ArqMax by Renan Fretta

UNIVERSIDADE DO SUL DE SANTA CATARINA ALESSANDRO AGUIAR DA SILVA RENAN FRETTA

ARQMAX 2008: SOFTWARE GERENCIADOR DE DOCUMENTOS

Tubar達o 2007

ALESSANDRO AGUIAR DA SILVA RENAN FRETTA

ARQMAX 2008: SOFTWARE GERENCIADOR DE DOCUMENTOS

Trabalho de Conclusão de Curso apresentado ao Curso de Sistemas de Informação, da Universidade do Sul de Santa Catarina, como requisito parcial para a obtenção do título de Bacharel.

Orientadora: Prof. Márcia Cargnin Martins Giraldi Co-orientadora: Prof. Vera Lúcia da Rosa

Tubarão 2007

ALESSANDRO AGUIAR DA SILVA RENAN FRETTA

ARQMAX 2008: SOFTWARE GERENCIADOR DE DOCUMENTOS

Este Trabalho de Conclusão de Curso foi julgado adequado à obtenção do título de Bacharel e aprovado em sua forma final pelo Curso de Sistemas de Informação da Universidade do Sul de Santa Catarina.

Tubarão, 23 de novembro de 2007.

Prof. Adriana Zanini Universidade do Sul de Santa Catarina

Prof. Luiz Alfredo S. Garcindo Universidade do Sul de Santa Catarina

Prof. Rudiney Herdt Universidade do Sul de Santa Catarina

AGRADECIMENTOS

Agradecemos primeiramente a Deus pelo dom da vida, por ser um braço forte, por estar sempre presente e não nos deixando desistir dos nossos sonhos. À nossa orientadora, Prof. Márcia Cargnin Martins Giraldi, pelo grande apoio no desenvolvimento do projeto, pelo carinho, atenção, pela motivação, enfim por nos tratar como verdadeiros filhos. À co-orientadora, Prof. Vera Lúcia da Rosa, que sempre nos orientou com toda atenção, que nos mostrou os caminhos no desenvolvimento do projeto, por estar sempre nos atendendo com toda dedicação em seu ambiente de trabalho. Aos funcionários do Arquivo Central que sempre de bom gosto atenderam-nos e apoiaram-nos nessa etapa. Ao coordenador do Curso de Sistemas de Informação, Prof. Dr. Rafael Ávila Faraco, que em momentos difíceis foi mais que um coordenador de curso, foi amigo, sempre compreensivo e atencioso. Aos nossos pais, que foram verdadeiros heróis em nossas vidas, que nos ensinaram a lutar pelos nossos objetivos e, nossos principais incentivadores, nesta etapa da caminhada. Eles são nossos espelhos, a eles nossa gratidão. Enfim, a todos que nos incentivaram e contribuíram para a realização deste projeto.

Dedicamos, este trabalho, aos nossos pais que não mediram esforços para que pudéssemos realizar nosso grande sonho.

RESUMO

Este projeto foi elaborado com o objetivo de produzir um sistema para o gerenciamento de documentos físicos e eletrônicos de organizações. O sistema foi desenvolvido sob os conceitos de programação orientada a objetos, utilizando plataformas livres. O sistema suporta múltiplos usuários e pode ser disponibilizado via Internet, além de apresentar funcionalidades como: gerenciamento de tipos documentais, indexação e localização de documentos, controle de empréstimos e transferências, e uma inovadora interface gráfica para o gerenciamento da estrutura física organizacional. O projeto foi baseado nos processos da Gestão Documental e no estudo de caso realizado na Unisul, nos setores de Arquivo Corrente e Arquivo Central. Entre as tecnologias utilizadas, destacamos o uso do Adobe Flex e a comunicação utilizando Flash Remoting. Palavras-chave: Arquivologia. Gestão documental. SIGAD.

“... Sem a menor peça do nosso objeto de trabalho, o documento, não é possível a administração moderna; o direito torna-se privilégio;

economia

esmorece;

poderes sucumbem – sem o documento, só existe o barbárie.” Jacinto Murowaniecki

ABSTRACT

This project was created with the goal of producing a system for the management of physical and electronic documents of organizations. The system was developed under the concepts of the object oriented programming, using open-source technologies. The system supports multiple users and can be made available via the Internet, in addition to features such as: types of document management, documents indexing and location, loans and transfers control, and an innovative graphical interface for managing organizational structure physics. The project was based on the proceedings of the Document Management and in the case study conducted in Unisul, in the Current Archive and Archive Center sectors. Among the technologies highlighted using Adobe Flex and communication using Flash Remoting. Keywords: Archives. Management files. SIGAD.

LISTA DE FIGURAS

Figura 1 – Funcionamento do GIF animado...........................................................41 Figura 2 – O Flash em números...............................................................................44 Figura 3 – Flash em todo lugar................................................................................45 Figura 4 – RIA combina o melhor do Desktop, Web e Comunicações................46 Figura 5 – Evolução das aplicações.......................................................................47 Figura 6 – Benefícios das RIAs................................................................................48 Figura 7 – Entendendo o Flash Remoting..............................................................51 Figura 8 – Funcionamento do Flash Remoting......................................................52 Figura 9 – Visão Geral do Sistema..........................................................................59 Figura 10 – Requisitos gerais para o funcionamento do sistema.......................59 Figura 11 – Processo de produção documental....................................................60 Figura 12 – Processo de localização documental.................................................61 Figura 13 – Processo de transferência e eliminação documental.......................61 Figura 14 – Diagrama de Serviços do ArqMax 2008..............................................66 Figura 15 – Diagrama de Classe..............................................................................73 Figura 16 – Diagrama de Pacotes da Camada View..............................................79 Figura 17 – Diagrama de Pacotes da Camada Service.........................................79 Figura 18 – Diagrama de Seqüência do Processo de Empréstimo.....................80 Figura 19 – Diagrama de Seqüência do Processo de Devolução........................81

Figura 20 – Diagrama de Seqüência do Processo de Transferência...................82 Figura 21 – Diagrama de Seqüência do Processo de Recepção.........................83 Figura 22 – Diagrama de Entidade Relacionamento.............................................84

LISTA DE GRÁFICOS

Gráfico 1 – Flash Player Penetration......................................................................42 Gráfico 2 – Comparação do consumo da CPU......................................................48

LISTA DE QUADROS

Quadro 1 – Elementos característicos dos documentos......................................25 Quadro 2 – Ciclo de vida dos documentos............................................................27 Quadro 3 – Tabela de Temporalidade.....................................................................29 Quadro 4 – Inventário Topográfico.........................................................................30 Quadro 5 – Definição de documento arquivístico.................................................36 Quadro 6 – Definição de SIGAD...............................................................................36 Quadro 7 – Requisitos arquivísticos que caracterizam um SIGAD.....................38 Quadro 8 – Performance do Flex.............................................................................50 Quadro 9 – Limitações do PostgreSQL..................................................................57 Quadro 10 – Requisitos do Processo Autenticar Usuário....................................62 Quadro 11 – Requisitos do Processo Gerenciar Estrutura Física Organizacional .....................................................................................................................................62 Quadro 12 – Requisitos do Processo Gerenciar Tipo Documental.....................63 Quadro 13 – Requisitos do Processo Gerenciar Documento..............................63 Quadro 14 – Requisitos do Processo Gerenciar Empréstimo.............................64 Quadro 15 – Requisitos do Processo Gerenciar Transferência..........................64 Quadro 16 – Método Autenticar Usuário do Serviço Gerenciar Usuário............66 Quadro 17 – Método Adicionar Usuário do Serviço Gerenciar Usuário.............67 Quadro 18 – Método Modificar Usuário do Serviço Gerenciar Usuário..............67 Quadro 19 – Método Remover Usuário do Serviço Gerenciar Usuário...............67

Quadro 20 – Método Adicionar Item do Serviço Gerenciar Estrutura Física Organizacional...........................................................................................................68 Quadro 21 – Método Modificar Item do Serviço Gerenciar Estrutura Física Organizacional...........................................................................................................68 Quadro 22 – Método Remover Item do Serviço Gerenciar Estrutura Física Organizacional...........................................................................................................68 Quadro 23 – Método Indexar Documento do Serviço Gerenciar Documento....69 Quadro 24 – Método Localizar Documento do Serviço Gerenciar Documento. 69 Quadro 25 – Método Modificar Índice do Serviço Gerenciar Documento..........69 Quadro 26 – Método Eliminar Documento do Serviço Gerenciar Documento...70 Quadro 27 – Método Adicionar Tipo Documental do Serviço Gerenciar Tipo Documental................................................................................................................70 Quadro 28 – Método Remover Tipo Documental do Serviço Gerenciar Tipo Documental................................................................................................................70 Quadro 29 – Método Modificar Tipo Documental do Serviço Gerenciar Tipo Documental................................................................................................................71 Quadro 30 – Método Efetuar Empréstimo do Serviço Gerenciar Empréstimo...71 Quadro 31 – Método Efetuar Devolução do Serviço Gerenciar Empréstimo.....71 Quadro 32 – Método Efetuar Transferência do Serviço Gerenciar Transferência .....................................................................................................................................72 Quadro 33 – Método Efetuar Recepção do Serviço Gerenciar Transferência....72 Quadro 34 – Classe UsuarioVO...............................................................................74 Quadro 35 – Classe TipoVO.....................................................................................75 Quadro 36 – Classe PermissaoTipoVO...................................................................75

Quadro 37 – Classe CampoTipoVO.........................................................................75 Quadro 38 – Classe ItemEstruturaVO.....................................................................76 Quadro 39 – Classe ArquivoVO...............................................................................76 Quadro 40 – Classe DocumentoVO.........................................................................76 Quadro 41 – Classe CampoDocumentoVO............................................................77 Quadro 42 – Classe EmprestimoVO........................................................................77 Quadro 43 – Classe ItemEmprestimoVO................................................................77 Quadro 44 – Classe TransferenciaVO.....................................................................77 Quadro 45 – Classe ItemTransferenciaVO.............................................................78

LISTA DE SIGLAS

AJAX – Asynchronous Javascript And XML. AMF – ActionScript Message Format. AS - Australian Standard. CONARQ - Conselho Nacional de Arquivos. CPU – Central Processing Unit. CRM – Customer Relationship Management. CSS – Cascading Style Sheets. ERP – Enterprise Resource Planning. FLV – Flash Video. GDS – Granite Data Services. GED – Gerenciamento Eletrônico de Documentos. GIF – Graphics Interchange Format. HTML – HyperText Markup Language. HTTP – HyperText Transfer Protocol. IDE – Integrated Development Environment. ISO - International Organization for Standardization. J2EE – Java 2 Platform, Enterprise Edition. JPEG – Joint Photographic Experts Group. JVM – Java Virtual Machine. OAIS - Open Archival Information System. OCR – Optical Character Recognition. PHP – Hypertex Preprocessor. RIA – Rich Internet Applications. SAIAC – Serviço de Atenção Integral ao Acadêmico. SDK – Software Development Kit. SGDB – Sistema Gerenciador de Banco de Dados. SIGAD – Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos. SINAR – Sistema Nacional de Arquivos. SOAP – Simple Object Access Protocol. SQL – Structure Query Language. TB – Terabyte.

TI – Tecnologia da Informação. Unisul – Universidade do Sul de Santa Catarina. VO – Value Object. WEB – Abreviação de WWW. WWW – World Wide Web. XML – Extensible Markup Language.

SUMÁRIO

1 INTRODUÇÃO

Os documentos originaram-se com a escrita. Atualmente, quando alguém pensa em arquivo tem a idéia de uma grande quantidade de papéis acumulados que não possuem utilidade e são difíceis de localizá-los. Na realidade, o arquivo é fonte de informação que possui valor inestimável. Os documentos comprovam fatos e guardam o testemunho da vida, pública e privada, do homem. Arquivo é o conjunto de documentos que, independentemente da natureza ou do suporte, são reunidos por acumulação ao longo das atividades de pessoas físicas ou jurídicas, públicas ou privadas. Ou, ainda, arquivo é o conjunto de documentos produzidos e/ou recebidos por uma organização, entidade ou pessoa no exercício de suas competências e atribuições (BELLOTTO, 2006, p. 5).

Os arquivos foram e são fundamentais para a evolução do homem, pois os fatos já descobertos estavam registrados em documentos, permitindo assim que as novas gerações pudessem se desenvolver cada vez mais rápido. Os documentos, registros de fatos e acontecimentos, são armazenados nos arquivos, onde devem receber tratamento técnico adequado, tanto para localização quanto para conservação.

Eles podem ser copiados e traduzidos,

fazendo a informação trafegar de maneira mais rápida e organizada. As organizações nem sempre tratam os documentos com os devidos cuidados que eles merecem. Mas não é possível negar o quanto os documentos são valiosos. Um dos grandes benefícios que pode ser observado nas organizações que gerenciam tecnicamente a documentação produzida por meio de um Programa de Gestão Documental é a eficiência que os processos corporativos passam a gerar. Isto acontece, porque os funcionários sabem localizar e manter os documentos organizados da forma correta obtendo a informação rapidamente quando necessária. As organizações, sejam públicas ou privadas, produzem documentos que não podem ser eliminados, pois há legislação que determina isso. Quando houver, interesse ou necessidade de eliminar documentos, estas devem pesquisar minuciosamente as leis. Dessa forma, evitar-se-á perda de informações importantes para a organização e para a sociedade, já que os documentos são considerados instrumentos de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico-

cultural, à história e à memória da humanidade, além de serem instrumentos que servem como prova e informação. Como exemplo de uma entidade que aplica o programa de gestão documental, vamos analisar a Universidade do Sul de Santa Catarina – Unisul, que é uma instituição, como tantas outras, que trabalha alicerçada em documentos e necessita que estes sejam bem gerenciados. Escolhemos a Unisul como estudo de caso, já que um dos participantes de nosso trabalho prestou estágio no Arquivo Central, durante o período de dois anos, desse modo, nosso estudo de caso será mais plausível. Hoje essa instituição conta com o setor Arquivo Central, que é responsável pela guarda dos documentos de segunda idade ou de guarda intermediária e os documentos de terceira idade ou de guarda permanente. O Arquivo Central conta com sistema informatizado para gerenciar física e eletronicamente a documentação sob sua guarda e os documentos produzidos diariamente nos setores no desempenho de suas atividades. No entanto, esse software está em fase de implantação e verificaremos a sua eficiência. A proposta deste trabalho é desenvolver um software utilizando tecnologias free, para disponibilizar para pequenas, médias e até mesmo grandes empresas, uma solução acessível. Dessa forma, as organizações ganham mais um aliado para a gestão documental por meio do uso da tecnologia da informação para auxiliar no gerenciamento físico e eletrônico de documentos. O software ArqMax 2008 tem como base os principais processos da Arquivologia. Ele foi validado com a aplicação de um estudo de caso no Arquivo Central e Arquivos Corrente da Unisul. Como resultado deste trabalho, espera-se melhorar a gestão documental nas organizações. O presente trabalho inicia-se com um capitulo introdutório, Capítulo 1, no qual é passada uma visão geral sobre os assuntos a serem apresentados, justificando sua realização e apontando os objetivos pretendidos com a elaboração do mesmo. O Capítulo 2 trata da gestão documental, nele são apresentados os pressupostos teóricos sobre a área de negócio na qual o sistema se aplica. Em seguida, o capítulo 3 apresenta a análise das tecnologias que foram utilizadas no desenvolvimento do sistema. A seguir, no Capítulo 4, definimos as especificações do sistema proposto.

Depois, no Capítulo 5, fizemos um estudo de caso, no qual analisamos os processos e o sistema utilizado pelos Arquivos Corrente e Arquivo Central da Unisul, identificando os principais problemas e propondo soluções. E para finalizar, o Capítulo 6 relata as considerações finais, apontando os resultados obtidos com a aplicação do software ArqMax 2008.

1.1 OBJETIVOS

1.1.1 Objetivo geral

 Desenvolver um sistema de informação que gerencie todos os documentos físicos e eletrônicos de uma organização.

1.1.2 Objetivos específicos

 Compreender os processos da área de negócio e os principais problemas ocasionados pela falta de controle dos documentos.  Pesquisar os sistemas disponíveis no mercado, identificando as soluções propostas para o problema.  Estudar a legislação de documentos em suporte físico, eletrônico e microfilme.  Estudar tecnologias free para criar uma solução acessível a pequenas e médias organizações.  Desenvolver e validar o sistema através de um estudo de caso no Arquivo Central e Arquivos Corrente da Universidade do Sul de Santa Catarina.

1.2 JUSTIFICATIVA

Todas as organizações produzem documentos. Conseqüentemente quanto maior a organização, maior o volume gerado. Estes documentos precisam ser gerenciados arquivisticamente dentro dos processos de: avaliação, classificação, indexação e armazenamento. A partir desse tratamento técnico torna-se mais fácil e rápida a recuperação da informação sempre que necessário. A principal finalidade dos Arquivos é servir à administração, constituindo-se, com o decorrer do tempo, em base do conhecimento da história. A função básica do arquivo é tornar disponíveis as informações contidas no acervo documental sob sua guarda (PAES, 2002, p. 20).

Os documentos contêm informações que são utilizadas para fins administrativos, legais, informativos e ou culturais. A falta de controle e de gestão da guarda de documentos é um problema que expõe as organizações a alguns riscos. Estes riscos podem afetar qualquer área da organização, principalmente a financeira, no momento de atender aos auditores, pois há a necessidade de disponibilizar documentos para estes profissionais. Devido a fatores como competitividade, falta de investimento e a própria cultura, as organizações só percebem que precisam organizar seus documentos quando o tempo que ela leva para recuperar a informação prejudica o seu negócio. Com o software proposto disponível para as organizações, espera-se que os usuários do sistema possam:  transferir documentos entre arquivos;  consultar, emprestar e controlar a temporalidade dos documentos;  administrar as caixas, estantes, prateleiras, arquivos aço/madeira, gavetas, pastas A-Z e maços;  nomear os itens da estrutura física de acordo com as necessidades;  utilizar uma interface gráfica elaborada, gerenciamento de janelas, execução de vários serviços ao mesmo tempo, atalhos padronizados, telas simplificadas (Apêndice A).

1.3 METODOLOGIA

O software proposto foi desenvolvido conforme a metodologia de orientação a objetos, conforme as etapas:  revisão bibliográfica sobre os tópicos de interesse do sistema;  estudo preliminar dos processos da área de negócio;  análise de requisitos do sistema a ser desenvolvido;  projeto lógico;  estudo das ferramentas;  projeto físico;  implementação e testes para validação do sistema proposto;  elaboração do trabalho final.

2 GESTÃO DOCUMENTAL

Nas organizações contemporâneas, o universo informacional arquivístico registrado espelha o desenvolvimento das atribuições e atividades. As organizações e as pessoas envolvidas em seus processos geram, produzem e acumulam uma quantidade de documentos e de dados impensáveis, manejá-los e mantê-los significa possuir um arquivo organizado. Segundo a Lei 8.159 de 08 de janeiro de 1991, “gestão de documentos é o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes a sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária visando a sua eliminação ou recolhimento para a guarda permanente”. A gestão de documentos visa, também, a racionalização de arquivos físicos e a economia com custos a ele agregados. A avaliação de documentos é uma das atividades do programa de gestão documental do qual resulta a tabela de temporalidade de documentos. Segundo Tarapanoff (2001, p.29) a informação, seja no plano científico, técnico, tecnológico ou econômico é produzida de forma cada vez mais rápida. Além da gestão, os processos de criação tornam-se preponderantes. A gestão da informação e sua utilização para produção de conhecimento tornam-se elementos básicos para o desenvolvimento estratégico nas organizações. De acordo com Lopes (2000, p. 217), como conseqüência da não aplicação da gestão documental, é praticamente impossível: •

planejar

desenvolver

atividades,

considerando

capital

informacional prévio; •

tomar decisões político-administrativas ou pessoais baseadas em dados acumulados;

•

atender às necessidades legais e técnicas;

•

evitar a repetição completa ou parcial de atividades, economizando recursos materiais e humanos;

•

recuperar a história.

Por este e outros motivos, a Arquivologia preocupa-se em criar teorias, técnicas e métodos para garantir, que os documentos armazenados nos arquivos possam ser localizados e mantidos, em bom estado de conservação, para que a informação esteja sempre disponível. Para Bellotto (1996, p.5) a Arquivologia tem por objeto de estudo, o conhecimento da natureza dos arquivos, e das teorias, métodos e técnicas a serem observados na sua constituição, organização, desenvolvimento e utilização. Entre os conceitos da Arquivologia é importante salientar: •

Arquivo;

•

Processo de Produção, Utilização e Avaliação Documental;

•

Teoria das Três Idades;

•

Tabela de Temporalidade;

•

Inventário Topográfico;

•

Microfilmagem;

•

e, Gerenciamento Eletrônico de Documentos.

2.1 ARQUIVO

Possui documentos acumulados organicamente no decorrer das funções desempenhadas por entidades ou pessoas, independentemente da natureza ou suporte da informação, que se caracterizam por sua unicidade e por serem provenientes de uma única fonte geradora. Conjunto de documentos produzidos, recebidos e acumulados em processo natural no exercício das funções e/ou atividades e conservados para servir de referência, informação, testemunho ou prova e fonte de pesquisa. Para Paes (1997, p.23-24) o termo arquivo, ainda pode ser usado para designar um conjunto de documentos, ou, um móvel para guardar documentos, ou ainda, um local onde o acervo documental será conservado, um órgão governamental ou institucional de uso exclusivo para a guarda e conservação de documentos, e também, um conjunto de títulos periódicos. Todos têm a função de constituir, no decorrer do tempo, como base do conhecimento histórico. A partir

desse conceito, identificaram-se três características básicas para distinguir os arquivos: •

exclusividade de criação e recepção por uma repartição, firma ou organização, não sendo os arquivos considerados uma coleção de manuscritos;

•

origem no curso de suas atividades, pois os documentos devem servir como prova de transações realizadas;

•

caráter orgânico que liga o documento aos outros do mesmo conjunto, pois um documento isolado tem menos significado do que no conjunto.

Acredita-se que o processo de arquivamento de documentos é um serviço simples e rotineiro, mas na prática esta simplicidade desaparece diante do volume de documentos e da diversidade de assuntos e meios em que são registrados e guardados. Para iniciar o processo de organização dos arquivos é importante que se entendam as etapas que o compõem: produção, utilização, avaliação documental e organização e administração documental.

2.2 PROCESSO DE PRODUÇÃO, UTILIZAÇÃO E AVALIAÇÃO DOCUMENTAL

Estes processos são indispensáveis para que os arquivos possam desempenhar suas funções, ou seja, consiste em dispor os documentos de tal forma que sirva aos usuários com maior precisão e rapidez. A produção, utilização e avaliação documental são as três fases básicas da gestão documental, que são definidas por Paes (1997, p. 53-54): •

produção: refere-se a elaboração dos documentos em decorrência das atividades de um setor;

•

utilização: composta pelas atividades de protocolo (recebimento, classificação, registro, distribuição, tramitação), de expedição, de arquivamento em fase corrente e intermediária, inclusive as regras de acesso (empréstimos e consultas);

•

avaliação: análise e avaliação documental com o objetivo de estabelecer os prazos de guarda e a destinação final (eliminação ou guarda permanente).

Outros fatores que interferem no andamento destes processos são os elementos característicos dos documentos: suporte, forma, formato, gênero, espécie, tipo e contexto de produção (Quadro 1). X Suporte Forma Formato

Gênero

Espécie

Tipo

Definição técnica “Material sobre o qual as informações são registradas”. “Estágio de preparação e de transmissão de documentos”. “Configuração física de um suporte, de acordo com a natureza e o modo como foi confeccionado”. “Configuração que assume um documento de acordo com o sistema de signos utilizado na comunicação de seu conteúdo”. “Configuração que assume um documento de acordo com a disposição e a natureza das informações nele contidas”. “Configuração que assume uma espécie documental, de acordo com a atividade que a gerou”.

Exemplo Fita magnética, filme de nitrato, papel. Original, cópia minuta, rascunho. Caderno, cartaz, dispositivo, folha, livro, mapa, planta, rolo de filme. Documentação audiovisual, documentação fonográfica, documentação iconográfica, documentação textual. Boletim, certidão, declaração, relatório.

Boletim de ocorrência, boletim de freqüência e rendimento escolar, certidão de nascimento, certidão de óbito, declaração de bens, declaração de imposto de renda, relatório de atividades, relatório de fiscalização.

Quadro 1 – Elementos característicos dos documentos Fonte: Gonçalves (1998, p. 19)

2.3 ORGANIZAÇÃO E ADMINISTRAÇÃO DOCUMENTAL

Segundo Paes (2002, p. 35), o processo de organização e administração documental é composta por quatro fases: •

levantamento de dados: coleta de informações obtidas através da análise do gênero e da espécie dos documentos mais freqüentes, dos modelos e os formulários em uso, do volume e estado de conservação do acervo, da média dos arquivamentos diários, do controle de empréstimos de documentos, etc.;

•

análise dos dados coletados: análise dos resultados e verificando se a estrutura, atividades e a própria documentação correspondem à realidade operacional, ou seja, é um diagnóstico, constando as razões que possam impedir o funcionamento eficiente do arquivo;

•

planejamento: elaboração de um plano arquivístico, que contenha as disposições legais de acordo com as necessidades da organização a que pretende servir;

•

implantação e acompanhamento: aplicação do plano arquivístico. É importante que a implantação seja realizada através de uma série de apresentações e reuniões que atinjam a todos os níveis hierárquicos envolvidos, incluindo todos os funcionários que têm acesso de alguma forma aos documentos, pois eles terão que saber os procedimentos básicos, corretamente, para o bom andamento dos arquivos. Recomenda-se um rígido acompanhamento que tem por objetivo identificar possíveis falhas, corrigindo-as imediatamente.

O mesmo autor (2002, p. 36), identifica os principais tópicos que devem estar especificados no plano arquivístico: •

posição do arquivo na estrutura da organização;

•

centralização ou descentralização e coordenação dos serviços de arquivo;

•

escolha de métodos de arquivamento adequados;

•

estabelecimento de normas de funcionamento;

•

recursos humanos;

•

escolha das instalações e equipamentos;

•

constituição de arquivos intermediários e permanente;

•

e recursos financeiros.

Para a aquisição de um sistema informatizado é indispensável que este processo esteja concluído, caso contrário, ocorrerão várias falhas no processo de implantação em decorrência da má gestão documental. É de suma importância a efetiva participação de todos os funcionários da organização que trabalham de alguma forma com os documentos, pois a execução incorreta dos processos arquivísticos causará arquivamentos errados gerando, com o passar do tempo, uma

grande massa documental desorganizada e conseqüentemente os processos tornarse-ão lentos e problemáticos.

2.4 TEORIA DAS TRÊS IDADES

Um dos princípios que norteiam a arquivologia é a chamada teoria das três idades (Quadro 2), que divide o ciclo de vida de um documento em três fases ou idades: corrente, intermediária e permanente. 1ª Idade: Arquivo Corrente    2ª Idade: Arquivo Intermediário e/ou Central  3ª Idade: Arquivo Permanente

documentos vigentes, freqüentemente consultados. final de vigência; documentos que aguardam prazos longos de prescrição ou precaução; raramente consultados; aguardam a destinação final: eliminação ou guarda permanente.

  documentos que perderam a vigência administrativa, porém são providos de valor secundário ou histórico-cultural. Quadro 2 – Ciclo de vida dos documentos Fonte: Bernardes (1998, p. 12)

Arquivo corrente é o conjunto de documentos estreitamente vinculados aos objetivos imediatos para os quais foram produzidos ou recebidos no cumprimento das atividades-fim e atividades-meio e que se conservam junto aos órgãos produtores em razão de sua vigência e freqüência de uso. São muito usados pela administração. É nessa idade que se dá a avaliação. Arquivo intermediário é o conjunto de documentos originários de uma unidade de arquivo corrente, com pouca freqüência de uso, que aguardam destinação final em depósitos de armazenamento temporário. São consultados apenas pelo órgão produtor ou com autorização deste. É nesta fase que se executa a segunda e última parte da tabela de temporalidade estabelecida pela avaliação, procedendo à avaliação, coleta de amostragem ou recolhimento integral ao arquivo permanente dos conjuntos documentais, conforme determinado por essa tabela. Arquivo permanente é o conjunto de documentos preservados em caráter definitivo em função de seu valor administrativo, fiscal, histórico, testemunhal, legal, probatório e científico-cultural. É no Arquivo Permanente que um documento passa a

conviver com outros da mesma natureza, sendo designado então por fundo de arquivo. Aqui, o usuário é, principalmente, o pesquisador, o cidadão comum que procura esses documentos como prova de seus direitos. Cada idade requer que sejam aplicadas teorias, técnicas e métodos específicos: •

na primeira idade os documentos estão organizados nos arquivos setoriais. Os métodos aplicados podem ser: alfabético, cronológico e numérico entre outros. Esses métodos garantem que o documento seja localizado rapidamente;

•

na segunda idade a maior preocupação é a preservação do documento durante seu prazo de prescrição. Quando os documentos são transferidos para o arquivo intermediário, eles recebem tratamento técnico baseado na consulta, na arquivologia e estão disponíveis apenas ao setor produtor ou a quem este determinar. Para esta organização

são

produzidos

inventários

topográficos.

organização física é mantida aplicando-se o mesmo método atribuído no arquivo corrente, porém eles podem estar separados por períodos de tempo, como por ano e/ou semestre, já que após o prazo de vigência, eles podem ser eliminados; •

na terceira idade há preocupação com a disponibilização da informação e a conservação para que se possa garantir a história e a memória do produtor servindo como fonte de pesquisa.

A partir da aplicação da teoria das três idades, nas organizações, fica mais rápida e eficiente a recuperação da informação documental.

2.5 TABELA DE TEMPORALIDADE

A tabela de temporalidade (Quadro 3) é o principal instrumento para a gerência dos arquivos. A aplicação da tabela refere-se aos procedimentos adotados para seleção e destinação dos documentos, uma vez cumpridos os prazos de guarda nela estabelecidos. É através dela que é possível efetuar a otimização do

espaço físico, ou seja, ela estabelece os prazos de vigência e a destinação final dos documentos. Instrumento aprovado por autoridade competente que regula a destinação final dos documentos (eliminação ou guarda permanente), define prazos para sua guarda temporária (vigência, prescrição, precaução), em função de seus valores administrativos, legais, fiscais etc. e determina prazos para sua transferência, recolhimento ou eliminação (BERNARDES, 1998, p. 22). Documentos gerados

Atividades

Corresponder-se com fornecedores Ofícios. e clientes internos e externos. Contabilizar movimento financeiro Movimento diário da empresa. contábil.

Prazo de guarda Corrente Intermediário

Destinação final

2 anos

Não se aplica.

Preservar.

1 ano

5 anos

Eliminar.

Quadro 3 – Tabela de Temporalidade Fonte: Arquivo Central da Universidade do Sul de Santa Catarina, 2007

Atribuir temporalidade aos documentos é a forma mais adequada de sistematizar sua produção e guarda. Dessa forma, impede a formação de grandes massas

documentais,

mesmo

tempo,

salvaguardando

eliminação

indiscriminada registros de valor permanente e/ou ainda dentro do prazo de vigência, cujo conteúdo seja de vital importância para a comprovação jurídicoadministrativa da existência e desenvolvimento da instituição. A tabela de temporalidade deve ser analisada periodicamente (de 2 em 2 anos) para garantir que todos os documentos produzidos estejam corretamente registrados. A não atualização da tabela de temporalidade pode causar inúmeras falhas na gestão documental e possivelmente prejuízos à organização.

2.6 INVENTÁRIO TOPOGRÁFICO

O inventário topográfico (Quadro 4) é um instrumento de pesquisa utilizado para o registro da localização física dos documentos, nele é registrada também uma pequena descrição dos documentos. (título e ano de produção do documento).

Instrumento de controle, sob a forma de lista ou quadro, que indica, na ordem de numeração dos depósitos, salas, estantes, prateleiras o lugar exato ocupado pelas unidades de arquivamento (CAMARGO, 1996, p. 66). Tipo documental: Fatura telefônica Descrição

Data de vencimento

Brasil Telecom Embratel Intelig

25/03/2006 25/03/2006 25/03/2006

Localização física Estante Prateleira Caixa 1 1 1 1 1 2 1 1 3

Quadro 4 – Inventário Topográfico Fonte: Arquivo Central da Universidade do Sul de Santa Catarina, 2007

2.7 MICROFILMAGEM

A adoção de recursos tecnológicos para alteração do suporte da informação requer a observância de determinados critérios que levem em consideração aos preceitos técnicos da arquivologia e a legislação em vigor. Esse recurso permite a redução do espaço físico de armazenamento da informação. A microfilmagem proporciona facilidade ao acesso a informações muito requisitadas, e impede o desgaste causado pelo manuseio dos originais.

Além

disso, estes documentos originais, não históricos, ou seja, de guarda intermediária, podem ser eliminados após a microfilmagem. A microfilmagem oferece algumas vantagens comparadas com os enormes arquivos de papéis: •

um filme pode conter muitos documentos, economizando espaço físico;

•

os documentos microfilmados são autenticados e valem judicialmente como originais;

•

impede o avanço da deterioração causado pela manipulação dos documentos originais. Os microfilmes de que trata esta Lei, assim como as certidões, os traslados e as cópias fotográficas obtidas diretamente dos filmes produzirão os mesmos efeitos em juízos ou fora dele. (Artigo 1º da Lei nº 5.433, de 8 de maio de 1968).

A cada dia, muitos documentos são produzidos em suporte papel e precisam ser conservados, é aí que entra a microfilmagem, método que garante a integridade dos documentos. Com esta tecnologia, podem-se ter grandes massas documentais armazenadas em pequenos rolos de filme, evitando o problema de espaço físico. É importante destacar, que o microfilme pode ser digitalizado, assim é possível disponibilizar os documentos para consulta on-line e obter o microfilme quando o documento original for necessário.

2.8 GERENCIAMENTO ELETRÔNICO DE DOCUMENTOS – GED

Os sistemas de GED trabalham com documentos em formatos tradicionais, digitalizados ou criados em meio digital, gerenciando-os durante todo o seu ciclo vital e implementando soluções para armazenamento eficiente e rápido acesso às informações. Ao oferecer tais vantagens para a gestão de documentos, este sistema tem despertado um interesse crescente por parte da comunidade da ciência da informação, transformando as práticas e alimentando discussões sobre os princípios que norteiam o trabalho do profissional da área. O gerenciamento eletrônico de documentos é um conjunto de tecnologias que permite gerenciar a informação documental durante o seu ciclo de vida. O GED "armazena, localiza e recupera informações existentes em documentos e dados eletrônicos" (BALDAM et al., 2002, p.32). Os sistemas de GED implementam categorização de documentos, tabelas de temporalidade e níveis de segurança, integrando de forma eficiente o mundo analógico e digital, e garantindo o rápido acesso aos documentos - condição básica para a competitividade empresarial. Gerenciar documentos de forma eletrônica é uma solução que traz resultados significativos como redução de espaço físico, alta velocidade e precisão na localização de documentos, controle documental, maior agilidade nas transações entre organizações, minimização de perda e extravio de documentos entre outros. Estas vantagens tornam-se fundamentais, à medida que as organizações pretendem manter-se na liderança.

Por que muitas empresas do Brasil estão investindo em GED? Cenadem (2007) cita os principais os benefícios deste investimento: • • • • • • •

• • • • • • • •

• • • • •

•

Permite a recuperação da empresa após desastres, como o caso do World Trade Center, EUA, em setembro de 2001. Redução de custos com cópias, já que há disponibilização dos documentos em rede. Absoluto controle no processo de negócio. Alta velocidade e precisão na localização de documentos. Criação de facilidades para o trabalhador do conhecimento. Disponibilização instantânea de documentos sem limites físicos. Eliminação de fraudes, principalmente em agências governamentais. Gerenciamento automatizado de processos, minimizando recursos humanos e aumentando a produtividade. Grande melhoria no processo de tomada de decisões. Aproveitamento de espaço físico. Ilimitadas possibilidades para indexação e localização de documentos. Evitar extravio ou falsificação de documentos. Integração com outros sistemas e tecnologias. Aproveitamento da base de informática já instalada na sua empresa. Mais agilidade nas transações entre empresas. Maior velocidade na implementação de mudanças nos processos. Exigência da alta competitividade. Melhor atendimento ao cliente. O GED proporciona respostas precisas e instantâneas. Obtenção de vantagem competitiva sustentável. Possibilidade da empresa virtual sem limites físicos, com redução de despesas e permitindo que funcionários trabalhem a partir de casa. Única solução para cumprir prazos de recursos em processos, como no caso de multas de trânsito. Tecnologia viabilizadora de outras como ERP e CRM.

Segundo Starbird (1997, p. 88), o gerenciamento eletrônico de documentos pode otimizar, automatizar e acelerar tarefas de processamento da informação em numerosas aplicações, além de oferecer várias vantagens comparado aos enormes arquivos de papel: •

otimização do uso do espaço físico;

•

consulta facilitada;

•

redução do tempo de localização, principalmente em acervos remotos ou de grande porte;

•

automatização de manutenção do acervo;

•

aumento da integridade dos arquivos;

•

eliminação de perdas por arquivamento errado;

•

disponibilidade dos documentos eletrônicos para mais de um usuário simultaneamente;

•

consolidação de vários acervos, em um só tipo de interface, para o usuário e;

•

potencial de aperfeiçoar a legibilidade de documentos deteriorados.

Baldam (2002, p. 35) cita alguns dados que auxiliam o entendimento do problema documental: •

pesquisa da Coopers e Lybrand nos Estados Unidos mostra que executivos gastam em média 150 horas por ano procurando, localizando, solicitando e esperando documentos;

•

em cada 20 documentos, um se perde, segundo a mesma fonte;

•

executivos gastam de 20% a 45% do tempo pensando, criando ou manipulando documentos. A compreensão e utilização correta dos termos empregados são fundamentais para o sucesso da implantação, para tal o conceito de GED deve estar bem difundido entre as instituições, pois existem soluções distintas para aplicação a instituições de portes diferentes. Outro fator que deve ser levado em conta é o processo de aculturamento dos colaboradores, pois a primeira impressão que se tem, é que serão dispensados, pelo contrário, novas atividades surgirão decorrentes da implantação de GED. A adoção de GED em instituições públicas, sobretudo na área de saúde, faz-se necessária em função do grande acúmulo de acervos históricos que, com o passar do tempo podem sofrer danos irreparáveis, influenciados não só pelo suporte em que foram arquivados, mas também pelas condições ambientais. Outro fator que deve ser levado em consideração é a eliminação dos riscos de extravio de documentos e a possibilidade de um mesmo documento ser examinado, simultaneamente, por várias pessoas e até mesmo por diversos departamentos (ARAÚJO, 2007).

Conforme o mesmo autor (2007), não se pode simplesmente pensar que a aquisição de um sistema de GED vai resolver todos os problemas documentais. Na realidade, este é um problema que ocorre com várias organizações, causado pela falta de cultura. Na maioria dos casos, os funcionários que compõem a organização, nem sabem sobre a responsabilidade que tem sobre os documentos gerados. A grande desordem começa na produção documental e sofre grande acumulação na segunda e terceira idade, fazendo a falta de controle aumentar. Em visita a outros arquivos, constatamos vários problemas levantados por Araújo, como:

•

a deterioração de documentos históricos, de guarda permanente, previstos em lei;

•

o mal acondicionamento dos documentos em arquivos impróprios e falta de pessoal treinado e voltado especificamente para as atividades de arquivamento;

•

o desperdício de espaço físico causado pela falta de implantação de um programa de gestão documental;

•

a falta da tabela de temporalidade elaborada. Temporalidade para a gestão dos documentos.

Fazendo uma análise entre a Arquivologia e a Computação, percebe-se semelhanças. Nos arquivos, os processos são executados pelas pessoas e os documentos são armazenados fisicamente. Já na computação, os processos são convertidos para softwares, que são executados por hardware e armazenados em discos rígidos. Na realidade, as duas ciências trabalham com a informação, esta é uma característica em comum: o gerenciamento da informação.

2.9 SISTEMA INFORMATIZADO DE GESTÃO ARQUIVÍSTICA DE DOCUMENTOS – SIGAD

Para os leigos em arquivologia, quando se fala em gerenciamento eletrônico de documentos, logo se pensa em digitalizar tudo acabando com as pilhas de papéis. Contudo o papel não é algo do passado, a cada dia que passa fica mais claro que estamos na era digital, mas muitos tipos de documentos vão continuar sendo produzidos em papel durantes anos. Nos dias atuais, não se pode esquecer que os documentos originais, em papel, são guardados para cumprir os fins jurídicos e históricos. Antes de eliminar qualquer documento é importante consultar o material disponibilizado pelo Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ, que é um órgão colegiado, vinculado ao Arquivo Nacional, criado pelo art. 26 da Lei 8159, de 8 de Janeiro de 1991, que dispõe da Política Nacional de Arquivos, regulamentado pelo

decreto n.º 1173 de 19 de Junho de 1994, alterado pelo decreto n.º 1491, de 25 de Abril de 1995, que tem por finalidade: •

I – definir a Política Nacional de Arquivos Públicos e Privados;

•

II – exercer a orientação normativa visando à Gestão Documental e à proteção especial aos documentos de arquivo.

Dentre as competências delegadas ao órgão, destacam-se as seguintes: •

definir

normas

gerais e

estabelecer

diretrizes

para

pleno

funcionamento do Sistema Nacional de Arquivos – SINAR. Visando à Gestão, à preservação e ao acesso aos documentos do arquivo; •

promover o inter-relacionamento de arquivos públicos e privados com vistas ao intercâmbio e à integração sistemática das atividades arquivísticas;

•

zelar pelo cumprimento dos dispositivos constitucionais e legais que preservam o funcionamento e acesso aos arquivos públicos;

•

estimular programas de preservação e gestão de documentos produzidos (orgânicos) e recebidos por órgãos e entidades, no âmbito federal, estadual e municipal, em decorrência da função executiva, legislativa e judiciária;

•

subsidiar a elaboração de planos nacionais nos Poderes Legislativo, Executivo e Judiciário, bem como nos Estados, Distrito Federal e Municípios;

•

declarar de interesse público e social, os arquivos privados que contenham fontes relevantes para a história e o desenvolvimento nacionais, nos termos do art. 13 da Lei n.º 8159/91.

Em dezembro de 2006, o CONARC disponibilizou um documento de domínio público que contempla um modelo de requisitos para sistemas informatizados de gestão arquivística de documentos, chamado de e-ARQ Brasil, elaborado no âmbito da Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos do Conselho Nacional de Arquivos no período de 2004 a 2006. Conforme a Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos (2007, p. 4), o eARQ Brasil foi desenvolvido considerando a existência de uma grande quantidade de documentos em formato digital, que vem sendo tratados por especialistas de diversas áreas principalmente da arquivologia e tecnologia da informação. Os

especialistas analisam, estudam e propõem soluções que enfrentem o desafio trazido pelo documento arquivístico digital. A produção de documentos digitais levou à criação de sistemas informatizados de gerenciamento de documentos, entretanto para assegurar que estes documentos arquivísticos digitais sejam confiáveis e autênticos e que possam ser preservados com essas características, é fundamental que os sistemas acima referidos incorporem os conceitos arquivísticos e suas implicações no gerenciamento dos documentos digitais (Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos, 2007, p. 5).

Para entender melhor o e-ARQ Brasil é importante que fique claro o conceito de documento arquivístico, documento arquivístico digital e documento arquivístico convencional que são descritos no Quadro 5. O que é documento arquivístico? É um documento produzido e/ou recebido por uma pessoa física ou jurídica, no decorrer das suas atividades, qualquer que seja o suporte, e dotado de organicidade. O que é documento arquivístico digital? É um documento arquivístico codificado em dígitos binários, produzido, tramitado e armazenado por sistema computacional. São exemplos de documentos arquivísticos digitais: textos, imagens fixas, imagens em movimento, gravações sonoras, mensagens de correio eletrônico, páginas web, bases de dados, dentre outras possibilidades de um vasto repertório de diversidade crescente. O que é documento arquivístico convencional? É um documento arquivístico produzido, tramitado e armazenado em formato não digital. Quadro 5 – Definição de documento arquivístico Fonte: Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos (2007, p. 4) O que é SIGAD? É um conjunto de procedimentos e operações técnicas, característico do sistema de gestão arquivística de documentos, processado por computador. Pode compreender um software particular, um determinado número de softwares integrados, adquiridos ou desenvolvidos por encomenda, ou uma combinação desses. O sucesso do SIGAD dependerá fundamentalmente da implementação prévia de um programa de gestão arquivística de documentos. Quadro 6 – Definição de SIGAD Fonte: Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos (2007, p. 5)

O e-ARQ Brasil estabelece os requisitos mínimos para um SIGAD (Quadro 6) independente da plataforma tecnológica em que for desenvolvido e/ou implantado. O objeto de estudo do e-ARQ Brasil é o documento arquivístico digital, porém o SIGAD deve ser capaz de gerenciar simultaneamente os documentos digitais e os convencionais, mas no caso dos documentos convencionais o sistema

registra apenas as referências (Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos, 2007, p. 5). Com a quantidade de conceitos referentes à gestão documental e às tecnologias disponíveis é importante estabelecer a diferença entre Sistema de Informação, Gestão Arquivística de Documentos, Sistema de Gestão Arquivística de Documentos, Gerenciamento Eletrônico de Documentos e Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos. •

•

• •

•

Sistema de Informação: conjunto organizado de políticas, procedimentos, pessoas, equipamentos e programas computacionais que produzem, processam, armazenam e provêm acesso à informação proveniente de fontes internas e externas para apoiar o desempenho das atividades de um órgão ou entidade. Gestão Arquivística de Documentos: conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento dos documentos em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou seu recolhimento para a guarda permanente. Sistema de Gestão Arquivística de Documentos: conjunto de procedimentos e operações técnicas, cuja interação permite a eficiência e a eficácia da gestão arquivística de documentos. Gerenciamento Eletrônico de Documentos: conjunto de tecnologias utilizadas para organização da informação não-estruturada de um órgão ou entidade, que pode ser dividido nas seguintes funcionalidades: captura, gerenciamento, armazenamento e distribuição. Entende-se por informação não-estruturada aquela que não está armazenada em banco de dados, tal como mensagem de correio eletrônico, arquivo de texto, imagem ou som, planilhas, etc. O GED pode englobar tecnologias de digitalização, automação de fluxos de trabalho (workflow), processamento de formulários, indexação, gestão de documentos, repositórios, entre outras. A literatura sobre GED geralmente distingue as seguintes funcionalidades: captura (ou entrada), armazenamento, apresentação (ou saída) e gerenciamento e cita as tecnologias de digitalização, automação de fluxos de trabalho (workflow) etc. como possibilidades, não como componentes obrigatórios. Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos: É um conjunto de procedimentos e operações técnicas, característico do sistema de gestão arquivística de documentos, processado por computador. O SIGAD e aplicável em sistemas híbridos, isto é, que utilizam documentos digitais e documentos convencionais. Um SIGAD inclui operações como: captura de documentos, aplicação do plano de classificação, controle de versões, controle sobre os prazos de guarda e destinação, armazenamento seguro e procedimentos que garantam o acesso e a preservação a médio e longo prazo de documentos arquivísticos digitais e não digitais confiáveis e autênticos. No caso dos documentos digitais, um SIGAD deve abranger todos os tipos de documentos arquivísticos digitais do órgão ou entidade, ou seja, textos, imagens fixas e em movimento, gravações sonoras, mensagens de correio eletrônico, páginas web, bases de dados, dentre outras possibilidades de um vasto repertório de diversidade crescente (Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos, 2007, p. 6).

A Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos (2007, p. 6), cita três considerações importantes sobre as definições citadas acima: •

•

um sistema de informação abarca todas as fontes de informação existentes no órgão ou entidade, incluindo o sistema de gestão arquivística de documentos, biblioteca, centro de documentação, serviço de comunicação entre outros; um GED trata os documentos de maneira compartimentada, enquanto o SIGAD o faz a partir de uma concepção orgânica, ou seja, os documentos possuem uma inter-relação que reflete as atividades da instituição que os criou. Além disso, diferentemente do SIGAD, o GED nem sempre incorpora o conceito arquivístico de ciclo de vida dos documentos; um SIGAD é um sistema informatizado de gestão arquivística de documentos e como tal sua concepção tem que se dar a partir da implementação de uma política arquivística no órgão ou entidade.

O e-ARQ Brasil especifica todos os requisitos obrigatórios, altamente desejáveis e facultativos de um SIGAD. O ArqMax 2008 implementa os requisitos básicos do SIGAD que foram identificados no estudo de caso, porém há outros requisitos de extrema importância que não estão contemplados nesta versão do ArqMax. No entanto, a modelagem do sistema suporta a implementação de novos requisitos, como por exemplo, a geração de etiquetas e solicitação on-line de documentos convencionais. Observe o Quadro 7 que mostra os requisitos que caracterizam um SIGAD.

Requisitos arquivísticos que caracterizam um SIGAD:

• • •

• • • • •

• •

captura, armazenamento, indexação e recuperação de todos os tipos de documentos arquivísticos; captura, armazenamento, indexação e recuperação de todos os componentes digitais do documento arquivístico como uma unidade complexa; gestão dos documentos a partir do plano de classificação para manter a relação orgânica entre os documentos; implementação de métodos associados aos documentos para descrever os contextos desses mesmos documentos (jurídico-administrativo, de proveniência, de procedimentos, documental e tecnológico); integração entre documentos digitais e convencionais; foco na manutenção da autenticidade dos documentos; avaliação e seleção dos documentos para recolhimento e preservação daqueles considerados de valor permanente; aplicação de tabela de temporalidade e destinação de documentos; transferência e recolhimento dos documentos por meio de uma função de exportação; gestão de preservação dos documentos. Quadro 7 – Requisitos arquivísticos que caracterizam um SIGAD Fonte: Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos (2007, p. 7)

O modelo e-ARQ Brasil utiliza como referência a

International

Organization for Standardization – ISO: •

ISO 15408 – Common Criteria 2.x: sobre especificação de requisitos de segurança funcional;

•

AS ISO 15489.1 - Australian Standard Records Management. Part 1: general, 2002 e AS ISO 15489-2 – Australian Standard Records Management. Part 2: guidelines, 2002: sobre gestão de documentos;

•

ISO 14721 – Reference model for an Open Archival Information System – OAIS. 2003: sobre preservação.

3 TECNOLOGIAS

Após observações, constatamos que organizações localizadas na região de Tubarão, Sul do Estado de Santa Catarina, Brasil, investem pouco nos arquivos, por isso optamos por desenvolver este projeto utilizando tecnologias free. Como estamos na era dos sistemas on-line, fato que comprovado pelo grande investimento das organizações líderes de mercado na área de web, como o Google e a Adobe, este sistema inovará, disponibilizando toda a aplicação via internet. Neste capítulo, apresentamos as principais técnicas, conceitos e tecnologias analisadas e avaliadas para o desenvolvimento do sistema.

3.1 A EVOLUÇÃO DA INTERNET

Devido a grande evolução da internet desde a sua criação, principalmente nos últimos cinco anos, é importante abordar as principais mudanças que ocorreram e identificar novas formas de distribuição de conteúdo. Hoje em dia, deve-se pensar em muitos detalhes antes de disponibilizar uma aplicação, como a usabilidade e acessibilidade, os plugins, a forma de distribuição de conteúdo multimídia, as tecnologias que utilizam menor tráfego de rede, entre outros. Para efetuar a escolha das tecnologias deste projeto, é importante entender os conceitos, características, vantagens e desvantagens das principais tecnologias para internet, principalmente: •

GIFs animados;

•

Applets Java;

•

e, Flash.

Harris (2007) cita duas forças responsáveis pela grande evolução da Internet: •

“autores e usuários da Internet sempre desejam transmitir as mais elaboradas variedades de conteúdos por ela”;

•

“para alcançar a maior parte dos usuários, os arquivos tem de ser suficientemente pequenos para serem transmitidos rapidamente por conexões padronizadas”.

Assim, “esses fatores têm forçado os inovadores da Internet a aparecem com engenhosas saídas para a entrega de conteúdos complexos e fora dos limites das conexões” (HARRIS, 2007). Graças a estas forças são criadas soluções, que são aprimoradas com o passar do tempo, pelos milhares de inovadores da Internet, tornando-se grandes conceitos que são aplicados e transformam-se em novas tecnologias. Uma das maiores inovações na história da internet, segundo Harris (2007), foi a possibilidade de adicionar imagens e ilustrações em uma página. Mas inicialmente, esta solução era um pouco inviável devido a pouca velocidade de conexão disponível pela maioria dos internautas. Estas imagens, inicialmente, eram criadas utilizando uma técnica denominada de bitmap, ou seja, cada pixel, pequeno ponto de cor que forma uma imagem, contém uma cor e posição que é descrito no arquivo bitmap. A partir daí, os inovadores, desenvolveram muitas técnicas de compressão destas imagens, surgindo novos formatos, como o GIF e JPEG. O GIF animado é uma série de poses de uma imagem mostrada em seqüência (HARRIS, 2007). As vantagens do GIF animado são a simplicidade do uso e o reconhecimento pela maioria dos navegadores sem a necessidade de instalar algum software adicional. Já a desvantagem é que a animação tem que ser muito simples para que ela fique em um tamanho adequado para ser distribuída na internet e também é importante destacar a impossibilidade de incluir som. A Figura 1 ilustra uma seqüência de cinco imagens bitmap que formam um GIF animado.

Figura 1 – Funcionamento do GIF animado Fonte: Harris (2007)

Outra tecnologia importante na evolução da internet e que ainda encontrase presente é o Applet Java. Applets são programas projetados para ter uma execução independente dentro de alguma outra aplicação, eventualmente interagindo com esta tipicamente, um browser (navegador) web. Assim, applets executam no contexto de um outro programa, o qual interage com o applet e determina assim sua seqüência de execução. Funcionalidades associadas a applets Java são agregadas no pacote java.applet. O processo de criação de um applet é similar ao processo de criação de uma aplicação - o programa deve ser criado por um editor de programas e o arquivo de bytecodes (.class) deve ser gerado a partir da compilação do arquivo fonte. Uma vez criado ou disponibilizado o bytecode, é preciso incluir uma referência a ele em alguma página web. Essa página web, uma vez carregada em algum navegador, irá reconhecer o elemento que faz a referência ao applet, transferir seu bytecode para a máquina local e dar início à sua execução (RICARTE, 2007).

Conforme Harris (2007), os Applets Java, criados em 1995 pela Sun, tornaram-se famosos na internet porque quando foram criados era uma ótima solução para adicionar interatividade a aplicações web que não podem ser geradas pelo HTML, porém eles perderam um grande espaço com o surgimento do Macromedia Flash Player, agora Adobe Flash Player (Gráfico 1).

Gráfico 1 – Flash Player Penetration Fonte: Adobe, 2007

Para Silva (2007), atualmente os Applets Java parecem estar destinados a desaparecer. As desvantagens são: •

o peso, o tempo que eles levam para carregar na máquina do cliente;

•

a fraca segurança, que os torna instáveis ou perigosos para a máquina, em alguns casos é bloqueado automaticamente pelos navegadores e programas de antivírus mais recentes que identificam como aplicações perigosas, caso não sejam autorizados manualmente pelo usuário;

•

e a Java Virtual Machine – JVM que demora vários minutos para ser descarregada da internet e instalada no computador, além disso, em alguns sistemas operacionais o computador precisa ser reiniciado para a finalização da instalação, gerando um constrangimento ao visitante, já que a página acessada precisará ser fechada.

Por estes motivos, encontramos cada vez menos Applets Java nos sites, ou seja, está entrando em extinção na internet, contudo a Plataforma Java vem sendo muito utilizada no desenvolvimento de softwares para desktop. Atualmente com a explosão dos portais de vídeo on-line, devido ao aumento dos usuários de banda larga, como o YouTube e o Globo Media Center, os internautas que utilizam o Flash Player vêm crescendo assustadoramente. Por este motivo, o Flash está tornando-se um grande concorrente das grandes empresas de desenvolvimento de softwares famosos como o Microsoft Windows Media Player, Apple QuickTime Player e Real Player. Segundo Wikipedia (2007), o FLV, formato de arquivo de vídeo originário do Flash Player 6, tornou-se comum na internet. Diferente dos outros plugins, o Flash Player cresce a cada versão que é lançada. Por este motivo o Flash se tornou um padrão de distribuição multimídia na internet, além disso, o Flash não só cresce em recursos, mas a Adobe, atual proprietária do Flash, preocupa-se muito com a performance do player. A cada versão lançada temos mais recursos, um desempenho melhor e a maior vantagem é que o tamanho do instalador do Flash Player se mantêm praticamente inalterado, as vezes fica até mais leve. Saleiro et al (2007) apresenta, resumidamente, alguns fatos que marcaram a história do Flash: •

1996: Flash foi lançado como ferramenta de design;

•

1999: Flash Player atinge 92% dos internautas;

•

2000: Flash 5 com a linguagem de programação ActionScript 1;

•

2002: Macromedia cita pela primeira vez o termo RIA;

•

2004: Flash MX 2004 e Flash Player 8 com ActionScript 2 que possui alguns recursos de orientação a objetos, componentes na versão 2 e Flash Lite, para a disponibilização de aplicações para celulares e dispositivos móveis. Macromedia lança Flex 1 e cita pela primeira vez o temo Flash Platform;

•

2005: Adobe compra a Macromedia;

•

2006: Lançado o Flex 2 e Flash Player 9 com ActionScript 3 que é totalmente orientado a objetos. Foi criada uma nova IDE para o Flex baseado no Eclipse, o Flex Builder;

•

2007: Flash CS3 com ActionScript 3 e com integração aos produtos da Adobe.

Figura 2 – O Flash em números Fonte: França (2007)

Uma vantagem em relação ao Applet Java é o fato do Flash Player ser muito simples de ser instalado. A instalação leva aproximadamente um minuto com uma conexão de 56k (Figura 2) e encontra-se disponível para maioria dos navegadores, sistemas operacionais e dispositivos (Figura 3).

Figura 3 – Flash em todo lugar Fonte: França (2007)

Segundo Harris (2007), a vantagem do Flash é o fato de ser baseado em vetores, ou seja, descreve a imagem como uma série de linhas e de contornos que são gravados como valores matemáticos, tornando mais rápido para carregar. Desse modo, o Flash cria automaticamente os quadros intermediários, baseados em vetores, calculando as mudanças em informações geométricas entre as duas imagens, facilitando para o animador, que terá de criar menos quadros. Além disso, o Flash possui uma nova forma de transmitir os arquivos, utilizando a técnica de stream, assim o navegador pode começar a reprodução do filme enquanto o restante é carregado. É importante deixar claro que todos os formatos de animação da web têm suas vantagens e desvantagens. Muitos desenvolvedores e projetistas para internet costumam a usar o Flash mesmo quando outro formato encaixa-se melhor a suas necessidades, porque sabem que a maioria dos internautas conhece o Flash Player. Mesmo para aqueles que não conhecem, é mais fácil aprender. A abrangência universal do Flash Player conduz os gerentes da Internet a utilizar o Flash em seus sites, ampliando cada vez mais a aceitação desses formatos (Harris, 2007). Conforme Saleiro et al (2007), o conceito de RIAs, citado pela Macromedia em 2002, despertou o interesse de praticamente todas as maiores organizações do mundo, como o Google, o Yahoo, a Microsoft, entre outros. Porém

como o Flash é uma ferramenta proprietária, várias empresas optaram em escolher o AJAX para desenvolver as RIAs. O AJAX é definido por Wikipedia (2007), como “uma tecnologia baseada em JavaScript que fornece um método no qual pequenas partes de uma página web podem ser atualizadas sem a necessidade de atualização de toda a página”. Conforme Blog E-Genial (2007), em 26 de abril de 2007, a Adobe anunciou liberação do Flex SDK sobe a licença Mozilla Public Licence. Agora as organizações podem desfrutar das duas melhores tecnologias disponíveis atualmente para web 2.0 descartando o lado financeiro, pois o Flex tornou-se uma tecnologia open-source. Com a origem das RIAs surgiu um novo conceito denominado web 2.0, definido por Folha Online (2007), como “a segunda geração da World Wide Web”. Sendo uma nova forma de desenvolver aplicações para a internet, sempre pensando nos usuários. Utilizando os conceitos de web 2.0 de forma adequada, os serviços disponíveis na internet, tornam-se mais rápidos, seguros e acima de tudo mais fáceis de utilizar e compatível com vários dispositivos. Segundo Focus Networks (2007), “ao contrário da primeira geração, a web 2.0 dá aos usuários uma experiência próxima a das aplicações desktop, com interfaces mais ricas, sem refreshs e com maior usabilidade” (Figura 4).

Figura 4 – RIA combina o melhor do Desktop, Web e Comunicações Fonte: Focus Networks (2007)

Em 2002, a Macromedia usou o termo RIA utilizando o Flash como ferramenta para o desenvolvimento (Figura 5). O seu IDE, nada familiar aos programadores, foi provavelmente o grande responsável pelo fato dele não ter tido uma grande aceitação por parte do público de TI. A resposta veio alguns anos mais tarde com o lançamento Macromedia Flex, que oferece a este público uma forma padronizada para o desenvolvimento de RIA para a Flash Platform. (DCLICK BLOG, 2007).

Figura 5 – Evolução das aplicações. Fonte: Cfgigolô (2007)

Segundo Focus Networks (2007), RIA é definida pela Macromedia como a combinação da melhor funcionalidade de interface das aplicações desktop, baixo custo de desenvolvimento e o melhor da interatividade e comunicação multimídia. O resultado final: uma aplicação provendo uma experiência para o usuário mais intuitiva, rápida e efetiva (Figura 6). Para ser mais específico, utilizando o conceito RIA temos: •

interfaces mais rápidas e práticas incluindo validações e formatações em tempo real, sem a necessidade de inúmeros refreshs e/ou submits;

•

comportamentos de objetos como drag-and-drop;

•

a habilidade de trabalhar on-line e off-line;

•

manutenção instantânea da aplicação, pois está na web;

•

a utilização de download progressivo de dados e conteúdo, de acordo com a banda do usuário;

•

e por fim, incorporar o melhor das duas funcionalidades da comunicação: interatividade de áudio e vídeo.

Figura 6 – Benefícios das RIAs Fonte: França, 2007

Gráfico 2 – Comparação do consumo da CPU Fonte: França, 2007

Saleiro et al (2007) aponta algumas vantagens das RIAs, entre elas, uma menor utilização do tráfego de rede e CPU em aproximadamente 90% a menos na comunicação do cliente e servidor e melhor utilização de processamento distribuídos em camadas, comparado com as aplicações desenvolvidas utilizando web 1.0 (Gráfico 2). Outra vantagem é que os utilizadores das aplicações web 1.0 distraemse facilmente devido aos segundos que demoram ao passar de uma página para outra. Além disso, as RIAs podem rodar independentemente do sistema operacional e browser, e inclusive em dispositivos móveis. O mesmo autor identifica a grande desvantagem bastante polêmica gerada pelo surgimento das RIAs, o fato das RIAs serem executadas no browser, faz que o visitante espere que as funcionalidades do browser sejam utilizáveis: voltar, avançar, favoritos, localizar, entre outros. Contudo, como as RIAs estão dentro de uma única página não é possível voltar e avançar para uma outra página que não existe. Diferente de páginas em HTML os RIAs possuem estados que são acionados pelas ações dos usuários. Após analisarmos cuidadosamente as ferramentas, técnicas e conceitos disponíveis para o desenvolvimento de aplicações para internet, levando, principalmente, em consideração a organização do código-fonte, o desempenho, o tempo de resposta entre o cliente e servidor, a padronização da arquitetura e das linguagens, optamos em utilizar o Adobe Flex como ferramenta de desenvolvimento do software ArqMax 2008. No tópico sobre o Flex, abordamos outras questões que possibilitam entender melhor o motivo desta escolha.

3.2 FLEX

O Flex é a solução mais completa e potente para criar e fornecer aplicativos ricos para Internet (RIAs). Ele permite que as organizações criem aplicativos

personalizados,

incluindo

recursos

multimídia,

que

melhorem

significativamente a experiência do usuário, revolucionando o modo como as pessoas interagem com a web (ADOBE, 2007). Como o Flex é uma tecnologia front-end, a parte do sistema que interage diretamente com o usuário, é necessário utilizar uma tecnologia back-end para

efetuar a comunicação com o banco de dados. O Flex possui suporte a uma variedade de técnicas de comunicação a dados remotos, que, segundo Kazoun et al (2007), são divididos em três categorias, descritas abaixo. 1) HTTP request/response-style communication: This category consists of several overlapping techniques. Utilizing the Flex framework HTTPService component or the Flash Player API URLLoader class, you can send and load uncompressed data such as text blocks, URL encoded data, and XML packets. You can also send and receive SOAP packets using the Flex framework WebService component. And you can use a technology called Flash Remoting to send and receive AMF packets, which use a binary protocol that is similar to SOAP (but considerably smaller). Each technique achieves the similar goal of sending requests and receiving responses using HTTP or HTTPS; 2) Real-time communication: This category consists of persistent socket connections. Flash Player supports two types of socket connections: those that require a specific format for packets (XMLSocket) and those that allow raw socket connections (Socket). In both cases, the socket connection is persistent between the client and the server, allowing the server to push data to the client—something not possible using standard HTTP request/response-style techniques; 3) File upload/download communication: This category consists of the FileReference API which is native to Flash Player and allows file upload and download directly within Flex applications (KAZOUN et al, 2007).

Lueders (2007) apresenta uma análise interessante do desempenho das principais técnicas de comunicação do Flex e AJAX. O teste consiste em uma aplicação que retorna cinco mil linhas e apresenta na tela. Observe os resultados obtidos no quadro abaixo (Quadro 8). Tecnologia AJAX e HTML AJAX e SOAP AJAX e XML Flex e SOAP Flex e XML Flex e Flash Remoting

Tempo de espera 11.3 segundos 14.2 segundos 14.8 segundos 11.9 segundos 8.5 segundos 1.3 segundos

Tráfego de rede 1.5 mb 1.1 mb 1.1 mb 1.1 mb 1.1 mb 85.9 kb

Quadro 8 – Performance do Flex Fonte: LUEDERS (2007)

Neste teste (Quadro 8), observa-se a grande diferença de desempenho das tecnologias Flex e AJAX, principalmente quando a tecnologia Flash Remoting é utilizada. O SOAP e XML são suportados pelo Flex por serem padrões da Internet, na verdade são recomendados para aplicações de baixo desempenho, porque eles

utilizam texto não compactado na comunicação, gerando um tráfego de rede maior, tornando-se assim, a comunicação mais lenta.

Figura 7 – Entendendo o Flash Remoting Fonte: Adobe (2007)

Para obter melhor desempenho da rede e conseqüentemente um tempo de resposta da aplicação menor, principalmente para organizações, de médio e grande porte, que possuem uma grande base de dados e precisam da informação em menor tempo para a tomada de decisão, é recomendado utilizar a tecnologia Flash Remoting. Conforme Wikipedia (2007), a tecnologia Flash Remoting pode ser definida, resumidamente, como um gateway, uma porta de ligação, entre o ClientSide, aplicação que roda no lado do cliente, neste caso o Flash Player, e o ServerSide, aplicação que roda no lado do servidor, como por exemplo, o Java, ColdFusion e PHP (Figura 7). É a tecnologia, baseada em SOAP, que permite a comunicação

direta do Flash Player com o servidor, através de um gateway, utilizando o formato de comunicação de dados compactados, em modo binário, chamado de Action Message Format – AMF (LEAL, 2007). Segundo Saleiro (2007), o Flash Remoting efetua automaticamente a conversão dos objetos ActionScript, do Client-Side, para objetos da linguagem do Server-Side e vice-versa. O programador pode desenvolver RIAs sem saber o que é AMF, porque a conversão do formato dos dados é automática (Figura 8).

Figura 8 – Funcionamento do Flash Remoting Fonte: Leal (2007)

Atualmente existem duas versões do AMF, o AMF0 e AMF3. O AMF0 surgiu com a primeira versão do Flex que suportava a linguagem de programação ActionScript 2. Com o lançamento do ActionScript 3, suportado pelo Flex 2 e que é totalmente orientada a objetos, o AMF0 precisou ser atualizado, surgindo o AMF3 (TERRACINI, 2007). Segundo Terracini (2007), o AMF possui um conjunto de funcionalidades que fazem a serialização, tradução, dos objetos enviados do client-side para o server-side e vice-versa. A comunicação utilizando AMF possui um desempenho e

uma padronização maior da aplicação, já que os objetos são automaticamente convertidos e a comunicação é efetuada formato binário, diferente das outras técnicas que usam XML, por este motivo o tráfego de rede gerado é conseqüentemente menor. Após a análise das técnicas de comunicação suportadas pelo Flex, optamos pela tecnologia Flash Remoting, como sendo a técnica mais adequada para o desenvolvimento deste projeto. Em seguida, analisaremos a linguagem de programação para servidores de Internet, a qual vamos utilizar.

3.3 LINGUAGENS DE PROGRAMAÇÃO PARA SERVIDORES DE INTERNET

Atualmente, escolher uma linguagem de programação free para Internet é uma tarefa relativamente fácil, já que elas, de maneira geral, possuem uma boa documentação disponível em livros, revistas e na própria Internet. Geralmente, as questões analisadas são a compatibilidade com as plataformas, os recursos que estão disponíveis e a facilidade de desenvolvimento. Todavia neste projeto, uma questão que possui maior relevância é o suporte a um framework que implemente AMF3 para a comunicação com a aplicação em Flex. Atualmente há várias tecnologias consolidadas para Internet, entre elas analisaremos detalhadamente o J2EE e o PHP, com o objetivo de identificar a melhor opção para o desenvolvimento deste projeto.

3.3.1 Java 2 Platform, Enterprise Edition – J2EE

O J2EE é um conjunto de especificações coordenadas e um guia de práticas que juntos permitem o desenvolvimento, instalação, execução e gerenciamento de aplicações multicamadas no servidor. É uma plataforma completa, robusta, estável, segura e de alta performance, voltada para o desenvolvimento de soluções corporativas. O principal objetivo do J2EE é reduzir a complexidade e o

tempo, conseqüentemente o custo do desenvolvimento de aplicações corporativas (SUN, 2007). Conforme Projects Open Source Flash (2007), atualmente há dois frameworks free que implementam o AMF: o OPENAMF e o Granite Data Services – GDS. O OPENAMF é um projeto free e open-source alternativo ao software proprietário Macromedia Flash Remoting for J2EE. Foi desenvolvido com o objetivo de fornecer serviços AMF para o Macromedia Flash MX. O projeto OPENAMF começou após o AMFPHP. A última versão disponível é de 5 de abril de 2006, que suporta apenas o AMF0 (OPENAMF, 2007). O GDS é um projeto free e open-source alternativo ao Adobe LiveCycle (Flex 2) Data Services for J2EE (Granite Data Services, 2007). É a solução free e open-source mais robusta e completa, disponível atualmente,

como

alternativa

aos

softwares

proprietários

Adobe.

contrapartida o GDS é uma solução relativamente nova que está sendo freqüentemente atualizada. Conforme Granite Data Services (2007), a primeira versão disponível para download foi em julho de 2007. Devido a este fato, não podemos confiar em uma versão consideravelmente sem falhas, estável e segura.

3.3.2 Hypertext Preprocessor – PHP

O PHP é uma linguagem que vem crescendo a cada dia, segundo Netcraft (2007), no mês de janeiro de 2003 havia mais de 10 milhões de sites e em janeiro de 1999 eram menos de 50 mil. Além

disso, o

PHP

vem

crescendo

tanto

aceitação

pelos

desenvolvedores, como em novos recursos que estão sendo incorporados, em desempenho e estabilidade, e no número de projetos, ferramentas, bibliotecas e frameworks open-source e proprietários disponíveis. Segundo Barbosa (2007), o PHP é uma das linguagens mais utilizadas na internet, é indispensável que o mesmo evolua junto com o seu propósito de facilitar o trabalho dos desenvolvedores. A partir daí, surgiu uma nova maneira de programar em PHP utilizando a orientação a objetos. O mesmo autor identifica alguns recursos

que não estão disponíveis até então na versão atual do PHP, que são a criação de variáveis a partir de seus tipos e o controle de eventos para tornar a orientação a objetos mais dinâmica. Conforme Projects Open Source Flash (2007), atualmente há dois frameworks free que implementam o AMF: o SABREAMF e o AMFPHP. O SABREAMF é um projeto free e open-source que suporta AMF3, em contrapartida sua versão está em fase de testes. O AMFPHP é um projeto free e open-source que suporta AMF3. Ele foi o primeiro projeto como alternativa aos softwares proprietários da Adobe e é o mais maduro existente. Inicialmente, ele foi utilizado por desenvolvedores que utilizavam o Macromedia Flash MX para criar aplicações que interagem com dados dinâmicos. Agora com o lançamento do Flex, incluiu suporte ao AMF3. Sua primeira versão foi disponibilizada em meados de 2003 (AMFPHP, 2007). Após analisarmos cuidadosamente as ferramentas que implementam o AMF3, adotamos o AMFPHP, porque ele é a solução free que contém vários artigos, conta com documentação e disponibiliza atualizações no site.

3.4 SISTEMAS GERENCIADORES DE BANCO DE DADOS – SGDBs

Atualmente escolher um SGDB não é uma tarefa tão simples, porque são inúmeras variáveis que devem ser analisadas. Dependendo da escolha, o projeto pode ter, por exemplo, um grande desempenho de execução, mas em conseqüência uma baixa segurança. Outro ponto importante é quando nos referimos aos softwares free, que não inclui suporte técnico e atualizações imediatas para correção de bugs. Hoje, usar um SGBD livre para o desenvolvimento de uma aplicação comercial ou um sistema de informação corporativo é uma opção a se considerar. Deve-se, sobretudo, levar em conta os requisitos de disponibilidade da aplicação e integridade dos dados, bem como o desempenho mínimo aceitável (ZIMBRÃO, p. 16, 2006).

Para escolher qual SGBD utilizar no sistema ArqMax 2008, identificamos os principais requisitos que o software deve atender, que são: desempenho,

segurança, limitações de uso do processador, memória e disco rígido e a possibilidade de distribuir a base de dados em múltiplos discos rígidos. Após uma seleção inicial identificamos dois SGBDs, o Firebird e PostGreSQL.

3.4.1 Firebird

O Firebird foi desenvolvido a partir do código fonte do Borland Interbase 6, que foi liberado ao público no ano 2000. Analisando os recursos, observamos que o Firebird não possui um controle personalizável sobre a localização das tabelas, índices e outras estruturas internas, ou seja, elas são gerenciadas automaticamente pelo SGBDs. Isso facilita a instalação do software, mas impossibilita a customização da base de dados (ZIMBRÃO, p.17, 2006). Outra desvantagem identificada é em relação ao pouco tempo de mercado deste produto, a documentação disponível é confusa e deficiente, além de não ter muitos relatos de grandes corporações que utilizam grandes bases de dados com vários usuários conectados ao mesmo tempo, como há em outros SGBDs free (ZIMBRÃO, p.17, 2006).

3.4.2 PostgreSQL

O PostgreSQL é um poderoso SGDB objeto-relacional free e opensource, criado a mais de 15 anos que pode ser instalado na maioria dos sistemas operacionais (SMANIOTO, p. 28, 2006). Conforme Postgresql (2007), a última versão do PostgreSQL foi lançada em 7 de fevereiro de 2007. Mesmo sendo um projeto mantido por desenvolvedores na Internet, pode-se observar um grande crescimento dos recursos disponíveis, principalmente nesta última versão que foram adicionados suporte a tablespaces, save points, point-in-time recovery, roles e Two-Phase Commit.

Segundo Smanioto (2006), o ponto fraco do PostgreSQL é a falta de ferramentas front-end. Já que o PostgreSQL não possui serviços agregados, requer um nível elevado de conhecimento para realizar algumas tarefas administrativas. Outro ponto, é a grande diferença de performance do software quando executado no sistema operacional Linux em relação ao Windows. Hoje em dia, o PostgreSQL é um dos grandes concorrentes de grandes empresas como a Oracle e a Microsoft. Além disso, os SGBDs destas empresas, quando distribuídos de forma gratuita, possuem limitações em relação a versão paga, por este motivo o PostgreSQL vem crescendo rapidamente. O PostgreSQL apresenta excelentes funcionalidades, algumas delas similares ou melhores que a de sistemas proprietários. Sobre as limitações (Quadro 9), ele é flexível e personalizável, por este motivo escolhemo-lo para o desenvolvimento deste projeto. Limite Tamanho máximo do banco de dados. Tamanho máximo de uma tabela. Tamanho Maximo de uma linha da tabela. Quantidade de linhas por tabela. Quantidade de colunas por tabela. Quantidade de índex por tabela.

Valor Ilimitado. 32 TB. 1.6 TB. Ilimitado. 250 à 1600. Depende do tipo da coluna. Ilimitado.

Quadro 9 – Limitações do PostgreSQL Fonte: Smanioto (p. 29, 2006)

4 SISTEMA PROPOSTO

Com o grande volume de documentos gerados pelas organizações, é necessário organizá-los, de maneira otimizada, utilizando as técnicas da gestão documental, para agilizar a tomada de decisão. Atualmente, vivemos em um mercado competitivo, e com uma concorrência cada vez mais forte e maior, por este motivo, as organizações, principalmente aquelas que possuem filiais, precisam organizar a documentação de maneira integrada, utilizando um único ambiente, é aí que entram os sistemas responsáveis por gerenciar os documentos. O ArqMax 2008 é um sistema gerenciador de documentos que foi criado pensando principalmente nas pequenas e médias organizações, por este motivo, ele foi desenvolvido utilizando as tecnologias sem custo na aquisição de licenças. As tecnologias adotadas foram cuidadosamente analisadas, para que o sistema obtenha grande desempenho, que é de fundamental importância devido ao fato que o ArqMax 2008 ser a solução que integra os documentos da organização em um único ambiente. Este projeto obtém um desempenho otimizado da rede por utilizar as técnicas padrões, atuais e eficazes, de distribuição de processamento em camadas. Diferente dos sistemas antigos para Internet, ele utiliza conexões compactadas e seguras com o servidor além de processamento na camada do cliente. Com o ArqMax 2008 é possível: •

integrar todos os documentos em um único ambiente;

•

gerenciar a temporalidade documental;

•

arquivar documentos de qualquer tipo documental;

•

acessar simultaneamente o mesmo documento eletrônico;

•

consultar rapidamente os documentos físicos e eletrônicos;

•

efetuar empréstimos e transferências;

•

além de permitir uma visualização facilitada da estrutura física documental da organização, ou seja, como estão organizados hierarquicamente os arquivos em toda a organização.

4.1 VISÃO GERAL DO SISTEMA

Para facilitar o entendimento deste projeto, de uma maneira geral, é interessante dividi-lo em três partes (Figura 9): •

a estação de trabalho conectada a rede;

•

os serviços, disponibilizados às estações de trabalho, que atendem as solicitações e acessam o banco de dados;

•

o banco de dados que armazena as informações enviadas pelas estações de trabalho.

  Estação de trabalho

  Servidor provedor de serviços

Banco de Dados

Figura 9 – Visão Geral do Sistema Fonte: Elaboração dos autores, 2007



Figura 10 – Requisitos gerais para o funcionamento do sistema Fonte: Elaboração dos autores, 2007

O usuário, através de um computador, com acesso a rede e navegador de Internet com o plugin do Flash Player instalado, acessa o endereço do sistema ArqMax, que está instalado no servidor web. Em back-end, o servidor web envia a aplicação para o navegador, caso não esteja em cache. Após carregado, o sistema é executado automaticamente e o usuário pode utilizar suas funcionalidades. As

tarefas realizadas pelos usuários, em back-end, são convertidas em solicitações aos serviços do ArqMax. Estes serviços acessam o SGDB que executa transações na base de dados e retorna os dados para o usuário (Figura 10).

4.2 ABRANGÊNCIA

O sistema abrangerá, principalmente, os processos básicos da gestão documental, identificados no estudo de caso, que são descritos abaixo:

4.2.1 Processo de produção documental

Os documentos físicos produzidos pelo setor (Passo 1) são armazenados nos arquivos (Passo 2). O inventário topográfico é elaborado (Passo 3) e disponibilizado para o setor produtor e/ou autorizados (Passo 4) (Figura 11).

Organização Setor

 Passo 4

Passo 1





Inventário topográfico

Documento físico Passo 2

 Passo 3



Arquivo

Figura 11 – Processo de produção documental Fonte: Elaboração dos autores, 2007

4.2.2 Processo de localização documental

O funcionário do setor desloca-se até o arquivo (Passo 1) e localiza o documento desejado no inventário topográfico (Passo 2). O funcionário resgata o documento (Passo 3) (Figura 12).

Organização 

Setor

Passo 1



Arquivo Passo 2

Documento físico

 Passo 3



Inventário topográfico

Figura 12 – Processo de localização documental Fonte: Elaboração dos autores, 2007

4.2.3 Processo de transferência e eliminação documental

Após o prazo de vigência, verificado na tabela de temporalidade, os documentos do arquivo corrente podem ser: a) transferidos para o Arquivo Intermediário e, após cumprirem a vigência nesta idade, serem fragmentados, ou; b) transferidos para o Arquivo Permanente, ou; c) fragmentados (Figura 13).

Arquivo Corrente

 ou

 ou  ou

Arquivo Permanente

Arquivo Intermediário e

 Fragmentação

Figura 13 – Processo de transferência e eliminação documental Fonte: Elaboração dos autores, 2007

4.3 LEVANTAMENTO DE REQUISITOS

O levantamento de requisitos é uma fase do desenvolvimento do sistema, em que elaboramos um documento que contém todos os recursos que o sistema deverá compreender. Ele é elaborado através da análise dos processos da área de negócio junto aos usuários, com o objetivo de coletar informações para o projeto. A

seguir, apresentamos os requisitos identificados no estudo de caso para a elaboração do sistema ArqMax 2008, são eles: •

requisitos do processo autenticar usuário, Quadro 10;

•

requisitos do processo gerenciar estrutura física, Quadro 11;

•

requisitos do processo gerenciar tipo documental, Quadro 12;

•

requisitos do processo gerenciar documento, Quadro 13;

•

requisitos do processo gerenciar empréstimo, Quadro 14;

•

e, requisitos do processo gerenciar transferência, Quadro 15.

Requisitos Funcionais F1: autenticar usuário Oculto ( ) Objetivo: restringir o acesso ao sistema Requisitos Não Funcionais Nome Restrição Categoria NF 1.1 Proteção O acesso é bloqueado caso o usuário contra fraude erre sua senha cinco vezes consecutivas Segurança no mesmo dia. NF 1.2 Histórico Manter um histórico do acesso a função. Segurança

Desejável

Obrigatório

X X

Quadro 10 – Requisitos do Processo Autenticar Usuário Fonte: Elaboração dos autores, 2007 Requisitos Funcionais F2: gerenciar estrutura física organizacional Oculto ( ) Objetivo: criar, modificar e excluir item da estrutura física organizacional Requisitos Não Funcionais Nome Restrição Categoria NF 2.1 Proteção Somente usuários autenticados e contra fraude autorizados podem executar esta Segurança função. NF 2.2 Backup Ao excluir, manter uma cópia de temporário de segurança por um tempo determinado, Segurança exclusão de para evitar perda acidental de dados informações. NF 2.3 Histórico Manter um histórico do acesso a função Segurança NF 2.4 Proteção Não permitir a exclusão de um item da contra efeito estrutura física organizacional que Segurança cascata contenha outro item associado a ele. NF 2.5 Proteção contra exclusão Exibir tela de confirmação de exclusão. Segurança acidental

Desejável

Obrigatório X

X X X

Quadro 11 – Requisitos do Processo Gerenciar Estrutura Física Organizacional Fonte: Elaboração dos autores, 2007

Requisitos Funcionais F3: gerenciar tipo documental Oculto ( ) Objetivo: criar, modificar e excluir tipo documental Requisitos Não Funcionais Nome Restrição Categoria NF 3.1 Proteção Somente usuários autenticados e Segurança contra fraude autorizados podem executar esta função. NF 3.2 Backup Ao excluir, manter uma cópia de temporário de segurança por um tempo determinado, Segurança exclusão de para evitar perda acidental de dados informações. NF 3.3 Histórico Manter um histórico do acesso a função. Segurança NF 3.4 Proteção Não permitir a exclusão do tipo contra efeito documental que contenham documentos Segurança cascata indexados. NF 3.5 Proteção contra exclusão Exibir tela de confirmação de exclusão. Segurança acidental

Desejável

Obrigatório X

X X X

Quadro 12 – Requisitos do Processo Gerenciar Tipo Documental Fonte: Elaboração dos autores, 2007 Requisitos Funcionais F4: gerenciar documento Oculto ( ) Objetivo: criar, modificar e excluir documento Requisitos Não Funcionais Nome Restrição Categoria NF 4.1 Proteção Somente usuários autenticados e contra fraude autorizados podem executar esta Segurança função. NF 4.2 Backup Ao excluir, manter uma cópia de temporário de segurança por um tempo determinado, Segurança exclusão de para evitar perda acidental de dados informações. NF 4.3 Histórico Manter um histórico do acesso a função. Segurança NF 4.4 Proteção Exibir confirmação de exclusão, contra efeito perguntando ao usuário se ele deseja cascata remover os documentos arquivísticos Segurança digitais vinculados ao documento arquivistico convencional. NF 4.5 Proteção contra exclusão Exibir tela de confirmação de exclusão. Segurança acidental

Desejável

Quadro 13 – Requisitos do Processo Gerenciar Documento Fonte: Elaboração dos autores, 2007

Obrigatório X

X X

Requisitos Funcionais F5: gerenciar empréstimo Oculto ( ) Objetivo: efetuar empréstimo e devolução de documentos Requisitos Não Funcionais Nome Restrição Categoria NF 5.1 Proteção Somente usuários autenticados e Segurança contra fraude autorizados podem executar esta função. NF 5.2 Histórico Manter um histórico do acesso a função. Segurança

Desejável

Obrigatório X

Quadro 14 – Requisitos do Processo Gerenciar Empréstimo Fonte: Elaboração dos autores, 2007 Requisitos Funcionais F6: gerenciar transferência Oculto ( ) Objetivo: efetuar transferência e recepção de documentos Requisitos Não Funcionais Nome Restrição Categoria NF 6.1 Proteção Somente usuários autenticados e contra fraude autorizados podem executar esta Segurança função. NF 6.2 Histórico Manter um histórico do acesso a Segurança função.

Desejável

Obrigatório X

Quadro 15 – Requisitos do Processo Gerenciar Transferência Fonte: Elaboração dos autores, 2007

4.4 DIAGRAMA DE SERVIÇOS

O sistema é composto por seis serviços (Figura 14) que contêm métodos responsáveis por acessar o banco de dados e retornar as informações solicitadas para a aplicação. Os serviços implementados no sistema proposto são: •

gerenciar usuário, composto por quatro métodos:  autenticar usuário, Quadro 16;  adicionar usuário, Quadro 17;  modificar usuário, Quadro 18;  e, remover usuário, Quadro 19.

•

gerenciar estrutura física organizacional, composto por três métodos:  adicionar item, Quadro 20;

 modificar item,Quadro 21;  e, remover item, Quadro 22. •

gerenciar documento, composto por quatro métodos:  indexar documento, Quadro 23;  localizar documento, Quadro 24;  modificar índice, Quadro 25;  e, eliminar documento, Quadro 26.

•

gerenciar tipo documental, composto por três métodos:  adicionar tipo documental, Quadro 27;  remover tipo documental, Quadro 28;  e, modificar tipo documental, Quadro 29;

•

gerenciar empréstimo, composto por dois métodos:  efetuar empréstimo, Quadro 30;  e, efetuar devolução, Quadro 31.

•

e, gerenciar transferência, composto por dois métodos:  efetuar transferência, Quadro 32;  e, efetuar recepção, Quadro 33.

Figura 14 – Diagrama de Serviços do ArqMax 2008 Fonte: Elaboração dos autores, 2007 Método: autenticar usuário. Objetivo: restringir o acesso ao sistema. Pré-condições: o usuário deve estar com os requisitos básicos do sistema disponíveis em seu computador, conforme o item 4.1 Visão Geral do Sistema, para poder ter acesso a tela de autenticação. Pós-condições: as funções do sistema são liberadas para o usuário. Procedimento 1. Acessar o sistema ArqMax 2008; 2. nele, há dois tipos de autenticação: 2a) modo público: 2a.1) clique no link entrar sem cadastro; 2a.2) o acesso é liberado no modo público. 2b) modo privado: 2b.1) informe o apelido e senha e clique no botão entrar; 2b.2) seus dados serão verificados; 2b.3) o acesso é liberado. Quadro 16 – Método Autenticar Usuário do Serviço Gerenciar Usuário Fonte: Elaboração dos autores, 2007

Método: adicionar usuário. Objetivo: adicionar usuário ao sistema. Pré-condições: o usuário precisa ter permissão para administrar usuário. Pós-condições: um novo usuário é adicionado. Procedimento 1. Acessar o sistema ArqMax 2008; 2. entrar no modo privado; 3. acesse o menu Administrar e a opção Usuário; 4. na tela que se abrirá, clique no item da estrutura organizacional que você deseja adicionar o usuário; 5. com o item selecionado, clique no botão adicionar; 6. na tela que se abrirá, preencha os dados do usuário; 7. clique no botão ok; 8. o usuário é adicionado. Quadro 17 – Método Adicionar Usuário do Serviço Gerenciar Usuário Fonte: Elaboração dos autores, 2007 Método: modificar usuário. Objetivo: modificar o cadastro do usuário. Pré-condições: o usuário precisa ter permissão para administrar usuário. Pós-condições: o cadastro do usuário do sistema é modificado. Procedimento 1. Acessar o sistema ArqMax 2008; 2. entrar no modo privado; 3. acesse o menu Administrar e a opção Usuário; 4. na tela que se abrirá, clique no usuário que você deseja modificar; 5. com o usuário selecionado, clique no botão modificar; 6. na tela que se abrirá, modifique os dados do usuário; 7. clique no botão ok; 8. o cadastro do usuário é modificado. Quadro 18 – Método Modificar Usuário do Serviço Gerenciar Usuário Fonte: Elaboração dos autores, 2007 Método: remover usuário. Objetivo: remover usuário do sistema. Pré-condições: o usuário precisa ter permissão para administrar usuário. Pós-condições: um usuário é removido do sistema. Procedimento 1. Acessar o sistema ArqMax 2008; 2. entrar no modo privado; 3. acesse o menu Administrar e a opção Usuário; 4. na tela que se abrirá, clique no usuário que você deseja remover; 5. com o usuário selecionado, clique no botão remover; 6. o usuário é removido. Quadro 19 – Método Remover Usuário do Serviço Gerenciar Usuário Fonte: Elaboração dos autores, 2007

Método: adicionar item. Objetivo: adicionar item na estrutura física organizacional. Pré-condições: o usuário precisa ter permissão para administrar a estrutura organizacional. Pós-condições: um novo item da estrutura organizacional é adicionado no sistema. Procedimento 1. Acessar o sistema ArqMax 2008; 2. entrar no modo privado; 3. acesse o menu Administrar, opção Estrutura organizacional; 4. na tela que se abrirá, clique no item da estrutura organizacional que você deseja adicionar o novo item; 5. com o item selecionado, clique no botão adicionar; 6. na tela que se abrirá, preencha os dados do item; 7. clique no botão ok; 8. o item é adicionado. Quadro 20 – Método Adicionar Item do Serviço Gerenciar Estrutura Física Organizacional Fonte: Elaboração dos autores, 2007 Método: modificar item. Objetivo: modificar item da estrutura física organizacional. Pré-condições: o usuário precisa ter permissão para administrar a estrutura organizacional. Pós-condições: o item da estrutura organizacional é modificado. Procedimento 1. Acessar o sistema ArqMax 2008; 2. entrar no modo privado; 3. acesse o menu Administrar, opção Estrutura organizacional; 4. na tela que se abrirá, clique no item que você deseja modificar; 5. com o item selecionado, clique no botão modificar; 6. na tela que se abrirá, modifique os dados do Item; 7. clique no botão ok; 8. o item é modificado. Quadro 21 – Método Modificar Item do Serviço Gerenciar Estrutura Física Organizacional Fonte: Elaboração dos autores, 2007 Método: remover item. Objetivo: remover item da estrutura física organizacional. Pré-condições: o usuário precisa ter permissão para administrar a estrutura organizacional. Pós-condições: o item da estrutura organizacional é removido do sistema. Procedimento 1. Acessar o sistema ArqMax 2008; 2. entrar no modo privado; 3. acesse o menu Administrar, opção Estrutura organizacional; 4. na tela que se abrirá, clique no item que você deseja remover; 5. com o item selecionado, clique no botão remover; 6. o item é removido. Quadro 22 – Método Remover Item do Serviço Gerenciar Estrutura Física Organizacional Fonte: Elaboração dos autores, 2007

Método: indexar documento. Objetivo: cadastrar o documento no sistema. Pré-condições: o usuário precisa ter permissão para indexar documentos do tipo documental desejado. Pós-condições: um novo documento é cadastrado no sistema. Procedimento 1. Acessar o sistema ArqMax 2008; 2. entrar no modo privado; 3. acesse o menu Documento, opção Indexar; 4. na tela que se abrirá, selecione o tipo documental que deseja indexar, em seguida clique no botão prosseguir; 5. selecione o setor produtor do documento, e clique no botão prosseguir; 6. preencha as informações do documento; 7. clique no botão indexar; 8. o documental é indexado. Quadro 23 – Método Indexar Documento do Serviço Gerenciar Documento Fonte: Elaboração dos autores, 2007 Método: localizar documento. Método: localizar documento. Pré-condições: o usuário precisa ter permissão para localizar documentos do tipo documental desejado. Pós-condições: o documento é localizado. Procedimento 1. Acessar o sistema ArqMax 2008; 2. entrar em um dos modos de autenticação: 2a) modo privado: 2a.1) acesse o menu Documento, opção localizar; 2a.2) na tela que se abrirá, insira as informações para filtrar a pesquisa; 2a.3) clique no botão localizar; 2a.4) o documental é localizado. 2b) modo público: 2b.1) na tela que se abrirá, insira as informações para filtrar a pesquisa; 2b.2) clique no botão localizar; 2b.3) o documental é localizado. Quadro 24 – Método Localizar Documento do Serviço Gerenciar Documento Fonte: Elaboração dos autores, 2007

Método: modificar índice. Objetivo: modifica o cadastro do documento. Pré-condições: o usuário precisa ter permissão para indexar documentos do tipo documental desejado. O usuário deve estar com a lista de resultados de localização de documentos aberta, conforme o procedimento do quadro 19. Pós-condições: o cadastro do documento é modificado. Procedimento 1. Com a lista de resultados aberta; 2. selecione o documento desejado na lista; 3. clique no botão modificar; 4. na tela que se abrirá, modifique os dados do documento; 5. clique no botão ok; 6. o índice é modificado. Quadro 25 – Método Modificar Índice do Serviço Gerenciar Documento Fonte: Elaboração dos autores, 2007

Método: eliminar documento. Objetivo: elimina o documento do sistema. Pré-condições: o usuário precisa ter permissão para indexar documentos do tipo documental desejado. O usuário deve estar com a lista de resultados de localização de documentos aberta, conforme o procedimento do quadro 19. Pós-condições: o cadastro do documento é eliminado do sistema. Procedimento 1. Com a lista de resultados aberta; 2. selecione os documentos desejados na lista; 3. clique no botão eliminar; 4. na tela que se abrirá, responda se deseja eliminar os documentos em formato físico, eletrônico ou ambos; 5. os documentos são eliminados. Quadro 26 – Método Eliminar Documento do Serviço Gerenciar Documento Fonte: Elaboração dos autores, 2007 Método: adicionar tipo documental. Objetivo: adicionar tipo documental no sistema. Pré-condições: o usuário precisa ter permissão para gerenciar tipo documental. Pós-condições: um novo tipo documental é cadastrado no sistema. Fluxo Normal do Processo 1. Acessar o sistema ArqMax 2008; 2. entrar no modo privado; 3. acesse o menu Administrar, opção Tipo documental. 4. clique em adicionar; 5. na tela que se abrirá, preencha os dados do tipo documental; 6. após preencher os dados, clique na aba Índices; 7. clique no botão adicionar da parte superior, e adicione os índices desejados; 8. clique no botão adicionar da janela principal para finalizar; 9. o tipo documental é adicionado. Quadro 27 – Método Adicionar Tipo Documental do Serviço Gerenciar Tipo Documental Fonte: Elaboração dos autores, 2007

Método: remover tipo documental. Objetivo: remover tipo documental do sistema. Pré-condições: o usuário precisa ter permissão para administrar tipo documental. Pós-condições: o tipo documental é removido do sistema. Fluxo Normal do Processo 1. Acessar o sistema ArqMax 2008; 2. entrar no modo privado; 3. acesse o menu Administrar, opção Tipo documental; 4. na tela que se abrirá, clique no tipo documental que você deseja remover; 5. com o tipo documental selecionado, clique no botão remover; 6. o tipo documental é removido. Quadro 28 – Método Remover Tipo Documental do Serviço Gerenciar Tipo Documental Fonte: Elaboração dos autores, 2007

Método: modificar tipo documental. Objetivo: modificar tipo documental do sistema. Pré-condições: o usuário precisa ter permissão para administrar tipo documental. Pós-condições: o tipo documental é modificado. Fluxo Normal do Processo 1. Acessar o sistema ArqMax 2008; 2. entrar no modo privado; 3. acesse o menu Administrar, opção Tipo documental; 4. na tela que se abrirá, clique no tipo documental que você deseja modificar; 5. com o tipo documental selecionado, clique no botão modificar; 6. na tela que se abrirá, modifique os dados do tipo documental; 7. após modificar os dados, clique na aba Índices; 8. se necessário adicione, remova ou altere os índices existentes; 9. clique no botão modificar; 10. o tipo documental é modificado. Quadro 29 – Método Modificar Tipo Documental do Serviço Gerenciar Tipo Documental Fonte: Elaboração dos autores, 2007 Método: efetuar empréstimo. Objetivo: efetuar empréstimo de documentos. Pré-condições: o usuário precisa ter permissão para emprestar documentos do tipo documental desejado. Pós-condições: o empréstimo é registrado no sistema. Fluxo Normal do Processo 1. Acessar o sistema ArqMax 2008; 2. entrar no modo privado; 3. acesse o menu Efetuar, opção Empréstimo; 4. preencha os dados do empréstimo; 5. adicione os códigos de identificação dos documentos que deseja emprestar e clique em adicionar; 6. clique no botão registrar para finalizar; 7. o empréstimo é registrado. Quadro 30 – Método Efetuar Empréstimo do Serviço Gerenciar Empréstimo Fonte: Elaboração dos autores, 2007 Método: efetuar devolução. Objetivo: efetuar devolução de documentos emprestados. Pré-condições: o usuário precisa ter permissão para efetuar recebimento de documentos. Pós-condições: a devolução é registrada no sistema. Fluxo Normal do Processo 1. Acessar o sistema ArqMax 2008; 2. entrar no modo privado; 3. acesse o menu Efetuar, opção Devolução; 4. adicione os códigos de identificação dos documentos que deseja devolver e clique em adicionar; 5. clique no botão registrar para finalizar; 6. a devolução é registrada. Quadro 31 – Método Efetuar Devolução do Serviço Gerenciar Empréstimo Fonte: Elaboração dos autores, 2007

Método: efetuar transferência. Objetivo: efetuar empréstimo de documentos. Pré-condições: o usuário precisa ter permissão para transferir documentos do tipo documental desejado. Pós-condições: a transferência é registrada no sistema. Fluxo Normal do Processo 1. Acessar o sistema ArqMax 2008; 2. entrar no modo privado; 3. acesse o menu Efetuar, opção Transferência; 4. selecione os documentos que deseja transferir; 5. preencha as informações de destino da transferência; 6. clique no botão registrar para finalizar; 7. a transferência é registrada. Quadro 32 – Método Efetuar Transferência do Serviço Gerenciar Transferência Fonte: Elaboração dos autores, 2007 Método: efetuar recepção. Objetivo: efetuar recepção de documentos transferidos. Pré-condições: o usuário precisa ter permissão para efetuar recepção de documentos. Pós-condições: a recepção é registrada no sistema. Fluxo Normal do Processo 1. Acessar o sistema ArqMax 2008; 2. entrar no modo privado; 3. acesse o menu Efetuar, opção Recepção; 4. selecione os documentos a receber; 5. altere sua localização física; 6. clique no botão registrar para finalizar; 6. o recebimento é registrado. Quadro 33 – Método Efetuar Recepção do Serviço Gerenciar Transferência Fonte: Elaboração dos autores, 2007

4.5 DIAGRAMA DE CLASSE

O diagrama de classe é responsável por apresentar os vários tipos de objetos do sistema e a forma que eles se relacionam entre si.

Figura 15 – Diagrama de Classe Fonte: Elaboração dos autores, 2007

O sistema é composto por doze classes, apresentadas na Figura 15, que são: •

UsuarioVO, Quadro 34;

•

TipoVO, Quadro 35

•

PermissaoTipoVO, Quadro 36;

•

CampoTipoVO , Quadro 37;

•

ItemEstruturaVO, Quadro 38;

•

ArquivoVO , Quadro 39;

•

DocumentoVO , Quadro 40;

•

CampoDocumentoVO,Quadro 41;

•

EmprestimoVO, Quadro 42;

•

ItemEmprestimoVO , Quadro 43;

•

TransferenciaVO, Quadro 44;

•

ItemTransferenciaVO, Quadro 45.

Classe: UsuarioVO Descrição: mantém os dados do usuário. Nome codigo nome email sexo

Tipo int String String String

estrutura

int

administrar_usuario administrar_tipo

Boolean Boolean

administrar_estrutura

Boolean

permissao_tipo

ArrayCollection

tipo_indexar

ArrayCollection

tipo_localizar

ArrayCollection

estrutura_produtor

ArrayCollection

enabled

Boolean

Atributos Descrição Código do usuário. Nome do usuário. Endereço de e-mail do usuário. Sexo do usuário. A estrutura física organizacional é exibida a partir deste setor. Geralmente é o código do setor do usuário. Permissão para administrar usuários. Permissão para administrar tipos documentais. Permissão para administrar a estrutura física organizacional. Carrega as permissões de acesso do tipo documental. Lista de tipos documentais que usuário possui permissão para indexar. Lista de tipos documentais que usuário possui permissão para localizar. Lista de setores produtores que é exibida na tela de localização de documentos. Restrição que habilita ou não o botão excluir usuário.

Quadro 34 – Classe UsuarioVO Fonte: Elaboração dos autores, 2007

Classe: TipoVO Descrição: mantêm os dados do tipo documental. Atributos Nome Tipo Descrição codigo int Código do tipo documental. nome String Nome do tipo documental. campos ArrayCollection Lista de campos do tipo documental. destinação_final String Destinação final do documento: eliminar ou preservar. Prazo de guarda, em meses, no arquivo corrente prazo_corrente int conforme a tabela de temporalidade. Prazo de guarda, em meses, no arquivo intermediário prazo_intermediario int conforme a tabela de temporalidade. Restrição que habilita ou não o botão excluir tipo enabled Boolean documental. Quadro 35 – Classe TipoVO Fonte: Elaboração dos autores, 2007 Classe: PermissaoTipoVO Descrição: mantêm os dados das permissões de acesso do usuário. Atributos Nome Tipo Descrição Código do usuário que está sendo aplicada a permissão usuario int de acesso. Código do tipo documental que está sendo aplicada a tipo int permissão de acesso. Código do produtor que está sendo aplicada a permissão produtor int de acesso. administrar_documento Boolean Permissão para indexar documentos. efetuar_emprestimo Boolean Permissão para emprestar documentos. efetuar_transferencia Boolean Permissão para transferir documentos. Quadro 36 – Classe PermissaoTipoVO Fonte: Elaboração dos autores, 2007 Classe: CampoTipoVO Descrição: mantêm os dados dos campos do tipo documental. Atributos Nome Tipo Descrição codigo int Código do campo do tipo documental. nome String Nome do campo do tipo documental. tipo_dado String Tipo de dado que será armazenado. requerido Boolean Se este campo é de preenchimento obrigatório ou não. Quadro 37 – Classe CampoTipoVO Fonte: Elaboração dos autores, 2007

Classe: ItemEstruturaVO Descrição: mantêm os dados dos itens da estrutura física organizacional. Atributos Nome Tipo Descrição codigo int Código do item. children ArrayCollection Itens subordinados a este item. tipo String Tipo do item, como estante e caixa, por exemplo. nome String Nome do item. Restrição que habilita ou não o botão excluir tipo enabled Boolean documental. Quadro 38 – Classe ItemEstruturaVO Fonte: Elaboração dos autores, 2007 Classe: ArquivoVO Descrição: mantêm os arquivos eletrônicos. Nome codigo descrição extensao

Tipo int String String

arquivo

FileReference

Atributos Descrição Código do arquivo eletrônico. Descrição do arquivo eletrônico. Extensão do arquivo. Arquivo eletrônico que será armazenado no banco de dados.

Quadro 39 – Classe ArquivoVO Fonte: Elaboração dos autores, 2007

Classe: DocumentoVO Descrição: mantêm os dados dos documentos que são indexados. Atributos Nome Tipo Descrição codigo int Código do documento. campos ArrayCollection Campos do documento. tipo int Tipo documental do documento. Código do item da estrutura que está acondicionado o localizacao int documento. endereco_localizacao String Hierarquia completa da localização física do documento. produtor int Código do setor que produziu o documento. endereco_produtor String Hierarquia completa da localização do produtor do documento. data_producao String Mês e ano de produção do documento. descricao String Descrição do documento. status String Disponibilidade do documento arquivos ArrayCollection Arquivos eletrônicos anexados a este documento Quadro 40 – Classe DocumentoVO Fonte: Elaboração dos autores, 2007

Classe: CampoDocumentoVO Descrição: mantêm os dados dos índices do documento. Atributos Nome Tipo Descrição campo_tipo int Código do campo do tipo documental. valor String Valor do índice do documento. Quadro 41 – Classe CampoDocumentoVO Fonte: Elaboração dos autores, 2007

Classe: EmprestimoVO Descrição: mantêm os dados do empréstimo. Atributos Nome Tipo Descrição codigo int Código do empréstimo. item_emprestimo ArrayCollection Itens do empréstimo. data String Data do empréstimo. solicitante UsuarioVO Usuário que pegou emprestado. atendente UsuarioVO Usuário que emprestou. Quadro 42 – Classe EmprestimoVO Fonte: Elaboração dos autores, 2007

Classe: ItemEmprestimoVO Descrição: mantêm os dados dos itens do empréstimo. Atributos Nome Tipo Descrição documento int Código do documento associado ao empréstimo. data_devolucao String Data de devolução do documento. atendente_devolucao int Código do usuário que efetuou a devolução. Quadro 43 – Classe ItemEmprestimoVO Fonte: Elaboração dos autores, 2007

Classe: TransferenciaVO Descrição: mantêm os dados da transferência. Atributos Nome Tipo Descrição codigo int Código da transferência. item_transferencia ArrayCollection Itens da transferência. Data String Data da transferência. solicitante UsuarioVO Usuário que solicitou a transferência. Código do setor para onde os documentos serão ou destino int foram transferidos. Quadro 44 – Classe TransferenciaVO Fonte: Elaboração dos autores, 2007

Classe: ItemTransferenciaVO Descrição: mantêm os dados dos itens da transferência. Atributos Nome Tipo Descrição documento int Código do documento associado à transferência. data_recepcao String Data da recepção do documento. usuario_recepcao UsuarioVO Usuário que efetuou a recepção do documento. Quadro 45 – Classe ItemTransferenciaVO Fonte: Elaboração dos autores, 2007

4.6 DIAGRAMA DE PACOTES

Os pacotes servem para organizar as classes que compõem a aplicação. Como o projeto efetua a comunicação através de serviços web, o mesmo fica dividido em duas partes: •

a camada da aplicação ou view, que consiste em uma ferramenta de trabalho, o sistema informatizado que é visível pelo usuário, ou ainda, a interface gráfica que disponibiliza um conjunto de recursos para o usuário poder efetuar as operações da área de negócio. Esta camada é executada na máquina do usuário, gerando uma otimização da aplicação por utilizar processamento distribuídos.

•

a camada dos serviços ou service, desenvolvida em PHP, que é executada

servidor

que

provê

serviços

web

que

são

disponibilizados aos clientes através da camada da aplicação ou view. Pelo fato do sistema ser dividido em duas partes são apresentados dois diagramas de pacotes, a da camada view na Figura 16 e o da camada service na Figura 17.

ArqMax 2008 └ sourcecode: Pacote raiz do projeto em Flex. ├ arqmax: Pacote do código-fonte do ArqMax 2008. │ ├ assets: Pacote dos recursos do projeto. │ │ ├ css: Pacote dos estilos css. │ │ └ png: Pacote dos ícones no formato png. │ ├ classes: Pacote das classes. │ │ ├ services: Pacote das classes de serviço. │ │ └ vo: Pacote das classes value object. │ ├ script: Pacote de scripts comuns. │ └ view: Pacote das telas do sistema. │ ├ documento: Pacote das telas das funcionalidades do documento. │ ├ estrutura: Pacote das telas das funcionalidades da estrutura física organizacional. │ ├ tipo: Pacote das telas das funcionalidades do tipo documental. │ ├ usuário: Pacote das telas das funcionalidades do usuário. │ ├ emprestimo: Pacote das telas das funcionalidades de empréstimo. │ └ transferencia: Pacote das telas das funcionalidades de transferência. ├ configurations: Pacote de arquivos xml de configuração. └ languages: Pacote de arquivos xml de tradução do sistema para outros idiomas. Figura 16 – Diagrama de Pacotes da Camada View Fonte: Elaboração dos autores, 2007

AMFPHP └services: Pacote padrão do AMFPHP. └arqmax: Pacote do código-fonte do ArqMax 2008. ├classes: Pacote das classes. │├common: Pacote das classes compartilhadas. │├services: Pacote das classes de serviço. │└vo: Pacote das classes value object. ├common: Pacote de arquivos compartilhados. └http: Pacote de serviços http para manipulação de arquivos. Figura 17 – Diagrama de Pacotes da Camada Service Fonte: Elaboração dos autores, 2007

4.7 DIAGRAMAS DE SEQÜÊNCIA

O diagrama de seqüência tem o objetivo de mostrar como as mensagens são trocadas entre os objetos do sistema no decorrer do tempo para a realização de uma operação. A seguir apresentamos quatro diagramas de seqüência que demonstram o funcionamento básico dos dois principais processos do sistema, que são:

•

processo de empréstimo, Figura 18, composto pelo processo de devolução, Figura 19;

•

e, processo de transferência, Figura 20, composto pelo processo de recepção, Figura 21.

Processo de empréstimo: o funcionário abre a janela de empréstimo (Passo 1), adiciona os documentos a emprestar (Passo 2) e clica no botão para registrar o empréstimo, concluindo o procedimento (Passo 3). Em back-end, os dados são enviados ao serviço de empréstimo (Passo 4), que grava os dados no banco de dados e retorna uma mensagem ao funcionário (Passo 5). Em front-end, o funcionário visualiza a resposta de sua solicitação (Passo 6) (Figura 18).

Figura 18 – Diagrama de Seqüência do Processo de Empréstimo Fonte: Elaboração dos autores, 2007

Processo de devolução: o funcionário abre a janela de devolução (Passo 1), adiciona os documentos a devolver (Passo 2) e clica no botão para registrar a devolução, concluindo o procedimento (Passo 3). Em back-end, os dados são enviados ao serviço de empréstimo (Passo 4), que grava os dados no banco de

dados e retorna uma mensagem ao funcionário (Passo 5). Em front-end, o funcionário visualiza a resposta de sua solicitação (Passo 6) (Figura 19).

Figura 19 – Diagrama de Seqüência do Processo de Devolução Fonte: Elaboração dos autores, 2007

Processo de transferência: O funcionário abre a janela de transferência (Passo 1) e aguarda. Em back-end, o sistema solicita ao serviço de transferência, uma lista dos documentos que já cumpriram o prazo de vigência (Passo 2), a lista é retornada (Passo 3) e exibida ao funcionário (Passo 4). Em front-end, o funcionário visualiza a lista, seleciona os documentos que deseja transferir (Passo 5), concluindo o procedimento (Passo 6). Em back-end, os dados são enviados ao serviço de transferência (Passo 7), que grava os dados no banco de dados e retorna uma mensagem ao funcionário (Passo 8). Em front-end, o funcionário visualiza a resposta de sua solicitação (Passo 9) (Figura 20).

Figura 20 – Diagrama de Seqüência do Processo de Transferência Fonte: Elaboração dos autores, 2007

Processo de recepção: O funcionário abre a janela de recepção (Passo 1) e aguarda. Em back-end, o sistema solicita ao serviço de transferência, uma lista dos documentos que foram transferidos e estão prontos para receber (Passo 2), a lista é retornada (Passo 3) e exibida ao funcionário (Passo 4). Em front-end, o funcionário visualiza a lista, seleciona os documentos que foram encaminhados (Passo 5), altera a sua localização física (Passo 6), concluindo o procedimento (Passo 7). Em back-end, os dados são enviados ao serviço de transferência (Passo 8), que grava os dados no banco de dados e retorna uma mensagem ao funcionário (Passo 9). Em front-end, o funcionário visualiza a resposta de sua solicitação (Passo 10) (Figura 21).

Figura 21 – Diagrama de Seqüência do Processo de Recepção Fonte: Elaboração dos autores, 2007

4.8 DIAGRAMA DE ENTIDADE RELACIONAMENTO

O diagrama de entidade relacionamento descreve o modelo de dados de um sistema e a forma que estes dados se relacionam. O sistema ArqMax 2008 é composto por doze entidades (Figura 22), que correspondem as classes do sistema, ou seja, para cada entidade, do diagrama de entidade relacionamento, temos uma classe Value Object, do diagrama de classe, correspondente. Apesar das entidades da base de dados não conter todos os atributos de uma classe VO, as classes VO devem contêm todas as colunas de uma entidade do banco de dados. Isso acontece porque, em alguns casos, é necessário utilizar atributos para controlar a aplicação, como por exemplo, o atributo enabled que é

responsável por manter o controle das linhas de uma entidade da base de dados que podem ser excluídas.

Figura 22 – Diagrama de Entidade Relacionamento Fonte: Elaboração dos autores, 2007

5 ESTUDO DE CASO

O estudo de caso foi realizado nos Arquivos Corrente e Arquivo Central da Unisul, onde mapeamos e compreendemos os processos que serviram como base para a modelagem do sistema. Além disso, analisamos o sistema informatizado utilizado pela Unisul, que está em fase de implantação, e diagnosticamos alguns itens que podem ser melhorados no gerenciamento de documentos, como: •

utilização das informações centralizadas, pois não é possível transferir documentos entre arquivos;

•

empréstimo de documentos, não somente para usuários do sistema, mas também para alunos com autorização de empréstimo pelo produtor;

•

controle de temporalidade dos documentos;

•

gerenciar estantes, prateleiras e caixas, inserindo suporte aos maços, pastas, gavetas, arquivos de aço/madeira;

•

caixas, estantes e prateleira só podem ser nomeadas usando números, como: caixa 1, caixa 2, não são aceitos caixas 1A, 1B.

Percebemos que com a utilização do sistema informatizado muitos avanços foram feitos, mas há muito que se fazer ainda. Os grandes usuários como: coordenações de cursos, diretoria financeira, diretoria administrativa, procuradoria jurídica, gabinete da reitoria, laboratório de análises clínicas, escritório modelo de direito, secretarias de ensino entre outros, utilizam inteiramente os recursos do sistema, tanto o módulo de GED quanto no módulo de arquivo físico. Na medida do possível e do necessário, novos usuários estão sendo cadastrados diariamente. Também verificamos que a presença de um profissional da área de sistemas de informação no Arquivo Central vai melhorar a efetivação do sistema informatizado deste. Pois, contar com uma pessoa voltada especificamente para as atividades do sistema de gerenciamento eletrônicos de documentos do Arquivo Central e junto aos setores é importante para o andamento dos trabalhos e para o desenvolvimento de novos recursos de navegabilidade, tornando o uso do sistema mais prático e acessível.

Mesmo a Unisul investindo na gestão documental, ela ainda deve trilhar um bom caminho até que consiga incorporar integralmente esta cultura na Instituição. Uma pendência a ser resolvida é a adequação do quadro de pessoal e da rede de computadores que estejam compatíveis com o atual sistema utilizado pelo Arquivo Central e Arquivos Corrente. A expansão da Universidade gerou uma massa documental muito grande hoje o Arquivo Central é responsável pela organização e custódia destes documentos. Você que é estudante ou conhece o Serviço de Atenção Integral ao Acadêmico – SAIAC pode observar a quantidade de pessoas insatisfeitas pelo serviço oferecido, que por trás é ocasionado, em grande parte dos casos, pela falta da informação. Agora com a gestão documental que está sendo aplicada, espera-se a solução destes problemas, um novo recurso implantado para isto foi à emissão de protocolos on-line. Enquanto o Programa de Gestão documental não estiver totalmente implantado, os gestores da Universidade não saberão informar (em números) sobre o volume de documentos produzidos, além de obter um grande gasto com a emissão de cópias desnecessárias.

6 CONSIDERAÇÕES FINAIS

A partir das leituras bibliográficas e com base no estudo de caso, chegamos a algumas análises que são pertinentes. O primeiro aspecto a ressaltar é que os objetivos propostos para a concretização desse projeto foram atingidos, ou seja, foi desenvolvido um sistema com o intuito de gerenciar todos os documentos físicos e eletrônicos de uma organização. Durante o desenvolvimento do projeto, foram estudados os conceitos, processos, problemas e legislação sobre a gestão documental, com o objetivo de entender profundamente o problema e propor uma solução simples e eficaz. Constatamos que a maioria das organizações, geralmente, não investe na gestão documental, por isso estudamos e analisamos as tecnologias free, para criar um sistema acessível a organizações de pequeno, médio e grande porte. O sistema foi desenvolvido utilizando tecnologias atuais que proporcionem, ao usuário, uma interface gráfica simples, interativa, de fácil utilização e com grande desempenho distribuído em camadas. A escolha pelos Arquivos Corrente e Arquivo Central da Unisul como estudo de caso foi importante. Foi por intermédio destes arquivos que identificamos e mapeamos os principais processos da organização dos arquivos que julgamos necessários para serem compreendidos pelo sistema. Optamos por esta Instituição, porque possui várias unidades localizadas em cidades diferentes, proporcionando assim, a obtenção de bons resultados quando um documento é disponibilizado e acessado on-line em outras filiais. Durante o processo de validação do sistema proposto, constatamos como bom resultado: a integração de todos os setores de Arquivo da Instituição em uma base de dados centralizada, gerenciada pelo ArqMax 2008, que possibilita a transferência de documentos entre Arquivos. O gerenciamento de usuários tornouse uma tarefa fácil, já que cada responsável pelo setor pode cadastrar e restringir acesso aos seus usuários da forma que achar conveniente. Um recurso interessante, que chama a atenção dos usuários, é a integração do sistema com a estrutura física organizacional, que possibilita o melhor

entendimento dos procedimentos do sistema para gerenciar os usuários e as unidades físicas de armazenamento de documentos. Conforme a coordenadora do Arquivo Central da Unisul, professora Vera Lúcia da Rosa, a solução desenvolvida a partir da nossa pesquisa, Sistema ArqMax 2008, atende perfeitamente todas as funcionalidades propostas, de fácil utilização por qualquer pessoa que tenha um mínimo de conhecimento em algum sistema informatizado. Além disso, a tecnologia utilizada é perfeita, pois trabalhar via web é ideal para qualquer organização e qualquer usuário. Como recomendação, a coordenadora do Arquivo, sugeriu que o sistema poderia incluir no controle de empréstimos avisos por e-mail, aos usuários, lembrando que a data de devolução está próxima. Esse sistema é uma opção acessível a pequenas e médias empresas, em fase de expansão, interessadas em abrir filiais em outros municípios, assim o sistema torna-se uma ferramenta de trabalho padrão para manter a documentação organizada, evitando o acúmulo de grandes massas documentais desorganizadas, fato que ocorre em várias empresas. Os benefícios serão a grande satisfação dos clientes, porque os gerentes terão informação disponível instantaneamente na hora da tomada de decisão e a eficiência dos processos organizacionais, devido à padronização e a rapidez do trâmite documental. O sistema foi projetado para suportar novos recursos, com base no SIGAD, que poderão ser implementados à medida que as organizações quiserem agregar novos recursos ao sistema. Para finalizar, como sugestões para trabalhos futuros, podemos citar: •

o desenvolvimento de um sistema de localização documental utilizando técnicas de inteligência artificial, como a implantação do recurso de OCR - Optical Character Recognition, expandindo assim a base de dados de índices para consulta;

•

a inclusão de um módulo administrativo capaz de gerar relatórios e gráficos, como por exemplo, relatório de produção por usuário e gráfico contendo números reais da quantidade de documentos consultados, emprestados e transferidos;

•

a integração com tecnologias de certificação digital;

•

controlar versão de documentos;

•

utilização de Protocolação Digital de Documentos Eletrônicos – PDDE.

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APÊNDICE A – Telas do sistema proposto

Tela de administração da estrutura física organizacional APÊNDICES

Tela de cadastro de tipos documentais