Tabla de contenidos 1 Marco Hist贸rico 2 Marco Conceptual 3 DEFINICIONES 4 OBJETIVO 5 TIPOS DE AUDITORIA 6 DIFERENCIAS ENTRE AUDITORIA ADMINISTRATIVA Y AUDITORIA FINANCIERA 7 CONOCIMIENTOS 8 NORMAS DE AUDITORIA GENERALMENTE ACEPTADAS
MARCO CONCEPTUAL DE LA AUDITORIA ADMINSTRATIVA
El expansionismo territorial Inglés, que estableció colonias en diferentes lugares del mundo; en las cuales constituyeron empresas poderosas, con sus principales dueños residiendo en Inglaterra, hizo necesario la creación de medios idóneos para controlar a distancia estas inversiones. A tal efecto, ya para el siglo XV, era rutinario el envió de emisarios; quienes en representación de los dueños de tales empresas, las visitaban periódicamente y efectuaban una revisión minuciosa de los registros de contabilidad; así como una verificación de los comprobantes respectivos, para, finalmente preparar un informe completo, que mostrara a dichos señores dueños, cual era la verdadera situación financiera de dichas empresas, así como el grado de Fidelidad, de Confiabilidad de la gestión de sus administradores. Al correr del tiempo, las actividades de auditoria fueron reglamentadas por la ley de uso obligatorio en las empresas públicas de Inglaterra. De Inglaterra, las funciones de auditoria pasaron a los Estados Unidos de América; pero sin los rigores legales del viejo mundo; al extremo de que los auditores contratados por las gerencias de las empresas. Con el advenimiento de la Revolución Industrial y la consecuente proliferación de todo tipo de empresas, la contabilidad y la auditoria tomaron un gran impulso y se hicieron Indispensables. Pero, al mismo tiempo se creo una especie de vacíos en ese campo de actividades; debido a que cada quien interpretaba las cosas a su manera; hasta que el fin, por el año 1917, luego de finalizada la primera guerra mundial, un tribunal norteamericano dicto normas para regularizar y uniformar los principios y procedimiento de Contabilidad. (Rondon 1993, Pp. 1-5 y 1-7). También existieron los auditores en el ejército con poderes de fiscalización,
en sus orígenes, el auditor fue un agente fiscalizador, en representación de los empresarios, la idea fue tomada de la Curía Romana; en la cual ya existían los auditores, desde la edad media; pero con atribuciones judiciales y de asesoría. Algunos historiadores creen que los registros contables tuvieron su origen alrededor del año 4000 a C., cuando las antiguas civilizaciones del cercano Oriente comenzaron a establecer gobiernos y negocios organizados. Desde el principio, los gobiernos se preocuparon por cuentas de entrada y salidas de dinero y el cobro de impuestos. Parte integrante de esa preocupación fue el establecimiento de controles, incluso auditorias, para disminuir los errores y fraudes por parte de funcionarios incompetentes y corruptos.
El conocimiento es hoy m谩s esencial para la riqueza de las naciones que el capital o la mano de obra. Los factores de la producci贸n tradicionales. La tierra, la mano de obra y el capital, no han desaparecido, pero se han vuelto algo secundario, pues siempre se les puede obtener, y con gran facilidad si se cuenta con conocimiento. Peter Drucker.
Para William Leonard. La Auditoria es un examen comprensivo y constructivo de la estructura de una empresa de una institución o de cualquier parte de un organismo, en cuanto a los planes y objetivos, sus métodos y controles, su forma de operación y sus equipos, humanos y físicos. La auditoria es la actividad por la cual se verifica la corrección contable de las cifras de los estados financieros; es la revisión misma de registros y fuentes de contabilidad para determinar la razonabilidad de las cifras que muestra los estados financieros emanados de ellos. Escalante (2003. Pp.12). Para Gómez Rondón. (1993). La auditoria es una revisión y análisis minucioso, con espíritu critico, de los registros y estados financieros de una organización; con la finalidad de dictaminar el grado de confiabilidad que ofrecen; considerando las leyes, principios y usos, que norman a tales registros. Auditoria administrativa es el examen integral o parcial de una organización con el propósito de precisar su nivel de desempeño y oportunidades. Franklin (1982. Pp.13). La auditoria es el proceso sistemático de obtener y evaluar objetivamente la evidencia acerca de las afirmaciones relacionadas con los actos y acontecimientos económicos, a fin de evaluar las declaraciones a la luz de los criterios establecidos y comunicar el resultado a las partes interesadas. Montgomery (2001. PP 38.)
“La auditoria administrativa constituye una herramienta fundamental para impulsar el crecimiento de las organizaciones, toda vez que permite que se revele en que áreas se requiere de un estudio mas profundo, que acciones pueden subsanar deficiencias, como superar obstáculos, como imprimir mayor cohesión al funcionamiento de las mismas y, sobre todo, un análisis causa-efecto que concilie en forma congruente los hechos con las ideas.” Franklin (2003. Pp12). La auditoria administrativa puede ser definida como el examen integral o parcial de una organización con el propósito de precisar su nivel de desempeños y oportunidades de mejora. A partir de este concepto se puede definir objetivos para enmarcarla, siendo los más representativo los de control, productividad, organización, servicio, calidad, cambio, aprendizaje y para toma de decisiones. El alcance de una auditoria de esta naturaleza abarca la totalidad de una organización, como su estructura, niveles, relaciones y formas de actuación. Asimismo, tomando en cuenta sus características particulares en cuanto a estilo de administración, ámbito de operación, numero de empleados, sistemas de información y comunicación y nivel de desempeño, entre otros. Por otra parte, su campo de aplicación incluye toda clase de organizaciones ya sea publicas, privadas o sociales, independientemente de su fisonomía, área de influencia y dimensión.
Existen tres criterios de clasificación para el estudio de la auditoria a saber: a) Considerando su campo de actuación, la Auditoria puede ser Financiera, o Administrativa también llamada Operativa b) De acuerdo al grado de relación existente entre el auditor y la empresa u Organización auditada, la Auditoria puede ser Interna y Externa. c) En atención a la Periodicidad, con que se lleva a cabo dicha Auditoria, esta puede ser Continua, o Periódica; y representada en forma sinóptica, la clasificación de las distintas clases de auditoria seria como muestra el gráfico abajo. La auditoria operativa, también llamada auditoria administrativa, que es la que nos interesa para efectos de presente estudio, es la que se lleva a efecto, a fin de constatar el grado de efectividad y de conveniencia de la estructura organizacional y funcional de la empresa o entidad que se audita. Por medio de la auditoria administrativa se podrá detectar cualquier procedimiento contraproducente, oneroso o muy lento; al extremo que encarezca e impida la fluidez, con que deben realizarse las tareas particulares y la gestión empresarial considerada como un todo. La auditoria administrativa resulta en extremo beneficiosa, para toda clase de empresa u organización; puesto que permite a las mismas ejecutar sus labores y alcanzar sus objetivos, con un mínimo consumo de tiempo, esfuerzos y recursos; así como una mayor eficiencia y efectividad.
La eficacia de la auditoria administrativa guarda siempre proporción con la habilidad que muestre el auditor en la confección de los cuestionarios que utilizara en su trabajo de investigación; a fin de poder obtener toda la información posible y precisa como para identificar las políticas administrativas, y los procedimientos; así como la medida en que estas se cumplan. Muchos ejecutivos se preocupan por detectar aquellas áreas administrativas problemáticas, a consecuencia de dificultades, tales como: a) Alta rotación de personal. b) Fallas en investigación de Mercados c) Muchos desperdicios d) Duplicidad de funciones e) Falta organización y coordinación de esfuerzos. Todos estos problemas se detectarán por medio de los resultados que nos proporcionara la auditoria administrativa. Habiendo establecido lo que es la auditoria administrativa y sus tipos pasaremos a describir las diferencias fundamentales con la auditoria financiera.
Características
Auditoria Administrativa
Auditoria Financiera
- Apreciar la calidad de la administración 1.- Propósito
- Calidad tanto individual como colectiva -Calidad de los procesos
- Expresar una opinión sobre los estados financieros y determinar el manejo financiero
mediante los que opera un organismo social. - La situación Administrativa. 2.- Alcance
- Factor funcional - Factor procesal - Factor Analítico
- La situación Financiera
- Facto medio- ambiente
3.- Orientación
- Hacia la situación administrativa y operativa de los organismos sociales en le pasado, presente y futuro.
4.- Medición
- Los principios de la teoría de la administración.
- Hacia los estados financieros de la empresas desde el punto de vista retrospectivo. - Los principios de contabilidad generalmente aceptados (PCGA) - Las normas de auditoria
5.- Método
- Método científico técnicas de investigación- normas de
generalmente aceptadas (NAGAS) (NIF)
auditoria. (En Venezuela las FCCP) 6.- Precisión
- Relativa en precisión.
- Ostensiblemente absoluto
7.- Interesados
- Básicamente internos: La dirección superior – gerentes funcionales.
- Principalmente externos (los accionistas- gobiernoacreedores)
8.- Realización
- Potencial
- Real
9.- Necesidad
- Requerida Opcionalmente
- Requerida legalmente
- Reciente aparición 10.- Antecedentes
11.- Catalizador
relacionada con el enfoque de sistemas. - La necesidad de revisar y evaluar lo administrativo en un organismo social a petición de
- Mayor antecedente de su existencia
- Por tradición
la dirección. - Periódica pero su periodicidad 12.- Frecuencia
es indefinida en la mayoría de los casos.
- Regular; cuando menos una revisión al año.
La auditoria financiera analiza y evalúa hechos factibles de ser representados en términos monetarios (cuantitativos); a diferencia de la Auditoria administrativa cuyos indicadores no son necesariamente monetarios, si no cualitativos de control de la gestión. En una auditoria financiera, las declaraciones acerca de las cuales el auditor busca evidencia se refieren a la información financiera, y en ocasiones, a la operación. Los conceptos clave de una auditoria financiera son: Que las declaraciones tienen carácter financiero y que los criterios que a la luz de los cuales se miden son los principios de contabilidad generalmente aceptados o alguna otra base específica de contabilidad (como la que podría estipularse en un contrato de arrendamiento). Por lo general la información financiera. Será usada por entidades distintas de aquella que la proporciona. A veces la información usada por la administración de la misma entidad para tomar decisiones internas, en cuyo caso contiene datos de operación además de los financieros. Si bien las auditorias de los estados financieros son practicadas por auditores externos o independientes, también lo practican los auditores internos y los del gobierno, a menudo con auditorias de cumplimiento y de operación. Si bien la auditoria administrativa es capaz de medir el grado de eficiencia del desempeño gerencial, este, eventualmente, también podría medirse en términos monetarios, a través del rendimiento económico de la gestión, aun cuando esto representa un medio indirecto. La auditoria financiera analiza hechos económicos anteriores, en términos monetarios y los registra en la contabilidad. Mientras que en la auditoria Administrativa se evalúa los periodos actuales y como ha Administrado la empresa en cuanto a: a) Dar cumplimiento a las metas y políticas adoptadas por la organización. b) Hacer efectiva la planificación c) Funcionamiento del sistema organizacional d) Dirigir y controlar las operaciones e) Toma de decisiones f) Desviaciones, fraudes, errores
g) Mejorar procedimientos La auditoria administrativa revela las posibles fallas que se podrían suceder en futuro económico de la empresa. Mientras que la auditoria financiera trabaja partiendo de los resultados de los estados financieros de ejercicios anteriores analizando sus indicadores. Por lo tanto podemos afirmar que la auditoria administrativa puede perfectamente pronosticar las dificultades operativas, que podría tener la empresa, producto de fallas en los procedimiento administrativos. Mientras que en la auditoria financiera hace lo propio, pero a posteriori cuando ya se han sucedidos los hechos económicos. Los estados financieros muestran en forma razonable, la verdadera situación de la empresa. La auditora administrativa se anticipa a los problemas y hasta los predice, esto resulta más evidente. Cuando la auditoria administrativa se realiza en forma periódica y sistemática; puesto que de esta forma se puede apreciar con claridad como una pequeña falla se acrecentara en futuras auditoria administrativas; pudiendo medir su crecimiento y estimar sus consecuencias a futuro. Permitiéndole a la gerencia tomar decisiones así como hacer los correctivos necesarios a tiempo. De esta manera la auditoria administrativa se ha convertido en una herramienta de trabajo para la gerencia, en el campo administrativo, que facilita el alcance de los objetivos planteados por la empresa. La auditoria administrativa nos dirá cuán efectiva han sido la gestión de la gerencia y los jefes de departamentos; Lo cual no nos lo informa la auditoria financiera. Permitiendo así a la gerencia reubicar a algunos ejecutivos y orientar su adiestramiento, desarrollo y/o promoción; basándose en apreciaciones objetivas y discernimiento lógico. En conclusión, la auditoria Administrativa evalúa la eficiencia de la gerencia, en lo referente a: a) Capacidad para gerencial b) Cumplir con los planes y metas propuestos. c) Panificación de las operaciones d) Organización y control de persona y equipos e) Dirigir y controlar los esfuerzos f) Tomar decisiones efectivas con conocimientos de causa. En cambio, la auditoria financiera investiga la ocurrencia de errores,
omisiones, desperdicios y fraudes, ya cometidos; los resultados de la auditoria financiera son de gran interés para los accionistas, acreedores, fisco nacional y a posibles inversionistas. El objetivo de la de la auditoria financiera es el de determinar la verdadera situación financiera de la empresa y corroborar si los registros contables se llevan de acuerdo a principios de contabilidad generalmente aceptados. La auditoria administrativa hay que considerarla como un complemento de la auditoria financiera: siempre habrá que verlas dentro del contexto global de una correcta administración empresarial. La auditoria financiera nos señala los efectos; pero sin hacer mención a sus causas. Perfil Del Auditor Las características de un Auditor constituyen uno de los tópicos de mayor importancia en el proceso de instrumentación de una auditoria administrativa, es en el auditor en que recae la responsabilidad de conceptualizarla, practicarla y lograr los resultados necesarios para proponer las medidas tendientes a elevar el desempeño de la organización que ha optado por este recurso. La calidad y el nivel de ejecución de la auditoria dependen en gran medida del profesionalismo y experiencia del auditor, así como de su comprensión de las actividades que va a revisar; elementos que implican la conjunción de conocimientos, habilidades, destrezas y experiencia necesarios para que realice su trabajo con esmero y competencia.
Es conveniente que la persona elegida para un proyecto de auditoria administrativa tenga una preparación acorde con los requerimientos que esta exige, pues eso le permitirá interactuar de manera natural con los mecanismos de estudio de una u otra manera se emplearan durante el desarrollo. Atendiendo a tales necesidades, es recomendable apreciar los siguientes niveles de formación.
Estudios a nivel técnico, licenciatura o postgrado en administración, Informática, comunicación, ciencias políticas, administración pública, relaciones industriales, ingeniería industrial, pedagogía, ingeniería en sistemas, contabilidad, derecho.
Instrucción en la materia obtenida a lo largo de su vida profesional, a través de conferencias, talleres, seminarios, foros o cursos etc.
Conocimiento resultante de la implementación de auditorias en diferentes instituciones, con o sin contar con un grado académico. Además, el auditor deberá saber operar equipos de computación y de oficina. La actualización continua permitirá al auditor adquirir la madurez de juicio necesaria para el ejercicio de su función en forma prudente y justa.
En forma complementaria a su formación profesional, teórica, practica, o
ambas, se demandan del auditor otro tipo de cualidades que son determinantes en su trabajo, producto de su desenvolvimiento y dones intrínsecos a su carácter.
Son el producto del desenvolvimiento y dones intrínsecos al carácter. Experiencia Una de las características fundamentales que se deben considerar en el auditor, es la experiencia personal, ya que de ello depende en gran medida el cuidado y diligencia profesionales que empleara y la profundidad con que emitirá sus observaciones.
El auditor debe realizar su trabajo utilizando toda su capacidad conocimiento y criterio profesional para determinar el alcance, las estrategias y técnicas que habrá de aplicar en una auditoria, y como evaluar los resultados y presentar los informes correspondientes. Para este efecto el auditor deberá hacer énfasis en: Preservar su criterio profesional Realizar su labor basado en el conocimiento y capacidad profesional adquiridos. Cumplir con las normas y criterios estipulados Capacitación continúa. Es necesario que el auditor se mantenga libre de prejuicios que resten credibilidad a sus criterios, para preservar su autonomía e imparcialidad al realizar la auditoria. Esto garantizara el valor y consistencia necesarios a su participación. Es conveniente señalar que los impedimentos a los que normalmente se puede enfrentar son: personales y externos. Los primeros corresponden a circunstancias que recaen específicamente en el auditor y
que, por su naturaleza, pueden afectar su desempeño. Entre los que se destacan los siguientes: Vinculo personales, profesionales, financieros u obligaciones con la organización. Interés personal en la auditoria Corresponsabilidad en condiciones de funcionamiento incorrectas. Relación con instituciones que interactúan con la organización Ventajas previas obtenidas en forma ilícita. Finalmente, el auditor no debe olvidar que la fortaleza de su función y proyección personal esta sujeta a la medida en que afronte su compromiso con respeto y apego a normas profesionales, tales como:
Mantener una punto de vista imparcial de los hechos, evitando formular juicios o caer en omisiones, que alteren de alguna manera los resultados de su trabajo.
Observar una conducta profesional, cumpliendo con sus labores oportuna y eficientemente.
Conservar en secreto la información y no utilizarla en beneficio propio o de intereses ajenos a la organización.
Tener presente las obligaciones para consigo mismo y la organización a la que presta sus servicios.
No perder la dimensión de la realidad y el significado de los hechos.
Aceptar su condición y tratar de dar su mejor esfuerzo con sus propios recursos, evitando aceptar compromisos o tratos externos de cualquier tipo.
Emplear su capacidad de discernimiento en forma equilibrada.
Asumir una actitud y capacidad de respuesta ágil y efectiva.
No involucrarse en forma personal en los hechos, conservando su objetividad al margen de preferencias personales.
Mantener una actitud positiva e innovadora en el desarrollo de su trabajo. Franklin, 2003. pp. 20-26) El papel que juega el auditor en la aplicación de una auditoria administrativa es vital, por que en el recae el peso de conceptualizarla, practicarla y obtener los resultados esperados. Su perfil en cuanto a conocimientos, habilidades y destrezas, experiencias y responsabilidad profesional, en especial, su estructura de pensamiento y ética son los pilares sobre los cuales descansa una auditoria administrativa. El ejercicio de una auditoria en una organización puede asignarse a auditores internos y externos o a un equipo combinado entre ambos, atendiendo a necesidades especificas en cada caso. Cada alternativa reviste una serie de ventajas y desventajas, por lo que es conveniente analizar con detenimiento cual de ellas representa la más viable en términos de costo- beneficio. El papel del auditor en la implementación de una auditoria administrativa es
primordial ya que sus conocimientos, experiencia, habilidades y destrezas, responsabilidad profesional y ĂŠtica, asĂ como estructura de pensamiento son fundamentales para lograr el ĂŠxito esperado.
Las normas de auditoria rigen el procedimiento para la realización de auditorias financiera las cuales son establecidas por AICPA y sirven de referencia para la auditoria administrativa. Las normas son establecidas para medir la calidad de desempeño de los individuos y las organizaciones. Las relativas a la de auditoria se centran en las cualidades profesionales del contador público certificado. Las normas de auditorias son requisitos mínimos de calidad relativos a la personalidad del auditor. La existencia de estas normas prueba que la profesión quiere mantener una calidad uniformemente alta en el trabajo de los contadores públicos independientes. Si todos tienen una buena preparación técnica y si realizan las auditorias con habilidad, meticulosidad y juicio profesional aumentara el prestigio de los contadores y el público dará mayor importancia a la opinión que los auditores incorporan a los estados financieros. El American Institute Of Certified Public Accountants (AICPA) (Instituto Americano de Contadores Públicos Certificados) Creo el marco básico con las 10 normas de Auditoria Generalmente Aceptadas. A continuación se dará una explicación breve de las normas generales
1. La Auditoria la realizará una persona que tenga una formación técnica adecuada y competencia como auditor. El entrenamiento es el medio indispensables para desarrollar la habilidad práctica necesaria para el ejercicio de una profesión y junto con el estudio y la investigación constante se integran como fundamento de la capacidad profesional 2. En todos los asuntos concernientes en la auditoria, el auditor o auditores mantendrán su independencia de actitud mental. Es uno de los requisitos morales del contador publico la independencia mental es consecuencia de la calidad de juez o árbitro que en cierto modo tiene la actividad del auditor. 3. Debe ejercerse el debido cuidado profesional al planear y efectuar la auditoria y al preparar el informe. La actividad profesional como todas las
actividades humanas están sujetas a la apreciación personal, y por ende al error. El hombre es falible y consciente de ello, el profesional debe esforzarse por reducir a un mínimo ese grado de error mediante un trabajo meticuloso, es decir, con cuidado, y diligencia profesional.
1. El trabajo se planeara adecuadamente y los asistentes, si los hay deben ser supervisados rigurosamente. En la práctica el auditor se auxilia de ayudantes para ejecutara el trabajo, esto implica delegación de funciones, misma que no lo releva de su responsabilidad total; esta circunstancia hace necesaria la supervisión del trabajo para, de esta forma, estar seguro de que el trabajo ejecutado por los ayudantes cumple su objetivo y proporciona información completa y adecuada. 2. Se obtendrá un conocimiento suficiente del control interno, fin de planear la auditoria y determinar la naturaleza, el alcance y la extensión de otros procedimientos de la auditoria. 3. Se obtendrá evidencia suficiente y competente mediante la inspección, la observación, y la confirmación, con el fin de tener una base razonable para emitir un juicio. Los resultados que obtenga el auditor deben ser suficientes y competentes, es decir que den la certeza moral de que los hechos que se esta tratando de probar, o los criterios cuya corrección se esta juzgando han quedado satisfactoriamente comprobados y se refieren a aquellos hechos, circunstancias o criterios que realmente tienen importancia en relación a lo examinado. 1. EL informe indica si los estados financieros están presentados conforme a los principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (PCGA). 2. El informe especificara las circunstancias en que los principios no se observaron consistentemente en el periodo actual respecto al periodo anterior. 3. Las revelaciones informativas de los estados financieros se consideraran
razonablemente adecuados salvo que se especifique lo contrario en el informe. 4. El informe contendrá una expresión de opinión referente a los estados financieros tomados en su conjunto o una aclaración de que no puede expresarse una opinión. En este ultimo caso, se indicaran los motivos. En los casos en que el nombre del auditor se relacione con los estados financieros, el informe incluirá una indicación clara del tipo de su trabajo y del grado de responsabilidad que va asumir.