SISTEMAS DE INFORMACIÓN PARA EJECUTIVOS
Sistemas de Información para ejecutivos Concepto: Son sistemas de Información que tienen como objetivo fundamental, permitir el monitoreo y seguimiento por parte del Ejecutivo de los factores críticos que forman parte del éxito de la empresa. “…sistema computacional que provee al ejecutivo acceso fácil a la información interna y externa al negocio con el fin de dar seguimiento a los factores críticos del éxito…”
FACTORES CRÍTICOS • La prueba del ácido • Días de Venta de la Cartera • Niveles de Ventas • Monto de la Cartera • Rentabilidad del Negocio
CARACTERISTICAS DE UN EIS • Diseñados para cubrir necesidades específicas y particulares de la alta administración, como los factores críticos. • Extraen, filtran, comprimen y dan seguimiento a información crítica del negocio, capaz de manejar información de otros sistemas transaccionales. • Interacción directa con el sistema sin necesidad de intermediarios. • Altos estándares en la interfaz hombre-máquina, con gráficos de alta calidad, información tabular y en forma de texto. • Manejo de información en línea, extrayéndola directamente dela base de datos del de la organización. • Soporte para elementos de hardware tales como monitores o videos de alta resolución, ratón, impresoras, etc.
Factores de éxito para un EIS • Que se vea bien, • Que sea relevante • Que sea rápido • Que la información este disponible y actualizada
Proceso de Desarrollo de un EIS 1. IDENTIFICACIÓN DE LAS ALTERNATIVAS PARA EL DESARROLLO DEL SISTEMA Algunas alternativas para su desarrollo son; • Desarrollar el sistema internamente a partir de cero. • Hacer modificaciones a los sistemas actuales. • Desarrollar el sistema a partir de cero con desarrolladores externos.
Proceso de Desarrollo de un EIS 2.
CREACIÓN DE LA PROPUESTA
La creación de la propuesta ayudará a tener un apoyo más sólido para el desarrollo del sistema, las principales razones son; •
Claro entendimiento con el Ejecutivo, asegura que se
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Reduce la resistencia al cambio, ya que se conoce
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comparten las mismas ideas.
previamente y darle dirección al proyecto dando beneficios. Manejar las expectativas, deben presentarse los beneficios así como también los riesgos que esto implica. Lograr el compromiso de los recursos, elaborar un análisis de costos, del personal y del tiempo que se necesitará.
Proceso de Desarrollo de un EIS 3. DETERMINACIÓN DE LAS NECESIDADES DEL EJECUTIVO Se sugieren un conjunto de estrategias para determinar estas necesidades ; • • • • •
Cuestionar al ejecutivo acerca de cuales son las preguntas que le gustaría formular al regresar de un periodo vacacional de 3 meses. Aplicar la metodología relacionada con los factores críticos. Realizar entrevistar con los directores o gerentes de las diferentes áreas, con el objetivo de conocer la información que puede ser relevante. Enumerar los objetivos de la empresa a corto y mediano plazo y definir la información necesaria para darle seguimiento. A través de simple observación o entrevista.
Proceso de Desarrollo de un EIS • Identificación de las alternativas para el desarrollo del sistema • Creación de un Propuesta • Determinación de las Necesidades del Ejecutivo • Creación del Sistema y Presentación de un Prototipo .
Implantaci贸n exitosa de un EIS
Implantación exitosa de un EIS Para que el ejecutivo utilice el EIS debe tomarse en cuenta los siguientes factores; • Ejecutivo comprometido con el proyecto e informado sobre él • Socio operativo, que se puedan tomar decisiones considerando el punto de vista del usuario ejecutivo.
• Personal idóneo en el departamento de informática. • Tecnología apropiada, correcta selección de hardware y software.
• Administración de los datos, adecuada infraestructura de base de datos interna y externa, ya que será la fuente de información. • Manejo de la resistencia al cambio, evaluar el nivel de cultura computacional.
Efectos del EIS en el proceso de planeación y control de la organización 1. Las principales mejoras que pueden lograrse son: Mejora en los sistemas actuales de reportes corporativos: • • • •
Esto a través de cambios en el método de recolección de información. Mejoras en la integridad de datos. Acelerar el proceso de obtención de información. Cambios en la forma de presentar la información.
2. Rediseño de los sistemas actuales de reportes. 3. Cambios en los procesos de planeación y pronósticos . 4. Capacidad para realizar análisis específicos mediante el empleo de las bases de datos. 5. Mejora la capacidad de administración de programas en empresas orientadas por proyectos.
Software comercial para el desarrollo de EIS Un EIS puede desarrollarse con el apoyo de paquetes como Excel o Lotus; sin embargo existen herramientas especializadas para ello, como las siguientes: Producto de Software
Vendedor
Commander EIS
Comshare
Command Center
Pilot
Executive Decisions
IBM
Executive Edge
EXECUCOM
Estos productos son fĂĄciles de usar, permiten accesar datos, tienen facilidad para el diseĂąo de pantalla y para el mantenimiento.
Una de las compañías líderes en el desarrollo de EIS y DSS en Pilot software, empresa que fue de las pioneras en poner en el mercado herramientas para el desarrollo de sistemas de información ejecutivos y sistemas de soporte a la toma de decisiones. En la figura se observa la página principal de pilot software en Internet, en la cual se describen los productos y servicios proveídos por pilot (http://www.pilotsw.com).
Otra opción bastante socorrida por las compañías para el desarrollo de sistemas de información ejecutivos, consiste en aprovechar la infraestructura de Intranets, es decir, utilizar herramientas de software como son los navegadores de Internet y los lenguajes para hacer aplicaciones de intranets. Finalmente, la utilización de Lotus Notes ha sido adoptada como herramienta de implantación por un gran número de compañías. Este sistema, desarrollado por Lotus Corp. en1988, en la actualidad ha sido reconocido como el producto más popular en el mercado de los sistemas de información que apoyan a los ejecutivos. El Lotus Notes se utiliza como sistema de información para ejecutivos o bien como complemento de algún otro sistema desarrollado independientemente. Este sistema permite el manejo de información como proyecciones, opiniones, noticias, ideas y en su caso rumores y la presentación a los ejecutivos en forma tabular o en gráficas para su análisis. En la figura 8.3 se muestra una pantalla de Lotus Notes.
En la figura se muestra una pantalla de Lotus Notes.
Tendencias Futuras Debido a que la tecnología evoluciona muy rápidamente, algunos de los puntos que pueden anticiparse son; • Mejor integración con otras aplicaciones. • Mejor Software comercial para el desarrollo de EIS. • Mejores interfaces sistema-ejecutivo, pantallas touchscreen.
Casos de Estudio 1. ¿Qué factores organizacionales, tecnológicos y culturales es necesario desarrollar para implementar un SIE, como el descrito en el caso? •
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FACTORES ORGANIZACIONALES Poseer una estructura organizacional horizontal que permita la toma de decisiones sin previas autorizaciones por parte de una cadena de mandos superiores que genera una estructura organizacional vertical, lo que está bastante ligado al siguiente factor. Empowerment (empoderamiento): dar a las personas la capacidad de decidir por sí mismas, delegando autoridad y haciéndolas responsables de sus acciones. Hay que tomar en cuenta que no se puede delegar la responsabilidad. FACTORES TECNOLÓGICOS HARDWARE: pc, servidores, sistema de red, internet SOFTWARE: Sistema operativo, Bases de Datos y plataforma de Desarrollo FACTORES CULTURALES Entre los factores culturales se pueden mencionar: Cultura Computacional, trabajo en equipo, trabajo en base a objetivos o metas, Idioma, etnias costumbres y tradiciones.
Casos de Estudio ¿Qué ventajas otorga este tipo de sistemas a compañías multinacionales Descentralización de la información • Reducción de los tiempos de desarrollo • Permite contar con información consistente para la toma de decisiones • Es un componente de la estrategia para lograr la ventaja competitiva • Estandarización de datos para la presentación de informes • Control de acceso a los datos • Optimización del tiempo de capacitación de los usuarios finales, debido a que las interfaces no sufren cambios significativos durante las actualizaciones de los sistemas
Casos de Estudio ¿Cuáles son las desventajas en el desarrollo e implantación de los SIE? • Una de las desventajas más graves es que la información no es actualizada, ya que esta información es procesada un día antes. • No presenta información detallada, por lo que no brinda información suficiente para la toma de decisiones.