entonces someter sus propuestas al cliente (a menudo un gobierno local) para satisfacer estos requisitos. El gobierno que ofrece la propuesta evaluará entonces las licitaciones para decidir qué oferta se ajusta mejor a sus requisitos. requisitos La compañía que haya sido exitosa en el proceso de propuestas realizará la obra por contrato.
Entre los ejemplos que podríamos utilizar para comprender mejor el término que nos ocupa están las frases que exponemos a continuación: “El propietario de la empresa luchó mucho para conseguir la adquisición de los terrenos anexos a su industria”; “El experto en arte recibió la enhorabuena de los presentes por la adquisición del cuadro de Van Gogh” o “El nuevo director gerente ha sido ensalzado por el du dueño de la compañía por ser la mejor adquisición para el futuro de la misma”. En el mundo empresarial, una adquisición está entendida como la compra que una persona jurídica hace del paquete accionario de control de otra sociedad, sin llegar a fusionar sus respectivos patrimonios. Se trata de una decisión de tipo económico, que implica una inversión.
La adquisición de una compañía o emprendimiento empresarial puede ser llevada a cabo por un Universidad Mariano Gálvez de Guatemala
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Proceso de Adquisición Para Las Empresas comprador estratégico, que pretende consolidarse en el mercado, o por un comprador financiero, cuyo propósito es adquirir una firma para aumentar su valor y luego poder comercializarla a un monto más elevado. 2. EL PROCESO DE ADQUISICIÓN: Las compras comprenden un proceso complejo que va más allá de la negociación y del trámite burocrático. Con una buena gestión de compras la empresa consigue ahorrar costes, satisfacer al cliente, en tiempo y cantidad, y obtener beneficios empresariales directos, pues la gestión de compras y aprovisionamiento son decisivas para que la empresa tenga éxito o fracaso. En esta unidad estudiaremos en qué consiste el proceso de compras, la solicitud de ofertas y presupuesto y la evaluación de las mismas para adquirir el producto más idóneo en cada momento.
2.1. EL PROCESO DE COMPRAS El proceso de compras consta de las siguientes fases: 2.1.1. Planificación de las compras. Consiste en hacer un estudio anticipado de las necesidades para estar preparado antes de que surja la necesidad. 2.1.2. Análisis de las necesidades: El departamento de compras recibe los boletines de solicitud de materiales y analiza la prioridad de las peticiones para tramitar su gestión. 2.1.3. Solicitud de ofertas y presupuesto. Es un paso obligado para evitar tomar decisiones que puedan afectar a la economía de la empresa. 2.1.4. Evaluación de las ofertas recibidas. Una vez recibidas las ofertas hay que estudiarlas, analizarlas, compararlas y examinarlas.
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Proceso de Adquisición Para Las Empresas 2.1.5. Selección del proveedor. proveedor. Los factores que se comparan durante la fase de selección son el precio, la calida calidad, d, las condiciones y las garantías personales de la empresa que suministrará el producto. 2.1.6. Negociación de las condiciones. condiciones. Durante esta fase se comentan y especifican algunos puntos de la oferta que pueden ser negociables. 2.1.7. Solicitud del pedido. pedid Cuando el comprador y el vendedor llegan a un acuerdo deben formalizar un documento que comprometa a ambas partes (contrato de compraventa o pedido en firme). 2.1.8. Seguimiento del pedido y los acuerdos. Se hace para verificar que hemos recibido todo el material solicitado, que se corresponde a las características detalladas en el pedido y que se han suministrado a tiempo.
El proceso puede variar de una empresa a otra debido a la actividad principal. La empresa industrial centra sus compras en los materiales que utiliza para elaborar el producto. La empresa comercial, por su parte, busca conseguir el producto a un precio competitivo. Y por último, para la empresa de servicios la variable principal es satisfacer las necesidades del cliente. Algunas veces el proceso de compras es largo y complejo debido a que para tomar una decisión final se necesita información o respuesta de otras empresas. 2.2. TIPOS DE COMPRAS (ADQUISICIONES) Universidad Mariano Gálvez de Guatemala
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Proceso de Adquisición Para Las Empresas Las compras tienen su origen en las necesidades y éstas pueden ser: 2.2.1. Compras especiales: Las compras especiales tienen lugar cuando hay que adquirir bienes de uso (ordenador, máquina, mobiliario, vehículos…); es decir, no compramos materiales para transformar o artículos para la venta.La característica general de estas compras es que la inversión es grande y la decisión de compra es consultada con los usuarios del bien. 2.2.2. Compras anticipadas. Estas compras se realizan antes de que surja la necesidad, que tendrá lugar a medio o largo plazo. La compra anticipada es una estrategia que se puede aplicar en artículos básicos o con algunos tipos de mercancía. También podemos anticipar la compra cuando se anuncia la subida del precio de un producto.
2.2.3. Compras estacionales. Son compras que se hacen para productos de temporada; su finalidad es atender la demanda estacional de ciertos artículos. La previsión de estas compras se hace partiendo de las ventas realizadas en el mismo periodo del año anterior. 2.2.3. Compras rutinarias. Son las compras que se hacen en pequeñas cantidades, con entrega diaria de mercancía. Su característica es atender las necesidades del “día a día” con una inversión de bajo riesgo. 2.2.4. Compras oportunidad. La compra oportunidad tiene lugar cuando encontramos la ocasión de comprar a precios de “ganga”; la inversión supone un riesgo, que si el resultado es positivo dará un beneficio extra. 2.2.5. Compras de urgencia. Estas compras no suelen ser de gran volumen y generalmente se realizan para cubrir necesidades urgentes. Otras veces, la compra de urgencia es una solución estratégica para satisfacer la demanda de los clientes, cuando la empresa tiene que mantenerse al ritmo de los cambios rápidos en la moda. Universidad Mariano Gálvez de Guatemala
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Proceso de Adquisición Para Las Empresas Generalmente, el proceso de estas compras se hace de forma rápida, no se dispone de tiempo ti para comparar presupuestos.
2.3.. PLANIFICACIÓN DE LAS ADQUISICIONES: Una de las funciones del departamento de compras es anticiparse a las necesidades de la empresa. La planificación anticipada consiste en conocer las fuentes de suministro de bienes es y servicios. Los proveedores se pueden encontrar en:
Guías telefónicas, páginas web. Catálogos Empresas Proveedoras
2.4. Organismos Oficiales
Asociaciones empresariales y profesionales. Prensa y revistas especializadas. Ferias y exposiciones del sector. Bases de datos, cedidas por empresas especializadas en estas gestiones.
Cuando el comprador necesita tener contacto directo con el proveedor para obtener información o, incluso, solicitar la compra, los métodos que más se utilizan son: Universidad Mariano Gálvez de Guatemala
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Proceso de Adquisición Para Las Empresas Entrevistarse con los representantes del proveedor: Éstos son los vendedores de la empresa suministradora que visitan al comprador. Acudir a los mercados centrales: Son las grandes ciudades en donde se encuentran ubicados varios proveedores o zonas geográficas geográf que concentran las fábricas de determinados productos. Visitar ferias y exposiciones: Estos eventos ofrecen la oportunidad de conocer los avances de la moda, lo último que se fabrica o la tecnología más puntera. Acudir a las oficinas de compra: Estas oficinas son centros de venta que establece el fabricante en una ciudad cuando la empresa está a muchos kilómetros de ella y quiere tener una representación en el mercado central. Visitar a los importadores mayoristas: Son empresas que ofrecen productos de una marca extranjera a precios razonables.
2.5. ANÁLISIS DE LAS NECESIDADES Generalmente, las empresas centralizan las compras a través de su departamento de compras o aprovisionamiento utilizando para ello un documento interno denominado “boletín de compras”; en él se detalla las características del material que necesita y cuando tiene que estar disponible.
El departamento de compras, una vez recibidos los boletines, procede a su clasificación antes de iniciar los trámites del encargo, por si fuera necesario solicitar presupuesto o información de los materiales. El proceso es el siguiente:Dar preferencia a las solicitudes de material cuyas existencias se encuentren bajo mínimos.
Comprobar si el artículo se utiliza con regularidad o se trata de un bi bien que se compra por primera vez.
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Proceso de Adquisición Para Las Empresas Clasificar los boletines por materiales homogéneos o adquiridos del mismo proveedor. Consultar con el futuro usuario antes de hacer el pedido. Decidir la calidad que deben reunir los materiales, la cantidad que hay que solicitar, el plazo de entrega, las condiciones financieras, etc. 2.6.SOLICITUD SOLICITUD DE OFERTAS Y PRESUPUESTO La fase de petición de ofertas y presupuesto, dentro del proceso de compras, es una práctica que realizan las empresas en los casos siguientes:
Cuando inicia por primera vez la actividad. Cuando tiene que comprar un producto nuevo. Cuando no está satisfecha con los proveedores habituales. Para ampliar pliar la cartera de proveedores Para responder a la publicidad recibida.
Sin
embargo, como el proceso de petición de ofertas supone un coste económico, nos aseguraremos de enviar la solicitud sólo a proveedores cuya respuesta incluya una oferta de nuestro interés y evitaremos dirigirnos a los que puedan denegar nuestra solicitud. Además, dependiendo dependiendo de la política de compras que adopte la empresa también existen varios factores que influyen cuando de decide comprar al fabricante, al mayorista o a ambos. Estos factores son:
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El tipo de producto. La cantidad solicitada en cada periodo. La ubicación de la tienda. Los servicios ofrecidos por el proveedor.
2.6.1 ¿QUÉ INFORMACIÓN DEBEMOS SOLICITAR? Una vez confeccionado el listado de los posibles proveedores debemos contactar por carta o personalmente para solicitarles la información que necesitamos conocer. La información gira en torno a tres aspectos:
Con dici ones económicas. Precio por unidad y por lote. Descuento comercial. Rappels y su aplicación. Gastos de envases y embalajes. Gastos de transporte y seguro. Forma de pago.
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cargo por aplazamiento del pago. Condiciones técnicas. Características técnicas. Calidad. Embalajes especiales. Instalación y montaje. Tiempo de garantía. Formación de los usuarios. Repuestos y mantenimiento postventa. Servicios postventa. Página 10
Proceso de Adquisición Para Las Empresas Plazo de entrega. Devolución de excedentes.
Revisión de precios. Otros servicios.
2.7. Estudio Económico Financiero Para conocer el coste unitario de los materiales que figuran en la oferta o presupuesto enviado por el proveedor, la mayoría de las veces es preciso hacer unos cálculos previos respecto a elementos como rappels, embalajes, portes… que aparecen reflejados en en la misma oferta o factura y son comunes a todos los artículos en ella incluidos. Este proceso se conoce como “prorrateo de gastos comunes”, que consiste en repartir proporcionalmente descuentos, embalajes, portes, etc… entre los distintos artículos.
3. La subcontratación, externalización o tercerización (del inglés outsourcing)
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Proceso de Adquisición Para Las Empresas Es el proceso económico en el cual una empresa mueve o destina los recursos orientados a cumplir ciertas tareas hacia una empresa externa por medio de un contrato. Esto se da especialmente en el caso de la subcontratación de empresas especializadas. Para ello, pueden contratar sólo al personal, caso en el cual los recursos los aportará el cliente (instalaciones, hardware y software), o contratar tanto el personal como los recursos. Por ejemplo, una compañía dedicada a las demoliciones puede subcontratar a una empresa dedicada a la evacuación de residuos para la tarea de deshacerse de los escombros de las unidades demolidas, o una empresa de transporte de bienes puede subcontratar a una empresa especializada en la identificación o empaquetación. 4. El benchmarking es un anglicismo que, en las ciencias de la administración de empresas, puede definirse como un proceso sistemático y continuo para evaluar comparativamente los productos, servicios y procesos de trabajo en organizaciones. Consiste en tomar "comparadores" o benchmarks a aquellos productos, servicios y procesos de trabajo que pertenezcan a organizaciones que evidencien las mejores prácticas sobre el área de interés, con el propósito de transferir el conocimiento de las mejores prácticas y su aplicación. 5. ADQUISICIÓN DE RECURSOS COMPUTACIONALES Para una buena adquisición de recursos computacionales, primero debemos saber exactamente lo que está fallando con nuestro equipo actual, que es lo que debemos comprar o cambiar, ya sea el hardware o software, que capacidad de memoria necesita, la capacidad de impresión, que cantidad de terminales se requiere y si son para captura o para consulta de datos. Otro factor importante es el costo y los diferentes proveedores que existen y la capacitación que imparten al personal, también el tipo de mantenimiento que brindan al equipo y que tanto tiempo tardan en atender las fallas reportadas. Ya que nos decidimos por un proveedor se tiene que acondicionar el lugar dar la capacitación y los cursos y hacer la conversión de los programas. 5.1EL PROCESO DE INNOVACIÓN RECURSOS COMPUTACIONALES
TECNOLÓGICA
DE
El costo total de los departamentos de Informática en las empresas está constituido por varios renglones. Una gran parte de este costo se encamina a la adquisición o desarrollo de programas de aplicación que resuelven problemas funcionales a los usuarios.. Otra parte importante del costo se relaciona con la operación de los sistemas computacionales. Otro renglón importante de costos está relacionado directamente con los recursos de hardware y equipo que deben adquirirse para desarrollar y operar los Sistemas de Información. Esta última decisión es una de las más costosas e importantes a la que se enfrenta el administrador y está relacionada con la tecnología de información de naturaleza diversa. Universidad Mariano Gálvez de Guatemala
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Proceso de Adquisición Para Las Empresas Las decisiones relacionadas con la adquisición de recursos computacionales deberán hacerse considerando factores tecnológicos, técnicos y financieros. No obstante lo anterior, no existen procedimientos completos que guíen a los administradores de la informática durante todo el proceso de cambio de equipo, el cual se inicia con la determinación de los requerimientos de cómputo, hasta la administración de la conversión de programas y la transición y traslado de datos al nuevo sistema computacional. Con mucha frecuencia el no conocer la forma de obtener los recursos de hardware, software y servicios de información puede resultar en diferimiento indefinido del uso, o peor, en la inadecuada selección y compra de los sistemas incorrectos. Normalmente el director o gerente de informática de las organizaciones, apoyándose en los departamentos de soporte técnico, operaciones y/o desarrollo de sistemas de aplicaciones quien coordina el proceso de cambio de equipo computacional. Además se requiere que le usuario de las diferentes áreas que integran la empresa se involucre durante el proceso de cambio de equipo. Es importante conocer los síntomas que se observan en las organizaciones y que constituyen un detonante para el proceso de cambio de equipo, a fin de que el administrador de los recursos de hardware se prepare para el manejo del proyecto. Estas causas pueden incluir las siguientes.
5.1.1 Problemas de servicio con el proveedor actual. Esto se refiere a que la empresa no está obteniendo el servicio que esperaba, por ejemplo: la empresa necesita que se le dé mantenimiento al equipo actual y el proveedor no cumple con la fecha indicada para ello y por eso desea cambiar de proveedor y de equipo.
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Proceso de Adquisición Para Las Empresas 5.1.2 El equipo computacional actual es obsoleto. La empresa no se ha actualizado en lo que se refiere a compra de equipo computacional.
computacional.. El 5.1.3 Saturación y falta de capacidad del equipo computacional equipo ya no es suficiente para hacer frente frente a las necesidades de tecnología de información. 5.1.4 Necesidad de incorporar nuevos sistemas de aplicación. El medio ambiente lleva consigo la necesidad de que la empresa utilice nuevos sistemas que requieran capacidades de equipo diferentes a las actuales a y por ello es necesario adquirir nuevo equipo.
5.1.5 El haber tomado decisión equivocada una durante el proceso de selección del equipo actual. Si las decisiones referentes a la adquisición de equipo computacional no han sido las adecuadas a las necesidades de la organización, será necesario adquirir nuevo equipo. Universidad Mariano Gálvez de Guatemala
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Proceso de Adquisición Para Las Empresas 5.1.6 Cuando se tienen requerimientos de competitividad que no pueden ser alcanzados con la tecnología actual. En estos casos, para estar a la par con la competencia es necesario que la empresa adquiera nuevo equipo.
6. DETEMINACIÓN DE REQUERIMIENTOS La primera fase consta en determinar los requerimientos de nuevo equipo que será adquirido. Para lograr con éxito lo anterior, es necesario llevar a cabo algunas actividades que se han denominado previas a la aplicación de la presente guía. Los especialistas en planeación de las capacidades en equipos de cómputo invierten una gran cantidad de tiempo y esfuerzo en crear a detalle modelos computacionales altamente complejos, para determinar la configuración que se aproxime mejor a las cargas de trabajos futuros de la organización.
6.1
Actividades previas a la determinación de requerimientos: 6.1.2 Conocimiento de la organización.El primer paso previo es tener un conocimiento profundo de la organización que recibirá el servicio del equipo que será adquirido,. Por ejemplo, si el equipo va a ser adquirido por una empresa que se dedica a la manufactura de bienes de consumo, el responsable del proyecto deberá conocer las áreas de venta, administración, mercadotecnia, producción, finanzas y recursos humanos. El conocimiento de la organización implica, por otra parte, conocer el plan general o estratégico del negocio. Este plan en la mayoría de las empresas es elaborado por los departamentos de finanzas y administración, o bien, por el área de planeación estratégica. 6.1.3. Plan de desarrollo de aplicaciones El siguiente paso previo es contar con un plan de desarrollo de aplicaciones a corto plazo. La
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Proceso de Adquisición Para Las Empresas idea en este punto consiste en conocer las aplicaciones que serán desarrolladas durante el horizonte de planeación del proyecto. El horizonte del, proyecto se define como el lapso de tiempo futuro que se considera en un análisis. 6.1.4 Filosofía de operación o tipo de solución requerida. El plan deberá incluir aspectos tecnológicos requeridos para el desarrollo de las nuevas aplicaciones, tales como bases de datos, códigos de barras, sistemas batch o en línea, ya que estas especificaciones pueden modificar de manera sensible los requerimientos y restricciones a considerar en el nuevo equipo. 7.
Modelo propuesta para estimar los requerimientos de equipo
Los recursos que deben estimarse durante esta fase del proceso incluyen los siguientes,
8.
7.1
Capacidad de cómputo expresada
7.2
Capacidad de almacenamiento en memoria principal expresada y Capacidad de almacenamiento secundario expresada
7.3
Capacidad total de impresión requerida expresada
7.3
Cantidad de terminales requeridas para la captura o consulta de información, tales como terminales inteligentes, concentradores, ruteadores, etcétera.
Requerimientos obligatorios
Se definen como requerimientos obligatorios al conjunto de características que deben estar, de forma obligada y necesaria, Ejemplos de éstos podrán ser los siguientes,
9.
8.1.
El costo total del equipo o el presupuesto máximo autorizado
8.2.
El tiempo máximo de entrega del equipo requerido
8.3.
Compatibilidad con el lenguaje computacion1 actual
8.4.
El apoyo del proveedor durante la conversión de las aplicaciones
Requerimientos opcionales
Los requerimientos opcionales constituyen el conjunto de características que serán de gran ayuda y utilidad si se encuentran presentes en el equipo, no implica que la propuesta del proveedor será descartada. Universidad Mariano Gálvez de Guatemala
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Proceso de Adquisición Para Las Empresas 9.1.
La existencia de usuarios con configuraciones similares a la que se está proponiendo y que se encuentren localidades geográficas cercanas para tener un soporte mutuo
9.2.
Disponibilidad de algún sistema de aplicación o paquete ya desarrollado para asegurar una implantación rápida y exitosa.
9.3.
Alto grado de satisfacción de los usuarios actuales.
La definición adecuada de restricciones en el proceso de cambio de equipo facilitará el trabajo durante la evaluación técnica y financiera de las propuestas, ya que solamente se analizarán aquellas propuestas o soluciones que hayan cumplido con todos los requerimientos obligatorios.
10.
Requerimientos futuros de las aplicaciones actuales (RFA)
El cálculo no considera situaciones que pueden presentarse durante el horizonte de planeación, como las siguientes, lo cual puede traer como consecuencia desviaciones en el cálculo: 10.1. Crecimiento del negocio por arriba o por debajo del porcentaje estimado 10.2. Fusiones o compra de nuevos negocios 10.3. Rediseño o cambios importantes en las aplicaciones actuales.
11.
Requerimientos futuro de las nuevas aplicaciones (RFN)
La manera de llevar a cabo lo anterior es conocer las aplicaciones que van a ser desarrolladas durante el horizonte de planeación, tal como se sugiere en el plan de desarrollo de aplicaciones. Para cada una de las aplicaciones habrá que elaborar un prediseño estimando los volúmenes requeridos de cada uno de los recursos. El valor o valores que se obtengan de este análisis, deberán sumarse a los valores obtenidos en la sección anterior, de tal forma que podamos estimar el valor total de los requerimientos del nuevo equipo para cada uno de los recursos.
EVALUACIÓN TÉCNICA DE LAS PROPUESTAS
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Proceso de Adquisición Para Las Empresas La evaluación técnica de las propuestas es el proceso mediante el cual el administrador del proyecto de cambio de equipo define y evalúa las características y los factores técnicos de los equipos a considerar, el resultado de esta evaluación técnica, sumado al resultado de la evaluación económica y financiera, constituyen la plataforma de decisión del equipo y de la solución a adquirir.
12.
Elaboración del RFP (RequestForProposal)
La evaluación técnica de los equipos se facilita con la correcta elaboración de las propuestas por parte de los proveedores de soluciones. Una vez que se ha determinado la estimación de los requerimientos para el equipo nuevo que se va a adquirir, es necesario elaborar una solicitud o requisición de propuesta. La requisición de propuesta (RFP) es un documento que define los requerimientos de la organización para el equipo o la red, requerida por la organización. El RFP, tiene varias funciones, entre las cuales se incluyen. 12.1. Sirve como una propuesta del sistema que invita a los proveedores a participar en el concurso 12.2. Establece los primeros puntos de evaluación y negociación entre los proveedores de soluciones computacionales y la organización 12.3. Obliga al administrador del proyecto de cambio de equipo a formalizar el proceso de determinación de los requerimientos de equipo 12.4. Constituye un documento que describe claramente las prioridades técnicas del sistema.
La estructura del R. F. P puede variar dependiendo de la naturaleza del proyecto de cambio de equipo que se desarrollará. No obstante lo anterior, se recomienda incluir, entre otros los siguientes puntos: 12.5. Datos generales del responsable del proyecto 12.6. Fecha límite para recibir la propuesta por parte del proveedor de equipo computacional que desea concursar 12.7. Bases y lineamientos generales que serán utilizados para hacer la comparación entre los diferentes equipos
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Proceso de Adquisición Para Las Empresas 12.8. Breve descripción de la situación actual de la compañía y de la función de informática dentro de la empresa
13.
Requerimientos del sistema computacional 13.1
Requerimientos de equipo actual vs. el equipo propuesto
13.2. Requerimientos obligatorios y opcionales 13.3. Información más detallada de las pruebas de benchmark o pruebas de rendimiento que serán efectuadas a las soluciones propuestas que estarán concursando 13.4. Y en términos generales deberá incluirse toda la información relevante descrita en la sección de determinación de los requerimientos
14.
Formato de la propuesta que recibirá a los proveedores concursantes
Es importante definir estándares de la propuesta que se ha de recibir de los diferentes proveedores de soluciones, con el fin de facilitar la evaluación técnica y financiera de estas propuestas y, por ende, de la decisión final. El formato de la propuesta podrá variar de una empresa a otra o dependiendo del problema específico que deba ser resuelto utilizando la tecnología de la información. No obstante lo anterior, se incluye una lista de parámetros que pueden ser incluidos en las propuestas que entregan los proveedores: Sistema o solución configurada. Este punto normalmente es presentado con un adecuado nivel de detalle por la mayoría de los proveedores. Es importante cerciorarse que incluya la descripción técnica detallada de la solución propuesta y las capacidades de crecimiento del sistema. Esta información debe incluir manuales técnicos de hardware configurado, así como diagramas esquemáticos de la configuración propuesta. Requerimientos de instalación. Los requerimientos de instalación de los equipos pueden cambiar una decisión determinada, ya que afecta el costo total de la solución. Esta información debe incluir requerimientos de: 14.1. Espacio físico que ocupa el equipo 14.2. Instalaciones eléctricas y equipos de reguladores de voltaje 14.3. Temperatura ambiental y equipos de refrigeración Universidad Mariano Gálvez de Guatemala
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Proceso de Adquisición Para Las Empresas 14.4. Requerimientos especiales tales como piso falso, equipo de control de humedad, por eje ejemplo, mplo, y en general todos los requerimientos de instalación de equipo.
15. Soporte de proveedor. Soporte del proveedor es tan importante como el producto dentro del cuadro global. Desafortunadamente con frecuencia esto no se considera hasta después de que el equipo ha sido adquirido. La información que se requiere por parte del proveedor en este renglón incluye: 15.1. Soporte para el entrenamiento del personal en el nuevo equipo y calendario de cursos, incluyendo su costo. 15.2. Personal de soporte para para hardware, software y en general, para el mantenimiento del equipo computacional. 15.3. Inventario de equipos de respaldo compatibles con el equipo configurado en la propuesta. 15.4. Apoyo y experiencia en la conversión de las aplicaciones y de los programas de aplicación que han de ser convertidos al nuevo equipo computacional. 16. Información de costos. costos.En En este punto se incluye toda la información económica y financiera, comprende precios, plazos de pago y opciones de compra disponibles por parte dell proveedor, y en general, todos los datos requeridos para desarrollar la evaluación económica del proyecto de inversión. 17. Condiciones del contrato. Las condiciones del contrato por lo general se especifican en formatos fijos que el proveedor anexa en la la mayoría de las propuestas. Este formato es elaborado por el departamento legal de la compañía. 18. Nivel o grado de cumplimiento de los requerimientos obligatorios y opcionales del cliente que tiene la solución presentada por el proveedor. Es importante insistir a los Universidad Mariano Gálvez de Guatemala
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Proceso de Adquisición Para Las Empresas proveedores que esta información deberá incluirse en la propuesta entregada en forma expresa y por separado. 19.
Abrir el concurso de proveedores
Una vez que se elaboró el RFP es necesario abrir formalmente el concurso de los proveedores que deciden concursar o competir por el contrato. Durante esta fase del proceso es importante elaborar un documento que contiene todas las especificaciones descritas antes y entregarlo formalmente a cada uno de los proveedores. 19.1. Descartar propuestas. Se debe recordar que si la invitación a los proveedores fue exhaustiva, es de esperarse que la cantidad de propuestas recibidas también sea elevada. El análisis y evaluación de todas puede resultar tardado y costoso. 20. Factores que deben evaluarse.La evaluación técnica de las propuestas debe realizarse exclusivamente sobre las soluciones que cumplen al cien por ciento los requerimientos obligatorios y que cumplen mejor los requerimientos opcionales.
20.1. Factores de hardware. Son las características relacionadas con los componentes físicos de la computadora y sus indicadores más representativos, tienen que ver con las capacidades y velocidades de los diferentes componentes. Estos componentes incluyen procesador, memoria RAM, discos, terminales, impresora, etc. 20.2. Factores de software. Software interno o software de sistemas, el cual se compone de programas de control, incluyendo el sistema operativo, software de comunicaciones y administrador de bases de datos, además se-consideran paquetes especiales, tales como simuladores, análisis financieros programación lineal, control de proyectos, análisis estadísticos y paquetes que se enfocan a resolver problemas funcionales a los usuarios, tales como contabilidad, cuentas por pagar, facturación, entre otros. Finalmente, es importante destacar que en la mayoría de los casos el tiempo de vida útil del software de aplicación es superior al tiempo de vida útil de las plataformas de hardware. 20.3. Factores de proveedor. El tercer grupo de factores que se deben tomar en cuenta, durante la evaluación técnica de la propuesta se refiere al proveedor.
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Proceso de Adquisición Para Las Empresas Un aspecto importante que debe considerar es la tendencia a que mientras más tiempo permanezca un cliente con un mismo proveedor, el servicio y soporte del proveedor se decremento. Todo lo anterior, justifica la necesidad de analizar los posibles factores a considerar en relación al servicio y al proveedor. 20.3.1. Generalidades del proveedor. Las generalidades el proveedor es toda aquella información relacionada con la imagen que tiene el proveedor en el mercado local, regional y mundial, considerando aspectos técnicos, mercadológicos y financieros, de tal manera que aseguren la permanencia y continuidad del proveedor. Los factores a evaluar incluyen. Representación mundial y regional del proveedor 20.3.1.1. Tiempo de entrega del equipo ofertado y futuras ampliaciones 20.3.1.2. Profesionalismo y preparación de los vendedores 20.3.1.3. Situación económica y financiera del proveedor 20.3.1.4. Calidad de la documentación y manuales disponibles
20.3.2. Apoyo en la capacitación. Brinda en la capacitación al personal técnico y usuarios en el uso de los recursos de hardware y software propuestos. Estos factores incluyen20.3.2.1. Capacitación al personal de las áreas de investigación y soporte técnico 20.3.2.2. Capacitación del área de análisis y programación 20.3.2.3. Capacitación a operadores 20.3.2.4. Capacitación a usuarios Es importante resaltar que los costos de capacitación pueden variar de manera significativa de un proveedor a otro, inclusive existen proveedores que no tienen disponibles los cursos dentro de la localidad en la que será instalado el equipo, situación que modifica la estructura integral de costos de las diferentes alternativas de equipo computacional. 20.3.2.5. Mantenimiento de hardware y software. El mantenimiento es otro de los factores cruciales a tomar en cuenta Universidad Mariano Gálvez de Guatemala
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Proceso de Adquisición Para Las Empresas durante la evaluación técnica de las propuestas, consiste básicamente en la capacidad de un proveedor para proporcionar un soporte y servicio adecuado, para asegurar el funcionamiento continuo e ininterrupción del sistema computacional. Algunos de los aspectos a considerar son los siguientes-. 20.3.2.5.1. Calidad y cantidad de personal capacitado de tiempo completo disponible en hardware y software 20.3.2.5.2. Tiempo promedio que tarda el proveedor en atender las fallas reportadas Tiempo o porcentaje de sistema funcionando 20.3.2.5.3. Tiempo promedio que el sistema permanece caído durante cada falla 20.3.2.5.4. Existencia de una bodega cercana con partes y repuestos para responder con mayor oportunidad a fallas 20.3.2.5.5. Existencia de horario extendido, siete días a la semana y 24 horas diarias para atender fallas.
20.3.3. Equipos de respaldo. Los equipos de respaldo disponibles por parte el proveedor y otros usuarios constituyen un aspecto a considerar durante la evaluación de los proveedores. Pueden soportar la operación de la empresa del cliente durante fallas prolongadas. Algunos de estos factores pueden incluir20.3.3.1. Cantidad de equipos de respaldo existentes 20.3.3.2. Facilidad de trasladar procesos a los equipos de respaldo
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Proceso de Adquisición Para Las Empresas 20.3.3.3. Grado de satisfacción de estos usuarios en relación con el proveedor
20.3.4. Apoyo en la conversión de aplicaciones. Se refiere al apoyo que el proveedor puede proporcionar al cliente durante el proceso de conversión y traslado de las aplicaciones y programas al nuevo equipo. Este factor dependerá de la cantidad de programas que se convertirán a la nueva plataforma de hardware, como consecuencia del cambio de equipo. Algunos conceptos a tomar en cuenta son los siguientes:
20.3.4.1. La experiencia que tiene el proveedor en el apoyo a otros clientes en conversiones similares a las requeridas 20.3.4.2. Facilidad de iniciar la conversión de aplicaciones antes de la llegada de equipo, a fin de reducir el tiempo y costo de la operación paralela de ambo equipos
21.
Métodos de evaluación técnica de las propuestas
Método de mezcla de instrucciones. Para comparar velocidades de procesador de varios equipos se puede escoger un conjunto de instrucciones representativas y más utilizadas por los programas de usuario, la técnica consiste en sacar un promedio ponderado del tiempo de ejecución de ellas. Las desventajas del método incluyen las siguientes: 21.1. Solamente se mide la velocidad del procesador, no se toma en cuenta espacio en disco, memoria RAM o alguna otra característica que puede influir posteriormente 21.2. La frecuencia en el uso de las instrucciones en los programas puede variar
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Proceso de Adquisición Para Las Empresas 21.3. Las instrucciones A, B, y C, pueden no hacer exactamente lo mismo en lo diferentes equipos 23.
Evaluación financiera de las propuestas.
La evaluación financiera de las propuestas es el proceso mediante el cual el administrador del proyecto de cambio de equipo define y evalúa las características y los factores económicos de los equipos que debe considerar la empresa. El resultado de esta evaluación, sumando el resultado de la evaluación técnica, constituyen la plataforma de decisión del equipo y de la solución que se adquirirá.
23.1. Alterativas de adquisición y financiarniento. 23.1.2. Renta. La renta es el proceso por el cual el usuario toma en cuenta el equipo del proveedor por un período definido como obligatorio. Al terminar este periodo suelen tenerse tres alternativas• •
•
Cancelar el contrato y regresar el equipo al proveedor. Renovar el periodo de renta, en cuyo caso es posible negociar con el proveedor de equipo un descuento sustancial en la nueva renta. El monto del descuento dependerá de la duración del periodo anterior de renta y del nuevo que se negocia. Ejercer la opción de compra del equipo.
La renta de computadoras tienen algunas ventajas con respecto a otras alternativas de adquisición de equipo. Algunas de estas ventajas de presentan a continuación: • • •
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No implica un desembolso inicial de dinero El proveedor del equipo computacional es responsable de mantenerlo funcionando en buen estado No es una opción obligatoria para el usuario en el largo plazo, la opción de renta puede ser ventajosa en aquellos casos en los que no se tenga una completa seguridad del equipo o solución requerida Evita la obsolescencia y es más fácil hacer un cambio de equipo posterior
La renta de computadoras presenta algunas desventajas: • •
La renta usualmente es más costosa si el equipo seleccionado se empleara por un largo periodo Las rentas están sujetas a incremento por parte del proveedor
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23.1.3. Compra. Una segunda opción es la compra del equipo computacional. Las ventajas que presenta la adquisición de equipo son: • • •
Es el método más barato cuando el equipo se requiere por periodos largos de tiempo No existen incrementos en los pagos y las devaluaciones de la moneda no afectan los flujos del negocio Se tiene un valor de recuperación del equipo al final del periodo
Algunas desventajas de utilizar el método de compra incluyen: • • • • •
Es más fácil llegar a tener un equipo obsoleto Si la solución adquirida no es la adecuada resulta el método más caro Implica un desembolso fuerte de dinero con el problema del financiamiento Se tiene incertidumbre en el valor de reventa del equipo Requiere tener una visión a largo plazo del negocio
23.1.4. Arrendamiento financiero. Es una alternativa viable para la adquisición de equipo computacional en la mayoría de los países. Presenta algunas de las ventajas del esquema de renta, pero en el fondo se trata de una compra. En la mayoría de los casos la operación se realiza a través de un tercero que es la arrendadora, la cual paga el equipo al proveedor y retiene la propiedad del equipo hasta que el usuario le liquide cada uno de los pagos. Es usual que el usuario pague al proveedor mensualmente el mantenimiento del equipo.
Evaluación económica de las propuestas Es el proceso mediante el cual se evalúan económicamente cada una de las alternativas que presentan los proveedores.
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Proceso de Adquisición Para Las Empresas Los flujos positivos que pueden considerarse dentro de la evaluación del proyecto incluyen, entre otros: • • •
Beneficios económicos que se derivan del proyecto Valor de rescate del equipo al final del horizonte de planeación del proyecto Beneficio en los impuestos
Los flujos negativos que pueden considerarse dentro de la evaluación del proyecto incluyen, entre otros: • • • • • •
Pagos de renta Gasto de conversión de las aplicaciones actuales Mantenimiento de equipo Seguros y fianzas Gastos de capacitación Acondicionamiento local
23.2. De decisión y negociación final Es un proceso que requiere de mucho cuidado y depende del esquema o línea de pensamiento del responsable del proyecto. Existen tomadores de decisiones que están dispuestos a asumir riesgos. La decisión debe ser la consecuencia de un equilibrio entre la evaluación técnica y la evaluación financiera puesta sobre la balanza. Universidad Mariano Gálvez de Guatemala
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Proceso de Adquisición Para Las Empresas Se requiere que el administrador o responsable del proyecto recomiende en forma concreta alguna de las alternativas consideradas, sin embargo, dada la trascendencia del proyecto es posible involucrar a la Dirección General o aún al consejo de Administración de la empresa durante la decisión final. Se culminan las negociación con el proveedor y la firma del contrato, el cal se recomienda que sea revisado por el área legal de la empresa.
24. ACTIVIDADES POSTERIORES A LA FIRMA DE CONTRATO A la firma del contrato aseguran la implementación correcta del proyecto de innovación tecnológica. El administrador y responsable del proyecto desarrolla estas actividades de una manera empírica. Basado en su experiencia personal. La importancia de conocer y planear adecuadamente estas actividades se basa en el hecho de que en algunas soluciones computacionales el costo de las actividades posteriores a la instalación del equipo puede ser significativo. Las actividades que deben desarrollarse después de la negociación y firma del contrato incluyen: • Acondicionamiento del local • Capacitación y cursos • Conversión de programas • Traslado de la información al nuevo equipo Acondicionamiento del local Es el conjunto de actividades relacionadas con el lugar físico que ocupará el equipo. Las actividades que deben realizarse como parte de la planeación de la infraestructura de la sala de cómputo incluyen • Planeación del espacio físico. • Colocación de piso falso en caso necesario. • Instalación eléctrica. • Reguladores de corriente eléctrica. • Equipos de aire acondicionado. • Accesorios adicionales tales como equipo para filtración de polvo ambiental, extinguidores, detectores y control de humedad, fuentes ininterrumpidas de corriente, controles de accesos y seguridad, dispositivos de detección de agua, equipos telefónicos y de intercomunicación.
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Capacitación y cursos
Es una de las actividades más importantes que deben llevarse a cabo antes de la llegada del nuevo equipo computacional. Esta capacitación debe incluir a los siguientes puestos de la organización. • Al personal del área de soporte técnico o de los programadores de sistema • A los analistas y programadores de aplicaciones, quienes tendrán a su cargo la conversión de aplicaciones al nuevo equipo. • Al personal del área de operaciones • A los usuarios quienes recibirán capacitación en la utilización de paquetes enfocados a usuarios final y operación básica del equipo 26.
Conversión de programa
El proceso mediante el cual las aplicaciones que corren en un equipo computacional son convertidas para que puedan correr en otro equipo. El proceso de cambio de equipo computacional trae consigo, la problemática de convertir los programas para que puedan ejecutarse en el nuevo equipo. El primer paso consiste en determinar el nivel de conversión que se realizará a fin de estimar el nivel de esfuerzo requerido. • El primero y más sencillo nivel de conversión se llamará nivel A, en este caso los programas objeto de una plataforma funcionan correctamente en la nueva solución, por lo que solo se requiere transcribir los procedimientos y copiar los archivos de un equipo a otro. Lo anterior se logra cuando un equipo computacional emula a otro. • El segundo nivel, implica la recopilación de los programas en nuevo equipo, para lo cual debe existir una fuerte compatibilidad en los lenguajes de ambos equipos. No implica el cambio de lenguaje de programación al hacer la conversión. • El nivel C de conversión implica un cambio de lenguaje al hacer la conversión de aplicaciones, lo cual puede hacerse de manera manual, o bien, utilizar convertidores que traducen el código fuente a los estándares del nuevo equipo. • El último nivel de conversión o nivel D, implica un rediseño y programación de las aplicaciones, lo cual implica tirar a la basura los programas que se encuentran en funcionamiento.
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Proceso de Adquisición Para Las Empresas Es muy recomendable realizar las siguientes actividades previas al proceso de conversión de los programas: • Hacer un inventario de todos los programas fuentes a convertir y estar seguro que todos los programas localizados corresponden en su versión a los programas objeto que se encuentran corriendo • Revisar que toda la documentación de las aplicaciones esté disponible para efectos de que los programadores que participan en la conversión puedan utilizarla. • Diseño del procedimiento y estándares de conversión para controlar y dar seguimiento al proceso de conversión • Elaborar el plan de conversión, el cual debe incluir cuando menos la secuencia de programas a convertir, personas asignadas y fechas de liberación simultánea de sistemas que requieran datos entre Sí.
CONCLUSIONES
El proceso de adquisición para las empresas es muy importante, ya que nos ayuda a identificar que debemos adquirir y que no para el debido funcionamiento de la Empresa u Organización. La adquisición de una compañía o emprendimiento empresarial puede ser llevada a cabo por un comprador estratégico, que pretende consolidarse en el mercado, o por un comprador financiero, cuyo propósito es adquirir una firma para aumentar su valor y luego poder comercializarla a un monto más elevado Es importante realizar un estudio exhaustivo de las necesidades de la empresa, antes de realizar cualquier adquisición de bienes o servicios. La evaluación de los proveedores debe de ser a cargo de personas aptas en cada área de la empresa. Al realizar cualquier tipo de evaluación o actividad relacionada al mejoramiento de la empresa, de ser necesario debe de realizarse un outsoursing, ya que es una inversión necesaria.
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Proceso de Adquisición Para Las Empresas El benchmarking es una buena técnica para poder mejorar los procesos de nuestra empresa.
INTRODUCCIÓN
http://catarina.udlap.mx/u_dl_a/tales/documentos/lcp/cisneros_t_c/capitulo1.pdf http://www.quenegocio.net/Estrategia/compra.html http://html.rincondelvago.com/proceso-de-compras_1.html
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